A Külföldi Folyóiratok Központi Katalógusa (KFKK) kurrens állományából épült Nemzeti Periodika Adatbázisról (az NPA-ról) nem először adunk számot a Könyvtári Figyelő hasábjain. Annak idején nyilvánosságra kerültek a rendszer felépítésére vonatkozó elképzelések1 éppenúgy, mint később a megvalósítás első eredményei2. A most napvilágot látó munka részben az eddigi útról -annak megtétele közben született – szubjektív értékelés, részben pedig a további lépésekre vonatkozó elképzelések első, a szakmai közönség elé kerülő változata. E megfogalmazásban benne rejlik annak a szándéknak az érzékeltetése, hogy a szakterület egészét érintő központi szolgáltatást, a külföldi folyóiratok bejelentését illetően már a legkorábbi fázisba, a tervezésbe is bevonjuk azt a könyvtári kört, amelyet a központi katalógus építésével szolgálni kívánunk.

A megvalósítás első szakasza: helyzetkép 1992-ből

A munkánkat figyelemmel kísérők előtt ismert az a tény, hogy – saját számítógép hiányában – az adatbázis építését külső számítóközpontban kezdtük meg, még 1984 végén. Az viszont már kevésbé közismert, hogy a rendszer – lényeges változtatások nélkül – azóta is a KSH Számítóközpontjában épül, mégpedig a kezdetekhez hasonlóan offline üzemmódban. A célját tekintve kiadványelőállító rendszernek tervezett NPA (ld. 1.sz. hivatkozásunkat) minden számottevő és kevésbé jelentős művelete úgy lett kidolgozva, hogy közvetlenül (tehát online) módon egyetlen rekordhoz, egyetlen adathoz sem lehet hozzáférni. Az évente egyszeri teljes aktualizálás 6-8 hetes időtartama alatt gyakorlatilag egy új adatbázis jön létre, amelynek eredményét, a nyomtatott adatbázislistát és más output termékeit csak a feldolgozás befejezése után látjuk készen mi magunk is. Az adatfeldolgozás, -rögzítés során keletkező logikai hibákat a rendkívül alapos (és ennek velejárójaként nagyon bonyolult) ellenőrző programok kiszűrik, ezekről a tételekről külön hibalista készül, amelynek alapján a Szerkesztőség munkatársai elvégzik a szükséges javításokat, de ennek újbóli lefuttatása után már hiába derül ki bármilyen kisebb-nagyobb hiba, kijavításának még a lehetőségére is hónapokat – gyakran egy évet is – várnunk kell. Addig a hibás adat ún. javító adatlapon vár sorsára. A javítást ugyan a rendszer alapdokumentációját jelentő adatbázislistára kézzel (!) rávezetjük, de ennek a műveletnek a rendszerben mindaddig nem lesz látható nyoma, amíg újra le nem fut az egész felújítási folyamat.
Nem véletlenül említettem első helyen az offline üzemmód nehézségeit. Mint ahogy az NPA 1991. évi munkájáról szóló beszámolóból is kiderül, a számítógépes feldolgozásra “áttérés” nyolcadik évében még minden egyes, a rendszerben új címként jelentkező tételről változatlanul kell manuális nyilvántartást, kardexlapot is készítenünk – 1991-ben szám szerint 1872 darabot. Erre nem a hagyományokhoz való feltétlen ragaszkodás, vagy egyfajta mazochizmus késztet bennünket, hanem az a tény, hogy az egy éves feldolgozási ciklus köztes időszakaiban enélkü! nem tudjuk ellátni alapfeladatunkat, a lelőhely-tájékoztatást. Hogy tájékoztató munkánk még “könnyebb” legyen, a kardexlapokon azok az állományok már nincsenek feltüntetve, amelyeket az állomány-visszaigazoló listákon kapunk a könyvtáraktól. Az új gyarapodási adatok a nagygépes futás előtt a szerkesztőség PC-in “érhetők utol”. Mindezek következménye, hogy egy-egy tájékoztatási kérdésnek gyakran több helyen is utána kell néznünk: a hagyományos kardexnyilvántartásban, az offline adatbázis listában, illetve az aktualizásás előtt gépi hordozóra rögzített adatok között.
További és az évek során nem csökkentő, hanem egyre növekvő nehézségeket okoz a feldolgozás során annak az alapelvnek a követése, hogy a rendszer a részegységenként (tkp. kötetenként) nyilvántartott állományokat csakis egységes formában tudja kezelni. Ez a “hétköznapok nyelvére” lefordítva azt jelenti, hogy akár kettő, akár harminc előfizetője is van egy lapnak, az NPA csakis egyazon formára igazított adatokat tud fogadni. Viszonylag könnyebben megy az “igazítás”, ha olyan könyvtár is küld bejelentést, amelyiket mi “etalonnak” tekintünk – ebben az esetben az összes többi könyvtár adatát a “hitelesítő” könyvtár (ez többnyire az MTA Központi Könyvtára) által megadott formában dolgozzuk fel. Mi történik akkor, ha nincs “hitelesítő”, és két, szakmailag egyenrangú könyvtár közöl egymásnak ellentmondó adatokat? (Például egy adott kötetszámhoz eltérő megjelenési és/vagy tárgyévet adnak meg.) A folyóirat kézbevételi lehetősége nélkül irreális elképzelés, hogy az NPA Szerkesztősége el tudja dönteni, melyik könyvtár adata a pontos. E kérdések tisztázásában nem nyújtanak segítséget a rendelkezésünkre álló külföldi központi folyóiratkatalógusok sem, mert – eltérően az általunk követett gyakorlattól – nem az egyes részegységekhez rendelik hozzá a lelőhelyeket, hanem az egyes lelőhelyeknél meglévő állomány folyamatos voltáról és esetleges hiányairól tájékoztatnak (ld. a mellékleteket).
Az NPA által ma követett módszer – az állományok részegységenkénti nyilvántartása – nemcsak a bonyolultság, hanem az egyre nagyobb mennyiség miatt is mind nehézkesebb. Míg 1989 tavaszán az egész adatbázis 51,9%-át alkotta az állományi fájl, addig 1991-ben ez az arány már 82,7%-os volt. A legutóbbi állományvisszaigazolás kiküldése óta elteli időszak alatt mintegy 2 100 új bibliográfiai és 87 000 állományi tételt dolgoztunk fel. Ugyanez az arány az ezt megelőző bejelentési ciklusban: 2 200 új cím mellett 61 000 állományi részegység. Még egyetlen adatsor az adatbázist alkotó fájlok méreteiről: az előző bejelentések előtti helyzet 1989 elején: 23 000 cím – 442 000 részegység, 1991 elején ugyanez: 28 000 cím – 666 000 részegység. Látható, hogy a folyóiratok megszűnése, az állományi törlések, a folyóiratbázis állandó szűkülése ellenére mind nagyobb hányadot alkot az adatbázisban az állományi fájl.
Esett már szó arról, hogy a mai offline rendszert az outputok előállítására tervezték. A rendszer első, mások számára is “kézzelfogható” terméke volt az a lelőhely-jegyzék, amely az 1985/86-os állományok egy részét tartalmazza. A 2 500 oldalas, négykötetes katalógus sajnos, ebben a félig kész állapotában mára torzóvá merevült. Készítésekor még azt hittük, rövid időn belül elkészül az a kiegészítő kötet, amely legalább erre a két éves időszakra majd teljes körű tájékoztatást nyújt, megjelenését pedig követi a többi lelőhely-jegyzék – ha nem is papíron, de más, az információterjesztésre alkalmas hordozón. Elképzeléseink azonban nem váltak valóra – az új kötetkatalógus megjelentetésére már sem az OSZK-nak, sem a Művelődési Minisztériumnak nem volt pénze (ez utóbbi a már említett négy kötet kiadását egymillió forinttal támogatta). Az állandó pénzhiánnyal küzdő NPA ugyan két alkalommal is kapott jelentősebb összeget az OTKA adatbázisépítési, majd később egy alkalommal az OMFB műszaki fejlesztési pályázatán – de érthető módon nem kötetkatalógus szerkesztésére, hanem a rendszer fejlesztésére. Így állt elő az az ellentmondásos helyzet, hogy az országos információs infrastruktúra fejlesztési (IIF) hálózaton belül volt már egy online lekérdezhető rendszerünk, de nem volt (és sajnos, még ma sincs) teljes körű lelőhely-jegyzékünk.
Az MTA SZTAKI-ban lévő számítógépről szolgáltatott rendszer – bár a külső felhasználó számára megtévesztésig hasonlít egy “igazi” online adatbázisra, mégsem az. Berke Barnabásné találó megfogalmazásában az IIF-NPA csak egy “kvázi-online” rendszer, amely nem több, mint egy távadatátviteli vonalon, gépi formában szolgáltatott lelőhely-jegyzék. Tartalma ugyanolyan statikus, megváltoztathatatlan, az átadáskori állapotot tükröző, mint egy nyomtatott katalógusé. Az 1988-as gyarapodási évvel záruló bibliográfiai leírásokhoz és állományokhoz még 1992 áprilisában sem tudjuk hozzárendelni az elmúlt két évben hozzánk beérkezett és feldolgozott információkat. Az “online” adatbázis felújítása ugyanúgy a régi adatok teljes felülírásával lehetséges, mint a nyomtatott outputok újakra való kicserélése. Összefoglalva (bár kissé talán leegyszerűsítve):
az IIF hálózatban elérhető kvázi-online adatbázis ugyanúgy az offline rendszer output terméke, mint volt annak idején a kötetkatalógus.

Elképzelések az NPA fejlesztésére

Az előzőekben foglalt szubjektív értékelés és helyzetfeltárás nem véletlenül sugallja a változtatások szükségessége mellett azok irányát is.
Első feladatunk az NPA jövőbeni feladatának pontos meghatározása. A mai offline rendszer tervezése során a fejlesztés második lépcsőjeként az volt az elképzelés, hogy az NPA majd tartalmazni fogja az OSZK állományában lévő magyar folyóiratok leírását is – ezért készült a rendszer a nemzeti bibliográfia igényességével. Mára tisztázódott, hogy ezt a feladatot a továbbiakban nem a mi szerkesztőségünknek kell ellátnia, így teljes erővel igazi funkciónkra, a lelőhely-információk naprakész szolgáltatására koncentrálhatunk. A valóban naprakész, a tárgyévre vonatkozó információk szolgáltatása, az adatok állandó karbantartása azonban csak egy valódi online, tehát az adatok bevitelét, módosítását azonnal lehetővé tevő rendszerrel lehetséges.
Az online adatbeviteli rendszernek az adatok rendszeres karbantartása (felújítása, javítása) mellett a külső felhasználók számára biztosítania kell a lekérdezési lehetőséget az országos távadatátviteli hálózaton keresztül. Az online rendszerhez kapcsolva tervezzük egy kölcsönzési alrendszer kifejlesztését is, amely az adatbázisban megtalált lelőhely-információk alapján lehetővé teszi a könyvtárközi kölcsönzési kérés (másolatigénylés) automatikus továbbítását az országos hálózatban működő elektronikus postán keresztül.
A későbbiekben az online rendszer keretén belül tervezzük az osztott katalogizálás bevezetését is. Bár erre két-három éven belül még nem tudunk áttérni, a fejlesztést már eleve úgy tervezzük, hogy az adatbázisépítés e korszerű módjára majd zökkenőmentesen tudjunk átállni. A hazai telekommunikációs infrastruktúra ismeretében nálunk egyhamar nem várható, hogy a központi katalógus valamennyi bejelentő könyvtára tagja legyen az osztott katalogizálási rendszernek – mint például Hollandiában -, ezért elgondolásunk szerint több lépcsőben építenénk ki a hálózaton keresztül létrejövő központi katalógust. Az első lépcsőben csak néhány tagkönyvtárral kezdenénk a közös munkát, a második lépcsőben a legjelentősebb gyűjteménnyel rendelkező 50-100 szakkönyvtárral dolgoznánk együtt, majd a harmadik fázisba már az összes érdekelt fél bekapcsolódna. A hazai IIF hálózat fejlesztésének üteme és a kormányzati támogatás ma tapasztalható nagyvonalúságának tükrében “vérmes” reményeink nem látszanak megvalósíthatatlan álomnak. (Ennek alátámasztására egyetlen adalék: a távadatátviteli hálózatban használt X.25-ös vonalon a belföldi adatforgalom díját 1991. X. 1-jétől nem az azt igénybevevő egyes intézmények, hanem az IIF Program finanszírozza.)
Az online adatbevitelre való áttérés tervezésével együtt jár annak felülvizsgálata is, mi az, amit át tudunk venni a mai offline rendszerből, és mi az, amin esetleg változtatni akarunk. Célunk, hogy az adatbázisban lévő információkat megőrizve építhessük tovább a rendszert, változtatni csak ott változtassunk, ahol az nagyon indokolt.
Az NPA “lelkén”, az Időszaki Kiadványok Nemzetközi Nyilvántartó Rendszeréhez (az ISDS-hez) való elkötelezettségen nem kívánunk változtatni, ezért a bibliográfiai fájlban lényeges módosítást nem tervezünk. Jelentős változtatásra az állományok nyilvántartása terén készülünk. A mai, az állományt részegységenként (kötetenként, évfolyamonként stb.) regisztráló rendszer helyett annak a nemzetközileg elterjedt megoldásnak az átvételét javasoljuk, amely a könyvtárkódhoz rendeli hozzá az adott könyvtárban megtalálható induló állományt, és a továbbiakban csak azt a tényt regisztrálja, ha a folyamatos gyarapodás hiány vagy lemondás miatt megszakad. Ebben a megközelítésben a rendszer mentesül a gyarapodások évenkénti nyilvántartásának, illetve az állományi bejelentések egységesítésének követelménye alól. Ellenérvként fölhozható, hogy a könyvtárakra vonatkozó információkból nem lehet az ország összes könyvtárában föllelhető részegységekből ún. összevont állományt képezni, illetve az egyes kötetekre mechanikusan keresni – ezen az áron viszont sok munkát és még több pénzt tudnánk megtakarítani – nem utolsósorban az évi 60-70 000 adatlap előállításának költségét is.
Mindeddig nem szóltunk még a rendszer outputjairól – pedig hiába lesz naprakész az online központi katalógus, ennek ellenére egy “kézzelfogható” lelőhely-jegyzékre szükség lesz. A kötetkatalógus megjelentetésének sürgető kötelezettsége nem is kérdéses számunkra – az egyetlen kérdőjel a hordozó “műfaja”. Már a sokat emlegetett négykötetes nyomtatott lelőhely-jegyzék előszavában is volt arra utalás, hogy papíron esetleg az lesz az utolsó “mohikán”. A papír- és nyomdaköltségek mai árszínvonala még inkább megkérdőjelezi, szabad-e, lehet-e még egyszer megkísérelni nyomtatott kötetkatalógus kiadását. Hordozóul a számítógépes rendszerek egyik ismert output terméke, a mikrofilmlap jöhetne számításba, de tekintettel arra, hogy a bejelentő könyvtárak körében végzett 1991. évi kérdőíves felmérésünk keretében a vártnál lényegesen többen (a válaszolók 74%-a) nyilatkoztak úgy, hogy gondot okozna számukra az olvasókészülék beszerzése – ezzel együtt a COM katalógus kezelése – így adatszolgáltatóinknak csak egynegyede tudná használni a mikrofilmlapos katalógust. Tovább kutatva a megoldást, fölmerült egy, a személyi számítógépeken lekérdezhető lelőhelyjegyzék közreadása. Ennek gyakorlati akadálya mindössze az, hogy az NPA a mai formájában 100 MB-nál nagyobb tárkapacitást igényelne, ennyi szabad terület viszont még a PC-s helyi hálózatokban sem nagyon van. Most dolgozunk azon, hogy miként lehetne ésszerű adatcsökkentéssel egy – bár kisebb információtartalmú, de még lelőhely tájékoztatásra alkalmas – adatbázist előállítani személyi számítógépekre.
Napjainkban nem lehet megkerülni a kérdést, ha adatbázis terjesztésről van szó: alkalmas hordozó lenne-e a CD-ROM? Ezt követően viszont számos további kérdés sorakozik; van-e már Magyarországon elég CD-ROM lejátszó ahhoz, hogy érdemes gondolkodni egy adatbázis kiadásán? Mekkora az előállítási költség? Hány lemezt lehetne forgalmazni? Milyen időközönként lehet/kell felújított adatbázist kiadni? A könyvtárak szervezeti felépítése és más helyi sajátosságai lehetővé teszik-e, hogy az időszaki kiadványokkal foglalkozó könyvtárosok hozzáférjenek a CD-ROM lejátszóhoz? Egy lelőhely-információnak mekkora a fajlagos költsége, ha papíron, ha távadatátviteli vonalon, vagy ha CD-ROM-on lehet hozzáférni? Milyen más adatbázisokkal együtt lehetséges/érdemes az NPA kumulált lelőhelyadatait közreadni?
Aki velünk együtt végigdolgozta az elmúlt éveket, azt mondhatja mai gondjainkra: “De jó, hogy már itt tartunk, hogy csak az a gond, milyen hordozón jelenjék meg a tízéves összesített lelőhely-jegyzék! Hiszen ez azt jelenti, hogy össze vannak gyűjtve és fel vannak dolgozva az adatok az elmúlt évtizedre visszamenően, és a mai felfogás szerint az NPA Szerkesztőség “naprakész”, utolérte önmagát!” Valóban nem is ez lenne a legfőbb gondunk, ha nem kaptunk volna igen jelentős támogatást a Magyar Tudományos Akadémiától és az Országos Műszaki Fejlesztési Bizottságtól a korábban már említett pályázatokon. Az elmúlt öt évben háromszor kimondottan az NPA kapott céltámogatást az adatbázis fejlesztésére, de vagy ugyanezen, vagy más forrásokból az Országos Széchenyi Könyvtár számítógépesítése is lehetővé vált. Ennek eredménye egy IBM 9370-es nagyszámítógép és hozzá kapcsolódóan a DOBIS/LIBIS integrált szoftver installálása volt. Mindez a jelentős fejlesztés feljogosít bennünket arra, hogy jövőnket úgy tervezzük: a Nemzeti Periodika Adatbázis is része lesz a nemzeti könyvtár átfogó számítógépes rendszerének, a NEKTÁR-nak.3

Az NPA 1992-93. évi fejlesztési terve

Az előző fejezet általánosságban megfogalmazott fejlesztési elképzeléseit a következő évekre vonatkozóan az alábbiak szerint kívánjuk megvalósítani:

1. Az adatszolgáltató könyvtárak és az NPA adatbázis közötti adatcsere biztosítása mágneses adathordozón

A bibliográfiai adatok közlésére az ISO 2709 szabvány felhasználásával egy könnyen konvertálható csereformátum, illetve egy, az állományi adatok bejelentését lehetővé tevő rekordstruktúra kialakításával könnyebben, gyorsabban és olcsóbban lehetne az adatszolgáltató könyvtárak és a központi katalógus között az adatokat áramoltatni. Az adatcsere hordozója az IBM kompatibilis számítógépeknél használatos floppy-lemez, amelyet írni/olvasni a könyvtárak többségében már meglévő PC-ken és az NPA eszközein egyaránt lehet. A konvertáló program, a bibliográfiai csereformátum, valamint az állományi rekordszerkezet kidolgozásának költségeit az OMFB pályázatból az OSZK fedezné – így ehhez a bejelentő könyvtárak térítésmentesen jutnának hozzá.

2. Az NPA offline rendszerének átalakítása online adatbeviteli rendszerré

Az online rendszerben az adatokhoz való közvetlen hozzáférés, a folyamatos karbantartási/felújítási lehetőség önmagában biztosíték arra, hogy a bejelentési módszerek kismértékű változtatásával a központi katalógus folyamatos és naprakész információkat tudjon szolgáltatni.

3. Az online rendszerhez kapcsolódó automatikus könyvtárközi kölcsönzési alrendszer kifejlesztése

Az országos távadatátviteli hálózaton keresztül már ma is gyakorlatilag valamennyi jelentősebb könyvtár be tud lépni az IIF rendszerbe, amelynek keretén belül lekérdezhető az NPA. A lelőhely-információkhoz kapcsolódóan – felhasználva az elektronikus levelezőrendszer (az ELLA) kínálta lehetőségeket – olyan alrendszer kifejlesztése a célunk, amelyen keresztül a könyvtárközi kölcsönzési kéréseket automatikusan lehet a dokumentummal rendelkező könyvtárba továbbítani, és onnan másolatot/kölcsönzést kérni (adott esetben telefaxon kapni is).

4. Az NPA adatbázisból korszerű és költségtakarékos output termékek közreadása

Időben a legelső, fontosságát tekintve pedig az elsők között lévő feladat az 1981-1990. közötti tízéves időszakról kumulált lelőhelyjegyzék megjelentetése mikrofilmen vagy lézerlemezen. Az NPA Szerkesztőség ezzel kapcsolatos feladata részben marketing-jellegű: piackutatás a CD-ROM előállításával, a működtető szoftverrel, illetőleg a könyvtári oldalon a fogadókészséggel kapcsolatosan, másrészről meg kell vizsgálnunk az ezek előállításához szükséges szoftverek kidolgozását/adaptálását.

5. Felkészülés az osztott katalogizálási rendszer bevezetésére

Már a fejlesztés mai szakaszában úgy tervezzük a rendszert, hogy a későbbiekben mód legyen az osztott katalogizálásra való fokozatos áttérésre. Az első lépcsőben csak 2-3 nagyobb együttműködő partnerrel tervezzük a közös katalogizálás megkezdését, majd a már működőképes rendszerbe kapcsolódna be fokozatosan a többi adatszolgáltató könyvtár.
Az osztott katalogizálási rendszerben a központi katalógus szintjén a bibliográfiai leírások mellett az egyes kiadványok lelőhelyinformációi lennének, az osztott katalogizálásban résztvevő egyes könyvtárak a saját gyűjteményükre vonatkozó adataikat (a megrendeléssel, érkeztetéssel, tárolással stb. kapcsolatos információkat) az ún. lokális szinten (a “lokális könyvtárakban”) tartanák nyilván.

Az NPA bejelentési rendszerével kapcsolatosan tervezett változtatások

A változtatások szükségességét indoktó tények, tapasztalatok:

Az 1981-1990-es időszakot felölelő tízéves ciklus tapasztalatai alapján elmondhatjuk, hogy az egész adatbázis építésében a legtöbb munkát és a legnagyobb gondot az állományok karbantartása okozta. Ennek oka részben a ma mintegy 800 000 rekord rögzítése, karbantartása stb., amely már mennyiségénél fogva is óriási terhet ró ránk. Nem jelent azonban kisebb gondot a mostani offline rendszernek az az alapkövetelménye sem, amelynek értelmében az állományi részegységeket csakis és kizárólag egyféleképpen vihetjük be a rendszerbe – ellenkező esetben hibát jelez a számítógép, és visszautasítja a rekord feldolgozását.
Annak ellenére, hogy az elmúlt években kifejlesztettünk egy részleges előfeldolgozást (és benne ellenőrzést) biztosító PC-s adatbeviteli rendszert, amely az egy feldolgozási ciklusban beérkező bejelentések egységesítését megkönnyíti, még így is több hetes munkát jelent a nagyszámítógépen készülő, a rendszer által észlelt logikai hibákat kiszűrő listák javítása.
A könyvtárak oldaláról sem fogadta egyértelmű lelkesedés az NPA egységesítési törekvéseit: gyakran okozott gondot a bejelentőknél az, hogy egészen más struktúrában látták viszont a korábban közölt adataikat, mint ahogyan ők azokat az adatlapokra írták. A sorozatokkal kapcsolatos értelmezésbeli eltérések szintén állandó problémát okoztak – számtalan esetben írták a kollégák az adatlapra a gyarapodás helyére ezt a szöveget: “Könyvként tartjuk nyilván”. Ennek ellenére a Könyvek Központi Katalógusához beküldött céduláikat újra és újra az NPA dolgozta fel, hiába követett más gyakorlatot az adatszolgáltató könyvkár.

Az állományi részegységek nyilvántartásában javasolt változtatások

Az állományokat részegységenként (kötetenként, évfolyamonként stb.) nyilvántartó mai rendszer helyébe azt a nemzetközileg elterjedt megoldást javasoljuk, amely az egyes könyvtárakhoz rendeli hozzá a náluk megtalálható állományt, mégpedig az adott könyvtár nyilvántartási sémája szerinti formában (ld. a mellékelt német: ZDB, francia: CCN és svájci: RPM mintákat). Ezzel jelentősen csökkenne az NPA mára már óriási terjedelműre nőtt állományi fájlja, a központi katalógus szerkesztősége pedig mentesülne az egységesítés szinte megoldhatatlan feladata alól – mindez az OSZK oldaláról jelentene költségcsökkenést, az adatszolgáltató könyvtárak számára viszont egyszerűsödne a bejelentési munka, amely az ő számukra volna előnyös.
Ellenvélemény gyanánt fölmerült, hogy ha átállunk a könyvtári állományok nyilvántartására, ezzel elvész az NPA egyik nagy előnye: a kötet szintre lebontott lelőhely-információ szolgáltatása. Az igaz, hogy sem a nyomtatott, sem az online adatbázisban nem jelenne meg egy állományi részegység után az összes lelőhely, ahol az adott kötet megtalálható, viszont megjelennek mindazok a könyvtárak, ahol az időszaki kiadvány megvan, és ha a keresett évfolyam-, kötet- stb. szám a “nyitott” leírásban benne foglaltatik, akkor az egyben azt is jelenti, hogy meg is van a jelzett könyvtárban. Ezt az információszolgáltatást úgy tudjuk biztosítani, hogy az új gyarapodások bejelentésének egyszerűsítésével párhuzamosan a hiányzó részegységek, illetve az előfizetések megszüntetésének tényét regisztrálnánk a könyvtárak bejelentése alapján.

A bejelentési módszerekei érintő kérdések

Általános tapasztalat, hogy az időszaki kiadványok terén a legfrissebb információ iránti igény a legnagyobb, ezért a központi katalógus működése is hatékonyabb, ha nemcsak 1-2 éves késéssel, hanem már a tárgyévben is tud tájékoztatást adni a lelőhelyekről. Ezt a célt két oldalról is el kívánjuk érni; az egyik a fent vázolt módosítás az állományok nyilvántartásában, a másik pedig egy régi tervünk megvalósítása: a megrendelések regisztrálása. A módosított állományi nyilvántartás (amely hasonlít egy “nyitott” katalógusra) bevezetése egyben azt is jelenti, hogy amennyiben a tétel nincs lezárva, akkor valószínű, hogy a keresett kiadvány a tárgyévben is megvan (ugyanis a lemondás tényét már az előző évben, az esetleges hiányt pedig még a tárgyév folyamán jelentik). A megrendelések regisztrálása igen egyszerű: az eddigiektől eltérően nem utólag jelentenék be a könyvtárak az állományaikat a beérkezés és az adott év teljessé válása után, hanem már a megrendeléskor, illetve a beérkezés megkezdésekor. Az adatszolgáltató könyvtáraknál az NPA által javasolt változtatás azt eredményezné, hogy bejelentéseiket a megrendelésekkel gyakorlatilag egy munkafolyamatban, azokkal párhuzamosan készíthetnék el, külön gondot csak az esetleg be nem érkező kiadványok utólagos törlése jelentene.

Irodalom

  1. SZŐLLŐSY Éva – SZŰCS Erzsébet: Az időszaki kiadványok számítógépes nyilvántartásának néhány kérdése. Az Országos Széchényi Könyvtár Nemzeti Periodika Adatbázisa (NPA) rendszerében alkalmazott megoldások. = Könyvtári Figyelő. 30.évf. 1984. 6.sz. 587-606.p.
  2. BERKE Barnabásné – TÓSZEGI Zsuzsanna: A Nemzeti Periodika Adatbázis eredményei – tervek a továbbfejlesztésre. = Könyvtári Figyelő. 35.évf. 1989. 2.sz. 135-150.p.
  3. BERKE Barnabásné: NEKTÁR: Nemzeti könyvtári átfogó információs rendszer. = Könyvtáros. 40.évf. 1990. 9.sz. 527-535.p.

Mellékletek

1.sz. melléklet
Az NPA-adatbázis egy tétele ma

Az 1.sz. melléklet folytatása

2.sz. melléklet
Az NPA egy tétele a változtatások után

3.sz. melléklet
Állományi részegységek nyilvántartása a német: ZDB, a francia: CCN és a svájci: RPM adatbázisokban

A 3.sz. melléklet folytatása