BURK, Cornelius W. (Jr.)- HORTON, Forest W. (Jr.) InfoMap : A complete guide to discovering corporate information resources / Cornelius F. Burk, Jr. and Forest W. Horton, Jr. – Englewood Cliffs : Prentice Hall, cop. 1988. – XV, 254 p.

 

A könyv egy részletes, lépésről-lépésre kidolgozott módszert mutat be a vállalati információs források felkutatására, ami kiterjed a szervezet nyilvántartó központjaira, számítógépes rendszereire és telekommunikációs hálózataira éppúgy, mint könyvtárára vagy másoló-irodáira.

E módszer, illetve, ahogy ők mondják, “feltérképezés” segítségével különválasztható a vállalat szempontjából stratégiai fontosságú információ a kevésbé produktívtól, és lehetővé válik, hogy a vállalatvezetés az információs források ( sources ) közül azokra összpontosítson, amelyek hozzájárulnak a szervezet sikeréhez. Ezek az információs erőforrások ( resources ).

Az information management (IM) olyan tágabb értelemben használt fogalom, amely az élet minden területére kiterjed, szemben az information resources management (IRM) fogalmával, amely egy vállalatra/szervezetre szűkíti le az információs források használatának folyamatát.

Melyek az információs erőforrások? Hol találhatók és milyen eljárással azonosíthatók? Nagyon nehéz a válasz ezekre a kérdésekre, hiszen az információs erőforrások viszonylagosak: megjelenésük és hatékonyságuk a körülményektől függ.

Az információs erőforrások menedzselése (IRM) magában foglalja az üzenetet (az információ tartalmát), a forrást, a tárolást, a hozzáférés biztosítását és az információ kezelését. Az információs erőforrás tétel ( information resource entity =IRE) tulajdonképpen maga a “nyersanyag”. Például emberek, dolgok, energia, az űr és más olyan inputok, amelyek információt képesek létrehozni, feldolgozni, tárolni és szétsugározni. Más szóval, az IRE olyan információs szolgáltatás, illetve rendszer, melyet vállalati erőforrásként kezelhetünk éppen úgy, mint a pénzügyi, anyagi, emberi, stb. erőforrásokat.

Az egyes információs erőforrás tételek (IRE-k) a tartalom és a médium kombinációi. Ha rendszereznénk ezeket, akkor az egyik végén tiszta tartalmi tételt, a másikon tiszta hordozótételeket kapnánk. Az IRE-k többsége e két véglet között helyezkedik el.

Az információs erőforrások beszerzése és menedzselése gazdasági/piaci ismereteket kíván. De mindenek előtt a vállalatot/szervezetet kell alaposan ismerni. Ezután környezetelemzést kell végezni, hiszen egy szervezet információs erőforrása egy nagyobb rendszer része – tehát elengedhetetlen a társadalmi, politikai, gazdasági környezet tanulmányozása. E fenti kettő szintézise képezi a stratégiai tervezés alapját.

A szerzők kidolgoztak egy tervet az információs erőforrások felkutatására, ahol az IRE-t vették mértékegységnek. Az IRE lehet berendezés, technológia, személyzet és más input konfigurációja, ami egyedi, organikus szerepet játszik az információ élettartama alatt. Típusát tekintve lehet forrás, szolgáltatás vagy rendszer.

Az információs erőforrások felkutatásának célja, hogy segítségével felleljék és körülhatárolják azokat a tételeket/egységeket, melyeket a szervezet ténylegesen használ.

A szerzők külön fejezetet szántak a módszer négy fázisban történő részletes bemutatására.

Az első fázisban leltárt kell készíteni, hogy megtudjuk, milyen specifikus forrástételek találhatók a vállalatnál. Segítséget nyújtanak a leltári űrlap tervezésében, ugyanis a tételek későbbi felismerhetősége, majd megtalálása szempontjából elengedhetetlen az egységesítés. A feldolgozhatóság érdekében egy hierarchikus osztályozási modellt is bemutatnak, ahol kategóriák és egységek szerint csoportosítják az IRE-ket. Ennek az első fázisnak a “végterméke” egy olyan tételes lista (leltár), amely kimutatja az információ típusát, értékét, költségét, helyét, “gazdáját”, természetét és célját, valamint némely esetben minőségét is.

A második fázis a költségek és értékek vizsgálata. Mivel az információ ár- és érték-meghatározása viszonylag új terület, többféle lehetséges módszert és technikát is meg kell vizsgálni. A költségmegtakarítás módszerei közül például sorra veszik a közvetlen költségmeghatározást, az adszorpciós költségszámítást, az információ élettartam-költségeit, stb. Az értékmeghatározásnál figyelembe lehet venni a teljes befektetés és működtetés költségeit is – de mindig az adott vállalat számára nyújtott értéket. Egy érték-index felállítására is mutat példát a könyv: az információs erőforrás-tételeket 0-1000-ig rangsorolják, s e skálán fejezik ki a relatív értékeket. Az alapvető cél, hogy valamilyen költség-érték arányt minden tételnél megállapítsanak, még akkor is, ha ez esetenként csak durva becslés vagy közelítés lehet.

A harmadik fázis az információs erőforrások feltérképezésének technikáit mutatja be minta-táblázatok és minta-űrlapok segítségével. Az információs erőforrásokról “térkép” készül, melyen feltüntetik a tételek tartalmát, funkcióját, hordozóját, valamint gyűjtő- és tárolóegységét. Táblázatok segítségével összehozhatók az adatok, és elemezhetők a kapott forrástételek, pl.: merre tartanak a szervezeten belül; milyen a mozgásuk, irányuk; milyen tulajdonságokkal bírnak; egy adott szervezeti egység hogyan használja az információs szolgáltatásokat; hányféle nyilvántartás van, stb. Itt feltérképezhetők az információs források közötti hézagok és átfedések a raktározásuk, tárolásuk, gyűjtésük terén, és funkciójukat illetően.

Az utolsó fázis a szintézis. Ezen a ponton különválasztható a forrástól az erőforrás. Meghatározható a mindsége, a költségek ismeretében az értéke, és kiegészülhet gyenge és erős pontok leírásával.

Egy függelék zárja a kötetet, ami egy gyakorlati példán illusztrálja a feltérképezés folyamatát. Bár a szerzők célkitűzései között nem szerepelt annak bemutatása, hogy a módszer eredményei hogyan hasznosíthatók a vezetési stratégiák kialakításánál, mégis felvetettek pár gondolatot a felhasználás lehetőségeiről:

Rendszerré alakíthatók a különálló gyűjtemények egy szervezeten belül (pl. könyvtár, nyilvántartások, adatbázisok).
Összevonhatók a kezelési funkciók (pl. adatfeldolgozás, automatizálás).
Új szervezeti struktúrák kialakításánál figyelembe lehet venni az információs erőforrások együvé tartozását.
Átépítés, bővítés során számolni kell az információs erőforrások, szolgáltatások és rendszerek használhatóvá/hozzáférhetővé tétele érdekében az “információ-építés”, azaz a tervezés/kivitelezés kérdésével is.