A könyvtári gazdálkodás egyensúlyának megteremtése több módon érhető el. A források növekedését alapesetben a kiadások megugrása követi, az ellenkezőjét pedig költséglefaragások. Az utóbbi két évtizedben és a várható következőkben is inkább az utóbbi lehet a diskurzusok tárgya. Az egyensúly megteremtésének eszköztárát a szervezeti kultúra, és a döntéshozók tudásszintje, tapasztalatai egyaránt befolyásolják. Irene Wormell1 kedvenc példája szerint a harminc évvel ezelőtti dániai közkönyvtári megszorítások hatására sok könyvtáros a saját bér kitermelésével válaszolt – amiért is Dániában gyakorivá vált a könyvtáron belüli térítéses információszolgáltatás. Hazai köz- és szakkönyvtári tapasztalataim szerint a helyi vezetők döntései alapján hasonló helyzetben inkább a munkatársak juttatásainak elvonása (pl. nyelvpótlék), illetve a munkakörülmények rontása (pl. telefonhasználat korlátozása) volt gyakorlat – jellemzően a beosztottak szintjén. Ami a kontraszelekciót és a demoralizáltságot fokozta, egyúttal a könyvtárügy versenyképességét csökkentette, illetve csökkenti a mai napig.
Nem mindegy tehát, hogy az egyensúly többletforrás-bevonással vagy hatékonyság-növeléssel, vagy azok mely fajtájával teremtődik meg. Tekintsük át a lehetséges eszközöket
1. táblázat
A gazdálkodási egyensúly megteremtésének főbb eszközei.
A táblázat lehetséges elemek oszlopában emlegetett tőkefajták rövid kifejtése indokolttá válhat. A szervezet piaci értékét a különböző tőkefajták összértéke adja. Szervezetek, cégek értékesítése esetén ezt vesztik alapul. Tehát a tőkefajták (ld. a következő oldalon lévő táblázatot):
2. táblázat
A tőkefajták5
- A várható bevétel értékelése
Az első három esetben (ld. 1. táblázatban szponzorálás, mecenatúra, lobbizás stb.) csak a pénzügyi tőkét növelik. A térítéses szolgáltatások és a belső hatékonyság növelése viszont a stratégiailag fontosabb, megfoghatatlan tőkeelemeket (tudás-, szervezeti és ügyféltőke) is gyarapítják.
- A kiadások értékelése
Kérdés lehet, hogy a fent felsorolt eszközök közül melyikhez mekkora arányban forduljon a könyvtár. A mérlegeléshez érdemes átgondolni, hogy a remélt nyereség érdekében mekkora és milyen befektetésre (pénz, munka, idő stb.) van szükség. Nyilván azok kerülhetnek a fontossági sorrendben az élre, amelyek 100 forint bevételhez 30 és nem pl. 80 Ft befektetést kívánnak. Ám a könyvtári kontrolling, azaz a tervek megvalósításának menet közbeni pénzügyi és egyéb szempontú figyelemmel kísérése még jelentős fejlődés előtt áll.6 „A nonprofit szervezetek az üzleti szektorhoz képest túl sokat költenek a pénzszerzésre. Ráadásul ezt a költséget gyakran nem mérik, vagy alábecsülik (1/3-nyira). Kb. a bevétel 18%-át adják ki magáért a bevételszerzésért. Az üzleti szektorban ugyanakkor csak kb. 10%-ot.”7 A „kiadás” azonban lehet érték is; például a pályázati vagy jobb szolgáltatást eredményező tudás megszerzése is. Ha ez a tudás konvertálható, akkor lényegében szintén bevételt jelent. Például egy szponzor konzervgyárral való jó kapcsolat a szponzorálás, esetleg a lobbizás tekintetében használható fel, miközben aligha konvertálható a könyvtár lényegi, szolgáltató tevékenységére. A hatékonyságnövelés attitűdje ugyanakkor a munkaszervezésben és a tájékoztatásban egyaránt kívánatos.
- Az eszközök ismételt áttekintése
Ad 1.
Szponzorálás8 esetén az intézmény használóinak figyelmét bocsátja áruba9. Hogy e figyelem minősége felkeltse a lehetséges szponzor figyelmét, kellő szinten feltárandó és megismerendő a célcsoport10. Pl. a motoros könyvek kölcsönzői feltehetően érdeklődnek a motoros szakbolt kínálata után is. Ám egyelőre nincsenek, vagy nem ismertek a könyvtárhasználók fogyasztási szokásait feltáró részletes mérések. A szponzorok emellett hagyományosan a látványos sportok támogatását kedvelik11, mert azok nagy és fogyasztásra hajlamos célcsoport figyelmét ragadják meg. Idehaza még kevéssé figyelnek a kisebb, de jól behatárolható közösségekre (pl. a felsővárosi óvodások szülei, vagy gyümölcstermelők). Másik oldalról: a könyvtár is egyelőre csak kivételes esetekben használja ki a kölcsönzési statisztikában rejlő használói adatokat12. A könyvtárak használói táborával kapcsolatban egymásnak ellentmondó vélekedések is vannak, ami szintén elbizonytalanítja a támogatókat.
Ad 2.
A mecenatúra kultúrája még kevésbé elterjedt idehaza, mint a szponzorálás. E tevékenység kiváltása leginkább a mecénás oldaláról történik. Az utóbbi időben a vállalati felelősségvállalás (CSR – corporate social responsibility) iránti figyelem azonban élénkülni látszik idehaza is.
Ad 3.
A költségvetési pénzekért való lobbizás hagyományosan népszerű a hatalomkultúrában, de igazán eredményesen kevés könyvtár műveli. Megítélése irigységet és ellenszenvet kiválthat – szakmán belül és kívül egyaránt. A pályázati pénzekért folyó harc az utóbbi évtizedben megteremtette a könyvtári pályázatírói ismerethalmazt – ami azonban tágabb összefüggésben fokozza az állami emlőkön lógást – ahogyan azt egy gazdasági napilap fogalmazta. A költségvetési megszorítások csökkentették a lobbizás mozgásterét, és az is, hogy a kormányzaton belül egyre gyakrabban kerül szóba az állami szerepvállalás csökkentése, a racionálisabb gazdálkodás elvárása. A lobbizási tevékenység hazai körvonalazatlansága és a pártállami beidegződések nemritkán gyanússá teszik a szakmai és tágabb környezetben a pénzosztó szervek munkatársaival való szorosabb kapcsolatokat, vagy akár személyi egyezéseket, a pályázatok kiírásának adott érdekcsoportok szempontjainak megfelelő artikulálásával kapcsolatban.
Lehet, hogy a polgárosodás előrehaladottabb szakaszában hátrébb sorolódik a költségvetési pénzek megszerzéséért való közvetlen törekvés: „Egy könyvtárigazgatónak, -vezetőnek, választott hivatalnoknak és bizottsági tagnak sem szabad hinnie azt, hogy a könyvtáraknak megkérdőjelezhetetlen joguk van a közpénzekre. Lehet, hogy ez így volt az amerikai és kanadai történelem korábbi századában, de ez már a múlt.”13 Az amerikai könyvtáros egyesület (ALA) nem is tekinti céljának a könyvtártámogatásokért való országos lobbizást: a fenntartók használói elégedettségen keresztüli meggyőzését szorgalmazzák(!)14 (Mindez nem jelenti, hogy a könyvtár ne kapjon költségvetési pénzeket, azt viszont igen, hogy azok ne automatizmusként, hanem a használók által tapasztalt teljesítménytől és potenciáltól függenek.) A könyvtáraknak kevesebb pénzből többet kell nyújtaniuk.15
Ad 4.
A térítéses szolgáltatások16 bevezetése iránti érdeklődés a kilencvenes évek közepétől csökken a hazai könyvtárakban17, pedig időközben megtörtént a kötelezően ingyen nyújtandó alapszolgáltatások meghatározása is. Vonatkozó felmérés híján csak feltételezhető, hogy e mögött
- a piacképes szolgáltatások hiánya,
- a gyorsabban aktivizálódó versenytársak,
- a szükséges szakmai ismeretek hiánya és
- a szervezeti kultúrából adódó tartózkodás áll.
A térítéses szolgáltatások kiépítése azonban megteremthetné a használói elégedettségen alapuló szakmai büszkeséget18, növelve a szakmai önállóságot.19 A szolgáltatások bevezetése mellett sok érv szól, de indítás előtt érdemes áttekinteni a buktatókat is.20
Ad 5.
A belső (könyvtáron vagy könyvtári rendszeren belüli) hatékonyság (a kimeneti értékek és a bemeneti források hányadosa) növelésének célja az ugyanannyi forrásból több érték, vagy azonos érték előállítása kevesebb ráfordítással. (Értéknek tekinthetjük pl. a használói szempontból eredményes tájékoztatói ügyfélkapcsolatot, a könyvtári blogba tett olvasói megjegyzéseket, vagy éppen a kölcsönzések számát – a növekvő megfoghatatlan tőkevagyont.) A hatékonyságnövelés terjedését nehezíti a hazai könyvtárakban elterjedt vélekedés, mely szerint
- nem lehet mérni a könyvtári teljesítményt (ez már visszaszorulóban van) – pedig amit nem tudsz mérni, azt nem tudod menedzselni;
- nem lehet tovább növelni a hatékonyságot, csökkenteni a párhuzamos szolgáltatásokat stb. (ez még erősen tartja magát);
- a hazai minőségirányítási erőfeszítések eredményei sem a használókat, sem a fenntartókat nem győzték meg (vö.: használószám-csökkenés21 és költségvetési restrikciók);
- az önellátás fontosságában való hit (még nagyon tartja magát22); a munka racionalizálása ugyanis kiválthatja a kiszervezést is, melynek eredményes végrehajtásához hiányzik a szakértelem.
A hatékonyságnövelés a restrikciótól való félelem miatt ritka téma a szakmán belül. Pedig a hatékonyságnövelésnek és a minőségirányításnak van elérhető jó gyakorlata 23. Kitapintható továbbá a továbbélő mennyiségi szemlélet (a karcsú, izmos szervezet ellenében), mely szorosan összefügghet a nagyobb egzisztenciális biztonság iránti vággyal.24.
A felsorolt és röviden elemzett módszerek közül feltehetően egy több elemet tartalmazó kosarat érdemes létrehozni. A könyvtárak hosszabb távú versenyképességét is a teljesítményorientáció, a bizonytalanságkerülés, a jövőorientáció szintje, a hatalomorientáltság és a csoportkollektivizmus visszaszorulása határozza meg25. Ezt figyelembe véve a térítéses szolgáltatások fejlesztése és a belső hatékonyság növelése minden bizonnyal nagyobb előnyt biztosít.
Jegyzetek
1. Hazai kiadású könyve: Térítéses információ szolgáltatás : a siker titka / Irene Wormell. – Budapest : Informatikai és Könyvtári Szövetség, 1998. – 134 p. Ism.: http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/041/index.php
2. A könyvtár neve a szponzor nevével együtt jelenik meg
3. Egy konkrét magánszemély, intézmény műalkotás, esetleg esemény rendszerint anyagi, ritkábban természetbeni támogatása konkrét cél konkrét megvalósítása érdekében, kommunikációs természetű ellenszolgáltatás fejében.
4. Bázis szemléletű költségvetés esetén. Ennek felülvizsgálata, program-költségvetéssé való átalakítása többször felmerült a kormányzat oldaláról. A program-költségvetés esetében a forrásokért rendszeresen konkrét tervekkel szükséges megküzdeni; nincs automatizmus.
5. vö.: SVEIBY, Karl Erik: Szervezetek új gazdaságtana: a menedzselt tudás. Budapest : KJK-KERSZÖV, 2001
6. A könyvtári ráfordítás és a hozam közötti összefüggést vizsgáló cikk pl.: MIKULÁS Gábor: Haszon, nyereség és hozam a könyvtárban. In: Könyv Könyvtár Könyvtáros, 16. évf. 2007. 2. sz. p. 16–23. (http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/281/index.php)
7. BRADLEY, Bill – JANSEN, Paul – SILVERMAN, Les: Nonprofits and the $100 billion opportunity. In: Harvard Business School Working Knowledge, Jun. vol. 16. 2003.
(http://hbsworkingknowledge.hbs.edu/item.jhtml?id=3535&t=
organizations)
8. Szponzorálásról bővebben pl.: MIKULÁS Gábor: A szponzorálás, mint lehetőség – szempontok mindkét oldalról. In: Könyv Könyvtár Könyvtáros, 11. évf. 2002. 5. sz. p. 20–25; (http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/028/index.php )
9. Pl.: MACDONALD, Vincent: Selling your message without selling out. In: Public Library Journal, vol. 15. 2000. no. 3. p. 79–82. Referálva: Hogyan nyerhetünk meg egy vállalatot könyvtárunk támogatására. Suffolki sikertörténet. Ref.: Fazokas E. In: Könyvtári Figyelő, 2001 1.sz.
10. Pl.: HINSENKAMPNÉ Fehér Mária: Forrásteremtés – másként. In: Magyar Távközlés, 1999. 10. sz. p. 53–57
11. vö. pl.: MIKULÁS Gábor: Szponzorálás az építőiparban : sport az élen. In: Szponzorlap, 1999. (http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/063/index.php )
12. NAGY Nikolett: Az ügyfél nem fél ügy. Szakdolgozat. ELTE BTK, 2007; NICHOLSON, Scott: The bibliomining process: data warehousing and data mining for library decision making. In: Information Technology for Libraries, 2003. December, p. 146–151. Referálva: Adatbányászat a könyvtárban. Ref.: Mikulás G. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 2004. 12. sz. p. 564–565 http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/207/index.html
13. HOLT, Glen E.: Getting beyond the pain: understanding and dealing with declining library funding. In: The Bottom Line. Managing Library Finances, vol. 18. 2005. no. 4. p. 185–190
14. Ld. Holt, 2005.
15. BUSCHMAN, John: Libraries and the decline of public purposes. In: Public Library Quarterly, vol. 24. 2005. no. 1. p. 1–12.
16. Ld. pl.: CLAY, Edvin S. – BANGS, Patricia C.: Entrepreneurs in the public library: reinventing an institution. In: Library Trends, vol. 48. 2000. no. 3. p. 606–618. Referálva: Vállalkozás a közkönyvtárban: egy intézmény újra-felfedezése. Ref.: Papp I. In: Könyvtári Figyelő, 11. évf. 2001. 1. sz. p. 186–187.
17. KISZL Péter: Hogyan tovább? Üzleti információszolgáltatás magyarországi könyvtárakban. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 51. évf. 2004. 9. sz. p. 371–378.
18. Ha a könyvtárban pénzért adnak üzleti szolgáltatásokat, jól kezdenek el dolgozni a munkatársak, büszkék a használói elégedettséget egyértelműen jelző pénzkitermelésre, és az egész könyvtári szolgáltatás színvonala emelkedik. Ld.: LINE, Maurice, B.: Entrepreneurial library management. Elhangzott Maurice Line 1990. november 7-ei előadásán az Országos Széchényi Könyvtárban
19. Egy vállalati könyvtár hároméves tapasztalata a térítéses szolgáltatásokkal : [referátum] / [ref.] Simon András. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 43. évf. 1996. 4–5. sz. p. 193–195. Eredeti: Three years experience with fee-based services in corporate library / P. Ratliff, T. J. Weeks. In: Special Libraries, vol. 86. 1995. no. 1. p. 21–27. (http://w3.oszk.hu/manscr/wwwi32.exe/[in=ref1.in]/?95/281*22629 )
20. Ld. pl.: i. m. Wormell, 1998; LINE, Maurice B.: Országos Széchényi Könyvtár: megoldandó feladatok és intézkedési javaslatok. In: OSZK Híradó, 39. 1996. 9–10. sz. p. 16–33; FOSTER, William – BRADACH, Jeffery: : Törekedjen-e profitra a nonprofit? In: Harvard Businessmanager, 2005. június, p. 16–25.; Térítéses könyvtári szolgáltatások: trendek az Egyesült Királyságban. Ref. Mohor J. In: Könyvtári Figyelő, 41. évf. 1996. 4. sz. p. 750–751. Forrás: Revista Espaňola de Documentación Científica, vol. 19. 1996. no. 1. p. 50–58.; / IVANOVA, Tat’ana Vladislavovna: Mit ili real’nost? In: Biblioteka, 2002. no. 9. p. 24–25. Ref.: Mítosz vagy realitás? A térítéses szolgáltatásokról. Ref.: Hangodi Á. In: Könyvtári Figyelő, 2003. 2. sz. p. 466–467.
21. NAGY Attila: Szakemberek helyett gépek? Változási tendenciák a könyvtárhasználati szokásokban. In: Könyvtári Figyelő, 52. évf. 2006. 4. sz. p. 457–467.
22. MIKULÁS Gábor – KÖNTÖS Nelli: Lehetőség-e a kiszervezés a magyar megyei könyvtárak számára? In: Vezetéstudomány, 38. évf. 2007. 2. sz. p. 48–52 (http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/258/index.php)
23. Kivétel pl.: Több milliós könyvtári hatékonyságnövelés Nagykanizsán (http://www.szikla.net/cgi-bin/ckit?a1=5754) In: KIT Hírlevél, 2004/8., vagy Számítógépes kölcsönzési rendszer az Év könyvtárában. In: Népszabadság, 2003. okt. 9. (http://nol.hu/cikk/129908/); EVERETT, Shaunessy: Do more, better for less. In: Library Journal, vol. 131. 2006. no. 15. p. 28–31. Referálva: Többet, jobban, kevesebbért. Minőségfejlesztési program egy nagyvárosi könyvtári hálózatban. Ref.: Hegyközi I. In: Könyvtári Figyelő, 53. évf. 2007. 1. sz. (http://w3.oszk.hu/manscr/wwwi32.exe/[in=ref1.in]/?07/046*58251)
24. vö.: MIKULÁS Gábor: A hatékonyságról és a költségvetésről. In: Könyvtári Levelező/lap, 5. évf. 1993. 8. sz. p. 3–4. (http://www.gmconsulting.hu/inf/cikkek/023/index.php)
25. vö.: BAKACSI Gyula: Kultúra és gazda(g)ság – A gazdasági fejlődés és fejlettség és a GLOBE kultúraváltozóinak összefüggései. In: Vezetéstudomány, 38. évf. 2007. Különszám, p. 35–45.