A MARC 21 szerinti katalogizálás bevezetése az MTA Könyvtár és Információs Központban / szerk. Bilicsi Erika. – Budapest : MTA Kvt. és Inf. Közp., 2018. – 333 p. : ill., részben színes ; 24 cm

A könyvtári dokumentumok nagy részének bibliográfiai adatai MARC-formátumban kerülnek rögzítésre. Az egyes országok és bibliográfiai rendszerek eltérő gyakorlatának és szükségletének megfelelően különféle MARC-formátumváltozatok jöttek létre. Magyarországon a HUNMARC-formátum került kialakításra, amiből adódóan a hazai könyvtárak egy része ebben a formátumban dolgozza fel a dokumentumait. A jövőben viszont várható, hogy ezek a könyvtárak átállnak a MARC 21-es formátum szerinti katalogizálásra. Ennek több oka is lehet. Egyrészt a magyar nemzeti könyvtár befejezte a HUNMARC-formátum fejlesztését, és a MARC 21-es formátum mellett kötelezte el magát. Másrészt egyre nő az a tendencia, hogy a könyvtári adatok ne csak az adatbázisokban legyenek megtalálhatóak, hanem a weben is láthatóvá és felhasználhatóvá váljanak. Erre nyújthat megoldást az RDA-szabályzat, aminek fejlesztésekor figyelembe vették többek között az ISBD-t (Nemzetközi Szabványos Bibliográfiai Leírási Szabályzat), a MARC 21-es bibliográfiai formátumot és a MARC 21-es besorolási adatformátumot. Ennek megfelelően az RDA (Resource Description and Access) elemkészlete kompatibilis a MARC 21 elemkészletével.

Azokban a könyvtárakban, ahol a MARC 21-es formátumra történő átállás a jövőben fog megvalósulni, ott nagy segítséget jelenthet a Bilicsi Erika által szerkesztett kiadvány, ami A MARC 21 szerinti katalogizálás bevezetése az MTA Könyvtár és Információs Központban címet viseli. Tulajdonképpen ez a könyv egy kiindulási alap lehet, „melyet minden könyvtár a saját feldolgozói gyakorlatának megfelelően alakíthat tovább”. (52. p.)

Ez a módszertani kézikönyv hét fejezetből áll, de tartalmilag két nagy részre bontható. A könyv első részében (ami hat fejezetet foglal magában) az átállás folyamatával ismerkedhetünk meg, míg a másodikban az MTA KIK (Magyar Tudományos Akadémia Könyvtár és Információs Központ) házi katalogizálási szabályzatai olvashatóak.

Az átállás folyamatával kapcsolatban először a MARC 21-es formátum kerül bemutatásra. Megismerhetjük a MARC-formátumok kialakulásának történetét és valamelyest a MARC 21-es formátum jelenébe is bepillanthatunk. Röviden bemutatásra kerül a MARC 21-rekord három összetevője: a rekordszerkezet, a tartalomjelölők és az adattartalom, valamint az ötféle MARC 21-es formátum, amelyek a bibliográfiai, az authority, az állományadat, az osztályozási és a közösségi információkra vannak megadva.

A következő fejezet a MARC 21 és a HUNMARC közötti különbségeket tárgyalja. A konverzió végrehajtásához ismerni kell a két szabvány közötti különbségeket, hiszen ezek az „eltérések szabályozzák a konverziót és befolyásolják a további feldolgozási munkamenetet”. (14. p.) A MARC 21 1999 óta folyamatosan frissül, mezők, almezők, illetve értékek avultak el, szűntek meg, viszont jöttek is létre újak – méghozzá jóval több –, amelyek a speciális esetek leírását nagyban megkönnyítik. Ennek megfelelően ebben a fejezetben az általános feldolgozáshoz kapcsolódó fontosabb változások kerültek a középpontba.

Magáról az átállás folyamatáról a harmadik fejezetben olvashatunk. A MARC 21 szerinti katalogizálásra történő átállás szükségességét többek között az MTA KIK-katalógus láthatóságának a biztosítása, a hazai és a nemzetközi szolgáltatásokhoz való csatlakozás indokolta. Ehhez viszont elengedhetetlen a nemzetközi szinten szabványos leírások elkészítése, ezért a legfőbb szempontot a nemzetközi szabványnak megfelelő feldolgozás kialakítása jelentette. Az előbb említettek mellett erre azért is volt szükség, mert a könyvtár törzsgyűjteményében és a különböző különgyűjteményekben a katalogizálási gyakorlat eltérő volt. Ráadásul a nemzetközi szabvány alkalmazása megkönnyíti az együttműködést más könyvtárakkal, a katalógus integrálását és a későbbiekben az RDA irányába történő továbblépést is. Az MTA KIK munkatársai úgy döntöttek, hogy a konverziót összekötik az Aleph új verziójára történő átállással. Ahhoz, hogy az átállás sikeres legyen, alapos előkészítésre volt szükség, ami a MARC 21-szabvány áttekintését, értelmezését és a HUNMARC-szabvánnyal való összevetését jelentette. A sikeres konverzióhoz tehát ismerni kellett az adatokat és ennek megfelelően el kellett készíteni a két rendszer közötti mezőmegfeleltetési táblázatot. A táblázat kialakításakor az első lépés az adatok elemzése volt. Ennek során össze kellett gyűjteni a bibliográfiai leírásokban használt adatmezőket, „fel kellett tárni az egyes mezők adattartalmát, egységességét, házi szabályzatnak való megfeleltetését, következetességét”. (21. p.) Azt is meg kellett nézni, hogy a mezők használata mennyire egységes a könyvtár feldolgozást végző egységeiben. Az elemzés során különböző problémákkal szembesültek az MTA KIK munkatársai, amiket össze is gyűjtöttek. Ezeknek a problémáknak egy része jól leírható volt, ezért ezek javítását még a konverzió előtt célszerűnek tartották elvégezni. A katalógus adatainak elemzése és a HUNMARC- és MARC 21-mezők összevetése alapján tehát elkészítették a konverzióhoz szükséges mezőmegfeleltetési táblázatot, aminek egy része ismertetésre került a könyvben. Az előkészítés során döntés született a könyvtár két bibliográfiai adatbázisának egységesítéséről is, ami további feladatok elvégzését jelentette. Az előkészítő munkálatok során megtervezésre került az átállás menetrendje és meghatározásra kerültek az elvégzendő feladatok a határidők és a felelősök hozzárendelésével. A konverzió (a főbb adattartalmak: mezők, almezők, indikátorok vonatkozásában) és az Aleph új verziójára történő átállás 2015. december 23-a és 2016. január 4-e között valósult meg. A konverzió elvégzése után fontos lépés volt, a konverzió helyességének és a rekordok megfelelő elérhetőségének az ellenőrzése. Ennek köszönhetően a fejezet egy részében bemutatásra kerülnek a konverzió során fellépő problémák és az ezekre adott válaszok, továbbá egy válogatott lista is olvasható, amiben az adattisztítás során végzett és végzendő javítások szerepelnek. Mivel 2015–2016 fordulóján csak a főbb adattartalmak vonatkozásában történt meg az átállás, a következő munkafázist a katalógus teljes MARC 21-re való átalakítása jelentette. Ahhoz, hogy ez megvalósulhasson, először alaposan fel kellett mérni a katalógus állapotát, csak ezt követően kezdődhetett el a rekordok tervszerű és módszeres javítása. Az elemzések és javítások megkezdése előtt azonban kialakításra került egy új dokumentumtipológia, aminek köszönhetően a javításokat hatékonyabban tudták megtervezni és kivitelezni. Ezután az adatelemzések következtek, amelyeknek az volt a célja, hogy a hibás vagy nem MARC 21-kompatibilis elemeket kiszűrjék. Ez a rekordok meghatározott szempontok alapján történő legyűjtését jelentette, illetve a mezőtartalmak adatbázisból történő kitöltését. A javítások különböző típusai képekkel illusztrálva kerültek bemutatásra. Az ismertetett javítási módszerekkel több mint egymillió rekordot sikerült módosítani az adatbázisban, egy-egy rekordot többször is. Ezek alapján kijelenthető, hogy az MTA KIK adatbázisának nagy része megfelel a MARC 21-szabványnak és alapvető hibákat nem tartalmaz. A fejezet zárásaként a rekordkapcsolatok kezelése kerül bemutatásra.

A következő részben a konverzió során kialakított dokumentumtipológia kerül a középpontba. Ezt a saját tipológiát a MARC 21-szabvány keretein belül alakították ki, mégpedig úgy, hogy a meglévő 7 formátum differenciált bontásával további 23 formátum használatát vezették be. Erre azért volt szükség, mert egy formátumban több dokumentumtípus is szerepelt, amikre más-más katalogizálási szabály vonatkozott. A MARC 21-szabványtól nem eltérve, de az Aleph által kínált lehetőségeket kihasználva olyan virtuális mezők (BAS=báziskód, FMT=formátum, TYP=típus, LKR=rekordkapcsolat) használatát célozták meg, amelyek ugyan nem részei a leírásnak, de kiegészítik azt, mégpedig azért hogy megkönnyítsék a feldolgozást, a megjelenítést vagy a keresést. Mivel a külső rendszerek ezeket helyi mezőként kezelik, így nem kerülnek be a közös katalógusokba, mint például a MOKKA vagy a WorldCat esetében. Természetesen ezek a virtuális mezők az új dokumentumtipológiának megfelelő adatokkal kerülnek feltöltésre.

Az ötödik fejezetben az új feldolgozási munkamenet kialakításáról, az ellenőrző táblák felülvizsgálatáról és módosításáról, valamint a mezősúgók használhatóbbá tételéről olvashatunk. Ezek az Aleph integrált könyvtári rendszerben olyan feldolgozást segítő és ellenőrzést végző funkciók és lehetőségek, amik a katalogizálók munkáját könnyíti meg. Az átállás során ezeket a funkciókat a MARC 21-szabványnak megfelelően meg kellett nézni és szükség esetén javítani, bővíteni vagy pontosítani kellett. Ezen munkálatok során a hibás adatbevitel minimalizálását tartották szem előtt.

Az utolsó előtti fejezetben betekintést kapunk az MTA KIK jövőbeni tervébe, miszerint „a következő korszakváltó lépés az RDA katalogizálási szabályzatra történő átállás lesz”. (94. p.) Ennek során be kell vezetni az RDA-hoz igazodó új MARC-mezők használatát és az adattartalomra vonatkozó meghatározások alkalmazását. Az átálláshoz elengedhetetlen lesz az Aleph-paramétertáblák újbóli átnézése és átdolgozása. Bár az új katalogizálási gyakorlat bevezetése nagyobb szakmai fegyelmet és odafigyelést kíván a könyvtárosoktól, továbbá az RDA alkalmazása a könyvtárosok számára megnövekedett adatleírási munkát is jelent, de cserébe a felhasználók több, jobb minőségű és könnyen olvasható adatot kapnak, amelyek megkönnyítik a keresést és a keresett tartalom elérését.

Az utolsó fejezet – amely a könyv legterjedelmesebb része – az MTA KIK által használt katalogizálási szabályzatokba vezet be. Megismerhetjük a könyvek, elektronikus dokumentumok, régi könyvek, kéziratok, időszaki kiadványok és – az időszaki kiadványok kiegészítéseként – a sorozatok leírására vonatkozó szabályokat. Legrészletesebben a könyvek bibliográfiai feldolgozására vonatkozó előírások kerültek tárgyalásra. Ennek során megismerhetjük az Aleph integrált könyvtári rendszerben a feldolgozás menetét az első lépéstől kezdve, amikor is kézbe vesszük a dokumentumot és meghatározzuk a típusát. Megtudhatjuk, hogy mi a teendő, ha olyan dokumentumot kell leírni, amelynek nincs rekordja, vagy van ugyan rekordja, de a rekordot módosítani kell, vagy van rekordja és a rekordot csak példányjellemzőkkel és raktári jelzetekkel kell kiegészíteni. Ezt követően olyan, az ISBD-hez igazodó általános előírások kerültek megfogalmazásra, mint az adatok írásmódja vagy az adatok forráshelyei. Az általános előírásokat követően a könyvek leírásánál használt mezőkre vonatkozó szabályok olvashatók. Az egyes mezőkre vonatkozó szabályok leírása azonos szerkezetben történik. Először meghatározásra kerül, hogy az adott mező milyen adatokat, adatcsoportokat tartalmazhat, ezeket honnan lehet venni és milyen előírások szerint lehet az adatokat, adatcsoportokat leírni. Végül pedig felsorolásra kerülnek az adott mezőnél használható indikátorok és almezőkódok. A felsorolásban szerepelnek az indikátorok jelentései, az almezőkbe felvehető adatok és az almezők ismételhetőségére vonatkozó előírások. Szükség szerint példákkal történik a mezők, indikátorok és almezők használatának bemutatása. A könyvek feldolgozására vonatkozó útmutató zárásaként azok a szabványok, szabályzatok szerepelnek, amelyeket az útmutató elkészítésekor figyelembe vettek. A többi dokumentumtípusra vonatkozó házi katalogizálási szabályzat a könyvek esetében megismert útmutató szerkezetéhez igazodik, annyi különbséggel, hogy a szabályok ismertetése előtt az adott dokumentumtípusra legjellemzőbb fogalmak meghatározása foglal helyet. Vannak olyan mezők, amelyek több, vagy esetleg minden dokumentumtípus bibliográfiai adatfeldolgozásánál használhatók. Ilyen mezők esetében visszautalás történik a könyvek katalogizálási útmutatójára, elkerülve a felesleges ismétlődéseket.

Ez a módszertani kézikönyv több szempontból is hasznos kiadvány. Legfőképp azoknak a gyűjteményeknek nyújthat segítséget, ahol a MARC 21-szabványra való átállás mellett döntöttek. A könyvben közölt ismeretek alapján képet kaphatunk arról, hogy az MTA KIK munkatársainak milyen feladatai, teendői voltak az átállás kapcsán, ezeket hogyan tervezték meg, milyen problémákkal szembesültek és a problémákat hogyan tudták kezelni. Sok esetben példák és illusztrációk teszik érthetőbbé, vagy magyarázzák a könyvben foglalt ismereteket. Mindez egy jó kiindulási alapot jelenthet, megkönnyítve az elindulást és az átállás folyamatát. Bár a könyvtár az Aleph integrált könyvtári rendszert használja – így a példák és illusztrációk is ebből a rendszerből valók –, ennek ellenére a kötetben megtalálható ismeretek segítséget jelenthetnek más rendszert használó könyvtárosok számára is, hiszen a különböző könyvtári szoftverek működésbeli hasonlóságot mutatnak. Ez a kiadvány viszont nemcsak az átállás iránt elkötelezett könyvtárosok számára hasznosítható, hanem azok számára is, akik meg szeretnének ismerkedni a MARC 21 szerinti katalogizálással. Ugyanis a könyvben szereplő – érthetően megfogalmazott és példákkal illusztrált – házi katalogizálási szabályzat az egyes dokumentumtípusokra vonatkozó bibliográfiai adatfeldolgozási szabályokat tartalmazza, megfeleltetve a MARC 21 szerinti katalogizálásnak. Nem utolsósorban azoknak is hasznára válhat, akik most ismerkednek az Aleph integrált könyvtári rendszerben történő katalogizálással, hiszen olyan instrukciókat is tartalmaz, amelyek egy bibliográfiai rekord vagy egy authority rekord létrehozásához, módosításához nélkülözhetetlenek. Az érdeklődők számára a könyvben szereplő munkaanyagok, táblázatok, feldolgozási útmutatók, valamint az átállással kapcsolatos cikkek, tanulmányok elérhetőek a http://marc21.mtak.hu weboldalon is.