Mivel az utolsó összejövetelünk óta több mint két év telt el, igen sok aktuális kérdés merült föl, emellett igen fontosnak tartjuk, hogy a szolgáltatást intéző kollégák személyes kapcsolatai erősödjenek.

1. 1998-ra vonatkozó statisztikai adatok

1998-ban kb. 10 000 kérés érkezett hozzánk, ennek 37%-a Budapestről, 57%-a vidékről, 6%-a külföldről.

Belföldre továbbítottunk, illetve visszaküldtünk csaknem 4000, külföldre pedig majdnem 7000 kérést. A külföldre küldött kérések nyomán az országba csaknem 4000 dokumentum érkezett be. A külföldi szolgáltatók közül. kiemelkedik Németország 1945 dokumentummal, így 50,26%-kal első helyen áll külföldi szolgáltató partnereink között.

Második Nagy-Britannia, a BLDSC (British Library Document Supply Centre, Boston Spa) 915 dokumentummal és 23,64%-kal. A harmadik az USA, azaz az OCLC (Online Computer Library Center) könyvtárak 294 dokumentummal, ami 7,6%-ot képvisel. Jelentős partnerünknek mondhatjuk még Hollandiát, Svájcot és Svédországot.

A külföldi kérők közül ugyancsak Németország áll az első helyen. A küldött dokumentumok több mint 20%-a (122 dokumentum) ment Németországba. Második helyen áll Ausztria 60 dokumentummal, 9,1%-kal, majd Olaszország 49 dokumentummal és 7,43%-kal. Jelentős érdeklődést tanúsít irántunk Csehország, Franciaország, Szlovákia és az Egyesült Államok is.

1998-ban összesen 659 dokumentumot szolgáltattunk külföldre.

2. Események, történések, tendenciák 1996–1998 között

a) Kérésazonosítás, kéréstovábbítás, dokumentumtovábbítás

1996-ban, amikor utoljára találkoztunk, még csak a kezdetén tartottunk annak az útnak, amelynek most jelentős állomásához érkeztünk.

Akkor az OCLC volt az egyetlen on-line hozzáférési lehetőségünk, ma azt mondhatjuk, hogy munkánknak talán “a legegyszerűbb” része a dokumentumadatok ellenőrzése. A bibliográfiai és lelőhelyadatokat tartalmazó adatbázisokhoz való hálózati hozzáférés szinte korlátlan eszközöket adott a kezünkbe. Példaként újra az OCLC-t említem, amely az amerikai szakirodalomnak szinte kimeríthetetlen adatforrása. A szolgáltatók nagy része amerikai felsőoktatási könyvtár. Újdonság, hogy néhány európai lelőhely is fogad kéréseket.

Az OCLC-szolgáltatás mégis visszaesett a statisztikánkban. 1998 óta ugyanis már működik a DBI-LINK-ben (a Deutsches Bibliotheksinstitut Berlin által működtetett országos osztott katalógusok) a keresés mellett az on-line megrendelés is, az OCLC-hez képest lényegesen alacsonyabb költségvonzattal és a kisebb távolság miatt gyorsabb teljesítéssel. A német könyvtárak együttműködési készsége szuperlatívuszokat érdemel.

1997 óta a BLDSC-nél is on-line rendelünk. Ők a megszokott kiváló színvonalat nyújtják.

A külföldről érkező kérések jelentős hányada magyarországi dokumentumokra vonatkozik. Általában kétféle dokumentum iránt nyilvánul meg érdeklődés. A kérések első csoportja a történelmi Magyarországon megjelent dokumentumokra irányul. Németországban, Ausztriában, Csehországban és Szlovákiában jelentős munka folyik, amelynek célja a bibliográfiai számbavétel és a hiányok pótlása. Ebben nagy örömmel veszünk részt.

Az érkező kérések másik része a legfrissebb magyar szakirodalomra vonatkozik, amely a rendszerváltással kapcsolatos jelenségeket, folyamatokat elemzi.

A Magyarországon megjelent dokumentumok bibliográfiai ellenőrzésének nagy részét az OSZK katalógusaiban végezzük. Reméljük, hogy az új integrált rendszer, az AMICUS jelentősen könnyíteni fogja ezt az igen aprólékos, időigényes munkát. Főképpen a kurrens hazai dokumentumok bibliográfiai és lelőhely-adatainak ellenőrzésére jó eredménnyel használjuk a Közelkat-ot.

A számítógépes hozzáférést megelőző időben, amelyet én a közvetett hozzáférés korszakának neveztem el, a könyvtárközi kölcsönzés gondozását a nemzeti dokumentumszolgáltató központok mellett elsősorban a nemzeti könyvtárak vagy a mellettük működő kérés- és dokumentumközvetítő központok végezték. A kérések beérkezése után elvégezték az adatellenőrzést és a lelőhely-azonosítást, és közvetítették a kéréseket. A rendszer általában igen nagy átfutási idővel dolgozott.

A jelenben, amelyet én a korlátozottan közvetlen hozzáférés korszakának nevezek, a közvetítő fölöslegessé vált. Bár a szolgáltatásnak az előbb említett első feltétele, a távoli dokumentum- és a lelőhelyadatokhoz való hozzáférés gyakorlatilag megoldódott, a szolgáltatás feltételrendszerében még komoly megoldatlan elemek vannak. Ennek következménye, hogy összességében a szolgáltatás minőségében nem következett be jelentős javulás. Ennek okait hosszan lehetne sorolni és elemezni. Csak néhány, általam lényegesnek tartott okot szeretnék felsorolni:

A könyvtárak az áremelkedés miatt egyre kevesebb dokumentumot tudnak beszerezni, egyre kisebb példányszámban. Emiatt csökken az egy dokumentumra vonatkozóan szóba jövő potenciális szolgáltatók és dokumentumok száma, nő a sorban állás. A személyzeti leépítés miatt egyre kevesebb munkatárs végzi ezt a szolgáltatást, illetve a munkatárs más feladatokat is ellát. A szolgáltatás lebonyolításának pénzügyi bázisa általában bizonytalan, holott a postai díjak egyre emelkednek. Ugyancsak jelentős többletkiadást jelentett a nemzetközi forgalomban az utóbbi idő folyamatos forint-leértékelése.

b) Kérésnyilvántartás

1997-ben még csak kísérletileg, kettős nyilvántartással, 1998 óta viszont már egyedüli nyilvántartásként használjuk kéréskezelő rendszerünket, amelyet az INTEGRA RT zseniális programozója, Balthes Tamás dolgozott ki a mi hathatós segítségünkkel.

A rendszer három részből áll: egy partnernyilvántartó részből, egy kérésnyilvántartó részből és egy számlázó részből. Legnagyobb előnye, hogy naprakész nyilvántartást vezet a beérkezett kérésekről, így az érdeklődőknek azonnali tájékoztatást tudunk nyújtani a kérésük állásáról. Sokoldalú visszakeresési lehetőségeket biztosít, kérésszám, kérő és bibliográfiai adatok szerint, de lehetséges a szolgáltató szerinti visszakeresés is. Előnyeit most élvezzük igazán, amikor már a második év kérésadatai vannak benn.

Ez a bevezetés azért volt szükséges, hogy visszakanyarodjam ahhoz a megállapításhoz, miszerint a szolgáltatás átalakítását célzó útunkon jelentős állomáshoz jutottunk.

c) Webes kérőlap

Az OSZK honlapjának tervezésekor igen korán fölmerült az az elképzelés, hogy a szolgáltatások alatt a könyvtárközi kölcsönzésnél egy kérőlapot is elhelyezzenek. Mivel azonban a mi kéréskezelő rendszerünk már korábban létezett, úgy gondoltuk, hogy a weben beérkező kéréseket összekötjük a mi nyilvántartó rendszerünkkel.

A megvalósítás rengeteg munkával járt amiért elsősorban kolléganőnknek, Bencze Júliának jár köszönet; ő és Balthes Tamás álmodták meg ezt a rendszert olyannak, amilyen végül is lett.

A kérőlapról a következőket kell tudni:

Az OSZK honlapján a szolgáltatások alatt (http://www.oszk.hu/szolg/index.html) találhatnak meg bennünket. Itt olvasható a szolgáltatással kapcsolatos minden fontos tudnivaló. Azok a könyvtárak, amelyek a webes kérőlapot valamint a hozzá kapcsolódó

internetes szolgáltatásunkat igénybe kívánják venni, kérjük, töltsék ki a regisztrációs lapot. (Ld. a következő oldalon.) Ezen a kérő könyvtár adatai szerepelnek, valamint egy kötelezettségvállalás a kérésekre vonatkozóan. Ha Önök kitöltve és lepecsételve visszajuttatják nekünk a regisztrációs lapot, akkor kapnak tőlünk egy azonosítót. Bejelentkezni ezzel az azonosítóval és az e-mail címmel kell. Miután a kérő könyvtár kitöltötte a kérőlapot, először az OSZK webszerverétől kap egy visszaigazolást. Onnan azonban a kérésnek előbb még át kell jönnie a mi hálózati szerverünkre, majd onnan ellenőrzés után a mi kérésnyilvántartónkba. A kérő könyvtár a mi osztályunktól is kap e-mail értesítést arról, hogy a kérést milyen számon iktattuk be.

Bármilyen kérdésünk, kérésünk van, a megadott e-mailre küldünk levelet. Remélem, hogy az új kérőlap és a hozzá kapcsolt szolgáltatás mindenki tetszését elnyeri majd. Egy dologra szeretném a figyelmet fölhívni: minden kérő könyvtárnak saját felelőssége, hogy csak arra illetékesek adhassanak föl kéréseket. Mivel azonban az iktatásról amúgy is azonnal e-mailt küldünk, az esetleges visszaélésre remélhetőleg hamar fény derül.

d) Ariel

Mindaz, ami eddig elhangzott, csak a kérések intézésével kapcsolatos változásokat taglalta.

A dokumentumok továbbítása eddig hagyományos úton történt. Hamarosan beindítjuk azonban az elektronikus dokumentumtovábbítást is az Ariel szoftver segítségével. A teljes verzió, amely a fogadást és a küldést is tartalmazza, 895 USD-ba kerül. A fogadó verzió ára 189 USD. Ezzel lehetőség nyílik arra, hogy ne csak keresni és rendelni tudjunk elektronikus úton, hanem dokumentumot fogadni és továbbítani is. Jelezni szeretném, hogy rajtunk kívül az OMIKK és az Akadémiai Könyvtár is Arielben gondolkodik, és tudomásom szerint a DOTE-n máris működik a teljes verzió. Megfontolásra ajánlom a kollégáknak az Arielt, mert ilyen kis országnak célszerű egy rendszerben gondolkodnia. A rendszer gyors, költségkímélő, és a faxnál jobb minőségű másolatot biztosít.
Remélem, hogy mind a kérésküldés és -fogadás, mind a dokumentumtovábbítás új formái sikeresek lesznek, és pozitív tapasztalatainkról beszámolhatunk egymásnak a következő konzultatív tanácskozáson.