A Szegedi Tudományegyetem Egyetemi Könyvtárában 2010 első felében indult az RFID-technológia alkalmazásának első, általunk kísérletinek tekintett szakasza. Megvalósítását az Új Magyarország Fejlesztési Terv Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program keretében, 2008-ban meghirdetett pályázaton elnyert támogatásból finanszíroztuk.
A könyvtár több mint másfél milliós dokumentumállományából mintegy 350 000 példány a 2004-ben átadott új épület négy szintjén elhelyezkedő szabadpolcos olvasói terekben és különgyűjteményekben használható. Regisztrált olvasóink száma évek óta 23 ezer fölött van, a kölcsönzések száma az egyre nagyobb mértékű elektronikus tartalomszolgáltatás mellett is növekszik: a 2009-es esztendőben meghaladta a 360 ezret. A könyvtári állományvédelmet a dokumentumokba ragasztott, a kölcsönzéskor hatástalanítható, majd újra magnetizálható mágnescsíkokkal és az ezekhez szükséges biztonsági kapukkal biztosítjuk. Az RFID-technológia bevezetését most nem elsősorban állományvédelmi, sokkal inkább a nagy – leginkább a szabadpolcos – terekben való dokumentumrendezési, illetve keresési megfontolások, másodsorban az önkiszolgáló kölcsönzés lehetőségének kipróbálása, olvasóinkkal való megismertetése indokolták.A megvalósítás helyszínéül az Egyetemi Könyvtár egyik különgyűjteményét, a Zenei Gyűjteményt választottuk. Ez a gyűjtemény nem a nagy szabadpolcos olvasói térben, hanem külön helyiségben, a kölcsönzőtől viszonylag nagyobb távolságban helyezkedik el, olvasóközönsége elsősorban az itt elhelyezett dokumentumokat használja. A gyűjtemény állományának – mintegy 18 ezer dokumentum – döntő többsége kotta, kisebb része zenei szakirodalom. A technológia itteni bevezetése nem utolsó sorban kísérlet arra, hogy a zömében papírkötésű, alacsony oldalszámú kottafüzetek sorrendben tartása, illetve megtalálása egyszerűsödik-e az RFID címkék használatával.
A gyűjteményben található dokumentumokat UHF-címkékkel szereltük fel a biztonságosabb olvashatóság érdekében. Az RFID telepített és mobil eszközei vezeték nélküli hálózat segítségével tudnak kommunikálni a Corvina-szerverrel, a példány-, illetve olvasói adatok egyeztetése az integrált könyvtári rendszerben történik. A címkeazonosítót hozzárendeltük az egyes példányoknak a Corvina integrált könyvtári rendszerben tárolt adataihoz. Maga a címke nem is tárol több adatot. Az egyes példányok azonosítása tehát az RFID-azonosító és a vonalkód egymáshoz rendelésével valósul meg. (Mindkettőre abban az átmeneti időszakban van szükség, amíg a teljes állománynak az RFID-rendszerbe való bevonása lezajlik.) A leltározás a kézi olvasóval történik: egy meghatározott állomány azonosítóinak beolvasása után ezek összehasonlításra kerülnek az ugyanezen állományról az IKR-ben tárolt adatokkal, és eredményként megkapjuk az eltérések listáját. Ezek azok a példányok, amelyek például “nem legális” módon (kölcsönzés miatt) nincsenek a helyükön. A rendszer keresésre is alkalmas: ilyen esetben az adatbázisból emeljük ki a keresett példányok szükséges adatait, és ezeket vetjük össze például az egy-egy polcon található példányokkal.
A gyűjteményben egy önkiszolgáló kölcsönző állomást helyeztünk el, itt az olvasó az ismert módon: a könyvek lehelyezésével, olvasói vonalkód beolvasásával, illetve egy általa könnyen érthető és kezelhető felület segítségével (szintén új fejlesztés) tudja végrehajtani a kölcsönzési műveletet. Ugyanezen eszközök és felület teszik lehetővé az állományellenőrzési funkciókat is.
A megvalósítás 2010 tavaszán zajlott. Az előzetes egyeztetések, a tervezés és a szükséges Corvina-fejlesztések elkészülte után az első, közel 10 000 címke beragasztása és beolvasása néhány munkanap alatt megtörtént – utóbbit a Feldolgozó Osztály két-két beosztott munkatársa végezte a helyszínen, teljes nyitvatartási időben (12 óra). A tesztelési időszak nem sokkal a címkeragasztás megkezdése után elkezdődhetett, így az első nagyobb állomány elkészülte után az olvasók is elkezdhették használni ezt a szolgáltatást. A Zenei Gyűjtemény állományának RFID-címkékkel való felszerelését folytattuk a nyáron, immár saját erőből, s az elkövetkező hónapokban válik a teljes gyűjtemény ilyen szempontból egységessé. Terveink szerint és az erre fordítható források függvényében ezután az ezzel szomszédos helyiségben található Keleti Gyűjtemény állományával szeretnénk folytatni a megkezdett munkát.
Olvasóink örömmel fogadták ezt a lehetőséget, s a tapasztalatok szerint egyre többen élnek is vele, elsősorban azok, akik adott alkalommal csak ebből a gyűjteményből kívánnak kölcsönözni. A szolgáltatás annak ellenére népszerű, hogy voltaképpen mégsem nevezhető teljesen automatikusnak, mivel a technológia telepítése során nem sikerült megoldani az RFID-technológia és a meglévő állományvédelmi rendszer kompatibilitását, s a dokumentumokban található mágnescsík hatástalanítását mégiscsak a gyűjteményt felügyelő könyvtárosnak kell kézzel elvégeznie. Ez a tapasztalat egyben azt is jelenti számunkra, hogy amíg ez a probléma nem megoldható, illetve az RFID-technológia állományvédelmi funkcióit nem érezzük a jelenleg alkalmazottnál megbízhatóbbnak, addig párhuzamosan kétféle technikát kell alkalmaznunk.