Lehetőségek az európai uniós csatlakozás előtt
Első részvételünk európai uniós pályázaton 1997-ben történt, a PHARE-CBC Magyarország-Románia program Kisprojekt Alapjánál határ menti közhasznú információs együttműködés projekt-előkészítő fázisában tartott képzésre kértünk és kaptunk támogatást. Ez volt az első pályázat, amelynek során olyan elvárásoknak kellett megfelelnünk, amelyeknek korábban még sosem. Ebben a projektben négy-négy magyar-román határ menti megyei könyvtár vett részt, így a pályázat benyújtásakor meg kellett szerezni a partnerek együttműködési nyilatkozatát. A másik – az akkori hazai pályázatoktól eltérő – jelentős különbség az volt, hogy a projekt ún. beszállítóit versenyeztetnünk kellett. Ez vonatkozott a tréninget vezető szakemberekre, a szállás és étkezés biztosítására stb. A versenyeztetéshez fontos volt az elvárások pontos megfogalmazása, hiszen konkrét válaszokat kellett adni arra vonatkozóan, miért választottuk éppen azt az ajánlatot. A legnagyobb eltérés a mai európai uniós pályázatoktól 1997-ben az volt, hogy akkor egy pályázati kiírásra léptünk, azaz volt egy felhívás, és mi igyekeztünk olyan programot kitalálni, ami abba beilleszthető volt. A pályázati célt megvalósítottuk, a partnerekkel az együttműködés sikeres volt, de a program befejeztével a folytatásra – a határ menti közhasznú információs együttműködés kialakítására – sem lehetőség (pénz), sem elvárás (és megkockáztatom, akkor akarat) nem volt.A LISTED 1998-ban Közép-Kelet-Európára kiterjesztett projektjében teszthelyként működtünk közre. Kollégánk részt vett Walesben egy intenzív tréningen, ahol a közkönyvtár tanulástámogatási szerepéről, lehetőségeiről szerzett tapasztalatokat. Sajnos, e projekt fenntarthatósága nálunk nem erősödött meg az eredeti elképzelések szerint, ami a távoktatás akkori alacsony szintű hazai elfogadottságának, népszerűségének, a könyvtárunk informatikai felkészültségének és társadalmi környezetének (a távoktatás iránti igény csekély volta) volt tulajdonítható. A távoktatáshoz kapcsolódó tájékoztatás “beleolvadt” a könyvtári tájékoztató tevékenységbe. De partnerségünk, nyitottságunk, hajlandóságunk, a feladatok pontos, határidőre történő végrehajtása hozzájárult ahhoz, hogy a Békés Megyei Könyvtár potenciális partnerként jöhetett szóba európai uniós projektekben.
Ezek a programok olyanok voltak, hogy mindennapi tevékenységünk alapján pályáztunk és csatlakoztunk. Ez még a tanulási szakasz volt: hogyan kell az elnyert támogatást elkölteni, hogyan kell dokumentálni az ajánlatkéréseket, szerződéseket, számlákat, miként kell versenyeztetni, majd kiválasztani a beszállítókat. Mégis, ekkor még “csak pályázgattunk”. Még nem volt menedzsment, gyakorlatilag egy-egy ember vezetésével, szervezésével, felelősségével lehetett lebonyolítani a programot.
Ugrásra készen
Az Európai Unióhoz való csatlakozás számos lehetőséget tárt a könyvtárak elé, amelyek a közgyűjteményi területek összefogását és a digitalizálás jelentőségét hangsúlyozták. Ehhez minden könyvtár számára fontos a felkészülés, hogy az erőforrások igénybevételére alkalmasak legyünk, képesek legyünk partnerkapcsolatainkat mozgósítani, legyen mobilizálható humánerőforrás és saját tőke. 1998 és 2004 között néhány hazai pályázati kiírás (igazodva az európai trendekhez) életre hívta a közgyűjtemények együttműködését, az informatikai fejlesztések összehangolásának szükségességét. Körvonalazódtak projekttervek, amiken a magunk lehetőségei szerint már dolgoztunk. Kidolgoztuk digitalizálási stratégiánkat, egyeztetéseket kezdtünk a megyei levéltárral, a múzeummal a megye kulturális értékeinek “közkinccsé” tételéről, ennek lehetőségeiről, formáiról. A saját tőke (önerő) megteremtése erős lobbizást igényelt és igényel a fenntartó meggyőzéséért. Mindezek kulcskérdések voltak a pozíciónk szempontjából, hiszen ezek a kérdések döntik el, hogy könyvtárunk egyszeri szereplője egy pályázatnak, vagy tényezőjévé válik egy új projekt konzorciumának.
2005-ben tehát valós projekttervvel álltunk készen arra, hogy csatlakozzunk egy görögországi könyvtár indítványához, és partnerek lettünk egy öt országra kiterjedő, konzorciumban megvalósuló projektben. Meg kell vallani, hogy ez a lehetőség annak a kapcsolati tőkének volt a hozadéka, amelyet a Publika Magyar Könyvtári Körrel való korábbi sikeres és korrekt együttműködésünk jelentett.
Alapinformációk az európai uniós pályázatunkról
A LIGHT-projektről több fórumon és sokféle megközelítésben esett már szó a könyvtáros szakma előtt. Sarokpontjai a következők:
- Kész projektterveink voltak, tehát, konkrét célhoz, konkrét fejlesztéshez kaptunk támogatást, olyan projektben, ahol a fenntartható fejlődés megteremtésére tettünk kísérletet.
- A pályázati konzorciumban Európa öt különböző országa, különböző helyzetben lévő közkönyvtára, különböző habitussal bíró könyvtárosa vett részt.
- Előtanulmányok születtek, amelyek a későbbiekben is fontos adalékul szolgálhatnak megyénk kulturális helyzetének meghatározásához, vizsgálatához. Ezek a tanulmányok erősítették meg a projekt megvalósításaként létrejövő információk esélyegyenlőséget biztosító szerepét, a könyvtár funkcióinak nyitását, változását, kapcsolódását a gazdasági élethez, azaz a szolgáltatás rentabilitását.
- A saját erő megléte elvárás volt, ami a kötelezettségen túl elkötelezettségünket is jelezte.
- Az elnyert támogatást a görög projektvezető irányítása és ellenőrzése mellett, szigorú formában, részletesen dokumentálva költhettük el.
- Külső könyvvizsgáló szakember alkalmazása elengedhetetlen követelmény volt.
- Meghatározó volt a magas színvonalú angol nyelvismeret, hiszen minden anyagot (szakmait és pénzügyit), feladatot, beszámolót, angolul kaptunk és nyújtottunk be. A projektpartnerek közötti kommunikáció nyelve is az angol volt. A Publika Magyar Könyvtári Kör (konkrétan Billédiné dr. Holló Ibolya), alapvető segítséget nyújtott számunkra a projekt értelmezésében, a hazai gyakorlathoz történő adaptálásában, a célok és eszközök számbavételében, a külföldi partnerekkel történő kommunikációban.
- A konzorciumban létrejött pályázat jellemzője volt még, hogy a partnerek (külföldiek és hazaiak egyaránt) határozott munkamegosztás szerint végezték feladatukat. Igazi csapat alakult ki, a projektindító és az egyes projektszakaszok lezárását követő találkozóknak más-más ország adott otthont, megismertetve ezzel nemcsak a pályázattal kapcsolatos részeredményeket, hanem saját könyvtáruk helyzetét, fejlesztési elképzeléseiket.
- És még egy fontos, számunkra új dolog, amelynek újdonsága nem abban rejlett, hogy ilyet még nem csináltunk, hiszen megtettük minden hazai pályázatunk kapcsán is. A 2005-ben indult LIGHT-projekt volt az első olyan pályázatunk, ahol meg kellett tervezni és meg kellett valósítani a projekt és a projekt alapján létrejövő projektum promócióját. A disszeminációhoz megfelelő forrás állt rendelkezésre a pályázati összegből.
A LIGHT-projekt részletesebb áttekintése
A LIGHT-projekt által megfogalmazott fő célok hűen tükrözik az európai uniós projektkiírások prioritásait:
- A meghatározott együttműködési program alapján a partner könyvtárak ellátása módszertani útmutatással, know-how-val, annak érdekében, hogy hozzájárulhassanak saját régióik fejlesztési prioritásaihoz.A mellékcélok szintén szorosan kapcsolódtak a regionális fejlesztési politikához:
- közvetlen gazdasági fejlesztés, a foglalkoztatás növelése, a kulturális és oktatási turizmus fejlesztése;
- a közkönyvtárak és egyéb kulturális intézmények kulturális tartalmainak felhasználása a tanulás céljaira a formális és az informális oktatásban, az “életen át tartó tanulás szolgáltatásokon” keresztül;
- a kulturális identitás és összetartozás erősítése;
- hosszan tartó együttműködés kezdeményezése a kulturális szervezetek között;
- speciális üzleti modellek kifejlesztése, hogy a kulturális örökség szolgáltatások önfenntartók legyenek.
A LIGHT-projektnek öt határozottan korvonalazott összetevője volt:
1. komponens – Menedzsment és koordináció,
2. komponens – Tanulmány (leltár) készítése a kulturális örökség környezetének helyzetéről,
3. komponens – A kísérleti szolgáltatások kifejlesztése,
4. komponens – Szétsugárzás,
5. komponens – A jövőbeli igények felbecsülése.
Ezek a komponensek határozták meg a költségvetés bontását is, hiszen minden területre a pályázati költségvetésből meghatározott költségrész jutott. Az 1. komponens: a menedzsment a projekt időtartama alatt ellenőrizte a céloknak megfelelő teljesítést, az eredményeket, támogatta az eredmények szétsugárzását, a tervezett eredmények elérése érdekében biztosította a forrás hatékony felhasználását, tartotta a kapcsolatot a pályázatot kiíró szervezettel (Interreg IIIC). A vezető partnerre hárult a teljes adminisztratív és financiális felelősség, a partnerekért teljes kötelezettséget vállalva. A vezető partner írta alá az Irányító Hatósággal a Támogatási szerződést, amely tartalmazta, hogy az igényelt kifizetésekhez mit kell benyújtani, közölte a jelentési és kifizetési időpontokat, megadta az ellenőrzési követelményeket. A Támogatási szerződés volt az alapja a Partneri egyezménynek. Ez a megállapodás tartalmazta a kötelezettségeket és felelősségeket, a könyvelési, jelentési előírásokat, a controllingot, az elmaradás vagy nem teljesítés esetén történő eljárást. Az Előrehaladási jelentés rendszeres benyújtása volt a kifizetés előfeltétele. Ez az adott projekt-szakaszon belüli – a projektben megfogalmazott célok szerinti – tevékenységi és pénzügyi jelentést tartalmazta. Itt kellett igazolni az eredeti tervtől való eltérést is. A pénzügyi jelentés Excel-táblázatban mutatta be a kiadásokat komponens és költségvetési kategóriák, partnerek és pénzügyi források szerint, valamint a költségek specifikációját a “külső szakértők” és “beruházások” szerint.
A projekt tényleges megvalósítása a 2. komponenssel kezdődött, ennek során – a partnerek által képviselt – régiónként tanulmányt (leltárt) nyújtottunk be a kulturális örökség helyzetéről, meghatároztuk a kulturális örökség szervezetei közötti kapcsolatok szerkezetét. Megtörtént az Együttműködési egyezmény aláírása, amely többek között kiterjedt a kölcsönös informálásra, a szakterületek gyűjteményei adatainak a rendelkezésre bocsátására, a partnerintézmények szakembereinek aktív részvételére stb. Megállapodtunk abban is, hogy a feladatok csak a projekt költségvetésének terhére valósulhatnak meg, más, intézményi forrás bevonására nem kerül sor.
Egy év állt rendelkezésre a 3. komponensben megszabott feladatok végrehajtására. A beszállító partner – az iKron Kft. – közreműködésével kifejlesztettük a Körös-Maros Kulturális Örökség – webes felületen történő – kísérleti szolgáltatást, ahol a projekt logójának kötelező használatával nyilvánosságra hoztuk és hozzáférhetővé tettük a LIGHT terveit és eredményeit. A Körös-Maros Kulturális Örökség kísérleti adatbázis létrehozásával olyan e-szolgáltatás létesítése és működtetése volt célunk, amely egy téma kiválasztásával komplex módon képes segíteni a tanulást, a kulturális fejlődést, a mindennapi élet minőségének javulását. Arra vállalkoztunk, hogy Békés megye kulturális intézményrendszerét, hagyományait, értékeit és szolgáltatásait a gazdaság, a turizmus fejlesztése és az oktatás segítése szempontjából tárjuk fel. A közgyűjteményi (múzeum, levéltár, könyvtárak) együttműködésnek köszönhetően egyszerre több adatbázisban lehet keresni (Elektronikus Könyvtár, Békési Gyűjtemény, Múzeum, Levéltár, Leltár = településenkénti információk kulturális intézményekről stb.).
Elvégeztük – a kiszabott feladatnak megfelelően – a webhely kérdőíves, tesztlapos használhatósági vizsgálatát. A tesztlapok a Calimera Project használhatósági vizsgálatához kidolgozott minták és a LIGHT-projekthez készített irányelvek alapján készültek, a konkrét tesztelési céloknak megfelelően. A használhatósági vizsgálat a website alkalmasságának, az információkeresés hatékonyságának, az adattárakhoz való hozzáférhetőségnek és megjegyezhetőségnek vizsgálatát tűzte ki célul, illetőleg képzéssel segíteni kívánta a szolgáltatás végzőit. Izgalmas és a továbblépés, a projekt folytatása vagy újabb európai uniós projektterv szempontjából is fontos következtetések és javaslatok születtek.
A 4. komponens a szétsugárzás programjának tervezését segítette, hogy a pályázatban meghatározták, mennyi és milyen disszeminációs formával kell élnünk, minimum mekkora közönséget kell elérnünk, hogy bemutassuk a projektet és a kísérleti szolgáltatást. Természetesen, az élet, a lehetőségek alakítottak a terven. Négy konferenciát könyvelhettünk el, ebből kettő a mi szervezésünk volt: a Tradíció és világháló című, a Publikával közös szervezésű konferencia és a helyismereti könyvtárosok országos tanácskozása Kulturális örökség és turizmus címmel; kettőn pedig lehetőségünk volt a projekt bemutatására (DAT konferencia és az OIK Nemzetiségeinkről a kulturális örökség digitalizált megőrzésében). Három információs napot szerveztünk, kettőt főiskolásoknak, egyet könyvtárosoknak, és volt rendezvényekhez kapcsolódó sajtótájékoztató, kiállítás, reklám és reklámriport a helyi sajtóban, valamint minden rendezvényen népszerűsítő kiadványokat terjesztettünk. Tapasztaltuk, hogy a szétsugárzás sikere nagymértékben függ a résztvevők elkötelezettségétől, a menedzsment aktív részvételétől.
Az európai uniós projektek fontos szabálya, hogy minden publikációnak, megjelenésnek (az e-médiát is beleértve) világos utalást kell tartalmaznia arra, hogy EU-támogatással készültek. Nem hagyható el a logó, és a webhelyen meg kell említeni az egész támogatás összegét, továbbá linkkel kell kapcsolódnia a fő projekthez (esetünkben az INTERREG IIIC webhelyhez).
Az 5. komponensben a kísérleti szolgáltatás üzleti alapú továbbfejlesztése vagy az erre épülő újabb modell kialakításának lehetősége került fókuszba. E komponens része volt a békéscsabai workshop és záró menedzsmentértekezlet, ahol a tanulságok kerültek napirendre, illetőleg a résztvevők megtárgyalták a fejlesztési prioritásokat, a könyvtárak szerepét és a szolgáltatások fenntarthatóságát. Már ekkor körvonalazódott, hogy számunkra a fenntarthatóság és továbblépés lehetőségét a regionális és kistérségi projektekhez történő csatlakozás jelentheti.
Bár a Békés Megyei Könyvtár LIGHT-projektjéről szóltam (a pénzügyek intézését most nem részletezve), nem hagyható ki néhány elszámolásra vonatkozó alapelv, amely általában érvényes a konzorciumban lebonyolított európai uniós projektekre, s aláhúzza a pályázat alapos, körültekintő pénzügyi tervezésének fontosságát:
- a pályázatban megfogalmazott tevékenységeknek és kiadásoknak egyezni kell;
- valamennyi tevékenységről, elvégzett feladatról be kell számolni, hozzárendelve az ellenőrzött(!) kiadásokat;
- bizonyos szakaszokban előfordulhat a keretösszeg nem teljes felhasználása, ebben az esetben a különbözet következő periódusban történő felhasználását kérvényezni kell;
- folyamatos alulköltés a támogatás elvesztésével járhat;
- előre pénzt nem folyósítanak (a kifizetés gyakran hónapokat csúszhat!);
- ha a jelentést elfogadták, az összeget a vezető partner számlájára utalják, majd a vezető partner felelős az összegek partnerek közötti szétosztásáért.
Esélyek, hasznosítási lehetőségek
Jelentős az a produktum, amit a LIGHT-projektben létrehoztunk, ugyancsak jelentős együttműködés áll mögötte, amelyre alapozni lehet. Kár lenne abba a csapdába esni, amely gyakran előfordul nagy programoknál, hogy a pályázat befejeztével “eljön a nyári szünet, sarokba vágjuk az iskolatáskát”, feledésbe merülnek a projekt indulásakor szépen megfogalmazott célok. A LIGHT-projektben kísérleti jelleggel kialakított webes szolgáltatás minta, kiindulópont újabb projektek – pl. GPS-alapú, kulturális és turisztikai rendszer kialakítása – felé, a megyei közgyűjteményi (könyvtár, levéltár, múzeum) digitalizálási program is új lendületet kapott.
A konzorciumi szerepünk, a megbízhatóság, a feladatok pontos és szakszerű végrehajtása, a személyes kapcsolat hozta számunkra az újabb európai uniós projektben való részvételt. Rob Davis (a LIGHT-projekt koordinátora) e projektben való részvételünk alapján hívott meg bennünket abba a konzorciumba, amely az eContent Plus program keretében kiírt EDLocal pályázati felhívásra nyújtott be projekttervet. A konzorcium – amelynek tagjai nemzeti könyvtárak, megyei és városi könyvtárak, nemzeti és területi múzeumok, a kulturális örökség digitalizálásával foglalkozó szervezetek, vállalkozások, összesen 31 partner Európa mintegy 17 országából – az elnyert támogatással – röviden fogalmazva és leegyszerűsítve – a helyi és regionális digitális tartalmak EDL-hez történő csatlakoztatására vállalkozott. Feladatunk ebben a projektben: megyénkben, régiónkban koordinálni és irányítani azt a tevékenységet, amely a digitalizált dokumentumok leíró adatainak egységes, az EDL-nek megfelelő szabvány szerinti feldolgozását és megjelenítését jelenti, amely biztosítja a digitalizált tartalmak nemzetközi szintű visszakereshetőségét. Legfontosabb partnereink most is a megyei fenntartású Békés megyei közgyűjtemények, amelyekkel a korábbi informatikai, telematikai pályázatokban és a LIGHT-projektben is együttműködtünk.
Tapasztalataink birtokában, projekttervekkel és reményekkel – erőforrásaink (szakember, önerő) szűkülése miatt ugyan kicsit bizonytalanul – várjuk az új, szolgáltatóképességünk növelését, megújítását, a fejlesztést lehetővé tevő TÁMOP- és TIOP-pályázatokat.