51. évfolyam, 2005. 4. szám

Archívum

Elektronikus dokumentumok feldolgozása az online katalógus számára^*

A Budapesti Corvinus Egyetem Központi Könyvtárának online katalógusa

SZŐNYI Éva

Könyvtárunk 1989-ben kezdte építeni online katalógusát, s napjainkra a félmilliót meghaladó állománynak közel 2/3-a tükröződik integrált könyvtári rendszerben készült gépi rekordként. (Könyvtárunk állománya 2004. december 31-én 520 329 dokumentum volt, az online bibliográfiai rekordok száma 350 316 , melyhez természetesen besorolási rekordok is kapcsolódnak.) A katalógusépítésben az új gyarapodás mellett nagy hangsúlyt fektettünk az 1989 előtt gyarapított állományok kölcsönzésbe bevont könyveinek retrospektív feldolgozására is. A kilencvenes évek elején a régi könyvek katalógusadatainak adatbázisba vitelére úgy kül-, mint belföldön kétféle megoldás körvonalazódott:

•  katalóguscédulák szkennelésével (digitalizálással);

•  rekatalogizálással.

Könyvtárunkban a feldolgozás a bibliográfiai pontosság érdekében ez utóbbit választotta¹ és napjainkra, a régi állományrészek visszamenőleges feldolgozásával, a használt állomány teljességgel tükröződik az online katalógusban.

Elektronikus dokumentumok az online katalógusban

Az online katalógus építésével szinte egy időben, állományunkba mind nagyobb mennyiségben kerültek be az elektronikus dokumentumok. Eleinte a fizikai hordozón megjelentetett, majd a kilencvenes évek második felétől az online hozzáférésű e-dokumentumok is.

•  A fizikai hordozón megjelenő e-dokumentumok (CD, floppy, videó, multimédia);

•  Online hozzáférésű elektronikus dokumentumok (PhD-disszertációk, elektronikus tanulmányok, könyvek, e-book-ok).

Az elektronikus gyűjtemény gyarapítása és nyilvántartása

A fizikai hordozón megjelenő e-dokumentumok gyarapítása és leltárba vétele azonos a hagyományos dokumentumokéval. Statisztikai számbavéte- lük előbb a NKÖM, a 2002. tárgyévtől pedig a Könyvtári Intézet koncepciója szerint történik.

Az online hozzáférésű elektronikus dokumentumok közül

•  a PhD-disszertációk, oktatók tanulmányai, tanszéki anyagok köteles példányként érkeznek, amelyeknek a jövőben statisztikai számbavételére is gondolni kell.

•  Távoli elérésű online e-dokumentumok kezelésének legfőbb kérdése, hogy csak szolgáltatjuk, avagy gyarapítjuk is a címeket.

A gyarapítás lényegében a szöveg letöltését jelentené, ez esetben az esetlegesen aktualitását vesztett szövegek törléséről is gondoskodni kell (ami csaknem olyan fontos megoldandó kérdés lesz, mint az örökbecsű tartalmak megőrzése.)

Az e-dokumentumok bibliográfiai feldolgozásának szabványai

•  Bibliográfiai leírás. Elektronikus dokumentumok

Az elektronikus dokumentumok bibliográfiai leírása könyvtárunkban a KSZ/2 (2000) Bibliográfiai leírás. Elektronikus dokumentumok c. k önyvtári és szakirodalmi tájékoztatási szabályzat alapján történik. A szabvány azonban csak a katalógus formátumot (ISBD) szabályozza, a leírási képernyő és az OPAC-megjelenítés számítógépes rendszer- és könyvtárspecifikus. A 2000-ben megjelent, de lényegében az 1990-es évek végén szerkesztett szabvány legfontosabb feladatának azt tartotta, hogy az elektronikus dokumentumok első látásra egyértelművé tegyék a felhasználó számára, hogy a keresett cím nem papírformátumban hozzáférhető. Így mindjárt a Cím és szerzőségi közlés addig sérthetetlen egységébe behelyezte, szögletes zárójelben az [elektronikus dok.] kifejezést. (1. kép)

A továbbiakban mindazt, amiben az e-dokumentum a hagyományostól különbözik, A leírás 3. Adatcsoportja. A dokumentumtípus speciális adatai között kell feltüntetni. Ez a szabvány szerkesztőinek szándékolt rugalmasságára utal, 1998-ban még korántsem lehetett biztos a mégoly hozzáértő szerkesztőbizottság abban, hogy az online hozzáférésű e-dokumentumok összes ismérvei számba vétettek már.

•  Dublin Core metaadat szabvány

2004 szeptemberében megjelent az e-dokumentumok ismérveihez már sokkal jobban igazodó metaadat szabvány, amely MSZ ISO 15836 Magyar Szabvány. Információ és dokumentáció. A Dublin Core metaadat elemkészlete címet viseli. A szabvány magyarítása Berke Barnabásné nevéhez fűződik. Az elektronikus dokumentumok avatott szakértője a szabvány bevezetőjében leírja annak eredetét, amely 1995-re nyúlik vissza. Akkoron könyvtárosok, elektronikus források szakértői, tartalomszolgáltatók gyűltek össze, hogy megállapodjanak egy könnyen érthető és alkalmazható forrásleíró szabályzatban, bármely tudományágra vonatkozóan. Az érdeklődés folyamatosan nőtt a Dublin Core Metaadat Kezdeményezés (The Dublin Core Metaadat Initiative) iránt és a 21. század első éveire több mint 20 nyelvre fordították le dokumentumait, amelyeket átvett a CEN/ISSS (Európai Szabványosítási Tanács/Információs Társadalom Szabványosítási Rendszere) és hivatalból foglalkozik vele a WWW Consortium és a Z39.50 szabvány. A Dublin Core-nak egyszerre vannak erősségei és gyenge pontjai. A metaadatok létrehozásának egyszerűsége csökkenti a költségeket és elősegíti az együttműködést, de nem jelent megoldást minden jelentésbeli és funkcionális követelmény kielégítésére. Ugyanakkor mindezekkel kiegészíthető és összeegyeztethető, azaz kiinduló alapként szolgál a teljesebb körű leírások elkészítéséhez. A metaadat elemek beilleszthetők a MARC formátumú rekordokba (HUNMARC, USMARC). A DC HTML-ben és XML-ben egyaránt címkézhető 15 adatelemet tartalmaz. Az elemek mindegyike szabadon választható és ismételhető, sorrendjük nem meghatározott, de az általános érthetőség céljából kötött szókészlet alkalmazása szükséges. Az elemek jelentését minősítőkkel lehet finomítani. ²

Fizikai hordozón megjelenő elektronikus dokumentumok

Könyvtárunk a fizikai hordozón megjelentetett e-dokumentumok közül nagyobb mennyiségben CD-kiadványokat gyűjt, illetve adatbázisokat fizet elő. Az adatbázisok feldolgozása (gyarapítása és címleírása) a Folyóirat osztályon történik, a könyv jellegű tartalmakat hordozó CD-ROM kiadványok a könyvgyarapítás és bibliográfiai feltárás menetét követik. (2. kép)

(Az információhordozó típusának megnevezéseit, az elektronikus dokumentumok fokozott elterjedése miatt is, revízió alá vettük, az "egyéb dokumentumok" és "egyéb" vadhajtások, reményeink szerint a közeljövőben már nem rontják a(z OPAC) képet.)

Online hozzáférésű elektronikus dokumentumok gyarapításának és feldolgozásának gyakorlati teendői

Egyetemi online hozzáférésű elektronikus dokumentumok bevitele a katalógusba

•  PhD-disszertációk

A Budapesti Corvinus Egyetem³ Doktori Iskolájával való egyezmény keretében a PhD-disszertációkat floppyn megkapja a Könyvtár. A szövegfájlok PDF-formátummá alakítva kerülnek a honlapszerkesztőhöz, aki értesíti e-mailben a címleírót. A címleíró kitölti a leírási adatlap mezőit (a cím után az [ elektronikus dok .] kifejezéssel), majd e-mailt küld a szakreferensnek, aki behívja a cím alapján a rekordot és tárgyszava(ka)t ad a disszertációnak. A tárgyszavazás befejezésekor e-mailt küld a címleírónak, hogy a rekord kész. Ez a jelzés a statisztikai számbavételhez szükséges (az online e-dokumentumok csak a feldolgozási statisztikába kerülnek be, a leltári gyarapodásba - egyelőre - nem).

Esetenként a doktori disszertációknak csak a téziseit kapjuk meg kinyomtatva, a bírálásra beadott dolgozatok teljes kéziratát pedig floppyn. A védés után a papírformátumban beérkezett disszertáció bibliográfiai rekordjához csatolt objektumként jeleníthető meg a teljes szövegű elektronikus változat. (3. kép) A cím után akkor már nem jelezzük, hogy elektronikus dokumentumról van szó, mert a bekötött (papírformátumú) disszertációnak a csatolt objektumban az elektronikus változat csak egy további példánya ⁴ .

•  Oktatók anyagai, tanulmányok, előadások elektronikus információhordozón

Oktatóink a velük való folyamatos, ez irányú kapcsolattartás eredményeként egyre teljesebben bocsátják rendelkezésünkre külföldön (tehát elsődleges gyűjtőköri területünkön kívül) publikált tanulmányaikat, vagy nemzetközi konferenciákon tartott előadásaikat elektronikus információhordozón, ill. e-kézirat formájában. (4. kép) Előfordul, hogy valamilyen szakmai anyag nem kerül nyomtatott kiadásra, ez esetben azokat is floppyn, vagy CD lemezen kapjuk meg.

Akár részdokumentumokat tartalmazó, nagyobb művek elektronikus verziói is megjelenhetnek. Az analitikát ugyanúgy feldolgozzuk, mint a papír formátumban kiadott műveknél. Az e-dokumentum analitikus tételeit a szakreferens jelöli ki és küldi vissza címleírásra. (5. kép)

•  Oktatók szakmai anyagai papírformátumban

A papírformátumban átadott tanulmányok, előadások, vegyes szakmai anyagok először digitalizálásra kerülnek és a digitalizált verzióról készül címleírás. Majd a rekord folytatja útját a tárgyszavazástól az OPAC-ba. A bibliográfiai rekordban az információhordozó www.lap lesz. Az oktatók kívánságára korlátozottan hozzáférhető szöveg kinyomtatható.
(6. kép)

Távoli elérésű elektronikus dokumentumok gyarapítása és feldolgozása

A távoli elérésű e-dokumentumok kezelésével egyelőre még csak perspektivikusan foglalkozunk. Két előfordulása feltétlenül fontos lehet könyvtárunk használói számára:

•  A nyilvánosan hozzáférhető e-folyóiratokban megjelentetett oktatói publikáció, amelyet letöltünk és megőrzéséről folyamatosan gondoskodnunk kell.

•  Szakmai anyagok (Pl. a Nemzeti Bank honlapján), olyan közlemények, amelyek korábban papírformátumban jelentek meg (szürke irodalom), de a továbbiakban már csak e-verziójuk létezik. Mivel ezek kurrens információt adó efemer anyagok, aktualitásukat vesztve törlik a honlapokról, így a bibliográfiai rekordokat az online katalógusból is törölni kell. Vagyis, az ilyen jellegű elektronikus közleményeket időleges megőrzésű (IM) dokumentumként gyarapítjuk, amelynek előfeltétele egy olyan keresőprogram, amely rendszeresen ellenőrzi a címleírási rekordhoz kapcsolt webcímeket.

Régi könyvek az online katalógusban - Digitalizált tartalmak

Épül a MOKKA-R!

2004 kora őszén adta közre a régi könyveket gyűjtő könyvtárak körében Hegyi Ádám: "A magyar Országos Közös Katalógus - Régi Nyomtatványok (MOKKA-R) adatbázis megvalósíthatósági tanulmányát", amelyben 2008-ig vázolja a projekt menetét és szakaszait. A tanulmány egyebek között, még a hardver és szoftver igény megfogalmazását is tartalmazza.

Könyvtárunk online katalógusába immár évek óta bekerülnek a régi könyvek. Az új gyarapodás nagy része hagyatékokból származik, de a tanszéki letéti könyvtárak állományából a rendszeres állományrevízió keretében, szintén kiemeljük az 1850 előtt kiadott műveket. Ezek a Muzeális Értékű Dokumentumok különgyűjteményébe kerülnek elhelyezésre. Természetesen bibliográfiai leírás az online katalógusban készül róluk, de rekatalogizáltuk azokat a régi könyveket is, amelyeket - pályázat keretében - digitalizálásra küldhettünk.

Mit digitalizáljunk - a kiválasztás szempontjai

A szakmai diskurzus egyik visszatérő kérdése, hogy vajon milyen műveket, mely állományrészeket érdemes/szükséges e költséges eljárással megőrizni-szolgáltatni? A BCE könyvtárában megkönnyítette a kiválasztást az egyetemi kutatási irányok kiszolgálása. Könyvtárunk az egyetem Elmélettörténeti Tanszékével közösen évente, november táján, a tudomány napi programokhoz kapcsolódva, kiállítást és konferenciát szokott rendezni a közgazdasági eszmetörténet nagyjainak életművéből. 2001-ben került sor arra az elmélettörténeti kiállításra és konferenciára, amelynek anyagából azt a 13 könyvet küldtük digitalizálásra az IHM 2004. évi pályázatán, amelyeket immár a könyvtár Digitális Archívumában teljes szövegű hozzáféréssel szolgáltatunk.

Hasonmás kiadás - digitalizált változat?

A digitalizálás másik visszatérő kérdése egy szűkebb, de profitorientált érdekeltségű körben szokott felmerülni arra vonatkozóan, hogy vajon a digitalizált könyv kiszoríthatja-e, vagy üzletileg hátrányosan befolyásolhatja-e a hasonmás kiadás forgalmazását? Az egyetem Aula Kiadójának tapasztalatai alapján a válasz egyértelmű nem , sőt csekély mértékben ugyan, de kimutathatóan nőtt a hagyományos megjelenésű művek forgalma is, legalábbis a 2003-ban kiadott hasonmás könyvek értékesítésében, amikor 2004-ben a teljes szövegű, digitalizált változat is megjelent, az eredeti mű rekordjához csatolt objektumként. (7. kép, ld. a következő oldalon)

Itt kétségkívül a katalógusba kívánkozik a rekatalogizált tétel és a hasonmás kiadás rekordja után, az elektronikus kiadás is! De számos eldöntendő kérdés marad még nyitva jó ideig - és több gyakorlati tapasztalat megéléséig - akár az e-dokumentumok statisztikai számbavételére, akár a távoli hozzáférésű elektronikus információhordozók gyarapítására gondolunk!

Fogadjuk tehát meg a nemzetgazdászat egyik legelső teoretikusának, iktári gróf Bethlen Domokos nak szavait A' nemzeti jól-lét egyik legfontosabb előfeltételéről:

"Egyesítsük tehát Kedves Hazánkfiai erőinket és fogjunk kezet a' jóra, a praxison épült theorián tanulva!" (I. GR. B. D.)

Jegyzetek

1. A Budapesti Közgazdaságtudományi Egyetem Központi Könyvtára. In: Könyvtári Figyelő 1999. 3. sz., p. 577-579.

2. Ld. még:  BERKE Barnabásné: A szabványosítással kapcsolatos előzetes munkálatok a NAVA projektben. In: Könyvtári Figyelő, 2003. 1.sz., p. 75-88.

3. A mégoly újszerű munkafolyamat, mint az e-dokumentumok feldolgozása is, az Egyetem névváltozásainak 3 korszakán ível át: az 1989-től  Budapesti Közgazdaságtudományi Egyetem, 2000-tól Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem, majd 2004-től Budapesti Corvinus Egyetem.

4. Online katalógusunk szerkesztői ezzel nem kívánnak egyelőre állást foglalni abban a szakmai - elvi - kérdésben, hogy az elektronikus változat csak egy további példány (mint a kötésváltozatok analógiája, miszerint a fűzött és kötött könyvek ISBN-jei megférnek egy tételben), avagy új mű (mint pl. a bibliofil, vagy hasonmás kiadás)!

*Elhangzott az MKE Bibliográfiai Szekció 2005. október 19-i rendezvényén a Budapesti Corvinus Egyetem Központi Könyvtárában

Országos Széchényi Könyvtár Észrevételek