A vita és a szakma együttgondolkodása most a nemzeti cikkrepertórium megvalósíthatóságáról folyik. E cikk szerzője annyiban érzi illetékesnek magát e nagy horderejű témában, hogy munkahelye, a Könyvtári Intézet könyvtártudományi szakkönyvtára a könyvtárosok szakirodalmi információellátásáért felelősséget vállalva már évtizedek óta készíti az országos dokumentum- és információellátás szempontjából szűk, de saját szakmai tájékozottságunk szempontjából remélhetőleg fontos szakterület szakirodalmi tájékoztatási eszközeit. Ezeket az eszközöket szeretnénk új alapra helyezni mind a tartalmukat tekintve, mind a technikai-technológiai megvalósításukat illetően. A Könyvtártudományi Szakkönyvtár ezzel tud és akar hozzájárulni az együttműködő partnerek munkájaként létrejövendő nemzeti cikkrepertóriumhoz.

Berke Barnabásné előadásából már értesülhettek az olvasók arról, hogy az Országos Széchényi Könyvtárban 2003 januárjában megvalósíthatósági tanulmány készült a nemzeti könyvtáron belül, különböző műhelyekben folyó cikkfeldolgozás egységesítésének lehetőségeiről, amelynek egyik szerzője voltam¹. Abban a tanulmányban főként a megvalósíthatóság technikai oldalát vizsgáltam, gyűjtőköri kérdésekkel csak a könyvtörténeti és könyvtártudományi cikkfeldolgozás kapcsán foglalkoztam.

Monok István főigazgató úr 2003. februári felkérése nyomán ez utóbbit részletesebben is kidolgoztam egy újabb tanulmányban.² Jelen cikk ennek a tanulmánynak a Könyvtári Figyelő számára némileg átszerkesztett és aktualizált változata. Kihagytam belőle jelenlegi adatbázisunk, a MANCI konvertálásának technikai részleteit.

Még egy magyarázattal tartozom: a következőkben olvasható tanulmány a könyv- és könyvtári kultúra szakirodalmának feltárását nem szűkíti le a szakterület cikkirodalmára, hanem egy teljes, dokumentumtípustól független szakirodalmi adatbázis körvonalait vázolja föl. A nemzeti cikkrepertórium szempontjából az adatbázisban feltárt anyagnak tehát csak egyik, bár kétségtelenül a nagyobb része jöhet szóba.

A könyv- és könyvtári kultúráról szóló szakirodalom bibliográfiai számbavétele nem új keletű tevékenysége a nemzeti könyvtárnak, különböző műhelyekben több évtizede folyik feltáró munka, amelynek eredményeként bibliográfiai szolgáltatások jöttek létre:

A könyvtártudományi dokumentáció az 1950-es évektől kezdve folyik. Az OSZK-ban 1952-ben megalakult Módszertani osztály a magyar könyvtárügy fejlesztésének támogatására 1955-ben kezdte el a külföldi szakirodalom feldolgozását a Könyvtári Tájékoztató (ma: Könyvtári Figyelő) hasábjain, majd a Könyvtártudományi és Módszertani Központ megalakulása (1959) után a feltárást a magyar szakirodalomra is kiterjesztette.

A magyar könyvtári szakirodalom szakbibliográfiájának közreadása 1962 óta folyamatos, bár a feldolgozott időszaki kiadványok típusai, a feldolgozás módszerei és termékei az idők folyamán többször változtak. 1989 óta a cikkek bibliográfiai adataiból adatbázis épül (MAgyar és Nemzetközi CIkkek = MANCI), amely visszamenőlegesen már kibővült az 1985-ös tárgyévig, a retrospektív feltárás pedig folytatódik. A szakbibliográfia nyomtatott formája A Magyar Könyvtári Szakirodalom Bibliográfiája (MAKSZAB) c. negyedévenként megjelenő bibliográfiai folyóirat.

A külföldi könyvtári cikkirodalom válogatott feldolgozásának terméke egy cédulakatalógus, majd az 1986-os tárgyévvel kezdődő adatbázis (MANCI), valamint egy referáló lap előbb önállóan, Könyvtári és Dokumentációs Szakirodalom címen, ma újra a Könyvtári Figyelő keretében Külföldi folyóirat-figyelő c. rovatként.

A Könyvtártudományi Szakkönyvtár (a továbbiakban: KSZK) könyv- és egyéb dokumentumállományának feldolgozása cédulakatalógusban, majd 1996 óta az OSZK integrált könyvtár-automatizálási rendszerében folyik. A feldolgozott magyar könyvtári tárgyú monográfiák bibliográfiai tételeit a cikkek tételeivel együtt a MAKSZAB-ban adjuk közre.

A könyvtörténet cikkirodalmának bibliográfiai feltárása jelenleg több műhelyben párhuzamosan folyik: a Régi Magyarországi Nyomtatványok Bibliográfiai Szerkesztőségében, amely 1970-ben bekapcsolódott a hágai Királyi Könyvtár és az IFLA közös gondozásában megjelenő Annual Bibliography of the History of the Printed Book and Libraries (ABHB) nemzetközi könyv- és könyvtártörténeti cikk-adatbázis munkálataiba; a KSZK-ban a könyvtártudományi szakirodalom feldolgozásának keretében; 2002-ig az MNB Időszaki Kiadványok Repertóriumában, illetve az IKER adatbázisban; valamint elkezdődött a Kárpát-medence könyvtörténeti adatbázisának építése. A magyar könyvtörténeti irodalom kurrens bibliográfiája évenként a Magyar Könyvszemle hasábjain jelenik meg.

A magyar könyv- és könyvtári kultúráról szóló szakirodalom bibliográfiai számbavételét a jövőben egységes szakirodalmi adatbázisban kívánjuk folytatni. Jelen tanulmány ennek megvalósíthatóságával foglalkozik.

A könyvtörténeti és könyvtártudományi szakirodalom feltárása a magyarországi publikációk terén, valamint a témába vágó hungarikumok, különösen a Kárpát-medencére vonatkozó irodalom számbavételében a teljességre törekszik, az egyéb külföldi szakirodalomból a magyar könyvtárügy fejlesztéséhez, a nemzetközi könyvtári trendek áttekintéséhez szükséges tételeket válogatja, illetve az egyetemes könyv- és könyvtári kultúra megismeréséhez nyújt bibliográfiai támogatást.

Az adatbázis a Kárpát-medence könyv- és könyvtári kultúrájának történetét a magyar államiság kezdetétől, 1000-től kezdődően tárja fel, a szakirodalom megjelenési helyétől, idejétől és nyelvétől függetlenül. A könyvtártörténeti bibliográfia nemzetközi együttműködésben készül a Kárpát-medence jelentős hungarikum-állományt őrző, külföldi könyvtáraival.

A kurrens magyar szakirodalom számbavétele mellett folytatódnak a már megkezdett retrospektív bibliográfiai munkálatok is. Ehhez fel kell kutatni a feltárandó forrásdokumentumokat (pl. a könyvtörténeti-könyvtártudományi szakfolyóiratok, évkönyvek és egyéb periodikus kiadványok indulásuktól kezdve, a tárgykörbe tartozó monográfiák, a tanulmánykötetek, gyűjtemények tanulmányai, a szakbibliográfiák vonatkozó tételei, monográfiák, tanulmányok bibliográfiai hivatkozásai stb.).

A retrospektív feltárás nem terjed ki azokra a külföldi dokumentumokra, amelyek nem minősülnek hungarikumnak.

A gyűjtőkör a témakör minden területét felöleli:

• könyvtártudomány, informatika
• könyvtár- és tájékoztatásügy
• könyvtárak, tájékoztatási intézmények típusai
• könyvtárépítés, berendezés, könyvtártechnika
• könyvtárvezetés, -menedzsment, -szervezés, könyvtári üzem, könyvtári személyzet
• könyvtári állomány, különgyűjtemények
• dokumentumtipológia
• feldolgozó munka
• a könyvtári állomány védelme
• olvasószolgálat,
• tájékoztató munka
• bibliográfiai és dokumentációs tevékenység
• határterületek – a könyvtártudományhoz képest: tudomány; kiadványszerkesztés; matematikai módszerek; nyelvészeti kérdések, terminológia; logika; rendszerelmélet; szociológia; oktatásügy, pedagógia; művelődésügy, közművelődés, felnőttoktatás, tömegkommunikáció; sajtó; közgyűjtemények

Ezzel az összefoglaló elnevezéssel a gyűjtőkör a következő területeket tartalmazza:

• írástörténet
• íróanyagok, a papír története
• a könyv és egyéb dokumentumtípusok (térkép, zenemű, aprónyomtatvány stb.) története
• nyomda- és nyomdászattörténet
• sajtótörténet
• könyvművészet, illusztráció, ex libris
• könyvkötés-történet
• a könyvkereskedelem és -terjesztés története
• a könyvkiadás története
• sajtótörténet
• cenzúratörténet
• olvasástörténet
• bibliofilia, könyvgyűjtés, magánkönyvtárak története
• könyvtártörténet, a könyvtárügy története
• a múlt neves könyvtárosai, bibliográfusai, újságírói

A könyvtártudományi és könyvtörténeti adatbázisban feldolgozott dokumentumtípusok:

• könyvek
• időszaki kiadványok
• elektronikus dokumentumok
• videodokumentumok
• szűk publicitású dokumentumok
• időszaki kiadványok részdokumentumai (folyóirat- és hírlapcikkek, évkönyvekben, periodikusan megjelent-megjelenő tanulmánykötetekben közölt tanulmányok, könyvismertetések);
• monografikus kiadványok részdokumentumai (gyűjteményes kötetekben megjelent tanulmányok)

A feldolgozás dokumentumbázisát elsősorban a Könyvtártudományi Szakkönyvtár, illetve az Országos Széchényi Könyvtár gyűjteménye képezi. A hungarikumok feldolgozásában azonban nem szorítkozunk a saját állományra, hanem szükség esetén olyan forrás bibliográfiai tételét is közölhetjük, amelynek nincs magyarországi lelőhelye.

A magyarországi folyóiratokban, évkönyvekben, periodikusan megjelenő tanulmány-gyűjteményekben megjelent részdokumentumokat a teljességre törekvően fel kell tárni. A feldolgozás tehát nem köthető rögzített folyóirat-jegyzékhez, hanem a szórványanyagot is be kell gyűjteni. (Jó volna, ha a szórványanyag kiválogatásához nem kellene sok-sok eredeti folyóiratot átnézni, hanem a szükséges rekordok átvehetők lennének az adott forrásdokumentumokat teljességgel feldolgozó adatbázis(ok)- ból. Ennek megvalósulásáig – a szakterület szakirodalmi adatbázisának teljessége érdekében – azonban elkerülhetetlen a párhuzamos feldolgozás. Ha a cikkek kiválogatását megkönnyítő források rendelkezésünkre állnának is, a rendszerünkbe illeszkedő tárgyi feltárás miatt nem valószínű, hogy „megúsznánk” az eredeti cikkek kézbevételét.)

A KSZK nemcsak a gyűjteményében található könyvtári lapokat dolgozza fel, hanem felveszi az OSZK-ba köteles példányként beérkezett, egyéb profilú folyóiratok idevágó cikkeit is (ezeket a KSZK másolatban megőrzi), illetve válogat az Observer sajtófigyelő szolgáltatása keretében megrendelt hírlapcikk-másolatokból.

A könyvtörténet szakirodalmának gyűjtése az OSZK és a KSZK között egyeztetve történik, az OSZK gyűjtőköri szabályzatában rögzített módon.³ Ennek alapján az idevágó irodalom teljesebben van meg az OSZK állományában, mint a KSZK-éban. Ezért a bibliográfiai feldolgozásnak támaszkodnia kell az OSZK állományára még akkor is, ha műhelye a Könyvtártudományi Szakkönyvtár (a KSZK-nak ugyanis nincs elegendő anyagi ereje gyűjtőkörének kibővítésére).

A KSZK állományának, illetve az eddig az RMNY Szerkesztősége által figyelt, mintegy 200 időszaki kiadványnak (könyvtári, helytörténeti, irodalmi folyóiratok, egyetemi, múzeumi évkönyvek stb.) a feldolgozásán túl a kurrens könyvtörténeti szakirodalom körébe tartozó szórványcikkek kiválogatását a KSZK-ban már jól bevált ügyrend szerint kell biztosítani (válogatás naponta az OSZK Periodikafeldolgozó osztályán a beérkezett köteles példányok közül). A tárgykörbe tartozó könyvanyag (monográfiák, tanulmánykötetek stb.) kiválogatását hetente egy alkalommal a köteles példányok átvizsgálásával lehet megoldani, a feldolgozásra kiválasztott kiadványokat pedig – ha a KSZK nem tudja vagy gyűjtőköri okokból nem akarja beszerezni – az OSZK állományából kell kikérni.

A határon túli könyvtörténeti irodalmat az együttműködő külföldi partnerek off-line adatszolgáltatása alapján kell felvenni az adatbázisba.

A könyvtörténeti és könyvtártudományi szakirodalom katalogizálása minden dokumentumtípus esetén a megfelelő, hatályban lévő magyar szabványok, könyvtári szabályzatok figyelembe vételével, a már meglévő és az elkészítendő új „házi” szabályzatok előírásai szerint történik.

Az új adatbázisban tárgyi feltárásra a Könyvtári és tájékoztatási tézauruszt (KTT) használjuk, mivel a könyvtörténet és a könyvtártudomány szakterületének sokkal mélyebb tartalmi osztályozására ad lehetőséget, mint az OSZK tezaurusz. A Könyvtári és tájékoztatási tézauruszban több mint 1200 deszkriptor található, az OSZK tezaurusz idevágó tematikájú deszkriptorainak száma lényegesen kevesebb (a pontos szám nehezen állapítható meg).

A KTT alkalmazásának a könyvtártudományi dokumentációban és a Könyvtártudományi Szakkönyvtár állományának feltárásában nagy hagyományai vannak. A KTT előzményét képező tárgyszójegyzéket az 1960-as években dolgozták ki és vették használatba a cikkfeldolgozásban. 1975. január 1-jétől a katalóguscélú feldolgozásban is ezt alkalmazza a Szakkönyvtár.

A könyvtörténeti szakirodalom tárgyszavazásához szükséges szakkifejezésekkel szükség esetén a KTT deszkriptorkészlete kibővítendő.

A földrajzi fogalmakat a KTT nem tartalmazza, ezeket ún. földrajzi tárgyszóként (szabad tárgyszóként) kezeljük; a történelmi földrajzi nevek használatában célszerű az OSZK tezaurusz részét képező Geotaurusz és geohistauruszt átvenni.

A KTT egyelőre nem képes időt, kort, korszakot kifejezni: e vonatkozásban tanulmányozandó és esetleg átveendő az OSZK tezaurusz gyakorlata, vagy más megoldást kell keresni.

A cikkek tartalmi feltárása válogatva további elemekkel is kiegészül:

Ezek egy részét – a megjegyzés és a címfordítás (vö. a.), b.) és e.) pont) – az adatbázisban is rögzíteni kell; a referátumok, autoreferátumok, annotációk az adatbázis alapján készített kiadványokban szerepelnek, illetve a weben szolgáltatott elektronikus verziójukat hozzá kell kapcsolni a megfelelő bibliográfiai tételekhez.

A könyvtörténeti és könyvtártudományi szakirodalmi adatbázist az OSZK NEKTÁR rendszerében a mindenkori könyvtár-automatizálási rendszerrel – jelenleg az Amicusszal – kell kiépíteni.

A témába vágó magyar könyvek 1976-tól, az OSZK által beszerzett külföldi könyvek 1987-től kezdve már szerepelnek az adatbázisban. A Könyvtártudományi Szakkönyvtár 1996 óta építi könyvkatalógusát ebben a rendszerben. Az időszaki kiadványok cikkeinek analitikus feldolgozását is itt kell végezni a jövőben.

Az Amicus megfelel a következő követelményeknek:

• Képes különböző dokumentumtípusokat, különböző bibliográfiai szinteken (monografikus, összefoglaló, analitikus) feltárni.
  (A tanulmányköteteknek a tárgykörbe tartozó részdokumentumait, a témában megjelent kiadványok ismertetéseit stb. a KSZK eddig a MANCI adatbázisban tárta fel, ezt a jövőben az integrált rendszerben kell folytatni.)
• Lehetőséget nyújt a tétel hungarikum voltának jelölésére.
• Alkalmas a közös katalogizálásra, azaz a rekordokat a különböző bibliográfiai műhelyek közösen használhatják.
  Ez azért nagyon előnyös, mert a fentebb már kifejtett gyűjtőköri megosztásból következően a KSZK akkor is képes lesz az Amicusban átvenni a könyvtörténeti-könyvtártudományi szakirodalom körébe tartozó, az OSZK által feldolgozott dokumentumok rekordjait, ha a forrásdokumentum nincs meg a saját állományában.
  A témába vágó a hungarikumok feldolgozása is a KSZK feladata. A bibliográfiai tételhez kapcsolt jelölés alapján a Hungarika Dokumentációs Osztály ezeket a tételeket további feldolgozás (pl. saját tárgyszavak hozzáfűzése) céljából átveheti saját szolgáltatásai számára.
• A tételek ún. „gyűjteményekben” is kezelhetők, ami biztosítja a könyvtörténeti-könyvtártudományi szakirodalmi adatbázis anyagának együtt-tartását; valamint a tételek leválogathatók a kurrens (nyomtatott és/vagy elektronikus) kiadványok és szolgáltatások számára.
  A Kárpát-medence könyvtörténeti bibliográfiáját a honlapról kell szolgáltatni, az Amicusból rendszeresen frissítve, biztosítva a német címfordítás alapján képzett kulcsszavak kereshetőségét is.
  Ugyancsak tervezzük az önálló, a használók által már megszokott MANCI adatbázis pótlására a könyvtártudományi bibliográfia külön egységként való megjelenítését is a honlapon.
• Az Amicus kezeli a bibliográfiai rekordok közötti kapcsolatokat:
  • a cikk adatai és a forrásul szolgáló időszaki kiadvány rekordja között;*
  • a tanulmány adatai és a forrásul szolgáló könyv rekordja között;
  • könyvismertetésnél egyrészt a cikk és az időszaki kiadvány, másrészt a cikk és az ismertetett könyv rekordja között.
    (* Ha a MARC-rekord korlátozott hossza miatt a cikkek feldolgozását nem lehet a rekordok összekapcsolásával megoldani – pl. az 1876-ban indult Magyar Könyvszemle rekordjához túl sok analitikus tételt kellene kapcsolni –, akkor minden egyes cikk bibliográfiai tételében fel kell tüntetni a forrásdokumentum címét; vagy más eljárást kell kidolgozni.)
• Az Amicusban kapcsolatot lehet létesíteni a cikk bibliográfiai adatai, referátumai és/vagy digitalizált teljes szövege között. Ennek érdekében az érintett folyóiratok, illetve cikkek különböző változatairól (nyomtatott és elektronikus) külön-külön kell elkészíteni a bibliográfiai rekordot: a cikk nyomtatott változatának leírása a nyomtatott folyóirat bibliográfiai rekordjához kapcsolódjék, az elektronikus változat leírása pedig a folyóirat elektronikus változatának rekordjához, és ez utóbbiban szerepeljen az URL vagy URN.
  A jövőben ilyen módon kell feldolgozni azok a folyóiratokat, amelyeket az OSZK vagy a Könyvtári Intézet szerverén tárolunk (Könyvtári Figyelő; Könyv, Könyvtár, Könyvtáros; valamint a Magyar Elektronikus Könyvtár Elektronikus Periodika Archívumában szereplő folyóiratok).
• Szükséges olyan, lehetőleg ISBD-alapú megjelenítő formátum, amely egyetlen egységben mutatja a kapcsolódó rekordokat (leegyszerűsítve: a cikk leírását és a forrásdokumentum címét együtt) – elsősorban az adatbázis webes keresőfelületén; ugyanez a kívánalom a találati listák nyomtatásánál, illetve fájlba mentésénél is.
• A NEKTÁR webes felületű, távoli elérésű lekérdezőrendszerén, WebOPAC-ján keresztül biztosítandók mindazok a szolgáltatások, amelyek a MANCI jelenlegi webes változatában szerepelnek (letöltés, kapcsolat a referátumok szövegével stb.)
• A tárgyi feltárásra alkalmazott Könyvtári és tájékoztatási tézaurusz deszkriptorai és a hozzájuk tartozó szinonimák (lásd utalók) már be vannak töltve az Amicusba.
  Hosszú távon megoldást kell találni a rendszerben a teljes deszkriptorcikkek kezelésére is (pl. a tárgyszavak besorolási – ún. authority – rekordjának elkészítésével). Amíg ez nem valósul meg, a KTT kezelését és további építését a RELEX kezelőrendszerben kívánjuk megoldani, és a tezauruszt a könyvtár honlapján elérhetővé tenni (az OSZK tezauruszhoz hasonlóan).
  Sajnos – legalábbis átmenetileg – le kell mondanunk arról a kényelemről, amelyet a Könyvtári és tájékoztatási tézaurusz teljes deszkriptorcikkeket tartalmazó, MikroISIS-ben létrehozott elektronikus változatának a MANCI adatbázissal összekapcsolt működése nyújt: jelenleg a használó az elektronikus tezauruszt böngészve választhatja ki a tárgyszavakat és fogalmazhatja meg a keresőkérdését, ami azonnal futtatható a MANCI-ban.
• Állományadatok jelölése
  Az Amicusban a Nemzeti Periodika Adatbázis, illetve az Időszaki Kiadványok Bibliográfiájának betöltésével megvannak, valamint az OSZK időszaki kiadványokat feltáró katalógusainak jelenleg folyó retrospektív konverziója befejeztével meglesznek az analitikusan feltárandó időszaki kiadványok rekordjai. Ezeket a KSZK-nak honosítania kell, azaz legalább raktári jelzetekkel és tárgyszavakkal kell ellátnia, hogy az analitikusan feldolgozott cikkek forrásdokumentumait szolgáltatni tudja.
  Az állományadatok közlésével kapcsolatban figyelembe veendő szempontok:
• A KSZK a magyar könyvtári témájú publikációk feldolgozásában nem rögzített folyóiratjegyzék alapján dolgozik, hanem olyan cikkeket is felvesz a MANCI-ba, amelyek forrás-folyóirata nem jár a Szakkönyvtárba. Ezeket a cikkeket másolatban a lapkivágat-gyűjteményben tárolja. Ugyancsak itt tárolja a sajtófigyelő szolgáltatásból származó hírlapcikk-másolatokat is, amelyeket erős válogatással dolgoz fel a MANCI-ban. A lapkivágat-gyűjteményben a cikkek egyedi raktári jelzetet kapnak, amelyet tartalmaz a MANCI adatbázis is. Az Amicusban tehát számolni kell azzal, hogy a raktári jelzetek nemcsak a forrásdokumentumok tételéhez, hanem a részdokumentumok leírásához is kapcsolódhatnak.
• A könyvtörténeti-könyvtártudományi szakirodalom teljes körű bibliográfiai számbavételének igénye azt vonja maga után, hogy az adatbázisban lesznek állományadat nélküli bibliográfiai tételek is. A használók figyelmét a WebOPAC-ban fel kell hívni erre a tényre, mégpedig nemcsak az általános tájékoztatás szintjén, hanem minden egyes ilyen tételnél külön-külön is. Erre meg kell találni a megfelelő mezőt a bibliográfiai rekordban.

A különböző kiadványok és szolgáltatások számára az adatbázisból kell leválogatni a bibliográfiai tételeket a hozzájuk tartozó indextételekkel együtt. Kívánatos, hogy csak az elengedhetetlen mennyiségű „kézi beavatkozásra” legyen szükség a bibliográfiai kiadványok szerkesztésénél. A minimális követelmény, hogy az egyes számokba tartozó rekordok és indextételek leválogathatók és fájlba menthetők legyenek a további feldolgozás (füzetszerkesztés, referátumok hozzáfűzése) céljából.

Szövegszerkesztőben végzendő, kiegészítő munkálatokra van szükség a referáló lapok (KF-rovat, HLISA) esetében (a referátumok hozzáfűzése a bibliográfiai tételekhez). A MAKSZAB szerkesztésekor szintén kézi beavatkozásra van szükség az olyan dokumentumtípusok bibliográfiai adatainak és mutatótételeinek beépítésekor, amelyeket a KSZK egyelőre még nem az integrált rendszerben dolgoz fel (pl. a szakdolgozatok).

Az adatbázisból kell kinyerni a következő kiadványok nyersanyagát:

• A magyar könyvtörténeti irodalom bibliográfiája (évente egyszer a Magyar Könyvszemle számára, amelyből előállítható az ABHB számára beküldendő jelentés is) – bibliográfiai tételek indextételek nélkül, szakrendi beosztással.
• A magyar könyvtári szakirodalom bibliográfiája (MAKSZAB) (nyomtatott és elektronikus folyóiratként) – bibliográfiai tételek indextételekkel; negyedéves füzetei kiegészülnek a szakdolgozatok „kézi” leírásával.
  Kívánatos, hogy a jelenlegi MAKSZAB – amely eddig is közölte válogatva a könyvtörténeti irodalmat – a jövőben teljességgel tartalmazza a könyvtörténeti szakirodalmi bibliográfiát.
• Hungarian Library and Information Science Abstracts (nyomtatott és esetleg jelszóval hozzáférhető elektronikus referáló lapként) – az évente kétszer megjelenő referáló lapba kerülő bibliográfiai tételeket a hozzájuk tartozó tárgyszavakkal együtt a további feldolgozás érdekében elegendő szövegfájlba tölteni.
• Külföldi folyóirat-figyelő (a Könyvtári Figyelő referáló rovata) – a negyedéves, mutatók nélküli rovat számára csak a bibliográfiai tételeket kell szövegfájlba áttölteni, amelyet szöveg-, illetve kiadványszerkesztő programmal kezelünk.

A retrospektív feldolgozás befejezésével az Amicusból leválogatva CD-ROM-on kiadható a Kárpát medence könyv- és könyvtártörténeti bibliográfiája, 1000-200x munkacímű szakirodalmi adatbázis (a záró évszám attól függ, hogy mikor fejezzük be a visszamenőleges feltárást).

Megfontolandó, hogy a kurrens könyvtörténeti-könyvtártudományi adatbázis anyaga rendszeresen megjelenjen-e CD-ROM-on.

A CD-ROM-kiadványok előállításához ki kell dolgozni a szükséges HUNMARC specifikációt, a termék-előállítás folyamattervét, valamint a szükséges programokat stb.

Az Amicusban építendő új adatbázisban a feltételek (licencek, szabályzatok, ügyrend, betanítás stb.) megteremtése után megindulhat a kurrens és a retrospektív feldolgozás, annak figyelembe vételével, hogy a jelenlegi adatbázisok anyagát is konvertálni kell az új rendszerbe.

A konvertálandó adatbázisok kezelőrendszere a MicroISIS. A konverziót megkönnyíti, hogy a Könyvtörténeti adatbázis is a MANCI nevű könyvtártudományi adatbázis struktúráját vette át, és a tárgyi feltárásra a Könyvtári és tájékoztatási tézauruszt használja.

A MANCI könyvtártudományi adatbázis vegyesen tartalmazza a hazai és a külföldi publikációk adatait. A magyar cikkirodalom teljes körű feltárására törekszik, a külföldi cikkeket erősen válogatja. Válogatva tartalmazza a könyvtári témájú külföldi hungarikum-cikkeket is.

A feldolgozott dokumentumtípusok: hazai folyóirat- és hírlapcikkek, gyűjteményes kötetek részdokumentumai, könyvismertetések, külföldi folyóiratcikkek.

A megindított retrospektív feldolgozás keretében A Magyar Könyvtári Szakirodalom Bibliográfiájában közölt tételek adatbázisba szervezése 1974-ig visszamenőleg történik meg, eddig állnak ugyanis rendelkezésünkre a feldolgozási adatlapok. Az adatbevitel még tart, az állományt munkafájlokban tartjuk az ellenőrzésig.

Tételszám a 2002. novemberi állapot szerint: 62 394 tétel, amelyből a MANCI adatbázisban (1985-2002) szerepel 42 464 tétel (ebből 19 132 külföldi), és egyelőre retrospektív munkafájlokban kb. 19 930 tétel.

Ha a Hungarika adatbázist is az Amicusban építik tovább, akkor a MANCI konverziójakor figyelembe kell venni, hogy a rekordokban nem nagy számban, de átfedések vannak a HUN adatbázissal, mivel a legjelentősebb hungarikum-tételeket a MANCI adatbázis is tartalmazza.

A MANCI adatbázis HUNMARC specifikációját és konverziós programját el kell készíteni. A konverziót megnehezítik az adatbázis struktúrájának, karakterkezelésének sajátosságai, illetve a katalogizálás némely sajátos (a bibliográfiai leírásra, a besorolási adatokra, a rekordkapcsolatok hiányára, a kódok alkalmazására stb. vonatkozó) szabályai. (Ezt a kérdést az eredeti tanulmány részletesen tárgyalja.)

A Kárpát-medence könyvtörténetének bibliográfiai feldolgozását jelenleg külső munkatárs végzi, a MANCI adatbázis struktúrájában, MicroISIS rendszerben. Jelenleg a Magyar Könyvszemle feltárása folyik a kezdetektől.

Az adatbázis konverziójára használható a MANCI adatbázis HUNMARC specifikációja és konvertáló programja.

A meglévő adatbázisok rekordállományának konvertálásán kívül azoknak a bibliográfiáknak, katalógusoknak az anyagát is be kell építeni az Amicusban építendő adatbázisba, amelyeknek nincs elektronikus változatuk. Ezek retrospektív konverzióját, „digitalizálását” közvetlen adatbevitellel célszerű elvégezni:

A KSZK-nak honosítania kell folyóirat-állományának az NPA-ból és az IKB-ből az Amicusba már betöltött rekordjait.

A Könyvtártudományi Szakkönyvtár az NPA és az IKB megfelelő tételeinek honosítása után az Amicusban kiegészíti folyóirat-katalógusát a két adatbázisban nem szerepelt, állományban lévő időszaki kiadványok leírásával. Ilyenek lehetnek pl. a külföldi könyvtártudományi évkönyvek, magyar könyvtárak által kiadott belső és hálózati híradók stb.

Célszerű lenne a cikkadatbázisok konverziója előtt elvégezni a szükséges javításokat az Amicus indexeiben, illetve szükség szerint egységesíteni és javítani a betöltendő adatbázisokban, ami megkönnyítené az index-tételek „egymásra találását” a konverziókor.

A könyvtártudomány szakirodalmának feltárását a Könyvtártudományi Szakkönyvtár teljes személyzete végzi:

• A könyvanyag tárgyszavazásában a raktáros kivételével mindenki részt vesz, nyelvismerete szerint (elsősorban azért, hogy a munkatársak áttekintést nyerjenek az állományról, amit a kötelező olvasószolgálati ügyeletben kamatoztatnak). A gépi katalogizálást egy fő katalogizáló és egy fő revizor végzi (utóbbi e cikk írója, az osztály vezetője, aki maga is katalogizál és más feladatokat is ellát).
• A MANCI adatbázis építésében és a bibliográfiai kiadványok szerkesztésében jelenleg 4 és fél fő vesz részt: 1 fő végzi a magyar szakirodalom válogatását, tárgyszavazását és a MAKSZAB szerkesztését, 2,5 fő végzi a külföldi cikkek válogatását, tárgyszavazását (ebből 2 fő a referáló rovat két-két számának szerkesztését, a „0,5 fő” a cikkek feldolgozásában résztvevő tájékoztató könyvtáros töredék munkaidejét jelenti), 1 fő a MANCI adatbázis építését (ez évente több mint 3000 tétel adatbevitelét jelenti) és segédszerkesztői munkálatokat végez, illetve kezeli a lapkivágat-gyűjteményt is.
• a könyvtörténeti adatbázis munkálataira 2 fővel bővül a Szakkönyvtár személyzete (egyikük a retrospektív feldolgozás idejére kerül a Szakkönyvtár kötelékébe).

A kurrens feldolgozó munka mellett ez a személyzet nem lesz elegendő a belátható időn belül elvégzendő retrokonverziós és retrospektív feldolgozó munkálatokra, ezért a célra megbízási díjkeret is szükséges.

A könyvtártudományi anyag feldolgozásához a Könyvtártudományi Szakkönyvtárban megvannak az Amicus kliensek.

A könyvtörténeti feldolgozás megindításához 2 számítógép és 2 további Amicus-kliens szükséges.

A Könyvtártudományi Szakkönyvtár katalogizálási szabályzatát ki kell egészíteni az időszaki kiadványokban megjelenő részdokumentumok feldolgozási szabályzatának módosított változatával. Ki kell dolgozni a feldolgozás ügyrendjét (az anyag válogatása, tárgyszavazása, az adatrögzítés menete stb.).

Az adatbázis anyagából készítendő termékek (elektronikus kiadványok a weben, nyomtatott bibliográfiák, CD-ROM-adatbázis) előállításának teljes folyamatát az Amicusszal nem lehet elvégeztetni. Meg kell tervezni az egyes szolgáltatásfajtákat, és meg kell fogalmazni az Amicusszal kapcsolatos igényeket (pl. rekordletöltés további kiadványszerkesztésre alkalmas szövegfájlba), valamint ki kell dolgozni a kiadvány-előállítás teljes ügymenetét.

A szabályzatok és ügyrendek elkészítésében a Szakkönyvtárnak szorosan együtt kell működnie az Informatikai Igazgatósággal.

A cikk-feldolgozást jelenleg végző munkatársaknak nagy gyakorlatuk van az adatbázis-építésben és bibliográfiakészítésben, de nincsenek ismereteik az Amicusban végzendő, HUNMARC-alapú katalogizálás terén.

Az Informatikai Igazgatóság közreműködésével a Könyvtártudományi Szakkönyvtár 7 (5 jelenlegi és 2 leendő) munkatársát kell felkészíteni a cikk-feldolgozásra.