1998 novemberében az IFLA Időszaki Kiadványok Szekció állandó bizottságának akkori elnöke, Hartmut Walravens, a németországi ISBN Ügynökség vezetője, akivel az azonosító számrendszerek területén folytatott tevékenységünk kapcsán kötöttem ismeretséget, azzal a kéréssel keresett meg, hogy vegyek részt a szekció munkájában a bizottság tagjaként. Az állandó bizottsági tagság előfeltétele, hogy a jelölt által képviselt IFLA tag az illető szekcióhoz regisztrálva legyen, valamint a jelölt megfelelő ajánlással rendelkezzen és kötelezettségvállalásáról írásban nyilatkozatot tegyen. Intézményem, az Országos Széchényi Könyvtár, a kérdéses időszakban IFLA tagként a Menedzsment és Marketing, illetve a Megőrzés és Állományvédelem szekciókban volt regisztrálva, így az intézményvezetésnek nemcsak bizottsági tagként történő jelölésemhez kellett hozzájárulnia, és ezzel együtt rendszeres részvételem biztosításához egy négyéves időszak IFLA konferenciáin, de meg kellett változtatnia szekció-regisztrációját is. Mivel az állományvédelem területén éppen akkor fejezte be bizottsági tevékenységét Kastaly Beatrix, az Időszaki Kiadványok Szekcióba való átigazolás nem okozott problémát.

Az intézmény és a párizsi ISSN Nemzetközi Központ ajánlásával a jelölés 1999 márciusára sikeresen zárult, így az 1999-2003 közötti periódusban az IFLA Időszaki Kiadványok Szekciójának állandó bizottsági tagjaként veszek részt az IFLA tevékenységében. Rögtön az első alkalommal, az 1999. évi IFLA konferencián, Bangkokban, a bizottság tagjai megbíztak a szekció információs menedzsmentjével. A 2000. évi konferenciára, Jeruzsálembe, és a 2001. évi bostoni konferenciára már az IFLA Időszaki Kiadványok Szekció állandó bizottságának információs koordinátoraként utaztam.

A széles körben ismert alaptevékenységek mellett, melyek betűszavai könyvtáros körökben elterjedtek (ALP, CLM, FAIFE, PAC, UAP, UBCIM¹) az IFLA szakmai tevékenysége a szakmai szervezetek, azaz a szekciók, kerekasztalok és vitacsoportok keretein belül zajlik. A szakmai szervezetek 8 főosztályba rendeződnek, melyek működési területei a következők:

• általános kutató könyvtárak
• szakkönyvtárak
• közkönyvtárak
• bibliográfiai számbavétel
• gyűjtemények és szolgáltatások
• menedzsment és technológia
• képzés és kutatás
• regionális tevékenység (ez a főosztály a harmadik világ régióit fogja össze Afrika – Ázsia és Óceánia – Latin-Amerika és a Karibi térség bontásban)

Minden egyes főosztályon belül, az alá tartozó szervezeti egységek tisztségviselői koordinációs testületet alkotnak, ily módon összehangolva egy-egy működési terület tevékenységét. A főosztályok alá tartozó szekciók közül az IFLA tagsága – a befizetett tagdíj ellenében – térítésmentesen regisztráltathatja magát meghatározott számú szekcióhoz, térítési díj ellenében pedig további egységekhez is. Az IFLA tagság különböző szintjein nem csupán eltérő szavazati jogok illetik meg a tagokat, de a szakmai szervezetekben történő részvételhez is különböző kedvezmények járnak. A speciális, emelt hozzájárulási díjat fizető nemzeti szakmai szövetségek akár az összes szekció munkájában részt vehetnek; a nemzeti/nemzetközi szakmai szövetségek 4 szekcióba regisztráltathatják magukat ingyenesen; a szakmai intézmények 2 szekciót jelölhetnek meg; a tiszteletbeli, társult és egyéni tagok pedig 1 szekcióhoz tartozhatnak díjmentesen.

Az IFLA szervezetéhez mintegy 1800 tag tartozik több mint 150 országból.

Az Országos Széchényi Könyvtár mint intézményi tag, a közelmúltban az Állományvédelmi Szekciót részesítette előnyben (Kastaly Beatrix, és Poprády Géza közreműködésével), továbbá képviseltette magát a Menedzsment és Marketing Szekcióban (Hegedűs Péter révén). A nemzeti könyvtár jelenlegi regisztrációja az állományvédelem szakterülete helyett egy olyan szekciót választott, az Időszaki Kiadványok Szekcióját, amelyben könyvtárunk képviseletében korábban tevékenykedett Szilvássy Judit, akit a testület – a bizottságban eltöltött időszak befejeztével – tiszteletbeli, örökös tagjai közé sorolt.

Mint az előzőekben láttuk, a szekciók tagsága az IFLA tagok regisztrációi alapján alakul ki. Az Időszaki Kiadványok Szekcióba regisztrált intézmények, könyvtáros egyesületek, szakmai szervezetek száma például 80 körül mozog, de vannak ennél sokkal népesebb tagságú, százötven-kétszáz tag érdeklődésére számot tartó szekciók is. A 37 szekció közül ismereteim szerint a legnépszerűbbek a közkönyvtári szekció, amely majd 300 regisztrációt mondhat magáénak, és a képzéssel-továbbképzéssel foglalkozó szekció kb. 250 regisztrált taggal.

Az IFLA keretein belül folyó szakmai tevékenység fő színterei a szekciók, de kevésbé formális keretek között, speciális érdeklődési területeken működnek kerekasztalok és vitacsoportok is. Ezeknek a szerveződéseknek a fenntartása korlátozott időtartamra, 4 évre szól, ezután vagy meg kell szüntetni őket, vagy be kell olvadniuk valamelyik, a tevékenységükhöz közel álló szekcióba, de akár önálló szekciót is szervezhetnek. A Gyűjtemények és szolgáltatások főosztályának keretén belül (amely alá az Időszaki Kiadványok Szekció is tartozik) például mára szekcióvá nőtte ki magát a „Tájékoztató munka” területével foglalkozó vitacsoport, amely 1997-ben szerveződött. A szekciónk védnöksége alatt működő Hírlap-kerekasztal is szeretné megőrizni függetlenségét, és önálló szekció alakítását tűzte ki célul a 2003. évi berlini IFLA konferencia idejére.

A szekciók munkájának irányítása egy állandó bizottságon keresztül történik, amely állandó bizottság 5–20 tagú lehet. Minden szavazati joggal rendelkező, tagdíját befizető IFLA tag delegálhatja jelöltjét azoknak a szekcióknak az állandó bizottságába, amelyekbe regisztráltatta magát. Azaz, megfordítva, a bizottságba történő jelöléshez egyetlen IFLA tag ajánlása elegendő – legalábbis 2001 óta, az új működési szabályzat életbe lépésével. A korábbi két ajánlás feltételének megszüntetése tükrözi a szervezet törekvését a tagság aktivizálására, az érdemi szakmai munkába való bevonására.

Az állandó bizottsági tagok megbízatása 4 évre szól, és egy következő 4 éves időszakra ugyanabba a bizottságba újra jelölhetők. Az állandó bizottságok 5–20 tagúak lehetnek. Az Időszaki Kiadványok Szekció munkáját jelenleg egy 12 tagú állandó bizottság irányítja, amely 1 ex-officio taggal (ez az ISSN Nemzetközi Központ mindenkori igazgatója) és 4 tiszteletbeli taggal, ill. tanácsadóval bővül. E számadatokból kitűnik, hogy a szekció állandó bizottsága nincs teljesen feltöltve, nyitva áll a feladatokat vállaló (ön)jelöltek előtt.

A bizottságok tagjaik közül tisztségviselőket és funkcionáriusokat választanak. Az elnök és a titkár a szervező, irányító és adminisztrációs kötelezettségeken kívül magára vállalhat olyan kiegészítő funkciókat is, mint a pénztárosé, az információs koordinátoré, vagy a szekció hírlevélének szerkesztőjéé – de e feladatok ellátására külön felelősöket is ki lehet jelölni. 2001-ben az állandó bizottságok tisztségviselőit a rotációs rendszernek megfelelően újra kellett választani.

A Gyűjtemények és szolgáltatások főosztályának keretei között működő Időszaki Kiadványok Szekcióban a választás eredményeként az eddigi elnök, Hartmut Walravens (Staatsbibliothek zu Berlin) titkári feladatokkal folytatja tevékenységét, az új elnök pedig Marjorie Bloss (Endeavor Information Systems, Des Plaines, Illinois, USA) lett. Az információs koordinátori teendők ellátására továbbra is én kaptam megbízást. Szekciónk esetében ez a feladat magába foglal mindenfajta promóciós tevékenységet, az IFLANET rólunk szóló weboldalainak gondozásától kezdve (lásd: http://www.ifla.org/VII/s16/) , a hírlevelünk szerkesztésén, sokszorosításán, a regisztrált tagok és a további érdeklődők számára történő szétküldésén, valamint az IFLANETEN való elérhetővé tételén keresztül, a szekció különféle nyelvű brosúráinak aktualizálásáig és előállításáig.

A szekciók működése az IFLA szakmai tevékenységének alapja. E tevékenységhez a szervezet irányelveket dolgozott ki, melyek mentén az egyes szakmai egységek kialakíthatják távlati célkitűzéseiket és rövid-, illetve középtávú programjaikat. A rövidtávú, stratégiai terveket a szekciók állandó bizottságai kétévenként megújítják, az aktuális feladatokhoz, programokhoz igazítják, megfeleltetve azokat az IFLA szakmai prioritásainak, amelyeket 11 irányelvben foglaltak össze. Ezek a következők:

• a könyvtárak társadalomban betöltött szerepének támogatása;
• az információáramlás szabadságának védelme;
• az információhoz való korlátlan hozzáférés biztosítása;
• az írni-olvasni tudás, az olvasás és a folyamatos továbbképzés támogatása;
• közreműködés a szerzői tulajdonjogok és a felhasználói szükségletek egyensúlyban tartásában;
• együttműködés elősegítése az információforrások megosztásában;
• felelősségvállalás az intellektuális örökség megőrzésében;
• részvétel a könyvtáros szakemberek képzésében;
• szabványok, útmutatók kidolgozásának támogatása és követendő gyakorlati megvalósítások terjesztése;
• közreműködés a könyvtáros egyesületek infrastruktúrájának fejlesztésében;
• a könyvtáros társadalom képviselete piaci viszonyok közt.

Az IFLA végrehajtó és szakmai irányító testületei (tehát a szekciók állandó bizottságai is) a konferenciák alkalmával legalább kétszer, az előadás-programok megkezdése előtt, valamint azok befejezése után üléseznek. 2001-ben a bizottsági ülések egyik fő témája a 2002–2003. évekre szóló stratégiai tervek egyeztetése volt. Így történt ez az Időszaki Kiadványok Szekcióban is.

A legnagyobb érdeklődés az utóbbi években a szabványosítási tevékenységet kísérte, amit a szekció tervei is tükröznek. Több nemzetközi könyvtárügyi szabvány felülvizsgálatában, kidolgozásában vettek és vesznek részt az állandó bizottság tagjai, részben véleményezési és szavazati joggal, de az egyes munkacsoportok tagjaként is. Az érintett szabályrendszerek: az ISBD(CR), az AACR2, az ISSN kézikönyv és az UNIMARC Állományadatok Csereformátuma.

Az útmutatók kidolgozása terén egy korábbi tevékenység folytatását tűzte ki célul a szekció. Egy régebbi projekt eredményeképpen jelent meg Szilvássy Judit, a testület korábbi magyar tagjának munkája, a Basic Serial Management Handbook^{2 (Az időszaki kiadványok kezelésének alapjai}) című kézikönyv, és nem sokkal utána spanyol fordításban is napvilágot látott, 1998-ban. A könyv orosz nyelvű változata nyomdakész, és a szekció elnöke keresi a kiadás lehetőségeit. A nyelvi kiadással egyidőben az orosz felhasználók számára a kézikönyvet ismertető rendezvényt is szeretnénk szervezni, melyek helyszíne lehet Moszkva, de a program megvalósítható a 2003. évi berlini IFLA konferencia egyik kapcsolódó rendezvényeként is – a helyszín és az időpont meghatározása további egyeztetést kíván. A francia változat nem egyszerű fordításként készül majd el, hanem adaptációként, továbbá a szekció tervbe vette az útmutató teljes revideálását a megújult nemzetközi leírási szabványok figyelembe vételével. A felújított, második kiadás igényét szem előtt tartva, néhány önként vállalkozó bizottsági tag közreműködésével megkezdődött az aktualizálásra szoruló fejezetek és részletek feltérképezése. (Időközben folynak a magyar nyelvű fordítás munkálatai is a Könyvtári Intézet megbízásából.)

A követendő könyvtári gyakorlatok megismertetése és népszerűsítése terén a szekció tervezi az időszaki kiadványok kezelésével kapcsolatos, interneten elérhető források feltérképezését és közzétételét az IFLANET webterületén.

Az információhoz való hozzáférés célkitűzéséhez a Központi Katalógusok Adattárával (Directory of Union Catalogues) járultunk hozzá, melyet az IFLA egyetemes hozzáférési programjával (UAP) közös vállalkozásban hoztunk létre. A kezdeményezés eredményeképpen egy sor nemzet központi katalógusának jellemzői és elérési adatai kereshetők az IFLANET-en keresztül elérhető adatbázisban (lásd: http://www.ifla.org/VI/2/duc/index.htm). A tervek szerint az adattartalom kibővítésén, frissítésén és a keresőfelület megújításán, korszerűsítésén a szekció folyamatosan dolgozik.

A szekció tervének részét képezi az egyéb szakmai csoportokkal való kapcsolattartás is. A szekció felveszi a kapcsolatot a világ különböző részein működő periodika-körökkel és kiadói egyesülésekkel, és fórumain, például hírlevelében, alkalmat ad ezek bemutatkozására.

A szekció stratégiai tervének vitáját a bizottsági ülés jegyzőkönyve részletesen tartalmazza, és nyomon követhető a szekció 2001. novemberi hírlevelében is (lásd: http://www.ifla.org/VII/s16/pubs/no40.pdf  ). A véglegesített és az IFLA koordinációs és szakmai testületei által jóváhagyott változat a következő hírlevélben jelenik majd meg, de a szekció weboldalán már nyilvánosságot kapott (lásd: http://www.ifla.org/VII/s16/annual/sp16.htm.

A szekciók a stratégiai tervekben előirányzott célok megvalósításán kívül az IFLA konferenciák programjához is hozzájárulnak: a konferenciák alkalmára szervezett nyílt programok, műhelyrendezvények és poszterbemutatók töltik meg szakmai tartalommal a mindenkori rendezvényt.

A legutóbbi, bostoni konferencián az Időszaki Kiadványok Szekció három előadót hívott meg programjára, melynek „A bibliográfiától a tartalomig egy egérkattintással” címet adta. Az elektronikus időszaki kiadványok témakörét az előadók ezúttal a hozzáférés szemszögéből járták körül. A kiadói nézőpontot két, tartalomszolgáltatással foglalkozó előadó képviselte: Karen Hunter (Elsevier US) a CrossRef projekt terveit és első tapasztalatait ismertette; Knut Dorn (Harrasowitz) pedig a kiadó egyéni felhasználókra szabott megoldásait ajánlotta a könyvtáraknak az aggregátor-jellegű, előrecsomagolt tartalomszolgáltatással szemben. Végül a könyvtáros és a könyvtárat felkereső kutató nézőpontját elemezte a berlini Max-Planck Intézet igazgatója, Diann Rusch-Feja egy 1999-ben végzett, az elektronikus folyóiratok használatát és fogadtatását elemző közvélemény-kutatás alapján.

Az előadásokról részletesebb beszámoló olvasható a szekció 2001. novemberi hírlevelében (lásd: http://www.ifla.org/VII/s16/pubs/no40.pdf ).

A következő, glasgow-i IFLA konferenciára egy műhelyrendezvénnyel készül a szekció. A tervek szerint a Katalogizáló Szekcióval közösen valósítjuk meg programunkat „Új megvilágításban az időszaki kiadványok: az ISBD(S)-től az ISBD(CR)-ig” („Seeing Serials in a New Light: from ISBD(S) to ISBD(CR)”) címmel. A katalogizálási szabályzatok revíziós és harmonizációs munkálatairól korábban (1999-ben) Bangkokban nagy sikerrel szervezett a két szekció közös programot „Fejlődésben az időszaki kiadványok: programok, szabványok, azonosítás” („Serials in Evolution: Programmes, Standards and Identification”) címmel. Az azóta eltelt időszak fejleményeit bemutatva, a szervezendő program aktualitását az ISBD(S) revíziójának lezárulása, az ISBD(CR) tervezett megjelenése adja. Az előadók a revíziós munkacsoport tagjai, akik beavatják a hallgatóságot az új szabvány koncepciójának kialakulásába, szerkesztésének titkaiba és kulcskérdéseibe.

Az első IFLA konferenciát 1928-ban rendezték Rómában, és azóta – a háborús évek okozta kényszerszünetet leszámítva – minden évben találkoznak a szakma képviselői. A szervezet nemzetközi jellegéből adódóan, megfelelő egyensúlyra törekedve, a találkozók a világ egymástól távol eső pontjain zajlottak/zajlanak. A 38. alkalommal, 1972-ben éppen Budapest volt a rendezvény házigazdája. A konferenciák történetében azonban a 2001. évi bostoni, 67. IFLA konferencia minden eddigi statisztikát túlszárnyalt.

Bostonban több mint 5300 résztvevő látogatta meg a rendezvényt 150 országból (összehasonlításképpen: minden eddigi IFLA konferenciánál 2000-rel több volt a résztvevők száma). Csaknem 1300-an első alkalommal vettek részt IFLA konferencián. A hazai küldöttek száma Bostonban meghaladta az 1300-at. Kínából 166-an érkeztek, Oroszország 145, Nagy-Britannia 132, Franciaország 115, Kanada 108 résztvevőt delegált. 150-en köszönhették részvételüket valamilyen támogató szervezetnek/pályázatnak. Magyarországról 4 szakember vett részt: az Informatikai és Könyvtári Szövetség[GL1], az Országgyűlési Könyvtár és az Országos Széchényi Könyvtár (2) képviseletében.

A rendezvény 261 ülésnek és programnak adott helyet, 60 poszterbemutatót és 27 műhelytalálkozót szerveztek. A konferenciával párhuzamosan rendezett kiállításon 171 kiállító mutatkozott be. A konferencia idején megjelenő IFLA Express hírlevélből naponta 3000 példányt nyomtattak (2000 angol, 500 francia és 500 orosz nyelvű változatot).

A következő évek IFLA konferenciáinak helyszínei:

2002.     Glasgow, Nagy Britannia

2003.     Berlin, Németország

2004.     Buenos Aires, Argentína

2005.     Oslo, Norvégia

2006.     Szöul, Koreai Köztársaság

E helyszínek közül érdemes számon tartani Berlint, mint térben és időben is közeli célt. E tömörre fogott ismertetésem remélhetőleg hozzásegíti az érdeklődőket az eligazodáshoz a könyvtári szövetségek és intézmények nemzetközi szervezetének világában.