41. évfolyam, 1995. 3. szám

Archívum

Állománybecslés magyar felsőoktatási könyvtárakban

Conspectus típusú állománybecslés végrehajtásának lehetősége

Dömötör Lajosné

A könyvtári állománybecslés igénye

A könyvtári állománybecslés iránti igény a felsőoktatási könyvtárakban a Tankönyv és Felsőoktatási Könyvtárak (TFK) Program egészén végighúzódik. Ivor Kemp 1992-es tanulmányában megjegyezte, hogy a meglévő állományok minőségét nem könnyű megállapítani. Ő az állományok értékét az olvasói igények oldaláról közelítette meg .
Czigány Magda 1994-es zárójelentésében (A Művelődési és Közoktatási Minisztérium megbízásából készült jelentések, melyek megtalálhatók az MKM könyvtári osztályán), melyet a TFKF Program könyvtári alprogramja 2.1 moduljának meghívott külső szakértőjeként készített, a Conspectus állományértékelési módszer hazai adaptálását javasolta. Hannelore Rader, a 2.1 modul másik külföldi szakértője jelentésében ugyancsak ajánlotta a felsőoktatási könyvtárak értékének rendszeres mérését és a Conspectus alkalmazását, mint a kooperatív állományfejlesztés eszközét. James G. Neal összefoglaló jelentése, amelyet a különböző területek szakértőinek munkái alapján készített, szintén azt javasolta, hogy a könyvtári állományokról készüljön országos áttekintés, s ez segítse az összehangolt állományfejlesztést. Ezekkel a javaslatokkal Julian Rea és Tim Horsler tanácsadók is egyetértettek, akik az állományértékeléssel foglalkozó 2.4 modult úgy értékelték, hogy az segítséget jelentene a költséghatékony beszerzéshez és a megegyezésen alapuló országos állományfejlesztési terv kidolgozásához.
A külföldi szakértők javaslatain kívül az is indokolja sikerrel kecsegtető állománybecslési módszer iránti igény jelenlétét, hogy a statisztikák és a különböző felmérések adatai között - bizonyára értelmezési eltérések, a statisztikai fegyelem hiánya és egyéb következetlenségek miatt - rendre jelentős különbségek mutatkoznak. Ezt bizonyítják a Művelődési és Közoktatási Minisztérium által kiadott Statisztikai tájékoztató. Közgyűjtemények. Kiadói tevékenység című, 1978 és 1993 között megjelent kiadványainak táblázatai, melyek adatai nincsenek összhangban sem a felsőoktatási könyvtárak általános helyzetéről 1992-ben készült kérdőíves felmérés eredményeivel, sem pedig az állománygyarapításról 1994-ben készült felmérés mérőszámaival.
A TFK Program Könyvtári Alprogramján belül a 2.4-es modul feladata volt a különböző nemzetközi állománybecslési módszerek tanulmányozása és javaslattétel ilyen módszer hazai viszonyokra történő adaptálására.
Az 1995. március 6-7-én kilenc felkért hazai szakértő részvételével lezajlott műhelymunkán és konzultáción, majd az április 6-iki műhelymunkán Czigány Magda előadásai, a szakirodalom tanulmányozása és egymás tapasztalatainak megismerése, megvitatása után, a résztvevőkben az a meggyőződés alakult ki, hogy feltétlenül szükséges a felsőoktatási könyvtárakban összehangolt, azonos módszer szerint végrehajtandó állománybecslés elvégzése, mert:

• minden könyvtár vezetőjének elsőrendű kötelessége az állomány mély ismerete;
• a könyvtári állomány értékének ismeretét megköveteli az intézményi akkreditáció és a Ph. D. programok bevezetése;
• az összehangolt állományfejlesztés eszköze lehet;
• a remélt világbanki hitelből történő intézményi részesülés feltétele lehet.

Ugyanezt erősítették meg az április 7-én, a Művelődési és Közoktatási Minisztériumban lezajlott szélesebb körű szeminárium résztvevői is.

Lehetséges módszer: a Conspectus

Milyen legyen a bevezetendő állománybecslési módszer? Van-e olyan a világon, amelyet átvehetünk, vagy a hazai viszonyokra alakítva alkalmazhatunk?
A 2.4-es modul szakértői Szentirmai László előadásaiból és tanulmányaiból megismerték a 100 éves múltra visszatekintő német állományépítési és gazdálkodási modelleket. Ezek közül is elsősorban a bajor modellt alapulvéve határozták meg 1991/92-ben a volt NDK egyetemi könyvtárainak állományfejlesztési követelményeit. Ez a modell tudományterületenként, dokumentumtípusonként és időbeli mélységben is meghatározza az egyetemi könyvtárak kívánatos állományát. A német modell optimálisnak tekinthető ajánlásait célszerű figyelembe venni a magyar egyetemi könyvtárak állományának fejlesztésekor.
A szakértők Czigány Magda előadásai és a szakirodalom alapján megismerték, majd külön is tanulmányozták a korábbi szakértői munkákban már javasolt Conspectust is.
A Conspectust mint állománybecslési módszert az USA-ban a 70-es évektől kezdve fejlesztette a Research Libraries Group (RLG). Ezt 1983-ban átvette az Association of Research Libraries, és számos kísérleti program és vizsgálat után az USA-ban és Kanadában széles körben alkalmazták, mint a National Collection Inventory Project (NCIP) részét. Conspectus módszerrel történő állományértékelés most is folyik, s az RLG Conspectus verzió mellett - amely a Library of Congress szakrendszerét használja - létezik a Dewey szakrenden alapuló WLN Conspectus változat is. Mindkét változat gazdagítja a könyvtári állományok értékét és a gyarapítási trendeket számbavevő nemzeti adatbázist.
A Conspectust, kanadai és ausztráliai alkalmazása mellett Európában is több országban bevezették. Angliában 1985-ben átvették a British Library könyvtárai, majd 1986/87-ben 11 skóciai könyvtár, köztük 8 egyetemi könyvtár. Hollandiában 40 könyvtár részvételével nemzeti Conspectus program létezik. Svéd, francia spanyol könyvtárak ugyancsak tervezik a Conspectus bevezetését. Németországban, Svájcban és Ausztriában szintén erős az érdeklődés a módszer iránt.
A Conspectus alkalmazásának nemzetközi fóruma, a LIBER keretében létrejött Conspectus Group.
A különböző országokban történt alkalmazással kapcsolatban szükséges hangsúlyozni, hogy a Conspectust mindenhol a nemzeti igényeknek megfelelően átalakították.
A Conspectus módszernek sok előnye van, érdemes ezek közül hármat összefoglalóan kiemelni.

Állománybecslési módszerként

• megmutatja az állomány erős és gyenge pontjait;
• jó alapot szolgáltat az állományfejlesztéshez; .
• segíti a speciális gyűjtemények feltérképezését helyi, regionális és országos szinten;
• segíti a tájékoztató szolgáltatásokat azzal, hogy a kutatókat a legjobb forrásokhoz irányítja;
• segíti a könyvtárközi kölcsönzést és a dokumentumszolgáltatást.

Állományfejlesztési módszerként

• eszközt biztosít a kurrens gyűjtés értékeléséhez;
• felhasználható az állományfejlesztés profiljának részletes megrajzolásához;
• az egyetemi könyvtárak esetében keretül szolgál az egyetemi oktatás szükségleteinek megfelelő állományfejlesztési irányelvek elkészítéséhez.

Az együttműködésen alapuló állományszervezés eszközeként

• a helyi, regionális és nemzeti szintű állománygyarapítás összehangolását szolgálja;
• keretet biztosít az osztott katalogizálással kapcsolatos megállapodásokhoz;
• segíti az összehangolt megőrzést, megóvást és a selejtezést;
• segíti az összehangolt állományszervezés pénzügyi forrásainak hatékonyabb kihasználását;
• regisztrálja az egyes könyvtári állományok erősségében és a gyűjtés intenzitásában beállott változásokat, s ezzel az országos dokumentumállományról szóló információkat naprakészen tartja.

A Conpectus munkalapok

Az értékelés folyamata és az értékelés eredményeinek rögzítése munkalapok segítségével történik. A munkalapok a következő elemeket foglalják magukban:

• A szakterületek meghatározását az RLG Conspectus a Kongresszusi Könyvtár 24 főosztályt tartalmazó szakrendszerének segítségével végzi. Azok a könyvtárak, amelyek az Egyesült Államokon kívül a Conspectust használják, szükségesnek tartották a szakrendszer átalakítását a saját szükségleteik szerint. De még az USA-ban is vannak olyan könyvtárak, melyek "lefordították" a Conspectus főosztályait a Dewey féle tizedes osztályozás rendszerére, amelyen szintén 24 főosztállyal a WLN Conspectus alapul. A Dewey alapú Conspectus világszerte használt, pl. az ausztrál könyvtárak is ezt használják. A főosztályok 400-600 osztályra osztódnak, s ezek alá 6000-7000 deszkriptor tartozik. A nagyon részletes szakozást használva a Conspectus a könyvtári állomány bizonyos területének igen mély elemzését teszi lehetővé. Az általános gyakorlatban azonban az osztályok szerinti értékelést alkalmazzák inkább. A deszkriptorok szerinti értékelést akkor használják, ha összehasonlító állományértékelés történik egyes szakterületeken. A Conspectus előnye abban áll, hogy az alkalmazás megkezdése előtt a könyvtárak megállapodhatnak a mérés szempontjaiban.
• Az állományszintek megállapításakor az RLG Conspectus első változata csak a meglévő állomány erősségét (Existing Collection Strenght=ECS ) és a kurrens gyarapítás intenzitását (Current Collecting Intensity=CCI) mérte. A használat során a könyvtárak hozzáadtak egy harmadik kategóriát is, ez pedig a tervezett gyűjtési intenztás (Desired Collecting Intensity= DCI), amely a szerzeményezési politika fejlesztését vetíti előre. Míg a két első kategória a jelenlegi helyzetet tükrözi, addig a DCI inkább az elérendő célt fejezi ki.

Az állomány szintjét 0-tól 5-ig terjedő számkódokkal lehet kifejezni. Az értékelést végző bibliográfusoknak témánként meg kell határozniuk a meglévő állomány erősségét (mélységét és kiterjedését) és a szerzeményezés intenzitását. Az állomány erősségének és a szerzeményezés intenzitásának szintjét egységes kódok segítségével határozzák meg. A Conspectus hat szintet különböztet meg:
0 = a könyvtárnak nincsen állománya ebben a témában.
1 = minimum szint, csak néhány alapvető mű található a téma irodalmából.
2 = alapvető információs szint, a téma általános tartalmú műveinek gyűjteménye, amelyek a téma meghatározására, bemutatására szorítkoznak, és jelzik a máshol elérhető információkat. Egyetemi tanulmányokhoz vagy önálló kutatáshoz nem elegendő az állomány.
3 = oktatási szint, az állomány megfelel az egyetemi és a posztgraduális oktatás, valamint az önálló kutatás igényeinek. Tartalmazza a téma alapvető monográfiáit, a legfontosabb írók munkáinak teljes gyűjteményét, válogatásokat a másodrangú írók munkáiból, a legjelentősebb folyóiratokat, referensz műveket és az alapvető bibliográfiákat.
4 = kutatási szint, az állomány disszertációk és önálló kutatásokhoz szolgál forrásul, tartalmaz minden fontos referensz művet, a monográfiák széles körét, a téma minden jelentős folyóiratát, indexeit és referáló szolgáltatásait. Végül, idegen nyelvű és régi anyagokat is.
5 = átfogó szint, az adott téma teljességre törekvő gyűjtése, minden jelentős munka, minden elérhető nyelven.
Az egyetemi könyvtárak szempontjából a legfontosabb szintek a 3-as és a 4-es: A 3-as az ún. "magállományt" jelenti, amely az oktatást szolgálja, a 4-es pedig a Ph. D. programok és a tudományos kutatások hátteréül szolgáló, válogatott gyűjteményt.

• A felsorolt szintekhez kapcsolódik a nyelvi megfeleltetés: a Conspectus 4 nyelvi kóddal írja le az angol és az idegen nyelvű állományok arányát. Ezek a kódok a következők:
  E = az angol anyag túlsúlyban van,
  F = az angol mellett válogatott idegen nyelvű anyag is van,
  W = minden elérhető nyelven megjelent anyag széleskörű választéka megtalálható,
  Y = főleg idegen nyelven megjelent anyag található az állományban
• A megjegyzések bármilyen hasznos, kiegészítő információt tartalmazhatnak. Az RLG Conspectus háromféle megjegyzést különböztet meg: az állományra és a gyűjtési szabályzatra vonatkozó, a különleges dokumentumtípusokra és az állományvédelemre vonatkozó megjegyzéseket.

Az állomány becslésének módszere: mérés és értékelés

A munkalapon feltüntetendő, megfelelő kód kiválasztását minden könyvtárban olyan szakreferensnek, bibliográfusnak kell elvégezni, akinek megvan a megfelelő ismerete az állományról, ismeri a könyvtár iránti helyi igényeket és ismeri a Conspectus alkalmazásával kapcsolatos megállapodásokat. A Conspectus kézikönyvek és a szakirodalom elegendő támpontot nyújt az állománybecsléshez. Ez kétféle módszerrel történhet: számszerű mérések és minőségi értékelés segítségével.

• A számszerű mérés történhet
  - a kötetek számának megállapításával;
  - a szerzeményezési statisztikák vizsgálatával;
  - a könyvtárközi kölcsönzések számának vizsgálatával;
  - az állomány összehasonlításával szakbibliográfiák, kiadói listák, katalógusok segítségével, mely során megállapítható, hogy a felsorolt címek közül hány van meg az állományban.

Ezeknek a méréseknek az eredménye hozzásegít a kód helyes megválasztásához. Különösen az utolsóként említett módszer hasznos, amely széles körben használatos a Conspectust alkalmazó könyvtárakban. A számszerű mérést sikeresen egészíti ki a minőségi értékelés.
Kiegészitő útmutatók majdnem mindegyik Conspectus osztályhoz készültek, ezek felsorolják a legfontosabb bibliográfiákat, a referensz műveket és a szakterület egyéb fontos információs eszközeit, annak feltűntetésével, hogy mennyi legyen meg ezekből a különböző szintű könyvtári állományokban.

• A minőségi értékelést szintén a szakreferensnek kell végeznie, de nem nélkülözheti az oktató és kutató személyzet véleményét sem, annak érdekében, hogy kiegyensúlyozott, helytálló ítélet jöjjön létre. Az Association of Research Libraries hasznos segédeszközként összeállította az állománybecsléshez szükséges, legfontosabb kritériumokat. Hitelesítési tanulmányok is készülhetnek, melyek összevetik az állományt bibliográfiákkal, és visszamenőleg értékelik a becslést végző szakreferens kódokban kifejeződő értékelésének helyességét.

Az állományfejlesztési terv megalkotása

A Conspectust az állományfejlesztési terv kidolgozására is fel lehet használni . A CCI vizsgálata és az oktató és kutató személyzettel való konzultáció után lehetséges a tervezett, a kívánt gyűjtési intenzitás (DCI) meghatározása.

Online Conspectus adatbázis

A Conspectust kifejezetten nemzeti adatbázisnak szánták, amely online módon hozzáférhető a könyvtárosok és a kutatók számára, hogy megtalálják az igényelt szakirodalmat tartalmazó könyvtári gyűjteményeket. Az adatbázis részletes leírása megtalálható az NCIP kézikönyvben és a WLN szolgáltatások prospektusában. Meg kell jegyezni, hogy a Conspectus adatbázis a földrajzilag nagy kiterjedésű területen hasznos, ahol sok és szétszórtan elhelyezkedő könyvtári állomány található. A Conspectus adatbázis az integrált könyvtári rendszerek és a retrospektív katalóguskonverzió általánossá válása előtt jött létre, s most, bizonyos hardver feltételek miatt, használata korlátozott.

Segédeszközök

A Conspectus módszer alkalmazásához rendelkezésre álló dokumentumok: az NCIP kézikönyv, munkalapok, kiegészítő útmutatók és ún. hitelesítési tanulmányok. .

• Az NCIP kézikönyv leírja a módszer kialakulásának történetét, ajánlást ad a bevezetéshez szükséges előzetes tanulmányokról, a tervezésről és a szükséges oktatásról. Részletesen elemzi az állományértékelés különböző vetületeit, magyarázza az értékelés, az adatlapok kitöltésének folyamatát. Pénzügyi részletekkel együtt leírja a Conspectus alkalmazásának online módszerét a keresés lehetőségeivel együtt. A Conspectus megismeréséhez, alkalmazásához nélkülözhetetlen kézikönyv - függelékek nélküli szövegének nyersfordítása magyar nyelven rendelkezésre áll, ezt használták a 2.4-es modul magyar szakértői a Conspectus tanulmányozásához.
• A Conspectus munkalapok teljes gyűjteménye - Czigány Magda jóvoltából megtalálható Magyarországon.
• A kiegészítő útmutatók több témában készült segédeszközök, amelyek arra szolgálnak, hogy az értékelést végzők a különböző könyvtárakban egységesen becsüljék fel a témához tartozó állományt. Áttekintést adnak a téma irodalmáról, javaslatot tesznek bibliográfiák, indexek, jegyzékek alkalmazására. Néhány témában ilyen kiegészítő útmutatók is hozzáférhetők itthon.
• A hitelesítési tanulmányok egy-egy szűkebb szakterületről készült, összehasonlító állományértékelések, a résztvevő könyvtárak munkájának tesztelése céljából. A téma irodalmából tudományos módszerrel és statisztikailag is megalapozott lista készül, mely elősegíti a különböző könyvtárak egységes értékelő munkáját, és összehasonlító adatokat is tartalmaz.

Conspectus típusú vizsgálat lehetősége Magyarországon

A felsőoktatási könyvtárfejlesztési program 2.4-es moduljának szakértői, Czigány Magda vezetésével megvizsgálták egy Conspectus típusú állománybecslés lehetőségét, ami a magyar felsőoktatási könyvtárakban mehetne végbe, de amihez természetesen csatlakozhatnának az országos tudományos szakkönyvtárak is. A Conspectus hazai alkalmazásával foglalkozó műhelymunkákon és szemináriumon kifejtett véleményeket Czigány Magda összegezte és saját javaslataival, véleményével együtt zárójelentésében leírta.

Hazai Conspectus típusú vizsgálat céljai és előnyei

Megvalósulna a meglevő állományok értékelése, amely
- meghatározná azokat a hiányokat, amelyek különösen a külföldi szakirodalom beszerzésében 1950 és 1990 között keletkeztek;
- jegyzékeket biztosítana a retrospektív beszerzéshez;
- egységes eszközt nyújtana az összehasonlító állományértékeléshez, ami az összehangolt állományfejlesztés alapja lehetne;
- az összehangolt állománygyarapítás forrásainak felhasználását hatékonnyá tehetné.

A vizsgálat megbecsülné a jelenlegi gyűjtési szintet, s ezzel
- megvilágítaná az állománygyarapítás részletes problémáit az utóbbi 2-3 évben;
- feltárná a túlfejlesztett és az elhanyagolt területeket;
- felfedné a felesleges átfedéseket és együttműködésre ösztönözne.

A vizsgálat az állományfejlesztési irányelvek kialakításának eszköze lehetne,
- az oktató és kutató személyzettel együttműködve világossá tenné az intézményi gyarapítási igényt;
- növelné az intézményi tudatosságot és az anyagi támogatást;
- elősegítené a könyvtári források összehangolását az intézményen belül;
- az állományfejlesztési irányelvek meghatároznák a retrospektív gyűjtési szükségletet, az állományvédelmet és a selejtezést;
- ösztönözné az együttműködést más könyvtárakkal és a költséghatékony beszerzést.

S végül az országos együttműködést is elősegítené, mert
- világos képet nyújtana a könyvtári állományok erős és gyenge pontjairól és a jelenlegi és a tervezett gyarapítási tevékenységről;
- a lehetséges külső támogatásokat a megfelelő könyvtárakhoz irányíthatná;
- elősegítené a források hatékony felhasználását.
Következtetésképpen a létező állományok és a szerzeményezési gyakorlat, valamint az együttműködésen alapuló állományfejlesztés felmérése feltétlenül szükséges a magyar könyvtárakban éppen most, azért, hogy képesek legyenek biztosítani az oktatáshoz és a kutatáshoz szükséges információs infrastruktúrát a 2000-ik évig és tovább.
A vizsgálat történhetne a Conspectus alapján, amely megfelelő keretet nyújtana az állománybecsléshez és fejlesztéshez, mert

• egyesíti a számszerű mérést és a minőségi értékelést,
• az egységes kódok alkalmazása miatt egységes módszert jelent,
• alapul szolgálhat az állományfejlesztési irányelvek elkészítéséhez,
• a követelmények ismeretében helyi, regionális és országos együttműködések alakíthatók ki.

A szakterületek meghatározása a magyar Conspectus típusú vizsgálathoz (szakozás)

Az RLG Conspectus főosztályai, osztályai és deszkriptorai a Kongresszusi Könyvtár szakrendszerén alapulnak. Ezt itthon nem használják, hanem a könyvtárak nagy része az ETO-t használja.
Az orvosi könyvtárak az NLM osztályozási rendszerét honosították meg, és vannak olyan könyvtárak is, amelyek házi szakrendszert alkalmaznak. A WLN Conspectus a Dewey szakrendszeren alapul, tehát ennek átvétele ajánlott a magyar könyvtárak számára, de az osztályokat és a deszkriptorokat gondosan elemezni és módosítani kell a helyi gyakorlatnak megfelelően: A témakörök meghatározásához Czigány Magda a Blackwell tezauruszt is ajánlja segédeszközként.
Szükséges, hogy a főosztályok, osztályok és deszkriptorok jegyzéke készüljön el, és azt gondosan vizsgálja meg és fogadja el minden, a vizsgálatban résztvevő könyvtár.
A vizsgálat mélysége
A Conspectus 6000-7000 számú deszkriptora a szakterületek igen részletes vizsgálatát teszi lehetővé, de a középső szint, a 400-600 osztály is megfelelő mélységű vizsgálatot jelenthet.
Az egyes szakterületeken működő munkacsoportoknak meg kell állapodniuk a vizsgálat mélységében, és minden könyvtárnak ugyanolyan mélységig kell vizsgálnia állományát az adott szakterületen.

Mit mérjünk?

Az ECS, CCI és a DCI szoros kapcsolatban vannak egymással, az ECS és a CCI a jelen helyzetet mutatja, miközben az ECS és a DCI mind helyi, mind országos szempontból, az elérendő célt. Ajánlatos, hogy a magyar könyvtárak is végezzék el az ECS és a CCI becslését, és vázolják fel a DCI-re vonatkozó tervet.
Gyakorlati szempontból hasznos lenne, ha először a CCI becslése történne meg, azért is, mert sok könyvtárban már a gépi katalógusokat is fel lehet használni erre a célra, és mert így kirajzolódna az utóbbi években sokat változott gyarapítási trend. Fontos, hogy a vizsgálatban résztvevő könyvtárak azonos időszakban vizsgálják könyvtárukban a gyűjtés intenzitását. Végül, a CCI prioritása nem jelenti azt, hogy az ECS-re, a CCI-re és a DCI-re kiterjedő teljes vizsgálatot ne kellene elvégezni a megállapított határidőn belül.

Számszerű és minőségi értékelés .

A Conspectus kézikönyvben ajánlott számszerű mérések alkalmazhatók a hazai vizsgálatokban is.
A kiegészítő útmutatók használata kiinduló pontként nagyon ajánlott, de ezeket adaptálni kell és ki kell terjeszteni. Külön figyelmet kell szentelni az angolon kívüli, idegen nyelvű anyagnak, amelynek bizonyos szakterületeken nagy jelentősége lehet.
Az ún. alaplisták összeállítása fontos, ezeket ellenőrző jegyzékekként lehet használni, mert tartalmazzák a szakterület tudományos szintű dokumentumait egy adott időszakban. Hogy a listákban felsorolt dokumentumok közül hány százalék van meg az állományban, ez határozza meg az állományszintet.
Az angol és amerikai anyaghoz jó segédeszköz a Blackwell adatbázis, amely 1979 óta 350 ezer amerikai és 164 ezer angol címet tartalmaz.
Végül, felhasználhatók a német gyarapítási modellek, különösen a bajor modell, amelyet széles szakterületek esetén, követni lehet mint ideális beszerzési színvonalat.
A minőségi értékeléshez az impact faktorokat is tartalmazó ellenőrző listák összehasonlítása az állománnyal és a Conspectus kézikönyvben használt egyéb módszerek alkalmazása javasolt. Szükséges az oktató és kutató személyzet tagjai közül az adott terület szakértőjének bevonása az értékelésbe.

Az állomány profilja és az állományfejlesztési irányelvek

A felsőoktatási könyvtár állományfejlesztési irányelveinek az intézmény oktatási és kutatási igényein kell alapulnia. A Conspectus típusú vizsgálat eredményei segíthetnek a terv elkészítésében. Ugyanakkor ezek az eredmények az országos állományfejlesztési politika alapját is képezhetik.

Az állományszintet és a nyelvi megoszlást jelentő kódok

Javasolt, hogy az állomány erősségét és a gyűjtési intenzitást jelentő hat szintet fogadják el a magyar könyvtárak.
A nyelvi kódoknak azonban tükrözniük kell a magyar nyelvű állomány túlsúlyát, bár a magyar felsőoktatási könyvtárakban bizonyos tudományterületeken magas az angol nyelvű irodalom aránya, s ezt követi a német és a francia. Czigány Magda - a magyar szakértők javaslatai alapján az alábbi kódok használatát ajánlja:
H = túlsúlyban van a magyar nyelvű irodalom
W = jelentős a nagy világnyelveken megjelent anyag
F = jelentős a vegyes idegen nyelveken megjelent anyag
Y = túlsúlyban van az idegen nyelvű anyag
A javaslat főleg az idegen nyelvű anyag arányával foglalkozik, és feltételezi, hogy a kötelespéldány-szolgáltatás következtében a magyar anyag jól hozzáférhető az oktatók és a kutatók számára.

A retrospektív állománygyarapítás elvei

A kitöltött munkalapok segítségével megrajzolható a magyar könyvtári állomány térképe, kijelölhető a retrospektív gyarapítás iránya. Természetesen a retrospektív gyarapítás csak szelektív lehet, és itt is szükséges az együttműködés.
Minthogy az országos tudományos szakkönyvtárak jelentős szolgáltatásokat nyújtanak a felsőoktatásnak, az ő részvételük is javasolt a munkacsoportokban és az országos vizsgálatban.

Szervezési vázlat

Az országos állományértékelést azonnal el kellene kezdeni. Az előkészítéshez, a megvalósításhoz és az eredmények értékeléséhez szervezési vázlat szükséges.
Conspectus Bizottság: Az Egyetemi Könyvtárigazgatók Kollégiumán belül Conspectus Bizottság felállítása javasolt, amely témák szerinti munkacsoportokat alakítana az egyes területek szakértőiből. Mindkét szinten az előkészítés, a megvalósítás és az eredmények értékelése lenne a feladat.
Az intézményi szervezet: A Conspectus kézikönyv és a többi segédeszköz számos példát tartalmaz az intézményi szervezésre. A leglényegesebb ajánlások: a vizsgálat felelőse a könyvtárigazgató legyen; a helyi szervezésért az igazgató nevében főmunkatárs legyen a felelős; helyi Conspectus munkacsoport alakuljon a feladatok és határidők pontos rögzítésével; a helyi Conspectus munkacsoport tagjai részére rendszeres tréningek és értekezletek legyenek; az oktató és kutató személyzet bevonása szükséges a munkába, különösen az ECS és a DCI kódjainak megállapításához.
Ütemezés: A TFK program James G. Neal által kidolgozott ütemtervével összhangban a Conspectus típusú állományértékelés 1996-ban végbemehetne abban az esetben, ha az előkészítő munkák 1995 májusában megkezdődnek. Czigány Magda az alábbi ütemezést javasolja: 1995. május: a Conspectus Bizottság megalakulása, június: a szakterületi munkacsoportok létrehozása, december: az előkészítő munka befejezése. 1996. január: a vizsgálatok megkezdése, szeptember: a vizsgálatok befejezése, november: az értékelés befejezése, december: zárójelentés.

A Conspectus típusú hazai vizsgálatok költségei

A felmerülő költségek között legjelentősebb tétel a résztvevő munkatársak díjazása. A hasonló vizsgálatot végző külföldi könyvtárakban az előkészítő szakasz nem igényelt nagy időráfordítást, mert a kész RLG vagy WLN Conspectus sémát használták kisebb helyi módosításokkal. Itthon az előkészítő szakasz időigénye nagyobb lenne mind a Conspectus Bizottságban, mind a szakmai munkacsoportokban.
Czigány Magda költségbecslése szerint a Conspectus Bizottság tagonként 12 szakértői napot, a Szakmai Munkacsoportok tagonként 8 szakértői napot tölthetnének a munkával és ennek a költségei merülnének fel. Jelentkeznének a munkalapok és egyéb anyagok sokszorosításának költségei is. Az értekezletek megrendezését a Minisztérium vállalhatná.
Az NCIP kézikönyv egy-egy munkalap kitöltését 13-tól 33 órára becsüli, és szakosztályonként 3 hónapra, vagy többre. A 13 óra igen alábecsült, még a 33 óra is kevés lehet. A University of British Columbia két tagú szakértő csoportja 83 órát töltött a pszichológia irodalmának értékelésével, a University of Alberta Education Library értékelését 10 fős szakértő csoport 668,5 óra alatt végezte. Mivel a hazai könyvtáraknak részletesebb értékelést kell végezniük, a munka időigénye, különösen a humán tudományokban az albertai időráfordításhoz lesz hasonló.
Mivel az állomány értékének pontos ismerete elsősorban maguknak a könyvtáraknak az érdeke, méltányos volna, ha ők fedeznék az állományértékelés helyi költségeit. Azonban itt is szükséges lehet külső anyagi támogatás pl. időszakos munkaerő alkalmazása. Ezek szakmai színvonala nem kell, hogy a legmagasabb legyen, mert listák ellenőrzésére, polcok számolására és egyéb hasonló munkákra lehet őket alkalmazni. Nehéz lenne megbecsülni, az erre a célra szükséges anyagi támogatás nagyságát, mert ez függ az értékelendő osztályok számától, az ellenőrző jegyzékek terjedelmétől, az értékelés mélységétől és az állomány elhelyezési körülményeitől.
Nemzetközi kapcsolatok: Amennyiben itthon Conspectus típusú vizsgálatra sor kerül, hasznos lenne, ha a magyar könyvtárosok kapcsolatba lépnének azokkal a szakmai csoportokkal, könyvtárakkal, amelyek ilyen vizsgálatot végeztek. Ezeknek a könyvtáraknak és szakmai csoportoknak a jegyzéke Czigány Magda zárójelentésében és a szakirodalomban megtalálható.

Szakértői vizsgálatok Conspectus típusú állománybecslésről

A magyar egyetemi könyvtárakban lefolytatandó állománybecslés előkészítésére a TFK program 2.4-es moduljának hazai szakértői nemcsak megismerték a német állománygyarapítási modelleket és a Conspectust, hanem kiválasztott szakterületeken saját könyvtárukban megvizsgálták a Conspectus típusú állománybecslés végrehajtásának lehetőségét, és erről rövid tanulmányokban számoltak be.

Csodaszer-e a Conspectus?

A Conspectus nem csodaszer, de az állománybecslés hasznos, kidolgozott, kipróbált és rendelkezésünkre álló eszköze. Természetesen kiegészíthető és kiegészítendő más szempontokkal is, pl. állományhasználati vizsgálatokkal. Czigány Magda meghívott külföldi szakértő véleménye, a magyar szakértők előzetes vizsgálatai és rövid tanulmányai, az 1995. áprilisi Conspectus szeminárium résztvevőinek hozzászólásai és a szakirodalom alapján nyilvánvaló, hogy az egyetemi könyvtárakban végrehajtandó állományértékelés nagy haszonnal járna. A megvalósításra máris igen sok előkészület történt, nem volna ésszerű, ha ezeket hagynánk kárba veszni:

Irodalom

1. MATHESON, Ann: Conspectus in Europe: In: European Research Libraries Cooperation,1.(3)1991. 346-351.
2. MATHESON, Ann: The planning and implementation-of Conspectus in Scotland. In: Journal of Librarianship,19. (3)1987.141-151.
3. MATHESON, Ann: The Conspectus experience. In: Journal of Librarianship, 22. (3)1990.171-183.
4. HANGER, Stephen: Collection development in the British Library: the role of the RLG Conspectus. In: Journal of Librarianship,19. (2)1987. ~9-107.
5. Acquisitions Librarian, 4. (7) 1992. Special issue on. Conspectus. Ed. by K. Strauch and R:J: Wood.
6. NCIP (Natianal:. Collections Inve~tory Project) Manual 1988.

Országos Széchényi Könyvtár Észrevételek (2000/04/12)