40. évfolyam, 1994. 3. szám

Archívum

Bemutatjuk az Oracle Libraries integrált könyvtári rendszert

Vajda Mária

A hazánkban megjelent integrált könyvtári rendszerek prospektusait kézbevéve meg kell állapítanom, hogy azok tartalmi leírásai kísértetiesen hasonlítanak egymásra. Ha letakarjuk a termék nevét a szövegben, szinte ugyanazokat a "bűvszavakat" fedezhetjük fel valamennyiben, talán csak az ismertetők stílusában van különbség. Valóban ennyire hasonlítanak egymásra ezek a termékek? Milyen szempontok alapján dönthet az érdeklődő?
A tévedések elkerülése érdekében írásomban a funkciók rövid, általános jellegű bemutatása mellett, ezért megpróbálom kiemelni az Oracle Libraries sajátosságait, ötletes megoldásait és az alkalmazott eszközöket.

Bevezetés

Az IQSOFT Rt., az 1990 januárjában alapított osztrák-magyar közös vállalat, az Oracle Libraries kizárólagos magyarországi terjesztője. Számos alap- és felhasználói szoftver forgalmazásával foglalkozik, nagy tapasztalatokkal rendelkezik a komplex adatbázisok, valamint a mesterséges intelligencia- és szakértői rendszerek fejlesztése terén.
A könyvtári rendszer honosítása, terjesztése, oktatása céljából jól felkészült, a könyvtárgépesítésben sokéves tapasztalattal rendelkező szakmai csoportot alakított ki. Az Oracle Libraries integrált könyvtárgépesítési programcsomagot Angliában a Fretwell-Downing cég fejlesztette ki, az Oracle UK forgalmazza, és már nagyon sok felsőoktatási intézményben használják (az Oracle cég az oktatási intézményeknek komoly árkedvezményeket ad).
A rendszer jól illeszkedik az IQSOFT profiljához is, s ennek hasznát a felhasználó a rendszertámogatás minőségén mérheti le.
Jelenleg a rendszer 5.1-es változata van forgalomban, de a fejlesztés természetesen már előrébb tart. A fejlesztéseket az Oracle finanszírozza, és a cég egyéb fejlesztéseivel összhangban az újabb verziói már integrálják az új eredményeket is.
Az új verziók előállításában, valamint a rendszer honosításában az IQSOFT munkatársai tevékenyen részt vesznek. A közös fejlesztés garantálja a rendszer konzisztenciáját és a fejlesztés minőségét (meg kell felelnie a nemzetközi szoftverfejlesztési szabványnak, az ún. Quality Management Systemnek, hiszen a Fretwell-Downing ezzel a minőségbiztosítási tanúsítvánnyal rendelkező fejlesztő cég.)

A rendszer általános jellemzői

Az Oracle Libraries integrált gépi rendszer, így természetes, hogy minden hagyományos könyvtári funkciót lefed, de számos, ezen túlmutató funkciót is tartalmaz (pl. Windows-környezet és egyéb, nyílt architektúrájú - levelező rendszerek, archiváló rendszerek - alkalmazással való integráció, katalogizálás külső PC-ről stb.). Jellemző tulajdonsága, hogy az egyedi feladatokat az arra legjobb módon kifejlesztett eszközök integrálásával oldja meg.
Az alkalmazás negyedik generációs nyelven készült, ami nagyfokú rugalmasságot biztosít, ezáltal lehetővé teszi, hogy minden könyvtártípus és információszolgáltató központ igényeinek megfeleljen, függetlenül annak működési területétől, szolgáltatási körétől, a feldolgozásra szánt dokumentumok típusától (szöveges, képi, hangzó anyagok). A programcsomag paraméterezéssel a könyvtár feldolgozási folyamataihoz igazítható, optimális az arány a rendszer rugalmassága és az ezzel járó testreszabási munka között. Az Oracle Libraries gyakorlatilag hardverfüggetlen; Unix és más operációs rendszerek alatt egyaránt fut. Ez azért előnyös, mert ha a későbbiekben számítógépcserére kerülne sor, a meglévő rendszer és a katalógusadatok nem igényelnek módosítást.
A nemzeti nyelvi sajátosságok kezelését az Oracle ún. National Language Support Feature (nemzeti nyelvi sajátosságok támogatása) teszi lehetővé (karakterkészlet, rendezési szekvencia, dátum). Unix környezetben a szerver az ISO 8895 (Latin2), PC-kliens oldalon a 852-es kódkészletet kezeli.
Az Oracle Libraries Európában a legelterjedtebb, de Amerikában és Ázsiában is széles körben ismert. A fejlesztők a nemzetközi szabványok figyelembevételével szabványos eljárásokat dolgoztak ki a MARC alapú adatcserére, de tekintetbe vettek néhány nemzeti szabványt is, mint pl. a Z39.50. A Z39.50 szabványnak az Oracle Libraries rendszerben való megvalósításáról, az osztott katalógus használatáról, a "nyitott online katalógus" funkcióiról a közeljövőben részletes leírást jelentet meg az IQSOFT. A rendszer többféle MARC szabványt támogat, s lehetővé teszi a saját nemzeti MARC használatát.
Az Oracle Libraries rendszernek számos olyan installációja működik, ahol a tagkönyvtárak együttműködnek, tehát mind központosított, mind osztott feldolgozási környezetben használható.
Valamennyi ismert hálózati szoftverrel (TCP/IP, X.25, DECNET, Novell) akár helyi, akár távoli hálózatokon, mind karakteres, mind grafikus terminálokon működik. Többszintű hozzáférési jogosultságellenőrzést biztosít a rendszer, mind olvasásra, mind írásra, egészen mező szintig.
A multimédia OPAC MS-Windows változatban hozzáférhető.
A felhasználók szkennert, vonalkód-olvasót, videót, CD-ROM-ot és optikai lemezt használhatnak az Oracle Libraries alkalmazással összekapcsolva.

A rendszer funkciói

• Katalogizálás
• Kölcsönzés
• Gyarapítás
• Költséggazdálkodás
• Listák, statisztikák készítése
• Tezaurusz
• Multimedia OPAC
• Folyóiratkezelés
• OPAC (Nyilvános olvasói katalógus)
• Olvasói adatok kezelése
• Egységesített adatok kezelése
• Rendszerműveletek

Vegyük sorra a főbb funckiókat:

Gyarapítás

A gyarapítási folyamat adatai elérhetők az Oracle Libraries minden területén. A könyvtár számára teljes ellenőrzést tesz lehetővé a megrendelés fázisairól, a nyilvántartásba vételről és a reklamálásról.
A költséggazdálkodási modul kezeli a pénzalapokat, teljes online áttekintést nyújtva azok aktuális állapotáról.
Pénzügyi szempontból a tagkönyvtárak tartozhatnak a közös főkönyvhöz, de önálló főkönyvet is vezethetnek.
A költséggazdálkodási modul ötszörös mélységű könyvelést tesz lehetővé, amelyet a könyv tár szabadon definiálhat, továbbá a pénzügyi források kezelésére tetszőleges számú költséghelyet és -kódot képezhet. A könyvtár meghatározhat számviteli szempontból önálló gazdálkodású, saját költségkerettel rendelkező egységeket. Ennek segítségével elkülönítve kezelheti a különböző pénzforrásokat (pl. alapítványi, költségvetési keretek stb.). A rendszer követi az árfolyamváltozásokat, tetszőleges számú valutanem is megadható.

• Szállítók: A szállítói adatok a gyarapítási modul részét képezik, és bármikor módosíthatók. A szállítói adatok a teljes gyarapítási folyamat során áttekinthetők és a megrendelésbe, ill. számlába átemelhetők.
• Megrendelések: Az Oracle Libraries gondoskodik az előszerzeményezési, dezideráta műveletek nyilvántartásáról. Többféle megrendelési típus adható meg. A megrendelések módosíthatók, és tartalmazzák a költségvetés adatait.
• Számlázás: Komplett számlázást biztosít a rendszer.
• A szállítások nyilvántartása, reklamációk: A rendszer nyilvántartja a teljes, illetve részleges szállításokat, valamint automatikusan elkészíti a reklamációkat.
• Előrizetések: Az előfizetési adatok tartalmazzák az előfizetés és a megújítás dátumát. A rendszer ellenőrzi a pénzügyi fedezet meglétét a művelet során. A pénzügyi és előfizetési év különbözhet egymástól.
• Betekintés a gyarapítási folyamatba: A gyarapítási adatok különféle szempontok szerint rendezhetők és visszakereshetők.
• Leltár: A leltárinformációkat a rendszerben lévő, előre definiált eljárások és listák tartalmazzák.
• Könyvtárközi kölcsönzés: Az önálló könyvtárközi kölcsönzési modult a közeljövőben elkészülő 6-os verzió tartalmazza. A jelenlegi rendszerben nem különül el a kölcsönzés hagyományos műveletétől

Katalogizálás

Az Oracle Libraries teljes képernyős szerkesztést tesz lehetővé a katalogizálási folyamat során. Külső adatbázisokból és CD-ROM-okból is lehet adatokat importálni. Minthogy minden bibliográfiai adat az Oracle relációs adatbázisban tárolódik, a gyarapítási folyamat során rögzített adatok eleve a katalogizáló rendelkezésére állnak az adatok újragépelése vagy adatmozgatás nélkül.
Az adatbevitel gyors és egyszerű folyamat. A katalogizáló áttekintheti az egységesített adatok táblázatát az adatbeviteli képernyőn és kiválaszthatja a megfelelőt.
Az US/LC, UK és AUS MARC formátumok integrálva szerepelnek a rendszerben. Az adaptáció a nemzeti MARC változathoz könnyen megoldható. A HUNMARC-ot hivatalos megjelenése után az IQSOFT integrálja a honosított rendszerbe. Tetszőleges számú új mező definiálható a rendszerben a programok változtatása nélkül.
Új rekordot létrehozhatunk adatbeviteli képernyő kitöltésével, importtal vagy egy meglévő módosításával.
Az Oracle Libraries-t számos médiatípus kezelésére készítették fel: könyvek, monográfiák, időszaki kiadványok, hangzó dokumentumok stb. Ezen adattípusoknak katalogizálásához speciális képernyőket tartalmaz a rendszer. A felhasználó ezeken kívül definiálhat új médiákat, és képernyőket készíthet hozzájuk egy mintaképernyő felhasználásával, a mezőnevek módosításával.
Minden médiatípushoz tartozhatnak példányrekordok, szükség esetén tetszőleges szintű analitikus feltárással. A beviteli/megjelenítő képernyők teljes mértékben módosíthatók. Az egybenyomásos művek elemei katalogizálhatók, külön-külön visszakereshetők, és az aktuális kölcsönzési státuszuk is megjeleníthető.
A többkötetes művek kétféleképpen kezelhetők: vagy egyedi kötetleírással és kereszthivatkozásokkal, vagy egy kötetnek tekintve, analitikus feltárással. Érdemes megjegyezni, hogy az Oracle Libraries példány adatai az analitikus leíráshoz rendelhetők.
Kapcsolatot tudunk kiépíteni a katalógusban szereplő könyv és az azt referáló folyóiratcikk vagy más hivatkozás között. A cikk teljes szövege felvihető, visszakereshető.

Tezaurusz

Szakozáshoz ellenőrzött tárgyszavakat vagy tezauruszt használhatunk. Az Oracle Libraries hatékony tezaurusz struktúrát tartalmaz, amely lehetővé teszi, hogy a felhasználó saját kapcsolattípusokat definiáljon, a tradicionális tezaurusz kapcsolattípusokon kívül. A fogalmakat súlyozni lehet úgy, hogy pl. egy szinonimát a rendszer fontosabbnak tekintsen mint egy másik fogalmat. Ez a súlyozott kereséskor kerül felhasználásra. Az adatok összekapcsolásánál nemcsak az összefüggésbe hozandó adatokat, a kapcsolat irányát (egyirányú vagy kétirányú), hanem a közöttük levő kapcsolatot is szabadon definiálhatjuk:
Az Oracle Libraries mindenféle osztályozási jelzetet támogat, függetlenül annak struktúrájától. Ezt az teszi lehetővé, hogy szabadon definiáljuk az osztályozási jelzetek struktúráját. Ilymódon pl. saját osztályozási rendszert, vagy többnyelvű terminológiai szótárt is definiálhatunk.
Minden fizikai tételhez vonalkód rendelhető, az is lekérdezhető, hogy melyik dokumentumnak nincs még vonalkódja, és utólag bármikor hozzárendelhető.

Egységesített adatok kezelése

Az Oracle Libraries fontos jellemzője az egységesített adatok kezelése. A rendszer a katalogizálási adatok egységességét és pontosságát a hivatkozási adatok, illetve egységesített adatok precíz használata révén biztosítja. A besorolási adatok a rendszer megfelelő pontjain megtekinthetők és "átemelhetők". Globális módosításukra is lehetőség van.

Folyóiratkezelés

A rendszer teljes körű folyóiratkezelést biztosít. Az alábbi munkafolyamatokat fedi le:

• Megjelenési gyakoriság definiálása. Ezzel a funkcióval adható meg a periodicitás. A folyóiratok vagy rendszeres, vagy rendszertelen megjelenésűek, ilyenkor másodlagos megjelenési gyakoriságot is meg. adhatunk.
• Folyóiratok, füzetek és példányok katalogizálása. Ezzel a funkcióval a folyóiratok részletes bibliográfiai adatai beírhatók a katalógusba, a várható egyedi füzetinformációk automatikusan generálhatók a megjelenési gyakoriság alapján. A katalógusban a füzet teljes bibliográfiai leírását szükség esetén egy későbbi időpontban kiegészíthetjük.
• Folyóiratrendelés. A folyóiratok meg rendelése nagyon hasonló más médiatípusokéhoz, azaz lehetőség van dezideráták megadására, vagy pedig közvetlenül a folyóirat-előfizetés bevitelére.
• Folyóirat-érkeztetés. Ha az előfizetés már megtörtént, és a folyóiratot leszállították, a füzetek érkeztethetők, és a kívánt analitikus mélységig feltárhatók. Az érkeztetési folyamat során a program a kiadott pénzösszeget is elkönyveli.
• Kereszthivatkozások. A felhasználó kereszthivatkozásokat hozhat létre egy folyóirat címváltozása esetén az új címre mutatva a hasonló témájú folyóiratok között, vagy ha a cikkben hivatkozás történik más katalogizált dokumentumra, akkor arra.
• Köröztetési listák. Az "olvasói adatok" modulban előre definiált és bármikor módosítható olvasói csoportok tagjai között köröztethetők a folyóiratok. A folyóirat hollétét nyomon lehet követni.
• A füzetek kötetbe kötése. Definiáljuk, hogy mely füzetek kerüljenek egy kötetbe (akár több évfolyam füzeteit is generáltathatjuk, sőt visszamenőleg is), ezek példányadatait azután törölni kell a katalógusból. A bekötött kötet címét és kötetadatait a megszokott módon adjuk meg. Az állományadatok naprakészen tükrözik a szállításokat, számlákat, reklamációkat, kötést, gyűjteményeket és a leltári állapotot.

Keresés

Kereséshez számos Oracle-eszközt integrál a rendszer, de új keresési algoritmusokat is tartalmaz (maszkolás tetszőleges karakterekre, normalizálás (tudásbázis, nyelvhelyesség-ellenőrzés), stopszótár, súlyozott keresés, "fuzzy matching" /pontatlan keresésre pontos válasz, "ritka" szavak, "megfelelő" találati arány, szűrők alkalmazása /dokumentumtípusra, megjelenési dátumra/, tezaurusz).
Kifinomult és hatékony eszközök, mint például a mintával való keresés (QBE), vagy a strukturált keresőnyelv (SQL) az adatbázis teljes egészében érvényesülő keresési technikát ad a felhasználó kezébe, akár szabadszöveges, akár kötött szöveges megoldást alkalmaz.

Nyilvános olvasói katalógus (OPAC)

Az Oracle Libraries nyilvános olvasói katalógusa az információkeresési technika élvonalbeli megoldása, amely a londoni Városi Egyetem kutatásain alapszik. Ez nyomon követi a felhasználói kereséseket és elemzi a gyenge eredményt hozó keresések okait. A laikusok számára is biztosítja az eredményes keresést. Ezért az Oracle Libraries OPAC modulja vezető szerepet játszik a keresési eszközök területén, az implicit Boole-operátorok, fejlett relevancia-algoritmusok, és nyelvtani tudásbázis alkalmazása miatt.
Kereséskor vagy az implicit Boole-operátorok lehetőségével élünk, ilyenkor az általunk megadott keresőszavakkal a rendszer végzi el a logikai műveleteket, vagy a gyakorlott olvasó maga teszi ki a logikai műveletek jeleit. Az olvasó előre és hátra böngészhet a találati listában.
A találatokat többféle részletezettségben jeleníthetjük meg: rövid lista formában, a kölcsönzési státusz szempontjából, analitikus formában, vagy teljes részletezettség szerint. A találatokat képernyőre, nyomtatóra vagy állományba írathatjuk.
A találatlista görgethető. A felhasználó bármely dokumentumtípus szerint kereshet. Az OPAC a kölcsönzési rendszer pillanatnyi állapotának megfelelő információkat szolgáltatja. A gyarapítási alrendszerben rögzített adatok ugyancsak megjeleníthetők, ha szükséges.
Bármelyik terminálról elérhető az OPAC szolgáltatás. Ezen túlmenően PC-s munkaállomásokon a Windows alapú Multimédia OPAC is rendelkezésre áll, amely teljes körűen kihasználja a grafikus felhasználói felület által nyújtott a lehetőségeket. Ez grafikus működésű MS-WINDOWS alkalmazás, mely lehetővé teszi szkennerrel letapogatott képek és egyéb multimédia alkalmazások elérését az Oracle Libraries rendszerrel. Az OPAC biztosítja egy dokumentum lelőhelyadatainak megjelenítését, a lelőhelytől függetlenül. Az OPAC paraméterezésétől függően az olvasó vagy a könyvtárostól kérhet előjegyzést, vagy saját maga is előjegyezheti a dokumentumot az OPAC-on keresztül. Olvasói SDI szolgáltatást is biztosít, az olvasó maga viheti fel az őt érdeklő téma tárgyszavait. A témafigyelést dátum megadásával meghatározott időtartamra korlátozhatja.

Listák, statisztikák készítése

Ha listázó-szerkesztő eszközre van szükség, akkor az SQL*ReportWriter-t lehet használni. Az ezzel az eszközzel készített 160 féle kimutatás, jegyzék stb. is része a rendszernek. . Lehetséges ad-hoc jellegű listák készítése is, valamint kapcsolódás standard táblázatkezelőkhöz és programcsomagokhoz, mint pl. Lotus, Excel, Word stb.

Multimédia OPAC

A multimédia OPAC néven emlegetett MS WINDOWS alkalmazás az alábbi funkciókat tartalmazza: I-DOC OPAC; Katalógus funkció; BLOB szerver funkció.

• I-DOC OPAC

Keresést végez közvetlenül az SQL*Netert keresztül ugyanolyan eszközökkel, mint a karakteres OPAC, ezen felül a "nem karakteres típusú" dokumentumokat állományba (Excel, Word...) vagy képernyőre másolja, megjeleníti, megszólaltatja a BLOB szerver révén.

• Katalógus funkció

PC használói oldalról katalogizál, a katalógustételeket a szerveren lévő adatbázisban tárolja. A katalogizálás háromféleképpen történhet:
- a katalogizálás-alkalmazás elindítása és az adatmezők kitöItése után a katalógustéteI "átküldésével";
- a "File Manager"-ből a katalogizálandó tétel kijelölése és a BLOB szerverre "ejtése" révén;
- MSWord-ből a katalógus funkcióval, a Summary Info segítségével.

• BLOB szerver

Az OPAC az SQL*Net-en (az Oracle hálózati protokolja) található, és lehetővé teszi a
közvetlen kommunikációt az adatbázissal. Minden kérést (kép, hang, rajz, szkennelt szöveg) a BLOB szerver értelmez. Pl. az OPAC a BLOB szervert kéri meg az objektumok megjelenítésére, és az objektumokat létrehozó alkalmazások is a BLOB szervernek üzennek. A BLOB szerver olyan Windows-alkalmazásokkal tart kapcsolatot, amelyek a szabványos Windows interface technológiákat (pl. Drag és Drop, vagy DDE) használják.

DDE - Dynamic Data Exchange protokoll (A BLOB szerverrel kommunikáló alkalmazások ezen keresztül adják át az adatokat, amit a BLOB szerver továbbit az adatokat kezelni /megjeleníteni, tárolni/ tudó alkalmazás elindításával).
Drag- és Drop funkció: előhúz és leejt (ha a BLOB szerverre "ejtjük" az állományt, a szerver elindítja a katalógus funkciót, átadva annak az állomány jellemzőit).

Adatcsere

A már említett MARC export/import formátumokon kívül a rendszer többféle betöltési lehetőséget kínál: az Oracle SQL*Loader eszközét, az Oracle Libraries Standard Transzfer Programot vagy az Olvasói Adatok Import programját, s aszerint választjuk ki a programot az adatbevitelre, hogy éppen melyik felel meg leginkább a céljainknak.

Irodalom

1. MURRAY, Robin: The challenge for library and information service providers. (Előadás az ELAG konferenciára, 1994. )
2. Word of informatics - a newes report on library and document management systems from Fretwell-Downing. Spring 1994.
3. VAJDA Erik: A műszaki szakterületen tervezett osztott katalogizálás jelenlegi helyzete, a fejlődés irányai és a megvalósítás feltételrendszere. = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 41. évf. 1994. 3-4. sz. 97-106. p.

Országos Széchényi Könyvtár Észrevételek (2000/04/12)