Könyvtáraink és olvasóink ma már nehezen boldogulnának adatbázisok nélkül, amelyek segítenek az információtengerben való eligazodásban. Az adatbázisok támogatják a gyűjteményeinkről szóló információk rögzítését, módosítását, karbantartását, és a nagy mennyiségű adat hosszú távú, biztonságos tárolását és visszakereshetőségét.
Ma már szinte mindenhol integrált rendszerekben kezeljük a könyveket és más dokumentumokat leíró metaadatokat, valamint a kapcsolódó gyarapítási és kölcsönzési információkat. Gyűjteményeinkről számos adatot tárolunk és szolgáltatunk, elemezzük ezek összefüggéseit, kapcsolatait, és az adatok többféle csoportosításával, tematikus válogatásával segítjük a használókat. Általános és szakbibliográfiákat építünk, cikkadatbázisokat, tematikus keresőket, diszkográfiát, filmográfiát kínálunk olvasóinknak. Szabványos leírásokkal, pontos és megbízható adatokkal, egységesített névalakok alkalmazásával, tárgyszavakkal, tezauruszokkal támogatjuk az információkeresést. Analitikus feltárással igyekszünk minél részletesebb adatokat szolgáltatni, és törekszünk a gyűjtemény teljes körű feltárására – mindezt az olvasók jobb kiszolgálása érdekében. De vajon mennyire élünk a lehetőséggel, amit az on-line katalógusok kínálnak?
Mire szolgálnak az adatkezelő rendszerek?
Az adatok attól válnak értékes információvá, hogy rendszerben kezeljük őket, feltárjuk egymáshoz való viszonyukat, összefüggéseiket. Ahhoz, hogy ezt a többletértéket létrehozzuk, fontos, hogy megbízhatóan tárolhassuk a rögzített információkat, biztosítható legyen az adathalmaz hatékony kezelése. Egy jól kialakított adatkezelő rendszer számos nélkülözhetetlen szolgáltatást nyújt, például gondoskodik az adatok optimalizálásáról, a redundancia-mentességről, az adatforgalom zökkenőmentes lebonyolításáról, a rekordok védelméről, kritikus esetben a helyreállíthatóságról. A rendszer lehetővé teszi az adatbázis valamennyi tárolt rekordjának elérését, az adatok kapcsolatainak felépítését és ábrázolását. Több felhasználós rendszerekben a rekordokhoz való egyidejű hozzáférés komoly veszélyt jelenthetne, ha a háttérben nem működnének olyan eszközök, amelyek magas szinten oldják meg az adatok védelmét. A hozzáférés különböző szintjeinek kezelésével is a biztonságos elérés feltételeit teremtjük meg: míg egy feldolgozó könyvtáros akár minden adatot módosíthat, más kollégák csak egyes részekhez férnek hozzá, például példányadatokat módosíthatnak. Az olvasó számára nincs ilyen lehetőség, ő “csak” keresgélhet az adatok között.
A könyvtárosok főként az állomány szakszerű feltérképezésére, a példányok nyilvántartására, a tájékoztatás céljaira építik az adatbázisokat. Ma már nélkülözhetetlenek az elektronikus katalógusok, amelyek segítségével sokkal könnyebben tájékozódhatunk a könyvtári dokumentumokról, lelőhelyükről. Adatbázisaink lassan átveszik a cédulakatalógusok szerepét. Információs rendszereink egyre hatékonyabban támogatják a könyvtárosok tájékoztató munkáját és az olvasók önálló információkereső tevékenységét. De vajon mennyire használjuk ki a rendszerek átjárhatóságából, összekapcsolásából, távoli eléréséből adódó lehetőségeket?
A közös katalógusok előnyei
Miért előnyös a könyvtárosoknak? A közös katalógusok létrehozása jelentősen megkönnyíti a feldolgozómunkát és az adatok egységesítését. A lelőhely adatok révén használhatják a rendszert könyvtárközi kölcsönzésre, különösen, ha a közös katalógus adatokat cserél az integrált rendszerrel a kölcsönzések helyzetéről.
Mit igényel az olvasó? Az olvasónak nyilvánvalóan nagy előny, hogy egyetlen keresőfelületen sok adatbázis egyesített tartalmát látja, és a megjelenő találatok alapján tájékozódhat a könyv elérhetőségéről anélkül, hogy több könyvtár OPAC-jait kellene végig keresgélnie. Ráadásul csak egyfajta keresési metódust kell megismernie, megszoknia. Minél több könyvtár csatlakozik a közös katalógushoz, annál több hasznos információ közvetíthető az olvasónak, aki akár távolról is előkészíttetheti vagy előjegyeztetheti a keresett könyvet.
Gondok a közös katalógus körül
A több évre visszanyúló közös katalogizálási törekvések során megtapasztalhattuk, hogy az egyes könyvtárakban alkalmazott különféle integrált rendszerek kommunikációja, együttműködése során bizony adódnak nehézségek. A rekordok automatikus betöltése már csak azért sem egyszerű feladat, mert a rekordokat tároló rendszerek adatszerkezete és tárolási megoldásai eltérnek egymástól. Mondhatnánk, hogy erre találták ki az adatcsere formátumokat és az adatbázisok közti kapcsolatot biztosító protokollokat. Jó lenne, ha ezzel minden megoldódna, de a gyakorlat azt mutatja, hogy az adatok átadása és letöltése korántsem ilyen egyszerű feladat.
Nem lehet egyetlen konverziós programmal megoldani az összes könyvtár adatainak begyűjtését, mert különböző integrált rendszereket használnak, és szinte mindegyiknél adódnak olyan sajátosságok, amelyek miatt egyedi megoldásokat kell kidolgozni az adatok cseréjére. Igaz, ez elsősorban nem könyvtáranként, hanem integrált rendszerenként jelent nehézségeket. Szerencsére a fejlesztőkkel jó együttműködés alakult ki, vagyis közös erővel létrejöttek a megfelelő interfészek az együttműködő intézményeknél. Természetesen lényegesen egyszerűbb lenne a helyzet, ha egyetlen típusú integrált rendszert használna minden könyvtár, vagy legalább kevesebb fajta rendszert kéne összehangolni, de ez csak jelentős erőforrások bevonásával lenne megoldható. A jelenlegi helyzetben viszont arra kell többletforrásokat fordítani, hogy az egyedi sajátosságokból adódó problémákat áthidaljuk, és a lehető legtöbb rekordot tudjuk egy közös adatbázisba betöltve elérhetővé tenni. A közeli jövő egyik kiemelt feladata, hogy átfogó megoldást dolgozzunk ki a közös katalógusok bővítésére, egyre több könyvtár csatlakozására és korszerű szolgáltatáscsomagok kialakítására.
A különféle integrált rendszerek összekapcsolása a problémának csak az egyik ága. Maguk az adatok is hordoznak nehezen kezelhető eltéréseket. Léteznek szabványok a bibliográfiai adatok leírására, készültek katalogizálási szabályzatok, mégis előfordul, hogy ezeket nem mindenütt értelmezik azonosan, és helyenként eltérő módon oldják meg, például a többkötetes művek leírását vagy a lelőhely-információk tárolását. Ez egy adott katalóguson belül nem okoz problémát, hiszen azon a felületen belül egységes a kezelés és a megjelenítés. Amikor azonban “összetöltenénk” az adatokat, akkor ez már komoly nehézséget jelent.
A duplumok kiszűrését nehezíti, hogy előfordulhatnak elírások a metaadatokban, ami nehezíti a művek pontos azonosítását, az azonos művek adatainak összevonását. Meggondolandó, hogy ne engedjünk-e meg némi interaktivitást az olvasó és a könyvtáros között ezen a téren. Például, ha “több szem többet lát” alapon az olvasó észrevesz egy elírást a könyv címében, vagy hiányolja az egyik szerző nevét, miért ne írhatna a könyvtáros – vagy akár a másik olvasó – számára megjegyzést a rekord mellé, amelyben felhívja a figyelmet a téves vagy hiányos információra? (Ez nem baj, sőt! Azt szokták mondani, hogy csak az nem hibázik, aki nem dolgozik.) A könyvtáros javíthatja ennek alapján a hibát, de amíg ez megtörténik, a többi olvasó a jegyzetből máris értesül a helyesbítésről.
Mit kell még tennünk a korszerű szolgáltatások kialakítása érdekében?
A közös adatbázisok jelentősen segítik a katalogizálók munkáját, és értékük tovább növelhető, ha egyúttal kiegészülnek további – a könyvtárközi kéréseket és az olvasói kölcsönzést egyaránt támogató – rendelési szolgáltatásokkal. A fenti összetett célokat leghatékonyabban központi fejlesztéssel lehet megoldani, amibe nem csak informatikusok előtt álló feladatokat kell beleérteni, hiszen az egységes szemléletű katalogizálás megvalósítása terén a könyvtárosoknak is van még feladata.
Elsődleges cél, az adatbázisaink feltöltése, vagyis – ahol ez még nem történt meg – be kell fejezni a retrospektív konverziót, teljessé kell tenni a katalógust. A betérő olvasók és az internet oldalra belépők számára egyaránt fontos a lelőhely- és példányinformáció, vagyis, hogy melyik könyvtárban van szabad példány a könyvből. Még egyszerűbb lesz az olvasó dolga, ha megvalósul a “minden könyv egy katalógusban” elv. A közös katalogizálás eredetileg a könyvtárak céljait szolgálta, hiszen gyorsította és egységesítette a leíró folyamatot. Az ODR létrehozásával kialakult a könyvtárközi kölcsönzés rendszere. A tervezett könyvtári fejlesztések egyik alapfeladata, hogy összekapcsoljuk a közös katalógust az ODR-rel, ami több könyvtár esetében egyszerűsítené a helyzetet, hiszen csak egy közös katalógusba kéne betöltenie az adatait. A jelenleg még egymástól függetlenül működő két rendszer összevonása az egy ponton elérhető rekordok számát is megduplázná. Természetesen célszerű lenne, ha a kölcsönzési rendszer és a példányokra vonatkozó aktuális információ zárt rendszerben mozogna, nagyrészt automatizáltan, és ezáltal naprakészen követhetővé válna az integrált rendszerekben a kölcsönzés állapota. Egy jól kialakított rendszer nemcsak a könyvtárosnak nélkülözhetetlen, hanem az olvasónak is kiváló tájékozódási és szolgáltatási pont lehet.
Nézzünk egy példát! Képzeljük el azt az ideális helyzetet, amikor van egy közös katalógusunk, amelyben a magyar könyvtárak többségének gyűjteményadatai megtalálhatók, a lelőhelyadatokkal együtt. Nem kell több katalógust felkeresnünk, az egymástól eltérő keresőfelületeken és keresési metódusokon eligazodnunk, hanem egy belépési ponton megtalálhatjuk a keresett művet, legyen az bármely könyvtárban. Országos rendszerről lévén szó, a keresett könyv példányadatai egymás mellé kerülnek: látni fogjuk, hogy van egy Budapesten az egyik szakkönyvtárban, egy másik Szegeden és egy harmadik valamelyik városi könyvtárban. Akár mindegyik helyen megnézhetjük, hogy van-e bent éppen kölcsönözhető példány. Ha mindenütt van szabad könyv, akkor eldönthetjük, hogy melyik könyvtár van hozzánk legközelebb, hol jegyeztetjük elő a könyvet, vagy honnan kérhetünk belőle másolatot. Célszerű lenne, ha a háttérben működne egy országos olvasó-azonosító rendszer. Ha huzamosabb ideig lakóhelyünktől távol, másik városban tartózkodunk, a helyi könyvtár szolgáltatásait is igénybe vehetnénk, függetlenül attól, hogy melyik könyvtárba íratkoztunk be.
Ha egy kicsit messzebbre tekintünk, más megközelítést is elképzelhetünk. Mint tudjuk, lesznek digitalizálási programok, amelyek során archívumok épülnek a könyvtári dokumentumok elektronikus változataiból. Ha a kölcsönző rendszerek “belelátnak” ezekbe az archívumokba is, akkor az olvasónak lehetősége nyílik eldönteni, hogy a keresett művet nyomtatott vagy digitális formában kívánja-e megrendelni. A másolatküldés is egyszerűbb és gyorsabb, ha már eleve létezik a könyvnek beszkennelt változata. Az OSZK katalógusában már működik egy olyan szolgáltatás is, amely OpenURL megoldással megmutatja azokat a helyeket is, ahol a dokumentum megvásárolható.
Merre tartunk?
A szolgáltatások internetes elérése szélesíti az olvasói bázist, és átalakítja a könyvtáros és az olvasó kapcsolatát. Ne azon aggódjunk, hogy kevesebb beíratkozott olvasónk van, hanem keressük meg a helyünket és feladatainkat az új helyzetben. A távoli elérés és a központi olvasói azonosítás tágítja lehetőségeinket is: érdemes üzleti modelleken gondolkodni, amelyek segítségével értéknövelt szolgáltatások közvetíthetők a távoli felhasználókhoz. Növeljük a digitális tartalmakat, mert használatuk iránt egyre nagyobb az igény, ráadásul az elektronikus dokumentumok egyidejűleg sok olvasóhoz juttathatók el.
Láthatjuk, hogy a korábban könyvtári szakmai szolgáltatás ma már kiterjesztően értelmezendő. A közös katalógusok – a korszerű keresési lehetőségekkel összekapcsolva – távolról is elérhetővé teszik a gyűjteményeket. A tervezett korszerű szolgáltatások kialakításával a használók szabadon megválaszthatják, hogy helyben vagy távolról lépnek be az adatbázisokba, hogy személyesen látogatnak el a könyvtárba vagy postán kérnek másolatot, hogy nyomtatott vagy digitális formában kívánják-e kézbe venni, illetve megtekinteni a keresett dokumentumot.
A szolgáltatások központjában az olvasók állnak, akiknek lehetőséget kell adnunk, hogy igényeiknek megfelelően és egyenlő eséllyel használhassák a könyvtári szolgáltatásokat az ország bármely pontján.
* Az írás a Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem Egyetemi Központi Könyvtárában tartott “Túl a katalóguson – a tudományos tartalmak 21. századi elérése” című konferencián, 2007. november 28-án elhangzott előadás alapján készült.