A cím nem egészen pontos, de talán arra jó, hogy felfigyeljenek rá a könyvtárosok és könyvtárhasználók: a könyvtárak adatainak nyilvántartása ügyében valami készül.A kollégák bizonyára jól ismerik a hazai könyvtárak és szolgáltatásaik számbavételére törekvő háromkötetes adattárat, a Könyvtári Minervát. A magyar könyvtárak szolgáltatási kalauzának eddigi utolsó, mindeddig legteljesebb kiadása 1997-ben jelent meg, és az 1996. évi állapotokat tükrözte. Már az azóta eltelt csaknem egy évtized is azt jelzi, hogy a háromkötetes kiadványban foglalt adatok, információk azóta igen sok vonatkozásban változhattak, elavultak, mindenképp kiegészítésére, megújításra szorulnak. Változott azóta a könyvtárak helyzete abban a tekintetben is, hogy egyre több könyvtár – a nagyobbak mindenképpen – rendelkezik számítógéppel és internet-hozzáférési lehetőséggel.
Úgy gondoltuk, ez a tény önmagában véve is nagyobb lehetőségeket, kézenfekvő informatikai eszközöket nyújt a könyvtári szolgáltatási kalauz megújításához. Reménykedhetünk benne, hogy – ha elkészül – a könyvtárak mind teljesebb köre számára korlátozás nélkül hozzáférhetővé, kezelhetővé, áttekinthetővé válik majd a Könyvtári Intézet honlapján a Könyvtári Minerva adatbázis változata, amely még azzal a vonzó tulajdonsággal is rendelkezik, hogy rendszeresen és viszonylag könnyűszerrel karbantartható, adatai rendszeresen frissíthetők. Forráshiányos időkben célszerű ilyen megoldásban gondolkodni a nyomtatott változat megjelentetése helyett, amely a magas papír- és nyomdaköltség miatt csak korlátozott mértékben tölthetné be a friss információszolgáltatás szerepét, magyarán: nem lehet folyamatosan nyomon követni a változásokat, nem lehet évről évre újranyomni.
Ugyancsak az informatikai eszközök bővülése teszi lehetővé, hogy azoktól a könyvtáraktól, amelyek internetkapcsolattal rendelkeznek, az adatokat is az interneten keresztül kérjük be. Tehát az adatgyűjtés részben internetes adatlapon történik, azokat a könyvtárakat pedig, amelyeket ilyen módon nem érünk el, a hagyományos, postai úton, kérdőívvel keressük meg, az internetes adatlapok feltöltését a kitöltött kérdőívek alapján pedig mi végezzük el.
Az internetes adatgyűjtéshez felhasználjuk a régi Könyvtári Minerva nálunk azóta is tárolt adatait, adatlapjait. Ha a könyvtár korábban szerepelt a kiadványban, most az adatlapot kitöltő könyvtárosnak nem lesz más dolga, mint módosítani, javítani, kiegészíteni a kitöltési útmutató alapján a saját könyvtárának adatait. A Könyvtári Minerva adatbázis abban az értelemben összekapcsolódik a nyilvános könyvtári jegyzékkel, illetve adatbázissal, hogy az ott történt és a jövőben is történő változások “automatikusan” átkerülnek a Könyvtári Minerva adatbázisba is. Egy-egy könyvtár a Könyvtári Minerva adatgyűjtésének fázisában kizárólag a saját adatlapjához férhet hozzá, a körlevélben megadott azonosítója segítségével. Az adatbázisban korábban nem szerepelt könyvtárak természetesen “tiszta lappal” indulnak, és maguk töltik ki teljes egészében az adatlapot.
Mely könyvtárak szerepelnek a készülő Könyvtári Minerva adatbázisában? A könyvtárak lehető legszélesebb körét szeretnénk bevonni az adatgyűjtésbe, tehát az nem korlátozódik csak a nyilvános könyvtárakra, hanem szeretnénk, ha a nem nyilvános könyvtárak is szerepelhetnének benne, tekintettel azokra a nagy értékkel bíró, a maguk nemében páratlan gyűjteményekre és szolgáltatásokra, amelyekkel az egyházi, a múzeumi könyvtárak, nagyobb iskolai könyvtárak stb. rendelkeznek. Az adatgyűjtés több lépcsőben történik meg majd, reményeink szerint 2006 első harmadában szeretnénk minden könyvtárat elérni, megtalálni, amelyik a statisztikai adatszolgáltatásban szerepel, de emellett a könyvtári statisztikából egyébként kimaradó iskolai könyvtárakra is (a nyilvános könyvtárakra mindenképp) számítunk.
Mire jó mindez?
Ahhoz, hogy erre a kérdésre választ adhassunk, egy kicsit távolabbról kell kezdeni. A Könyvtári Intézet Gyűjteményszervezési osztálya az ODR-tagkönyvtárak együttműködésének javítása céljából eredetileg egy olyan gyűjtőköri adatbázis létrehozásán gondolkodott, amely áttekintést adna a könyvtárak által gyűjtött szakterületekről, dokumentumtípusokról. Ebből a gondolatból nőtt ki a Könyvtári Minerva megújításának terve, amelyben természetesen a gyűjtőkörre vonatkozó adatok is szerepelnek.
A Könyvtári Minerva internetes változatával olyan adatbázist szeretnénk létrehozni, amelynek legfontosabb adatai (elsősorban gyűjtőköri, könyvtárhasználati megközelítésből) a világhálón keresztül bárki számára elérhetők, legyen az a könyvtárközi dokumentumszolgáltatás oldaláról bizonyos szakterület irodalmát, vagy akár konkrét művet kereső könyvtáros, vagy egyszerű olvasó, aki arra kíváncsi, kérésével melyik könyvtárhoz fordulhat, melyik intézmény milyen szolgáltatásokat, könyvtárhasználati lehetőségeket nyújt számára. Az, hogy konkrét műre is lehessen majd keresni az adatbázis segítségével, egyre kevésbé látszik vágyálomnak: terveink szerint az adatbázisból közvetlen kapcsolat, belépési lehetőség nyílik az érdeklődők számára a könyvtárak (és hál’ istennek egyre több könyvtár) számítógépes katalógusaihoz, honlapjaihoz is.
Ugyanakkor ez az adatbázis “természetesen” nem csak a könyvtárak gyűjtőköréről és a könyvtárhasználat lehetőségeiről, feltételeiről tájékoztat majd: a statisztikai jellegű adatok (az állomány nagysága, az éves gyarapodás mértéke stb.) kivételével szinte teljes egészében meghagytuk a Könyvtári Minerva korábbi adatcsoportjait – azok bármelyikéről lehet tájékozódni majd az adatbázisból. A statisztikai adatok megismétlését itt fölöslegesnek ítéltük, hiszen azok évről évre frissülnek, és megtalálhatók az ugyancsak a Könyvtári Intézetben készülő, az intézeti honlapra is felkerülő és kiadvány formájában is megjelenő országos Könyvtári Statisztikában. (Más kérdés, hogy hosszabb távon tervezzük a Könyvtári Intézetben épülő – pl. statisztikai, nyilvános könyvtári – adatbázisok összevonását egy közös keresőfelületre, oly módon, hogy az egy könyvtárhoz tartozó, de különféle forrásokban szereplő adatok összekapcsolhatóvá váljanak.)
Milyen adatok szerepelnek majd az adatbázisban?

• A könyvtár azonosító adatai: neve, magyar és idegen nyelvű névváltozatai, a könyvtártípus megnevezése, nyilvános vagy nem nyilvános könyvtár, alapításának éve, fenntartója, a könyvtár alapfeladatai, a vezető neve és címe;
• Elérhetőségei: postacíme, telefon- és fax-számai, e-mail címei;
• A könyvtár gyűjtőkörének megnevezése;
• A gyűjtött dokumentumtípusok felsorolása;
• A könyvtár hagyományos és elektronikus katalógusainak (és webcímeinek) felsorolása;
• A könyvtár szolgáltatásai és minősítésük (pl. alap, központi, tájékoztató stb.);
• A használat nyilvánosságának foka;
• A nyitva tartás ideje és rendje;
• A könyvtár honlapjának elérhetősége;
• A könyvtárban használt szoftverek (elsősorban integrált rendszerek);
• A könyvtár által készített és működtetett adatbázisok;
• Saját kiadású (elsősorban időszakos megjelenésű) dokumentumok felsorolása;
• A könyvtár által működtetett alapítványok;
• A könyvtár tagsága a szakmai szervezetekben;
• A könyvtár kiadói és digitalizálási tevékenységének számbavétele.

Mit remélhetünk még az adatbázistól?
Megbízható információforrást, tájékozódási lehetőséget egymás munkájáról; a rendszeres adatgyűjtés és az adatok frissítésének lehetőségét; adatszolgáltatást a könyvtár-politikai célkitűzések és támogatások megalapozásához; újabb értékes bemutatkozási lehetőséget a legszélesebb szakmai közönség és a könyvtárhasználók előtt. Az adatbázis flexibilitása, bővíthető volta lehetővé teszi azt is, hogy újabb és újabb adatcsoportokkal bővüljön a kérdések sora, mindenkor a könyvtáros szakma újabb kihívásainak, igényeinek megfelelően (gondoljunk csak arra, hogy ezzel a módszerrel lehetővé válik a könyvtárak informatikai ellátottságának rendszeres felmérése, vagy annak feltérképezése, hogy mely hazai könyvtárak rendelkeznek muzeális értékű könyvtári dokumentumokkal – de a sor igény szerint bármikor bővíthető).
Ez a részben – és reményeink szerint egyre nagyobb részben – internetes adatgyűjtési forma lehetőséget nyújt a könyvtáraknak arra is, hogy adataikat, a könyvtár működésében, szolgáltatásiban történt változásokat a megadott (és önmaguk számára feljegyzett) azonosító segítségével bármikor rávezessék a saját adatlapjaikra, azokat “naprakészen” tudják tartani, és így a könyvtáros szakma is a legfrissebb adatokról, fejleményekről tájékozódhat. A folyamatos (ön)frissítés lehetősége mellett évente egyszer erre fel is fogjuk kérni a kollégákat, hogy az adatbázisban minden érdeklődő megbízható, jól tájékoztató információkkal találkozzék. Mindezek figyelembevételével kérjük a könyvtáros kollégák együttműködését, hiszen szép és nagyra törő elképzeléseinket csak a közreműködésükkel, segítőkész együttműködésükkel tudjuk megvalósítani, remélhetőleg, a könyvtáros szakma egészének hasznára és szolgálatára.