1998 tavaszán jelent meg a bibliográfiai kézikönyv, amely több, mint ötéves közös munka végére tett pontot. A kötet szerkesztői Gerhard Seewann, a müncheni Südost-Institut könyvtárának és Dippold Péter, a budapesti Közép-Európa Intézet könyvtárának a vezetője. A bibliográfia előmunkálatai hosszabb múltra tekintenek vissza: korábban mindkét fél rendelkezett önálló adatgyűjtéssel; a németek már 1987-ben megkezdték a délkelet-európai kisebbségek bibliográfiai adatainak összegyűjtését, míg magyar részről az akkori Magyarságkutató Intézet szervezeti keretei között szintén kiterjedt munkálatok folytak a határon túli magyarságra vonatkozóan. A magyarországi nemzetiségek szakirodalmának összeállítását az Állami Gorkij Könyvtár munkatársai kezdték meg. Ezek az adatgyűjtések tehát párhuzamosan folytak a nyolcvanas évek derekától.
A Magyarságkutató Intézetben megkezdett munka metodológiai szempontból már magában rejtette a tíz évvel később megvalósult, két kötetben napvilágot látó eredményt. Már a német-magyar kooperáció gondolata előtt adatbázisba szervezve tájékoztatási célokra alkalmas állapotban volt az az annotált bibliográfia, amely a két világháború között megjelent szakirodalmat dolgozta fel. Az adatgyűjtemény a határokon túl élő magyarságra vonatkozó irodalmat foglalja össze, tartalmazza a hazai és külföldi folyóiratok cikkeinek-tanulmányainak, valamint az önállóan megjelent művek bibliográfiai leírását. Az adatbázis mintegy 6000 címet foglal magában; a mai napig sem vált publikussá, elkészülte azonban megteremtette egy nemzetközi együttműködés módszertani alapjait.
A Magyarságkutató Intézet 1986-os alapítása idején, a PC-korszak "középkorában" jártunk, amikor a politikai okokból az OSZK-ba telepített kutatóintézet megkezdte tudományos és dokumentációs munkáját. A számítógépes feldolgozás iránti igény szerencsésen egybeesett az OSZK gépesítésének idejével, a módszerek kialakítása pedig a Hungarika Információ és Dokumentáció megújulásával. A különböző könyvtári-bibliográfiai szoftverek közül a MicroISISre esett a választás nemzetközi kompatibilitása és nem utolsósorban ingyenessége miatt. Szakember is került a munkához Horváth Ádám személyében, akinek korábbi tapasztalatai segítettek az új feladat megoldásában. A Magyarságkutató Intézet tehát a Hungarika Információ és Dokumentáció is által használt programot alakította saját igényeihez, figyelemmel arra, hogy a két alrendszer átjárható legyen.
Az adatbázis feltöltése, a speciális tartalmi-, formai- és visszakeresési szempontok kidolgozása jelentette azután azt a tapasztalati tényezőt, amely nélkül aligha valósult volna meg a sikeres kooperáció a müncheni Südost-Instituttal.
Ezt elsősorban azért fontos megjegyezni, mert – bár a könyvön ez nem látszik, hiszen a kötetek a hagyományos nyomtatott szakbibliográfia minden jellemzőjével rendelkeznek – a közös munka legnagyobb eredménye (megjelenésén kívül) az, hogy a kötetek anyaga adatbázisban található, biztosítva a jövő számára az ebben rejlő összes lehetőséget.
A bibliográfia célja az etnikai konfliktusokkal, háborúkkal terhelt térség jobb megismertetése, mégpedig a műfaj keretei adta lehetőségeken belül: a szakirodalom közreadásával. Sokan és több szemszögből vizsgálták a régió etnikai viszonyait, publikálták kutatási eredményeiket. Túlzás lenne azt állítani, hogy a szerkesztők maradéktalanul át tudták tekinteni a szakirodalom teljességét: arra tettek mégis kísérletet, hogy lehetőség szerint összegyűjtsék a kisebbségi lét számos területét bemutató közleményeket, és azokat megfelelő struktúrába rendezve megteremtsék a további kutatások alapját. A munka tehát elsősorban a tudományos igényű vizsgálódást szolgáló szakbibliográfia, kiegészítve egyéb leíró jellegű és statisztikai-térképi elemekkel.
A bibliográfia 12 000 tételt tartalmaz, földrajzilag 19 országot és régiót foglal magában. Ezek a következők: Közép- és Délkelet-Európa általában, a Habsburg Birodalom, Ausztria, (Cseh)szlovákia, Kárpátalja, Magyarország, Románia, Olaszország, (a volt) Jugoszlávia, Szlovénia, Horvátország, Szerbia, Vajdaság, Koszovó, Bosznia, Macedónia, Albánia, Bulgária és Görögország. A területen élő 35-féle népcsoportra vonatkozó szakirodalom található meg a gyűjteményben, amely főképpen a huszadik századra, és ezen belül az 1918 utáni időszakra koncentrál Néhány esetben azonban előfordulnak korábbi, múlt századi vonatkozású közlemények is: a jelenkori nemzettudat fejlődése, az etnikai konfliktusok kialakulása a múlt századi gyökerek ismerete nélkül nem értelmezhető.
A feldolgozott publikációkat műfaj szempontjából is limitálni kellett a közlemények nagy száma miatt. A döntés alapja az volt, hogy az újabb kiadványok szerepeljenek nagyobb számban a bibliográfiában. Ezért a két világháború közötti szakirodalom csak monografikus, míg a második világháború után megjelentek folyóirat-szinten szerepelnek a kötetben. 1946-tól kb. 1100 periodikum szerepel forrásként a bibliográfiában, de sor került tanulmánygyűjtemények és konferencia-kötetek analitikus feltárására is.
A munka alapvetően német nyelvű. Mivel azonban a feldolgozott régió több etnikumot – és ennek megfelelően sok nyelvet – tartalmaz, ez a közlemények nyelvi megoszlásában is tükröződik. Ugyanakkor információvesztéshez vezetett volna, ha a nyelvi sokszínűséget eredeti formájában megtartva nem alkalmazunk egy közös nyelvet, amely összekötő kapocs az albán, héber, török, görög, román stb. dokumentumcímek között. Ezért a bibliográfiai tételek az eredeti címek német nyelvű fordításait is tartalmazzák. A bevezető, a fejezetcímek és a később részletezendő lexikoncikkek németül szerepelnek a kötetben.
Az adatgyűjtés-feldolgozás a munkamegosztás kérdésével kezdődött, amelyet első szinten területi alapon kellett rendezni. A megállapodás szerint a Südost-Institut szervezte az általános-elméleti fejezetre, a balkáni országokra (közte a volt Jugoszláv tagköztársaságokra), Ausztriára, részben Magyarországra és Romániára, valamint Olaszországra vonatkozó adatgyűjtést, míg Budapesten készült a Csehszlovákiára és Kárpátaljára, részben Magyarországra, a Vajdaságra, Romániára irányuló szakirodalom-válogatás. Az adatbázis-szervezést és az adatbevitelt teljes egészében a magyar fél vállalta magára. Később, az adatbázis feltöltése során a tisztán területi munkamegosztást felváltotta az anyag tartalmi, hiányosságokat pótló egyeztetett kiegészítése. Ilyen esetre jó példa egy menet közben elkészített összeállítás integrálása a nagybibliográfiába: egy nemzetközi konferenciára készült az etnikai konfliktusokra vonatkozó szakirodalom újabb eredményeit tartalmazó kisebb bibliográfia, amelynek címanyaga bekerült a megjelent kötetbe is; vagy az adatgyűjtés utolsó fázisában a Közép-Európa Intézet könyvtári katalógusának összevetése a bibliográfiai adatbázissal. Az is előfordult, hogy kiderült néhány fontos folyóirat hiánya a forráslistából: ekkor az adatlap-felvétel alapja egy-egy folyóirat teljes feldolgozása lett, függetlenül a közlemények területi vonatkozásaitól.
A példákból talán érzékelhető, hogy a szerkesztés előrehaladtával a formálisan elkülönített munkamegosztás hogyan változott folyamatos, egymásra épülő munkakapcsolattá, amelynek alapja az összeállítók közötti állandó kontaktus lett.
Az adatgyűjtés megszervezése mellett fontos volt az előzetes megállapodás a bibliográfia tartalmi jegyeiben is. A szakirodalom ismerete és a rendelkezésre álló anyagok meghatározták a feldolgozás tartalmi határait és egyben a bibliográfia struktúráját, amely nagy vonalakban a következő fejezeteket tartalmazza:

A három megkülönböztető elem: terület - etnikum - téma alapján olyan kódrendszer kidolgozása vált szükségessé, amely az adatbázis végső rendezésekor minden egyes bibliográfiai tétel helyét meghatározta a struktúrában. A gyakorlatban minden rekordot indexelni kellett, mégpedig egy olyan nyolc jegyű kódszámmal, amelynek első két tagja a területet, következő kettő az etnikumot, utolsó négy jegye pedig a témát jelölte. Konkrét példával élve a romániai magyarság oktatásügye az 50 31 3500 számot kapta míg a csehszlovákiai németség oktatásügyét a 20 15 3500, a romániai németség irodalmát pedig az 50 15 3700 kódszámmal jelöltük. (Jelentésük: 50: Románia; 20: Csehszlovákia; 15: német; 31: magyar; 3500: oktatás; 3700: irodalom.) A utolsó stádiumban az egyes fejezetek címei is a besorolási kulcsok alapján rendezett adatbázisba kerültek.
Az eredeti elképzelések az anyag gondozása során némileg változtak. Néhol csökkenteni kellett az igényeket, de végül a kötet több új, a munka elején nem tervezett szemponttal is bővült.
A nyolcvanas évek közepén a Südost-Institut annotált bibliográfia összeállítását tűzte ki célul, az induló adatgyűjtés viszonylag részletes leírást tartalmazott a dokumentumok tartalmáról. Támogatta ezt a célt az is, hogy az induló stábban akkoriban sikerült mozgósítani a téma tudós szakértőit, akik egy-egy területnek jó ismerői voltak. A munka elhúzódása, és a hatalmas mennyiségű adat ezt a maximalista elképzelést lehetetlenné tette. A szerkesztők ugyanakkor úgy gondolták, hogy kár lenne veszni hagyni a már elkészült annotációkat, és – annak ellenére, hogy a legtöbb később gyűjtött tétel nem tartalmaz összefoglalót – az eredeti formában megtartja az annotált címeket. Ez a formai "következetlenség" főképpen a balkáni országok esetében figyelhető meg.
Remélhetőleg informatívabb lett az összeállítás egy másik módosítással, amely szintén nem szerepelt az eredeti tervben. Az ötlet onnan eredt, hogy sok esetben maguk a szerkesztők sem rendelkeztek elegendő részletes információval a bibliográfiában szereplő egyes etnikumokról. Ezért megállapodtak abban, hogy az egyes nemzetiségekkel foglalkozó fejezetek elejére a csoportok történetére, nyelvére, kultúrájára és jelenlegi helyzetére vonatkozó lexikoncikk kerüljön. A cikkek a következő információkat tartalmazzák: a csoport neve, név-variánsok, nyelv, vallás, etnikai eredet, a betelepedés ideje, statisztikai táblázatok 1918-tól, és a csoport jelenlegi legfontosabb művelődési–politikai szervezeteinek neve. A cikkekhez fekete-fehér térképek tartoznak, amelyek alapján megállapítható a csoportok elhelyezkedése az országokon belül. Egy etnikumról annyi cikk készült, ahány országban kisebbségként élnek (így pl. a magyarokról nyolc).
Önálló publikációként is megállja a helyét az a nagyméretű színes térkép, amely a kötet mellékleteként a közép- és délkelet-európai régió etnikai viszonyait ábrázolja. A bibliográfia megjelenése és a Közép-Európa Intézetben több éve folyó térképi-statisztikai kutatás befejezése szerencsésen egybeesett, így lehetőség nyílott a két munka közös publikálására. A térképet Sebők László készítette, a saját fejlesztésű EuroGraph térinformatikai rendszer felhasználásával. A melléklet Burgenland, Szlovákia, Magyarország, Románia és a Vajdaság nemzetiségi viszonyait község-, míg a többi országot járás-szinten ábrázolja, a térségben 1989-1992 között végzett népszámlálások alapján. Mivel a régióról ilyen részletes feldolgozás Jakabffy Imre 1942-es térképe óta nem készült, nagy jelentősége van nyugat-európai megjelentetésének.
Kitekintve a kiadvány-ismertetés szokványos keretei közül néhány gondolatot szeretnék megosztani olvasóimmal a munka szervezésének tanulságairól. Az egyszemélyes kis kutatásnak induló bibliográfia az évek folyamán több embert foglalkoztató nemzetközi kooperációvá fejlődött. A szerkesztők egyike sem rendelkezett előzetesen ilyen nagyarányú munka elvégzéséhez szükséges szervezési tapasztalattal, ezeket menet közben szerezték csak meg. Talán hasznára válik a leendő magányos bibliográfia-készítőknek, ha ezekről – legalább vázlatosan – információt kap.
Minden produktum előállításakor igen nagy szerepe van a tervezésnek. Először is meg kell határozni a mű tartalmát, és amint ez megtörtént, automatikusan kialakul a tartalomból kizárt kritériumok listája is. Esetünkben a bibliográfia címe írja körül a munka tartalmát, egyben tartalmazza a térbeli korlátokat is: "Közép- és Délkelet-Európa kisebbségeinek bibliográfiai kézikönyve". A cím önmagában azonban nem ad információt további tartalmi korlátozásokról, ezeket a tervezés egészen kezdeti szakaszában definiálnunk kell. A "mit" és a "mit nem" tehát az első tisztázandó kérdés. Ehhez a bibliográfia, mint műfaj jellegéből adódóan a tartalom és a terület mellett időbeli, nyelvi, etnikai, és műfaji szempontú megkötésekre van szükség. Tehát tisztázni kellett többek között, hogy milyen konkrét területi tartalma van a "Közép- és Délkelet-Európa" fogalomnak, hogy a gyűjtés döntően az első világháború utáni időszakra koncentrál, hogy mely etnikumokra terjed ki, és hogy nem tartalmaz sajtóanyagot. A példák természetesen kiragadottak: maga a tartalmi körülhatárolás ennél jóval részletesebb, és annak is kell lennie, mert erre épül az egész mű. (A munka tartalma a korábban leírtakból pontosabban rekonstruálható)
Tervezni persze nem csak a tartalmat kell, hanem azt a vázat is, ami lehetővé teszi a felhasználó az információhoz jutását, magyarán a bibliográfia struktúráját. Ahhoz, hogy az pl. adatrögzítés során alkalmazni lehessen a már említett indexelési eljárást, részletesen meg kellett határozni a leendő kötet szerkezetét. Azután természetesen – és ez az igazán türelmet, kitartást igénylő munka – meg kell tervezni magát az adatbázist is, annak szerkezetét, a visszakeresés lehetséges módjait, formai kérdéseket. Egyszóval már a gyakorlati munka megkezdése előtt "fejben" összeáll a kész könyv.
A tervezésnek különböző szintjei vannak. Az előzőekben leírt folyamat makro-szinten tartalmazza a kezdettől a produktum létrehozásáig tartó tervezési szakaszokat, amelyek azután további részfeladatokra bomlanak. Ettől kezdve a tervezés helyét a részfeladatok szervezése veszi át, amihez már nem feltétlenül szükséges a munka teljeskörű áttekintése. Rendszerszervezési szempontból a feladat elemeinek felmérése, ezek kapcsolódása, viszonyuk egymáshoz jelenti most már azt a strukturált képletet, amelynek részleteivel talán egy más alkalommal foglalkozom majd: érdemes, mert kidolgozása bizonyosan elősegíti a "gyártási folyamat" teljes áttekintését, a szervezési hibák kiküszöbölését. A bibliográfiai kézikönyv esetében ez a folyamat a tervezéstől a nyomdakész kézirat elkészítéséig tartott, de pl. kiadók esetében ez kiegészül a nyomdai munkálatok koordinálásával, marketing-tevékenységgel, egy teljes mértékig áttekinthető pénzügyi kalkulációval, ütemezéssel, és még sok egyéb mással.
Vázlatszerűen a részfeladatok a következők voltak:

A folyamatábra valójában igen egyszerű, a feladatok összetettségét az egyes (most nem kinyitandó) boxok rejtik. Ami a szerkesztők számára a következő tanulságot jelentette, kevéssé érzékelhető diagramunkon, de rendkívül fontos: az ellenőrzés megszervezésének szükségessége. A korrektúra ugyanis több szinten készült attól függően, hogy éppen melyik fázisban tartott a munka. Az első korrektúra az egyszerű betűelütések javítására korlátozódott, ezután következett a kódok egységesítése, amely után lehetővé vált a tételek strukturált nyomtatása. Ezután kezdődhetett meg a tartalmi egyenetlenségek korrigálása, a hiányok pótlása, duplumok kiszűrése. Külön lista alapján készültek el az egységes személynév-alakok, majd a gazdadokumentumok rövidítésjegyzéke. Megint újabb szempontú áttekintést jelentett a helynevek egységesítése. Látható, hogy minden egyes korrektúra-forduló esetén újra és újra használatba került az adatbázis, és a javítás különböző fázisait precízen figyelemmel kellett kísérni. A helyzetet az is komplikálta, hogy a főhadiszállás kétlakisága miatt fájlok és nyomtatványok kavarogtak München és Budapest között. Szerencsére -- a stáb kis létszámú lévén -- a korrektúra-menedzselés gond nélkül zárult. Ha azonban az adatbázis-építés nagyüzemi keretek között, több ember sokirányú munkájának (adatbevitel, korrektúra, szerkesztés, programfejlesztés, adatbázis konverzió stb.) összehangolásán alapul, nem győzöm hangsúlyozni az ellenőrzés megszervezésének fontosságát.
Végül az utolsó általános problémakör a kommunikáció kérdése. Nem a szerkesztők egymás közötti beszélgetésére gondolok itt (bármilyen furcsán hangzik, a német és a magyar anyanyelvű szerkesztők egy nyelven beszéltek: bibliográfus-nyelven), hanem a programfejlesztőkkel tartott kapcsolatra. A programfejlesztés interaktív folyamat. A könyvtáros-bibliográfus közli igényeit a programozó matematikussal, aki algoritmusokra fordítja a kérést, és ezeket végiggondolva adja meg lehetséges javaslatait. A kommunikációs folyamat mindkét oldala számtalan hibalehetőséget rejt. Rosszul megfogalmazott kérdésre nem lehet jó választ adni, de jól megfogalmazottra is lehet rosszat. A kommunikáció akkor működik, ha mindkét fél képes a kompromisszumokra, kapcsolatuk folyamatos és valóban interaktív: ne csak a megrendelő kérdezzen, hanem a programozó is. Igazán akkor "nem fagy le a rendszer", ha a partnereknek van fogalmuk a másik munkájáról, ismerik céljait és igényeit. Szerencsésnek mondható, hogy a rendszerfejlesztés kommunikatív oldala nagyon jól működött Horváth Ádámmal (OSZK), akinek több éves könyvtári tapasztalata segített a feladat végigvitelében. A programozó az adatbázis-fejlesztés mellett az adatbázishoz kapcsolódó makró kidolgozását is elvégezte, amely a szövegszerkesztőben a szükséges tipográfiai-tördelési műveleteket szabályozta: gyakorlatilag majdnem nyomdakész kézirat előállítását tette lehetővé.

A történeti jellegű bibliográfiák örökös problémája az államhatárok változása. Márpedig a régióban bőven volt példa a határváltozásokra: először az első, majd a második világháború után, és legutóbb a kilencvenes években a Szovjetunió és Jugoszlávia szétesésekor. A szerkesztőket ezek a változások elsősorban sajátos gyakorlati szempontból tették próbára: meg kellett találni a bibliográfiai tételek - használók számára legmegfelelőbb - helyét a kötet struktúrájában. Ez tipikusan az a helyzet, amikor nem létezik száz százalékosan helyes megoldás, legfeljebb törekedni lehet erre. Ha egy publikáció pl. Magyarország észak-erdélyi kisebbségpolitikájával foglalkozik 1940-1944 között, értelemszerűen a Magyarország fejezetbe került, jóllehet a terület eddig Romániánál szerepelt. A délszláv államok esetében azok a tételek, amelyek általánosak, földrajzilag nem behatárolhatók és az 1991 előtti időszakra vonatkoznak, Jugoszlávia alatt jelennek meg, míg az etnikailag és földrajzilag meghatározható közlemények az utódállamok alatt, függetlenül attól, hogy esetleg 1991 előtt jelentek meg. Ebből a két példából látható, hogy nem automatikusan, szabályokat felállítva történt a struktúra megtervezése, az összeállítók a lehetséges megoldásokat mérlegelve jutottak el döntésükig, amely esetenként más- és más lehetett. Hogy a mechanikusan alkotott szabályok hiányát pótolják, a kötet bevezetőjében kitértek a speciális megoldások ismertetésére.
A bibliográfiában az általános, nem földrajzi elv alapján rendezett részen kívül négy fejezet szerepel, amely nem ország-területet fed le: Közép- és Délkelet-Európa általában, Kárpátalja, Vajdaság és Koszovo. Az első esetben a fejezetbe a régió egészével, vagy több országnyi területtel foglalkozó munkák kerültek. Ha csak két ország nemzetiségi problematikájával foglalkozik egy cikk, akkor is itt található meg, mert a nagy mennyiségű adat miatt terjedelmi okokból duplikálásra nem volt mód.
Kárpátalja speciális helyzete miatt került önálló fejezetbe: etnikailag vegyes terület, amely a 20. század folyamán először Magyarországhoz, majd Csehszlovákiához, azután újra Magyarországhoz, és 1945 után a Szovjetunióhoz tartozott, ma Ukrajna része. Ha minden egyes határ- és uralomváltozás idején a területre vonatkozó irodalom az észak-erdélyi példa szerint más-más ország alá került volna, olyan mértékben szétaprózódik a szakirodalom, hogy nincs használó, aki kiigazodik benne. Ez indokolta külön feldolgozását, jóllehet a bibliográfia nem tartalmazza a mai Ukrajna teljes területét.
Vajdaság és Koszovo önálló fejezetként kezelése gyakorlati és politikai indokokkal egyaránt magyarázható. Mindkét terület autonóm státust élvezett a Tito-érában, ezért fejlődésük külön-külön is követhető. A csak ezekre a területekre vonatkozó nagy számú közlemény is indokolja, hogy különálló fejezetben kapjanak a tartományok helyet. Az összeállítás idején ugyan még nem robbant ki a koszovói válság, és a bibliográfia még nem tartalmazza az erre vonatkozó szakirodalmat, de mára sajnos szomorú aktualitást adnak az események a terület különálló kezelésének. A Vajdaság esetében az etnikai gazdagság volt az egyik fontos indok: a területet jellemző 625 bibliográfiai tétel bunyevácokra, németekre, zsidókra, magyarokra, románokra, szlovákokra, csehekre és cigányokra vonatkozó szakirodalmat tartalmaz.
A munka kezdetekor a tervek szerint az erdélyi irodalom önálló fejezetben szerepelt volna, hasonlóan a Vajdasághoz. Ennek megfelelően az Erdéllyel foglalkozó közlemények saját területi kódszámot kaptak, a bibliográfiában a fejezet Románia után következett volna. Ahogy azonban az adatgyűjtés előrehaladt, nyilvánvalóvá vált, hogy szakirodalmi szempontból ez a terület nem olyan homogén, mint a Vajdaság. A közlemények címéből ugyanis sokszor lehetetlen volt megállapítani azok tényleges területi tartalmát. A többnyelvűség ebben az esetben gátjává vált az egyértelmű megkülönböztetésnek. A német terminológia általában a címben jelezte a különbséget (Siebenbürgen – Rumänien), a magyar szóhasználat a közlemény megjelenési idejétől függően változott ( a szocialista korszakban sokszor kerülték az "Erdély" szó használatát). Románul pedig egyenesen visszatetszést keltett volna, ha a címben bármilyen összefüggésben szerepel az "Ardeal" szó. A terminológiai különbségek mellett nehézségekbe ütközött az egyik- vagy másik fejezetbe sorolás egyértelmű szabályozása is. Ezért a szerkesztők úgy döntöttek, hogy összevonják Romániát és Erdélyt, aminek következtében létrejött a bibliográfia legnagyobb, 2112 címet tartalmazó fejezete. A szeparáltan megkezdett adatgyűjtés és indexelés végül mégsem lett hiábavaló, mert rafinált programozási megoldások révén a ténylegesen Erdélyre vonatkozó tételek a könyvben alfejezetekben válnak hozzáférhetővé. (Ilyenek pl. a történeti Erdélyre vonatkozó összefoglaló munkák, a kultúra vagy a migráció alfejezet.)
A munkaszervezés egyik sarkalatos pontjaként említettem az előzőekben a tervezés fontosságát. Erdély példája is mutatja, hogy a legalaposabb előkészületek mellett is számolni kell előre nem látható módosításokkal, kiegészítésekkel. A végleges állapotot csak az anyag teljes körű ismeretében lehet meghatározni. További finomításra volt szükség éppen a Románia fejezetben azért is, mert a tételek összesítésekor derült ki, hogy néhány alfejezet aránytalanul sok bibliográfiai leírást tartalmaz. A romániai németek általános története alfejezetben pl. összesen 85 tétel szerepelt eredetileg, ami azt jelentette, hogy az alfejezet öt oldal terjedelmű lett volna. A megoldást a német etnikum további kisebb csoportokra osztása jelentette: az általánosabb tartalmú "Rumäniendeutsche" bontás mellett "Banater und Sathmarer Schwaben, Bukowina-Deutsche, Siebenbürger Sachsen" etnikai-területi finomítással alakultak ki az immár áttekinthetőbb alfejezetek. Hasonló megoldással a magyar kisebbség esetében az általános "Magyaren in Rumänien" mellett a székelyek és csángók is külön csoportot alkotnak a bibliográfiában. Más esetekben időbeli elkülönítés teszi a használók számára áttekinthetőbbé a blokkot.
A helytörténeti fejezetekben a települések mai hivatalos névalakjai alatt sorakoznak a bibliográfiai tételek: gyakorlati okokból itt is nagy szükség volt az egységesítésre a különböző nyelvű név-variánsok miatt.
A kötethez kombinált személynév- és címmutató, valamint földrajzi mutató készült, és a bevezető után található meg a folyóiratanyag rövidítésjegyzéke.
Szintén általános tanulságként említhető, hogy a módosításokat lehetőség szerint az adatbázisban kell elvégezni, mert a szövegszerkesztőben levő kéziratban hiába javítjuk ki a hibákat, egy későbbi adatbázis-felhasználás számára elvesznek a korrekciók.
Márpedig ez nagy veszteség lenne, mert a szerkesztők – érezve az adatbázis adta lehetőségeket, és érzékelve a munka hiányosságait – a nem túl távoli jövőben tervezik a bibliográfia CD-ROM-on történő megjelentetését. A CD-ROM a tervek szerint jelentős mértékben kiegészül az utolsó tíz év szakirodalmával. A bibliográfiában csak az 1993-ig megjelent publikációk szerepelnek, és azok sem teljes számban, szükséges tehát ezek kiegészítése. Szintén revízióra szorul a kisebb népcsoportok szakirodalma: rendszeresebb anyaggyűjtéssel jelentősen bővíthetőek ezek a fejezetek.
A bibliográfiai rész kiegészítésén kívül a CD-ROM részletesebb leíró-résszel bővül: a tervek szerint az egyes etnikumokra vonatkozó általános lexikoncikkek mellett külön cikk dolgozza fel oktatási, vallási helyzetüket, nyelvi állapotukat, politikai és művelődési szervezeteiket. A lexikális részben összefoglalás jelenik meg az egyes országok kisebbségpolitikájáról, és tervezzük a legfontosabb kisebbségjogi dokumentumok ( törvények, rendeletek, programok, stb.) teljes szövegének közlését is. A CD-ROM angol nyelvű lesz, a bibliográfiai tételek címfordításai mellett a lexikoncikkek (és a kisebbségi dokumentumok) is angolul lesznek olvashatók.A megjelent kötethez képest jelentős módosítás várható a kisebbségekre vonatkozó statisztikák terén is, a tárgyidőszak (1918-2000) között tartott népszámlálások etnikai adatai szerepelnek majd a kiadványban, kiegészülve a területükre vonatkozó járás- vagy községszintű digitális térképekkel.