40. évfolyam, 1994. 4. szám 		Archívum

Retrospektív konverziós programok tervezése és irányítása

Nicholas Rawson

A szerző "Planning and managing a retrospective conversion project" c. tanulmányát, mely 1994 áprilisában hangzott el az OCLC és az ITS (Info Technology Supply Ltd.) közös támogatásával rendezett szemináriumon, Orbán Éva fordította.

Mi is a retrospektív konverzió?

A retrospektív konverzió a meglévő kézi katalógustételek átalakítása, konverziója, géppel olvasható formára. A folyamatot nevezhetik rekonnak, retrokonnak, retrokonverziónak vagy retrospektív katalógus konverziónak.
Nem tévesztendő össze a retrospektív katalogizálással, amely a korábban fel nem dolgozott, régebbi könyvtári állományok első katalogizálását jelenti.
A két folyamat között az az alapvető különbség, hogy a retrospektív konverzió esetében - és e dolgozat ezzel foglalkozik - a munka a kész katalóguscédulák köré, nem pedig a dokumentum köré szerveződik.

Miért vállalkoznak a könyvtárak retrospektív konverziós programokra?

A retrospektív konverziót a könyvtárgépesítés egyik legidőigényesebb és legköltségesebb mozzanatának tartják. A többletmunka látszólag végeérhetetlen özönének perspektívája sok könyvtárost elrettent, akik már addig is szűkös költségvetési keretek között próbálták meg a könyvtár szokványos tevékenységeit fenntartani.
A retrospektív konverzió azonban olyan feladat, amellyel minden könyvtár előbb-utóbb szemben találja magát. A könyvtári szolgáltatások gyors ütemű fejlődésével, az információszükséglet növekedésének és differenciálódásának következményeivel csak úgy lehet lépést tartani, ha az összes könyvtári munkafolyamatot automatizálják, és e cél elérésének a retrospektív konverzió elengedhetetlen feltétele. A kérdés ezek szerint nem az, hogy a könyvtár vállalkozzon-e a retrospektív konverzióra, hanem az, hogyan oldja meg.
Mielőtt belefogunk a retrospektív konverzióba, pontosan meg kell határozni a célt, és azt, hogy ez hogyan viszonyul a helyi körülményekhez. Ez ad majd támpontot a program stratégiájának kidolgozásához, és elengedhetetlen az anyaintézmény támogatásának elnyeréséhez is.
A retrospektív konverzió alapvetően kettős célt szolgál. Az első a dokumentumokhoz való hozzáférés biztosítása. Ennek segítségével kiaknázhatók a meglévő és kifejlesztésre váró visszakeresési technikák. A könyvtári katalógusok géppel olvashatóvá tétele az előfeltétele annak, hogy e lehetőségeket teljes mértékben hasznosítsuk.
A második célja a könyvtárvezetés támogatása. A könyvtár automatizálását szívesen fogadták, mert az igen nagy terhelés alatt álló könyvtári munkafolyamatokra alkalmazható. A retrospektív konverzió biztosítja a könyvtárvezetés számára szükséges adatokat is. Retrospektív konverzióra szükség lehet átszervezéskor, gyűjtemények összeolvasztásakor, vagy a könyvtár automatizálásának bevezetéseként. A retrospektív konverzió problémáját felszínre hozó sajátos körülmények határozzák meg a végrehajtás mikéntjét. Tisztázni kell azt is, hogyan illeszkedik a program a könyvtári szervezet mindennapjaiba.
A retrospektív konverzió súlyos terhet ró a könyvtár pénzügyi forrásaira, ezért a programokat gyakran a gyűjtemény leggyakrabban használt részére korlátozzák, annak érdekében, hogy a könyvtár pénzét ne fecséreljék a kevéssé használt gyűjteményekre, vagy elavult dokumentumokra.
Bármilyen vonzó is ez a megközelítés, számolni kell a hosszú távú következményekkel. Ahol több elkülönült katalógus van, meghiúsul a könyvtáros dicséretes vágya, hogy e széttagoltságot megszűntesse. Ahol a katalógus egységes, az ilyen részleges retrospektív konverzió hozza létre a külön katalógusok nyűgét. Ezen túlmenően a könyvtári gyűjtemény egyes részeinek a retrospektív konverzióból való kizárása oda vezet, hogy a gyűjteménynek ezeket a részeit az automatizálással járó valamennyi jelenlegi és eljövendő előnyből kirekesztjük. Ehhez vegyük még hozzá, hogy az ilyen megosztottság azt jelenti, hogy a könyvtárnak két kölcsönzési rendszert kell fenntartania egymás mellett: az egyiket a géppel olvasható tétellel rendelkező, a másikat az ilyennel nem rendelkező dokumentumok számára. Az automatizált kölcsönzési rendszer számára a könyvtár régebbi állományának nagy részét géppel olvasható formára kell konvertálni. Számos könyvtár úgy érzi, hogy egy egységes, valamennyi, a gyűjteményhez tartozó dokumentum leírását tartalmazó katalógus megéri a konverzió költségeit, még az olvasói katalógus esetében is. Nem szabad a problémákat a könyvtárosok következő generációjának a nyakába varrni, számos olyan kétes sorsú gyűjteményrész formájában, amelyek addigra már teljesen hozzáférhetetlenekké válnak, és hátráltatják a könyvtár napi munkáját.
Ezért nem az a kérdés, hogy a gyűjteménynek mely részét válasszák ki feldolgozásra, hanem hogy milyen sorrendben történjen a konverzió.
Ha már a konverzió sorrendjéről, a prioritások meghatározásáról esik szó, rátérek a retrospektív konverziós program folyamatának megtervezésére.

A retrospektív konverziós program tervezése

A tervezés folyamatának két különböző vetülete van. Az első, a retrospektív konverziós programhoz kapcsolódó döntések számával függ össze, beleértve a hosszú és rövid távú célok kitűzését. A döntések végleges meghozatala és a célok megfogalmazása után választhatók ki a módszerek és a szolgáltatások, amelyekkel ezek elérhetőek.

Milyen döntéseket kell meghoznia a könyvtárnak?

1. Döntés a retrospektív konverzió szükségességéről
Tételezzük fel, hogy egy könyvtár úgy döntött, hogy retrospektív konverziót kell végrehajtani, de nincsenek határozott elképzelései arról, hogyan tegyék ezt. Ismét hangsúlyoznom kell, hogy a használóknak ilyen esetben több helyen kell keresniük majd a dokumentumokat. Amint a használók megismerik a könyvtár OPAC-ját, és ahogyan a könyvtár géppel olvasható adatbázisa növekszik, a régebbi anyagok gyakorlatilag elszigetelődnek. A retrospektív konverzió elmaradásának árát a használók fizetik meg a dokumentumok lelőhelyének megállapításával töltött idővel.
2. A célok kitűzése
Eljött az ideje, hogy rendbe tegyék a könyvtár feldolgozását, vagy az összes rekordot az AACR2 formátumra hozzák? Szükségessé vált az újraosztályozás? A lehető leggyorsabb konverzió a cél? Ezeket a kérdéseket kell megválaszolni, mielőtt a kitűzött célokat rögzítenék.
3. A konverzió alapjának megteremtése
A raktári katalógusra, a szakkatalógusra vagy a leíró katalógusra támaszkodnak? A választás attól függ; mely forrás tartalmazza a legpontosabb és legteljesebb információt.
4. A leggyakrabban használt gyűjtemények meghatározása
A konverzió prioritásait úgy kell meghatározni, hogy azok megfeleljenek a részleges finanszírozásnak. Először a legfontosabb gyűjtemények kerüljenek sorra, a többiek pedig a következő költségvetési ciklusban.
5. Határozza meg a konvertálandó állomány méretét
Ez igen fontos, mivel nemcsak a program költségére, hanem a program időtartamára is kihatással van. Ne feledje, hogy a címek száma nem egyezik meg a gyűjteménybe tartozó kötetek vagy egységek számával a többes példányok és a többkötetes művek miatt. Például, ha egy cím három példányban van meg, akkor csak egy konvertálandó bibliográfiai tétellel kell számolni.
Ezzel kapcsolatban egyes könyvtárak a konverziós program megkezdése előtt állományellenőrzést hajtanak végre annak érdekében, hogy meggyőződjenek róla: a feldolgozásra kiszemelt címek még megvannak a könyvtárban. Az állományellenőrzés azonban igen aprólékos munka, ezért csak akkor vállalkozzunk rá, ha komolyabb hiányokkal kell számolnunk.
Ha valamelyik alapul vett adatállományunkban utaló cédulák is találhatók, ezeket meg kell jelölnünk, vagy a program megkezdése előtt ki kell emelnünk.
6. A katalóguscédulák vizsgálata
Elegendő információt tartalmaznak-e a cédulák egy külső adatbázissal való összevetéshez? Tartalmazzák-e azokat a helyi adatokat, amelyeket szeretnének a rekordba felvetetni, beleértve az osztályozási jelzetet és a példányszámot? Még a konverziós program előtt időt kell fordítani a katalóguscédulák adattartalmának kiegészítésére.
7. A megfeleltetés szintjének meghatározása
Azt, hogy tételeink pontosan összevethetők legyenek egy külső adatbázissal, akkor érhetjük el a legteljesebben, ha céduláink adattartalma a lehető legrészletesebb. E folyamatot támogatja, ha rendelkezésünkre áll az ISBN, ISSN vagy az LCCN.
8. A program dokumentációja
A sikeres retrospektív konverzió és automatizálás elengedhetetlen feltétele az eljárások dokumentálása. Ha változtatni kell, a módosításokat is be kell venni a specifikációk közé. A munkafolyamatok hatékonysága úgy biztosítható, ha a programban résztvevő munkatársak számára kézikönyvet készítünk.
A dokumentációnak többek között tartalmaznia kell az osztályozási és raktári rendszerek részletes leírását, valamint a helyi osztályozási jelzetek és a leltári számok beviteli formátumára vonatkozó előírásokat.
9. Mintavétel a gyűjteményből
A tervezést szolgálja, ha az állomány összetételét tükröző mintát kiválasztunk a feldolgozandó címek közül. Ebből becslések vonhatók le a program várható időtartamára, és felmérhető, hogy milyen problémák merülnek majd fel. Az állományból vett minta rávilágíthat pl., hogy milyen dokumentumtípusok várnak feldolgozásra, milyen katalógusokkal kell számolni a program során (például az analízisben, többkötetes művek analitikus feldolgozásakor, vagy ha különböző katalóguscédulák az évek folyamán eltérő katalogizálási szabályzatok szerint készültek).
E mintát is fel lehet használni, hogy a bennük elérhető találati arány becslésével felmérjük a külső adatbázisok értékét.
10. Tisztázzuk az elvárásokat
Konzultáljunk a könyvtár személyzetével, ugyanis a könyvtár valamennyi dolgozójára kihat, ahogyan a konvertált rekordok megjelennek. A kölcsönzésben dolgozók például online kezelik a konvertált rekordokat, amikor a felhasználóknak egy adott címről adnak felvilágosítást. A szerzeményezésben dolgozók és a tájékoztatók is rendszeresen dolgoznak a frissen konvertált rekordokkal.
A könyvtárnak azokkal a feladatokkal is foglalkoznia kell, amelyek a retrospektív konverzióval egyidőben hajtandók végre, pl. a besorolási adatok egységesítése, az ún. hiteles jegyzékek kialakítása, a vonalkódok bevezetése, és a helyi rendszerrel kapcsolatos megfontolások.
A besorolási adatok hitelességének ellenőrzése: A besorolási adatok hitelesítése javítja a rekordok hozzáférhetőségét, mert következetessé teszi azokat, és csökkenti az adatelemek közötti áthallásokat.
A hiteles jegyzék címszavai - beleértve az egységesített címeket és tárgymegnevezéseket, szerzői, testületi és konferencia neveket - egy fogalom vagy adatelem egyedi besorolási formáját adják meg. Az adatelemek és a kapcsolódó kifejezések többi formájáról készíthető utalások, pl. a lásd és lásd még típusú utalások, is megtalálhatók.
A hitelesítés létrehozható passzívan olyanformán, hogy az adatbázis, amelybe a könyvtár a címeit beilleszti, már rendelkezik hiteles jegyzékekkel, vagy aktívan, amikor a könyvtárnak az a kívánsága, hogy az általa konvertált rekordok besorolási adatai egy meghatározott hiteles jegyzékben szereplő formának feleljenek meg. Ez létrehozható a konverziós program során, de előfordulhat, hogy a könyvtár inkább egy külön hitelesítési konverziós folyamat mellett dönt.
A hitelesítésre vonatkozó döntés függ attól is, milyen helyi rendszert választott a könyvtár, és mennyi idő telik e1 a konverzió és a konvertált rekordok tényleges használata között. Egyes helyi rendszerek beépített hitelesítési modullal rendelkeznek. Minél több idő telik el a konverzió és a használat között, annál valószínűbb, hogy a besorolási adatok változnak, ezért újbóli konvertálásuk válhat szükségessé.
Az eredeti rekordokban előforduló helyesírási hibák, a következetlen írásmód, központozás és szóköz kihagyás megszüntethető, ha a hitelesítő konverzió folyamatába ellenőrzést is beiktatnak.
A vonalkódok bevezetése: A vonalkódok bevezetésekor a könyvtári egységekhez azonosító, egyedi, géppel olvasható kódokat rendelnek. Minden kód a könyvtár bibliográfiai adatbázisában a neki megfelelő egységről készült rekordhoz kapcsolódik. A vonalkód-számokat a konvertáláskor hozzá lehet tenni a rekordokhoz.
Az állományt nem szabad vonalkóddal ellátni, mielőtt a könyvtár kiválasztotta volna helyi rendszerét. Voltak könyvtárak, amelyek kénytelenek voltak teljes gyűjteményüket átkódolni, mert a kódok nem illeszkedtek a kiválasztott rendszerhez.
E folyamatban kétféle - "okos" és "néma" vonalkódot használnak. Az okos vonalkódot a számítógép előre kiadja a géppel olvasható rekordban szereplő példányszám és kötet-adatok alapján. Az esetek többségében az okos vonalkódokat azután jelölik ki, hogy a rekordokat konvertálták.
A néma vonalkódok olcsóbbak, ami a szalagok feldolgozását és a címkegyártást illeti, de költségesebbek, ha a munkaidő-ráfordítást tekintjük. Ezek a vonalkódok esetlegesen vihetők fel a gyűjteményre a konverzió előtt vagy után. A néma kódok manuálisan kapcsolódnak az adatbázis rekordjaihoz. A konverzió idejére tervezett vonalkód bevezetés során többnyire néma vonalkódokat használnak.
A dokumentumok mozgatását a lehető legminimálisabbra kell csökkenteni. Ha feltétlenül kézbe kell venni őket, akkor a címkézést, vonalkóddal és biztonsági csíkokkal való ellátást egyszerre kell elvégezni.

Megfontolások a helyi rendszerrel kapcsolatban

Konverziós programjukat beszéljék meg helyi rendszerük forgalmazójával. Gondolkodjanak azon, milyen helyi adatokat akarnak az egyes rekordokba bevinni, és a forgalmazóval együtt határozzák meg, mely mezőket lehet használni. Egyes helyi rendszerek számos helyi adatmezőt képesek elfogadni, míg másoknál az adatokat meghatározott mezőkbe kell elhelyezni.
További, a helyi rendszerrel kapcsolatos megfontolás, hogy nagyobb lemezterületet kell beszerezni, és hogyan töltik be a konvertált rekordokat a rendszerükbe. Például a rekordokra szalagon, hajlékony lemezen vagy más, mondjuk kazettás, adathordozón van szükségük.
Ha még nincs helyi könyvtári rendszerük, itt az ideje, hogy gondolkodjanak arról, melyiket szerezzék be.
Ne feledjék, fel kell mérniük az összes, a helyi rendszerre vonatkozó követelményt, mivel a konverziót végrehajtók általában nem lépnek közvetlen kapcsolatba a helyi rendszer forgalmazójával.
Végül, és talán ez a legfontosabb, ott van a MARC formátum kérdése. Akármit is mondjanak a MARC-ról, illetve annak hibáiról, ez a legjobb, amivel pillanatnyilag rendelkezünk, és az egyetlen olyan formátum, amely a bibliográfiai adatok nemzetközi cseréjét lehetővé teszi. Az OCLC adatbázisból származó adatokat például a világ 52 országának mintegy 17 000 könyvtára csak azért képes használni, mert MARC formátumban vannak. A konverzió lehetséges az egyik MARC formátumról a másikra, pl. az OCLC MARC-ról az UNIMARC-ra, de ehhez elengedhetetlen annak belátása, hogy a MARC formátumot kell használni, és akkor ennek előnyeit is élvezhetik. A MARC olyan széles körben elfogadott szabvánnyá vált, hogy ha egy géppel olvasható adatbázist készítő könyvtár közös automatizálási programokban akar résztvenni, gépesített lelőhely-jegyzékbe akarja állományát bevinni, vagy egy kereskedelmi forgalomban kapható automatizált rendszert akar vásárolni külön programozási díj fizetése nélkül - és a könyvtárak ezek közül a lehetőségek közül annyit akarnak igénybe venni, amennyit csak tudnak - szinte imperatívusz, hogy a könyvtár géppel olvasható rekordjai MARC formátumúak legyenek.
A tervezési folyamat második része azon szolgáltatási lehetőség kiválasztását érinti, amelynek segítségével a retrospektív konverziós program kivitelezhető.
A továbbiakban általánosságban foglalkozom azokkal a szolgáltatási lehetőségekkel, amelyek a könyvtárak számára elérhetők, majd az egyes lehetőségeken belül minden esetben felhívom a figyelmüket az OCLC szolgáltatásaira.
A könyvtárak számára az első lehetőség teljes körű megbízás adása. A teljes körű megbízás keretében a könyvtár egy erre szakosodott ellátót bíz meg a konverzió elvégzésével. Az ellátó a bibliográfiai adatok megszerzésére használhatja a saját adatbázisát vagy más ellátóét, és az ebből hiányzó tételek rekordjait elkészíti. Az is előfordulhat, hogy az ellátó a teljes konverziót a forrásadatokra alapozva hajtja végre.
A megbízás általában tartalmazza az ütemezést, rendelkezik a minőségről, és a könyvtár és az ellátó között létrejött részletes, írásos megállapodáson alapul. A tapasztalt ellátók hatalmas mennyiségű, jó minőségű rekordot képesek rövid idő alatt biztosítani.
Az OCLC-nek két olyan szolgáltatása van, amilyenről éppen beszéltem: a RETROCON és a Conversion Keying Services.
A RETROCON a felhasználói igényekhez igazodó minőségi konverziós szolgáltatás, amelynek keretében a könyvtárak elküldik katalóguscéduláikat vagy azok másolatát az OCLC RETROCON Részlegéhez Ohióba, ahol felkészült operátorok keresik vissza a megfeleltethető bibliográfiai rekordokat az OCLC adatbázisában. Amikor megtalálják a rekordokat, az operátor ellenőrzi, hogy a rekord közvetlen találat-e, majd beviszi a könyvtár által kért helyi adatokat.
Ha a rekord hiányzik az OCLC adatbázisából, a RETROCON operátor beviszi a rekordot a katalóguscédulán szereplő információnak megfelelően. Egy átlagos évben a RETROCON mintegy 300 000 új rekorddal gyarapítja az OCLC adatbázisát.
A könyvtár szalagon vagy hajlékony lemezen havonta fogadja a konvertált rekordokat, és betölti őket saját helyi rendszerébe.
A RETROCON szolgáltatás a minőség és a pontos bibliográfiai adatközlés jelentőségét hangsúlyozza. Ennek érdekében:

Az OCLC szakértője a program során mindvégig kapcsolatban áll a könyvtárral, hogy biztosítsa a munkafolyamat zökkenőmentes lebonyolítását. Az OCLC RETROCON Részleg bármilyen volumenű programra vállalkozik, bármilyen formátumban és bonyolultsági szinten, és gyorsan befejezi a konverziót - gyakran a házi konverzióhoz szükséges idő egytizede alatt.
A Conversion Keying Service offline szolgáltatás; amely használói igényekhez igazított MARC rekordokat hoz létre a könyvtár katalóguscédulái alapján. Akárcsak a RETROCON szolgáltatás esetében, a felkészült operátorok hajtják végre a munkát, és minden programot egy magas szinten képzett könyvtáros vagy szakember ellenőriz. A program specifikációit ismét az OCLC és a könyvtár közötti kölcsönös megegyezéssel alakítják ki, ellenőrző fájlt létrehozva, hogy biztosítsák az adatok 100%-os hibátlanságát.
Ezt a szolgáltatást olyan szakgyűjtemények retrospektív konverziójára lehet használni, amelyek esetében a rekordok megfelelői nem lelhetők fel más adatbázisban, a RETROCON-nal együtt pedig olyan gyűjteményekre, amelyekben számos, százalékosan is sok, olyan cím van, amelyek új rekordok létrehozását igénylik. Akkor is használható, ha a forrás-adatok nem felelnek meg az OCLC minimális input előírásainak, és akárcsak a RETROCON esetében, rövid idő alatt számos rekord állítható elő.
Megemlítenék néhány fontosabb európai programot, amelyeket a RETROCON és a Conversion Keying Services hajtott végre: University of Oxford, Bibliothèque Nationale d'Historie, Bibliothéque Nationale et Universitaire de Strasbourg, Queen's University Belfast, The Guildhall Library, London, National Art Library, London, The Royal Botanic Gardens, Kew.
A könyvtárak előtt nyitva álló másik lehetőség az ún. házon belüli kötegelt konverziós módszer. A könyvtár saját személyzetével viszi be a keresőkulcsokat a hajlékony lemezre vagy egyes esetekben mágnesszalagra. Gondoskodnak a helyi adatok, például az osztályozási jelzet vagy a példányszám, beviteléről, így minden rekord a szerződő könyvtár egyedi vonásait tükrözi.
A hajlékony lemezeket vagy szalagokat elküldik az ellátónak, hogy vesse össze az adatbázissal. A többszörös találatokat és a meg nem feleltethető tételeket általában kinyomtatják, és visszaküldik a könyvtárnak, hogy ellenőrizzék őket. A kötegelt konverziós szolgáltatások általában nem teszik lehetővé eredeti rekordok előállítását. Ennek következtében az adatbázisból hiányzó tételekről másként kell gondoskodni.
Az OCLC két olyan szolgáltatást nyújt, amelyek megfelelnek a fentiekben vázolt feltételeknek: a MICROCON-t és a TAPECON-t.
A MICROCON szoftvert ingyenesen kölcsönzik a szerződő könyvtáraknak, és ennek segítségével a keresőkulcsokat egyszerű formában, magas szintű feldolgozói szakértelem nélkül is be tudja vinni a könyvtár személyzete. A könyvtár egyértelműen megfeleltetett rekordjaival összemásolható helyi adatok közé tartoznak az osztályozási jelzetek, leltári számok, helyi megjegyzések és saját tárgyszavak.
Ha elegendő hajlékony lemez összegyűlt, a könyvtár elküldi ezeket az OCLC-nek, hogy az OCLC adatbázissal összevessék őket. Ha egyértelmű megfeleltetés hozható létre, a rekordot a könyvtár helyi adataival megfelelően összeolvasztva, kimásolják az OCLC-MARC szalagra. Az OCLC adatbázissal való összevetés eredményeként készül egy jelentés a többszörös megfelelésekről (2-10 találat), illetve a hiányzó tételekről. A többszörös megfelelések esetében a könyvtár kiválaszthatja azt a rekordot, amelyre szüksége van, majd ezt kéri az OCLC-től. A hiányzó tételeket házon belül feldolgozhatják, vagy a könyvtár kérésére az OGLC RETROCON vagy a Conversion Keying Service is előállíthatja ezeket.
A TAPECON szolgáltatás nagyon hasonlít a MICROCON-hoz, egyedül a keresőkulcs kialakításának stádiumában van eltérés. A TAPECON-t úgy tervezték, hogy a meglévő, nem MARC formátumú rekordokat teljes MARC rekordokká lehessen fejleszteni. E nem MARC formátumú rekordok leggyakrabban a rövidített kölcsönzési célú rekordok között fordulnak elő, amelyekkel néhány könyvtár rendelkezik. A TAPECON használói kézikönyvének utasításai nyomán e meglévő szalagokat át lehet formatálni az OCLC által meghatározott formátumra . Akárcsak a MICROCON esetében, néhány helyi adatelem is megengedett, és a gépi összehasonlítás, illetve a jelentés-generáló eljárások azonosak.
Bizonyos értelemben a TAPECON a MICROCON automatikus formája, mivel a meglévő géppel olvasható adatokat használják fel az OCLC keresőkulcsainak létrehozására, így nincs szükség arra, hogy a személyzet dolgozzon ezzel.
Az OCLC kötegelt konverziós termékei egyre népszerűbbek, mert gazdaságosak, rugalmasak és gyorsak. A felhasználási adatok önmagukért beszélnek. 1994 januárjáig mintegy 770 könyvtár használta a MICROCON szolgáltatást, és kb. 32 980 186 rekordot dolgoztak fel. A TAPECON-t 1994 januárjáig 154 könyvtár alkalmazta, és 4 833 274 rekordot állítottak elő.
A könyvtárak számára elérhető harmadik lehetőség a házon belüli retrospektív konverzió olyan külső adatbázis online elérésével, amelyet CD-ROM-on tárolnak.
Mindkét módszer lehetővé teszi a személyzet számára, hogy a retrospektív konverziós program valamennyi mozzanatát felügyeljék, és minden rekordot ellenőrizzenek. Az adatbázis így a könyvtár minőségi előírásainak megfelelő lesz.
Két további OCLC szolgáltatás elégíti ki az említett feltételeket: a Record Supply Service (Rekordellátó Szolgáltatás) és a CAR CD450.
Az OCLC Record Supply Service-t olyan könyvtárak számára tervezték, amelyek az OCLC-t mind a kurrens, mind a retrospektív feldolgozáshoz igénybe kívánják venni, és az OCLC adatbázisból hívják le bibliográfiai rekordjaikat.
Az OCLC adatbázis online saját országának International Packet Switching Service-én (IPSS, Nemzetközi Csomagkapcsolt Szolgáltatás) és az Interneten keresztül érhető el, és a rekordokat közvetlenül a helyi rendszerbe lehet letölteni, vagy mágnesszalagra lehet kiíratni. Minden rekord szerkeszthető online, vagy a helyi rendszerbe való betöltés után.
A könyvtárak személyzetének képzést, dokumentációt és folyamatos segítséget nyújtanak annak érdekében, hogy a rendszert a lehető legteljesebb mértékben ki tudják aknázni.
A CAT CD450 egy önálló CD-ROM alapú feldolgozó rendszer, amelynek segítségével a könyvtárak offline környezetben élvezhetik a helyi feldolgozás előnyeit. Több adatbázis részhalmaz áll rendelkezésre:
- új könyvek
- régebbi könyvek és nem könyvjellegű dokumentumok
- zene
- jog
- orvostudomány
- spanyol rekordok
- Az LC teljes, ellenőrzött név és tárgyszókészlete
A CAT CD450 ideális az olyan könyvtárak számára, amelyek nem rendelkeznek online hozzáférési lehetőséggel, vagy ahol az online hozzáférés drága és megbízhatatlan.
Szeretném összefoglalni, hogy véleményem szerint mire kellene használniuk az OCLC-t konverziós programuk során.

A program irányítása

A program irányítását a konverziós programhoz választott szolgáltatás típusa határozza meg. Feltéve, hogy ez a helyzet, úgy gondolom, hasznos lenne a korábban taglalt különböző konverziós lehetőségeket megvizsgálni abból a szempontból, mennyi munkaerőt kötnek le, és milyen egyéb tényezők befolyásolják a konverziós program irányítását.

1.Teljes körű megbízás

Teljes körű megbízás esetén a könyvtár a teljes programot szerződéssel végezteti el egy külső céggel, ezért ez a módszer nem igényel a szerződő könyvtártól többlet személyzetet vagy felszerelést, és nem ró súlyos terheket a meglévő személyzetre sem. A könyvtárnak azonban ki kell választania egy munkatársat, aki az olyan részletekkel foglalkozik, mint a cédulák csomagolása és szállítása, a munka beosztása, és a menet közben felmerülő problémák megoldása. Ez a személy szoros kapcsolatban dolgozik az ellátónál a kapcsolattartóval.
Nyilvánvaló előnyök származnak abból, ha a munkát külső ellátó végzi a könyvtár specifikációinak megfelelően, két tényezőről azonban nem szabad megfeledkezni:
a) A könyvtár esetleg gondoskodni óhajt arról az időszakról, amikor a katalóguscédulák az ellátónál vannak.
b) A könyvtár esetleg ellenőrizni kívánja a megkapott bibliográfiai adatok minőségét, ami kihatással lehet a meglévő feldolgozó személyzetre.
Az OCLC-nél azt tapasztaltuk, hogy a könyvtárak alapvetően pragmatikus álláspontra helyezkednek, amikor katalóguscéduláik a könyvtártól távol vannak - vagyis, elfogadják, hogy ahhoz, hogy a munka elkészüljön, elkerülhetetlen, hogy némi kényelmetlenséget okozzanak a használóknak. Rugalmas ütemezésünk azt jelenti, hogy a cédulák megállapodásban rögzített mennyiségét küldik havonta a RETROCON Részlegnek, majd ezeket a feldolgozás után azonnal visszakapja a könyvtár. Az a célunk, hogy biztosítsuk, hogy a cédulák ne legyenek távol a könyvtártól a feltétlenül szükségesnél hosszabb időre. Ennek ellenére, néhány könyvtár inkább a cédulák fénymásolatát küldi el nekünk, és nekünk tiszteletben kell tartanunk az érzéseiket. Az a lényeg, hogy a másolat legyen tökéletesen olvasható, és tartalmazza a beviendő összes helyi adatot.
Ami a fogadott bibliográfiai adatok minőségi ellenőrzését illeti, ismét azt találtuk, hogy a könyvtárak többsége ezzel nem foglalkozik, vagy legjobb esetben a kapott adatok random mintáját vizsgálja, de ezzel is számolni kell, a program irányítása során.

2. Házon belüli kötegelt konverziós módszer

Mivel e munkát nagyobb részben a szerződő könyvtár végzi, a program irányítására fordított idő és munkaerő nagyobb mértékben terheli a könyvtár munkatársait.
Ha a könyvtár úgy dönt, hogy a MICROCON-hoz hasonló terméket vesz igénybe, valószínű, hogy a meglévő munkaerő nem képes a feladatot teljes egészében elvégezni. A házon belüli konverzió egyik legnagyobb gondja, hogy lendületét vesztheti, ha nem áll rendelkezésre elegendő munkaerő.
A MICROCON konverziós projektre akkor vállalkozhat a könyvtár bíztató kilátásokkal, ha kiegészítő munkaerőt tud toborozni; lízinggel vagy vásárlással bővíteni tudja számítógépparkját; a kiegészítő személyzet és a berendezések számára egy vagy több helyiséget fel tud szabadítani; megfontolja egy vezető kinevezését, vagy egy munkatárs megbízását a retrospektív konverziós csapat felügyeletével.
Ha ez megtörtént, a rendszer használatára való kiképzés következik. Még ha az operátorok nagyon alaposan ismerik is a rendszert, akkor is lesznek olyan alkalmak, amikor elbizonytalanodnak, milyen keresőkulcsot kell használni, vagy kérdések merülhetnek fel azzal kapcsolatban, hogyan kell egy bizonyos helyi adatot bevinni. Ebből következik, hogy a csoport vezetőjének rendszeresen elérhetőnek kell lennie. A vezetőnek és a könyvtár más munkatársainak a feladata az operátor munkájának minőségi ellenőrzése.
Ha egy hajlékony lemezköteget lefuttattak és összevetettek az OCLC adatbázissal, a többszörös találatokkal és a hiányzó rekordokkal kell foglalkozni. Ehhez a személyzet néhány tagját meg kell tanítani arra, hogy a katalógusból kikeressék a szükséges katalóguscédulákat, és így 1) a többszörös találatok közül ki lehet választani a kívánt OCLC rekordot, és 2) a hiányzó rekordokhoz kapcsolódó katalóguscédulák későbbi feldolgozásra elkülöníthetők vagy megjelölhetők. Ezek után gondoskodni kell e rekordok elkészítéséről.
Mint látják, itt jóval több vezetést, szervezést igényel a program, mint a teljes körű megbízás esetében. Ha azonban a könyvtár hajlandó a szükséges forrásokat biztosítani, a MICROCON a magas színvonalú bibliográfiai adatok előállításának költséghatékony módszere lehet.
A TAPECON esetében a munkaerőtoborzást, az elhelyezést, a betanítást és az adatbevitelt végző dolgozók irányítása elmarad, hiszen a meglévő, géppel olvasható adatokat konvertálják az OCLC keresőkulcsaira, és ezeket írja ki szalagokra az intézmény könyvtáros vagy számítástechnikai személyzete. A könyvtárnak természetesen gondoskodnia kell arról, hogy a kielégítő eredmény érdekében a megfelelő személyzetet és számítógépi hátteret biztosítsa.
Akárcsak a MICROCON-nál, a munka akkor kezdődik, amikor a szalagokat összevetették az OCLC adatbázissal, és ellenőrizték a többszörös találatokat és a hiányokat.
A program irányítása kevesebb munkát igényel, mint a MICROCON, de nem szabad lebecsülni a könyvtár és a számítóközpont közötti jó kapcsolat jelentőségét.

3. Házon belüli retrospektív konverzió: online adatbázis vagy CD-ROM hozzáférés

Az ilyen program irányítására fordítandó idő és munkaerő erősen megterheli a meglévő munkatársakat, hasonlóan, mint a házon belüli kötegelt konverziós módszer.
A házon belüli programokról beszélve, nem tudom eléggé hangsúlyozni, milyen fontos, hogy elegendő munkaerő álljon rendelkezésre, hogy a program az ütemterv szerint haladjon. A retrospektív konverzió története hemzseg az olyan könyvtáraktól, amelyek vérmes reményekkel fogtak bele a programba, de néhány hónappal később lassan elhalt az egész, mert jóval több munkával járt, mint amire eredetileg számítottak.
Az ilyen jellegű programok sikeres végrehajtásához: kiegészítő munkaerőt kell toborozni; lízinggel vagy vásárlással bővíteni kell számítógépparkját; a kiegészítő személyzet és a berendezések számára egy vagy több helyiséget fel kell szabadítani; meg kell fontolni egy vezető kinevezését, vagy egy munkatárs megbízását a retrospektív konverziós csapat felügyeletével.
Ha ez megtörtént, a képzés következik, és felmerülhet az a gond, hogy ez szinte állandó feladattá válik, mert jellemző a retrospektív konverziós programokra az a tendencia, hogy a személyzet állandóan cserélődik. Meglehetősen nehéz megfelelő munkaerőt találni, de talán még nehezebbnek bizonyulhat megtartani őket.
A vezetőnek, természetesen, képesnek kell lennie a program során felmerülő bármilyen bibliográfiai vagy egyéb probléma megoldására, és a minőségellenőrzés kérdéseivel is foglalkozni kell.
Online vagy CD-ROM környezetben, a MICROCON-tól eltérően, nagyon leegyszerűsödik a többszörös találatok problémájának a megoldása. Ha egy keresőkulcs több lehetséges rekordot hív vissza, a legtöbb online vagy CD-ROM rendszer megjeleníti a képernyőn a felmerülő rekordokat. Az operátor ezek után megvizsgálhatja ezeket, és kiválaszthatja a szükséges rekordot, anélkül, hogy nyomtatott jelentéseket kellene megvizsgálnia.
Az online hozzáférés fontos tényezője a távközlés. Ki kell dolgozniuk műszaki munkatársaikkal azt a módot, ahogy például az OCLC-t elérik, és ezután keresni kell valakit, aki a hibakereséssel foglalkozik. Nincs kellemetlenebb dolog, mintha belejönnek a munkába, és egyszercsak a rendszer nem hajlandó működni. Ismét aláhúzom, a program irányításának egyik fontos vetülete a jó kapcsolatok fenntartása a műszakiakkal.
A CD-ROM használatával természetesen az online hozzáférés problémája nem merül fel. Biztosítani kell azonban elegendő CD-ROM olvasót, ha a CD-ROM adatbázist egyszerre többen használják. A megfelelő műszaki háttér megteremtése kötelező, amikor e termékeket bevezetjük és installáljuk, és később a hibaelhárításban is.
Remélem érzékelhető, hogy a kiválasztott szolgáltatás típusa meghatározza, mennyi időt és energiát kell a könyvtárnak a retrospektív konverzióra fordítania.
Természetesen még egy fontos tényezőt kell megvizsgálnunk, mégpedig azt, hogy mennyibe is fog kerülni. Szeretném dolgozatomat e probléma kissé részletesebb körüljárásával befejezni.

Pénzügyi tervezés

Amikor a manuális tételek géppel olvasható formára hozása felmerül, a legtöbb megbeszélés a költségek kérdése körül forog. A legtöbb könyvtár erősen hajlik arra, hogy a legolcsóbb lehetőséget válassza, de nem szabad elfeledniük, hogy a legolcsóbb megoldás nem feltétlenül a legjobb. Mindig szem előtt kell tartanunk, hogy egy adatbázis létrehozása a jövőre szóló befektetés - a rendszerek jönnek-mennek, de az adatbázist rendszerről-rendszerre viszik. Vagyon legyen, ne teher. A retrospektív konverziós gyakorlatba fektetett munka hosszú távon több, mint kifizetődő lesz.
A választott lehetőségtől függetlenül a retrospektív konverziós program költséges lesz. Néha a munkaerőráfordítások egy részét a meglévő személyzetnek lehet kijelölni, és így beolvasztható a szokványos működési költségek közé, de néhány könyvtár olyan helyzetben van, hogy elegendő pénzt kell átcsoportosítania más munkaterületekről ahhoz, hogy a szükséges többletmunkát és kiadásokat fedezni tudja.
Mindegy, hogy a könyvtár hogyan oldja meg a retrospektív konverziót, mindenképpen költséges vállalkozás, és szinte bizonyos, a költségvetésen kívüli forrásokra is szükség lesz. Ilyenkor nagyon fontos, hogy tudjunk azokról az intézményekről, ahol pályázhatunk e forrásokra, és itt elsősorban a kormányszervekre, és nemzetközi szervezetekre (Világbank, vagy akár a Soros Alapítvány) gondolok.
A retrospektív konverzió költségei két csoportba sorolhatók: külső és belső típusúakra. A kettő közül a külső költségeket könnyebb meghatározni, de még ekkor is változásokkal kell számolnunk a konvertálandó adatok minőségétől és bonyolultságától, illetve a kívánt outputtól függően.
A belső költségek fedezik a katalógustételek elemzését, előszerkesztést, utószerkesztést és minőségellenőrzést, berendezést, távközlést, személyi kiadásokat. A retrospektív konverzióval kapcsolatban gyakran elkövetik azt a hibát, hogy alábecsülik az adminisztrációra és irányításra fordítandó időt. A költségvetés, a beszámolók készítése, a szolgáltatási megbízások megtárgyalása időigényes. Ennél azonban még több időt igényel a vezetőktől a program személyzetének képzése, a politikák és eljárási szabályok kidolgozása, és az általáros vagy egyes tételekhez kapcsolódó problémák megoldása, amelyek a homályos megfelelésekből, a szerkesztési követelményekből stb, adódnak. E feladatokat gyakran a meglévő személyzetnek adják ki többletmunkaként. Amikor viszont a program beindult, sok könyvtár rájön, hogy a program nagyobb vezetői odafigyelést igényel, mint eredetileg gondolták, és természetesen ennek is van költségkihatása.
Ha konverziós programjukat külső adatbázis felhasználásával akarják elvégezni, a program teljes költségét befolyásoló egyik legfontosabb tényező a könyvtár rekordjaival a szállító adatbázisában elért találati arány. Minél magasabb a találati arány, annál kevesebb rekordot kell elsődlegesen katalogizálni, ez pedig a retrospektív konverzió egyértelműen a legdrágább egységre eső feladata.
Vizsgáljuk most meg a korábban ismertetett retrospektív konverziós lehetőségek áttekintésekor figyelembe veendő gazdasági szempontokat.

1. Teljes körű megbízás

Az ellátókkal kötött teljes körű megbízás, amilyen például az OCLC RETROCON szolgáltatása, általában tartalmazza az ellátó által kiszabott, rendszerint egység-díjnak nevezett díjat, amely a konvertálandó rekordok számától, az OCLC adatbázisban elért találati aránytól, a dokumentumtípustól (pl. monográfia, időszaki kiadvány, audiovizuális anyag, a dokumentumok nyelvétől vagy nyelveitől, a különleges követelmények (például beviendő helyi adatok) típusától és mennyiségétől függ. Az OCLC minden feldolgozott rekordért egy egység-díjat számít fel, és ebbe bennefoglaltatik mind a meglévő rekordok összevetése, mind az eredeti rekordok bevitele a megfeleltetés hiánya esetén. Az OCLC egységár minden, a gyűjtemény géppel olvasható formára történő konverziójával kapcsolatos költséget felölel, amilyen például valamennyi rekord szerkesztése a kért helyi adatokkal, valamennyi online dolgozó munkatárs és telekommunikációs kapcsolat díja, és a könyvtár katalóguscéduláinak a visszaküldése. Más ellátók eltérő díjat állapíthatnak meg minden általuk végrehajtott eljárás esetében. E konverziótípusra jellemző, hogy minél különlegesebb eljárást igényel a program, annál nagyobbak lesznek az egységnyi költségek.
Ami ezt az eljárást illeti, az ellátók költségei könnyen meghatározhatók - az egységár és bármely más felmerülő kiadás, például a profilozás díja. Ami a belső költségeket illeti, mivel ez a konverziós módszer a szerződő könyvtártól nem igényel többlet személyzetet vagy felszerelést, az ellátó által felszámolt rekordonkénti díj alatta maradhat egy házon belüli program költségének. Nem szabad elfeledkezni azonban a további kiadásokról sem (postaköltség: a katalógus elküldése az ellátó feldolgozó központjához; telefon és telefax díjak; minőségellenőrzés).

2. Házon beüli kötegelt konverziós módszer

A kötegelt konverzió költsége általában az adatbázissal megfeleltethető keresőkulcsonkénti egység-díj. Egyes ellátók azonban feldolgozási díjat is felszámíthatnak minden egyes feldolgozott hajlékony lemezért, mások havonta a keresőkulcsok minimális számát köthetik meg, s ha a könyvtár ezt nem teljesíti, büntetést fizet.
Az OCLC MICROCON szolgáltatás a könyvtáraktól a fogadott rekordokért számít árat. Nincs feldolgozási díj a hajlékony lemez kötegekért, és nincs havi minimális keresőkulcs szám meghatározva. A MICROCON egységár összetevői:
- A szerződő könyvtár által adott helyi adatbevitel összeválogatása a megfeleltetett rekordokkal;
- Az OCLC output szalag díja;
- A megfelelő számú hajlékony lemez biztosítása a könyvtár számára a program végrehajtásához, másolatok készítéséhez;
- A MICROCON használói kézikönyv kölcsönzése;
- A többszörös találatok és a hiányzó találati jelentések generálása.
A további külső díjak a következők: képzés; postaköltségek; profilozás annak érdekében, hogy a könyvtár használni tudja az OCLC MICROCON szolgáltatást.
A belső díjak jelentősebbek, és a következőkhöz kapcsolódnak: a munkát kivitelező, kiegészítő személyzet kinevezése; berendezések vásárlása vagy lízingelése; főfoglalkozású programvezető kinevezése; minőségellenőrzési eljárások.
Mint látható, a személyi kiadások teszik ki a költségek legnagyobb részét, és amikor ezeket kiszámítják, valamennyi kapcsolódó kiadást számba kell venni, vagyis nemcsak magukat a béreket, hanem bármi egyebet is, amit a munkaadónak ki kell fizetnie.

3. Házon belüli retrospektív konverzió: online adatbázis vagy CD-ROM hozzáférés

A külső adatbázisból származó bibliográfiai rekordok költségeit, például az OCLC Record Supply Service közvetítésével, rendszerint keresésenként számítják ki. Ehhez járulnak még a távközlési díjak, amelyek a könyvtár és Birmingham között merülnek fel. A figyelembe veendő további külső költségek: képzés; az output adathordozóhoz kapcsolódó költségek (például szalagköltségek, betöltési költségek); profilozási díjak. E költségek közül valószínűleg a távközlési díjak a legtetemesebbek.
Ha CD-ROM alapú rendszer (például OCLC CAT CD450) használata mellett döntenek a retrospektív konverziós program végrehajtására, a távközlés gondja fel sem merül. Ebben az esetben a legjelentősebb külső költség a kiválasztott adatbázist vagy adatbázisokat tartalmazó CD lemezek megvásárlása lesz. A CD-n szereplő rekordok betöltése a helyi rendszerbe nem jár külön kiadással.
A belső költségek mind a két esetben jelentősebbek, és a MICROCON-hoz hasonlók.
Akárcsak a MICROCON esetében, itt is a személyi kiadások a legjelentősebbek. Számításaikban ne feledkezzenek el a kapcsolódó költségekről.
Mielőtt befejezném, szeretnék néhány kérdéssel foglalkozni, amelyeket a konverziós program költségvetésének elkészítésekor még figyelembe kell venni.
1. Számítógépes hardver költségek: meg kell vizsgálni, elegendő-e számítógépük memóriája a retrospektív konverzióval nyert rekordok tárolására? Ha nem, további keménylemez kapacitásról kell gondoskodni.
2. A konvertált adatok betöltése a helyi könyvtári rendszerbe: Állapítsák meg, vannak-e ennek a folyamatnak külön költségei, és ezeket is szerepeltessék a költségvetésben.
3. Output: A különböző output adathordozókhoz (például szalag, hajlékony lemez, kazetta) eltérő költségek járulnak. A pénzügyi tervezés során határozzák meg, milyen költségek ezek.
4. Formátum konverzió: Lehetséges, hogy megszerzett géppel olvasható rekordokat egyik MARC formátumról egy másikra kell konvertálni. Ehhez is költségek tapadnak a formátum profilozás költségeitől az egyes fizikai rekordoknak a kívánt MARC formátumra való konvertálásáig. Szállítójuk elláthatja erre vonatkozó tanácsokkal.
Ha már összegyűjtötték külső és belső költségeiket, elkészíthetik a költségvetési igényeiket, amelyeket intézményük vagy egy külső finanszírozó szervezet megvizsgálhat. Fontos, hogy a lehető legpontosabb legyen a költségvetés, mert nincs rosszabb, mintha vissza kell menni a hatósághoz, hogy további összegeket kérjünk. Az OCLC szívesen együttműködik a könyvtárakkal pénzügyi terveik összeállításában, és remélem, e dolgozat is segít azoknak a könyvtáraknak, amelyek most készülnek a könyvtári automatizálás eme legfontosabb részére

Országos Széchényi Könyvtár
Észrevételek (2000/04/12)