39. évfolyam, 1993. különszám
| 39. évfolyam, 1993. különszám |
Archívum |
4. Információs és forrástájékoztató központok létrehozásának módszertani kérdései
4.1. Irányelvek egy közhasznú információs központ kialakításához
A polgári tájékoztatásban - mint az eddigiekből is kitűnik - a könyvtárak és az egyéb intézmények, szervezetek országonként és szakterületenként más-más feladat teljesítésével vesznek részt. Ezért rendkívül nehéz, szinte lehetetlen egy információs központ létesítéséhez olyan pontos, minden részletre kiterjedő útmutatást adni, amely mind a könyvtárak, mind az egyéb szervezetek tekintetében érvényes lehetne. Magyarországon, úgy tűnik, már nem kérdés, hogy a közművelődési könyvtáraknak a közhasznú tájékoztatásban alapvető szerepet kell vállalniuk. Csak az érdekesség kedvéért említjük meg, hogy a külföldi szakirodalomban nem minden szerző osztja ezt az álláspontot. A témával behatóan foglalkozó Elaine Kempson1például azt állítja, hogy sem a fejlődő, sem a fejlett országok közművelődési könyvtárai jelenleg nem képesek a mindennapi élethez szükséges információt nyújtani, amelyre pedig széles körű igény mutatkozik. Ennek oka, hogy:
A kutatások azt bizonyítják, hogy amikor az embereknek valamilyen információra van szükségük, a közművelődési könyvtárakat a legjobb esetben irreleváns, a legrosszabb esetben megbízhatatlan forrásnak tekintik. A szerző ezzel ugyan nem ért egyet, de hangsúlyozza: azok az igények, amelyek kielégítése érdekében a közművelődési könyvtárak létrejöttek, nem azonosak a közérdekű tájékoztatás iránti igényekkel. Amikor Angliában felmerült a közművelődési könyvtárak iránti igény, nem a felsőoktatási intézmények meglévő könyvtárai vállalták fel ezt a feladatot, hanem új típusú intézmény jött létre. Éppen ezért szerinte tehát a közérdekű tájékoztatási tevékenység ellátásához is külön intézményre van szükség.
Magyar viszonyokban gondolkozva természetesen ez képtelenség, hiszen sem az anyagi-személyi, sem az egyéb, tárgyi feltételek nincsenek meg hozzá. A legfontosabb azonban a szemléletbeli különbség: a magyar közművelődési könyvtárak többsége feladatának tekinti, vagy annak kell, hogy tekintse a közhasznú információ gyűjtését és szolgáltatását, sőt, sokan már gazdag tapasztalatokkal rendelkeznek e téren (ld. a 3.2. fejezetet).
Elaine Kempson véleményével valószínűleg nem sokan értenek egyet, a szakemberek többsége ugyanis megegyezik abban, hogy e szolgáltatások szempontjából a közművelődési könyvtárak különösen előnyös helyzetben vannak: az ország minden településén hozzáférhetőek, nyitvatartási idejük a lakosság igényeihez igazodik, az információgyűjtés, -rendszerezés és -visszakeresés a feladatuk, erre kiképzett személyzettel rendelkeznek és céljuk a mindenkire kiterjedő szolgáltatás.2 A közművelődési könyvtáraknak lehetőségük van arra, hogy közvetlen és aktív kapcsolatban álljanak a helyi igényekkel és forrásokkal. A könyvtár a helyi közösséget érintő témákra, szolgáltatásokra, szervezetekre vonatkozó információk letéti helye, fő forrása. E feladat ellátása érdekében feldolgozhatja a helyi lapokat, készíthet helyi minervákat, a helyi szervezetek és szolgáltatók adataiból adatbázist építhet, a helyi eseményekről naptárt állíthat össze stb. Ez a szerep elősegíti, hogy a könyvtár a közösség döntéshozó folyamataiban jelentős részt kaphasson. A közhasznú tájékoztató szolgálat fő feladata, hogy áttekintést nyújtson a közösség információforrásairól. Ez többféle módszer kombinálásával valósítható meg:
A hatékony szolgáltatás előfeltétele a környezet információigényeinek elemzése. Az adott közösségnek is részt kell vennie az igényfeltárásban, a szolgáltatás létrehozásában, sikerének figyelemmel kísérésében és értékelésében. A szolgáltatásnak a helyi igényekhez kell igazodnia és a közösség életébe szervesen be kell illeszkednie. Ezért működtetését olyan embereknek kell vállalniuk, akik:
Mindez a munkatársak részéről problémaérzékenységet, elkötelezettséget és azonosságtudatot követel. (A személyzet felkészítését bővebben ld. a 4.2. fejezetben.)
4.11. Az ellátandó közösség igényeinek elemzése
Mint már említettük, a közhasznú információszolgáltatás létesítésének első állomása a közösség igényeinek alapos elemzése, ami meglehetősen idő- és munkaigényes folyamat. A gyűjtendő információkat célszerű három részre bontani:
A közösségi profil
A közösséget egészében kell megismerni, amibe beletartoznak annak szociális, gazdasági és politikai vonásai, kultúrája és hagyományai, vezetési és hatalmi szerkezete, gazdasági potenciálja és forrásai elosztásának módja, intézményeinek jellege és a döntéshozó folyamatok. A feladatot célszerű több lépésben megoldani: először a környezetet, majd a lakosságot tanulmányozni.
A környezetről az országos és regionális tervekből is nyerhető információ, be kell szerezni különböző jelentéseket és felméréseket, fel kell venni a kapcsolatot olyan intézményekkel, melyek rendelkeznek már a közösségre vonatkozó információkkal. Tervezőkkel és vezetőkkel, a közösség kulcsembereivel kell tárgyalni. Mindez a helyzet hivatalos feltérképezésében segít, de legalább ilyen fontosak a közösség egyszerű tagjaival való informális találkozások is. Végeredményben a környezeti információknak a következőket kell tartalmazniuk: a település jellege, gazdasága, a foglalkoztatási viszonyok, közlekedés és távközlés, infrastruktúra, vásárlási lehetőségek, egészségügyi ellátás, a szabadidő eltöltésének lehetőségei, helyi közigazgatás.
A lakosságról legegyszerűbben a legutóbbi népszámlálás adataiból kaphatunk információt, amelynek tartalmaznia kell: a lakosság számát, etnikai összetételét, képzettségi és műveltségi szintjét, egészségi állapotát, a jövedelmek szintjét és elosztását, a lakás- és foglalkoztatási viszonyokat és a közösség kulturális hátterét. Itt is fontos a személyes kapcsolat a közösség tagjaival, be kell vonni őket a szolgáltatás előkészítésébe és meg kell próbálni az igényeket az ő szemükkel felmérni.
Az információszolgáltatók profija
Mielőtt új szolgáltatást vezetnénk be, ismernünk kell a már működő információszolgáltatásokat. Fel kell térképezni a kormány- és egyéb szervek, a tömegtájékoztatás és a hagyományos források, pl. a bíróságok által nyújtott információkat. Fel kell venni a kapcsolatot ezekkel az információszolgáltatókkal és meg kell tudni a következőket:
Az így szerzett adatokat ki kell egészíteni a lakosságnak a szolgáltatással kapcsolatos benyomásaival.
Az információigények profilja
Az igényeket a közösségi profil és az információszolgáltatók profilja alapján fel lehet mérni. Az előbbi a társadalmi igényeket jelzi, az utóbbiból pedig képet kapunk, milyen területeken hiányos az információszolgáltatás. Bármennyire sok információt nyerünk ily módon, ez nem pótolhatja a közösség információs igényeinek felderítését célzó speciális felmérést. Pontosan tudnunk kell, milyen típusú igényekről érdeklődünk, ezért célszerű a következő felosztást alkalmazni:
A felmérés során három módszert alkalmazhatunk: 1.) egyedileg összeállított kérdőíveket, 2.) interjúkat, 3.) csoportmegbeszéléseket. Mielőtt eldöntenénk, melyik módszert használjuk, érdemes egy informális beszélgetés során felderíteni, melyik megközelítés a legmegfelelőbb az adott közösség számára.
A kérdőívek összeállításánál figyelnünk kell arra, hogy azok rövidek és könnyen kitölthetők legyenek. A kérdéseknek a lehető legegyszerűbbeknek kell lenniük, mindenki számára érthető szavakkal és nyelven kell őket megfogalmazni. Zárt típusú kérdéseket kell feltenni, hogy a válaszadó adott lehetőségek közül választhasson. Az elkészített kérdőívet érdemes szűk körben előzetes tesztelés alá vetni és a javasolt változtatásokat figyelembe venni. A módosított kérdőív kísérőlevéllel együtt postázható. Ebben a levélben ismertetni kell a felmérés célját, azt, hogy ki végzi, mire használják az eredményeit és hangsúlyozni kell, hogy a kapott információt bizalmasan fogják kezelni. Közölni kell a visszaküldés határidejét és mellékelni kell egy megcímzett, bélyeggel ellátott borítékot. A kérdőívek adatainak feldolgozásához célszerű tapasztalt kutatók vagy statisztikusok segítségét kérni. Az egyedileg összeállított kérdőívek előnye, hogy viszonylag olcsók és sok ember véleményének megtudakolására alkalmasak. (Kérdőívre példa a mellékletben.)
Az interjú feladata a kérdőívekkel kapcsolatos problémák jó részét áthidalja. A kérdező vagy egy kérdőívhez hasonló tervezet alapján olvassa fel a kérdéseket, vagy csak az érintendő témákat írja fel magának (kötetlen interjú). Az egyedüli gond a válaszok rögzítése. A kérdező leírhatja őket, de akkor félő, hogy nem tud mindent lejegyezni, vagy használhat magnetofont, ettől viszont sokan idegenkednek. Az interjúk révén az igények pontosan felmérhetők és a válaszok aránya sokkal magasabb, mint a kérdőívek esetében. A legfőbb hátránya a magas költség, ami a ráfordított időből ered.
A csoportos megbeszélések ugyanolyan típusú információ gyűjtésére alkalmasak, mint a kötetlen interjú. Egyszerre 6-8 ember vonható be a beszélgetésbe. Fontos, hogy minden új témához rövid bevezetőt mondjunk, és gondoskodjunk arról, hogy mindenki szóhoz jusson. Ez a vizsgálati módszer korlátozott számú téma alapos felmérésére alkalmas. Az egyes beszélgetések egy óránál hosszabbak nem lehetnek, ezalatt pedig rendszerint 3-4 témánál többet nem lehet megvitatni.
Sokszor tanácsos többféle módszert is használni a felmérésnél, amelynek során érdemes figyelembe venni a következő általános irányelveket:
A felmérés befejezése után kirajzolódik a kép, amely tükrözi:
A kapott eredményeket a közösség tagjaival - egyénileg és csoportosan - meg kell beszélni. Ellenőrizni kell, hogy a kapott eredmények érvényesek-e, hitelesek-e és lehetőséget kell adni a lakosságnak a tervbe való bekapcsolódásra.
A felmérés végére tisztázódnia kell, hogy az egyes lakossági csoportok körében kinek, milyen témában és milyen természetű információra van szüksége. Arra is tekintettel kell lenni, hogy a javasolt szolgáltatás hogyan tud a meglévő információszolgáltatók mellett, azok tevékenységére is építve működni.
4.12. A megfelelő szolgáltatások létrehozása
Lehetetlen előre megmondani, milyen legyen az a szolgáltatás, amely bármely közösség számára megfelelő. Minden szolgáltatást az adott közösség egyedi igényeihez kell tervezni és beilleszteni a már meglévő információellátási rendszerbe. Ezért csak általános irányelveket adhatunk, melyeket a tervezés során követni ajánlatos:
Mindezeket szem előtt tartva az első feladat a szolgáltatás célkitűzéseinek meghatározása. Ezeknek tartalmazniuk kell: azt a lakossági csoportot, amelyre a szolgáltatás kiterjed, milyen mértékben képes a szolgáltatás e csoport igényeit kielégíteni, a témaköröket, kapcsolatot más információszolgáltatókkal, a szolgáltatás munkastílusát stb. El kell dönteni, milyen vezetési struktúrával működjön a szolgálat, megfelelő helyiség(ek)et kell biztosítani és meg kell határozni a nyitva tartási időt. A tervezés során kell megfontolni, milyen számú és felkészültségű személyzetre lesz szükség, kell-e számukra képzést nyújtani. Ebben a kezdeti szakaszban érdemes végiggondolni, milyen tájékoztató anyagokat és berendezéseket igényel majd a személyzet a feladat ellátásához (számítógépek, másológépek, megfelelő számú telefonvonal, telefax stb.). Gondoskodni kell parkolóhelyről és mozgássérültek számára is lehetővé kell tenni a szolgálat megközelítését.
Végül a szolgáltatás anyagi hátterének biztosítására is gondolnunk kell: mennyi pénzre lesz szükségünk és kitől várható támogatás? Ha a szolgáltatás könyvtárban fog működni, a könyvtár vezetésével egyetértésben részletes tervet kell készíteni a szolgáltatás beindításával várható költségekről, ami olyan kiadások növekedésében fog jelentkezni, mint a postázás, másolás, telefon stb. A fenntartótól (remélhetőleg) kapott támogatás mellett célszerű külső szervezetek, alapítványok segítségét is igénybe venni, de csak akkor, ha ez a szolgáltatás folyamatosságát is lehetővé teszi, nemcsak a beindítását.
4.13. Néhány gyakorlati tudnivaló
A hatékony közhasznú információszolgáltatás "szíve" a pontos és naprakész adatbázis, mely a nyilvánosság számára hozzáférhető szolgáltatásokat és az azokat nyújtó szervezeteket tartalmazza (community resource file). Ez az adattár soha nem teljes, mindig kerül bele új információ, az adatokat állandóan korrigálni, aktualizálni és pontosítani, az elavultakat pedig törölni kell.
Mielőtt a könyvtár a saját adatbázisát létrehozná, alaposan meg kell vizsgálni a meglévő információforrásokat. Ha a hozzáférhető adatbázisok és egyéb gyűjtemények megfelelnek a szolgáltatás igényeinek és karbantartásuk rendszeresen történik, a saját adatbázis kiépítésének kiindulópontjai lehetnek. Az adatgyűjtés megkezdése előtt ki kell dolgozni az adatok aktualizálásának és karbantartásának leghatékonyabb módját, melynek során mindig a könnyen kezelhetőséget kell szem előtt tartani. Írásban kell rögzíteni azokat a kritériumokat, amelyek alapján eldönthető, mely szervezetek és szolgáltatások kerülnek be az adatbázisba. Minden szervezet, intézmény esetében a következő adatelemeknek kell szerepelniük:
A könyvtár személyzetét az adatgyűjtésbe a lehető legnagyobb mértékben be kell vonni. A gyűjtés történhet személyes látogatások, telefonérdeklődés és kiküldött kérdőív útján. A helyi újságok és híradók is fontos információforrások lehetnek.
A forrás-adatbázist állandóan ellenőrizni, bővíteni, pontosítani, egyszóval aktualizálni kell, hogy a benne foglalt információ pontosságát megőrizhessük.
4.14. Elvek és módszerek a szolgáltatás működésének ellenőrzéséhez és értékeléséhez
Egy tájékoztató szolgáltatás csak akkor marad hatékony és akkor felel meg az ellátandó közösség igényeinek, ha állandóan ellenőrizzük és értékeljük működését. Ez a folyamat a vezetés szerves része kell, hogy legyen. A közhasznú információszolgáltatásnak különböző típusú szolgáltatások együtteséből kell állnia. Működését mindig a szolgálat eredeti célkitűzéseivel vessük egybe. Az értékelés során ki kell térni a személyzet számára, képzettségére, gyakorlottságára és nyelvtudására. Az információforrásokat, a helyiségeket és berendezéseket is számba kell venni. A szolgáltatás hatékonyságának felmérésénél a következő szempontok szerint gyűjthetünk adatokat:
A források számbavétele és a teljesítmény megfelelő értékelése az alapja a szolgáltatás rendszeres ellenőrzésének. Ezt esetenként kiegészítheti a lakosság véleményének, attitűdjének vizsgálata, melynek módszereit már ismertettük (kérdőív, interjú stb.). Az értékelés módjának kiválasztásánál a legfőbb szempont, hogy az ne jelentsen túl sok terhet a személyzet számára.
Összefoglalva tehát: a közhasznú információszolgáltatás tervezése egy ciklikus folyamat, amely magában foglalja az ellátandó közösség igényeinek felmérését, az igények tükrében a célkitűzések megvalósítását, a célok teljesítését lehetővé tevő szolgáltatás létrehozását, a rendszeres információszolgáltatást, a szolgáltatás ellenőrzését és értékelését, a célkitűzések újrafogalmazását a teljesítmény és a megváltozott igények szerint stb. A személyzet, a vezetés és a helyi közösség bevonása e folyamatba elősegíti, hogy a közhasznú információszolgáltatás a közösség igényeinek megfelelően történjék.4
Feltehetnénk a kérdést: mindebből mit vállalhat magára egy közművelődési könyvtár Magyarországon? Ideális esetben mindent. A közművelődési könyvtár célja, alapfeladata a vonzáskörzetében élők információigényének maximális kielégítése, s ebbe beletartozik a közhasznú tájékoztatási is. Ez természetesen igen tág fogalom, nem is szükséges, hogy a könyvtár mindenfajta, az 1. fejezetünkben felsorolt információt gyűjtsön (különösen, ha ezt már mások megtették helyette), de az igenis feladata, hogy eligazítsa az érdeklődőt, hol találja a legmegfelelőbb választ kérdésére (ennek eszköze lehet az ismertetett forrásadatbázis, community resource file). Ismernie kell tehát - amint az előzőekből is kitűnik - a többi információszolgáltatót is (önkormányzati hivatalok ügyfélszolgálati irodái, egyesületek, intézmények tájékoztató szolgálatai stb.) és össze kell hangolnia ezekkel a saját szolgáltatását. A legfontosabb, hogy egyetlen érdeklődő se távozzon csalódottan a könyvtárból, ha nem is konkrét választ, de útbaigazítást kell kapnia.
Az alapvető gond nálunk egyelőre még az, ha valakinek valamilyen problémája megoldásához bármilyen információra van szüksége, nem jut eszébe, hogy a könyvtárhoz forduljon. A könyvtáraknak propagandaakciót kell szervezniük szolgáltatásaik, különösen a közhasznú információ népszerűsítésére. Ha jól végezték az előzetes igényfelmérést, a lakosságnak tudnia kell a tervezett szolgáltatásról. Ez azonban kevés ahhoz, hogy igénybe is vegyék azt. Értesülniük kell arról, mikor indult ténylegesen ez a szolgálat, milyen a nyitvatartási idő, milyen telefonszámokon érhető el stb. Erőteljes, folyamatos "reklámhadjáratra" van szükség annak érdekében, hogy megváltozzon az emberekben kialakult hagyományos könyvtárkép (könyvtár = könyvkölcsönzés) és tudatosuljon bennük, hogy a könyvtár az a hely, ahol a mindennapi életük során felmerülő kérdésekre is választ kaphatnak.
A propaganda leghatékonyabb módja a személyes ajánlás. Aki már igénybe vette a szolgáltatást és meg volt vele elégedve, rendszerint barátainak, ismerőseinek is ajánlja. A hagyományos formális módszerek közé tartozik a szolgáltatás bemutatása lakossági csoportok számára, televízió-, rádióhirdetés, újságcikk, vásárukon történő bemutatkozás, nyomtatott tájékoztatók szétküldése stb. A szolgáltatást intézményen belül is reklámozni kell, a könyvtár minden részlegének tudnia kell a kitűzött célokról és szándékokról. A sikeres propaganda érdekében szakmai segítséget kérhetünk a helyi reklámügynökségtől is.
A közhasznú információszolgáltatás felvállalása azért is hasznos, mert lehetőséget ad a könyvtárnak arra, hogy széles körben ismertté tegye magát és új használókat toborozzon. Korunkban, amikor az emberek kezdenek leszokni az olvasásról és terjed a funkcionális analfabétizmus, a nem olvasók információs igényei egyre fontosabbá válnak. A közhasznú tájékoztatáshoz hasonló szolgáltatások emlékeztetik az embereket arra, hogy könyvtár is van a világon, és hasznos információkat nyújthat. A hatékonyan végzett közérdekű tájékoztatás a könyvtár számára a legjobb PR-eszköz, és a könyvtárhasználat növekedéséhez vezethet olyan helyeken is, ahol korábban egyáltalán nem volt kihasználva a könyvtár.
A közhasznú tájékoztatás iránti elkötelezettség lehetővé teszi a könyvtár számára, hogy elnyerje a helyi igazgatási szervek, intézmények, szervezetek támogatását, mivel róluk (is) szolgáltat információt. E szervezetek ösztönzik az embereket a könyvtár igénybe vételére és gyakran nyújtanak anyagi segítséget is a könyvtárnak szolgáltatásai bővítéséhez. (F.Á.)
Irodalom
4.15. Módszertani füzet Németországból az infotékák működéséről
Öffentliche Infothek: Materialen für eine zeitgemässe Bibliotheksarbeit (Nyilvános infotéka : írások a korszerű könyvtári munkáról) címmel jelent meg a dbi-Materialien sorozat 120. füzete.
A stuttgarti könyvtáros-szakfőiskolán a tájékoztatás tárgy keretében 1991/92 telén néhány hallgató az infotékák létrehozásának és üzemeltetésének kérdéseivel foglalkozott. Korábban a városi könyvtár infotékáiban (Degerloch, Stuttgart-Münster, Zuffenhausen és Stuttgart-Ost) töltötték gyakorlatukat, illetve előző évben a főiskolán létrehoztak egy infotékát.
Tapasztalataikat e módszertani segédletben foglalták össze, amelynek fejezetei a következők:
Az első két fejezet tehát elméleti jellegű. Azzal a szándékkal született, hogy a kollégák érveket kapjanak a kezükbe a Kulturális Hivatallal folytatott tárgyalásokhoz. A 3-8. fejezet az infotéka létesítésének munkamenetét világítja meg. A 9. fejezet pedig működő infotékákat szerepeltet példaként-modellként.
Az elméleti rész a következőkre hívja fel a figyelmet: Az infotéka a konkrét helyi igényekhez igazodjék, a könyvtár kapacitását is figyelembe véve szabja meg tevékenységi körét. Gyűjteményét földrajzilag (régió, település, városrész), tematikusan vagy célcsoportok szerint be kell határolni, esetleg modulszerűen továbbfejleszteni. (H.L)
Irodalom
Öffentliche Infothek: Materialien für eine zeitgemässe Bibliotheksarbeit. [Red. Hans-Peter Thun]; [Hrsg.] Deutsches Bibliotheksinstitut. - Berlin : DBI, 1992. - 136 p. - (dbi-Materialien; 120.)
 |
Országos Széchényi Könyvtár Észrevételek (2000/04/12) |
|