http://www.ifla.org/publications/ifla-statement-on-legal-deposit

A kötelespéldányoknak fontos szerepe van a nemzeti írott örökség megőrzésében és elérésében. A kiadók és a könyvtárak közösen munkálkodnak annak érdekében, hogy a kötelespéldányokra vonatkozó szabályozás világszerte sikeresen működjön, tekintet nélkül arra, hogy milyen formátumról vagy technológiáról van szó.

Háttér-információk

Az UNESCO kötelespéldány-törvényről szóló útmutatója úgy határozza meg a kötelespéldányt, mint „törvénybe foglalt kötelességet, amely előírja, hogy bármely intézmény – legyen az akár üzleti vállalkozás, akár más – és bármely magánszemély, aki több példányban hoz létre akármilyen jellegű dokumentumot, köteles abból egy vagy több példányt beszolgáltatni az erre kijelölt nemzeti intézménynek.”
Számos országban van kötelespéldány-törvény, de a rendszer működhet önkéntes alapon is. Egy megbízható és hatékony kötelespéldány-rendszerre minden országban szükség volna. A kötelespéldány-beszolgáltatás akkor a legsikeresebb, ha a kijelölt nemzeti őrzőhelyek (rendszerint könyvtárak) és a beszolgáltatás felelősei (rendszerint a kiadók vagy a szerzők) között szoros az együttműködés.

A kötelespéldányok beszolgáltatásának előnyei

Azzal, hogy minden egyes, különféle hordozón publikált nemzeti kiadvány példányai megbízható őrző intézményhez kerülnek, a kötelespéldányok lehetővé teszik és biztosítják a nemzet írott örökségének széleskörű gyűjtését.
A kötelespéldányok révén lehetséges a kiadványok széles körű, szabványos katalogizálása és nyilvántartása a könyvtárak, könyvkereskedők, kiadók, tudósok és a nagyközönség javára; az őrző intézmény a kötelespéldányok által tud nemzeti tájékoztató és információs központként működni, amely elősegíti a nemzeti írott örökség legkülönbözőbb szegmenseinek tanulmányozását és kutatását.
A kötelespéldányok segítik a megőrzést, hozzájárulnak a nemzeti írott örökség hosszú távú fennmaradásához.
Végül, a kötelespéldányok alapvető jelentőségűek az információszabadság és az informált állampolgárok társadalmának fenntartása szempontjából.

A kötelespéldányokkal kapcsolatos megfontolások

  • A beszolgáltatandó példányok számát arra a minimális mennyiségre kell korlátozni, amennyi a jelen igényeinek ésszerű kielégítéséhez és a jövőbeni elérés végett szükséges hosszú távú megőrzéshez elegendő. A szabályozást nem szabad arra felhasználni, hogy az ország könyvtárai ingyenes kiadványokhoz jussanak hozzá.
  • A dokumentum beszolgáltatásának és magának a dokumentumnak a költségeit a beszolgáltatónak kell viselnie. Digitális publikációk esetén ebbe beletartoznak azok a szoftverek vagy egyéb, az elérést szolgáló technikai eszközök is, melyek megtekintésükhöz szükségesek. Ezek beszolgáltatását megkönnyítendő esetleg speciális megoldásokra és gyakorlati intézkedésekre is szükség lehet.
  • A beszolgáltatásra a publikálás után mielőbb sort kell keríteni.
  • Az őrző intézménynek biztosítania kell, hogy a beszolgáltatott dokumentumokról gondoskodjanak, azokat felelős és megbízható módon kezeljék.
  • Az őrző intézménynek biztosítania kell továbbá a kötelespéldányok megőrzését. Ebbe beleértendő a szerzői jog által védett dokumentumok másolása vagy átírása, olyan mértékben, ahogy ez a megőrzéshez feltétlenül szükséges. A beszolgáltatott anyagot úgy kell hozzáférhetővé tenni, hogy az ésszerűtlen módon ne sértse a jogtulajdonos érdekeit.
  • Mivel a kötelespéldányokról általában a nemzeti törvényhozás dönt, országonként eltér a megoldás. Nagyobb egységességre törekedni (pl. a beszolgáltatandó példányok számát tekintve) nem lehetséges és nem is kívánatos. Azonban egy olyan világban, ahol az információk egyre kevésbé ismernek országhatárokat, fontos alapelv, hogy a kötelespéldányokat megőrző könyvtárak képesek legyenek a kötelespéldányokat ugyanúgy hozzáférhetővé tenni, ahogy a többi állományt, továbbá hogy a kiadókat ne tegyék ki értelmetlen igényeknek, és hogy a kiadók a beszolgáltatás követelményeinek egyszerűen és könnyen tudjanak eleget tenni.

A felhasználók által előállított tartalom

Az elektronikus kiadványok egy-egy nemzet írott örökségének jelentős és integráns részét képezik, emiatt be kell vonni őket a kötelespéldányok beszolgáltatásába, beleértve az internethasználók által létrehozott és megosztott tartalmakat is. A digitális technológiák a gyors adatátvitel révén megkönnyítik a kötelespéldány-szolgáltatást, és jobban szolgálják a katalogizálás, az indexelés, a rögzítés és a kezelés összetett feladatainak megoldását, továbbá biztosítják a példányok elérését. Ám ahogy az internettel egyre bővül annak a lehetősége mindenki számára, hogy tartalmakat publikáljon online, az ilyen kiadványok esetében nem lehetséges a teljes körű gyűjtés; ehelyett ezt a követelményt reprezentatív válogatások teljesítenék. A digitális technológia új aggodalmakat is támaszt amiatt, hogy lehetőség van a beszolgáltatott dokumentumok jogosulatlan megváltoztatására, sokszorosítására és terjesztésére. A kiadóknak és könyvtárosoknak össze kell fogniuk annak biztosítása érdekében, hogy a beszolgáltatott dokumentumok használóinak és a szerzői jog tulajdonosainak jogos igényei érvényesüljenek ebben a most kialakuló környezetben

Elfogadta az IFLA elnöksége a 2011. december 7-i ülésén (Hága, Hollandia)