Szokatlan döntést hozott a szerkesztőség azzal, hogy a következő terjedelmes tanulmányt az ilyen esetben alkalmazott gyakorlattól eltérően nem két részben, két egymást követő folyóiratszámban tárja az olvasók elé, hanem egyben. Döntésünket az indokolta, hogy a téma bonyolultsága miatt a szöveg elolvasásához, megértéséhez szükséges folyamatosságot nem akartuk megszakítani, ezért vállaltuk az átlagosnál hosszabb terjedelmű szöveg közlését.
2010-re elkészül a MARC21 alapján a besorolási adatcsere formátum teljes magyar adaptációja. A most olvasható tanulmány bemutatja a besorolási adatcsere formátumok szerepét a gyűjteményi rendszerek logikai strukturálásában, ismerteti az adatmodell alapfogalmait, a besorolási adat fogalmának kialakulását és kiterjesztését  a levéltári, irattári, múzeumi gyűjteményekre, elemzi az utalás és hivatkozás fogalmát, és javaslatot tesz a magyar terminológiára. Foglalkozik a deszkriptorok és nemdeszkriptorok helyzetével a formátumban, és kitér a tezaurusz alkalmazásából adódó következményekre. A tárgyaltak megértését zömmel a hazai könyvtári gyakorlatból vett példákkal segíti.
„Annak érdekében született meg ez a tanulmány – írta a szerző –, hogy kiderüljön, milyen sok relációkialakítási és magyarázat-megadási lehetőséget tartalmaz egy MARC-típusú formátum.”(A szerk.)

“Minden adatnak, melyet érdemes rögzíteni!”

1. Bevezető

1.0 A metaadat-formátumok helyzete

A különböző MARC-típusú, az adatreprezentáció és -csere céljára létrehozott metaadat-formátumok a dokumentum- és besorolásiadat-rekordok logikai szerkezetének teljességre törekvő tárházai.1 Közel fél évszázados fejlődés során érlelődtek ki mai formájukig, bennük a dokumentumok számítógépes kezelésének szinte összes lényeges adata megtalálható. Jelmondatuk lehetne, hogy „minden adatnak, melyet érdemes rögzíteni”.2
A MARC formátum filozófiája azon a felismerésen alapszik, hogy az adatokkal összefüggő igények, továbbá az adatkezelés módja változhat, az adatok maguk azonban, ha egyszer megállapították őket, állandók. Ezért a formátumot úgy szerkesztették meg, hogy a mindenkori rekordok egyetlen felismert tulajdonsága se, azaz semmiféle adat ne vesszék kárba.A metaadat-formátumok ma az információkereső nyelvek mellett valójában a névterek és az ismeretszervező rendszerek név-, ismeret-, tárgyszó- stb. rekordjainak a formátumai is.
A tömegméretű nyilvános adathozzáféréséért folyó informatikai versenyfutásban résztvevők a MARC-típusú formátumokat vagy alig ismerik vagy félreismerik, és ennek következtében azzal a felületes váddal illetik, hogy túlságosan bonyolultak. Ennek az előítéletnek a jegyében keletkezett többek között a leegyszerűsített Dublin Core metaadat formátum, az xml-alapú „Ontológiai Web Nyelv” (OWL) [29] és az „Egyszerű Ismeretszervező Rendszer” (SKOS) [34]. Használatbavételükkel a MARC-típusú metaadat-formátumok számos nélkülözhetetlen eleme ment veszendőbe.
A rekordkezelés ugyanazon a biztonsági elven alapul, mint a fizikai műszaki szerkezeteké. A legnagyobb terhelésre kell méretezni, amely csak elvileg következik be. A felsorolt utódrendszerek, melyek mind az ismeretszervezés és -reprezentáció, továbbá a névtérkezelés céljából születtek, nem felelnek meg ennek a természetes követelménynek. Segítségükkel nem lehet a teljesség igényével megragadni a metaadatok összes olyan logikai tulajdonságát (a nevekhez, szavakhoz kapcsolódó tulajdonságok különböző típusait, a nevek és fogalmak közötti sokféle morfológiai és szemantikai relációt stb.), melyek nélkül nincs se igazán működő ismeretszervezési rendszer, se szemantikus web.
Ha valaki akár egyetlen következetesen megszerkesztett, szabványos személynév-adatot vagy tárgyszó tezauruszcikkét megpróbál az utódrendszerek bármelyikében rögzíteni, tapasztalhatja, hogy a teljesség igényével a rögzítés csak a MARC-típusú metaadat-formátumban lehetséges. Márpedig a szemantikus web körülményei között lebutított szemantikai relációtípusokkal és szegényes magyarázattípusokkal semmire sem lehet menni.
Annak érdekében született meg ez a tanulmány, hogy kiderüljön, milyen sok relációkialakítási és magyarázat-megadási lehetőséget tartalmaz egy MARC-típusú formátum.

1.1 A tanulmány gyakorlati célja

A magyar nemzeti adatcsere-formátumok (álŹtalánosított néven metaadat-formátumok) a MARC-típusú adatcsere-formátum adaptá­ciói [12]. A bibliográfiai adatcsere-formátum a MARC21 formátum alapján készült el és szabályzatként 2002-ben jelent meg. A besorolási első, rövid változatának tervezete 1998-ban született meg; 2009-ben pedig a MARC21 teljes változata alapján a besorolási adatcsere-formátum teljes magyar adaptációja is elkészült [12]. Ebben a példákat is a hazai gyakorlatból válogattuk, és csak ott szerepelnek eredeti, a Kongresszusi Könyvtár gyakorlatát tükröző példák, ahol erre hazai gyakorlat nem alakult ki, vagy a cél éppen a MARC21 filozófiájának a bemutatása volt.
A teljes formátum a különböző név- és tárgyŹszó­tí­pusok, a kapcsolatok és a megjegyzések terén nemcsak rendkívül gazdag lehetőségekben, hanem Magyarországon számos, jóformán ismeretlen megoldást is tartalmaz. Terminológiája is differenciáltabb annál, mint ami a hazai gyakorlatban az utalók és a kapcsolatok terén kialakult. Szemléletének alapvonásai (az „ontológiája”) is figyelmet érdemel.
A magyar besorolási adatcsere-formátum a tárgyszavak, a kapcsolatok és a megjegyzések szintjén azonos a MARC21 tartalmával. Eltérés csak a nevek néhány almezőjében van, ami már a magyar bibliográfiai adatcsere-formátumban is értelemszerűen szerepelt. Az eltérés oka a magyar besorolási szabvány e téren finomabb előírásaiból következett.
E tanulmány gyakorlati célja, hogy a magyar adatcsere-formátumról vázlatosan képet adjon. A bemutatás módja, szerkezeti felépítése a besorolási adatok adatmodelljén alapszik [11].

1.2 A besorolási adatok függetlensége

A tezauruszokra vonatkozó első szabványok a múlt század 70-es éveiben jelentek meg3, lényegében ugyanabban az évtizedben, mint amikor a bibliográfiai leírásra vonatkozó ISBD-irányelveket közreadták4. A besorolási adatok magyar szabványai valamivel később, 1979–1983 között látták meg a napvilágot5. A párhuzamos fejlődés nem véletlen, ugyanis az említett összes szabályzat, bibliográfiai és tezaurusz-szabŹvány tárgya ugyanaz: az információkeresésben használandó másodlagos vagy metaadatok kezelése a könyvtári/bibliográfiai gyakorlatban. A tezauruszok lexikai egységei (a deszkriptorok és nemdeszkriptorok) szakterületi besorolási adatok, a bibliográfiai leírás besorolási adatai pedig tekinthetők név- és címdeszkriptoroknak.
A besorolási szabványokban a besorolási adat és tétel fogalmát nem általában a nevekre, hanem csak az egyedi dolgokat megnevező tulajdonnevekre (a címek ugyancsak tulajdonnevek) vonatkoztatva tárgyalják. Az egységesített nevek tehát nem minden név, hanem csak a tulajdonnevek egységesített nevei6. A tételfejhez kapcsolódó megjegyzések kérdése fel se vetődik, a besorolási tételek közötti kapcsolatokkal csak meglehetősen általános „lásd” és „lásd még” utalások szintjéig foglalkoznak.
A tezaurusz-szabványok ezzel szemben egyrészt elsősorban a fogalmakat megnevező általános (vagy köz-) nevekre vonatkoznak, noha a tulajdonneveket tartalmazó tezauruszok lehetőségét se zárja ki a szabvány. Az egységesített név a deszkriptor, amely7 osztályokat, tárgyköröket, témákat nevez meg. Másrészt azonban ez a szabvány nem zárja ki a tulajdonnevek használatát sem a tezauruszokban. Deszkriptorok és nemdeszkriptorok lehetnek például a földrajzi tulajdonnevek is. A földrajzi deszkriptorok azonosak a tárgyi kivetítésben (azaz osztályozó fogalomként) szerepet játszó földrajzi (tulajdon)nevekkel8, melyek a bibliográfiai leírás szabványaiban a földrajzi helyek egységesített nevei. Annak ellenére azonban, hogy mind a tezaurusz-szabványokban, mind a besorolási adatok szabványaiban lényegében ugyanarról van szó, terminológiailag nincs közöttük összhang. Mindkét szabványfajta készítőinek szemmel láthatóan nem volt szándékában, hogy egymás szemléletét saját előírásaikban figyelembe vegyék. Ezt a magatartást nevezik részrendszervakságnak.
A tezaurusz-szabványokban már eleve tágabban értelmezték a besorolási tételeket, melyeket ezekben a szabványokban (a szótárak szócikkeivel összhangban) tezauruszcikknek neveznek. Deszkriptorok esetében a deszkriptorcikk, nemdeszkriptorok esetében a nemdeszkriptorcikk a tétel neve. A deszkriptorcikk felel meg a besorolási rekordnak, a nemdeszkriptorcikk pedig (pl. eb „lásd” kutya) a „nem besorolási rekordnak”.
A besorolási szabványokban a „lásd” kapcsolatokat eleve nem is tekintik önálló besorolási tételek közötti kapcsolatnak. Az ún. utalói névalak ugyanis, amelyről az egységesített névalakra „lásd” relációban utalnak (a példánkban az ’eb’), s amelyet a tezaurusz-szabványokban nemdeszkriptornak neveznek) nem képezi önálló besorolási tétel tételfejét.
Eleve tágabban értelmezték a besorolási adatok közötti kapcsolatokat (a relációkat) és ezek leírását, magyarázását is.
Egyrészt a tezauruszok deszkriptorai között, ill. nemdeszkriptorai és deszkriptorai között lényegesen több típusú ”lásd” és „lásd még” relációkat szabványosítottak, mint a bibliográfiai szabványokban. Az elsőre példa a generikus reláció: világpiaci ár F (fölérendelt nemfogalma) piaci ár, piaci ár A (alárendelt fajtája) világpiaci ár; a másodikra példa: külpiaci ár L (lásd) világpiaci ár, világpiaci ár H (lásd innen, helyettesíti) külpiaci ár.
Másrészt mind a deszkriptorokhoz, mind a nemdeszkriptorokhoz a magyarázó megjegyzések lehetőségét is szabványosították, azaz biztosították a deszkriptorok és a nemdeszkriptorok tágabb leírását is.
A vezérszó, a deszkriptor és nemdeszkriptor, a hátra vetett értelmező és a vezérszóhoz tartozó magyarázat (példái az „5. Tulajdonságok” c. fejezetben láthatók), a tezauruszcikk, vele két fajtája, a deszkriptorcikk és a nemdeszkriptorcikk (az utóbbi különösen, példája a „4.4 Külső kapcsolatok” c. fejezet végén látható), továbbá a reláció fogalma hiányzik a besorolási adatok szabványaiból. A tételfej, a tárgyi besorolási adat9 (és vele fajtája, az egységesített köznév), a kiegészítő adat és egyéb adatelem, a besorolási tétel, továbbá az utaló fogalmának pedig a tezaurusz-szabványokban nincs nyoma – holott a felsoroltak egymás szinonimái (a névhasználat példái a 3. és 4. ábrán láthatók).
A vezérszó például a tezauruszcikk tételfeje, maga a tezauruszcikk pedig tárgyszó-besorolási tétel. A deszkriptor a kitüntetett névalak (s egyben egységesített köznév), a nemdeszkriptor pedig az utalói névalak (a szabványban lényegében nem kimondott „nem egységesített névalak”). A szabványban csak besorolási adatként, illetve egységesített névként és címként megnevezett fogalom valójában csak a tulajdonnevek egységesített neve (s így csak tulajdonnév-besorolási adatok).
Mindennek az oka a kezdetek elkerülhetetlen részrendszervaksága mellett az alapvetően eltérő elvi kiindulásból származik. A besorolási szabványok készítői a másodlagos vagy metaadatok állományát csak a bibliográfiai leírás függvényében tárgyalták mint a bibliográfiai rekordtól elválaszthatatlan entitásokat10. Ezzel szemben a tezaurusz-szabványok készítői a metaadatok állományát teljesen önállónak, a bibliográfiai tételek állományától függetlenként tárgyalták, elsősorban mint önálló információkereső nyelv szóállományát, nem pedig mint bibliográfiák és katalógusok adatállományát.11
A szabványosítási folyamat nagyjából egybeesett a géppel olvasható besorolási adatcsere-formátumok kialakulásával. A legkorábban a MARC-formátumok születtek meg az Egyesült Államokban12. A fenti terminológiai eltérések okozta ingadozó szóhasználat ebben a formátumban is megfigyelhető. Elsősorban a tételfej vs. vezérszó, kitüntetett alak vs. deszkriptor, utalói alak és hivatkozási alak vs. nemdeszkriptor vonatkozásában. A formátumban egyes helyeken már használják a deszkriptor kifejezést a kitüntetett alak helyett, más helyen nem, holott ott is lehetne (és fordítva).
A tezauruszokra vonatkozó szabványok az egyik oldalon, a besorolási adatok adatcsere-formátumai a másik oldalon két, a szóhasználatukban nem teljesen egyeztetett világot alkotnak, holott mindegyikük esetében olyan metaadatokról van szó, melyek elsődleges adatok (bibliográfiai rekordok, dokumentumrekordok, internetrekordok) hozzáférési pontjai. Azért „egyben”, mert miközben ezek az adatok egyrészt az elsődleges adatok állományában a keresés szempontjából hozzáférési pontok, a rendezés szempontjából besorolási adatok szerepét játsszák, másrészt viszont besorolási adatként önálló szótári állományokat is alkot(hat)nak, azaz elvileg teljesen függetlenek az elsődleges adatok, például a hagyományos katalógusok és az adatbázis bibliográfiai rekordjainak állományaitól is.
Michael Gorman már 1967-ben, amikor a bibliográfiai szabványok nemzetközivé tételének tervezetével előállt (amiből néhány év múlva megszülettek az ISBD-szabályzatok és szabványok [15]) pontosan megfogalmazta a lényeget: „A bibliográfiai leírás adatai függetlenek a besorolási adatoktól, ezért a bibliográfiai leírást úgy kell elkészíteni, hogy a besorolási adatokat annak alapján lehessen meghatározni.”13 Amiből rejtetten következik (amit sajnos ténylegesen nem fogalmaztak meg), hogy a besorolási adatok (a metaadatok) állományai valójában önálló információkereső-nyelvi rendszereket alkotnak.
A besorolási adatok MARC és vele HUNMARC adatcsere-formátumai az ilyen önállóan létező szótári állományok formátumai, és ebből a szempontból mindegy, hogy kapcsolódnak-e elsődleges adatokhoz és ezek adatbázisaihoz vagy sem. A szabványok közötti, ill. a tezaurusz-szabványok és a besorolási formátumok közötti összehangolatlanságok komoly terminológiai kihívást okoznak mindazoknak, akik ezeket a formátumokat a gyakorlat követelményeinek megfelelően szeretnék elkészíteni és továbbfejleszteni, (nem említve az alkalmazókat, akik úgy próbálnak kikecmeregni a többféle terminológia fogságából, hogy például a bibliográfiai keretek között hagyományosan kialakult magyar szakkifejezés, a „besorolási adat” helyett olyan torzszülöttekhez menekülnek, mint az „authority adat”).
A szabványosítás legújabb szakaszában, az elmúlt tíz év fejleményeként kialakították a besorolási adatok adatbázisának funkcionális adatmodelljét [13][14][25]14.

1.3 A besorolási adatcsere-formátum eddigi fejlődése

A besorolási szabványokkal szemben a MARC-formátumokban kezdettől fogva figyelembe vették a tárgyszavakkal és deszkriptorokkal végzett tartalmi feltárás gyakorlatát; a nevekkel és címekkel összefüggésben viszont lelkiismeretes precizitással követték a bibliográfiai besorolási szabványok előírásait.
Ezen túlmenően a besorolási adatcsere-formátumban a katalogizálási tapasztalatok alapján hozzátettek további megoldásokat is, melyeket se a bibliográfiai, se a tezaurusz-szabványok (egyelőre) nem ismernek. Ennek az volt az alapvető oka, hogy a MARC-formátumokat folyamatosan fejlesztették, és az elmúlt évtizedben már szinte évente aktualizálták őket (a ma mérvadónak számító besorolási MARC21 legújabb változata 2008-ban jelent meg)15. Mivel a magyar tezaurusz-szabvány 1976-ban készült el (és 1987-ben aktualizálták) [26], az MSZ 3440 család besorolási szabványai pedig 1979–83 között készültek el [27], eleve nem tartalmazhatták azt a többletet, amelyekkel az adatcsere-formátum a nevekre és a tárgyszavakra vonatkozóan folyamatosan gazdagodott. A besorolási rekord adatszerkezete lényegesen differenciáltabb a MARC formátumban, mint bármelyik bibliográfiai vagy tezaurusz-szabványban.
A besorolási adatcsere-formátum egyrészt több relációtípus alkalmazását teszi lehetővé, és ezek kezelésére elmés megoldásokat is ajánl. Különösen figyelemre méltó az összetett magyarázatos tárgyi hivatkozások lehetősége: azaz szöveges formában is megadhatók a tárgyszavak közötti kapcsolatok. A magyarázatos utalásra a magyar bibliográfiai besorolási szabványok közül van ugyan a testületi nevekre vonatkozóan egy eldugott ajánlat; a kifejezést a földrajzi nevek hozzáférési pontjaival foglalkozó, viszonylag új szabályzat [21] is tartalmazza, de jelentése nem azonos az összetett magyarázatos hivatkozáséval. A tezaurusz-szabványokban ugyan a besorolási szabványokhoz képest jóval több szabványosított relációtípus szerepel, de az adatcsere-formátum kínálta lehetőségek ennél is gazdagabbak.
Másrészt több megjegyzésfajta alkalmazását teszik lehetővé. A besorolási szabványokban nem használják a megjegyzés fogalmát, a tezaurusz-szabványokban pedig csak egyetlen megjegyzéstípust említenek. Az adatcsere-formátum megjegyzéstípusait felhasználva pontosan tájékoztatni lehet a felhasználót a téma történetéről, a kifejezés változásairól, használatának módjáról, forrásairól, törléséről stb.
Harmadrészt pontosabban szabályozzák a többnyelvű és a más besorolási rendszerekkel való kapcsolatokat. A besorolási formátum alapján megvalósítható a tárgyszavak és ETO-jelzetek közötti kapcsolatok kezelése is.
A besorolási adatcsere-formátumokban véglegesítették a „kitüntetett alak”, az „utalói alak” formájában az egységesített nevek és szavak terminológiáját, mely ezáltal szervesen magába olvasztotta a tezauruszok szabványosításával keletkezett deszkriptor és nemdeszkriptor fogalmát is.
Tezauruszok – s velük a földrajzi nevek és tárgyszavak – vonatkozásában a MARC21 [23] és a HUNMARC [12] besorolási formátumok azonosak. A Köztaurusz (mely egyben az OSZK és számos más intézmény tezaurusza) ma a Geotaurusszal együtt 132.756 lexikai egységet és 56.413 ETO-jelzetet tartalmaz16. Szerkezete mind a MARC21, mind pedig a HUNMARC besorolási formátumával teljesen összhangban van.
A fontosabb szakkifejezések összehasonlítását az 1. táblázat tartalmazza.17

 

1.4.  A besorolási adatcsere-formátum fejlődésének kilátásai

1.4.1 Levéltárak, irattárak és múzeumok

Az utóbbi évtizedben a szabványosításba bekapcsolódtak a levéltárak19, és valamivel nagyobb késéssel az iratelőállító intézmények20, és még nagyobb késéssel a múzeumok is hozzáfogtak saját szabványaik kidolgozásához, ill. tökéletesítik azokat21. Idővel pedig ezek a ma még szétágazó eredmények egységesülni fognak. Ezáltal a távolabbi jövőben teljessé lesz a gyűjtemények adatbázisaiban hozzáférési pontként használt metaadatok szabványosítása.
A levéltári és iratszabványosítás az elmúlt évtized egyik legjelentősebb eseménye. Az iratokra vonatkozó adatmodell-követelményeknek az a célja, hogy az egyes intézményekben (különösen az állami és közigazgatási szervezetekben, de lényegében a vállalatoknál is) az iratok már a keletkezésük pillanatában olyan szabványos formában jöjjenek létre, hogy amikor hosszú távú megőrzés céljára átkerülnek a levéltárakhoz, a levéltári feldolgozásra tökéletesen alkalmasak legyenek. Szemben a könyvtári (és idővel a múzeumi) feldolgozással, ahol a dokumentumokat, leleteket és műtárgyakat egyetlen szinten, egy lépcsőben dolgozzák fel kereshető hosszú távú tárolás céljára, az iratok esetében ez két lépcsős folyamat. Az irat létezésének első szakaszában igazgatási–adminisztrációs termék és eszköz, mely ebbeli létezése során bővül, többszöröződik, módosul és akár vándorol is. Életének eme „aktív” szakasza után kerül törvényi előírások alapján (adott esetben akár szelektálva) a levéltárakhoz hosszú távú tárolás céljára. A szabványosítás arra irányul, hogy a levéltárakhoz már eleve egységes logikai szerkezetben jussanak el az iratok, ellátva számos, az azonosítást és keresés biztosító szabványos adattal. Ezáltal a levéltári feldolgozás folyamata gyorsul, ami az információ társadalomban lejátszódó, egyre inkább elektronikus formában használt iratok mennyiségének ugrásszerű növekedését tekintve jelentős fejlemény.22
A három utóbbi intézménytípus esetében a szakembereknek egyrészt meg kell küzdeniük a részrendszer-vaksággal. Elkerülhetetlen gyermekbetegség, hogy kezdetben olyan szabványok születnek, melyekben a szabályozás nincs még eléggé összehangolva a tágabb környezet szabványaival. Levéltárak és irattárak esetében a könyvtárakéval, és a múzeumok idővel megjelenő szabványtervezete esetében pedig az előbbi kettővel.
A másik gyermekbetegség, hogy a készülő szabványokat, ill. a készülő metaadat-formátumokat nem hangolják eléggé össze a meglévő vagy készülőfélben levő metaadat-formátumokkal. Anélkül ugyanis, hogy az egyes szakterületek gyűjteményei számára ilyen formátumokat nem alakítanak ki, nem képzelhető el levéltári, irattári iratok és múzeumi tárgyak leírásainak logikai szinten egységes számítógépes kezelése. A metaadat-formátumok feladata, hogy pontosan lefordítsa a rekordok logikai szintjére a besorolási és a tezaurusz-szabványok előírásait. Ha ezek a szabványok nem teljesek, ellentmondók, akkor a formátumok a szabványoktól divergensen fognak fejlődni (lévén, hogy az implementálásra, s végső soron az informatikusokra marad a végső döntés ódiuma).
A levéltárak esetében ilyen metaadat-formátum előd a könyvtárakban használt adatcsere-formátumok, magyar esetben a HUNMARC [12]. Ma már nincs olyan könyvtári rendszer, mely ne e formátum logikai struktúráján alapulna, ami a bibliográfiai és besorolási adatokat illeti.
Ilyen formátum kialakulása levéltári, irattári, végül pedig múzeumi körülmények között is elkerülhetetlen, mert nélküle nincs egységes adatkezelés és lehetetlen az adatcsere. Lehet, hogy e három gyűjteménytípus esetében ez ma alárendelt jelentőségűnek tűnik, de a globalizálódó információs piac fejlődésének a fényében ez egyáltalán nem marad így.
Ebből következik, hogy e három gyűjteménytípus szabványait már ma úgy kellene megalkotni, hogy azokban a könyvtári adatcsere-formátumok tapasztalatait hasznosítsák. Ma még mindez csak jámbor óhaj.
1.4.2 Az alkalmazkodás hiánya
Alkalmazkodás hiányában a gond az, hogy az egyes fő gyűjteménytípusok (könyvtári, levéltári, múzeumi) között nem lesz átjárás egy olyan időszakban, amikor az információk a világhálón közvetlenül hozzáférhetők. Ezáltal a könyvtári kitüntetett adatokkal (például egy könyvtári szabványok szerint fölvett személy- vagy testületi névvel) nem lehet levéltári gyűjteményben keresni és fordítva, mert félő, hogy a levéltári szabvány a kitüntetett névalak fölvételét – és hangsúlyozom: a kitüntetett alakét és nem más adatelemét – nem fogja pontosan összehangolni a könyvtárival. Ez a kezdeti években jelentős kényelmetlenséget fog okozni, és a divergens fejlődésből eredő következményeket utólag majd nehezebben lehet orvosolni, mint amennyire nehéz lenne például a most véglegesülő levéltári szabványokban felülemelkedni a részrendszer-vakságon.
Az összehangolást a jelenleg a könyvtári szabványok után a leginkább kidolgozott levéltári ISAAR-szabványban [16] úgy kívánják biztosítani, hogy létrehoztak egy „egyéb szabvány szerinti névalakok” nevű kapcsolódó adatelemet (a szabvány 5.1.4 pontja), mely lehet többek között a könyvtári besorolási szabványok szerinti névforma is. A megoldás elegáns. Ennek rögzítése, vagy akár átmásolása is azonban akkora többletmunkával jár a gyakorlatban, hogy borítékolható: nem fogják rögzíteni. Sokkal célravezetőbb lenne eleve a MARC-formátumok tételfej-szerkezetéhez alkalmazkodni, ha már az ISAAR-szabvány 5.4.3 pontja ezt lehetővé teszi (ott ui. megadható, melyik szabvány szerint alakítandó ki a homonimamentes kitüntetett névalak).
A kitüntetett névalaknak ugyanis úgy kell azonosítania a személyt, családot, testületet, hogy más entitást véletlenül se azonosítson, azaz ebben a vonatkozásban elsődleges azonosítónak kell lennie (értéke minden egyed-előfordulásra nézve eltérő). Ezt semmiben sem befolyásolja, hogy levéltárakban az entitásnak több kitüntetett névalakja is lehet. Az nem lehet, hogy egy kitüntetett névalak két vagy több mást entitást is azonosítson.
A könyvtári szabályozás ezt a tételfej (a 1XX-es hívójelű mezők, a hívójel X-szel jelölt pozíciói számjegyek) a kronologikus és a foglalkozás kiegészítő adataival, valamint az egyéb névelemeivel egyértelműen és bevált módon megoldotta. Ezeket a kiegészítő adatokat és egyéb névelemeket közvetlenül a kitüntetett névalakhoz és címhez kell rendelni, annak elválaszthatatlan, de mégis pontosan megkülönböztetett részei. A megkülönböztetettség azért fontos, mert ennek alapján a kitüntetett névalak és cím megjelenítési formája, annak központozása tetszés szerint változtatható a kezelőrendszerrel. Azaz nem kell szabvány- vagy megjelenítési-igény változáskor az adatbázis tartalmán visszamenőlegesen változtatni. Egy olyan név esetében például, mint Kis Ferenc, levéltári körülmények között se szól semmi az ellen, hogy a könyvtári kitüntetett névalak legyen a szabványosított megoldás: „Kis Ferenc (mérnök) (1936–)” vagy „Kis Ferenc (mérnök ; 1936–)”.
A jelenlegi ISAAR-szabványban a levéltárak kitüntetett névalakja semmiféle ilyen típusú kiegészítő adatra és egyéb névelemre vonatkozó konkrét előírást nem tartalmaz. Az idő, hely, működés stb. szerinti jellemzőket megjegyzés-adatokként (mostani ISAAR-terminológia szerint a leírási adatcsoportban, amely a könyvtári adatcsere-formátumban a 667–69X-es mezőknek felel meg) kell megadni, de ott a pontos forma nincs szabályozva, és nem is szükséges. Ezek a majdani mezők egy levéltári kezelőrendszerben egyszerű, a mezőn belüli struktúra dolgában szabályozatlan szöveges adatokat fognak tartalmazni. Márpedig az ilyen adatok az adatbázisok hozzáférési pontjai alapján végzendő információkeresést nem képesek támogatni. Legfeljebb a mezőkön belüli szövegszavakra irányuló keresésre alkalmasak.
A probléma fokozottan merül fel, ha levéltárakban akár egy uralkodó, egy pápa, egy középkori főnemes, egy szerzetes vagy egy remete iratait az uralkodó stb. nevével kell keresni. Az ilyen személynek általában nincs családneve. Ha ezeknek a neveknek az alakja nincs egységesen elkülönítve egymástól, mi fog megjelenni a mutatóban? Mondjuk csupa „Ferenc”? A könyvtári szabványok ezt pontosan és sikeresen szabályozzák, a levéltári tervezet nem szól erről.
Az ISAAR-szabványban a kitüntetett névalakok egyértelműségét biztosító konkrét szabályozást jelenleg kikerülik, és az egységesített névre vonatkozó 5.1.2 pontban csak a következőket jegyzik meg: „A ’Szabályok és konvenciók’ adatelemnek (5.4.3) kell tartalmaznia azokat a szabályokat, amelyek szerint ezt az adatelemet föl kell venni.” A megadott helyen azonban semmiféle meghatározott szabályozás nem szerepel.
Az iratokra vonatkozó követelmények még ennyit sem tartalmaznak, csupán a metaadat fogalmát határozzák meg az iratokra vonatkozóan, amelybe beleértendők a személy-, testület- és egyéb tulajdonnevek, valamint a követelményekben kulcsszónak nevezet tárgyszavak. Figyelemre méltó azonban, hogy kifejezetten javasolják a nemzetközi szabványokon alapuló tezauruszok alkalmazását. A normatív dokumentumok jelenlegi színvonala minden jel szerint a gyakorlati iratkezelés terén még nem biztosítja a tulajdonnevek szabályozott kezelését. A hosszú távú megőrzésben például a személyek vagy testületek szerinti iratkeresés jelentősége megköveteli, hogy ezt a kérdést idővel pontosabban szabályozzák, amihez valójában a bibliográfiai szabványok és a könyvtári besorolási adatcsere-formátumok megfelelő kiindulási alapot képviselnek (ha az iratkezelés szabványosításával foglalkozó szakemberek ezeket megismerik).23
Ebben a kardinális kérdésben nem volna szabad homályosnak lennie egy levéltári szabványnak.

1.4.3 Az összehangolás módja

Nem arról van szó, hogy szolgaian kellene átvenni a könyvtárakban kialakult szabályokat vagy formátumokat, hanem arról, hogy az adatmodellezésben szokásos szemlélet alapján a szabályozás általános logikai struktúráját kell a könyvtári, levéltári, irattári és múzeumi gyűjteményekre vonatkozó általános, minden gyűjteményre egyformán jellemző követelményekkel összehangolni. Ez elég nagy munka, és várhatóan kezdetben se a levéltárakban, se a múzeumokban nem lesz erre szakmai motiváltság.
Annál is kevésbé, mert a könyvtári szakterületen kialakult mára a nemzetközileg teljesen egységesült szabályozás, és belátható időn belül nyilván nem módosítanak az általános gyűjteményi jellemzők érdekében az eddigi szabályozásokon. Ez a szerves fejlődésnek elkerülhetetlen velejárója, az első lépések meghatározóak az evolúcióban. A később csatlakozók a kész hagyományokhoz kisebb-nagyobb mértékben kénytelenek előbb-utóbb alkalmazkodni.
Az egyes gyűjteményi rendszerek besorolási adatainak szerkezete közötti összhang alapvetően a kitüntetett alakok azonos szerkezetű felvételén múlik. És a belátáson, hogy ez mennyire alapvető a jövő szempontjából.
Az összhangot egyáltalán nem zavarja, hogy például a levéltári szabványok szerint több kitüntetett alak lehetséges. Ennek a könyvtári adatcsere-formátumokkal összehangolt kezelése kizárólag a megfelelő kezelőrendszeren múlik, amely az ekvivalencia reláció alapján opcionálisan akár egyetlenként képes kezelni a különböző kitüntetett névalakokat, akár pedig külön-külön biztosítva a keresést az egyes kitüntetett névalakok alapján.24
Az összhangot érdemben nem zavarná, ha a levéltári szabványokban másképp határozzák meg a lehetséges kapcsolattípusokat, noha sajnálatos volna, ha e téren nem vennék át a MARC-formátumokban felhalmozott tapasztalatokat.
Az összhangot nem zavarja, hogy levéltári besorolási rekordok tulajdonság adatelemeinek struktúrája eltérő szerkezetű és tartalmú a MARC-formátumokétól. A MARC terminológiájában ez a megjegyzés adatcsoport, a levéltári ISAAR szerint pedig a leírási adatcsoport. Az eltérések ezen a téren ugyanis alapvetően következnek a kétféle gyűjteménytípus természetéből, és vonatkozik ez a lassan kialakuló múzeumi szabályozásra is.
Végül az összhangot érdemben nem zavarja, ha az ellenőrző-vezérlő adatelem-típusok eltérnének, noha ennek az adatcsoportnak az összehangolása a könyvtári MARC-formátum ellenőrző adatelem-típusaival nem csak kézenfekvő, de viszonylag nem volna nehéz sem.
Az összhang minimum feltétele a kitüntetett névalakok könyvtári, levéltári, irattári és múzeumi egységes kezelése. Noha a levéltárak és irattárak jelenlegi szabványtervezetei és a múzeumok tervei nem térnek még ki rá, de vonatkozik ez a tárgyszó típusú kitüntetett alakokra (a szaktárgyszavakat képviselő deszkriptorokra) is.

1.5 Az „authority” fogalmáról

1.
Az angol nyelvű metaadat-formátumok alapvető fogalma az „authority”25. Az angol szónak mind könyvtári, mind levéltári, mind múzeumi – összefoglalóan minden gyűjteményi – információs rendszerben ugyanaz a jelentése. Az „authority” minden olyan metaadat jelzője, melyet az információk kereshető tárolása érdekében szabvá­nyosŹítottak.26Jelentésének szemantikai összetevői:
- természetes nyelvek neveinek morfológiai és szemantikai ellenőrzöttsége;
- a név27 értéke minden egyed-előfordulásra28 (adott személyre, családra, testületre, címre, ill. adott fogalomra) eltérő értéket vesz fel, azaz tulajdonságtípusként az egyedtípus elsődleges – egyedi – azonosítója29;
- más szóval szabványosított adat jellemzője (ill. azzal összefüggő tevékenység jellemzője).
Például a „Kis Ferenc (mérnök)” csak egyetlen személy szabványosított neve lehet, egy másik személynek ugyanilyen neve nem lehet. Ha netán lenne olyan Kis Ferenc, akire ugyanez a foglalkozás a jellemző, akkor további pontosítás szükséges. Például: „Kis Ferenc (mérnök ) (1936)” és így tovább.
Például „Gyöngyös” nevű földrajzi hely sok van, közöttük település, meg a patak is. A Gyöngyös patakból is több van, az egyik ezek közül a Fekete-vízbe folyik. „Fekete-víz” nevű patakból is van kettő, és a Gyöngyös patak ezek közül abba folyik bele, amely a Drávába torkollik. Ezért nem elég a Gyöngyös patak nevét a „patak” szóval kiegészíteni, ki kell egészíteni a „Fekete-víz” nevével is. De a Fekete-víz patak nevével se elég kiegészíteni, hogy csak egyetlen földrajzi képződményt azonosíthassunk vele, hanem ki kell még egészíteni a Dráva folyó nevével is. Az egységesített név (egyben földrajzi tárgyszó vagy földrajzi deszkriptor): „Gyöngyös (patak; Fekete-víz; Dráva)”
Például a török hódoltság idején létezett főkapitányság fogalmának (mely főkapitányságoknak az Udvari Haditanács tevékenységében, s vele irataiban fontos szerepe volt), és a mai rendőrség főkapitányság fogalmának a megnevezése nem lehet azonos. (Figyelem: itt nem a testületi nevekről, hanem a tartalmat reprezentáló fogalmak nevéről, azaz köznevekről van szó! [6]) Az egyik megoldás, hogy az első esetben a „főkapitányság (végvári rendszer)”, a második esetben a „főkapitányság (rendőrség)” formájában alakítják ki a deszkriptorokat (a fogalom leírásra és keresésre alkalmazandó szabványosított megnevezését). A másik megoldás, hogy ezt a „végvári főkapitányság”, ill. a „rendőr-főkapitányság” formájában teszik. Ez utóbbi esetben a „főkapitányság” nemdeszkriptorról utalni kell az előbbi kettőre.
Az „authority” többek között jellemezhet
- tételt (rekord)ot (pl. „authority record” = besorolási rekord);
- adatelemet (pl. „authority name” = egységesített vagy besorolási név);
- állományt (pl. „authority file” = besorolási állomány);
- tevékenységet/műveletet (pl. „authority contŹrol” = „egységesített adatok létrehozása” vagy „besorolási adatok egységesítése”).

„Adat” értelemben az „authority data” (= „besorolási adat”) több jelentésű:
- jelentheti a tételt („authority record”), pl. egységesített személynév besorolási rekord; tárgyszó rekord (hiszen a tétel/rekord is adat);
- jelentheti az adatelemet („authority data element” = „besorolási adatelem”, azaz a besorolási tétel adateleme), pl. szaktárgyszó; deszkriptor; egységesített személynév; kronologikus kiegészítő; jogforrás; rekordtípus (hiszen az adatelem is adat).

2.
A szabványosított nevek egyben a nyelv szókészletét is alkotják, és mert ez a nyelv természetes nyelv, ezért magát az ilyen nyelvet is szabványosított nyelvnek nevezik. Lényegében minden információkereső nyelv (indexelő nyelv) szabványosított (azaz egységesített), kivéve azt, amely szabadon választott szavakon alapuló kereséshez való. Szabványosított nyelvek a mesterséges nyelven alapuló szabványosított kifejezéseket tartalmazó nyelvek is, mint amilyen például az ETO [38][39].30

3.

3.1
Minden egységesített (szabványosított) név a felhasználás keretei között – a gyakorlatban az adatbázisokban – információs egységek (rekordok) hozzáférési pontja lehet [4].
Az információs egységek nemcsak bibliográfiai, levéltári, irattári, múzeumi dokumentum- és tárgytételek, hanem adott szövegen belül akár egyedi mondatok is lehetnek. Más szóval minden olyan egység, melyet a hozzáférési ponton tartalmilag vagy formálisan jellemeznek, információs egység.
A nevek tehát, amelyekről szó van, éppen azért szabványosítottak, hogy az információs egységekhez való hozzáférést zajmentesen biztosítsák.31

3.2
A hozzáférési pontokat betöltő adatokat nevezik másodlagos vagy metaadatoknak, megkülönböztetésül az elsődleges adatoktól, melyeknek e metaadatok az adatai [38][39].
Elsődlegesek azok az adatok, melyek közvetlenül a – nem adatszerű – létező dolgokra vonatkoznak. (pl. dokumentum szövege, személyi adat, telefonszám).
Másodlagosak az elsődleges adatokra vonatkozó adatok (pl. testületi név, a tárgyszó, az annotáció, a tömörítvény, a dokumentumleírás). A harmadlagos adatok a másodlagos adatokra vonatkoznak (pl. a bibliográfiák bibliográfiája); de harmadlagos adat a besorolási formátumban például a rekordtípus, hiszen ez másodlagos adatra (besorolási rekordra) vonatkozik.
A hozzáférési pontok azonban nem azonosak az „authority rekorddal”. Pontosabban nem teljesen azonosak. A hozzáférési pontot csak a rekord tételfeje, az egységesített név vagy cím, ill. a deszkriptor tölti be. A rekord többi adateleme (a megjegyzések, az ellenőrző adatok és a kapcsolatok) kizárólag az „authority file” rekordjában szerepelnek.
A hozzáférési pont fogalmát nem azért szabványosították, hogy fölváltsák vele az „authority data” (s vele a besorolási adat) fogalmának használatát, hanem azért, hogy a különböző típusú adatbázisrekordokon belül rögzített különböző fajta besorolási adat helyének (mezőjének)  legyen egy közös neve.

4.
Ha az információs egységeknek hozzáférési pontjai vannak, akkor ez azt jelenti, hogy ezek az egységek indexelve32, tartalmi értelemben pedig osztályozva33 vannak (mindegy, hogy automatikusan vagy intellektuálisan).
A 19. és 20. századi kézi katalogizálás világában a hozzáférési pontok alapján (melyeket akkor még nem így neveztek) rendezték a manuálisan tárolt és ily módon kereshetővé vált tételeket. Ebből a szempontból teljesen mindegy, hogy könyvtári katalóguscédulákon rögzített tételekről, levéltárak jegyzékeiben rögzített egységekről s velük levéltárak mutatóiról, vagy más gyűjtemények kimutatásairól volt szó.
A könyvtári világban azt a tevékenységet, hogy katalógustételekhez – általánosabban adatbázisok dokumentumrekordjaihoz – hozzáférési pontokat rendeltek, természetes észjárás alapján besorolásnak nevezték. De nem azért, mert cédulák besorolását értették rajta, hanem azért, mert az adott rekordot besorolták a hozzáférési pontot megnevező kifejezés fogalmának terjedelmébe.34 Éppen ezért volt lehetséges, hogy más szempontból, elsősorban tartalmi értelemben osztályozásnak nevezzék ezt a tevékenységet. A számítógépes információszolgáltatások hajnalán pedig, amikor a feladat elsősorban a mutató kialakítása volt, a hozzáférési pontok hozzárendelését a rekordokhoz indexelésnek nevezték [38][39].

5.
Ezen a téren az előzőkben felsorolt gyűjteményi szakterületek közül a könyvtári szakterületen fogtak hozzá a világon a legkorábban a hozzáférési pontokkal kapcsolatos szabványosításba, ezért a bibliográfiai szabványokban született a legkorábban angol kifejezés a hozzáférési pontot betöltő adat nevére. Ezt a kifejezést angolul hangsúlyosan a szabványosítás nézőpontjából megfogalmazták meg: „authority data”. Ilyen például a „Babits Mihály (1886–1941)” és a „rendőr-főkapitányság”. Azt a tevékenységet, melynek során a hozzáférési pontok szerepére alkalmas adatokat kialakították a 60-as évektől kezdve, amikor a MARC formátum első változatai megszülettek, angolul „authority control”-nak nevezték. (Elvileg mindegy, hogy nevekről, tárgyszavakról vagy tezauruszokról lett légyen szó, ahogy erre legutóbb Tartaglia is rámutatott [37].) Magyarországon ezzel egy időben alakult ki a fogalom magyar neve: a „besorolási adatok egységesítése”.
Fontos tisztában lenni azzal, hogy a hozzáférési pontot betöltő adat nem az egész „authority record”, hanem csak azon belül annak tételfeje. Az előző két példa ilyen tételfej is lehet.
Magyar nyelven ugyancsak a bibliográfiai szakterületen fogtak hozzá a legkorábban a szabványosításhoz, és igyekeztek a fogalom megnevezésére természetes, köznyelvi magyar szavakat találni, az „authority data” magyar megfelelőjét egyrészt besorolási adatnak, másrészt egységesített névnek nevezték el. Az előző két példa közül a „Kis Ferenc (mérnök) (1936–)” ilyen egységesített személynév. Az olyan köznevekkel, mint az előző példában a „végvári főkapitányság”, a bibliográfiai szabványokban nem foglalkoztak; ez a tezaurusz-szabványok feladata lett, melyekben nem az „egységesített név”, hanem a „deszkriptor” kifejezést használták. Az első két megnevezés tökéletes magyarsággal felel meg az „authority data” fogalmának. Az „egységesített” a szabványosítás nézőpontját fejezi ki, a „besorolási” viszont a feldolgozásét. A harmadik kifejezés, a deszkriptor, nemzetközi név átvétele, mely nem honosodott meg a bibliográfiai leírás világában, de lassan polgárjogot nyer (az egységesített név mellett) az adatcsere-formátumokban.
A „besorolási” elsősorban nem azt fejezi ki, hogy cédulán rögzített katalógustételt elhelyeznek más katalóguscédulák közé. Ez az értelmezése ugyan létezhet, de másodlagos.35 A „besorolási” elsősorban azt jelenti, hogy az adatbázis-rekordot (hagyományosan a katalógustételt) hozzárendelik adott névhez, ill. osztályozó fogalom terjedelméhez. Ha ugyanis egy rekordhoz hozzá kapcsoljuk pl. a „Kis Ferenc (mérnök) (1936–)”, vagy a „végvári főkapitányság” nevű kifejezést, akkor ezt a rekordot hozzárendeltük az így megnevezett személynévhez, ill. besoroltuk a végvári főkapitányság fogalmának terjedelmébe.
A „besorolási adat” általánosabb jelentésű, mint az „egységesített adat”. Nincs olyan egységesített adat, amely ne volna besorolási adat, de nem minden besorolási adat egységesített. Az utalói adat besorolási adat, de nem egységesített. Az angol „authority” esetében a helyes magyar megfeleltetés a „besorolási”.

6.
A besorolási adat (az egységesített név, ill. deszkriptor) elsődleges célja mindig az azonosítás volt.36
Mit azonosít? Az egyedet (személyek, testületek, rendezvények, művek), ill. a fogalmat, amelyhez (ill. fogalom esetén melynek terjedelmébe) a szóban forgó információs egységet hozzárendelték.
Hogyan azonosít? A tételfejben szereplő kitüntetett névalak (deszkriptor) segítségével (ez még akkor is igaz, ha a nem kitüntetett névalakokkal is lehet keresni).
Milyen mértékben azonosít? Az információkereső nyelven belül elsődlegesen. Egy személynek, testületnek, családnak, rendezvénynek stb., ill. egy fogalomnak mindig csak egyetlen (vagy több, de akkor ekvivalencia relációval összekapcsolt) egységesített/besorolási (= szabványosított, azaz kitüntetett) neve lehet. A név, a cím, ill. a fogalom minden más lehetséges megnevezése helyett ezt az egységesített kifejezést (az ekvivalencia relációval összekapcsolt kifejezések bármelyikét)37 kell elvileg hozzáférési pontként használni.38
Hol azonosít? Egyrészt az információkereső nyelven belül. Másrészt az adatbázis-rekordon belül, a hozzáférési ponton.39
Az adott információkereső nyelven, továbbá adott adatbázis besorolási adatállományán belül, és csakis azon belül az egységesített adat elsődleges azonosító. egyedek, ill. fogalmak elsődleges azonosítója.
Az adatbázis dokumentumrekordjainak állományán belül – a hozzáférési pont szerepében – a besorolási adat másodlagos azonosító, mivel egy besorolási adat egyszerre több információtételt azonosíthat és fordítva [38]. Más szóval a besorolási adat több dokumentumrekord hozzáférési pontjának lehet az értéke.

7.
Már a szabványosítás kezdetén (a múlt század hatvanas éveiben) divergens fejlődés kezdődött.
A személy- és testületi nevek dolgában a 20. század elején kialakított bibliográfiai filozófia szerint ugyanis besorolási adat csak kitüntetett névalak lehet, minden más – „nem besorolási” – névalak kívül van az egységesítettségen, a szabványosságon, következésképp nem önálló entitás, hanem csak függvénye a mindenkori kitüntetett névnek.40 Ez személy- és testületi nevek, valamint címek esetén még indokolt lehet, de köznevek (tezauruszok lexikai egységei, valamint földrajzi nevek) esetén egyáltalán nem. Például előfordulhat, hogy adott rendszerben úgy döntenek: a „rendőr-főkapitányság” a „rendőrség” nem valódi, azaz kváziszinonimája, az utóbbinak a nemdeszkriptora (ilyen esetek tezauruszokban természetesek, és nem eltérő formai változatokról van szó), akkor nagyon indokolt, hogy a nemdeszkriptornak önálló rekordja legyen, mert a nemdeszkriptorhoz tartozhatnak csak rá vonatkozó magyarázatok és egyéb kiegészítések.
Ennek a bibliográfiai filozófiának a következménye lett, hogy csak a kitüntetett alaknak van a besorolás szempontjából neve (egységesített név/besorolási alak), a nem kitüntetett alaknak ehhez viszonyítva, besorolási nézőpontból nincs. Azaz nem használatos rá még a körülményes „nem egységesített (nem besorolási) alak” megnevezés sem. A helyette használt utalói alak egyrészt nem ugyanabból a szempontból nevezi meg a dolgot, mint a kitüntetett, másrészt pontatlan, mivel az utaló nemcsak a nem kitüntetett és kitüntetett alakok közötti „lásd” típusú kapcsolat lehet, hanem kitüntetett és kitüntetett alakok közötti kapcsolat is („lásd még” utaló).
Másik következménye, hogy számos esetben a metaadat-formátum (mint a MARC21 vagy a HUNMARC) szerint rögzített utalói névalaknak a bibliográfiai adatbázisokban nincs önálló rekordja, a névalak mindig csak a kitüntetett alak rekordjához kapcsolódik, és a könyvtárosi szakmai közvélemény ezt tekinti természetesnek.
Az információkereső nyelvek szakterületén a tezauruszok szabványosítási filozófiája abból indult ki, hogy a bibliográfiai felfogással szemben a nem kitüntetett alakok önálló állományi entitásként nagyon is léteznek. A kitüntetett alak neve a deszkriptor, a nem kitüntetett alaké pedig a nemdeszkriptor. Az utalónak és a hivatkozásnak egyaránt a nemdeszkriptorcikk felel meg (ez a teljes tétel), ezen belül van a tételfejnek megfelelő vezérszó, a kapcsolat nevét képviselő „lásd”, „lásd még”, „F”, „A” stb. relációtípus-név vagy -jel, és ezeket követi a kapcsolódó lexikai egység: a kapcsolódó nemdeszkriptorok, ill. deszkriptorok. A bibliográfiai gyakorlatban abszurd módon olykor jobb híján ezeket is tételfejnek nevezik: „kapcsolódó tételfej”. Holott nem a tételfej kapcsolódik, hanem az a rekord, amelyben szükségszerűen van tételfej is, és ez még akkor is így van, ha a rekordban csak egyetlen mezőnek van értéke, a tételfej mezőjének. A tételfej az adatmodellezés nyelvén elvileg kapcsoló azonosító: két besorolási rekord közötti kapcsolatot biztosítja.
Az utalói névalakot csak a kitüntetett alak függvényének tekintő bibliográfiai-besorolási filozófia azért alakult ki, mert a bibliográfiai szabványosítás kizárólag a bibliográfiai tételre korlátozódott, azaz kizárólag a bibliográfiai adatelemekre, és egyáltalán nem vették figyelembe a tárgyszavas osztályozás igényeit.
A tárgyszavak ugyan nem a szűken értelmezett bibliográfiai leírás adatelemei, ugyanakkor viszont besorolási szempontból (mint a bibliográfiai rekord hozzáférési pontjai41) az égvilágon semmiben sem különböznek a bibliográfiai besorolási adatoktól. A részrendszer-vakság okozta szűklátókörűség következménye, hogy a bibliográfiai és a tezaurusz-szabványok egymástól teljesen függetlenül fejlődtek. A besorolási adatcsere-formátumban viszont az eltérő filozófiák szerint kialakított bibliográfiai besorolási adatok és a tezauruszok deszkriptorai összekerültek, és nyomban tapasztalhatókká váltak a terminológiai nehézkességek és az ellentmondásos gyakorlat.
Egyrészt kiderült, hogy az utalói, illetve a tételfeji alaknak van egymással összehangolt, dichotóm neve: a nemdeszkriptor és a deszkriptor. Másrészt kiderült, hogy a nemdeszkriptorhoz igenis tartozhatnak például megjegyzésmezők, ami miatt önálló tételfejként is rögzíteni kell ezeket.
A vázolt bibliográfiai-besorolási filozófia mára teljesen elavult, mivel a szaktárgyszavak (a deszkriptorok és nemdeszkriptorok) igényei megkövetelik, hogy a nemdeszkriptoroknak is önálló rekordjuk legyen.

8.
Az „autority control”, azaz a besorolási adatok kialakítása összetett szakmai feladat. Részműveletei (a teljesség igénye nélkül) a kitüntetett és utalói névalakok létrehozása, a névalakok közötti – nem csak utalói, hanem egyéb, többek között szemantikai – kapcsolatok kidolgozása, az egyéb referenciális összefüggések (mint magyarázatok, használati megjegyzések, forrásadatok stb.) megadása. Mindez szakszerű megfontolásokat, mérlegeléseket igényel, és valójában nyelvi szabványosítási – és ami itt ezzel egyet jelent: egységesítési – tevékenység. Magyar nyelven összefoglaló megnevezésére történetileg a „besorolási adatok egységesítése” kifejezés honosodott meg, amely nemcsak pontos, hanem magyarul szép szakkifejezés is. Az ennek megfelelő „authority control” nem azonos az angol „authorization” kifejezéssel, ami a különféle szakmai, de egyben köznyelvi gyakorlatban is lényegében jogosultságot jelent.
Az angol szaknyelvben az „authority control” kifejezést használják, és nem az „authorization”-t. Ezért magyarul az előbbit az „autorizálás” kifejezésre fordítani nemcsak félreértésekre adhat okot (a hitelesítés fogalmára hajaz), hanem legalább annyira magyartalan, mint az „authority rekord”, vagy netán „autorizált rekord” kifejezés. Ezen nem változtat sem az, hogy az „egységesített (név)forma” kifejezésnek az angol „authorized form” felel meg, sem az, hogy egyes XML-jelölőnyelvekben az „AUTHORIZED” attribútum szerepel, mivel ez az attribútum az „authority control” – tehát az egységesítés – eredményeként keletkező besorolási adatot jelenti. A magyar besorolási szabványcsalád „besorolási adat”, és az alapul vett nemzetközi szabványok angol „authority data” kifejezései egymás ekvivalensei, és ugyanazt a fogalmat nevezik meg. A besorolási adatok, akárcsak a tezauruszok állományát más megközelítésben ismeret- vagy tudásszervezési rendszernek [35, pp. 127–148] is nevezik, és alapjai lehetnek a weben megjelenő névtereknek42.
Nem állja meg a helyét az az állítás, hogy a besorolási adatok egységesítése az egyetlen kitűntetett névalakhoz való, idejétmúlt ragaszkodást jelentené, és ezért kellene az authority contol helyett az autorizálást használni.43 Az egységesítés ugyanis például számtalan szemantikai és egyéb összefüggés meghatározását is jelenti, sőt még azt is, hogy akár több, egymással teljesen ekvivalens névforma is létrehozható, és ezeket a paradigmatikusan értelmezett ekvivalencia relációval kell összekapcsolni44. De még ebben az esetben is ki kell jelölni kitüntetett névalakot a többi között, hogy a tételfejhez kapcsolódó információkat (a megjegyzéseket, forrásadatokat stb., és nem utolsósorban a kitüntetett névalakok közötti szemantikai és egyéb kapcsolatokat) ne kelljen minden egyes ekvivalens egységesített névalakhoz ismételten manuálisan bevinni (példa erre az ISAAR-szabvány [16]).
Avagy mutasson valaki két olyan tételt (akár ebben a tanulmányban, akár a besorolási adatcsere-formátumban), amely közül az egyik „csak” besorolási adatok egységesítése révén, a másik „viszont” „autorizálás” révén keletkezett! A „P. Howard ’lásd’ Rejtő Jenő” tétel ugyanúgy „autorizált”, mint a legbonyolultabb egységesített tezauruszcikk…

1.6 Minden gyűjteményben ugyanaz

A gyűjteményi rendszerekben mind az elsődleges, mind a másodlagos vagy metainformációkat kezelni kell. Ezekben a rendszerekben egyformán információkereső nyelvek
- az egységesített személy-, testületi és rendezvénynevek, valamint a címek állományai,
- a tárgyszavas (tárgyszójegyzékbe foglalt), a deszkriptoros (tezauruszba foglalt) nyelvek, továbbá
- az osztályozási rendszerek/nomenklatúrák, melyekben jelzeteket alkalmaznak.
Mind a könyvtárakban, mind a levéltárakban, mind az irattárakban, mind a múzeumokban ezeknek a nyelveknek a szavaival töltik be az információs egységek hozzáférési pontjait a kereshető tárolás érdekében, és ezeknek a nyelveknek a szavai ugyanúgy, ugyanolyan mértékben szabványosítottak, akármelyik gyűjtményi szakterületről legyen is szó.
Levéltári körülmények között a besorolási adatokhoz gyakran lényegesen hosszabb leírásokat, magyarázó, történeti és terminológiai szövegeket rendelnek hozzá, mint könyvtári körülmények között, ahol a magyarázatok, forrásadatok, használati utasítások viszonylag rövidek. A levéltári szabványosítás szereplői erre hivatkozva zárkóznak el attól, hogy a levéltári metanyelvi rekordokat a „besorolási” jelzővel illessék, miközben az „authority” jelző alkalmazására inkább hajlanak. Holott akár hozzárendelnek, akár nem rendelnek hozzá a mindenkori egységesítetett nevekhez és tárgyszavakhoz hosszabb leírásokat vagy magyarázó megjegyzéseket, minden esetben ugyanarról a típusú (besorolási) adatról van szó. Ez a tény önmagában tehát egyáltalán nem indokolja, hogy azokat a (besorolási) adatokat, melyekhez nem tartozik adott esetben tágabb leírás (magyarázat, stb.) és azokat, amelyekhez tartozik, másként kellene nevezni. Továbbá egyáltalán nem indokolja, hogy a könyvtári szabványok szerinti besorolási adat neve ne ugyanaz legyen, mint az az adat, melyet levéltári vagy múzeumi körülmények között információkereső-nyelvi, azaz adatbázisrekord-hozzzáférési pont céljára szabványosítottak.
Következésképp minden gyűjteményi rendszerben ugyanazt jelenti az „authority”, mint a könyvtári rendszerben. Ahogy angol nyelven ugyanúgy nevezik a levéltári, irattári, múzeumi és könyvtári esetben az adatot és tételt („authority data”és „authority record”), úgy magyarul is ugyanúgy kell nevezni.
Az „authority”, a „besorolási”, az „egységesített”, a „kitüntetett”, a „deszkriptor”, az „utalói alak” és a „nemdeszkriptor minden gyűjtemény metaadat-rendszerében közös alapfogalmak.[31]

2. A besorolási adatok adatmodellje

2.1.Bevezető

A koncepcionális adatmodell arra való, hogy az alapvető fogalmi összefüggésen alapuló, azaz szemantikai szerkezetben írják le az adott rendszert. A modell a szemantikai elemek (alapfogalmak) és típusainak leírásából (az adattípusok jelentésének meghatározásából) és összefüggéseik grafikus ábrázolásából áll. Ennek logikailag pontos, de még csak koncepcionális szintű leírásaként alakult ki az egyed, tulajdonság kapcsolatára épülő ún. ETK-adatmodell (entity–relationship model) [11].
A modellt a fejlesztők és az alkalmazók közötti egyeztetéshez és a relációs adatbáziskezelő rendszer implementálásához használják, melynek során csak a „mit akarunk”, és nem a „hogyan valósítsuk meg” kérdésére kell választ adni. Az eljárás ma már az adatmodellezés de facto szabványa. Az alábbiakban a besorolási formátum ETK-adatmodelljének vázlatát ismertetjük, ezzel megadva a formátum teljesen általános leírását.
Az IFLA katalogizálási munkacsoportja 1998-ban összeállította a bibliográfiai tételekre vonatkozó funkcionális követelményeket [14], melyet általában rövidítése alapján (FRBR) emlegetnek. Ezt követte 2007-ben a besorolási adatokra vonatkozó követelmények leírása (FRANAR) [13], mely utóbbit már konceptuális modellnek neveztek.45 Azonban egyik dokumentumban sem jutottak még el egy formális logikailag is értelmezhető ETK-adatmodellig; csak a fogalmak általánosított szerepével foglalkoznak, ezért a továbbiakban az IFLA esetében funkcionális adatmodellről beszélünk (nevezik olykor a bibliográfiai, ill. besorolási adatok afféle „ontológiájának” is). A két dokumentumban kidolgozott funkcionális modell ennek ellenére jelentős előrelépést jelent a gyűjteményi rendszer jövendő, egységes adatmodelljének kidolgozásához. Legfontosabb bennük, hogy megpróbálkoztak az alapfogalmak meghatározásával. Az alábbi ETK-adatmodell számára ezeket a fogalmakat vettük alapul, noha ellentmondásosságuk és hiányaik következtében nem ültethetők át maradéktalanul egy szabályos koncepcionális modellbe. Az eltérésekre rámutatunk.

2.2. Az entitás

Az adatmodell egyik alapfogalma az entitás. Entitások a besorolási tételek tételfejében szereplő névalak által megnevezett dolgok: személyek, testületek, rendezvények és művek, továbbá helyek és idők (események), valamint a fogalmak, melyeket egységesítve a tárgyszavak neveznek meg. Hangsúlyozzuk, hogy a funkcionális modellben nem a besorolási tétel, hanem csak a tételfejében megnevezett dolog az entitás.
Figyelemre méltó, hogy ezekre az egységekre a formátumokban hagyományosan nem volt közös, összefoglaló megnevezés. Avagy mi a közös neve egy egységesített személynévnek, egy nem egységesített (utalói) névalaknak, egy tárgyszónak és egy osztályozási jelzetnek? Azt már korábban tárgyaltuk, hogy a „besorolási adat” használata adatmodellben átfogó névként a többértelműsége miatt alkalmatlan, a „tételfej” pedig azért, mert ezek az entitások nem csak tételfeji helyzetben fordulhatnak elő.
Nem alkalmas átfogó kifejezésnek a deszkriptor sem; nem csak azért, mert a kifejezést inkább a tezauruszok, a tárgyszavak vonatkozásában használják, hanem azért sem, mert léteznek entitásként nemdeszkriptorok (utalói névalakok). Ennek ellenére újabb dokumentumokban, melyekben a besorolási adatok xml-formátumával foglalkoznak, a kitüntetett névalakú tulajdonneveket (azaz a hagyományos besorolási adatokat) már nevezik deszkriptoroknak.46
A deszkriptorok előre elkészített és előírt (ún. kötött) szótárakban szerepelnek, az átfogó nevük a lexikai egység (azaz a deszkriptor és a nemdeszkriptor a lexikai egység fajtái). A személy-, testületi és rendezvényneveket és a művek címeit azonban általában nem veszik fel kötött szótárakba, s ezért nem lehet lexikai egység a nevük. Az ugyan igaz, hogy információkereső-nyelvi szavak, de ezzel nem a fogalmak (nem az „ontológia”), hanem a nyelv szempontjából nevezik meg az entitásokat. A fentiekben talán sikerült rávilágítani arra, miért volt szükség egy ennyire általános fogalom, mint az entitás bevezetésére.
A 2. táblázatban összefoglaltuk az entitásnak számító besorolási adatok típusait. Ebben az látható, hogy mely mezőkbe rögzítik az FRBR [14] egyes entitástípusainak értékeit. A felsorolt entitások nyelvi szinten a tulajdonneveket és közneveket képviselő információkereső-nyelvi szavak.

 

2.3 A fogalmi kategóriák

2007-ben a FRANAR funkcionális modelljében megjelentek a „fogalom” entitás altípusai, a „primitív” entitások [13]. A „primitív” jelzőnek itt logikai jelentése van: nincs ezeknél az entitásoknál alacsonyabb fokú (speciálisabb) további entitáscsoport. Ezek valójában a legáltalánosabbnak szánt fogalmak [40]. A továbbiakban fogalmi kategóriáknak nevezzük őket.
Egyrészt azért vezették be a fogalmi kategóriákat, mert az FRBR korábbi, összetett típusokat képviselő entitásai gyűjteményi szempontból, a dokumentumleírási gyakorlat alapján születtek, anélkül, hogy ezeknek az entitásoknak a mélyebb, szemantikai tartalmát feltárták volna. A fogalmi kategóriák és a gyűjteményi entitások összevetése alapján derül ki, hogy a bibliográfiai entitások e kategóriák keverékéből állnak. Például az FRBR meghatározta „személy” játszhatja az „élőlény” (ha szerző), a tárgy (ha dokumentum tárgya), vagy a fogalom (pl. a „Néró” fogalma) szerepét.
A másik cél, hogy a könyvtári besorolási állományokban a nevek és azonosítók alapján rögzített speciálisan bibliográfiai entitások az entitások általánosabb fogalmi rendszeréhez kapcsolódjanak. Ezáltal eme általánosabb fogalmi rendszer egyetemesen érvényes fogalmi kategóriái hozzáférési pontként lesznek használhatók más gyűjteményi (levéltári, múzeumi, irattári) rendszerekben is; olyan rendszerekben, melyeket alapvetően ugyan egymáshoz hasonló, információfeldolgozó és -kereső gondolkodás alapján szerveznek meg, de állományaikat nem szükségszerűen azonos célból alakították ki.
Az alábbiakban példákkal is szemléltetjük a fogalmi kategóriákat (pontosvesszővel az alkategóriák implicit csoportjait választjuk el, ponttal pedig azokat, amelyek valamelyik másik kategóriába is besorolhatók lennének).

élő (being)
Élő (eleven) és kimúlt, halott valami. Minden, ami élő anyagnak tekinthető.
Például: sejt, gomba, növény, állat, ember; személy, egyéniség; sejtszöveg, szerv, asszociáció; tenyészet, növényzet, állatvilág, emberiség, társadalom; tetem, halott. Szervezet, testület.50

anyag és tárgy (thing)
Minden élő anyagon kívüli, körvonalazatlan anyag vagy többé-kevésbé körvonalakkal rendelkező anyagi dolog (egyedi darabok, tárgyak, eszközök, berendezések, létesítmények; képződmények).
Például: kvark, atom, molekula; levegő, víz, homok, kő, kőzet; diszperzió, vegyület; kődarab, csapágy, oszlop; épület, erőmű, fal, alagút; jármű, autópálya, vasút, légi út; hegy, tó, fennsík, mélyföld, hegység, kontinens, talpazat, lejtő; árnyék, hő, energia; meteorit, égitest, kvazár, galaxis, fekete lyuk; csóva, szikra, fény. Adat, állomány, rendszer.

elvont dolog (concept)
Az öt érzékszervvel nem érzékelhető dolog; elvont dolog, fogalom, eszme; tételezés, melynek tárgya időben és térben nem létezik vagy létezése nem bizonyítható.
Például: tényező, egyenlet, halmaz, kontinuum; fogalom, gondolat, következtetés, nézet; lélek, tudat, látomás; szellem, isten, pokol; átok, mondóka, szöveg; információ, tartalom, terjedelem, elem, összesség, reláció. Hely, idő, tér.

eset (case)
Dinamikus összefüggés két vagy több dolog között; bármi, ami történik; összefüggés, amelyen keresztül dolgok tulajdonságai változnak (keletkeznek, módosulnak, megszűnnek).
Például: keletkezés, fennállás, megszűnés; állás, járás, ülés; beszélgetés, rögzítés, hallgatás, közvetítés; dolgozás, cselekvés, gondolkodás, eszmélés, figyelés, megértés.

helyzet (situation)
Két vagy több dolgot magában foglaló statikus összefüggés; eset folytatódását képviseli valami; összefüggés, amelyen belül a dolog tulajdonsága változatlan marad.
Például: fennálló, holt; állapot, cseppfolyósság, keménység, értelmesség, értelem, intellektus; betegség, rémület, szerelem; vágy, érzékenység, tudás, emlék.
Ezeknek a kategóriáknak idővel szerepe lesz formális ontológiák hierarchikus fogalmi struktúráinak kialakításában és a fogalmak között fennálló relációk kezelésében.A fogalmi kategóriákat a 3. táblázatban foglaltuk össze.

 

2.4 A reláció

Hasonló terminológiai kérdés a különféle utaló és egyéb kapcsolati mezőkben rögzített tartalom általános fogalmának a neve. A tezaurusz-szabványokban [17][18][26] ezek a relációk. Az adatmodellekben ennek az átfogó fogalomnak a megnevezésére a „reláció” kifejezést használják. A relációk fennállhatnak kitüntetett adat és nem kitüntetett adat (deszkriptor cikk és nemdeszkriptorcikk), valamint kitüntetett és kitüntetett adat (deszkriptorcikk és deszkriptorcikk) között egyaránt. Hangsúlyozzuk, hogy az adatmodell szintjén nem a tételfejek, hanem a tételek között állnak fenn relációk, és ebben a tételfejeknek csak kapcsoló azonosító szerepük van.
Az IFLA funkcionális adatmodelljeiben [13][14] a relációkat csak az FRBR egyes entitástípusai között értelmezik (pl. mű–személy, személy–testület, személy–esemény, személy–hely, személy–tárgy, személy–fogalom, esemény–fogalom, hely–fogalom). Holott ide tartoznak az egyáltalán nem tárgyalt, noha a besorolási adatcsere formátumban fontos szerepet játszó fogalmak közötti szemantikai (paradigmatikus, mint pl. a generikus, oksági, asszociatív), pragmatikus (ekvivalencia) és nyelvészeti (pl. szinonima- és homonima) relációk is.51
A besorolási adatcsere-formátumban figyelemre méltó módon a relációknak van a legtöbb adatmező-főtípusa („lásd” és „lásd még” utalók, továbbá összetett magyarázatos utalók), ami ennek a kategóriának a jelentőségére utal.

2.5 A tulajdonság

Végül a tájékoztató, valamint a megjegyzés-adatmezőkben rögzített tartalmak általános fogalmának a megnevezésére a „tulajdonság” kifejezést használjuk.52
Az FRBR [14] és a FRANAR [13] csak az ellenőrző (00X) és tájékoztató (0XX) adatmező adataival, és a tételfej adatmező (1XX) kiegészítő és egyéb adatelemeivel összefüggésben foglalkoznak a tulajdonságokkal. Ezeket a funkcionális modell ama tulajdonságainak tekintik, melyek explicite magukban az entitásokban jelennek meg. Nem említik azonban azt a rendkívül fontos, az entitásokat azonosító szerepet, melyet az elsődleges azonosító tulajdonságok betöltenek. Az azonosító tulajdonságtípus a 001-es mező értéke.
A tulajdonságok másik, nem tárgyalt csoportját olyannak tekintik, melyeket úgymond kívülről tulajdonítanak az entitásoknak. Ilyen tulajdonság például az összes megjegyzésmező is (a 66X kivételével az összes 6XX-es mező).
Ugyancsak nem vesznek tudomást a funkcionális modellben a 0XX-es mezők ama adatairól, melyek a speciális elsődleges azonosító tulajdonságot képviselik (ilyen pl. a 015-ös mező ISADN adata, a 040-es mezőben a leírás rekordforrása).

2.6 A metaadatok metaadatai

Vannak a besorolási adatcsere-formátumnak olyan adatai is, melyek ugyan szintén tekinthetők tulajdonságoknak is, de vezérlő szerepük is lehet, és egyben hozzáférési pontok adatai is lehetnek. Ezek az entitások metaadatai.53 Valójában metaadatok metaadatai (metametaadatok), s mint ilyenek harmadlagos (tercier) adatok (szemben a másodlagos vagy metaadatokkal). Ilyenek a rekordfej és a mutató adatai, valamint a rekordazonosító (001), a rekorddal való utolsó művelet dátuma (005), és (az előbbiekkel szemben) a metaadatok tartalmára vonatkozó meghatározott jellemzők és információs adatok (008).
A harmadlagos adatok például a besorolási adat átírására, nyelvére, típusára vonatkozó adatok. Ezek is mind információkereső-nyelvi szavak, mégpedig egy karakteres (általában alfabetikus) jelzetek (kódszavak)54 formájában. Például a 008 mező 09. pozíciójának „a” értéke (tartalma: a tételfej kitüntetett alak) a nyelvi transzformáció felől nézve kódszó, a hozzáférés szempontjából ismérv (és lehet hozzáférési pont az adatbázisban, ha erre a kezelőrendszert felkészítették), a mesterséges információkereső nyelv szempontjából pedig osztályozási jelzet. A 001-es és 008-as mezők pozícióihoz valójában ugyanis egy-egy kicsike osztályozási rendszert (vagy kötött szótáras információkereső nyelv szókészletét) rendeli hozzá az adatcsere-formátum. A példaként említett 09. pozícióhoz (a rekord fajtája) például az „a, b, c, d, e, f, g, és térköz” értékeket.
Itt figyelhető meg a legvégletesebben a besorolási adat ama kardinális tulajdonsága, hogy nem csak a bibliográfiai leírásoktól, hanem bármiféle alkalmazástól független jelenség. Ez egyébként a nyelvi rendszer egyik legfontosabb tulajdonsága is. A nyelv mint rendszer (miután kialakult) független a mondanivalótól, fordítva viszont ez nem igaz: a mondanivalót nagyon befolyásolja, milyen nyelven fogalmazzák meg. Például amiatt, hogy a 008-as mező egyébként tartalmilag is kiemelkedően fontos kódjai a maguk rendkívüli egyszerűsége miatt (nem azt „mondjuk” például a 09. pozíción, hogy „a tételfej hivatkozási adat és altárgyszó”, hanem csak azt, hogy „g”) primitív „mondanivalónak” számítanak. Sokáig nemcsak az információkeresésnek volt elhanyagolt területe a 008-as mező, de a tartalmi feldolgozáskor még ma sem elég gondosan járnak el a 008 pozícióinak kitöltésekor.
Ugyancsak harmadlagos metaadatoknak tekinthetők az indikátorok értékei is. Szemben a 008-as mező adataival, melyek entitásokra vonatkoznak, az indikátorok mind az entitásokra, mind a relációkra, mind a tulajdonságokra vonatkozhatnak. Például azt a tényt, hogy az adott név egyéni név (Ézsaiás próféta), vezetéknév (Ézsaiás Mihály), összetett vezetéknév (Ézsaiás-Nagy István), ill. családnév (Ézsaiás család), az 1. indikátor 0, 1, 2, ill. 3 értéke határozza meg (pl. 0# $aÉzsaiás $cpróféta).

2.7  Entitás és tételfej

A funkcionális követelményekről szóló FRAŹNAR dokumentumban [13] tárgyalt entitásoknak az adatcsere-formátumok konceptuális (ETK-)adatmodelljében az egységesített besorolási adatok, illetve a harmadlagos adatok többsége felel meg (és semmilyen más adat). Nincs olyan tételfej, amely ne lenne entitás, és nincs olyan entitás, amely a besorolási adatcsere-formátumban vagy ne lenne tételfej, vagy harmadlagos adat. Ennek oka, hogy ezek – és csak ezek – azonosítanak (és nem pusztán leírnak) egyértelműen, elsődleges azonosítóként dolgot vagy fogalmat. Más szóval a besorolási adatok és a tárgyszavak szabványosítottságuknál fogva se nem szinonimák, se nem homonimák, hanem pontosan azonosítják a személyt, testülete, címet, földrajzi helyet, tárgyat (fogalmat). Például a 750-es (vagy a 080-as mező) osztályozási jelzete, a 150-es mezők szaktárgyszava, a transzliteráció kódszava a 008 mezőben stb. mind fogalom entitást azonosítanak; a 100-as mező személyneve a személy entitást stb. Azaz a besorolási formátumokban egy dolognak, ill. fogalomnak csak egyetlen neve, ill. tárgyszava/deszkriptora lehet, és egy név csak, ill. tárgyszó/deszkriptor csak egyetlen dolgot, ill. fogalmat azonosít.
A besorolási formátum összes többi mezőjének adata vagy reláció (kapcsolattípus, mint pl. „lásd”, „generikus fölérendeltje”, „előzménye”), vagy leíró adatként (mint pl. a megjegyzések) tulajdonság, vagy harmadlagos adat.

2.8  A bibliográfiai modell alapfogalmai

A vázlatos koncepcionális adatmodellben egyrészt entitás a dokumentum, melynek bibliográfiai megvalósulása a bibliográfiai leírás vagy rekord. Entitásnak az egyszerűbb modellkialakítás érdekében csak az FRBR szerinti megjelenési formát tekintjük.55
Másrészt entitások a 2. táblázatban felsorolt információkereső-nyelvi szavak, melyek bibliográfiai megvalósulásai a besorolási adatrekordok. Ez utóbbiak nemcsak a besorolási, hanem redundánsan a bibliográfiai formátumban is szerepelnek. Entitások továbbá a példányok is, melyek bibliográfiai megvalósulásai a példányrekordok is (ez utóbbiakkal itt nem foglalkozunk).
A besorolási adatokat a felhasználástól való függetlenség jellemzi, és ezért alapvetően nem a koncepcionális adatmodell bibliográfiai rekordjának, és nem is a szűken értelmezett bibliográfiai leírásnak a részei. Szakszerűen ezt úgy fejezik ki, hogy a normalizált bibliográfiai rekordban nincs egyetlen besorolási adat sem, ezeknek az adatoknak a rekordjai csak kapcsolódnak hozzá. A közkézen forgó bibliográfiai formátumban csak azért szerepelnek mégis a besorolási adatok, mert egyrészt a bibliográfiai és besorolási rendszerek formális logikai szerkezetével nem foglalkozó felhasználóknak afféle mentális támaszként jogosan szüksége van rájuk, másrészt meg kell adni azt a bibliográfiai kapcsoló mezőt, amelybe a besorolási adatok rögzítendők.
A bibliográfiai formátumban ráadásul szerepel három olyan tárgyszó (lásd az 5. táblázatot), melyet föl se vettek a besorolási adatok adatcsere-formátumába. Ezeket csak néhány nagy amerikai könyvtár használja.
A bibliográfiai formátumban csak egyetlen hozzáférési pontként szerepet játszó adattípus van jelen a saját jogán: a 653-as mezőben rögzítendő, szabadon választható kulcsszó, melyet hibásan szabad tárgyszónak neveznek56 A szabadon választott kulcsszó fogalmat vagy egyedet nevez meg, és annak ellenére, hogy nem számít szabványosított adatnak, lényegét tekintve besorolási adat (hozzáférési pont), s mint ilyen entitás. Jobb híján van a bibliográfiai adatcsere-formátumban. A bibliográfiai formátum összes többi bibliográfiai adata a relációkon és a harmadlagos adatokon kívül elvileg (az adatmodellezés értelmében) csak tulajdonságtípus.
Besorolási adatként a besorolási adatcsere-formátumban nem szerepelnek a bibliográfiai formátum 00X-es mezőinek kódszavai (rekordtípus, intellektuális szint, fizikai jellemzők stb.), holott ezek is ugyanúgy fogalmak jelzetei, tehát egységesített besorolási adatok, egyben lehetséges hozzáférési pontok, akárcsak a besorolási formátum 00X-es mezőinek adatai. A bibliográfiai formátum 00X-es mezőinek értékeihez semmiféle további tulajdonság nem kapcsolódik, ezért a következő, válatos koncepcionális adatmodellben (akárcsak a 653-as mező szabadon választható kulcsszava) a bibliográfiai rekord kötött szótárral rendelkező tulajdonságtípusaiként kezelhetők.
Nem entitás (hanem tulajdonság) egyetlen 5XX-es bibliográfiai megjegyzésmező sem, mivel nem lehetnek hozzáférési pontok, hiszen szabadon megfogalmazott leíró adatokat tartalmaznak. Ha netán például az 546-os megjegyzést a kiadvány nyelvéről egyszer csak kötött szótár alapján töltenék ki, melynek értékei hozzáférési pontként is léteznének, akkor ez a megjegyzés entitás volna. De még az olyan adatelem esetén is, mint a 300-as mező $e almezője (a melléklet típusa), gyakorlatilag megvalósíthatatlan a kötött szótáras kezelés.
Nyilván lehet ezeket a mezőket indexelni mondjuk közzel elkülönülő szavanként, de ez a fajta automatikus indexelés nem tekinthető a jelenleg értelmezett hozzáférési pontnak.
A dokumentum tényleges címe, melyet a 245-ös mező meghatározott almezőjébe rögzítenek, ugyancsak nem entitás, mivel ez a cím nem információkereső-nyelvi adat (nem deszkriptor, és nem besorolási adat), hanem leíró adat. A „Cím és szerzőségi közlés” adatelemre mondottak érvényesek továbbá a 260-as mező („Megjelenés) helyneveire is, melyek elvileg ugyan „hely” entitások, de nem besorolási adatok.57 Még számos példa van a bibliográfiai formátumban olyan mezőkre, melyek mögött ugyan entitások rejlenek de mégsem játsszák az entitás szerepét (pl. az 562 „Megjegyzés a példány/verzió egyediségéről” adat ugyan a példányra vonatkozik, és a példány entitás, de mert a mező leíró adatot tartalmaz, ezért tulajdonság és nem entitás).
A bibliográfiai adatcsere-formátum összes klasszikus leíró bibliográfiai adateleme tulajdonság.
A kapcsolatok a bibliográfiai adatcsere-formátumban a rekordkapcsolatok értékei (76X, 77X és 78X).
A bibliográfiai adatcsere-formátumban szerepelnek ugyan a példányok adatmező is, és ezek között lehet entitás; ezzel a kérdéssel azonban nem foglalkozunk, mert a példányadatok valójában önálló formátumba valók. Harmadlagos adatok a konceptuális adatmodell értelmében a bibliográfiai formátumban az indikátorok.58
A bibliográfiai és besorolási formátum mezőinek összevetését a koncepcionális adatmodell szempontjából (egyben a bibliográfiai és a besorolási adatcsere-formátum ontológiájának a legfelső szintjét) a 4. táblázatban foglaljuk össze:

2.9 Koncepcionális adatmodell

Az 1. ábrán a bibliográfiai és besorolási rekordok relációs (egyedekből, tulajdonságokból és relációkból felépített ún. ETK)-adatmodellje látható. Egy bibliográfiai tételhez több bibliográfiai tétel kapcsolódhat a 7XX-es mezőkön keresztül, és a kapcsolódó bibliográfiai tétel maga több más bibliográfiai tételhez kapcsolódhat. Például egy műhöz több kötet kapcsolódhat, de az egyes kötetek lehetnek más mű kötetei is; ugyanakkor a többkötetes mű lehet sorozat tagja, egyes kötetei pedig akár más sorozatok tagjai is. Az ilyen kapcsolatokat az m : n aránnyal jellemzik. Egy adatmodellben az m:n kapcsolatokat 1 : n kapcsolatokká kell átalakítani a logikai kezelhetőség érdekében. Más szóval a koncepcionális modell alapján megszerkesztett, kész, ún. normalizált ETK-adatmodellben már csak olyan kapcsolat lehetséges, melyben egy egyedtípushoz egyszerre több egyedtípus kapcsolódik, de ennek a fordítottja nem lehetséges. Ennek érdekében kell létrehozni (az ETK-adatmodell szempontjából triviális) ún. kapcsoló egyedtípusokat. Az ilyen egyedtípusban mindig két azonosító tulajdonságérték kapcsolódik, mégpedig a bináris kapcsolatban álló két bibliográfiai tétel azonosítói. Például a 7XX-es mezők $w almezőjében szereplő kapcsolódó rekord azonosítója, és az adott bibliográfiai tétel 001 mezőjében szereplő rekordazonosító.
Ugyanakkor egy bibliográfiai tételhez több besorolási adat, egy besorolási adathoz pedig több bibliográfiai tétel kapcsolódhat, és ezeket az m:n kapcsolatokat szintén 1:n kapcsolatokká kell átalakítani. Itt azonban az a figyelemre méltó, hogy szemben a bibliográfiai tételek közötti kapcsolattal, melynek alapja a kapcsolódó bibliográfiai tételek rekordazonosítói, a besorolási rekordok kapcsolódásakor elvileg nem a besorolási tétel azonosító tulajdonsága alkotja a kapcsolat alapját a kapcsoló egyedtípusban, hanem pusztán a besorolási tétel fejét alkotó megnevezés, más szóval az 1XX-es mező teljes értéke.
Ezért van, hogy a bibliográfiai adatcsere-formátumban (és az ETK-adatmodellben is) a bibliográfiai rekordok közötti kapcsolatot a $w almezőben szereplő rekordazonosítóval kell megadni, viszont a besorolási adatokhoz a kapcsolat megadásához elég a 6XX mezőkben a besorolási adat 1XX mezőjében szereplő értékét megadni, azaz a név, ill. a fogalom egységesített névalakját, és nem a besorolási adat rekordazonosítóját.
Ez, mint említettük, azért lehetséges, mert az egységesített besorolási adatok (a nevek és tárgyszavak) nem csak entitások, hanem egyúttal elsődleges, tökéletes azonosítók. A besorolási adatoknak a megvalósuló programrendszerekben természetesen van mesterségesen létrehozott elsődleges rekordazonosítójuk is (001-es mező), az alábbi modellben azonban azt szemszemléltetjük, hogy a kapcsolatok enélkül is létrehozhatók, mivel maguk a 15X-es mezők is elsődleges azonosítók.
A programozhatóság alapját képező átalakítás az 1. ábra alapján a következő relációkon alapszik:
Mindegyik normalizált egyedtípus számára elkészül egy R reláció a következő tulajdonságokkal:
R = {a1, a2,…, an} Č {k}
ahol k elsődleges azonosító, és a1, a2, …, an az entitás tulajdonságai.
Például az i-dik besorolási rekord esetén az azonosító az 1XX mezők valamelyikének értéke, az entitás a1 stb. tulajdonságai pedig a 667–67X, 68X, stb. mezői és az indikátorok.
Mindegyik n:m összefüggés számára elkészül egy új reláció (a kapcsoló entitástípus) a következő tulajdonságokkal:
R = {a1, a2,…, an} Č {kI} } Č {kM} a kapcsolattípus at megadásával mint tulajdonsággal.
ahol kT és kS a résztvevő relációk elsődleges azonosítói.

 

 1. ábra

A bibliográfiai és a besorolási adat funkcionális modelljén alapuló vázlatos Egyed–Tulajdonság–Reláció koncepcionális adatmodellje. A kapcsolódó besorolási entitások közül csak az m-ik entitást, a kapcsolódó bibliográfiai egységek közül csak az y-ikat tüntettük föl. Az indikátorok részletesebb modellbeépítésével az egyszerűség kedvéért nem foglalkozunk.

Például az i-dik és az m-dik besorolási rekord közötti kapcsolat esetén a1 (azaz kapcsolat típusa mint a kapcsolat tulajdonsága) maga a 7XX mező (azaz nincsen további a1 kapcsolattulajdonság. A 751-es mező definíciószerűen a más rendszerbeli földrajzi névvel való ekvivalencia kapcsolatot képvisel; az egyik azonosító az 1XXi, a másik pedig az 1XXm mely utóbbinak az értéke a 7XX mezőbe kerül.
Például az i-dik és egy (az 1. ábrán nem feltüntetett) j-dik entitás közötti generikus kapcsolat esetében a1 (azaz a kapcsolat típusát meghatározó tulajdonság) az 5XX mező $w kapcsolatvezérlő almezőjének mindenkori értéke (amely pl. h esetében a „generikus fajtája” kapcsolat), a két azonosító pedig az 1XXi, a másik pedig az 1XXj melynek értéke az 5XX mezőbe kerül.
Az 1. ábrán látható vázlatos adatmodellt a 2. ábrán egy leegyszerűsített példával szemléltetjük.

 

2. ábra.
Az 1. ábrán látható vázlatos ETK-adatmodell példákkal szemléltetve

3. Az entitások

3.1 Adatelem-típusok

A besorolási adatcsere-formátumban az adatelem-típusok (mezők) szempontjából az entitásoknak nyolc fajtája van: öt tulajdonnevet képvisel (személynév, testületi név, rendezvénynév, cím és földrajzi név), három pedig köznév (szaktárgyszó, formai tárgyszó és kronologikus tárgyszó).
A tulajdonnevek közül a földrajzi név különleges eset: a tárgyszavak között szerepel a 151-es mező értékeként, azaz ez a név mindig a dokumentum tartalmát reprezentálja, a bibliográfiai adatcsere-formátumban a 651-es mezőbe kerülő tárgyi melléktétel. Elvileg ugyan a bibliográfiai rekord 260-as mezőjének (Megjelenés) adatcsoportjában a $a59 (Megjelenés/terjesztés helye) és $d (Nyomda székhelye) almezőinek értékét is földrajzi nevek adják, ezekbe az almezőkbe mégsem a besorolási adatként szereplő földrajzi nevet kell rögzíteni. Ennek oka, hogy a 260-as mező almezői formálisan60, a dokumentumot követő módon feldolgozott, szöveges (leíró) adatokat tartalmaznak, nem pedig kötött szótárból származó, vagy besorolási szabvány szerint meghatározott formájú adatokat.
A többi név és a cím csak a leírás nem tartalmi, hanem formális tulajdonságának szerepében jelenik meg (a 100-, 110-, 111- és 130-as mezők értékei, melyek a bibliográfiai leírásban a főtételeket képviselő 100/700-, 110/710-, 111/711- és 130/730-as mezők értékei). Ha ezek az utóbbiak a dokumentum tartalmát reprezentálják (tehát tárgyszavak), akkor a bibliográfiai rekordban van a részükre önálló mező tárgyi melléktétel céljára (a 6XX-es mezők), a besorolási formátumban nincs önálló „tárgyi” entitásstátusuk s vele mezőjük (azaz soha sem kerülhetnek a 15X-es mezők valamelyikébe).
Figyelemre méltó, hogy a bibliográfiai adatcsere-formátumban több olyan tárgyszó típusú tulajdonság szerepel (a 656-, 657-, 658- és 662-es mező értékei), mely entitásként (s ezáltal önálló mezőben) a besorolási adatcsere-formátumban nem szerepel.
A besorolási adatcsere-formátumban az összetett tárgyszavas rendszerekben a tárgyszavak négy fajtája (a négyféle altárgyszó), további négy entitásfajtát képvisel: általános, kronologikus, formai és földrajzi altárgyszó. A bibliográfiai adatcsere-formátumban az összetett tárgyszó a felsorolt négy altárgyszó-típussal egyetemben ugyanabba a mezőbe kerül, mint a nem összetett tárgyszó, azaz nem alkot önálló tulajdonságot. Az entitásokat az alábbi táblázat foglalja össze (a dőlten szereplő entitások csak a bibliográfiai adatcsere-formátumban szerepelnek, a besorolásiban nem61).

 

3.2. Az adatelem-típusok szerkezete

3.2.1 A tulajdonnevek szerkezete

A besorolási adatok név típusú entitásai lényegesen több elemből állnak, mint a tárgyszó típusúak. Ennek oka, hogy a nevek esetében lényegesen több a homonima, és az azonos névalakokat már a köznyelvben is igyekeznek megkülönböztetni, az egységesítés érdekében pedig a pontos megkülönböztetésük elengedhetetlen. Az egységesítés azon alapul, hogy a neveket egyrészt a meglévő névelemek (elő- és utónevek stb.), másrészt kiegészítő elemek (kronologikus, foglalkozás, székhely, sorszám stb.) segítségével pontosítják. Ezek az elemek általában önálló almezőkbe kerülnek.
A műveknek van névelemekkel és kiegészítő adatokkal a leginkább strukturált nevük a címek formájában (a címek megnevezései is tulajdonnevek). Az egységesített címek azonosítják az entitást (a művet), a többi entitást a személyeket, testületeket, rendezvényeket, címeket azonosító tulajdonnevek és a fogalmakat azonosító köznevek (a tárgyszavak). A besorolási címmel azonosított mű azonban általában nem azonos az entitást képviselő dokumentum rekordjával (hiszen egy műnek különböző fordításai, kiadásai stb. lehetnek), és ezért az egységesített címek a dokumentumrekordok adatmodelljében elvileg nem (legfeljebb véletlenszerűen, ha nincs több kiadás vagy fordítás) a rekordok alkotta dokumentumentitások azonosítója. A címek szerkezetét nem annyira a homonimák, mint inkább az bonyolítja, hogy bennük sokszor a mű belső szerkezetének alapvonásait igyekszenek megadni. Ez kevésbé a szépirodalmi, mint inkább a szakirodalmi művekre, főleg pedig a zeneművekre jellemző.
A MARC21 és a HUNMARC között a tulajdonnevek besorolási adataiban tapasztalható eltérés, ami a magyar és az angol-amerikai szabványok közötti különbségben, végső soron pedig a magyar nyelvhasználat természetében rejlik. E különbségeknek, és maguknak a név típusú besorolási adatok szerkezetének részletes elemzése önálló tanulmányt igényel, ezen a helyen csak jelzésszerűen foglalkozunk a kérdéssel, mert célunk a besorolási adatcsere-formátum alapvető jellegzetességeinek a tárgyalása.
A tulajdonnév típusú besorolási adatokhoz képest a köznevek besorolási adatai (a tárgyszavak alias deszkriptorok/nemdeszkriptorok) lényegesen egyszerűbbek.
Az alábbiakban címek egységesített nevének beviteli és megjelenítési példái láthatók.

130 #0 $aEgri csillagok $inémet
130 #0 $aHajó- és darutervezés $n5. $pIparjogi és kereskedelemjogi ismeretek
Egri csillagok (német) [az adott kiadás német címe: Die Sterne von Eger]

Hajó- és darutervezés. 5., Iparjogi és kereskedelemjogi ismeretek
Különösen a zeneműveknek van bonyolult szerkezetű egységesített címük, mivel bennük a zenemű hangszerelését, apparátusát, azonosító számozását stb. is megadják. Beethoven zongorára írt 14. számú cisz-moll szonátájának (opusz 27., ezen belül 2.) az egységesített címe például:
130 #0 $aSzonáta $mzg. $snr. 14. ; op. 27 nr 2 $rcisz-moll
Szonáta (zg. ; nr. 15. ; op. 27 nr. 2 ; cisz-moll)
A cím megadható a szerző nevével összekapcsolva az egységesített személynév 100-as mezőjének $t, ill. $1 almezőjében. Ilyenkor a címet mintegy beágyazzuk az egységesített személynévbe. A $t almezőt akkor használjuk, ha címet vagy címrészt szabadon adunk meg, a $1 almezőt, ha a címet egységesített formában kell megadni. Ez a megoldás azonban mindig csak tárgyi melléktételként (a bibliográfiai rekord 600-as mezőjében) alkalmazható. Például:
100 1# $aReviczky $jGyula $d1885–1889 $t$aNemezis [a besorolási állományban]
600 14 $aReviczky $jGyula $d1885–1889 $t$aNemezis [a bibliográfiai állományban]
Reviczky Gyula (1885–1889). Nemezis [mint besorolási adat]
Ez a megoldás alkalmazható, ha egyébként túl általános (pl. „Szonáta”), vagy nagyon speciális címeket kell tárgyi melléktételben megadni. Például:
100 1# $aBeethoven $jLudwig van $d1770–1827 $1130#0$aSzonáta $mzg. $snr. 14. ; op. 27 nr 2 $rcisz-moll
Beethoven, Ludwig van (1770–1827). Szonáta (zg. ; nr. 15. ; op. 27 nr. 2 ; cisz-moll)
Noha a mű a legalapvetőbb entitás minden bibliográfiai és levéltári gyakorlatban, és kiemelt célja az információkeresésnek is, az egységesített címek a magyarországi könyvtárak katalógusaiból jóformán hiányzanak. Ennek nyilván csak az egyik oka, hogy az egységesített címek szerkesztése a legösszetettebb feladat. A másik oka, hogy a címek egységesítésében maga a Nemzeti Könyvtár sem mutatott jó példát a múltban.
A személyek esetén bonyolítja az egységesítést, hogy nemcsak a homonimákat kell megkülönböztetni, hanem alapvető különbség van a történelmi és a modern névhasználatban, más a családok megnevezésének a formája. Az alábbi példában egy történelmi személy egységesített neve látható:
100 0# $aKálmán $cMagyarország: király $bI. $gKönyves
Kálmán (Magyarország: király). I., Könyves
Testületek és rendezvények esetében a nevek szerkezetét ezeknek az entitásoknak a hierarchikus szervezeti felépítése határozza meg elsősorban, de fontos szerepet játszik az azonosításban a testület működési helye is.
110 2# $aMagyar Tudományos Akadémia $cBudapest $bRegionális Kutatások Központja $cPécs $bAlföldi Tudományos Intézet
Magyar Tudományos Akadémia (Budapest). Regionális Kutatások Központja (Pécs). Alföldi Tudományos Intézet
111 2# $aOrszágos Tudományos Diákköri Konferencia $n21. $bHumán Tudományok Szekciója $d1993 $cSzombathely
Országos Tudományos Diákköri Konferencia (21.). Humán Tudományok Szekciója (1993) (Szombathely)
A szabványos névszerkezetek az egyértelmű azonosíthatóság érdekében természetszerűen térnek el azoktól a névformákból, melyet a közbeszédben használnak („a Nemezis” – micsoda?; „cisz-moll szonáta” – melyik?; „Könyves Kálmán”; az „Alföldi Tudományos Intézet”). A web tömeges használatának körülményei között egyre határozottabb az elvárás, hogy a felhasználók az általuk ismert nevek szerint kereshessenek. Ezt a lehető leggazdagabb utalórendszer biztosíthatja, melyben minden elképzelhető névalak szerint nemcsak keresni lehet, de az utalt (a választható) kifejezések megfelelő választéka alapján a felhasználó jól tájékozódhat a lehetőségekről. A hagyományos könyvtári rendszerekben e téren nem kényeztették el az olvasókat62. A könyvtárak jövőbeli sikerességéhez jelentős mértékben hozzájárul, ha online katalógusaikban többek között az egységesített nevek esetében követik a különböző felhasználói csoportok nyelvhasználati szokásait a nemdeszkriptor–deszkrkiptor (vagy akár az ekvivalencia) relációk kialakításával. Erre a besorolási adatcsere-formátumokat kifejezetten felkészítették (lásd például a „4.2.4 Az utalásszöveg-vezérlő almező” c. fejezetben a különféle példákat).

3.2.2 A köznevek (tárgyszavak) szerkezete

A tárgyszavak esetében is gyakoriak a homonimák, az egyéb névelemeiket és kiegészítő elemeiket azonban nem úgy szabályozzák a formátumban, hogy önálló almezőkbe kerüljenek, hanem megfelelő központozással a tételfej rendszói almezőjébe (a $a almezőbe) kell ezeket rögzíteni. Például (a folyóneveket a folytatódó vízfolyások nevével különböztetik meg):
150 ## $aorgona (hangszer)
150 ## $aPárizsi békeszerződések (1947)
151 ##$aBaresd (Hunyad vármegye, Hátszegi járás)
151 ##$aBaresd (Hunyad vármegye, Marosillyei járás)
151 ##$aBécs (folyó)
151 ##$aGyöngyös (patak, Rába)
151 ##$aGyöngyös (patak, Tarna, Zagyva)

orgona (hangszer)
Párizsi békeszerződések (1947)
Baresd (Hunyad vármegye, Hátszegi járás)
Baresd (Hunyad vármegye, Marosillyei járás)
Bécs (folyó)
Gyöngyös (patak, Rába)
Gyöngyös (patak, Tarna, Zagyva)

Annak, hogy nem önálló almezőbe kerülnek a fenti kiegészítő adatok, az az oka, hogy a tárgyszavak összetett tárgyszó altárgyszavai is lehetnek. Márpedig ha egynél több olyan altárgyszó szerepel az összetett tárgyszóban, amelynek van kiegészítő adata, akkor többek között az 58X-es „lásd még” kapcsolati mezőben több azonos almező is szerepelhet kapcsolódó az összetett tárgyszavakban, ami lényegesen bonyolultabbá tenné a kezelőrendszerek dolgát. Például a Hortobágyon nyíló orgonákról szóló filmsorozat összetett tárgyszavát kell kapcsolni az „orgona (hangszer)” altárgyszóhoz. Az összetett tárgyszó megjelenítve így fest:

Orgona (hangszer) – Hortobágy (alföldi táj) – filmsorozat (részcímes)
Ha mondjuk a kiegészítő adatok egy $c azonosítójú almezőbe kerülnének, akkor a helyzet az alábbi (a $x a szaktárgyszó, a $z a földrajzi altárgyszó, a $v a formai altárgyszó almező-azonosítói):
180 ## $xorgona $changszer
580 ## $xorgona $changszer $zHortobágy $calföldi táj $vfilmsorozat $crészcímes
A kezelés szempontjából sokkal egyszerűbb, ha nincs tárgyszavak esetén ilyen almező:
180 ## $xorgona (hangszer)
580 ## $xorgona (hangszer) $zHortobágy (alföldi táj) $vfilmsorozat (részcímes)
Csak a földrajzi nevek esetében létezik olyan névelem, mely önálló almezőbe kerül. Mégpedig abban az esetben, ha a földrajzi nevet mint besorolási elemet földrajzi név vagy szaktárgyszó követi. Ezek mindig nagyon speciális földrajzi nevek (a KSZ/5 szabályzat [21] szerint ún. földrajzi megjelölések), melyek altárgyszói helyzetbe nem szoktak kerülni. Például:
151 ## $aBudapest $bRákóczi-szobor
151 ## $aBudapest $b5. kerület $bSzent István tér
[A kerület azért kell, mert Budapesten máshol is van ilyen nevű tér]

Budapest. Rákóczi-szobor
Budapest. 5. kerület. Szent István tér

4. A relációk

4.1 Utaló és hivatkozás

4.1.1 A terminológia

A MARC21-nek megfelelő magyar besorolási HUNMARC elkészítése során újra kellett gondolni a MARC21 besorolási adatokra vonatkozó angol terminológia magyar megfelelőjét. A legnagyobb problémának a „tracing” és a „reference” (és a „traced” meg az „untraced”) fordítása bizonyult, két okból.
A magyar szaknyelvben az „utaló” és a „hivatkozás” (ha a bibliográfiai tételre való hivatkozás értelmétől eltekintünk) egymáshoz viszonyított jelentése nem jutott el odáig, hogy jelentésüket szabványban egyértelműen rögzítették volna. Ezért e két fogalom tartalma a szakmai köztudatban összemosódik. A besorolási szabványokban csak az „utaló” fogalmát használják. Ezen vagy (és elsősorban) a „lásd” utalást értik (tezauruszokban ez a nemdeszkriptor és a deszkriptor közötti „lásd” reláció), vagy (ritkábban) a „lásd még” utalást, de csak a szövegkörnyezet alapján dönthető el, éppen melyik értelme az aktuális. A hivatkozáson pedig túlnyomórészt a bibliográfiai hivatkozás értendő, noha előfordul „utalás” értelemben is. Márpedig a MARC-terminológiában pontosan megkülönböztetik a „tracing” és a „reference” fogalmakat.
A „tracing” szótári jelentése: kitűzés, nyomvonal. A MARC-terminológiában speciális jelentése van: meghatározott mezők alapján szimbolikus jelölés (pl. L, F, R) vagy megnevezés (pl. „lásd”, „névváltozat”, „fölérendelt”, „utóbb”) formájában megjelenített bináris reláció. Mindig létezik a fordított (inverz, visszautalásos) párja. Például: H, A, ill. „lásd innen/helyett”, „eredeti neve”, „alárendelt/fajta”, „előbb”. A „tracing” olyan reláció, melynek típusát és jelét adott mező alapján (pl. a 4XX) kezelheti, megjelenítheti stb. a rendszer. Az adott mező egyben a kapcsolódó kifejezést (név, cím, tárgyszó, jelzet) is tartalmazza. Az adott mező minden további magyarázat nélkül, automatikusan meghatározza, szabályozza a megjelenítendő relációtípust és annak jelét vagy megnevezését. Más szóval maga a mezőazonosító egyben relációtípust vezérlő jel (azaz relációtípust jelent). Vagy mindig van rögzített inverz relációja is, vagy (a „lásd” kapcsolatok bizonyos eseteiben) ha nincs rögzítve, akkor – a bibliográfiai szabványok szerint – relációjának inverzét mindig automatikusan meg kell jeleníteni. A kitüntetett alak felől azonban ez a megjelenítés nincs előírva. A tezauruszokban viszont a szabvány mindkét irányban előírja a megjelenítést.
A „tracing” nemzetközi névhasználattal összhangban levő magyar neveként a magyar besorolási adatcsere-formátumban az „utalás” (ha a műveletről van szó), és az „utaló” (ha a tételről van szó) kifejezést választottuk. A 4XX-es és 5XX-es mezők („tracing field”, utaló mező) ilyen rekordokat tartalmaznak mind a nevek és címek, mind a szaktárgyszavak esetén. A 4XX-es mezők a „lásd” típusú és a tezauruszok nemdeszkriptor–deszkriptor kapcsolatait, az 5XX-es mezők a „lásd még” típusú, és a tezauruszok deszkriptor–deszkriptor kapcsolatait tartalmazza.
Azt a tényt, hogy az utalás inverz, azaz kétirányú, az angol „traced” fejezi ki, melynek szó szerinti fordítása „kitűzött, pontosan vezetett, nyomvonalas”. Értelemszerűen magyarra a legjobb a „kétirányú” kifejezésre fordítani. A relációelméletben az ilyen kapcsolatoknak „bináris” [= kétértékű] a neve, és lehet aszimmetrikus, mint pl. a „lásd” (mivel a fordítottja pl. „lásd innen” nem ugyanaz a reláció, mint a „lásd”), és szimmetrikus, mint pl. a „lásd még”, (ha a fordítottja ugyancsak „lásd még”).
Az „utalás” fennállhat nemdeszkriptor és deszŹkripŹtor, vagy deszkriptor és deszkriptor között, azaz a nem kitüntetett (utalói) alak és a kitüntetett (egységesített besorolási) alak, vagy kitüntetett alak és kitüntetett alak között egyaránt.
A „reference” az utalókhoz hasonlóan meghatározott mezőkben rögzített reláció, azzal a különbséggel, hogy mind a kapcsolat típusát, mind a tartalmát szövegesen (akár hosszabb szöveg formájában) adják meg, és a szöveg többnyire tartalmazza a kapcsolódó kifejezést is, melynek nem mindig létezik fordított (inverz) párja. Az adott mező (260, 360, 663–666) csak ezt a tény határozza meg. Az adott mező a szövegbe ágyazva a kapcsolódó kifejezést is tartalmazza.
Kötetlensége abban nyilvánul meg, hogy a kapcsolati mező önmagában nem határozza meg automatikusan a reláció tartalmát, ezt szövegesen kell megfogalmazni. Másrészt abban, hogy nincs feltétlenül inverz relációja, melyet meg kellene jeleníteni, tehát lehetnek egyirányúak is.
Fennállhat nemdeszkriptor és deszkriptor, vagy deszkriptor és deszkriptor között, azaz a nem kitüntetett alak és a kitüntetett (egységesített besorolási) alak, vagy kitüntetett alak és kitüntetett alak között egyaránt.
A nemzetközi névhasználattal összhangban levő magyar nevéül a „hivatkozás” kifejezést választottuk. A 260-as és 360-as mezők szaktárgyszavak és földrajzi nevek, a 663–666-as mezők nevek és címek esetén alkalmazandók. Ha tételről van szó, angol nevük a „reference record”, melynek eddig ugyancsak hiányzott a magyar neve: „hivatkozás(i tétel)”. A hivatkozások lehetnek kétirányúak („traced”) és egyirányúak („untraced”).
A megnevezés formájában megadott relációtípus (pl. „korábban”) az adatcsere-formátum terminológiájában nem azonos a fent ismertetett, a „reference” fogalmának megfelelő magyarázatos hivatkozással, hanem „tracing”. Erre azért kell felhívni a figyelmet, mert a testületi nevekre vonatkozó magyar besorolási szabványban a megnevezés formájában megadott relációt magyarázatos utalásnak nevezik.63

4.1.2 Utaló és utalás többértelműsége

Ha a „tracing” és a „reference” kifejezéseket az egyetlen „utaló” (ill. az „utalás”) kifejezésre fordítottuk volna, elkennénk vele azt az alapvető különbséget, amiért a MARC21-ben erre két kifejezést alkalmaztak. A német és a francia fordításokban is következetesen megkülönböztetik a két kifejezést. Fordíthattuk volna a „kötött utalás” és „kötetlen utalás” kifejezésekkel is, de ez nem illeszkedett volna a nemzetközi szóhasználathoz. Az utalás vs. hivatkozás szópárral viszont a nemzetközi gyakorlattal összhangban oldható meg a magyar terminológia.

 

A szakmai szóhasználatban az se egyértelmű, hogy az „utalás/utaló” és a „hivatkozás” valójában a tétel neve, nem pedig pusztán a tételen belüli kapcsolaté (pl. „lásd”), még kevésbé a tételen belüli kapcsolódó kifejezésé. Az alábbi, bekeretezett példa képviseli az „egész” utalót, azaz az utalót, mint tételt, s benne elsőként az utalói tételfejet, a nemdeszkriptort mint vezérszót (P. Howard):

 

A  következő esetben a bekeretezett példa a hivatkozást, azaz a hivatkozási tételt képviseli (a „De la” a hivatkozási tételfej, a nemdeszkriptor mint vezérszó):

 

A hagyományos bibliográfiai gyakorlat „utaló” szóhasználatában (de még a szabványokban is) homályban maradt, hogy külön-külön mi a típusneve magának a kapcsolatnak (azaz mi is a neve annak, hogy „lásd”, a „lásd még”, az „F”, az „A” stb.), mi a neve a kapcsolódó kifejezésnek, és mi a neve a kapcsolatot és a tárgyszót tartalmazó teljes tételnek. Csak a vezérszónak van a tételen belül egyértelműen megadott önálló neve: tételfej (mely viszont nem mindig utalói tételfej). A kérdés magyarázatával a korábbi „Az ’Authority’ fogalmáról” c. fejezetben, az utalói alakok, nemdeszkriptorok kérdésével pedig a későbbi „Az utalói alak (a nemdeszriptor) önállósága” c. fejezetben részletesen foglalkozunk.
A névhasználatot az 7. táblázatban foglaltuk össze.

 

A 3. ábrán kitüntetett tételfejek esetén mutatjuk be a névhasználatot.

 

 

A 4. ábrán utalói, ill. hivatkozási tételfejek esetén mutatjuk be a névhasználatot.

A pontozott nyíllal jelölt két „szótár” nem azonos szaktárgyszó (lexikai egység): az első esetben az altárgyszóként használt szótárról, a második esetben a főtárgyszóként (vagy deszkriptorként) használt szótárról van szó! A két azonos névalakú, mégis különböző státuszú lexikai egység a formátum eszközeivel akár egy rendszeren belül is kezelhető.

4.1.3 Az utaló

A „tracing” nem szövegesen megfogalmazott, hanem meghatározott mezőkhöz kötött és e mezők alapján inverzével együtt automatikusan megjelenített jelű vagy nevű bináris reláció.
Kötöttsége (a „tracing”) egyrészt abban nyilvánul meg, hogy az adott mező minden további magyarázat nélkül, automatikusan meghatározza, szabályozza a megjelenítendő relációtípust és annak jelét vagy megnevezését. A kötöttsége másrészt abban nyilvánul meg, hogy vagy mindig van rögzített inverz relációja is, vagy (a „lásd” kapcsolatok bizonyos eseteiben) ha nincs rögzítve, akkor relációjának inverzét mindig automatikusan meg kell jeleníteni.
Fennállhat nemdeszkriptor és deszkriptor, vagy deszkriptor és deszkriptor között, azaz a nem kitüntetett (utalói) alak és a kitüntetett (egységesített besorolási) alak, vagy a kitüntetett alak és kitüntetett alak között egyaránt, mégpedig automatikusan relációjellel vagy megnevezéssel megadva, és mindig inverz relációval együtt megjelenítve.
Példa utalásokra (az első esetben szimbolikus relációjel, a második esetben megnevezéssel megadott relációnév szerepel):
150 ## $akutya65
550 ## $aeb
eb  eb
 L kutya  lásd kutya
inverzét a kezelőrendszer hozza létre:
kutya kutya
 H eb  helyett eb
150 ## $akutya
550 ## $aháziállat
150 ## $aháziállat
550 ## $akutya

kutya  kutya
 F háziállat  fölérendeltje háziállat

háziállat  háziállat
 A kutya  alárendeltje kutya
A fenti kapcsolatok a MARC terminológiája szerint utalások („tracing”). Az utalók csak kétirányúak lehetnek.
A 7XX-es mezők utalói a tételfejnek (deszŹkriptornak, nemdeszkriptornak) más rendszerben megfeleltethető kifejezését tartalmazzák. Ezeknek a rendszerből kimutató relációknak inverzét nem rögzítik, és általában nem is jelenítik meg az adott rendszerben. Ennek ellenére elvileg ezek is inverzzel rendelkező bináris relációnak tekintendők, csak inverzüket egy másik rendszer tartalmazza. Ez természetesen csak akkor van így, ha a rendszerek között megfelelő az együttműködés.
Például (a 2. indikátor 0 értéke azt jelenti, hogy az adat forrása a Kongresszusi Könyvtár tárgyszava [LCSH]):
008/11=l [KLTE-tezaurusz]
150 ## $aegyenruha
750 #0 $aUniforms

egyenruha
 LCSH Uniforms
Az alábbi példában a 2. indikátor 7 értéke azt jelenti, hogy az adat forrása a $2 almezőben szerepel (az EU jogi információs rendszerének [Eur-Lex] tezaurusza, az Eurovoc):
008/11=z [Magyar Bíróképző Akadémia jogi tezaurusza]
150 ## $agépjármű
750 #7 $amotor wehicle $2Eurovoc tezaurusz

gépjármű
 Eur-Lex angol megfelelője:  motor vehicle (Eurovoc tezaurusz)
A következő példában az OSZK-tezauruszból [19] származó tezauruszcikk (= besorolási tétel) lexikai egysége (= tételfej) és a megfelelő ETO-jelzetek közötti (a harmadlagos metaadatokkal foglalkozó 6. fejezetben tárgyalt) kapcsolat látható. Ilyen értelemben a lexikai egység az ETO mutatószavának a szerepében van. Ez azt jelenti, hogy nem áll fenn tökéletes azonosság a lexikai egység és a jelzet által azonosított osztály tartalma között, a lexikai egység csupán hozzáférési pont az adott ETO-osztályhoz. (Az ETO-jelzet, tehát az osztály tartalmát részben a jelzethez tartozó magyarázat, részben pedig a jelzet hierarchiája képviseli.) A $2 almezőben a másik rendszer HUNMARC-azonosítója („eto”) szerepel
008/11=o [OSZK-tezaurusz]
040 ## $aoszk $bhu $fOSZK-tezaurusz
150 ## $aegyenruha
750 #7 $a355.14 $2eto
750 #7 $a687.152 $2eto
550 ## $wg $aruházat
550 ## $wr $afegyveres testület
550 ## $wr $akatona

egyenruha
 ETO 355.14
  687.152
 F ruházat
 R fegyveres testület
  katona

Ha a kapcsolat csak egy irányban létezik, akkor angolul „untraced” a neve; ennek értelemszerűen az „egyirányú” magyar kifejezés felel meg. Az egyirányú kapcsolatoknak nincs inverz relációjuk. Ez a tulajdonság jellemezheti (de nem feltétlenül) a következő fejezetben tárgyalt hivatkozásokat.

4.1.4 A hivatkozás

Ha a hivatkozás magyarázó szövegében almező-azonosítóval adják meg a hivatkozott kitüntetett alakot, akkor összetett magyarázatos hivatkozásról („complex reference”) beszélünk. Azaz:
 Összetett magyarázatos az utaló, ill. a hivatkozás, ha a „lásd” kapcsolatot magyarázó szövegben almező-azonosítóval szerepel a kapcsolódó kitüntetett alak.
 Nem összetett magyarázatos, ha a magyarázat szövegében nem azonosítják almező-azonosítóval a kapcsolódó alakot, vagy egyáltalán nem nevezik meg pontosan.
Továbbá:
 Utalóról van szó, ha az utalásnak (esetünkben a „lásd” relációnak) van visszafelé irányuló, fordított, inverz alakja.
 Hivatkozás esetében ez a visszafelé irányuló kapcsolat nem létezik.
A megjelenítésben arra, hogy a bevitelkor a névalakot így azonosították, például úgy lehet utalni, hogy a kifejezést egyszerű idézőjelek között tüntetik föl. A következő három példa összetett magyarázatos hivatkozás.
Példa egy irányú (nem összetett) hivatkozásra nevek esetén:
008/09=b [hivatkozási tételfej]
100 0# $aDe la
666 ## $aA „De la” kezdetű neveket a francia nyelvterülethez tartozó személyek esetében lásd a „La” alatt (pl. La Torre, Marie de); nem francia nyelvterülethez tartozó személyeket lásd a „De la” kezdetű névalaknál (De la Torre Malcas, Carlos „lásd” La Torre Malcas, Carlos de)

De la
A „De la” kezdetű neveket a francia nyelvterülethez tartozó személyek esetében lásd a „La” alatt (pl. La Torre, Marie de); nem francia nyelvterülethez tartozó személyeket lásd a „De la” kezdetű névalaknál (De la Torre Malcas, Carlos „lásd” La Torre Malcas, Carlos de)
A fenti hivatkozás aszimmetrikus, az egyes névelőzékes neveknél nem utalnak vissza a „De la” névelőzékre.
Példa kétirányú (nem összetett) hivatkozásra nevek esetén:
100 1# $aMc
666 ## $aa Mc kezdetű neveket lásd még Mac alatt is (pl. MacArthur, John H.; McArthur, John F.)
100 1# $aMac
666 ## $aa Mac kezdetű neveket lásd még Mc alatt is (pl. McArthur, John F.; MacArthur, John H.)

Mc
A „Mc” kezdetű neveket lásd még „Mac” alatt is

Mac
A „Mac” kezdetű neveket lásd még „Mc” alatt is
A fenti hivatkozás szimmetrikus, mindkét névelőzéknél  visszautalnak egymásra.
Példa két irányú összetett magyarázatos hivatkozásra szaktárgyszavak esetén:
150 ## $aelektromosság
260 ## $iAz „elektromosság” kifejezést tartalmazó szavakat lásd a $avillamosság $ikifejezést tartalmazó lexikai egységeknél (pl. fényelektromosság helyett fényvillamosság)
150 ## $avillamosság
450 ## $wxnnna66 $alektromosság

elektromosság
 lásd Az „elektromosság” kifejezést tartalmazó szavakat lásd a „villamosság” kifejezést tartalmazó lexikai egységeknél (pl. fényelektromosság helyett fényvillamosság)

villamosság
 lásd innen elektromosság
A fenti hivatkozás szimmetrikus, mindkét szaktárgyszónál visszautalnak egymásra.
Példa egy irányú (nem összetett) hivatkozásra (összetett tárgyszavakat alkalmazó rendszerben):
150 0# $aszótár
260 ## $iAltárgyszóként a „szótár” meghatározott szaktárgyszavak alatt használandó

szótár
 lásd Altárgyszóként a „szótár” meghatározott szaktárgyszavak alatt használandó
A fenti hivatkozás aszimmetrikus, nincs inverz reláció, mivel a szaktárgyszavak alatt nem utalnak vissza erre az altárgyszóra.

4.2 A relációtípus-választék

4.2.1 A két hagyományos relációtípus

A besorolási adatcsere-formátum 4XX-es, ill. 5XX-es mezőiben korábban a hagyományos tárgyszórendszerekben és cédulakatalógusokban alkalmazott „lásd” és „lásd még” relációtípusok kezelésére volt csak lehetőség, ami a személynév, testületi név, rendezvénynév és cím típusú besorolási adatok és egyszerű tárgyszavak közötti összefüggésekhez volt csak elég (és elég ma is). Például:

kutya
 lásd még háziállat

háziállat
 lásd még kutya

A „lásd” utalás első elemét (P. Howard) a tezauruszokban nemdeszkriptornak, a besorolási adatok szabványaiban és az adatcsere-formátumban utalói alaknak nevezik; a második elemét (Rejtő Jenő) deszkriptornak, ill. kitüntetett besorolási alaknak. A „lásd még” utalás esetében a besorolási adatok szabványa szerint mindkét elem kitüntetett alak, a tezaurusz-szabvány szerint mindkettő deszkriptor.

4.2.2 Az utalásvezérlő almező
A 90-es évektől kezdve a USMARC, és utódja, a MARC21 formátumba a tezauruszokban használatos relációtípusok kezelésére beépítették a relációtípusok szinte korlátlan definiálásának lehetőségét.
Ezt úgy oldották meg, hogy a tételszerkezetet az opcionálisan használható $w utalásvezérlő-almezővel egészítették ki, melynek egy karakteres értékével adható meg a relációnak a fentieknél finomabb típusa. A formátumban számos relációtípusnak megadták a vezérlő értékét, de továbbiak szabadon meghatározhatók. A generikus fölérendelt értéke például g, az alárendelt értéke h:
150 ## $akutya
550 ## $wg $aháziállat
150 ## $aháziállat
550 ## $wh $akutya
Az alkalmazott adatbázis-kezelő rendszerek a fentieket az alábbi, a tezaurusz-szabványnak megfelelő formában jeleníthetik meg:

kutya
 F háziállat

háziállat
 A kutya

4.2.3 A relációtípusok bővített választéka

A $w utalásvezérlő almezők alapján a HUNŹMARC a 8. táblázatban látható relációtípusokat tartalmazza.

 

A relációtípusok szimbolikus jeleit a tezauruszszabványok [17][18][26] tartalmazzák. Látható, hogy szerepelnek olyan relációtípusok, melyek a szabványokban nem szerepelnek (ezeknél a „szabványos jele” rovatban „–” szerepel). A formátumban az inverz relációikat nem adják meg, a megjelenítéskor kell az inverzeket létrehozni („generálni”). A magyarországi tezauruszokban, ha önálló relációkként nem határozzák meg, az alábbi relációkkal fejezhetők ki:
d H nemdeszkriptora
 L deszkriptora
f E kiindulása
 R eredménye
A relációk névvel megadható, magyarázatosabb formáját se nemzetközi, se nemzeti normatív előírások nem szabályozzák. A bibliográfiai szabványok [27] közül a besorolási adatok testületek neveivel foglalkozó szabványának 5.2 és 5.3 fejezetében utalnak az „előbb” és „utóbb” relációnevekre, és a földrajzi nevekkel foglalkozó könyvtári szabályzat [21] használja a szabványos tezauruszrelációk jeleit. A névvel, szövegesen megadott relációjelek választékát tartalmazza az OSZK-tezaurusz/Köztaurusz előszava és alkalmazási szabályzata [30]. A HUNMARC megjelenítési példáiban ez utóbbi alapján szerepelnek a szövegesen megadott relációnevek.

4.2.4 Az utalásszöveg-vezérlő almező

A formátum azonban lehetőséget biztosít arra is, hogy a szabványos, és a laikus felhasználó számára kevésbé érthető relációjelek helyett általa értelmezhetőbb, természetes nyelven kifejezett, magyarázóbb relációnévvel találkozzék az online katalógusban. Ehhez az $o utalásszöveg-vezérlő almező használható. Vele esetről-esetre megadható a kapcsolat adott esetben kívánt jele vagy magyarázó neve az 1XX-es mezőben megadott név vagy tárgyszó tételfeje és a 4XX-es vagy 5XX-es mezőben szereplő tételfej (a tezaurusz-szabvány szerinti nyelven: két lexikai egység) között. Ha a 4XX-es vagy 5XX-es mezőben előfordul az $o almező, akkor nem a $w vezérlő almezőnek megfelelő relációjelet, hanem az $o utalásszöveg-vezérlő almezőben megadott jelet vagy megnevezést kell a kezelőrendszernek megjelenítenie. Az o almező-azonosító jelzi, hogy nem szabad automatikusan végrehajtani sem a 4XX-es vagy 5XX-es mezők szerinti, az adott kezelőrendszerben alapértelmezésként értelmezett egyszerű „lásd” vagy „lásd még” (sem az adott kezelőrendszerben alapértelmezésként értelmezett $w almező értéke szerinti) relációtípus-név vagy jel megjelenítését. Például:
150 ## $akutya
550 ## $aháziállat $oálŹtaŹlá­noŹsabŹban, fölérendeltje
150 ## $aháziállat
550 ## $akutya $ospeciálisabban, fajtája
A megjelenítés:

kutya
 általánosabban, fölérendeltje háziállat
háziállat
 speciálisabban, fajtája kutya
Az utalásszöveg-vezérlő almező segítségével adhatók meg a nemdeszkriptorokhoz kiegészítő információk, névváltozatra vonatkozó szöveges megjegyzések, a kapcsolat érvényességének a feltétele stb. Például:
130 ## $aPszichológia a betegágynál $borvos, nővér és a beteg
530 ## $aÁpoláslélektan $bmegértés és magatartás a gyógyításban $oeredeti kiadása
130 ## $aÁpoláslélektan $bmegértés és magatartás a gyógyításban
530 ## $aPszichológia a betegágynál $borvos, nővér és a beteg $okésőbbi kiadásai

Pszichológia a betegágynál : orvos, nővér és a beteg
 eredeti kiadása Ápoláslélektan : megértés és magatartás a gyógyításban

Ápoláslélektan : megértés és magatartás a gyógyításban
 későbbi kiadásai Pszichológia a betegágynál : orvos, nővér és a beteg
150 ## $amédiák
450 ## $amédia $otöbbes számú alakja helyesen
150 ## $amédia
450 ## $amédiák $ohibás többes számú alakja
médiák
 hibás többes számú alakja helyesen média
média
 hibás többes számú alakja médiák
151 ## $aNyugat-Dunántúl
451 ## $aNyugat-magyarországi peremvidék $ohivatalos felosztás szerint
151 ## $aNyugat-magyarországi peremvidék
451 ## $aNyugat-Dunántúl

Nyugat-Dunántúl
 hivatalos felosztás szerint Nyugat-maŹgyarŹországi peremvidék
Nyugat-magyarországi peremvidék
 lásd Nyugat-Dunántúl
A $w almező fenti értékeivel lehet eleget tenni mind az adatok egységesítésének és információkereső-nyelvi/szemantikai strukturálásának, mind pedig azoknak az archívumi és régi nyomtatványtári igényeknek is, amelyek szerint ugyanannak a dolognak, helynek, testületnek, személynek stb. különféle, akár teljesen szinonim névalakjával külön-külön lehessen osztályozni és keresni. Más szóval legyen egyszerre több, egymással ekvivalens kitüntetett alak. Levéltári körülmények között ugyanis jelentősége van annak, hogy adott okiratban hogyan szerepel valaminek a neve, a kutatás irányulhat kizárólag a keresett névalakot tartalmazó dokumentumra. Ráadásul az egyes névalakokhoz más és más történeti megjegyzések kapcsolódnak, melyeket a levéltárakban használt besorolási adatokban meg kell adni.
Például Érsekújvárnak a történelme során sok neve volt (Érsekújvár, Neuhaus, Neu-Häusel, Nové Zámku, Novum Castrum, Újvár stb.), és a levéltári és a régi nyomtatványtári feldolgozáskor mindegyik felhasználhatóságát igénylik osztályozásra. Ilyen igény a könyv, a folyóirat- és a repertóriumi feldolgozáskor nem merül fel, ott elég egyetlen egységesített besorolási alak.
A levéltári jellegű feltárás azt igényli, hogy a felsorolt névformák mind kitüntetettek legyenek.
Megoldhatatlan volna, hogy egy tezauruszban mindegyik név deszkriptor, azaz kitüntetett névalak legyen. A kapcsolatok terén áttekinthetetlenséget eredményezne, ha mindegyiket például Nyitra vármegye részeként tüntetnék fel, és mindegyikhez külön-külön hozzákapcsolnák ugyanazokat a településrészeket stb. Ezért földrajzi tárgyszóként a kiválasztott deszkriptorhoz (esetünkben Érsekújvár) nemdeszkriptorként a 451-es mezőn keresztül kapcsolják a többi névalakot, és a bibliográfiai rekord 651-es mezőjébe osztályozáskor csak a deszkriptort rögzítik. Ugyanakkor a többi névalakot a $o almező „levéltári irat esetén ekvivalens” relációnevével teljes körűen összekapcsolják egymással.
Van Érsekújvárnak még egy sor egyéb neve is, de ezek soha nem voltak hivatalosak, csak az egyes hivatalos nevek szinonimái (Neuhäusel, Nehausel, Neuheusel, Neuhäusl, Neuheuselin, Neuheusl, Neuheüsel, Neühüssel, Neuhauüssel, Novezamki, Novum Castellum). Ezek mind az archívumi feltárás számára, mind a könyvtári feltárás számára nemdeszkriptorok.
Az alábbiakban csak néhány ekvivalens név (az aláhúzottak) esetében mutatjuk be a beviteli és a megjelenítési tételeket (az „Érsekújvár” tételfej alatt se az összes névváltozatot soroljuk fel):
151 ## $aÉrsekújvár
451 ## $wy $aNeuhaus $olevéltári irat esetén ekvivalens
451 ## $wy $aNeuhaus $onem levéltári irat esetén lásd innen
451 ## $wy $aNové Zámku $olevéltári irat esetén ekvivalens
451 ## $wy $aNové Zámku $onem levéltári irat esetén lásd innen
451 ## $wy $aNovum Castrum $olevéltári irat esetén ekvivalens
451 ## $wy $aNovum Castrum $onem levéltári irat esetén lásd innen
451 ## $wy $aNeuhäusel
670 ## $aFényes E.: Magy. geogr. szótára
678 ## $aEredetileg csak a 16. sz. elején épült két vár közül a Nyitra jobb parti neve (a bal parti Oláhújvár). A mai város területén Nyárhíd, Lék, Gúg, Györök. falvak helyezkedtek el, melyek 1691-ben olvadtak össze Érsekújvár néven
678 ## $aÉrsekújvár 1918-ig, 1938–1945 között; 1994-től félhivatalos használata megengedett
691 ## $aA tételfej nem levéltári irat esetén kitüntetett névalak. Az összes szinonimája helyett „Érsekújvár” deszkriptorral kell osztályozni
Az inverz kapcsolatok rekordjai közül csak a fenti rekordban aláhúzott három esetből következőt mutatjuk be:
151 ## $aNeuhaus
451 ## $wx $aÉrsekújvár $ilevélŹtá­ri irat esetén ekvivalens
451 ## $wx $aÉrsekújvár $inem levéltári irat esetén lásd
451 ## $wx $aNové Zámku $ilevéltári irat esetén ekvivalens
451 ## $wx $aNovum Castrum $ilevéltári irat esetén ekvivalens
670 ## $aElső említése a Lipszky-Repertóriumban és Fényes E.: Magy. geogr. szótárában
678 ## $aNeuhaus 1867 előtt az osztrák iratokban és térképeken szereplő, továbbá a német lakosság által használt név
691 ## $aA tételfejnek nem levéltári irat esetén nincs tárgyszói szerepe. A róla szóló műveket az ’Érsekújvár’ deszkriptorral kell osztályozni
151 ## $aNové Zámku
451 ## $wx $aÉrsekújvár $ilevélŹtá­ri irat esetén ekvivalens
451 ## $wx $aÉrsekújvár $inem levéltári irat esetén lásd
451 ## $wx $aNeuhaus $ilevéltári irat esetén ekvivalens
451 ## $wx $aNovum Castrum $ilevéltári irat esetén ekvivalens
670 ## $aElső említése a Lipszky-Repertóriumban
678 ## $aNové Zámku 1918-ig csak a szlovák köznyelvben használatos, 1919–1938 között és 1945 után hivatalos név
691 ## $aA tételfejnek nem levéltári irat esetén nincs tárgyszói szerepe. A róla szóló műveket az ’Érsekújvár’ deszkriptorral kell osztályozni
151 ## $aNeuhäusel
451 ## $wx $aÉrsekújvár
Megjelenítése:
Érsekújvár
Történet:  Eredetileg csak a 16. sz. elején épült két vár közül a Nyitra jobb parti neve (a bal parti Oláhújvár). A mai város területén Nyárhíd, Lék, Gúg, Györök falvak helyezkedtek el, melyek 1691-ben olvadtak össze Érsekújvár néven.
Érsekújvár 1918-ig, 1938–1945 között; 1994-től félhivatalos használata megengedett
 Forrás: Fényes E.: Magy. geogr. szótára
levéltári irat esetén
ekvivalens Neuhaus
  Nové Zámku
  Novum Castrum
 lásd innen Neuhäusel
 nem levéltári irat
 esetén lásd innen Neuhaus
  Nové Zámku
  Novum Castrum
Neuhaus
 Használat: A tételfejnek nem levéltári irat esetén nincs tárgyszói szerepe. A róla szóló műveket az ’Érsekújvár’ deszkriptorral kell osztályozni
 Történet: Neuhaus 1867 előtt az osztrák iratokban és térképeken szereplő, tovább a német lakosság által használt név
 Forrás: Első említése a Lipszky-ReŹperŹtó­riumban és Fényes E.: Magy. geogr. szótárában
 levéltári irat esetén
 ekvivalens Érsekújvár
  Nové Zámku
  Novum Castrum
 nem levéltári irat esetén
 lásd Érsekújvár
Nové Zámku
 Használat: A tételfejnek nem levéltári irat esetén nincs tárgyszói szerepe. A róla szóló műveket az ’Érsekújvár’ deszkriptorral kell osztályozni
 Történet: Nové Zámku 1918-ig csak a szlovák köznyelvben használatos, 1919–1938 között és 1945 után hivatalos név
 Forrás:  Első említése a Lipszky-Repertó­riŹumban
 levéltári irat esetén
 ekvivalens Érsekújvár
  Neuhaus
  Novum Castrum
 nem levéltári irat
 esetén lásd Érsekújvár
Neuhäusdel
 lásd Érsekújvár

4.3 Az utalói alak (a nemdeszkriptor) önállósága

4.3.1 Az önálló rekordot nem alkotó utalói alakok

A besorolási adatcsere-fornátumban a kitüntetett alaknak önálló rekordja van, a rekordban a kitüntetett alak a 1XX-es mezőbe kerül. Például:
150 ## $aRejtő $bJenő
150 ## $akutya
Az utalói alak (példáinkban a „P. Howard” és az „eb”) rögzítésének egyik módja, hogy az utalói alakot csak a kitüntetett alak rekordjának 4XX-es kapcsolati mezőjében rögzítik, de önálló rekordként nem veszik fel, azaz nem kerül 1XX-es mezőbe. Más szóval önálló utaló tételt nem hoznak létre. Például:
100 ## $aRejtő $bJenő [egységesített (kitüntetett) alak = deszkriptor]
400 ## $aP. Howard [utalói alak = nemdeszkriptor]
150 ## $akutya [egységesített kitüntetett) alak = deszkriptor]
450 ## $aeb [utalói alak = nemŹdeszŹkriptor]
A megjelenítéskor viszont az utalói tétel is megjelenik:
P. Howard
 lásd Rejtő Jenő
Rejtő Jenő [hagyományosan hiányozhat a „lásd innen P. Howard” inverz utalás67]
 lásd innen P. Howard
eb
 lásd kutya
kutya [hagyományosan hiányozhat a „lásd innen eb” inverz utalás]
 lásd innen eb
Ez a gyakorlat jellemzi részben még ma is a név és cím típusú, valamint a nem tezauruszokból származó tárgyszó típusú utalói adatokat. Azt a bibliográfiai-besorolási filozófiát, amelynek alapján ez kialakult, „Az ’Authority’ fogalmáról” c. 1.5. fejezet 7. pontjában ismertettük.

4.3.2 Az önálló rekordot alkotó utalói és hivatkozási alakok

Az említett bibliográfiai-besorolási filozófiával ellentétben azonban a besorolási adatcsere-formátumban (legyen az MARC21, IBERMAC, HUNMARC stb.) egyáltalán nem törvényszerű, hogy az utalói alak, azaz a nemdeszkriptor eleve ne lehessen önálló rekordban tételfej. A korai (70-es évekbeli) MARC, később a USMARC, ma pedig az ezeket felváltó MARC21 [23] formátumban már léteztek a 260-as, 664-es és 666-os adatmezők. Ezek ún. összetett és nem összetett magyarázatos utalókat, illetve hivatkozásokat képviselnek.
Megjelenésük oka a katalógus karbantartási és osztályozási gyakorlatában keresendő. Számos utalói alak esetén fordult elő, hogy az utalás vagylagos volt, azaz az utalói alak helyett több különböző kitüntetett névalak használata is szóba kerülhetett, vagy példákkal kellett illusztrálni a „lásd” utalás használatát. Ezt úgy lehetett megoldani, hogy egyrészt az utalói névalak önálló tételfejként szerepelt, másrészt úgy, hogy magyarázatosan szabályozták a „lásd” utalást, mintegy használati utasítást adva hozzá.

4.3.2.1 A magyarázatos „lásd” kapcsolatok68

A 260-as, 664-es és 666-os mezők 15X-es tételfejei utalói vagy hivatkozási alakok (mindkét esetben nemdeszkriptorok). Azaz önálló utalói, ill. hivatkozási (következésképp önálló nemdeszkriptor) rekordokról van szó. A tételfejhez a felsorolt mezőkön keresztül magyarázatos utalói vagy hivatkozási kapcsolatok tartoznak.
A 260-as mező nemdeszkriptor szerepét játszó tárgyszó „lásd”, „lásd VAGY”, „lásd ÉS” összetett magyarázatos kapcsolatainak megadására használandó oly módon, hogy az inverz kapcsolatot is rögzítik. Előfordulhat azonban, hogy a kapcsolatot csak magyarázatosan (tehát nem összetetten) adják meg és nincs inverz kapcsolat. Ebben az esetben a tételfej nemdeszkriptora hivatkozási alak.
A 664-es mező nemdeszkriptor szerepét játszó név (személy-, testületi, konferencia-) és cím „lásd”, „lásd VAGY”, „lágy ÉS” összetett magyarázatos kapcsolatainak megadására használandó oly módon, hogy az inverz kapcsolatot is rögzítik.
A 666-os mező nemdeszkriptor szerepét játszó név (személy-, testületi, konferencianév) és cím „lásd”, „lásd VAGY”, „lásd ÉS” magyarázatos (tehát nem összetett) kapcsolatainak megadására használandó oly módon, hogy az inverz kapcsolatot nem rögzítik.
A 260-as és 664-es mezők esetében tehát a tételfej mindig utalói vagy hivatkozási alak, a 666-os mező esetében pedig mindig csak hivatkozási alak.
Példa név típusú, 664-es kapcsolati mezőt tartalmazó önálló összetett magyarázatos utalói tételre (a 008-as mező 9. pozícióján megadott c érték jelzi az önálló utalói tételfejet):
008/09=c [utalói tételfej]
100 1# $aMarc
664 ## $aLásd vagy $bMarc, Franz (1880–1916) $afestőt, vagy $bMARC (szabvány) $a adatcsere-formátumot, vagy $bMarc (TV-sorozat) $apopzenei televíziós sorozatot
Inverze:
008/09=a [kitüntetett tételfej]
100 1# $aMarc, $jFranz $d1880–1916
400 1# $wnnnb $aMarc
008/09=a [kitüntetett tételfej]
150 1# $aMARC (szabvány)
400 1# $wnnnb $aMarc
Inverze:
008/09=a [kitüntetett tételfej]
150 1# $aMarc (TV-sorozat)
400 1# $wnnnb $aMarc
A három inverz tételben a $w almező 4. pozícióján szereplő b érték jelzi, hogy nem megjelenítendő, csak az elsőként szereplő összetett magyarázatos utalótétel 664-es mezőjének tartalma jelenítendő meg. De miért kell akkor egyáltalán rögzíteni? A válasz abból a kérdésből következik, hogy miért van egyáltalán lehetőség arra, hogy rögzített adatot a $w almező 4. pozícióján a b értékkel „nem megjelenítendőnek” minősítsenek? Miért nem úgy járnak el, hogy akkor a szóban forgó adatot eleve nem rögzítik?
A válasz a MARC-típusú formátumoknak az 1.0 fejezetben (A metaadat-formátumok helyezte) ismertetett filozófiáján alapul. Bármilyen adat, , ha egyszer megállapították, állandó. Esetünkben lehetséges, hogy egyszer úgy döntenek, hogy a fenti példában a 400-as mezőben szereplő inverz kapcsolatot mégis fel akarják tüntetni. Ebben az esetben csak a vezérlő almező értékét kell megváltoztatni, de nem szükséges magát az adatot pótlólagosan rögzíteni.
Megjelenítés:
Marc
Lásd vagy Marc, Franz (1880–1916) festőt, vagy MARC (szabvány) adatcsere-formátumot, vagy Marc (TV-sorozat) popzenei televíziós sorozatot
Marc, Franz (1880–1916)
MARC (szabvány)
Marc (TV-sorozat)
Példa név típusú, 666-os kapcsolati mezőt tartalmazó önálló (de nem összetett) magyarázatos hivatkozási tételre (a 008-as mező 9. pozícióján megadott b érték jelzi az önálló hivatkozási tételfejet):
008/09=b [hivatkozási tételfej]
150 1# $amunkabizottság
666 ## $aLásd a fölérendelt testület szervezeti egységeként (pl. Magyar Kémikusok Egyesülete. Bitumen munkabizottság)
Nincs inverze, mert a 666-os mező szövegébe nem lehet  beágyazni $b almezővel azonosított kapcsolódó nevet.
Megjelenítés:
munkabizottság
Lásd a fölérendelt testület szervezeti egységeként (pl. Magyar Kémikusok Egyesülete. Bitumen munkabizottság)
Példa földrajzi név típusú önálló magyarázatos hivatkozási tételre (a 008-as mező 9. pozícióján megadott b érték jelzi az önálló hivatkozási tételfejet), melynek tehát nincs inverze:
008/09=b [hivatkozási tételfej]
151 0# $aCape…
666 ## $aAz angol nevű „Cape…” kezdetű fokokat lásd a „Cape” névrészt követő földrajzi nevek magyar megfelelőinél (pl. Cape Horn esetében Horn-fok)
Megjelenítés:
Cape…
Az angol nevű „Cape” kezdetű fokokat lásd a „Cape” névrészt követő földrajzi nevek magyar megfelelőinél (például Cape Horn esetében Horn-fok)
Példa szaktárgyszó típusú, 260-as kapcsolati mezőt tartalmazó önálló magyarázatos utalói tételre (a 008-as mező 9. pozícióján megadott c érték jelzi az önálló utalói tételfejet), melynek tehát van inverze. Ez opcionálisan tartalmazhatja az inverz reláció $a almezőjét:
008/09=c [utalói tételfej]
150 ## $aelektromosság
260 ## $iAz „elektromosság” kifejezést tartalmazó, ill. az „elektromos…” kifejezéssel kezdődő szavakat lásd a $avillamosság $ikifejezést tartalmazó vagy a „villamos…” kifejezéssel kezdődő lexikai egységeknél
008/09=a [kitüntetett tételfej]
150 ## $avillamosság
450 ## $wx $aelektromosság
Megjelenítés:
elektromosság
lásd Az „elektromosság” kifejezést tartalmazó, ill. az „elektromos…” kifejezéssel kezdődő szavakat lásd a „villamosság” kifejezést tartalmazó vagy a „villamos…” kifejezéssel kezdődő lexikai egységeknél
villamosság
 lásd innen elektromosság
Összetett tárgyszavas rendszerekben ugyancsak kézenfekvő a 260-as mező használata. Példa összetett magyarázatos hivatkozási tételre (a 008-as ellenőrző mező 9. pozícióján megadott b érték jelzi az önálló hivatkozási tételfejet):
008/09=b [hivatkozási tételfej]
150 ## $amagyar tájnyelv
260 ## $iA $amagyar nyelv $anyelvŹjá­rás $i, ill. $aproŹvinŹcializmus $ialŹtárgyŹszaŹvaŹinak alosztásai vagy az egyes kárpát-medencei és moldvai tájak, vagy a történelmi Magyarország igazgatási egységei, pl. $amagyar nyelv – nyelvjárás – Szlavónia; magyar nyelv – provincializmus – Szatmár vármegye
008/09=a [kitüntetett tételfej]
150 ## $amagyar nyelv – nyelvjárás – Szlavónia
681 ## $iPéldákat lásd a $amagyar tájnyelv $ikifejezés hivatkozásában
008/09=a [kitüntetett tételfej]
150 ## $a magyar nyelv – provincializmus – Hont vármegye
681 ## $iPéldákat lásd a $amagyar tájnyelv $ikifejezés hivatkozásában
Megjelenítés:
magyar tájnyelv
lásd A magyar nyelv nyelvjárás, ill. provincializmus altárgyszavainak alosztásai vagy az egyes kárpát-medencei és moldvai tájak, vagy a történelmi Magyarország igazgatási egységei, pl. magyar nyelv – nyelvjárás – Szlavónia; magyar nyelv – provincializmus – Szatmár vármegye
magyar nyelv – nyelvjárás – Szlavónia
Példákat lásd a „magyar tájnyelv” kifejezés hivatkozásában
magyar nyelv – provincializmus – Hont vármegye
Példákat lásd a „magyar tájnyelv” kifejezés hivatkozásában
A megjelenítésben idézőjelek között célszerű feltüntetni a $a almezővel a szövegbe beágyazott tételfeji kifejezéseket.

4.3.2.2 A tezauruszokból származó önálló rekordot alkotó nemdeszkriptorok

A tezaurusz-szabványban (és a gyakorlatban elkészült tezauruszokban) kezdettől fogva önálló nemdeszkriptorcikket (utalói tételt) alkottak a nemdeszkriptorok. Ráadásul a nemdeszkriptor–deszkriptor kapcsolatoknak sem egyetlen, „lásd” típusa létezik, hanem három:
„lásd” amikor egy nemdeszkriptor helyett egy másik deszkriptor használandó;
„lásd VAGY” amikor egy nemdeszkriptor helyett vagylagosan két vagy annál több deszkriptor kö­zül kell kiválasztani azt, amellyel a dokumentumot osztályozzák;
„lásd ÉS” amikor egy nemdeszkriptor heŹlyett együttesen két vagy három deszŹkripŹtor használandó69
A $w utalásvezérlő almező bevezetésével ezek a relációtípusok is meghatározhatók a besorolási adatcsere-formátumban. A 8. táblázatban az utolsó hat képviseli ezeket.
Például (a 008-as mező 9. pozícióján megadott c érték határozza meg, hogy utalói tételfejről van szó):
008/09=c
150 ## $aeb [tételfej: utalói alak = nemdeszkriptor]
450 ## $wx $akutya [kitüntetett alak = deszkriptor]
008/09=a
150 ## $akutya [tételfej: egységesített (kitüntett) alak = deszkriptor]
450 ## $wy $aeb [utalói alak = nemdeszkriptor]
Megjelenítés a tezaurusz-szabvány relációjeleivel:
eb
 L kutya [azaz: lásd]
kutya
 H eb [azaz: lásd innen/helyett]
A nemdeszkriptorok vagylagos „lásd” kapcsolatai olykor szintén magyarázatot igényelnek. Ilyen esetekben a 45X-es mező mellett a 691-es használati mezőben adható meg az egyes lehetőségek értelmezése. Például:
008/09=c
151 ## $aJulijska Krajina
451 ## $wu $aFriuli-Venezia Giulia
451 ## $wu $aPartvidék (Osztrák–Magyar Monarchia)
451 ## $wu $aPrimorska
680 ## $aSzlovén történelmi táj, mely 1919-ig magában foglalta az Osztrák-Magyar Monarchia Partvidék nevű tartományát, egyben a mai Szlovénia „Primorska” nevű régióját, és az olaszországi Friuli-Venezia Giulia autonóm régió Trieste, Gorizia megyéit és Udine megye keleti részét
691 ## $aHa az 1919 előtti időszakról van szó, a „Partvidék (Osztrák–Magyar Monarchia)” használandó. 1919 utáni időszak esetében vagy mind a  „Partvidék (Osztrák–Magyar Monarchia”, mind pedig a „Friuli-Venezia Giulia” deszkriptorok együttesen használandók (ha tágabb értelemben van róla szó), vagy a „Primorska” deszkriptort (ha szűkebb értelemben csak a mai szlovéniai részről van szó)
Megjelenítés a tezaurusz-szabvány relációjeleivel:
Julijska Krajina
 Magyarázat:  Szlovén történelmi táj, mely 1919-ig magában foglalta az Osztrák-Magyar Monarchia Partvidék nevű tartományát, egyben a mai Szlovénia „Primorska” nevű régióját, és az olaszországi Friuli-Venezia Giulia autonóm régió TriŹeste, Gorizia megyéit és Udine megye keleti részét
 Használat:  Ha az 1919 előtti időszakról van szó, a „Partvidék (Osztrák–Magyar Monarchia)” használandó. 1919 utáni időszak esetében vagy mind a „Partvidék (Osztrák–Magyar Monarchia”, mind pedig a „Friuli-VeŹnezia Giulia” deszkriptorok együtŹtesen használandók (ha tágabb érŹtelemben van róla szó), vagy a „Primorska” deszkripotort (ha szűkebb értelemben csak a mai szlovéniai részről van szó)
 LV Friuli-Venezia Giulia
  Partvidék (Osztrák–Magyar Monarchia)
  PrimorskaUgyanez a kapcsolat kifejezhető a 260-as összetett magyarázatos utaló segítségével is: 008/09=c
151 ## $aJulijska Krajina
260 ## $iHa az 1919 előtti időszakról van szó, a $aPartvidék (Osztrák–Magyar Monarchia) $ihasználandó. 1919 utáni időszak esetében vagy mind a $aPartvidék (Osztrák–Magyar Monarchia $i, mind pedig a $aFriuli-Venezia Giulia $ideszkriptorok együttesen használandók (ha tágabb értelemben van róla szó), vagy a $aPrimorska $ideszkriptort (ha szűkebb értelemben csak a mai szlovéniai részről van szó)
680 ## $aSzlovén történelmi táj, mely 1919-ig magában foglalta az Osztrák-Magyar Monarchia Partvidék nevű tartományát, egyben a mai Szlovénia „Primorska” nevű régióját, és az olaszországi Friuli-Venezia Giulia autonóm régió Trieste, Gorizia megyéit és Udine megye keleti részét
A megjelenítés:
Julijska Krajina
 Magyarázat:  Szlovén történelmi táj, mely 1919-ig magában foglalta az Osztrák-Magyar Monarchia Partvidék nevű tartományát, egyben a mai Szlovénia „Primorska” nevű régióját, és az olaszországi Friuli-Venezia Giulia autonóm régió Trieste, Gorizia megyéit és Udine megye keleti részét
lásd  Ha az 1919 előtti időszakról van szó, a „Partvidék (Osztrák–Magyar Monarchia)” használandó. 1919 utáni időszak esetében vagy mind a „Partvidék (Osztrák–Magyar Monarchia”, mind pedig a „Friuli-Venezia Giulia” deszkriptorok együttesen használandók (ha tágabb értelemben van róla szó), vagy a „Primorska” deszkripotort (ha szűkebb értelemben csak a mai szlovéniai részről van szó)

4.3.2.3 Az önálló besorolási rekordokat alkotó nemdeszkriptorok indokai

Annak, hogy az utalói alakoknak is önálló utaló tételekben kell megjelenniük, alapvető oka, hogy az utalói alakoknak is vannak tulajdonságaik, melyeket a besorolási adatok állományában tárolni kell tudni.
Az utalói alakok ugyanis – különösen tárgyszavak esetén – csak ritkán valódi szinonimák. Többnyire olyan kifejezések, amelyeket valamilyen okból, és gyakran csak átmenetileg nem célszerű kitüntetett alakként szerepeltetni.
Önálló szemantikai jelentésük van, adott esetben utalói használatukra szabályok, megszorítások vonatkozhatnak, kezelésüknek története, névalakjuknak változásai lehetségesek, akár ETO-jelzetek mutatószavai is lehetnek, és ETO-jelzetük nem feltétlenül azonos a deszŹkripŹtoruk (a kitüntetett alak) ETO-jelzetével. Ezért nevezik az ilyen nemdeszkriptorokat kváziszinonimáknak.
Mindebből következik, hogy számos esetben terminológiai, használati, forrás, változás és történeti megjegyzéseket kell kapcsolni hozzájuk, és a 005-ös, a 008-as és a 040-es mező metaadatai is tartoznak hozzájuk. Az előző fejezetekben tárgyalt példák mind szemléltetik ezt a jellegzetességet.
Különös jelentősége van az önálló utalói tételeknek a lexikai egység státusának lehetséges változása miatt. Bármikor szükséges lehet, hogy egy nemdeszkriptor névalakja változzék, vagy deszkriptor legyen belőle. Ha például egy utalói névalak megváltozik, a változást a rekordfej 005-ös pozícióján a megfelelő értékkel jelezni kell, és a 688-as „Megjegyzés az alkalmazás történetéről” mezőben szövegesen magyarázni célszerű.
Például földrajzi név esetén:
000/05=c [a rekord állapota: javított/módosított]
150##$akatonai topográfiai térkép
450##$wx $atopográfiai térkép
750##$a623.644 $2eto
670##$i28/1992 HM rendelet; LXXXVI./1996 törv. $cUR
680##$iAz 1989 előtti évtizedekben különböztették meg a katonai és a polgári felhasználás céljából kiadott topográfiai térképeket
688##$a2002-ig deszkriptor volt. Rekordjai átosztályozva a „topográfiai térkép” deszkriptorhoz

katonai topográfiai térkép
ETO 623.644
Magyarázat:  Az 1989 előtti évtizedekben különböztették meg a katonai és a polgári felhasználás céljából kiadott topográfiai térképeket
Vált.: 2002-ig deszkriptor volt. Rekordjai átosztályozva a „topográfiai térkép” deszkriptorhoz
Forrás:  28/1992 HM rendelet; LXXXVI./1996 törv. (UR)
lásd topográfiai térkép
Például szaktárgyszó esetén:
000/05=c [a rekord állapota: javított/módosított]
150 ## $amultikultúra
450 ## $wx $amultikulturalitás
688 ## $a2002-ig deszkriptor volt. A multikulturalitás valamivel tágabb fogalom, ezért volt célszerűtlen mindkettőt kitüntetett névalakként szerepeltetni, rekordjai átosztályozva a „multikulturalitás” deszkriptorhoz
multikultúra
 Vált.:  2002-ig deszkriptor volt. A mulŹtiŹkulturalitás valamivel tágabb fogalom, ezért volt célszerűtlen mindkettőt kitüntetett névalakként szerepeltetni, rekordjai átosztályozva a „multikulturalitás” deszkriptorhoz
 L multikulturalitás [lásd]
Önálló utaló tételekben való szerepeltetésük másik oka az előző „Utalásszöveg-vezérlő almező” c. fejezetben mondottakból következik: csak akkor lehet a besorolási adatok két vagy több fajta mutatóban való megjelenítéséhez a $w utalásvezérlő almezőt alkalmazni, ha van az utalói névalakoknak önálló utalótétele (lásd az egyházmegyék példáit).
Önálló utaló tételekben való szerepeltetésük harmadik oka, hogy előfordulhat: egy lexikai egység az egyik tezauruszban nemdeszkriptor, a másikban deszkriptor, és ezt jelezni kell.
A Magyar Bíróképző Akadémia (MBA) tezauruszában a „közigazgatási kollégium” nemŹdeszŹkriptornak az Európai Unió többnyelvű tezauruszában az „administration court” deszkriptor felel meg, és a kapcsolatot fel kell tüntetni a magyar tezauruszban. A $0 almezőben az EUROVOC-tezauruszban szereplő lexikai egység rekordazonosítója, a $2 almezőben pedig a forrás szerepel; az ETO-jelzetek esetében azonosítóra nincs szükség.
Az utalói rekord és megjelenítése:
150 ## $aközigazgatási kollégium
450 ## $wx $aközigazgatási bíróság
670 ## $aEUROVOC-nemdeszkriptor, átvéve 2008 $cUR
750 #7 $a342.565.4 $2eto
750 #7 $a347.998.85 $2eto
750 #7 $a351.95 $2eto
750 #7 $aadministrative court $01539 $2eurovoc
közigazgatási kollégium
 ETO 342.565.4
  347.998.85
  351.95
 Forrás:  EUROVOC-nemdeszkriptor, átvéve 2008 (UR)
 lásd közigazgatási bíróság
Az önálló utalótételek további példáit a besorolási adatok tulajdonságairól szóló fejezetben találhatók.

4.4 A külső kapcsolatok

A 7XX mezőkben adható meg, hogy adott név- vagy tárgyszó tételfejnek (elvileg lehet utalói alak, nemdeszkriptor is) milyen kifejezés felel meg más rendszerben. Ez a kapcsolat már a levéltári szabványokban [16] is szerepel (a „4.1.4 Egyéb, szabvány szerinti névalakok” c. fejezetben), és egyik fontos szerepe a könyvtári besorolási névalakkal való kapcsolat megadása.
Például egy magyar könyvtár személynév besorolási adata és a Kongresszusi Könyvtár ennek megfelelő besorolási adata között a kapcsolat a következőképpen adható meg:
100 1# $aDostoevskij $jFëdor Mihajlovič $d1821-1881
700 10 $aDostoyevsky, Fyodor $d1821-1881 [az egységesített név az LC katalógusában]
Az alábbi két rekord ugyanannak a fogalomnak magyar és angol kitüntetett tételfejű rekordja. Mindegyik rekordban szerepel a 7XX-es mező, amelyen keresztül a nyelvileg ekvivalens tételfejek közötti kapcsolat megadható. A 4XX-es és 5XX-es mezők kapcsolódó kifejezéseinek nyelve azonos az adott 1XX-es tételfej kifejezésének nyelvével. (A kapcsolatoknak a két tezauruszcikkben nem kell feltétlenül teljesen megegyezniük.) A következő példában a Magyar Bíróképző Akadémia Jogi tezauruszának és az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala által fenntartott többnyelvű jogi tezauruszának, az EUROVOC-nak a tezauruszcikkei láthatók. A 040 mező $a almezőjében a jogi tezaurusz azonosítója (mba), ill. az Európai Bizottságok MARC21 által nyilvántartott azonosítója (bebrec) szerepel.
040 ## $amba $bhu $fJogi tezaurusz
150 ## $aközigazgatási bíróság
450 ## $aközigazgatási kollégium
550 ## $wg $aigazságszolgáltatási rendszer
550 ## $abírósági eljárás
550 ## $aközigazgatási ellenőrzés
550 ## $aközigazgatási jog
550 ## $aválasztói kifogás
750 #7 $aadministrative court $2euvoc040 ## $abebrec $beng $fEUROVOC-tesaurus 4.2
150 ## $aadministrative court
450 ## $aadministrative triŹbuŹnal
450 ## $acourt of auditors
550 ## $wg $alegal system
550 ## $aadministrative control
550 ## $aadministrative law
550 ## $ajudicial proceedings
550 ## $aoption to an election result
750 #7 $aközigaztatási bíróság $2euvoc

 
A szaktárgyszó és az ETO-jelzet közötti kapcsolatot is a 75X-es mezőben lehet megadni (lásd még a harmadlagos metaadatokról szóló 6. fejezetet).
040 ## $aoszk $bhu $fOSZK-tezaurusz
150 ## $aprognosztika
750 #7 $a001.18 $2eto
750 #7 $a303.444 $2eto
750 #7 $a303.733.4 $2eto
750 #7 $a519.216.3 $2eto
[Az OSZK-tezaurusz „prognosztika” deszkripŹtorának (mutatószói szerepben) négy ETO-jelzet felel meg]

5. A tulajdonságok

Az entitások tulajdonságait a rekordazonosító (001), a rekorddal való utolsó művelet dátuma és időpontja (005), továbbá a a rendszerellenőrző szám (035) és a rekord forrása (040), valamint a megjegyzésmezők alkotják.
Az utóbbiak a besorolási adatok használatát és kezelését hivatottak támogatni szöveges formában, és mint ilyenek, rendkívül jelentős gyakorlati szerepet játszanak. A megjegyzések többsége fokozatosan, az adatok használatával és kezelésével nyert tapasztalatok, afféle leszűrt tanulságok eredményeként növekednek. A jól működő besorolási rendszerekben egyre több megjegyzés keletkezik. Az alábbi tulajdonságokra vonatkoznak:
a tételfej jelentésére (680) és a terjedelmébe eső dolog (többnyire földrajzi név) történetére (678),
használatára (691),
forrására, eredetére (670, 675), változásaira (688) és törlésére (682), továbbá
technikai és egyéb körülményeire (667, 681, 690, 692) vonatkoznak.
A 9. táblázatban összefoglaltuk a megjegyzéseket. Mindegyik esetében szerepelnek a megjelenítéskor használható nevek, ami azonban nem jelenti azt, hogy mindegyiket minden felhasználói helyen meg kellene jeleníteni. A használatra vonatkozó 667-es, 675-ös, 682-es, 690-es és 692-es mezők például csak a feldolgozók számára jelenítendők meg, a többi megjegyzés a nyilvános online katalógusban is megjeleníthető (ezek közé célszerű a használati megjegyzést is fölvenni). Az utóbbiak megjeleníthető neve félkövéren szerepel.
A magyarázatok szimbolikus jeleit, ill. megjeleníthető neveit a normatív előírások nem tartalmazzák. Kivétel a nyilvános általános megjegyzés, melynek jele (M:) a tezauruszszabványban [26] szerepel. A megjelenítéskor használható magyarázatnevek választékát az OSZK-tezaurusz/Köztaurusz előszava és alkalmazási szabályzata tartalmazza [30]. A HUNMARC [12] megjelenítési példáiban ez utóbbi alapján szerepelnek a megjegyzésnevek.

 

Például:
100  1# $aGulyás $jOttó $d1932-1988
667  ## $aMatematikus, BME; a másik Gulyás Ottó 1946– $cHZs
670  ## $aPIM Magyar életrajzi index
675  ## $aA halálozás éve személyes közlés (adatközlő a személy volt munkahelye – OMSZ) $cSzJ
Gulyás Ottó (1932–1988)
Belső megjegyzés: Matematikus, BME; a másik Gulyás Ottó 1946– (HZs)
Forrás:  PIM Magyar életrajzi index
Egyéb forrás: A halálozás éve személyes közlés (adatközlő a személy volt munkahelye – OMSZ) (SzJ)
[A belső megjegyzést és az egyéb forrást csak professzionális használatra, például a katalogizálási modulban célszerű megjeleníteni ]
151 ## $aAbdalóc
451 ## $wy $aEdlitz in Burgenland
451 ## $wy $aHobdelci
451 ## $wv $aEdlitz
551 ## $wj $aDeutsch-Schützen Eisenberg
551 ## $wj $aSzombathelyi járás
678 1# $a1971-ben Csejke (EisenŹberg an der Pinka), Németlövő (Deutsch Schützen), Pokolfalu (Höll) és Pósaszentkatalin (Sankt Kathrein im Burgenland) helységekkel egyesítve Deutsch Schützen-Eisenberg (Németlövő-Csejke) néven, ettőlkezdve kaŹtaszŹterihelység (résztelepülés)
Abdalóc
Tört.:  1971-ben Csejke (Eisenber an der Pinka), Németlövő (Deutsch Schützen), Pokolfalu (Höll) és Pó­saŹszentkatalin (Sankt Kathrein im Burgenland) helységekkel egyesítŹve Deutsch Schützen-Eisenberg (Né­metlövő-Csejke) néven, ettől kezdve kataszteri helység (résztelepülés)
 H Edlitz in Burgenland
  Hobdelci
 HV Edlitz
 T Deutsch-Schützen Eisenberg
  Szombathelyi járás
150 ## $asztélé
550 ## $wg $aemlékoszlop
550 ## $wp $ahatárkő
550 ## $wp $asíremlék
550 ## $wm $adombormű
680 ## $iFaragott, vésett jelekkel vagy feliratokkal, gyakran ábrázolásokkal is ellátott nagyméretű kőtábla, kő- vagy ritkábban faoszlop, többnyire emlékműnek, síremléknek, terület határainak jelölésére, városalapítás, győzelmes csaták emlékének megŹörökítésére emeltek
691 ## $iPéldául az Akszúmi sztélék, Hammurapi törvényoszlopa stb. esetén használandó. A rosettai-kő esetén osztályozásra a „párhuzamos szövegű dokumentum” deszkriptor is felhasználandó
sztélé
Magyarázat:  Faragott, vésett jelekkel vagy feliratokkal, gyakran ábrázolásokkal is ellátott nagyméretű kőtábla, kő- vagy ritkábban faoszlop, többnyire emlékműnek, síremléknek, terület határainak jelölésére, városalapítás, győzelmes csaták emlékének megörökítésére emeltek
Használat:  Például az Akszúmi sztélék, HamŹmurapi törvényoszlopa stb. esetén használandó. A rosettai-kő esetén osztályozásra a „párhuzamos szövegű dokumentum” is felhasználandó
 F emlékoszlop [generikus fölérendelt-
    je]
 R határkő  [rendeltetése]
  síremlék
 X dombormű [egyéb rokonsága]
000/05=d [a rekord állapota: törölt]
150 ## $aalgebra, elemi
682 ## $iTörölve. A vesszővel hátravetett jelzőjű kifejezés helyett az előre vetett $aelemi algebra $iformájú kifejezés használandó, mivel a vesszős hátravetés nem szabványos forma tezauruszban
algebra, elemi
Törlés:  Törölve. A vesszővel hátravetett jelzőjű kifejezés helyett az előre vetett elemi algebra formájú kifejezés használandó, mivel a vesszős hátravetés nem szabványos forma tezauruszban
A 4XX-es, és különösen a 45X-es mezőben szereplő utalói alak önálló mutatótételét többek között az is indokolja, hogy ha például egy utalói névalak megváltozik, a változást a rekordfej 005 pozícióján a megfelelő értékkel jelezni kell, és a 688 „Megjegyzés az alkalmazás történetéről” mezőben szövegesen magyarázni célszerű.
000/05=c [a rekord állapota: javított/módosított]
150 ## $atudománytan
450 ## $wx $abibliometria
450 ## $wx $atudományelmélet
450 ## $wx $atudományfilozófia
450 ## $wx $atudományszoŹciŹoló­gia
680 ## $aA tudományszociológia (sociology of science), a tudományelmélet (Wissenschaftstheorie), a tudományfilozófia (philosophy of science) vagy a tudománymetria értelmében használt kifejezés. A volt Szovjetunióban előnyben részesített kifejezés a tudomány tervezhetőségének jegyében
688 ## $a2008-ig a tudományelmélet deszkriptora volt. Rekordjai átosztályozva a „tudományelmélet”, ill. a „tudományfilozófia” deszkriptorokhoz
691 ## $aFichte tudománytana esetén a „tudományfilozófia” használandó
tudománytan
Magyarázat:  A tudományszociológia (soŹciŹology of science), a tudományelmélet (Wissenschaftstheorie), a tudományfilozófia (philosophy of science) vagy a tudománymetria értelmében használt kifejezés. A volt Szovjetunióban előnyben részesített kifejezés a tudomány tervezhetőségének jegyében
Használat:  Fichte tudománytana esetén a „tudományfilozófia” használandó
Vált.:   2008-ig a tudományelmélet deszŹkripŹtora volt. Rekordjai átosztá­lyozva a „tudományelmélet”, ill. a „tudományfilozófia” deszŹkripŹtorokhoz
 LV bibliometria [lásd vagylagosan]
  tudományelmélet
  tudományfilozófia
  tudományszociológia
000/05=c [a rekord állapota: javított/módosított]
150 ## $amultikultúra
450 ## $wx $amultikulturalitás
688 ## $a2002-ig deszkriptor volt. A multikulturalitás valamivel tágabb fogalom, nem célszerű mindkettőt kitüntetett névalakként szerepeltetni, Rekordjai áttéve a „multikulturalitás” deszkriptorhoz
multikultúra
Vált.:  2002-ig deszkriptor volt. A mulŹtikulturalitás valamivel tágabb fogalom, nem célszerű mindkettőt kitüntetett névalakként szerepeltetni, Rekordjai áttéve a „multikulturalitás” deszkriptorhoz
 L multikulturalitás [lásd]
000/05=c [a rekord állapota: javított/módosított]
150 ## $aaddikció
450 ## $wx $aszenvedélybetegség
688 ## $a2002-ig névalakja: addictio
addikció
 Vált.: 2002-ig névalakja: addictio
 L szenvedélybetegség [lásd]
A megjegyzések hiánya az eddigi tárgyszójegyzékekből és tezauruszokból azzal magyarázható, hogy amikor megszülettek, a besorolási adatcsere-formátum még kevésbé volt ismert, mint ma. Az online mutatókból is azért hiányzik, mert a könyvtári rendszerek alkalmazásba vételekor elsikkadt a jelentőségük. Nem arról volt tehát szó, hogy eleve nem volt tezaurusz, melyet átvehettek volna (noha ilyenek évtizedek óta léteztek), hanem az, hogy nem ismerték fel a magyarázatok lehetőségének jelentőségét a katalógus fejlődésében, és azért nem alakították ki a bibliográfiai rekord 65X-es mezőibe kerülő tárgyszavakhoz és földrajzi nevekhez a megjegyzések fölvételének lehetőségét.
A besorolási adatok megjegyzései ugyanis abban különböznek a bibliográfiai rekordok megjegyzésadataitól, hogy alapvetően nem akkor keletkeznek, amikor a rekordot fölveszik, hanem akkor, amikor a rekordot használják. Csak a besorolási adat használatkor derül ugyanis ki, hogy milyen probléma lehet velük.
A magyarázatokra lehetőséget nyújtó online katalógus sokkal szervesebben fejleszthető, sokkal megbízhatóbban használható, ha mód van benne arra, hogy a besorolási adatokhoz megjegyzéseket rögzítsenek a feldolgozói munka során. Nem kell ahhoz tezauruszt alkalmazni, hogy a bibliográfiai rekord 1XX-es és 65X-es mezőibe fölvett besorolási adatokhoz magyarázatokat vegyenek fel.

6. A metaadatok metaadatai

Ezek a harmadlagos adatok elvileg a besorolási adatok tulajdonságai. Abban különböznek a tulajdonságoktól, hogy vagy vezérlő, vagy osztályozó, vagy mindkét szerepük van. Ide tartoznak a meghatározott jellemzőket és információs adatokat tartalmazó jelzetek (a rekordfej értékeinek egy része, a 005-ös és a 008-as mező értékei), a tájékoztató adatmezők, mint a rekord forrása (040), a szakcsoport (072) és minden más, a besorolási adatot osztályozó rendszer jelzete vagy tárgyszava. A (072) például a besorolási rekord fogalmi osztályozási rendszerének az osztályát tartalmazhatja értékként. Ugyancsak harmadlagos metaadatok az indikátorok.Az osztályozó szerepű metaadatok (pl. a rekord állapota, típusa, fajtája) egyben keresésre is felhasználhatók.

 

A harmadlagos metaadatok között számos olyan található, melyek kereshetők. A korszerű könyvtári rendszerek fel vannak készítve arra, hogy az on-line katalógusban ezek a keresési lehetőségek a nyilvános online katalógus használói számára rendelkezésre álljanak. A könyvtári rendszerek alkalmazásba vételekor ma még sokszor elsikkadt ez a lehetőség.
A harmadlagos metaadatok között különösen fontos szerepe van a 008-as mező 9. pozícióján megadható rekordfajtának. Ezek a következők:
a kitüntetett alak
d altárgyszó
f kitüntetett alak és egyben altárgyszó
c utalói adat (visszautalással rendelkező utalás/hivatkozás)
b hivatkozási adat (egy irányú, visszautalással nem rendelkező hivatkozás)
g hivatkozási adat és altárgyszó
e elágazásjelölő
Egyértelmű tehát, hogy az utalói alak egyben önálló tételfej lehet. Az „elágazásjelölő” tezauruszokban használatos az olyan deszkriptorcikkekben, melyek alárendeltjeit különféle szempontok szerint kell csoportosítani. Célszerű belső megjegyzésben figyelmeztetni a feldolgozókat, hogy az elágazásjelölő osztályozásra nem használható. Például:
008/09=e
150 ## $anövény életmód szerint
667 ## $aOsztályozásra nem használható
Egy deszkriptorcikk a nyilvános online katalógusban az elágazásjelölőkkel (ahol a belső megjegyzést nem jelenítik meg)
növény
 A növény életmód szerint
  A egylaki növény
   egynyári növény
   évelő növény
   folytontermő növény
   stb.
 A növény hely szerint
  A aljnövény
   trópusi növény
   útmenti növény
   várostűrő növény
   stb.
Különleges harmadlagos metaadatot képvisel a 28. pozíción a kormányzati szint típusa. Elsősorban azért, mert ugyanez a metaadat a bibliográfiai leírás adatcsere-formátumában is pontosan ugyanezen a helyen (008-as mező 28. pozíció), és ugyanezzel a tartalommal szerepel. Különösen az ún. szürke irodalom esetében fontos adat,70 ezért érdemes nagyobb figyelmet fordítani rá.
E metaadat értékei a működési terület, igazgatási egység kormányzati szervének kormányzati szintjét, típusát jelöli. A tételfej lehet állami (nemzeti), igazgatási (megyei, kantonális stb.) vagy helyi területi egység irányító/végrehajtó szerve. Más szóval csak olyan testületi nevek esetében használandó, melyek első almezőjükben ($a ) működési terület, igazgatási egység nevét tartalmazzák. Értékei például:
i nemzetközi, kormányközi (pl. United Nations. High Comissioneer for Refugees. Magyarországi Képviselet)
a szövetségi, állami (pl. Bajorország)
f államszövetségi/állami (nemzeti) (pl. Magyarország. Oktatási és Kulturális Minisztérium)
m nagyrégiós összefogás révén keletkező (pl. Nyugat-dunántúli Regionális Fejlesztési Tanács)
Az egy karakteres érték tehát azt jelöli, hogy a testületnek van-e kormányzati, közigazgatási stb. funkciója, és ha igen, meghatározza az intézmény kormányzati, közigazgatási szintjét. Amikor a besorolási rekordban hozzákapcsoljuk ezt a típusminősítést a névhez, akkor az, adott esetben bekerülve a bibliográfiai leírás adott 110-es, 710-es stb. mezőibe, ott is ugyanehhez a típushoz fog tartozni. [Innen nézve redundáns, hogy a bibliográfiai rekordban meg kell ismételni a 28. pozíció kitöltését.]
A HUNMARC előírja, hogy a 28. pozíción csak államhatalmi, államigazgatási testületi név minősíthető, minden más esetben (földrajzi név, szaktárgyszó, stb.) esetén a 28. pozíció értéke térköz (#), vagyis nem kormányzati.
Ugyancsak problémát okoz, hogy a Tizedes Osztályozás  TO-jelzete számára mind a bibliográfiai, mind a besorolási MARC21 adatcsere-formátumban a 082-es mező szerepel. Kézenfekvő volt, hogy ennek nyomán az ETO-jelzet mezőjét a bibliográfiai formátumba a 08X-es mezőcsoportba került 080-as hívójellel. A bibliográfiai formátumban egyértelmű, hogy a 080-as mezőben a bibliográfiai rekord tartalmát osztályozza a 080 mezőben rögzített ETO-jelzet.
Kérdés, minek a jelzete jelenjék meg ebben az adatmezőben a besorolási formátum esetén? Semmiképpen se az a jelzet, melyet adott bibliográfiai rekordhoz kellene kapcsolni, hiszen ez a 080-as mező a besorolási rekordhoz tartozik.
Nyilvánvalóan annak az ETO-jelzetnek kellene itt megjelennie, amelynek mutatószava a besorolási rekord 15X-es tételfejében szereplő szaktárgyszó, földrajzi név vagy formai tárgyszó.
Igen ám, de a 080-as mező nem kapcsoló adatmező, mellyel más rendszerben, így az ETO-ban szereplő megfelelő adat kapcsolható volna. A MARC osztályozási jelzetekre vonatkozó adatcsere-formátuma [24] szerinti ETO-rekordban nincs 080-as mező az inverz kapcsolat számára, viszont van ugyanolyan 7XX-as mező a külső kapcsolatok számára, mint a MARC21-ben és vele HUNMARC-ban (meg a többi nemzeti formátumban).
Mindezek alapján a HUNMARC-ban a kapcsolódó ETO-jelzet számára nem a 08X-as, hanem az értelemszerű 7XX-as mezőcsoport szerepel.

7. Jelentőség és kitekintés

A besorolási adatcsere-formátum sűrített tárháza az információkereső nyelvi szavakra vonatkozó ismereteknek. Ezek a szavak játsszák a gyűjteményi tételekben a hozzáférési pontok szerepét, és egyben a besorolási adatok egységesítésének (az „authority contol”-nak) is az eredményei. Mivel a formátumban az információkereső nyelvnek, s velük a besorolási tételeknek („authority records”) a formális belső szerkezetét írják le a praktikus munka (az adatrögzítés, -megjelenítés és –keresés) számára, ezért a formátum egyszerre szolgálja az elméleti és a gyakorlati megismerést.
Olyan a formátum a gyűjteményi világban, akár a gyógyászatban az anatómia rendszere. Az egyetemi könyvtárosképzésben alapkövetelmény, hogy a hallgatók e formátumot szellemileg olyan tökéletesen birtokolják, akár az orvosok az anatómia ismeretét.
A formátumok egyik megvalósítási módja a mező-almező-indikátor szerkezet. A bibliográfiai és a besorolási adatoknak ez az „űrlapszerű” logikai leírása egyrészt a legközelebb áll a gyakorlati munkához, hiszen a felhasználó a katalogizálási munkájában nap mind nap űrlapszerű beviteli képernyőkkel szembesül. Másrészt ebben a szerkezetben lehet a nem informatikus alkalmazónak a legkönnyebb magyarázatosan leírni (meghatározni) az adatelemeket, és példákkal illusztrálni a használatukat.
Ezért a formátumoknak ez a klasszikus szerkezete semmit sem veszít a jelentőségéből azáltal, hogy más rendszerekben is leírhatók a gyűjteményi adatok. Például az XML-jelölőnyelven alapuló logikai leírásoknak eleve nem az a szerepe (noha ilyen szerepe is lehet)71, hogy – többek között – példákkal illusztrált, magyarázatokkal részletezett leírást adjon azoknak a szakembereknek, akiknek a könyvtári feldolgozás és keresés a feladata, nem pedig a programozás.
A formátumok elmélyült ismerete piacképes tudás a jövő számára.
A tanulmány a „Dokumentum- és tudáskezelés domainspecifikus nyelvre (DSL) alapozva (EDMS&KMS)” c. projekt (GOP-1.1.1-08/1-2008-0098) keretében készült.

Bibliográfia

[1] AVRAM, Henriette: MARC, its history and implications. Washington : Library of Congress, 1975. Életrajz: <http://en.wikipedia.org/wiki/Henriette_Avram>
[2] BAŃCZEROWSKY, Janusz: Kategóriák, kategorizáció és a szavak mögött rejlő világ (világok). = Magyar Nyelv, 98 (2) 2002. pp. 165–173.
[3] BÁNKI Zsolt István: Digitális múzeum. Egységes múzeumi elektronikus szolgáltatási környezet kialakítása a Petőfi Irodalmi Múzeumban. = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 54. évf., (2007) 9. sz.
 ISO 21127. Definition of the CIDOC Conceptual Reference Model. Produced by the ICOM/CIDOC Documentation Standards Group, continued by the CIDOC CRM Special Interest Group. Version 4.2.1. Szerk.: Nick Crofts, [et al]. – International Counsil of Museums (ICOM), CIDOC CRM, Special Interest Group, 2006. <http://cidoc.ics.forth.gr/docs/cidoc_crm_version_4.2.1.pdf>
 Lenhart, Zdeněk: E-tmt – CIDOC CRM, a fogalmak közötti kapcsolatok modellje. – = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 54. évf. (2007) 3.sz. < http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=4668&issue_id=480>
 museumdat – XML Schema zur Bereitstellung von Kerndaten in museumsübergreifenden Beständen. 1.0 – Szerk.: Stein, Regine [et al]. – Fachgruppe Dokumentation im Deutschen Museumsbund Institut für Museumsforschung SMB-PK Berlin: Zuse-Institut. 27.09.2007. < http://museum.zib.de/museumdat/museumdat-v1.0.pdf>
[4] BERKE Barnabásné: Egy új magyar szabályzat, és kitekintés a nemzetközi szabályzatalkotási munkálatokra. = Könyvtári Figyelő, 51. évf. 2005. 4. sz. <http://www.ki.oszk.hu/kf/kfarchiv/2005/4/berke.html>
[5] BOURDON, Françoise: Functional Requirements and Numbering of Authority Records (FRANAR): to what extent authority control can be supported by technical means? – 67th IFLA Council and General Conference, August 16-–25, 2001. <http://archive.ifla.org/IV/ifla67/papers/096-152ae.pdf>
[6] DEME László: Névterjedelem és névtartozékok. = Magyar Nyelvtudományi Közlöny. 183. (1989). – pp. 282–286.
[7] DUDÁS Anikó: Mediátori szerepkörök: a tulajdonnévterek és a bibliográfusi feladatok. = Könyvtári Figyelő, 53.évf. 2007. 4. sz. < http://www.ki.oszk.hu/kf/e107_plugins/content/content.php?content.84>
[8] DUDÁS Anikó: Az autorizálás (authority control) az információszervezés és -hozzáférés feladatkörében – definiálás és nemzetközi tapasztalatok. = Könyvtári Figyelő, 52. évf. 2006. 4. sz. <http://www.ki.oszk.hu/kf/kfarchiv/2006/4/dudas.html#top>
[9] Geotaurusz és geohistaurusz. Földrajzi és humángeográfiai nevek tezaurusza. Főszerk. Ungváry Rudolf; összeáll. Cserbák András ; [közr. a] Magyar Könyvtárosok Egyesülete és az Országos Széchényi Könyvtár. – 2009. április 1. változat. – Budapest : MKE :  OSZK, 2009.
[10] GORMAN, Michael: International Standard Bibliographical Description and the new ISBDs. = Journal of Librarianship and Information Science, Vol. 10, No. 2, 131-137 (1978)
[11] HALASSY Béla: Adatmodellezés, adatbázis-tervezés. – Budapest : KSH SZÁMOK, 1980. 248 p.
[12] HUNMARC, a besorolási rekordok adatcsere-forŹmá­tuŹma. Összeáll. Sipos Márta, Szabó Julianna, Ungváry RuŹdolf. Budapest, 2010. Tervezet. HUNŹMARC, a beŹsoŹroŹlási rekordok adatcsere-formátuma. Összeáll. Sipos Márta. Budapest, 1998 március. Tervezet. KSZ/4.1 HUNMARC. A bibliográfiai rekordok adatcsere formátuma. [Összeáll. Sipos Márta]. Budapest, 2002 március. < http://www.ki.oszk.hu/107/e107_files/public/hunmarc.pdf>
[13] IFLA. Functional Requirements for Authority Data. A Conceptual Model. IFLA Working Group on Functional Requirements and Numbering of Authority Records (FRANAR). – Draft. 2007. 04. 01. <http://www.ifla.org.sg/VII/d4/FRANAR-ConceptualModel-2ndReview.pdf>
 <http://archive.ifla.org/VII/s13/frbr/frbr_current_toc.htm>
[14] IFLANET. Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR). Final Report. – IFLANET. Cataloguing Section. 1998. HTML version < http://archive.ifla.org/VII/s13/frbr/frbr1.htm#>
 Magyarul: A bibliográfiai tételek funkcionális követelményei. Zárójelentés. Fordította: Berke Barnabásné. <http://www.oszk.hu/hun/szakmai/frbr/frbr.pdf>
[15] International Standard Bibliographic Description (ISBD) / recommended by the ISBD Review Group ; approved by the Standing Committee of the IFLA Cataloguing Section. — Preliminary consolidated ed. — München : K.G. Saur, 2007. — 1 vol. (loose-leaf) ; 32 cm. — (IFLA series on bibliographic control ; vol. 31). — ISBN 978-3-598-24280-9.
[16] ISAAR (CPF) :  International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. – Second ed. – International Council on Archives. – ICA Commitee on Descriptive Standards: Canberra, 2004. http://www.ica.org/en/node/30230
[17] ISO/DP 5954–1985 Guidelines for the establishment and development of multilingual scientific and technical thesauri for information retrieval.
[18] ISO/IS 2788–1986 Guidelines for the establishment and development of monolingual scientific and technical thesauri for information retrieval.
[19] OSZK tezaurusz/Köztaurusz. Az Országos Széchényi Könyvtár és a közművelődési könyvtárak átfogó tezaurusza. – Főszerkesző Ungváry Rudolf ; [közr. a] Magyar KönyvtároŹsok Egyesülete és az Országos Széchényi Könyvtár. – 2009. április 1. változat. – Budapest : MKE : OSZK, 2009. <http://www.ki.oszk.hu/107/page.php?57> és <http://mek.oszk.hu/adatbazis/thes.htm> <http://mek.oszk.hu/adat-bazis/thes.htm>
[20] Köztaurusz karbantartási felület: http://www.ki.oszk.hu/107/page.php?57
[21] KSZ/5. Földrajzi nevek mint adatbázisrekordok tárgyi hozzáférési pontjai. Közreadja a Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabványosítási Bizottság. Kiadja az Országos Széchényi Könyvtár, Budapest. A jóváhagyás időpontja: 2005. június. <http://www.ki.oszk.hu/szabalyzatok/foldrajzinevek_ksz5.pdf>
[22] MADS. Metatada Authoritiy Description Schema. Official web Site. – The Library of Congress’ Network Development and MARC Standards Office. July 8, 2008. <http://www.loc.gov/standards/mads/mads-home.html#examples>
[23] MARC21 Format for authority data. [Washington] : Library of Congress. Network Development and MARC Standards Office; Cataloging Distribution Service. – 1999 Ed.. Update No. 1 (October 2001) through Update No. 9 (October 2008). – Washinton, Library of Congress, Network Developoment and MARC Standards Office. <http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html>
[24] MARC Format for Classification Data. [Washington] : Library of Congress. Network Development and MARC Standards Office; Cataloging Distribution Service. – 2000 Edition. Update No. 1 (October 2001) through Update No. 9 (October 2008) <http://www.loc.gov/marc/classification/eccdhome.html>
[25] Modell követelmények elektronikus iratok kezeléséhez. MoReq specifikáció. IDA Interchange of Data between Administrations. CECA-CEE-CEEA, Bruxelles- Luxembourg, 2001. <http://www.cornwell.co.uk/moreq.html>
 Model Requirements for the management of electronic records. MoReq2 specifications. DLM-Forum Electronic Records. CECA-CEE-CEEA, Bruxelles- Luxembourg, 2001. <http://dlm-network.org/moreq2>
 MoReq2. Elektronikus iratok kezelésének modellkövetelményei. Debrecen: Kovex Computer, 2010.
[26] MSZ 3418–87 Magyar nyelvű információkereső tezauruszok. Szerkezete, részei és formái.
[27] MSZ 3440/1–4 A bibliográfiai leírás besorolási adatai.
[28] HUNMARC Bibliográfiai Formátum funkcionális analízise / készítette Nyíri Gyöngyvér. 2004. szeptember 17. (kiegészítve: 2007. július). <http://www.oszk.hu/frame_hu.htm?/hun/szakmai/hunmarc/hunmarc_index_hu.htm>
[29] OWL Web Ontology Language Overview. W3C Candidate Recommendation 18. Aug. 2003. Ed. by Deborah L. McGuinness and Frank van Harmelen.
[30] OSZK-tezaurusz/Köztaurusz alkalmazási és karbantartási szabályzat. 3.3 vált. Összeáll.: Ungváry Rudolf ; [közr. az] Országos Széchényi Könyvtár – Budapest : MKE, OSZK, 2009. – 46 p. <http://www.ki.oszk.hu/107/download.php?list.87>
[31] PATTON, Glenn E.: Extending FRBR Concept to Authority Data [Az FRBR koncepciójának kiterjesztése a besorolási adatokra]. – 71th IFLA General Conference and Council. August 14th–18th 2005, Oslo, <http://www.ifla.org/IV/ifla 71/papers/014e-Patton.pdf>
[32] RELEX. Tezauruszok, szótárak, mutatók készítését támogató program lexikai egységek formájának és relációinak ellenőrzésére. Felhasználói kézikönyv. 3.0 változat. (Borland C++ nyelven WINDOWS számára.) Készítette Ungváry András és Ungváry Rudolf. – Budapest : Ariel Studió Bt., 2000. 47 p. [1. változat: 1992.] – KMK: 4–10864
[33] SIPOS Márta: USMARC – UseMARCON – HUNMARC. A bibliográfiai rekordok adatcsere formátuma és a konverzió. = Könyvtári Figyelő, 43. évf. 1997. 1. sz. – p. 73–80. <http://www.ki.oszk.hu/kf/kfarchiv/1997/1/sipos.html>
[34] SKOS Simple Knowledge Organization System – Home Page. 1994−2006. W3C. Utolsó frissítés: 2009/11/02. <http://www.w3.org/2004/02/skos/>
[35] SYI [Szakadát István]: Egybe az egész. Egytől egyig. – Budapest: Typotex, 2007. – 340 p.
[36] Szójegyzék. Az IME ICC (IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code) által a 2004. április 2-ig érkezett észrevételekre alapozott jegyzék. = Könyvtári Figyelő, 50. évf. 2004. 3. sz. <http://www.ki.oszk.hu/kf/kfarchiv/2004/3/szojegyzek.html>
[37] TARTAGLIA, Stefano: Authority control and subject inŹdexŹing language. = Authority Control. Definition and International Experiences. International ConŹfeŹrenŹce. Florence, Italy, february 10–12, 2003.
< http://www.sba.unifi.it/ac/en/intro_eng.htm>
[38] UNGVÁRY Rudolf: Az információkeresés szavai. = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás 50. évf. 2003. 12. sz . p. 1–27. <http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=3451&issue_id=446>.
[39] UNGVÁRY Rudolf, Vajda Erik: Könyvtári információkeresés. – Második, jav. kiad. – Budapest : Typotex, 2002. – 172 p. – ISBN 963 9326 51 8. – Kempelen Farkas Digitális Könyvtár <http://www.hik.hu/tankonyvtar/site/books/b153/index.html >
[40] UNGVÁRY Rudolf: A kategóriák rendszere. A „Szavak hálójában” projekt tanulmánya. [Budapest], Ontologia.hu, 2003. <http://www.ontologia.hu/document/paper/>
[41] UNIMARC/Authorities : Universal format for authorities / IFLA Universal Bibliographic Control and International MARC Core Programme (UBCIM) <http://archive.ifla.org/VI/3/p1996-1/uniafull.htam>
[42] VAJDA Erik: A besorolási adatok egységesítése. FogalŹmak tisztázása és terminológiai javaslat. – = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 37. évf.  1990. 5. sz. p. 189–190 <http://tmt.omikk.bme.hu/show_news.html?id=2702&issue_id=237 Jegyzetek
1. A ma időszerű, nemzetközi, ill. gyakorlatilag annak tekinthető formátumok az UNIMARC [41] és a MARC21 [23]. Melletük számos, többségében a MARC 21-en alapuló nemzeti változat létezik: AUSMARC (Ausztria), NORMARC (Norvégia), danMARC2 (Dánia), FINMARC (Finnország), HUNMARC (magyar), SWEMARC (Svédország), CMARC (Tajvan), KORMARC (Dél-Korea), MARCBN (Lengyelország).Németországban folyamatban van a MARC21-re való átállás. Történeti áttekintését lásd [33]. Létezik osztályozási rendszerekre kidolgozott formátum is [24].
2. A gondolat a New York Times 1896 óta használt jelmondatára hajaz: „„All the news that’s fit to print“ („Minden hírnek, melyet érdemes kinyomtatni”)
3. A magyar tezaurusz-szabvány először 1976-ban, a második változata 1987-ben jelent meg [26], a vonatkozó nemzetközi szabványok [17][18] megjelenése után.
4. Az ISBD-szabvány mai állapotát lásd [15].
5. Lásd az MSZ 3440 szabványcsaládot [27].
6. A „név” itt nyelvtani értelemben szerepel: egyik típusa a tulajdonnév (személy-, testületi, rendezvény név és cím), másik típusa a köznév vagy általános név (ezek a formai és szaktárgyszavak, melyek fogalmakat neveznek meg) [2][6]. A földrajzi nevek lehetnek tulajdonnevek vagy általános nevek. A továbbiakban, ha a tulajdonnevekről van szó, és ezt nem kell külön hangsúlyozni, a „név” kifejezést használjuk.
7. Nyelvészeti szempontból köznevekről van szó [6], melyek szabványosított formái a deszkriptorok, és összességüket információkereső-nyelvi szótárban foglalnak össze.
8. A vonatkozó szabványban (MSZ 3440/5) [27] a „földrajzi név” kifejezést használják, és ezen földrajzi tulajdonnevet (pl. János-hegy) értenek. Nem mutatnak rá arra, hogy földrajzi név jelenthet általános földrajzi nevet is (pl. hegy). Nyilván azért fest magától értetődőnek a tulajdonnévi értelmezés, mert néven a közbeszédben szokásos módon csak tulajdonnevet értenek. A szakszerű nyelvészeti terminológia szerint nemcsak az egyedi dolgok, ha-nem a fogalmak megnevezései is nevek.
9. A besorolási szabványokban csak a tulajdonnevek egységesítésével foglalkoznak.
10. Az entitás fogalmának magyar megnevezése a „dolog” („Néki a dolgok csak szalma kutyák…” [Lao Cse]). A dolgok előfordulásai pedig az egyedek. Tudományos és szakmai keretek között erre inkább az idegen eredetű „entitás” szót mint terminus technikust használják. Ilyen értelemben alapfogalma a besorolási adatok funkcionális követelményei által megfogalmazott adatmodellnek [13].
11. Tömör tanulmányában Stefano Tartaglia [37] hangsúlyozta újabban, hogy a tartalmi feltárás deszkriptorai (tárgyszavai) és a besorolási adatok bibliográfiai rendszerei között éppen hogy nincs lényegi különbség. Az egységesített személynév deszkriptor, és a tezaurusz szakkifejezést képviselő deszkriptora pedig egységesített besorolási adat.
12. Az első MARC-formátumot Henriette Avram (1919–2006) 1968-ban készítette el a Kongresszusi Könyvtár számára, 1973-ban lett nyilvános normatív dokumentum. Történetét részletesen megírta [1]. Magyarul Sipos Márta vázolta történetét [33].
13. Gorman már korai tanulmányában foglalkozott ezzel [10].
14. A kérdéssel részletesen foglalkozunk a „Besorolási adatok adatmodellje” c. fejezetben.
15. Az első adatcsere-formátum az 1960-as évek második felében jelent meg, ebből alakult ki az USMARC [33], melyből az USMARC-kal, a CANMARC-kal és az UKMARC-kal összehangolva született meg a ma érvényes MARC21 [23] (a legtöbb ellenvetés az USMARC-kal szemben a nagy-britanniai UKMARC készítői részéről merült fel). A magyar besorolási HUNMARC [12] első változatát tervezetként Sipos Márta készítette el 1998-ban. Ebből fejlődött ki a MARC21 adaptációja révén magyar HUNMARC besorolási adatcsere-formátum [12]. Létezik már az osztályozási rendszerek (így az ETO) számára is besorolási adatcsere-formátum [24].
16. A Köztauruszt és a Geotauruszt a Könyvtári Intézet tartja karban [9][19][20], szerkesztését a Relex tezauruszkezelő programmal végzik [32].
17. Az „authority…” angol kifejezéseinek magyar megfelelőivel Vajda Erik foglalkozott részletesen [42]. 2004-ben Berke Barnabásné állította össze [36] az IFLA kiadványa alapján a bibliográfiákra és besorolási adatokra vonatkozó funkcionális követelmények [13][12] alapfogalmait. Az e téren alapvető két munkára nagy mértékben támaszkodtunk, amikor az adatcsere-formátumra vonatkoztatva összeállítottuk a táblázatban összefoglalt kifejezéseket.
18. Az egységesített személy- és testületi név, továbbá egységesített cím fogalmából (melyekről a szabványok nem mondják ki, hogy összefoglalóan egységesített tulajdonnevek, noha értelemszerűen ez nyilvánvaló) következik, hogy a besorolási szabványok filozófiája szerint a tezauruszok deszkriptorai egységesített köznevek.
19. A levéltárak besorolási adataira vonatkozó nemzetközi szabvány 2. kiadásának [16] magyar adaptációja jelenleg zajlik.
20. Az elektronikus iratok kezelésére vonatkozóan (úgy tűnik, a könyvtári fejleményekről tudomást nem véve, egyedül a Dublin Core irányelvekre hivat-koznak) adatmodell-követelményeket fogalmaztak meg (Model Requirements for the Management of Electronic Records, melyet egy menedzsmenttanácsadó céggel készíttetett el az Európai Közösségeken belül működő Európai Bizottság Vállalkozásfejlesztési Főigazgatósága (European Commission Enterprise DG) az IDA (Interchange of Data between Administrations) programja keretében. Első változatáról a szaknyelvi terminológia hiányos ismeretéről tanúskodó magyar fordítás is készült, második, bővített angol változata 2008-ban jelent meg. [25].
21. Múzeumi adatcsere-formátum első nyoma a múlt század 90-es éveinek végén jelent meg, a Consortion for the Computer Interchange of Museum Information (CÍM) kezdeményezésére, de kiérlelt tárgyleírási,ill. besorolási szabványokig még nem jutott el a fejlődés [3].
22. Az iratok adatmodell-követelményeinek második, bővített változata (MoRq2) szakszerű fordításban nemrég jelent meg [MoReq2].
23. E téren sajnálatos előítéletek uralkodnak. Az egyik szerint a nevek bibliográfiai besorolási szabványai túl bonyolultak. Akik ezt vallják, még nem szembesültek igazán azzal a nagyon egyszerű problémával, hogy a hosszú távú kereshető tárolásban hogyan is biztosítható adott esetben a több ezer „Kovács István”, ezeken belül a több száz ugyanabban az évben született „Kovács István”, és azon belül a féltucat aznos foglalkozású „Kovács Ist-ván” megkülönböztetése. Több évtizedes, ha nem évszázados távlatban ez nem akármilyen kérdés lesz.
24. Példaként lásd a „4.2.4 Utalásszöveg-vezérlő almező”c. fejezetben Érsekújvár tezauruszcikkét.
25. Vajda Erik munkájában [42] részletesen tárgyalja a kifejezés összetételeinek jelentését és magyar megfelelőit.
26. A legújabb terminológiai fejleményekkel foglalkozva Berke Zsuzsa [4] arra hívja fel a figyelmet, hogy az információkeresésben és az adatbázis-kezelésben a „besorolási adat” kifejezést a „hozzáférési pont” váltotta fel. Ebből azonban nem következik, hogy tételszervezési–logikai szinten, azaz a metaadat-formátumokban is felváltaná. Nehézkes és nem is volna  ésszerű azt mondani, hogy „hozzáférési pont rekord”, vagy „hozzáférési pont adat”.
27. Tulajdonnév és köznév [6].
28. Az egyedtípus például a személy, vagy a fogalom, az előfordulás pedig egy konkrét személy vagy egy konkrét fogalom [11].
29. Az azonosító fogalmával összefüggésben az adatmodellezés szakirodalmára utalunk, kiindulásként lásd Halassy Béla műveit [11].
30. Erre azért érdemes felhívni a figyelmet, mert a szakmai közbeszédben egyaránt besorolási adatnak nevezik pl. a „Babits Mihály (1886–1941)” egysé-gesített nevet és azt a besorolási tételt, melynek tételfeje ez a név.
31. Az újabb szabványosítási törekvések már eleve adatbázisok (nem csak könyvtári adatbázisok!) hozzáférési pontjairól beszélnek [4].
32. Indexelésen itt azt értjük, hogy az információs egységhez olyan kifejezést kapcsolnak, mely mutatószóként felhasználható.
33. Osztályozáson azt értjük, hogy az információs egységet besorolták egy fogalom terjedelmébe.
34. A nevek nem fogalmakat neveznek meg, hanem egyedeket, és ezért akkor, amikor pl. a szerző nevét rendelik hozzá az információs tételhez hozzáférési pontként [4][6], nem osztályba sorolás (azaz osztályozás) történik, hanem csak afféle címkézés. Fogalmak esetében viszont az információs tételt (pl. dokumentumrekordot) a fogalom terjedelmébe sorolják [38][39].
35. A legújabb terminológiai fejleményekkel foglalkozva Berke Zsuzsa [4] azt írja: „Újdonságot jelent a szabályzat terminológiájában, hogy a korábbi „besorolási adat” kifejezést a „hozzáférési pont” váltotta fel, mivel az adatbázisok korában már nem időszerű a cédulakatalógusokban való elhelyezés-ről, azaz besorolásról beszélni. A nemzetközi szóhasználatban elterjedt „hozzáférési pont” kifejezés arra utal, hogy vannak olyan entitások, amelyek kereshetősége és megtalálása elengedhetetlen ahhoz, hogy az on-line katalógusok megfeleljenek a használók követelményeinek.” Azonban elsőként az angol „access point” kifejezés született meg és nem a magyar. Az angol kifejezés pedig aligha ezért született meg, mert a magyar „besorolási” szó jelentését tartották volna elavultnak, hiszen az „authority record” egyáltalán nem emlékeztet cédulák közé való besorolásra. Ugyan kétségtelen, hogy a magyar „besorolásnak” tulajdonítható az idézett értelem is, de elsősorban jelenti a valamihez sorolást (tulajdonnevek esetén) és az osztályba sorolást (köznevek, azaz tárgyszavak/deszkriptorok) esetén.
36. Dudás Anikó hézagpótló beszámolóban ismertette a besorolási adatok egységesítésével foglalkozó 2003. évi firenzei konferenciát [8], és e konferenciával összefüggésben figyelemre méltó felismerést közvetített, amikor a besorolási adatok egységesítését, s azon belül az azonosítás feladatát egyben mediátori tevékenységként is leírta [7].
37. Több kitüntetett alak levéltári körülmények között lehetséges. Ha ezek a mindenkori kezelőrendszer számára ekvivalencia relációval kapcsolódnak egymáshoz, a keresésben egyenértékűen használhatók. A kérdés ilyenkor tehát nem a keresés, hanem az, hogy a rekordban mi legyen a hozzáférési pont helyén. Más szóval: a rekord adott mezőjébe mindegyik kitüntetett névalak rögzítendő, vagy ezek közül csak egy? Akármelyik a megoldás, a kezelőrendszeren múlik a kezelhetősége.
38. A jól megoldott automatizált rendszerekben a nem egységesített kifejezésekkel is kell tudni keresni, és a rendszer automatikusan adja ki találatként az egységesített hozzáférési pontokkal rendelkező rekordokat. Sőt, a rekordok hozzáférési pontjai maguk is lehetnek nem egységesített kifejezések; ha az egységesített rekordok állományában megvannak az utalások a sok nem egységesített alakokról az egyetlen egységesített alakra, akkor a rendszer fel tudja kínálni az összes olyan rekordot, amelyben akár az egységesített alak, akár valamelyik nem egységesített alakja szerepel. A lényeg, hogy legyen egységesített rekordok állománya.
39. Ha adott személynek, családnak, testületnek több kitüntetett névalakja van (ahogy ez a levéltári gyakorlatban szokásos), akkor ezek a névalakok külön-külön elsődlegesen azonosítják az adott személyt, családot, testületet oly módon, hogy a besorolási adatok állományában ekvivalencia reláció-val kapcsolódnak egymáshoz, és bármelyiket használják kereséskor, találatként mindig ugyanaz a személy, család, testület rekordja jelenik meg.
40. Vajda Erik [42] meghatározása pontosan fejezi ki ezt a filozófiát: „A besorolási rekord (authority record) az egységes besorolási adatot, annak az egységestől eltérő formai változatait, a szükséges magyarázatokat és kiegészítéseket tartalmazó adatok együttese.” Az „eltérő formai változatok” ön-álló rekordban való szereplése innen nézve nyilván indokolatlannak fest. A kérdést részletesen tárgyaljuk az „Önálló besorolási rekordokat alkotó nemdeszkriptorok indokai” c. fejezetben.
41. Magyarul részletesen lásd [4], az angol alapdokumentum a [13] és [12]. Az első, e terminológiai megközelítés szerinti magyar szabályzat a [21].
42. A „névtér” fogalma nagyrészt az XML-technológián keresztül honosodott, amelyben így nevezték az állományok hozzáférési pontjainak szerepét játszó szavakat. A részrendszervakság egyik példája, hogy azokban a dokumentumokban, melyek a névterekkel foglalkoznak, többnyire nyomát nem találjuk az „authority” vagy a „besorolási adat” kifejezésnek.
43. Ennek a szóhsználatnak néhány kiváló szerző is (egyelőre) áldozatul esik [8][35 pp. 130]
44. Lásd a „4.2.4 Utalásszöveg-vezérlő almező” című fejezetben Érsekújvár példáját!
45. A FRANAR dokumentuma lényegében az OCLC vezető szakemberének, Glenn E. Pattonnak a munkája, melyet egy előtanulmányban előlegezett meg [31]. A két dokumentumnak ma már elég nagy a visszhangja, itt csak egy fontosabb külföldi publikációra utalunk [5]. Magyarul a már hivatko-zott szójegyzék [36] és Dudás Anikó két publikációja [7][8] mellett megjelent további két magyar tanulmány tartalmaz fontos információkat: Berke Zsuzsa [4] a fejleményeket helyezi el a nemzetközi és hazai fejlődés tükrében, Nyíri Gyöngyvér [28] pedig összevetette az FRBR [12] alapfogalmait a bibliográfiai adatcsere-formátum mezőivel, ill. almezőivel.
46. Például a MARC21 xml-sémájában a neveket, címeket, tárgyszavakat – tehát az entitásokat – deszkriptornak nevezik [22].
47. A $t almezőbe ágyazható be a személyen (mint szerzőn) belül a művének az egységesített címe (ill. annak megadott almezői). Ha ehhez nem a $t, hanem a $1 almezőt használják, akkor a rendszeren belüli kapcsolat is létrejön a személynév és a cím besorolási adatok között. Ez utóbbi esetben azonban a $1 almező kapcsoló adatmező (lásd a következő „A besorolási adatok ETK-adatmodellje” c. fejezetet.
48. Az IFLA funkcionális követelményei szerint [12] és konceptuális modelljében [13] a rendezvényneveket a „testület” entitástípusba sorolva említik.
49. A formátumban előfordulhat az entitástípusok összekapcsolása is, ahogy ezt a 100$t és a 151$b példái mutatják. Például a személy és a mű esetében: 100$aPásztor $jJános $d1881–1945 $tRákóczi szobor. A 150-es mezőben szereplő „Rákóczi szobor” a meghatározatlanság miatt utalói alak (nemdeszkriptor), s mint ilyen a kitüntetett tételfejek rekordjában a 450-es kapcsolati mezőben szerepel.
50. Az olyan fogalmak, mint társadalom, testület stb. nincsenek említve a hivatkozott dokumentumban [13][14], mi értelemszerűen soroltuk az „élő” kategóriájába, noha besorolhatók lennének az „elvont” kategóriába is. A fogalmi kategóriákat illetően lásd még [2] és [40].
51. Tartaglia hivatkozott művében [37] utalt arra, hogy ez hiánya mind az FRBR [12], mind a FRANAR [13] funkcionális modelljének.
52. A bibliográfiai leírás funkcionális modelljének [12] fordításában az „attribute” magyar neve az „ismérv” lett, ami egyrészt azért nem szerencsés, mert az adatmodellezési gyakorlatban magyar nyelven a „tulajdonság” honosodott meg, („A tulajdonságtípus egy vagy több egyedtípus jellemzője” [11]), másrészt az ismérv éppen a könyvtári gyakorlatban foglalt, valójában a tételeken belül ama karakterláncot (kifejezést, jelzetet) jelenti, amelynek alap-ján a tétel megtalálható. Más szóval a hozzáférési pont történelmileg kialakult magyar neve. Márpedig ezekre a tulajdonságokra éppen az jellemző, hogy nem hozzáférési pontok (legfeljebb a szövegen belüli szabad keresés esetében).
53. Ezt a fogalmat a funkcionális modell egyik dokumentuma se tárgyalja.
54. Azért kódszó és nem kód, mivel a kód maga a transzformált nyelvi rendszer, a kódrendszer. Ezen a szakmai tényen nem változtat a pongyola beszéd, melyben kódszó helyett kódot használnak.
55. A megjelenési forma „a mű kifejezési formájának valamilyen fizikai megtestesülése” (mely egy vagy több példányból állhat). A kifejezési forma pedig „a mű szellemi vagy művészi megvalósítása alfanumerikus, zenei, vagy koreográfiai jelölési rendszerben, zenei, képi, tárgyi, mozdulati stb., vagy mindezen formák bármely kombinációjaként” [12].
56. Azért helytelen tárgyszónak nevezni, mert a tárgyszó mindig egységesített adat, a szabadon választható szövegszó viszont csak besorolási adat, de nem egységesített, és nem is kapcsolódik más besorolási adathoz [38][39].
57. Az IFLA dokumentumban (FRBR) [12] a mű címét és a szerzőségi közlést eleve az ismérvekről (tulajdonságokról) szóló 4.3 és 4.4 fejezetben tár-gyalják. Az más lapra tartozik, hogy elkészíthető olyan kezelőrendszer adatmodellje, mely a 245-ös, a 260-as és egy sor további mező vonatkozó értékeit entitásként tudja kezelni. De ezek az „entitások” maguktól akkor se fognak besorolási minőségű adatokká válni.
58. A bibliográfiai adatok és az FRBR funkcionális kategóriáit alapos tanulmányában Nyíri Gyöngyvér vetette össze [28]. Ezt az összevetést azonban nem abból a szempontból végezte el, hogy az adott mezőtartalom egyértelműen azonosított bibliográfiai alapfogalom-e, ill. fogalmi kategória-e (amely ennek alapján hozzáférési pont, s egyben tételfej lehet), hanem abban az értelemben, hogy az adott mező adattartalma akár azonosító, akár le-író formában vonatkozik-e entitásra, műre, fogalomra stb. A részletes táblázatokba foglalt eredmény nyilván eltér a fentiektől.
59. Szöveges dokumentumokban, tanulmányokban az almező-azonosító határoló jelét a leggyakrabban $ jellel ábrázolják.
60. A „formális” egyben olyan adatokat jelent, melyek nem tartalmi értelemben azonosítják vagy írják le a rekordot. Ezekre az adatokra az jellemző, hogy leírók (szövegesek), azaz nem kötött szótárból származnak, és fölvételükre (pl. a névformájukra) a leírási szabványokban előírt szabályok érvényesek.
61. A szóban forgó mezőket a MARC21-be speciális tezauruszok szaktárgyszavainak elkülönített használata érdekében vették föl. Többségüket az Egye-sült Államokban használják, Magyarországon nem fordulnak elő.
62. Ez is hozzájárult ahhoz, hogy a szemantikus web irányában kibontakozó informatikai fejlődés során a könyvtári eredmények egyelőre csak gyengén hasznosulnak. Azt kell tapasztalni, hogy az informatikában számos esetben új szakkifejezéseket használnak olyan dolgokra, melyek a könyvtári vi-lágban már száz éves múltra tekintenek vissza, és önálló szakmai nevük van. Például névtérnek nevezik a besorolási adatok, deszkriptorok és nemdeszkriptorok állományát, vagy mechanikusan átveszik az angol könyvtári szóhasználatot magyartalan formákban (pl. „autorizálás”, vagy „autorithy adat”), holott van rá magyar kifejezés (pl. egységesítés, egységesített adat). Az új fogalmak (pl. névtér) önmagukban helyén valók, a prob-léma a felhalmozott könyvtári tapasztalatokhoz való kapcsolódás hiánya vagy előítéletessége (pl. az állítólagos „túlzott bonyolultság”).
63. A „magyarázatos utalás” egyedül a testületi nevek besorolási szabványában (MSZ 3440/3), valamint a KSZ/5 könyvtári szabályzatban fordul elő, az „előbb” és „utóbb” relációk típusneveként
64. Mencionada, il mentioned = visszahivatkozva (is fel)említ
65. A mezőhívójel utáni két pozíción az 1. és 2. indikátor értéke szerepel. Ha értéke szóköz, akkor ezt a # karakter jelzi. Az ezt követő 2 pozíción az almező-azonosítót kell megadni, amely többnyire egy betű, de lehet szám is és az almezőhatárjel, amelyet szöveges dokumentumokban, tanulmányokban leggyakrabban $ jellel ábrázolják. A jobb olvashatóság érdekében az indikátorok és az almezők csoportjai közökkel is tagolhatók. Például: 100 1# $aBabits $jMihály $d1886–1941
66. A $w vezérlő almező 0.-4. pozícióin szereplő xnnna értékei közül a 4. pozíción szereplő a érték azt jelenti., hogy az $a almezőben szereplő utalói alak (a nemdszerkriptor) önálló vezérszóként (önálló nemdeszkriptor-cikkben) nem jelenítendő meg. A 0. pozíción szereplő x érték jelzi, hogy a $a almezőben utalói alak szerepel, az 1.-3. pozíciókban szereplő n értékek pedig azt jelzik, hogy ezeken a pozíciókon nincs érték (csak akkor szükségesek, ha egy további pozíción viszont van érték). E szabályozás eredménye a „villamosság” alább látható megjelenítése és az „elektromosság lásd villamosság” utalás megjelenítésének elmaradása.
67. Korábbi rendszerekben előfordult, hogy a „lásd innen P. Howard” inverz utalást nem jelenítették meg.
68. A magyarázatos „lásd” kapcsolatokat a hivatkozások kapcsán már ismertettük, ebben fejezetben e kapcsolatokat abból a szempontból tárgyaljuk, hogy hogyan jelennek meg hagyományos, már a bevitelkor önálló utalói tételként.
69. A „lásd ÉS” utalásban a deszkriptorok számát a tezauruszszabvány maximálta [26].
70. A besorolási adatcsere-formátum alkalmazásának lassú terjedésére nem könyvtári szakterületen vannak már példák. Például az Európai Unió jogi adatbázisának rendszerét (Euro-Lex), melyben az Eurovoc tezauruszt használják, a MARC21, Magyarországon a Paksi Atomerőmű irattári rendszerét a HUNMARC bibliográfiai adatcsere-formátuma alapján alakították ki.
71. A nemzeti könyvtáraknak készült egyszerűsített formátum például példákat is tartalmaz [34]. Mivel az információkereső nyelvek szakterületét újabban a valamivel átfogóbb ismeretszervezésnek (gyakrabban, de pontatlanabbul: tudásszervezésnek) nevezik, az újabb formátumokat is ennek megfelelően nevezik ismeretszervező vagy ismeretreprezentációs rendszereknek. (Azért pontosabb az ismeretszervezés vagy –reprezentáció, mert a tudás csak a tudatban létezik, műszakilag nem szervezhető, csak az egyezményes, rögzített ismeretek.)