COLLINS, Maria: Evolving workflows: knowing when to hold’em, knowing when to fold’em (The Serials Librarian, 57. vol. 2009. 3. no. 261–271. p.) című tanulmányát Dévai Péter tömörítette.
Az elektronikus források térnyerése az időszaki kiadványokkal foglalkozó könyvtárosok számára számos újszerű feladattal jár. Az új munkafolyamatok összességét az elektronikus adatforrások menedzsmentjének (Electronic resource management – ERM) nevezik, mely magában foglalja a stratégiai tervezést, a hatékony munkafolyamatok kifejlesztését, valamint a szükséges személyzet létszámának és a kommunikációs eszközöknek a megtervezését.
A megfelelő tervezési módszerek kialakításához szükség van a jelenlegi helyzet alapos ismeretére. A folyóiratokkal és egyéb időszaki kiadványokkal kapcsolatos munkafolyamatokat manapság az elektronikus és a hagyományos formában érkező dokumentumok együttes, egyidejű kezelése jellemzi. A kétféle adatforrás kiválasztása, érkeztetése, rendelkezésre bocsátása sok esetben fellazítja vagy megszünteti a könyvtári szervezeti egységek közötti határokat. Az online adatforrások életciklusának követése, az olvasók érdeklődésének megfelelő navigálás közöttük komoly feladatot ró a könyvtári dolgozókra és új szerzeményezési, feldolgozási koncepciókat kíván.
Az elektronikus folyóiratok és időszaki kiadványok kezelésének nem lineáris természete szükségessé teszi a soron következő feladatok nyilvántartásának legalább részleges megújítását. Ezen kívül az új és újonnan megszervezett munkafolyamatokat be kell illeszteni a könyvtári munkák rendszerébe, nem szabad különleges többlet munkának tekinteni őket.A cikk szerzője nyolc könyvtárossal készített informális telefoninterjút, valamennyien jól reprezentálják az amerikai és kanadai tudományos könyvtárakat. Az interjúalanyok az elektronikus adatforrás menedzsment következő nyolc problémáját tartották a leglényegesebbeknek:
1. a nyomtatott formátumról az online előfize1. tésre való tömeges áttérés kezelése;
2. a folyóiratok kiadóitól, értékesítőitől érkező 2. pontatlan adatok, továbbá a más tudásbázisok, listázó szolgáltatások által nyújtott rossz minőségű információk problémái;
3. az állandó változás menedzselése; 3.
4. az ERMet szakszerűen működtető személy4. zet és a dolgozók továbbképzésének biztosítása;
5. az állandóan változó prioritások, az egyes 5. feladatok és folyamatok sürgősségének értékelése;
6. a munkafolyamatok rendjének megtartása, 6. a „káosz” elkerülése az elektronikus előfizetésekre való áttérés során;
7. időt kell találni a stratégiai tervezésre a napi 7. feladatok megoldása mellett;
8. eredményes kommunikáció kialakítása az 8. ERM összes szereplője között. Ehhez jönnek még azok a sajátosságok, amelyek egy adott egyetemi könyvtár esetében az egyetem szakterületéből fakadnak.
A fenti meggondolások alapján egy ERM stratégiai terv részei lehetnek például a következő munkafolyamatok:
a használni kívánt elektronikus adatforrások fflicenceinek gondozása,
az olvasók elektronikus dokumentumokhoz ffvaló hozzáférésének elősegítése,
a technikai folyamatok egyszerűsítése és köffzös felület kialakítása az elektronikus források számára.
A terv témáinak meghatározása után ki kell alakítani azok prioritási sorrendjét. Ezen kívül a stratégia szintjén meg kell határozni a megvalósításhoz szükséges kommunikációs mechanizmusokat (emailüzenetek, hibabejelentő rendszer, wikik, blogok), a dolgozói létszámot és a továbbképzési tervet. Ha készen van a stratégiai terv, meg kell vizsgálni, hogy reálisan megvalósíthatóe, rendelkezésre állnake az anyagi és egyéb eszközök a végrehajtáshoz. Mindenképpen el kell kerülni az „új és fényes szindrómát”: vagyis a megalapozatlan új szolgáltatások gyors bevezetését, illetve ezek ígéretével való kecsegtetést.
Az ERMmenedzsment második eleme a hatékony munkafolyamatok kifejlesztése. Ez azért nehéz feladat, mert valójában manapság minden könyvtáros eforrásokkal foglalkozó könyvtárosnak tekinthető, az eforrások között válogató állománygyarapítótól az olvasóknak az online adatbázisokat megtalálni segítő referensz könyvtárosig, a proxy szervert konfiguráló rendszerkönyvtárostól (informatikuskönyvtárostól) a dokumentumok elérési pontjait létrehozó feldolgozókig. Ha a könyvtár dolgozói telefont,
e-mailt, vagy űrlapokat használnak az egymás közti kommunikációban, akkor ennek alapján kell megszervezni a munkafolyamatokat. Ugyancsak sok ötletet, tapasztalatot lehet gyűjteni a munkafolyamatok hatékony megszervezéséhez az adott intézmény régi és új dolgozóival való kapcsolatépítés során. A hatékony munkafolyamatok kifejlesztéséhez szükséges kommunikációról szól Feather, Celeste: Elektronikus források menedzsmentje: a sikeres stratégia (Electronic resources communications management: a strategy for success) című írása, mely a Library Resources & Technical Services 2007. 3. számában jelent meg. A szerző beszámol az Ohiói Állami Egyetem (Ohio State University) vizsgálatáról, amelyből kiderül, hogy az elektronikus erőforrásokat jelentős mértékben használó könyvtárakban a kommunikáció tekinthető a leggyengébb láncszemnek a munkafolyamatok között. Ennek vizsgálata felveti más munkafolyamatok értékelésének szükségességét is, melynek lényeges része lehet a munkafolyamatok céljának kiderítése és rangsoruk felállítása, majd pedig a fölösleges munkafolyamatok megszüntetése.
A feladat megoldásához érdemes elkészíteni a könyvtári munkák folyamatábráját, melyre jó példa a Digitális Könyvtári Szövetség (Digital Library Federation) által készített Electronic Resource Management Initiative Report (http://www.diglib.org/pubs/dlf102/). Egy adott könyvtár folyamatábrájának összehasonlítása ezzel a dokumentummal elősegítheti a munkafolyamatok oly sokat emlegetett hatékonyságának növelését. A folyamatábra gondos elemzése után a könyvtár például dönthet úgy, hogy megszünteti a nyomtatott dokumentumok előfizetését és csak az online elérhető elektronikus dokumentumokra fizet elő, így jelentősen lecsökkentve/megtakarítva a dokumentumok köttetésének költségeit, akár azzal, hogy minimalizálja a bekötendő dokumentumok számát, akár úgy, hogy „házon belül” oldja meg a feladatot, ahelyett, hogy külső cégtől rendelné meg a munkát. A formai és tartalmi feltárás költségei is csökkenthetők a számítógépes katalogizáló szolgáltatások igénybevételével. Természetesen nem feltétlenül kell radikálisan szakítani a korábbi gyakorlattal, az elektronikus adatforrásokkal kapcsolatos teendőket be lehet illeszteni a hagyományos munkafolyamatokba, amint ezt a szerzőnek a nyolc könyvtárossal folytatott informális interjúja is bizonyítja. Az elektronikus „megrendelés-csomagokat” meg lehet rendelni a kiadók helyett egy előfizetési ügynökségen keresztül is, az elektronikus előfizetések és ellenőrzésük történhet a hagyományos munkafolyamatokhoz hasonlóan.
A Georgiai Egyetem (University of Georgia) saját rendszert fejlesztett ki az előfizetések ellenőrzésére. A Seesau nevű adatbázis az egyes címeket felosztja a munkatársak között, és nyomon követi a rendelésekkel kapcsolatos problémákat. Az adatbázisról szóló ismertetés forrása: a Serials Review 2009. évi 2. száma, az elektronikus adatforrásokkal kapcsolatos munkafolyamatokról és a hagyományos, valamint új munkafolyamatok összehangolására alkalmas módszerekről pedig Allen, David: Getting things done c. nagysikerű könyvében (magyarul Intézz el mindent! címmel jelent meg a Bagolyvár könyvkiadónál) lehet tájékozódni.
Az elektronikus adatforrásokkal kapcsolatos munkafolyamatok megszervezését segíti elő, ha egy könyvtár az ERMhez megfelelő munkatársakkal és egyéb erőforrásokkal rendelkezik. Kezdetben elég volt egykét olyan dolgozó, aki rendelkezett az elektronikus adatforrásokkal kapcsolatos ismeretekkel. Minden munkát ők végeztek, mintegy „megkímélve” a régi kollégákat az újfajta tudás elsajátításától. Amint azonban az elektronikus adatforrások egyre inkább teret nyertek, egyre nagyobb szükség volt arra, hogy az említett munkatársak vezetésével minél több könyvtáros megtanulja, hogyan kell bánni az újfajta dokumentumokkal. Az ismeretek terjesztése rendszeres és rendszerezett továbbképzéseket kíván és megköveteli az újfajta munkakörök dokumentálását. Szükség lehet például a folyóiratok kiadásával kapcsolatos mélyebb ismeretekre, illetve el kell viselni azokat a bizonytalanságokat, amelyek az ERM gyakorlati megoldásaiban előfordulnak. Ehhez rugalmas munkatársakra, nyitott légkörre, közvetlen kommunikációs csatornákra van szükség, és arra, hogy az új könyvtári rendszerek integrációja minél zökkenőmentes legyen. Így lehet biztosítani, hogy az eforrásokkal foglalkozó munkatársak kiigazodjanak az állandó változások közepette és megbirkózzanak az időnként felgyülemlett munkamennyiséggel. Gondos mérlegelés után kell eldönteni, hogy az új munkafolyamatokhoz szükséges infrastruktúrát „saját erőből” vagy az egyetemekkel és más intézményekkel történő együttműködés során vezeti be egy könyvtár. Nem kevésbé fontos az egyes változatok finanszírozási forrásainak, lehetőségeinek pontos számbavétele.
Ugyancsak jól átgondolt előkészületeket és „testre szabott” megoldásokat kíván az ERMhez alkalmazott kommunikációs eszközök együttese. Ilyen lehet például egy olyan alapvető tudásbázis, mely linkfeloldókat (link resolvers), különböző listázó és MARCrekordokat nyújtó szolgáltatásokat foglal magában. Ezek hozzájárulhatnak többek között az időszaki kiadványok címjegyzékének karbantartásához, a könyvtárban készített metaadatok „kiszervezéséhez”, ahhoz, hogy a könyvtári dolgozók ne vesszenek el az elektronikus kiadványokhoz kapcsolódó munkák részleteiben és az olvasók gyorsabban elérjék az új kiadványokhoz készült rekordokat. Bár az ERM gyakorlati megoldásait korántsem nevezhetjük kiforrottaknak, de néhány figyelemre méltó rendszer már létezik. Ilyen például a Texasi Egyetem (University of Texas) könyvtárában működő hibaelhárító rendszer, melynek segítségével a dolgozók nyomon követhetik, hol tart egy eforrásokkal kapcsolatos probléma megoldása. A Cornell Egyetemen (Cornell Universityn) működik egy nyitott forráskódú, web alapú hibakereső rendszer, a Mantis, mely a kiválasztástól követi az eforrásokhoz kapcsolódó teljes munkafolyamatot. Az Alabamai Egyetem (University of Alabama) kísérleti weboldalt hozott létre az elektronikus források bemutatására. Az ÉszakKarolinai Állami Egyetem (North Carolina State University) és a McMaster Egyetem (McMaster University) wikit használt a megrendelésekkel kapcsolatos licencek, illetve általában az ERM-problémák széles körű megtárgyalására. E rendszerek működése azt bizonyítja, hogy a kommunikációs eszközök fontos szerepet játsszanak az elektronikus források menedzsmentjében. A jövőben nagy szükség lenne az ERM általános elvei mellett a gyakorlatban már működő megoldások részletesebb ismertetésére.