SZILVÁSSY Zoltánné
Az időszaki kiadványok – és egyéb folytatódó források – könyvtári kezelése / Szilvássy Zoltánné. – Budapest : Könyvtári Intézet, 2006. – 238 p.; 24 cm. – (Továbbképzés felsőfokon ; ISSN 1589-1682)
ISBN 963 201 626 2
ISBN 978 963 201 626 9
A magyar könyvtárosok, könyvtáros-hallgatók hézagpótló kézikönyvet vehetnek kézbe, Szilvássy Zoltánné: Az időszaki kiadványok – és egyéb folytatódó források – könyvtári kezelése című munkáját. Lehet, hogy a szerző nem értene egyet azzal a kijelentéssel, hogy talán jó, hogy a kötet nem évekkel ezelőtt, hanem most jelent meg magyarul, de nem alaptalan ez a megállapítás. A műnek ugyanis története van. Eredetije, pontosabban első változata több mint tíz éve jelent meg angolul,1 ezt követte a spanyol2 és az orosz3 nyelvű kiadás, s elkészült a francia nyelvű is. Mi dolog az, hogy ilyen hosszú ideig váratott magára a hazai változat, s miért jó, hogy éppen napjainkban látott napvilágot? Ennek is van magyarázata. Ha az eredeti, 1996-os szöveget azonnal kiad(hat)ta volna valamely szakirodalmi kiadó, szinte biztos, hogy ma is csak azt a kiadást tanulmányozhatnánk. Több mint tíz év elteltével azonban nagyot változott a könyvtári világ, a szakembereknek el kellett végezniük néhány új „szemesztert” ahhoz, hogy mindennapi teendőjükbe beköltöztessék az informatika eszközeit, kamatoztatni tudják az előnyöket, megbirkózzanak a nehézségekkel. Az ifjú tanulógeneráció most biztos és hiteles forrás birtokában készülhet hivatására, megismerheti a gyökereket, és az azokra épülő aktuális tudnivalókat, tennivalókat.
A kézikönyv logikus sorrendben tagolt fejezetekre, alfejezetekre, azokon belül többszörös hierarchiába rendezett, pontosan számozott egységekre osztva tartalmazza a tudnivalókat. Fel kell hívnunk a figyelmet a szerkezet tiszta logikájára, mert szinte vezeti a szemet és az elmét a bonyolult téma egységben látására. Ugyanakkor segíti, hogy bármely részletkérdésre könnyen rátaláljon a használó. Minden fejezetet hivatkozások, és ha szükséges, a hozzájuk fűzött magyarázatok zárnak a tárgyalt témák fejezeten belüli számozásához igazítva. A szövegben szereplő fogalmak, kifejezések melletti jelek (, , ) utalnak arra, hogy velük kapcsolatos Hivatkozásokat találunk az egyes fejezetek végén vagy a függelékekben, szerepelnek a Fogalommeghatározások között, vagy az Ajánlott irodalom és segédletek jegyzékében.
Az öt fő fejezetről
1. Az időszaki kiadványok
A fejezet legfőbb erénye azon kívül, hogy ismerteti az időszaki kiadványok vázlatos történetét, fogalmának meghatározását, típusait, jellemzőit, felvázol egy új nemzetközi koncepciót, amelynek célja, hogy a bibliográfiai források világában rendet tegyen. A dokumentumtipológia szövevényes területén született „új koncepció és modell” bárki számára áttekinthetővé és érthetővé teszi, hogy a dokumentumok (információforrások) közül melyek tartoznak a folytatódó források táborába, ezek közül melyek az időszaki kiadványok, és melyek az ún. integráló, a folyamatos frissülés szándékával megjelenő források csoportjába. A 14. oldalon közölt Egyszerűsített modell, és a 16. oldalt kitevő Dokumentumtipológiai modell biztos fogódzót ad a forrástípusok felismeréséhez, majd könyvtári kezelésükhöz.
Ebben a fejezetben kapunk rövid, praktikus eligazítást az időszaki kiadványok azonosító rendszeréről, az ISSN-ről és a kulcscímről, de a rendszer nemzetközi – ma újból aktuális –, más azonosítókhoz kötődő jelentőségéről és működéséről majd az 5. Nemzetközi kitekintés fejezet 5.3 Nemzetközi információs rendszerek alfejezete tájékoztat részletesen.
2. Az időszaki kiadványok kezelése
Az időszaki kiadványok megfelelő, korszerű de következetes könyvtári kezelése alapos szakismereteket, gyakorlatot, számtalan felelősségteljes és összehangolt napi feladatot ró a könyvtáros(ok)ra, akár nagy gyűjtemények, akár kis könyvtárak munkatársai. Biztos támpontokat nyújt számukra ez a fejezet, amely minden könyvtártípust figyelembe véve magyarázza el lépésről lépésre a gyűjteményfejlesztéssel, a feldolgozással és az állomány gondozásával kapcsolatos tennivalókat. A szigorú elveken alapuló, pontosan megfogalmazott munkamenetek betartásán, napi gyakorlatba ültetésén múlik, hogy miként hasznosulnak a ráfordítások (a gyűjteményre és a személyzetre költött kiadások) a használóknak nyújtott szolgáltatásokban.
Szükség van a gyűjtőköri szabályzat kidolgozására, de ez csak akkor eredményez sikert, ha a pénzügyi forrásokat megfelelően képzett szakemberekre bízzák, olyanokra, akik át tudják tekinteni az információs forrásokat, ismerik, és ki tudják használni a hazai és külföldi kiadványok beszerzési módjait (vétel, csere, ajándék, köteles példány), megbízható partnerek az együttműködésben. A pontos és a könyvtártípusnak megfelelő gyarapítási nyilvántartások vezetése is kulcsfontosságú a gyűjtemény szempontjából a különböző periodicitású kiadványok érkeztetésétől kezdve reklamálásukig, a számlák kezelésétől a leltári nyilvántartásig.
A kézikönyv pontról pontra ad mindenre kiterjedő útmutatást a beszerzett dokumentumok feldolgozásának módjairól és eszközeiről (hazai és nemzetközi szabványok, szabályzatok, kooperáció), a katalógustételek és a különféle katalógusok elkészítéséről – a tájékoztatáshoz szükséges adatelemekről (ezek forrásairól, a formai és tartalmi feltárásnál alkalmazandó szabványokról, lehetőségekről), amelyeknek igazodniuk kell az adott könyvtár, illetve az együttműködő könyvtárak közösségének előírásaihoz, tájékoztatási igényeihez.
3. A gyűjtemény gondozása és állapotának megóvása
A szerző hozzáértéssel foglalkozik a kevésbé látványos, de a gyűjtemény megőrzése és a kiadványok rendelkezésre bocsátása szempontjából annál fontosabb kérdésekkel. A különböző könyvtártípusokban más-más szempontok figyelembe vételével kell eldönteni, hogy hol és hogyan helyezzék el az időszaki kiadványokat, gondoskodni kell a jelzetadásról, a szabadpolcok, illetve a raktár kezeléséről, meg kell birkózni az örökös helyhiánnyal. A kézikönyv foglalkozik a papíralapú hordozók kiváltásával, mind használtatási, mind állományvédelmi szempontból. Tárgyalja az állagmegóvás kérdéseit: megfelelő hőmérséklet, páratartalom megoldása, védelem a rovarok ellen, tűz- vízkár előfordulásakor, vagy a rongálók, tolvajok esetében. Felveti a kérdést: biztos, hogy mindent meg kell őrizni? Milyen eszközökkel, módszerekkel lehet kiváltani a papíralapú hordozókat, hogyan lehet tartalmukat az utókor számára átmenteni. A már ismert mikroformáktól és optikai lemezektől máris eljutunk napjaink legfontosabb kérdéséhez, a digitalizáláshoz, megismerkedünk a mellette szóló érvekkel és azokkal, amelyek e módszert nem tartják alkalmasnak hosszú távú megőrzésre. Képet kapunk a külföldi, nemzetközi és hazai kísérletekről, projektekről, valamint az eleve digitális formában keletkező objektumokról.
4. Szolgáltatások
Kétségtelen, hogy az előző fejezetekben ismertetett tevékenységeket egyetlen cél érdekében végzik el a könyvtárak, az olvasók, használók igényeinek megfelelő kielégítésére. A gyarapítás, feldolgozás és állománygondozás minősége meghatározza a szolgáltatásokét. Az is igaz, hogy az igények ismerete és figyelembe vétele nélkül az előbbiek sem lehetnek sikeresek. A szolgáltatásokat taglaló fejezet a gyakorlati feladatok leírásával kezdődik, amelyeket felsorolva akár könyvtárosoknak, akár könyvtárlátogatóknak érezhetjük magunkat. Ha azonban e feladatokra nem készülünk fel, vagy a szolgáltatások láncolatában valahol rés támad, jogos a használói elégedetlenség. Szó esik itt az olvasószolgálattól (beiratkozás, olvasóterem, tájékoztató szolgálat, kölcsönző szolgálat, másolatszolgáltatás, fordító szolgálat) kezdve a bonyolultabb, általában hosszabb időt vagy kutatómunkát igénylő szolgáltatásokig (témafigyelés, referálás, indexelés) mindenről, beleértve a könyvtárközi kölcsönzés hazai és nemzetközi gyakorlatát.
Külön alfejezet (4.4) foglalkozik az időszaki kiadványok központi katalógusaival, kialakulásukkal, céljaikkal, megvalósításuk formáival, hazai helyzetükkel, és egy megfogalmazott, a MOKKA-t érintő tervvel, amely szerint: „A rendszer a jövőben mintegy 100 vagy annál is több tagkönyvtárral számol …, melyek lefednék a teljes magyar dokumentumállományt. Ennek feltételeként … a MOKKA egyesülne az ODR-rel, majd – a csak monografikus műveket nyilvántartó, összekapcsolandó rendszerek – tovább bővülnének az NPA-val (Nemzeti Periodika Adatbázis …), hogy ezáltal teljessé válva, az újjászervezendő multifunkciós adatbázis kiterjedjen az időszaki kiadványok nyilvántartására/adataira is”.
5. Nemzetközi kitekintés
A fejezet pótolhatatlan összefoglaló forrás mindenkinek, aki tájékozódni szeretne az időszaki kiadványokkal kapcsolatos nemzetközi munkálatokról, szervezetekről, testületekről és programokról.
Nem véletlen, hogy a szerző e témakörben elsőként a szabványok fontosságával és szerepével foglalkozik. A szabványok voltaképpen eszközök, amelyek segítségével és használatával a könyvtárak birtokában lévő tartalmakról egyértelmű információkat lehet közölni, értelmezni és befogadni hazai és nemzetközi szinten. A nemzetközi megállapodások eredményeként megfogalmazott szabályok teszik lehetővé a nemzetközi szintű együttműködést, nélkülük nem lehetett volna létrehozni a ma mindenki számára elérhető információs rendszereket, a modern tájékozódás és tájékoztatás magától értetődő kelléktárát. A kézikönyv a nemzetközi szabványosítás területeit ismerteti, közülük is a legfontosabb, az ISO (International Organization for Standardization) működését. Ezt követik azok a szervezetek, amelyek szellemi és anyagi hozzájárulással meghatározó szerepet játszanak a szabványosításban és más, a könyvtárak számára fontos területeken: nemzetközi információs rendszerek és szolgáltatások kialakítása, adatok létrehozása, cseréje és publikálása, a testületek munkásságáról szóló tanulmányok, kézikönyvek, adattárak, irányelvek megjelentetése, és nem utolsósorban a fejlődő országok támogatása a maguk információs–kommunikációs rendszerei létrehozásában.
A következő nemzetközi szervezeteknek és programjainak az információs és kommunikációs technológia fejlesztésében, támogatásában és elterjesztésében játszott szerepéről kapunk pontos, naprakész tájékoztatást:• az UNESCO és programjai (Részvételi Program, Általános Információs Program, „Információt Mindenkinek” Program, „Világemlékezet” Program), kapcsolatai a könyvtárakkal, kiadói tevékenysége;
• az IFLA és programjai a könyvtárak fejlődésének szolgálatában, az információhoz való szabad hozzáférésben, a bibliográfiai szabványosításban, az állagmegóvásban, a kiadványok egyetemes hozzáférhetőségében, az egyetemes bibliográfiai számbavételben és a nemzetközi MARC-ban, az egyetemes adat- és távközlésben végzett tevékenysége és programjai, nagyszabású és aktív kiadói tevékenysége;
• a FID 1895 és 2001 között betöltött szerepe.A nemzetközi információs rendszerekről szóló beszámolóban kanyarodik vissza Szilvássy Zoltánné az ISDS (International Serials Data System), 1993-tól ISSN néven ismert, az időszaki kiadványok nemzetközi azonosító rendszerének, az ISSN hálózatnak, az ISSN termékeknek és szolgáltatásoknak (ISSN Regiszter, A Címekben Előforduló Szavak Rövidítési Jegyzéke) ismertetéséhez. Megismerkedhetünk az ISSN Regiszter használatával és az OSIRIS-szel, az Időszaki kiadványok online információs és regisztrációs rendszerével, valamint az ISSN jövőjével.
Ráadás
Ráadásként a kézikönyv – viszonylag terjedelmesnek tűnő része – hosszú távon használható, és minden bizonnyal majd rongyosra lapozott függelékeket tartalmaz. A szerző gyakorlati tapasztalatait igazolja, és józan előrelátását dicséri, hogy ezeket az információkat nem gyömöszölte bele a mű folyamatos olvasását és az időszaki kiadványok kezelésének magas színvonalú elsajátítását lehetővé tévő szövegébe.
Az 1. számú függelék: Betűszavak és rövidítések minden, a tárgyhoz kötődő szervezet, program, fogalom stb. eredeti és magyar nyelvű feloldását adja meg a rövidítések betűrendjében.
A Fogalommeghatározások (2. számú függelék) a kézikönyv szövegében előforduló és ott -fel jelölt fogalmak, kifejezések meghatározását közli, jelölve a szövegben első előfordulásuk számát, és felsorolva itt is a hivatkozásokban azokat a forrásokat, amelyekből származnak.
A 3. számú függelék először a tárggyal kapcsolatos nemzetközi szabványok, majd a magyar szabványok jegyzékét sorolja fel.
A 4. számú függelék címe: Az UNESCO területi és regionális irodái, az 5. számúé: Az IFLA regionális irodái és regionális szekciói.
A 6. számú függelék tartalma: A kardexben használatos érkeztető kartonok (minták).
A 7. számú függelék az ajánlott irodalom és segédletek bőséges jegyzékét kínálja, tematikus elrendezésben összefoglalva a hazai és a külföldi forrásokat, a szükséges jegyzetekkel bővítve, megadva online elérési címüket.
A 8. és 9. számú függelék az angol nyelvű kiadás előszavát, illetőleg bevezetőjét tartalmazza, mindkettőt magyarul. Az előszót Hazel Woodward, az IFLA Időszaki Kiadványok Szek-ció Állandó Bizottsága akkori elnökeként írta, míg a bevezető a szerző munkája, aki azokban az években az Európa Tanács Információs és Dokumentációs Központ igazgatói tisztét látta el. Ezek is igazolják a mű nemzetközi elterjedtségét, hasznát és sikerét.
Az új, magyarul megjelent művet a szerző angol nyelvű összefoglalója zárja. A felsorolt tartalmi gazdagság feltehetően önmagáért beszél, külön említésre méltó viszont a mondanivaló sallangoktól, divatoktól mentes tömör és érthető megfogalmazása, a kifogástalan és korrekt terminológia.
A szerző szinte egész szakmai pályafutása az időszaki kiadványokkal kapcsolatos hazai és nemzetközi munkálatokhoz kötődik. Az Országos Széchényi Könyvtár osztályvezetőjeként irányította a Külföldi Folyóiratok Központi Katalógusát, az NPA elindítását, munkatársaiból tanítványokat nevelt, s ezt tette a szakmának a kézikönyvben ismertetett nemzetközi porondjain is.
Köszönet illeti a Könyvtári Intézetet és a támogatókat, az Oktatási és Kulturális Minisztériumot és a Nemzeti Kulturális Alapot a hézagpótló mű megjelentetéséért. Szerencsések vagyunk, hogy Szilvássy Zoltánné oly gazdag szakmai pályáján gyűjtött és mindig megújuló tudását megosztotta a pályatársakkal, a pályára készülőkkel.