A Publika Magyar Könyvtári Kör és az MKE Műszaki Szekció Orvosi Csoportja 2004 júniusában erdélyi tanulmányúton vett részt. Csíkszép-vízen megbeszélést tartottak a magyar és romániai magyar könyvtárak közötti együttműködési lehetőségekről, a szóba jöhető együttműködési formákról, kiemelten pedig azokról az Európai Uniós kezdeményezésekről, amelyek elősegíthetik az erdélyi magyar könyvtárak fejlesztését. Kopacz Katalin (Csíkszeredai Megyei Könyvtár) az erdélyi könyvtárak gépesítéséről beszélt, Billédi Ibolya (Publika Magyar Könyvtári Kör) a Publika, a Pulman és a Calimera programokat ismertette, Kovács Beatrix (ESKI) az ELISAD tematikus portállal kapcsolatos munkájukat ismertette, Kiss Jenő (Erdélyi Könyvtárosegyesület) az erdélyi könyvtárakról és könyvtárügyi kérdésekről beszélt, Bobokné Belányi Beáta (ELTE Könyvtártudományi Tanszék) a pályázatokkal kapcsolatos tudnivalókat foglalta össze.
 
 

 „Az értelmes ember életútja fölfelé visz”
Példabeszédek könyve, 15, 24.

 

A tudásalapú világ, amelyben élünk

Az információs- (vagy tudásalapú-) társadalom jellemzője, hogy a hatékonyság emelését megszerzett tudásunk tudatosításában látja. Tehát nem olyan erőforrásokra épít, mint a korábbi gazdálkodási formák (pl. a földtulajdonra, vagy a pénztőkére, stb.) hanem annak a tudásnak a kamatoztatását feltételezi1, amit korábban megszereztünk. A tudást mint eszmeintegrációs rendszert használjuk – a gondolkodás segítségével – ahhoz, hogy információgazdálkodásunk tudásgazdálkodássá váljon. Gyakran idézik Peter Drucker gondolatait arról, hogy az teszi társadalmunkat „poszt-kapitalista” társadalommá, hogy a tudás az egyik erőforrásból az egyedüli erőforrássá vált. Ezzel az átrendeződéssel mintegy túlléptünk az ipari társadalom és gazdálkodás formáin és lehetőségein. Új feltételrendszer van kialakulóban, amihez alkalmazkodnunk kell.

A gazdálkodási formaváltás egyik következménye, hogy szakmai hozamaként, meg kellett barátkoznunk azokkal a módszerekkel és technikákkal, amelyek intézményeink belső hatékonyságát és társadalmi (közösségi) hatását növelik és követelik. Hatásosan és hatékonyan kell dolgoznunk a közösség igényeinek szolgálatában. Ehhez arra van szükség, hogy látható módon emeljük szakmai tudásunkat, intelligencia szintünket, információ-gazdálkodási stratégiáinkat. Theodore Roszak is idézi Fritz Machlup azon szállóigévé vált mondását, miszerint: „az információt valaki átadja nekünk, a tudást viszont gondolkodással lehet csak megszerezni”2. Roszak valamennyi munkájában az emberi gondolkodás, az eszme, a tudás integrációs szerepét vizsgálja. Gondolkodásunk, tapasztalataink elsődlegességét és meghatározó voltát hangsúlyozva, közel egy évtizeddel Drucker elemzése előtt az emberi értelem semmihez nem fogható teljesítményét méltatja: a gondolkodni tudást.

Szakmai tudásunkat tehát jogos és szükséges megmutatnunk, fejlesztenünk és józan önbizalommal hasznosítani a közösség javára, melynek mi magunk is tagjai vagyunk. Meg kell tanulnunk intézményeink hatékony menedzselését, önmagunk érdemi megmutatásával. Fel kell vállalnunk tudatosan az élethelyzeteket és vállalkoznunk kell a változásokkal való együttélésére. Minden egészséges személyiség élményként éli meg a kihívásokat, tudása hatékonyabb kamatoztatását látva benne.

Az értelmes ember és az értelemmel gazdálkodni tudó közösségek életíve, fölfelé vezet – állapíthatjuk meg kapcsolódva a Példabeszédek könyvéhez, ami azt is jelenti, hogy az elért eredmények, megélt tapasztalatok tudatosítása mindig segít továbblépni. A fejlesztés tehát, természetes igény és következmény.

Életképes és érzékeny a szakmai közéletünk, sokat változtunk és változtattunk intézményeinkben, és folyamatosan tanúbizonyságát adjuk annak, hogy rendelkezünk érvényesíthető életstratégiákkal, és hasznosítani tudjuk a változásokból adódó helyzeti előnyöket. Feladataink mint hivatásos információkezelőké, éppen a tudás forradalmának általánossá válásával függnek össze. Az információk értékelése és tudássá szervezése a tudásalapú társadalom kulcskérdése és természetesen vezet társadalmi presztízsünk növekedéséhez, ahogyan ennek napjainkban tanúi vagyunk.

A működésünk hatékonyságát növelő tényezők között a könyvtárügyben is megbarátkoztunk a pályázás és pályáztatás mechanizmusaival, vagyis elfogadtuk, hogy a fejlesztést meghatározott feltételek között, jól áttekinthető módon kivitelezett projektek segítik.

Szaporodnak az olyan szakmai beszámolók, amelyek arról szólnak, mi a hatékony projekt/pályázat – menedzselés általuk tapasztalt módja, számot adva pályázási intelligenciánk fejlődéséről, finomodásáról. Megszülettek az első elemzések és teljesítményértékelések is pályázási sikereinkről.

Elfogadtuk, hogy elképzeléseinket világosan áttekinthető tervdokumentumok formájában kell megfogalmaznunk, forráselemzéssel, költségvetéssel stb. és a ráfordítások mellett pályázatunkat/projekttervünket meg kell toldanunk a fejlesztés eredményeképpen, a jövőben várható eredmények gondos mérlegelésével és vonzó bemutatásával. A projektet finanszírozónak látnia kell, mit várhat a befektetés eredményeképpen.

Fontos és lényegi tapasztalata ez a szakmának és igen örvendetes, hogy kezdünk ráhangolódni erre a gondolkodásmódra is. A könyvtár mint információs rendszer mértékadó és jellemző tulajdonságaiból következik, hogy nyitott, dinamikus szervezetként képes a környezet igényeinek megfelelően rendszerfejlesztő munkára, belső átalakulásra, megújulásra.

Statikus, üzemszerű működés mellett, képes fejlesztő tevékenység kivitelezésére is.

 

Projektmenedzselés

Könyvtárak és információs intézmények esetében a projektmenedzselés eseti, alkalmi feladat. Gondoljuk végig együtt: mit értünk „projekten” és mit jelent menedzselni egy projektet? Hogy alakul a projekt és egyéb tervek viszonya – egy kis „projekttipológia” segítségével.

A projekt – egy kiemelt, jól definiált, egyedi feladatsor megoldása, szemben a szervezeten belüli folyamatos műveletekkel, amik többé-kevésbé azonos esetek, folyamatok egymásutánjai, így és ennyiben jól elkülöníthető a mindennapi, üzemszerű munkánktól, amivel az alapfeladatok megoldását biztosítjuk.

A projekteket az jellemzi, hogy:

  • egy meghatározott céllal, külön feladategységet alkotnak,
  • előre meghatározható résztevékenységekből állnak,
  • kezdetük és végük (tényszerűen) pontosan meghatározható,
  • költségeik és hasznuk különállóan megállapíthatóak,
  • külön nevet (azonosítást) lehet adni nekik.

Projektek (alkalmi feladatok) életünk minden területén előfordulnak (pl. projektszerűen gondolkodunk, ha csónaktúrát szervezünk, kerítést építünk, nyelvvizsgára készülünk stb.).

Ezen „életprojektek” mellett szinte minden szakterületen előfordulhatnak projektek, a gyártásban, a szolgáltatásban, a szervezetek életében (átszervezés). Egyes szakmákban kizárólag vagy főleg projektszerűen dolgoznak: az építőiparban, a turizmusban, tanácsadó szerveknél, biztosító társaságoknál, stb. Ezeknél az intézményeknél külön módszertan alakult ki, ez az. ún. multi-projekt-menedzselés, ill. analízis.

 

Projektmenedzselés a könyvtárban

Információs szervezetek és könyvtárak esetében projekteket jól megválasztott alkalmakkor dolgozunk ki, a vele kapcsolatos tennivalók, a munka elkülöníthető a napi rendszeres tevékenységeinktől. Kövessük végig, hogy hogyan és milyen módszerekkel.

A projekt, fejlesztő jellegű feladat és külön kezelhetősége ellenére szervesen beépül a szervezet egészének cél –és tevékenységrendszerébe. Olyan feladatokat választunk (pályázunk), amelyek segítik küldetésünk, szervezeti céljaink megvalósítását, a vonzóbb jövőkép kialakítását.

Az operatív menedzsment feladata a szervezet napi működésének hatékony biztosítása. A napi feladatok ellátásán túl, a kitüntetett vezetési funkciók körébe tartozik a szervezet érdekeinek hosszú távú képviselete, a változó körülményekhez való folyamatos alkalmazkodás menedzselése, a stratégia és taktikák megválasztása: ezek az ún. stratégiai menedzsment feladatok. A stratégiai menedzsment feladata annak meghatározása is, hogy a változások érdekében milyen feladatokat kell felvállalni, milyen projekteknek van és lehet létjogosultsága, milyen változtatások szükségesek a szervezet hatékonyságának növelése érdekében.

A harmadik vezetési dimenzió a projektmenedzsment a stratégiai döntések szolgálatában jön létre.

A projektmenedzsment feladata, hogy a változásokat a legnagyobb hatékonysággal, a legsikeresebb módon, s legrövidebb időn belül hajtsa végre, ezért nevezheti Cleland, D. I. a projektmenedzsmentet a változások menedzselése leghatékonyabb eszközének.3

A projekt léte – mutat rá Cleland, D.I. – tehát a változásokhoz való alkalmazkodásunk (alkalmazkodni tudásunk!) visszajelzése is. Csak a rugalmas, nyitott, önmagát átértékelni képes szervezet vállalkozik projekt(ek) kivitelezésére, felismerve, hogy melyek a változás irányai, ezen belül, hol áll a szervezet maga és milyen irányban volna kívánatos elmozdulni.

A projekttervek ebből következően, részei az intézmény stratégiai tervrendszerének, s a hosszabb távú célok szolgálatában vállalkoznak arra, hogy a szervezet egészének hatékonyabb működése, a szervezeti kultúra színvonalának emelése érdekében bemutassák egy feladat megoldásának lefolyását, megvalósíthatóságát, meghatározott (idő, költség, stb.) feltételek között.

A projekt legfontosabb jellemzői tehát:

  • az elérni kívánt cél,
  • mennyi idő alatt érhető el,
  • milyen áron, milyen költségekkel vagy ráfordításokkal.

A projektmenedzsment szakirodalma a tipizáláshoz a fenti jellemzőkből indul ki4, eredménye – időtartama – költségkerete alapján csoportosítva.

Tartalmuk szerint megkülönböztethetünk: beruházási jellejű, kutatási, fejlesztési célú, szellemi szolgáltatást célzó, és egyéb (pl. a kategóriákat közösen tartalmazó) projekteket.

Csoportosíthatunk az eredmény – költség – időtartam meghatározott kombinációból is: így beszélhetünk: esemény jellegű projektekről (a megvalósítási időt emelve ki), például konferenciák, rendezvények avagy komplexitásunkból adódóan: mega- vagy szuper projektekről, fizikai megvalósíthatásukat tekintve: külső vagy belső projektekről.

Megkülönböztethetjük a projekteket persze aszerint is, hogy: helyi, regionális, országos, vagy nemzetközi szinten szerveződnek.

Információs rendszerek és könyvtárak esetében igen nagy változatosságot mutató projektekkel találkozhatunk.

 

A projekt születése: az ötletbörzétől a tervdokumentum megfogalmazásáig

Arra a kérdésre, hogyan születik meg a projekt, a választ: természetes és mesterséges úton mondhatjuk, evolúció-vizsgálati szempontokat is felvonultatva.

Természetes módon, akkor ha a fejlesztés igénye az intézményen belül fogalmazódik be, mesterségesen, ill. bátorított formában, ha például pályázati rendszer segíti létrejöttét.

Mi motiválja a projektek létrejöttét? Külső és belső tényezők egyaránt.

Változtatási szándékunk valamilyen közös tapasztalatra vezethető vissza. Tegyük fel, hogy az intézet munkatársai közül már többen is észlelték, nem vagyunk képesek lépést tartani a növekvő dokumentumszolgáltatási igényekkel.

Első lépésként, a munkatársak egy válogatott csoportja összeülhet egy „ötletrohamra” (brainstorming) annak feltérképezésére, hogy egyáltalán, milyen megoldások kerülhetnek szóba.

A másik inspiráló tényező a pályázati kiírás. Ezzel segíti a szakmai felső vezetés a fejlesztés koordinálást és a szakmai trendek érvényesülését. Nagyon hasznos és hatékony motiváló tényező a szakma egésze számára, az országosan működtetett pályázati rendszer. Jól áttekinthető formában, kiszámítható módon (pl. éves periodicitással) vállalva fel a legfontosabb feladatok megoldásában a központi támogató szerepkörét.

Az együttműködés és támogatás nemzetközi méretű, kiváló formáját kínálja a Pulman program Oeriasi felhívása és az ehhez kapcsolódó pályázási és tevékenység-rendszer. Kolozsvárott és Csikszeredán ebbe kapcsolódva és kapaszkodva erősítjük meg a Publika Magyar Könyvtári Kör nevében, együttműködéseink lehetőségét és irányait.

A Pulman5 konferencia és a Pulman hálózat 36 európai tagja egyetértett abban, Oerias-ban, (2003 márciusában), hogy az állampolgárok köznapi tájékozódását segítendő a közkönyvtáraknak négy területen kiemelkedően fontos a helyi, a regionális és európai szintű hatékony és összehangolt fejlesztése.

Az egyéb közgyűjteményekkel való együttműködésben (levéltárak, múzeumok), széles körűen felhasználva az elektronikus-technika adta lehetőségeket, szolgálnunk kell a közösség egészének informálódási igényeit, társadalmi beilleszkedést, az életminőségének érdemi javulását.

Ennek érdekében:

  • A demokratikus, nyitott, vonzó és élni segítő, közösségi szellem és értékrend kialakítása és megszilárdítása elsődleges cél, minden kirekesztés, társadalmi és testi, fizikai hátrány ellensúlyozásával, ezért különösen támogatjuk: az e-kormányzással, e-egészségüggyel, e-kereskedelemmel, e-tanulással kapcsolatos szolgáltatások és lehetőségek használatának hatékony elsajátítását és használati lehetőségéinek közösségi tudását.
  • Az egész életen át tartó tanulás folyamatát, mint a közösségi tudás „kezelői” segítjük és fogjuk össze, természetes helyszínt biztosítva és kínálva a különböző korosztályok számára, felhasználva az e-tanulás, a világháló, stb. lehetőségeit és szolgáltatásait.
  • Az elektronikus írástudatlanság felszámolása érdekében, a közgyűjtemények legyenek az elektronikus hálózati szolgáltatások központjai, Public Internet Access Point (PIAP) a helyi közösség számára. Ezzel hozzájárulunk a számítógépes intelligencia színvonalának emeléséhez csakúgy, mint az új információgazdálkodási formák elsajátításához. A közgyűjtemények, ezenkívül jelentős eszmei értéket és erőt is képviselnek a gazdaságban, közös érdekérvényesítésük tárgyalási pozícióikat is megerősítheti a gazdasági szférában.
  • Az identitás-tudat erősítésével, a kulturális értékek sokszínűségének megőrzésével, hozzájárulunk a közösségi érték és emlékezet megőrzéshez, a társadalmi kohézió és integráció egészséges alakulásához.

A globalizáció áldásaiból, csak az a közösség részesülhet, amelyik tudatában van értékeinek, jelentőségének és egészséges önbizalommal él, csak az képes befogadni és integrálni új és újabb értékeket. A globalizációs folyamat így, hozzátesz és nem elvesz a közösség számára fontos értékekből.6

Az Oerias-ban elfogadott cselekvési terv 10 pontja ezekre, a fenti értékekre és törekvésekre épül.7

A Publika Magyar Könyvtári Kör tudatosan vállalta ezen értékek képviseletét és szolgálatát8.

Érdekesen köszöntek vissza ezek a prioritások egy, a Trinity College -ben tartott előadáson. Az előadó, neves közgazdász, elemző és szakíró Will Hutton, a Financial Times munkatársa9 azt fejtegette, hogy a gazdasági mutatók gondos elemzésével szépen kimutathatóak Európa sikerei, az élet és gazdaság területein és egy az európai féltekére évezredek óta jellemző élet-értékrend.

A gazdasági mutatók tükrében vizsgálva Európa teljesítményét és összevetve pl. az USA eredményeivel, érdekes tendenciákra hívta fel figyelmünket. Rámutatott ugyanis egy sajátságos európai értékrend megfogalmazódására. Évezredes hagyomány- és magatartásformák tapinthatóak ki, melyek jelen vannak napjainkban is. Ezek az értékek sokkal inkább az életminőséggel függnek össze, mint mennyiségi kérdésekkel.

Számunkra ma is fontos értékek:

  • a tanultság és tudás;
  • az egyéniség tisztelete, a személyiség elfogadása;
  • a szabad akarat;
  • a szabad választás lehetősége;
  • a szabadidő fontossága;
  • szolidaritás és empátia;
  • az értelmes élet és munka vágya.

Tiszteljük a tudást, a tanultságot, a szellemi erőfeszítéseket, még akkor is, ha ezek rövid távon nem hoznak sikert, látható és mérhető hasznot. Számunkra ezek hosszú távú „befektetések” és az európai értékrendben ezen „hiábavalóságoknak” is van értékük. (ld. Erasmus: A balgaság dicsérte) és tudomány művelőinek társadalmi tekintélye.

Amerika gazdasági mutatói egy olyan társadalmi formációban születnek, ahol a gazdasági hasznosság mutatóihoz szervezik az életet. Mi, itt Európában fontosnak tartjuk az élhető életet, és az értelmes munka mellett, teljes életre törekszünk. Nem dolgozunk szívesen napi 10 órát, és megbecsüljük a „szabadidőnket”. Szeretjük az élménygazdag pihenést, a hosszabb szabadságot.

Fontosnak tartjuk, hogy személyes boldogságunk és boldogulásunk mellett odafigyeljünk környezetünkre, családunkra, a bennünket körülvevő közösségre és szükségesetén támaszkodunk is rájuk.

Ez az életvezetés és gondolati rendszer hosszú folyamat, évszázadok eredménye, a megélt társadalmi tapasztalatok integrálódtak, az értékek összeadódtak10 , keserves történelmünk hozamaként. A jó társadalmi közérzethez biztonságra van szükség, helyünket a világban árnyaltan és érzékenyen szemléljük és alakítjuk.

A Pulman együttműködés ilyen értékekre épül, és a közösség egésze érdekeit szolgálja. A közösségi múlt értékei így kerülhetnek a közös projekt-munka középpontjába.

A segítés és segítség bizalmi kérdés, fontos hogy jól tudjunk segíteni, ehhez arra van szükség, hogy a kérők pontosan fogalmazzák meg álláspontjukat, meg kéréseiket.

„Mert mindenki, aki kér kap…” az írás szerint, a hasznos segítségnek, a pontosan megfogalmazott kérés, a feltétele. A segítés közös alkotás, egyenrangú társak bizalmára épít, és eredményei is remélhetőleg hatásosak lesznek.

 

Jegyzetek

MACHLUP, Fritz: Semantic Quirks in Studies of Information, in The Study Of Information, Fritz Machlup- Una Mansfield, New York, Wiley, 1983.p.644.

ROSZAK, T.: Az információ kultusza, Bp. Európa K., 1990. p.164.

CLELAND, D. I.: Project Management. Strategic Design and Implementation. .McGraw-Hill, New York, 1994.2nd ed. p.18.

GÖRÖG Mihály: Általános projektmenedzsment. Bp. Aula Kiadó, 1999. p.27-31.
PAPP Ottó: Projekt menedzsment, BME.Bp. 1995.

BILLÉDINÉ, HOLLÓ Ibolya – BARTOS Éva: Közgyűjtemények közérdekű információs szolgáltatásai. In.: Könyvtári Levelező/lap, 14. évf. 2002. 4.sz. p. 12-13.
Oeriasi felhívás, a PULMAN program célkitűzései az elektronikus Európa megvalósításáért. In.: Könyvtári Levelező/lap, 15. évf. 2003. 8. sz. p. 29-31.

J. Josehp LEE professzor előadása, The local and the Global:Contested Terrains, Interdisciplinary Conference in the Humanities and Social Sciences. Dublin City University, 24. Sept. 2004.

http://www.pulmanweb.org/DGMs.htm

Közgyüjtemények közérdekű információs szolgáltatásai c. konferencia Szolnokon, 2002. március 7-8.
Konferencia a fogyatékkal élő emberek közkönyvtári kiszolgálásáról, Szolnok, 2003. május 30.
Ld. A „Fogyatékkal élő emberek a közkönyvtárakban” c. konferencia ajánlásai. In: Könyvtári Levelező/lap, 15. évf. 2003. 7. sz. p. 17. Bobokné Belányi Beáta: A hátrányos helyzet megítélése és társadalmi elfogadottságának változása. In.: Könyvtári Figyelő, 13. (49.) évf. 2003. 3. sz. 521–526. p.

The Department of Social Studies, Trinity College Dublin, First Annual White Lecture on Social Policy: The Rumour’s Wrong: Europe Works, 29, Apr. 2004.

SZŐCS István: Jegyzet. Újromantika ókelta alapon. In.: Helikon, Kolozsvár, 15. évf. 2004. 15.sz. p.1–3.