Az időszaki kiadványok kezelése a legtöbb intézményben kényes kérdés. A helyi hozzáférésű, kézzelfogható elektronikus dokumentumoktól is idegenkedik a papírkönyvtár, az on-line dokumentumok pedig, nehezen körülhatárolható, virtuális létüknek köszönhetően különösen nehezen tudják kiharcolni helyüket a könyvtári gyűjteményekben. Célom, hogy e mindkét nehézséget magában rejtő jelenséggel, a távoli hozzáférésű elektronikus időszaki kiadványok könyvtári kezelésével kapcsolatos kérdéseket megvizsgáljam, s áttekintsem a megoldási lehetőségeket, tapasztalatokat.

A dokumentumtípus definiálása

Az “elektronikus dokumentum: számítógéppel kezelhető, digitálisan kódolt dokumentum, amely vagy valamely fizikai hordozón jelenik meg, és használatához számítógéphez illesztett vagy annak részét képező periféria (pl. CD-ROM lejátszó, lemezmeghajtó) szükséges, vagy hálózati úton érhető el (pl. távoli hozzáférésű adatbázis, elektronikus hirdetőtábla, elektronikus időszaki kiadvány, webterület).”[1] Ez a meghatározás egyértelműen utal a két hozzáférés szerinti altípusra: a helyi és a távoli elérésű elektronikus dokumentumokra. Közös jellemzőjük tehát csupán digitális jelekből való építkezésük és, hogy használatukhoz szükséges számítógép. Utóbbi kritérium kizárja közülük a nem számítógéppel kezelt elektronikus hordozókat.

Az “időszaki kiadvány: olyan előre meg nem határozott időtartamra tervezett kiadvány, amely egymást követő részegységekből (számokból, füzetekből, kötetekből, évfolyamokból stb.) áll; ezeket rendszerint számozásuk, keltezésük, kronologikus vagy egyéb megjelölésük különbözteti meg egymástól.”[2] Mivel a számozott részegységek nem minden esetben jellemzik az elektronikus folyóiratokat, felmerült a lehetőség, hogy vagy nem időszaki kiadványok, hanem monográfiák, vagy külön kategória bevezetését igénylik. Figyelemre méltó Hirons és Reynolds modellje,[3] mely harmadik típus bevezetése helyett újrafogalmazta, kiszélesítette a definíciót, úgy, hogy  egy új dokumentumtipológiai modellt állított fel. Bevezették a befejezett és a folytatódó források fogalmát, s a források mindenféle hordozón (pl. távoli hozzáféréssel is) megjelenhetnek. E  modell könnyebben magába tudja fogadni az elektronikus dokumentumokat. Ezt segíti elő a folytatódó kiadványok két alkategóriája.[4] Az egyik csoport az egymást követő, különálló részegységekből álló kiadványoké, a másik pedig az ún. integrált kiadványoké, melyek a meglévő dokumentumba ágyazzák bele az új anyagokat, nem különülnek el számokban vagy részekben. Így elhelyezhető valamelyik kategóriába minden elektronikus folyóirat, sőt, az adatbázisok, honlapok is ide tartozhatnak. [5] A továbbiakban nem dolgozom ezzel a modellel, de az időszaki kiadványokhoz sorolok minden elektronikus folyóiratot.

Az “elektronikus időszaki kiadvány: számítógépes formában létező (és általában a hálózaton terjesztett) elektronikus folyóirat, hírlap, magazin, e-zin, hírlevél vagy egyéb időszaki kiadvány. A köznyelvi gyakorlatban elterjedt nevén: elektronikus újság.”[6] A hozzáférés módja szerint megkülönböztetünk helyi és távoli elérésű elektronikus időszaki kiadványokat, ahogy azt az elektronikus dokumentum fogalmának meghatározásakor tettük.

A definíció is az egyik típusra helyezi a hangsúlyt időszaki kiadványok esetében. “On-line: közvetlen hálózati összeköttetés melletti működésmód jelzője (pl. távoli adatbázisban való keresés, fájl letöltés); tágabb értelemben is használják mindenféle hálózaton végezhető tevékenység vagy azon keresztül elérhető szolgáltatás jellemzésére.”[7] “Távoli hozzáférés: az olyan elektronikus dokumentum hálózati elérése, amelynek adott kiadása nem önállóan kezelt fizikai hordozón jelent meg.”[8] A továbbiakban az on-line, azaz távoli hozzáférésű elektronikus időszaki kiadványokkal foglalkozom.

1.2. Tipológia

A tipológiai kísérletek egy része vagy csak egy szempontot vesz figyelembe,[9] vagy több szempont vegyítésével hoz létre jellemző típusokat.[10] Egyesek pedig fejlődésének történetét alapul véve képeznek csoportokat.[11] Az alábbiakban több szempont megvizsgálásával igyekszünk megismerni a vizsgálandó dokumentumtípust, jelenlegi állapotában.[12]

A terjesztés módja szerint megkülönböztethetőek a következő változatok:

1.    Elektronikus levélben való terjesztés. Általában ingyenes; gyakran vitafórumokhoz, levelezőcsoportokhoz kapcsolódik, melyek archívummal is rendelkeznek. E-mailben lehet feliratkozni rá, vagy lemondani a lapot. Rendszeresen érkezik a kívánt címre a teljes szöveg, esetleg csak a tartalomjegyzék.

2.    Intraneten történő terjesztés. A helyi hálózat használói számára általában szabadon hozzáférhető, de azon kívül nem elérhető.

3.    Interneten történő terjesztés. Ennek anyagi vonzata szerint több módját ismerjük:

a)    Ingyenes hozzáférés interneten keresztül. Mindenki számára hozzáférhető lapok, általában nem tudományos értékkel. Sok kiadvány kezdetben ilyen módon biztosít hozzáférést, később, az archívum teljes kiépülésével, a szolgáltatások bővülésével, a népszerűség növekedésével megkötésekkel élnek.

b)   Regisztrációhoz kötött ingyenes hozzáférés. Szintén bárki számára hozzáférhető, de a belépéshez, valószínűleg statisztikai célokból, felhasználónevet és jelszót kell regisztráltatni. Általában színvonalas, de nem tudományos szolgáltatást takar.

c)    Ingyenesen elérhető részleges tartalom, teljes hozzáférés csak előfizetőknek. Színvonalas, gyakran tudományos kiadványok alkalmazzák ezt a módszert, önmaguk népszerűsítésére. Az ingyenes hozzáférés jelenthet mindent a puszta figyelemfelkeltéstől a referátumszolgáltatásig. Népszerű megoldás, általában a nyomtatott forma védelmére, hogy a teljes tartalom-archívum kereshető, de bizonyos dátumnál frissebb cikkek nem megjeleníthetők, csak az előfizetők számára.

d)   A nyomtatott verzió előfizetői számára automatikus ingyenes hozzáférés az elektronikus változathoz. Természetesen csak mindkét formában megjelenő kiadványoknál. A csak elektronikus forma önmagában nem megrendelhető.

e)    A nyomtatott verzió előfizetői számára lehetőség viszonylag csekély térítés ellenében az elektronikus változathoz való hozzáférésre. Ez nem jelent kötelező feltételt, csak kedvező lehetőséget, a nyomtatott kiadvány védelmében.

f)     Teljes térítés ellenében elektronikus úton terjesztett időszaki kiadványok. Ez a mód független az esetlegesen létező nyomtatott verziótól, hiszen a kizárólag on-line folyóiratokra is jellemző. Minőségi kiadványt feltételez.

A párhuzamos megjelenési formák szempontjából létezhet a helyi- és távoli hozzáférésű elektronikus és a nyomtatott változatok minden kombinációja, beleértve az idővel egymásba alakuló verziókat is. Az alapesetek a következők:

1.    Csak elektronikus formában terjesztett lapok. Ezek között lehet korábbi formájában megszűnt folyóirat is, mely kizárólagos elektronikus megjelenésre tért át.

2.    Elektronikus és nyomtatott változatban párhuzamosan megjelenő kiadványok. Általában időeltolódással alakultak ki, azaz a nyomtatott formához sok év elteltével csatlakozott az on-line változat. Indulhatnak azonban egyszerre is. Figyelembe kell venni, hogy ezek a legritkább esetben teljesen egyformák.[13]

A tartalom szempontjából való megkülönbözetésnél fontos kritérium, hogy az esetek nagy részében ez a nyomtatott párhuzamos forma tartalmához való viszonyt, esetleg az előfizetéses és ingyenes változat közti különbséget jelzi.[14]

1.    Kizárólag figyelemfelkeltésre alkalmas, tartalmat nem szolgáltató változat. Gyakorlatilag a nyomtatott lap reklámja, vagy az előfizetéses változat étlapja.

2.    Részleges tartalomszolgáltatás a nyomtatott, vagy teljes elektronikus változathoz képest. Fokozatai léteznek, például:

-     tartalomjegyzék közlése,

-     referátumok közlése, esetleg a hivatkozásoké is,

-     egyes számokból bizonyos cikkek közlése teljes szöveggel,

-     egy bizonyos időpont előtti számok teljes szövegű közlése.

3.    Teljes tartalommal (full text) elérhető kiadványok. Ideális esetben képük megegyezik a nyomtatott formáéval, amit pl. a PDF formátum biztosít.

4.    Értéknövelt szolgáltatást tartalmazó elektronikus folyóiratok. Ezek a cikkek teljes szövegén túl plusz szolgáltatásokat is nyújtanak. Eleve ide tartozik az elektronikus változat alapvető előnyének tartható kereshetőség, esetleg mélyebb feltártság, indexeltség, tematikus ajánlatok, linkgyűjtemény, levelezőfórum, multimédia alkalmazások stb. Gyakran hamarabb is jelennek meg, mint a nyomtatott változatok.

A megjelenési gyakoriság minden időszaki kiadványt jellemez. Az elektronikus újságoknál ez nem minden esetben egyezik a megszokott fogalmakkal. A nyomtatott forma pontos másai annak periodicitásával is rendelkeznek. Azonban a virtuális dokumentumok egyik legfőbb jellemzője a tünékenység, az állandóság hiánya. Ennek előnyei lehetnek például egy napilap esetében, ahol a hírek akár óránként is frissíthetők az interneten. Egy hibás adat kijavítható, ami megváltoztatja az adott állapotot. Időszaki kiadványnak tekintünk például olyan szövegarchívumokat is, melyek rendszeresen bővülnek, de a számok beépülnek az adatbázisba, és egy idő után már nem elkülöníthetőek. Az szintén jellemző a legtöbb elektronikus folyóiratra, hogy archiválja régebbi számait valamilyen formában, ami összességében könnyebben kezelhető, mint a nyomtatott verzió. Könyvtári megőrzési szempontból azonban nem elhanyagolható szempont, hogy ha az elérhetőség megszűnik, vagy áthelyeződik, akkor a teljes archívum eltűnhet. A párhuzamos formák sem jelennek meg feltétlenül azonos időben, hiszen az elektronikus terjesztés lényegesen gyorsabb.

A digitális és digitalizált dokumentumokat is meg kell tudjuk különböztetni, annak ellenére, hogy gyakorlati használatukon ez általában mit sem változtat. Sőt, sok esetben egy nyomtatott változatban készült lap, egy adott pillanattól elektronikusan is elérhető, s e ponttól visszamenőlegesen is felépíti cikkeinek archívumát. Az elektronikus formában készült publikációk esetében ez egyszerűbb, míg a korábbiakat digitalizálni kell. Ez történhet újragépeléssel vagy szkenneléssel. Utóbbi eset kevésbé munkaigényes, viszont csupán képdokumentumot eredményez, ami a szöveg tulajdonságaival, pl. kereshetőségével nem rendelkezik. Ezek egy karakterfelismerő program segítségével szintén szöveggé konvertálhatók, bár ez sokszor időigényesebb az újraszedésnél.

Bizonyos jellemzők minden internet-dokumentumnál figyelembe veendőek értékelésükkor, minőségi szempontot jelentenek az elektronikus időszaki kiadványoknál is. Ilyenek például a tartalom minősége, megbízhatósága (pl. lektorált szakfolyóirat) a vizuális megjelenés, vagy a formátum (letöltésre, nyomtatásra való alkalmasság). Elképzelhető, hogy egy archívumon belül bizonyos számok csak képként, mások szövegként olvashatóak. Gyakran ajánl fel a folyóirat több lehetőséget is a cikkek megtekintéséhez, pl. csak szöveg, csak kép formátumot, HTML, vagy PDF, esetleg tömörített verziót, s ezek közül a felhasználó döntheti el, melyik számára a leghasználhatóbb az adott célra (gyorsan letölthető, a nyomtatottal azonos arculatú stb.).

1.3. A vizsgálandó környezet és munkafolyamatok

Elektronikus dokumentumok építik fel a falak nélküli, kizárólag digitális dokumentumokat gyűjtő virtuális könyvtárakat, de bekerültek a hagyományos, elsősorban papírhordozón megjelenő dokumentumokat gyűjtő könyvtárakba is. Ezeket nevezhetjük hibrid könyvtáraknak is.[15] Feladatuk, hogy gyűjteményükbe integrálják ezt a dokumentumtípust. Az elektronikus időszaki kiadványoknak az állomány részeként való kezelése hagyományos könyvtárakban több nehézséget is felvet. Ezeket szeretném végigkövetni a szerzeményezéstől a szolgáltatásig. A használati statisztikák, illetve maguknak a dokumentumoknak az elemzése nem tartoznak e dolgozat keretébe.

2. On-line folyóiratok gyűjteményszervezése hibrid könyvtárban

 2.1. Gyarapítás

2.1.1. Kiválasztás

Ennél a dokumentumtípusnál nem egyértelmű, hogy a könyvtár kezdeményezi-e annak gyűjteménybe való kerülését. A passzív gyarapítás azt jelenti, hogy felhívják az intézmény figyelmét bizonyos kiadványokra, s a döntés annyiból áll, hogy elfogadja-e a felkínált ajánlatot vagy sem. Ez azért érthető, mert az elektronikus folyóirat kereskedelmi termék, sokszor nagy értékben, ezt pedig érdemes reklámozni. Gyakori, hogy a nyomtatott formában előfizetett folyóirat on-line verziójának elérhetőségéről tájékoztat a kiadó vagy előfizetési ügynökség. Amennyiben ez csekély plusz térítés, esetleg puszta regisztráció ellenében megvalósítható, ha a technikai feltételek adottak, sok esetben a használói igénytől függetlenül megrendeli azt a könyvtár. Egyes kiadók ingyenesen biztosítanak hozzáférést interneten keresztül nyomtatott kiadványaik elektronikus változatához, hol csak az előfizetőknek, hol teljesen szabadon, mindenkinek. Amennyiben kapcsolatban áll a könyvtárral, általában értesíti róla, hogy gyakorlatilag automatikusan hozzájutott a dokumentumhoz. Ez persze még nem jelenti a folyóirat állományba-kerülését. Hiszen ilyen alapon minden az interneten ingyenesen hozzáférhető dokumentum minden hálózati kapcsolattal rendelkező könyvtár gyűjteményébe besorolható volna. Fontos, hogy ezekről a lehetőségekről is tudomást szerezzen a könyvtár, és tudatosan integrálja gyűjteményébe e dokumentumokat, amennyiben azokra igényt tart.

A távoli hozzáférésű elektronikus időszaki kiadványok aktív, tervszerű gyarapításának feladatai összetettebbek. Amennyiben szükségesnek érezzük elektronikus folyóiratokkal bővíteni a könyvtár szolgáltatásait, meg kell határoznunk az erre vonatkozó gyűjtőkört. Ez lehet azonos, vagy különböző, mint a többi dokumentumtípusnál alkalmazott szempontok.[16] A meghatározott gyűjtőkörbe tartozó folyóiratok kiválasztásához szükségesek megbízható tájékozódási források. Ezek nem meglepő módon elsősorban az interneten találhatók.[17] A legtöbb dokumentumtípus esetében megbízhatóan támaszkodhatnánk a nemzeti bibliográfiákra, de egyelőre az országok többsége nem, vagy nem következetesen szerepelteti az elektronikus dokumentumokat nemzeti bibliográfiájában. Ennek egyik oka bizonyára a kötelespéldány-beszolgáltatás rendezetlensége.[18] Sok esetben a rendelet már megszületett erre vonatkozóan, a gyakorlat azonban még nem alakult ki. Néhány országban önkéntes beszolgáltatás működik. Kézenfekvő tehát elsősorban a kiadók ajánlataira támaszkodni, ahogyan arról már szó volt. Mi is utánajárhatunk a lehetőségeknek, ha kiadók, szakmai társaságok, előfizetési ügynökségek honlapján kezdjük a tájékozódást, amennyiben még nem vagyunk velük személyes kapcsolatban. Ezen kívül segítségünkre lehetnek az elektronikus folyóiratokat egy helyre csoportosító linkgyűjtemények.[19] Hazai viszonylatban említésre méltó a MEK gyűjteménye[20] és az Újságosstand;[21] kiváló nemzetközi gyűjteménye az új indulású elektronikus lapoknak a NewJour.[22] Segíthetnek még szakmai fórumok levelezőlistái, más könyvtárak katalógusai, illetve az esetlegesen számunkra elérhető konzorciumok tájékoztatói. A használók javaslatait sem hagyhatja figyelmen kívül, pl. egy egyetemi, vagy szakkönyvtár.

Miután azonosítottuk a folyóiratot, mérlegelnünk kell a beszerzés szükségességét, és annak módját. Egyrészt tartalmi szempontokat kell figyelembe venni. Mennyire illik bele a gyűjtőkörbe, mekkora rá a használók igénye, milyen nyelven van, mennyire mondható megbízhatónak a tartalom, például lektorált-e. Utóbbi gyakori hiányosság, s így ellenérv a dokumentumtípus ellen. Egy drága párhuzamos elektronikus változat esetén szempont kell legyen a tartalom teljessége a nyomtatott laphoz viszonyítva. Másrészt magával a hordozóval kapcsolatban is döntést kell hoznunk, hiszen nem hagyhatók figyelmen kívül a párhuzamos változatok sem. Egybe kell vetnünk a nyomtatott, esetleg off-line elérésű, megegyező tartalmú kiadvánnyal, az egyéb hasonló folyóiratokkal. Rendelkezünk-e megfelelő technikai felszereltséggel, felkészült tájékoztatókkal és olvasókkal. Gyakran kifejezetten a példányhiány miatt döntünk a beszerzés mellett. Fontos szempont lehet az ár, mely lehet kedvező vagy túl nagy áldozat. Az ingyenes elérést nehezebb felkutatni, és szintén nem nélkülözheti a szelekciót. Az időtényező vizsgálata általában a döntéshozatal előnyére válik: az elektronikus lapok hamarabb elérhetőek nyomtatott párjaiknál. Tájékozódnunk kell azonban az elérés megbízhatóságáról. Hosszú távra tervezik-e, rendszeresen számíthatunk-e rá, erre utalhat például a kiadó. A megjelenési forma is nagyobb jelentőséggel bír, mint egy nyomtatott dokumentumnál, hiszen több lehetőséget is rejt magában. Mennyire egyszerű a hozzáférés a felhasználóknak, például követel-e jelszót, milyen jogosultságokat ad letöltésre, nyomtatásra, illetve ehhez mennyire megfelelő formátumokat kínál. Milyenek az esetleges kiegészítő szolgáltatásai, a felhasználói felület, a visszakeresési lehetőségek. Megoldja-e az archiválás problémáját, illetve nekünk van-e módunk erre. Egyes könyvtárak számára ez az állományapasztás eszköze, raktározási szempontból, s lemondják, visszamenőlegesen kiselejtezik az elektronikusan már elérhető nyomtatott időszaki kiadványokat, noha még nem bizonyított az új forma időtállósága. Az elemzés után kezdeményezhető az elérés biztosítása.

Természetesen felmerül a tulajdonlás vagy hozzáférés klasszikussá váló kérdése is. Gyakorlatilag on-line formában való hozzáférés esetén nem beszélhetünk tulajdonlásról. Az csak off-line változatban való archiválással, vagy a nyomtatott változat megőrzésével oldható meg. Megbízhatónak tűnő szolgáltatók esetén sokan bíznak archívumuk állandó hozzáférésében, mely kiválthatja a helyi megőrzést. Nem szabad megfeledkeznünk azonban a technikai korlátokról, a szoftverek és hardverek gyors elavulásáról, és az üzleti kapcsolat instabilitásáról. Az együttműködések áttekintése tartozik még ehhez a döntési folyamathoz. Lehetőségünk van-e a hiányzó akár nyomtatott, akár elektronikus változat elérésére könyvtárközi kölcsönzésben, vagy konzorciumi partnereinknek köszönhetően? A szükség esetén való egyszeri használat, cikkrendelés lehetőségei is áttekintendők, alternatívaként.

 2.1.2. Beszerzés, a hozzáférés megteremtése[23]

Az elektronikus időszaki kiadványok előfizetői számára több lehetőség kombinációja határozza meg a vásárlás módját. A főbb formák a következők:

1.    A folyóiratok előfizethetők önmagukban, illetve csomagokként. Utóbbiak olykor szabadon összeállíthatók az intézmény profilja szerint, gyakrabban azonban szabványcsomagról, vagy egy kiadó összes termékéről van szó.

2.    A termékeket vásárolhatjuk közvetlenül a kiadóktól, ez esetben számos kapcsolattal rendelkezünk, vagy előfizethetünk egy, esetleg néhány erre szakosodott ügynökségnél, aggregátornál. Utóbbi megoldás általában egyszerűbb, sokszor plusz szolgáltatásokkal is jár.

3.    Rendelhetjük a szolgáltatásokat magunkban, vagy több intézménnyel összefogva, konzorcium formájában. Ez anyagi és adminisztrációs előnyökkel jár, de korlátokat is szab, illetve elvárásokat támaszt.

4.    A teljes szolgáltatás megrendelése mellett mód van az alkalmi használat biztosítására is, így csak az egyes cikkekért kell fizetni. A “pay per view” praktikus megoldás ritkán használt anyagok szolgáltatására.

 2.1.2.1. Az elektronikusfolyóirat-csomagok

“A folyóiratcsomagok szélesen értelmezve elektronikus indexek és akár több száz teljes szövegű folyóirat összességét jelentik, amelyeket egy aggregátor “csomagba” összegyűjt, és a weben – többnyire közös interfésszel és keresési lehetőségekkel, előfizetés alapján – a könyvtárak számára forgalmaz.”[24] Az egyszeri adminisztráció, kedvezőbb ár, egységes keresőfelület a megoldás előnyei közé tartoznak. Hátrányos azonban, hogy a könyvtárnak gyakorlatilag nincs lehetősége a számára értékes folyóiratok kiválasztására, hanem ömlesztve kapja a szükségest és az érdektelent. Szélsőséges esetben még anyagi veszteséggel is járhat, hogy néhány szakfolyóirat elérése helyett egy csomagot kapunk. A legtöbb esetben nincs más mód a hozzáférésre, a döntés tehát nem a könyvtáré.

A kérdés az, milyen összetételűek e kiadványcsomagok. A kiadók által összeállított csomag feltehetőleg annak minden folyóiratát tartalmazza. Szakkiadó esetén ez szerencsés is lehet, pl. ha egy orvosi kiadó egy orvostudományi egyetemi könyvtárhoz juttatja el azokat. Csupán részterületi kapcsolódás esetén csak kevés kapott kiadvány felel majd meg ténylegesen a gyűjtőkörnek. Az előfizetési ügynökségek csomagjai esetében még nagyobb eltolódások lehetségesek. Előfordulhat, hogy minden az adott ügynökség által szolgáltatott címhez hozzáférést kapunk, tematikus korlátok nélkül, ami rengeteg felesleget tartalmaz. Egyes nagyobb vállalkozások tudományterületenként csoportosítják a szolgáltatott dokumentumokat, s ezek közül választhat az előfizető. Találkozhatunk még, ritkán, általuk összeválogatott csomagokkal, melyeket bizonyos típusú könyvtárak számára ajánlanak. Azonban nehéz megtalálni a megfelelő könyvtárcsoportokat, hiszen a szakterület és a könyvtártípus mellett még számos szempont befolyásolja az igényeket. Ami egy átlagos észak-amerikai könyvtár számára alapvető lap, az ugyanakkor Közép-Európában igen ritkán keresett lehet, így például egy baptista híradó. Míg egyes témák nem képviseltetik magukat, addig mások túlzott részletességgel szerepelnek. Színvonalbeli eltérés is előfordulhat, hiszen nem szakemberek állítják össze a csomagokat.

A több száz lap általában nem csak színvonalában különbözik, hanem az elérés fajtájában is. Egységes keresőfelületet kapunk, de csak részben teljes szövegűek az annak meghirdetett elektronikus újságok. Így kapunk tartalomjegyzéket, referátumot, de csak bizonyos lapoknál juthatunk el az adatbázisból minden cikk teljes szövegéhez és archívumához.[25] Hiba esetén az egységesen elérhető dokumentumok mindegyike ideiglenesen elérhetetlenné válik.

Ezen kívül a vegyes tartalmú csomag nem is mindig állandó, hiszen nem bizonyos lapokra történik az előfizetés, így az aggregátorok folyamatosan változtatják, szűkítik, bővítik az elérhető kiadványok körét, illetve egy-egy folyóirat esetében is változhat az elérhetőség mértéke, például csak egy évig teljes a szöveg, vagy bővül az archívum, stb. Ezen állapotok nem kedveznek a feldolgozásnak. Az állományba vétel jogosan követelne állandóságot és átláthatóságot. Sokszor csupán csoportos feldolgozásban részesülnek a folyóiratcsomagok,[26] ami nem teszi áttekinthetővé a választékot, és a címenkénti megjelenést a katalógusban, összevetést az esetleges nyomtatott változatokkal. Nem az információt, hanem a dokumentumtípust kell keresnie így a használónak.

A helyzetet tovább nehezíti, hogy a könyvtárak általában több ügynökség csomagjaira is előfizetnek. A tartalmi átfedéseken túl más szempontokat is elhanyagol a feltártság hiánya. Bár az ügynökség célja az egységesítés volt, a több szolgáltató több keresőfelületet is jelent, tehát a csoportosan elérhető kiadványokban való keresés több fázisban hajtható csak végre, más-más használati feltételekkel. Mivel így nagymértékben romlik a csomagok használati értéke, fontos, hogy megoldást találjanak az ügynökségek a tartalom specifikálására, az elérés megbízhatóvá tételére, a könyvtárak pedig lehetőséget teremtsenek a ténylegesen egységes keresésre, és a mélyebb feldolgozása.

2.1.2.2. Az ügynökségek

Az aggregátor azon cégek összefoglaló elnevezése, amelyek az elektronikus folyóiratokat szolgáltatják. Ezek különböző eredetűek és felépítésűek, ennek következtében profiljuk is változatos, de főbb szolgáltatásaik hasonló volta miatt közös néven nevezhetjük őket. Egyesek nagy kiadókból,[27] mások adatbázis-szolgáltatókból, megint mások papírfolyóirat-előfizetési ügynökségekből[28] vagy dokumentumküldő szolgálatokból[29] alakultak ki. Jelenleg olyan praktikus információs és kényelmi szolgáltatásokat kínálnak a könyvtáraknak, hogy azok lehetőség szerint rajtuk keresztül intézik megrendeléseiket, és csak akkor tárgyalnak egyenként kiadókkal, ha olyan folyóiratra van igényük, amelyet egyik velük kapcsolatban álló nagy ügynökség sem tud biztosítani.[30]

Tekintsük át, mely szolgáltatások jellemzik, illetve mik teszik vonzóvá az ügynökségeknél történő előfizetést.[31] Az esetek többségében az első elektronikus szolgáltatás a bibliográfiai adatbázis volt, mely a megrendelhető dokumentumokat tartalmazta. Ez bővült fokozatosan a tartalomjegyzékekkel (TOC), majd referátumokkal, tartalmi összefoglalókkal (abstract), míg végül igény és lehetőség lett akár a teljes szövegek elektronikus úton való szolgáltatására is. Ennek a fokozatosságnak köszönhetően minden ügynökség adatbázist kínál, amiben vagy az összes általa forgalmazott, vagy csak az adott könyvtárban elérhető kiadvány kereshető, egységes felületen és egységes szempontrendszer szerint. A feltárás mélysége különböző (leírás, kivonat, szöveg), az esetleges tárgyszavazás nem egyöntetű a különböző szolgálatoknál, ezért is nehezen alkalmazhatók a könyvtár katalógusán belül.

Az eltérések oka részben a különböző elérési szint, illetve maguk a rendelkezésre álló szövegek. Az ügynökségek által szolgáltatott archívumokat sokszor ők maguk építették visszamenőlegesen. Amit elsősorban átvállalnak, az a kiadókkal történő egyezkedés, melynek eredményeit egységes felhasználási feltételekké olvasztják az előfizető könyvtár számára. Nekik kellett megegyezni a kiadókkal a visszamenőleges digitalizálásról is.

A legtöbb ügynökség egységesen több szinten és formátumban kínál fel minden cikket. Például az adatbázisban történő keresés megmutatja, ők rendelkeznek-e a kérdéses folyóirattal, a könyvtárban hozzáférhető-e, és milyen feltételekkel, megtekinthető a tartalomjegyzék, kívánság szerint a kivonatok, és újabb továbblépéssel a teljes szövegek a választott formátumban, amennyiben erre lehetőség van. Ez praktikus megoldás, ami a letöltési sebességet, a felesleges információ megtekintését illeti, de nehezíti a hozzáférést abban az esetben, ha a használó tudja, mire van szüksége, és az egységes kezelőfelület helyett, például egyenesen a helyi OPAC-ból az adott folyóirathoz, esetleg annak kívánt egységéhez szeretne jutni. A könyvtárak szeretik elkerülni a bejelentkezéseket, jelszavakat. Cél a ténylegesen felhasználóbarát interfész kialakítása. Fontos, hogy ez idővel beépülhessen a könyvtári OPAC-ba is.

Az interneten keresztül történő hozzáférés lehetőséget ad különszolgáltatásokra. Ezek egyike a klasszikus témafigyelés (SDI) elektronikus levélben kezelt verziója. Ezt a rendszer automatikusan megoldhatja: a felhasználó saját keresőprofiljának megfelelő találatokról e-mail értesítést kérhet. Hasonlóan kérhető értesítés a használót érdeklő folyóiratok új számainak megjelenéséről. Mód nyílik szakmai fórumok, levelezőlisták kialakítására, segítségnyújtásra szakmai vagy technikai természetű problémáknál egyaránt. Beépíthető egy, a hálózat lehetőségeit maximálisan kihasználni képes szolgáltatás, a CrossRef adatbázis.[32] Ennek segítségével egy cikk hiperhivatkozásairól azonnal eljuthatunk az idézett szöveghez, vagy megtudhatjuk annak elérési módját. Ez a csatolási szolgáltatás kétségtelenül olyan kényelmet ad, amit nyomtatott kiadványok nem nyújthatnak, új lehetőségeket teremt a tudományos publikálásban. Nem elhanyagolható tényező, hogy ezen lehetőségek mind még a nyomtatott kiadvány megjelenése előtt rendelkezésünkre állnak.

Az előfizetési ügynökségek az adminisztrációt is igyekeznek megkönnyíteni a könyvtárak számára, többen szoftvereket is forgalmaznak könyvtári munka egyszerűsítésére. A használati statisztikák automatikus készítése pedig mindkét félnek hasznos.

2.1.2.3. A licencszerződések

“A licenc olyan formális engedélyezés, amely nélkül a tevékenység jogtalan lenne. A licencekre általában a szerződésekre vonatkozó jogszabályok érvényesek.”[33] Mivel ezeket általában a terméket felkínáló ügynökség jogászai állítják össze, fontos, hogy az azt aláíró könyvtár is tisztában legyen a licenceléssel kapcsolatos tudnivalókkal, és csak számára valóban elfogadható feltételekkel kössön megállapodást.

A szerződések létrejöttét mintalicencekkel igyekszenek megkönnyíteni a szakmai szervezetek. “A mintalicenc a licencszerződés idealizált változata, amely mind a könyvtárosok, mind a szolgáltatók számára kiindulást jelent a mindkettőjük számára tisztességes és elfogadható szerződés előkészítéséhez és megkötéséhez.”[34] Ezek felsorolják az egyes feltételeket, meghatározzák a szakkifejezéseket és rögzítik a kötelességeket. Több mintalicenc felhasználásával, például a John Cox Associates négy ilyen modellt dolgozott ki, és tett nyilvánosan hozzáférhetővé,[35] melyeket, illetve ezek továbbfejlesztéseit egyre több kiadó és könyvtár elfogadott. A négy változat közül könyvtártípusonként más-más az ajánlott, ezek: felsőoktatási könyvtárak, felsőoktatási intézmények konzorciumai, közkönyvtárak, vállalati- és egyéb szakkönyvtárak.

Tekintsük át, mely lényeges pontokat kell tisztázni a szerződésekben, illetve milyen elvárások jogosak egy licenccel kapcsolatban.[36]

Az elektronikus folyóiratok licenc-megállapodásai, mint minden szerződés tartalmazzák a szerződő felek nevét és elérhetőségét, a dátumot, és a megállapodás tárgyát. Ezt követik a definíciók, a félreértések elkerülése érdekében. Kívánatos, hogy a vásárló eredeti nyelvén legyen megfogalmazva a szöveg, de ez még nem általános gyakorlat.[37]

A fő részben kifejtésre kerül minden szükséges részlet. Konkrétan mely források elérését biztosítja, s milyen határidőkkel, garanciákkal és feltételekkel a szolgáltató. Mellékletben csatolható például az elérhetővé tett címek felsorolása. Meghatározandó a jogosult felhasználók köre, a jogosultság ellenőrzésének módja. Ez jelentheti egy vagy több felhasználónév és jelszónak, vagy a felhasználói számítógépek IP-cím tartományának megadását. Előbbi lehetővé teszi például az otthoni elérést is a jelszó birtokában, utóbbi csak a helybenhasználatot. Mivel gyakorlatilag mindkét esetben előfordulhatnak visszaélések, meghatározandó, ki milyen mértékben vállalja ezért a felelősséget. A két módszer együttes alkalmazása már viszonylag bonyolulttá teszi a hozzáférést.[38] A használati jogok között lehetőleg fel kell sorolni minden, a könyvtár által végzett tevékenységet, ugyanis ami itt nem szerepel, az nem megengedett. Késés, hiányos szolgáltatás esetén lehetőség kell legyen a reklamációra.[39]

Természetesen a lehető legpontosabban meghatározandó a licencdíj. Alapja sokszor a nyomtatott folyóiratok előző évi előfizetése, s ennek meghatározott százalékával kell többet fizetni az elektronikus változatért. Egy nem ingyenes elektronikus elérés általában önmagában a nyomtatottnál többe kerül. Az ár a használók lehetséges számán, a használatra alkalmas számítógépek számán is alapulhat.[40] A díj lehet állandó, lehet a használattól függő, vagy a kettő kombinációja. Például bizonyos mennyiségű használatot előre fizethet a könyvtár, és ezt túllépve kell csak használat szerint számlázni, amennyiben erre lehetőség van. Az eseti, pay per view használatot is szabályozhatja a szerződés. Korlátozható a keresés, megtekintés is, de általában a letöltésre és kinyomtatásra vonatkoznak a külön feltételek.

A szerzői jogi megkötések miatt mindenképpen szabályozni kell a könyvtárközi dokumentumszolgáltatásra vonatkozó kikötéseket, hiszen a legtöbb könyvtárnak vannak ilyen irányú aktív kapcsolatai. Ezt egyes egyezmények nem korlátozzák, mások nem engedélyezik. Gyakori kikötés, hogy nem kereskedelmi célú felhasználásra engedélyezhető, illetve a nyomtatott változat forgalmazható csak. A könyvtárközi kölcsönzés elektronikus változatát is engedélyezik egyes szolgáltatók. Ennek megoldására egy program az elektronikusan elküldött másolatot a kinyomtatás után, vagy bizonyos idő elteltével automatikusan törli.[41] A jogi feltételek betartásáért általában a könyvtárnak kell felelősséget vállalnia.

Szerepel a szerződésben, hogy a terjesztő vagy a könyvtár szerverén tárolják az adatokat, ki felelős a karbantartásért, frissítésért, technikai hibák elhárításáért, s kit terhel kártérítési kötelezettség a szolgáltatás kiesése esetén. A szolgáltató nem vállal felelősséget általa nem befolyásolható események következtében keletkező hibákért (vis major), mint a természeti katasztrófák vagy háborús események.

A szerződés időbeli érvénye nagy jelentőséggel bír. Egyrészt az életbelépés napja, másrészt a licenc időtartama, lejárata szerepel a szerződésben. Meghatározandó, mely indokokkal szűnik meg a szerződés érvényessége, illetve hogyan mondható fel. Különösen kényes rész az archiválás kérdése. El kell dönteni, a szolgáltatás megszűnése után a könyvtár hozzáférhet-e az addig licencelt anyagokhoz. A könyvtárak érdeke, hogy a szerződésbontásig szolgáltatott anyagokat saját szerverén, vagy lemezen megtarthassa, amennyiben azt az ügynökség tovább nem biztosítja.

Rögzítendő, mely ország törvényei szerint intézendők a vitás ügyek, amennyiben bírósági perre kerülne sor.

Elkerülendők a félreérthető tartalmú megfogalmazások, a könyvtárra hárított túlzott felelősség, a bizonytalan garanciavállalás a szolgáltató részéről, illetve a szerződés üzleti titokként való kezelése. Gyakori kikötés a kiadókkal kötött licenceknél a nyomtatott folyóiratok lemondásának tilalma, mely problémát meg kell próbálni ésszerűen megoldani.

 2.1.2.4. A konzorciumok

A konzorcium: “több érdekelt, vagy egy érdekcsoport időleges együttműködése valamely közös cél megvalósítása érdekében.”[42] A könyvtári konzorcium könyvtáraknak ilyen típusú együttműködése. Nagyon gyakran kerül a konzorciumok tevékenységének körébe az elektronikus folyóiratok beszerzése.

A konzorcium tagjai megállapodásban rögzítik a partnerek nevét, céljaikat, az együttműködés formáit, szabályait. Tisztázzák az irányítási, teherviselési kérdéseket, felelősségeket, kapcsolatokat, és az esetleges problémák rendezésének módját. 1997 óta egy közel 150 csoportosulást tömörítő nemzetközi szervezet, a Könyvtári Konzorciumok Nemzetközi Koalíciója (ICOLC)[43] segíti munkájukat, érdekeik érvényre juttatását.

A könyvtári konzorciumok is különbözőek, felépítésük, céljaik, egyéb jellemzőik alapján.[44] Tömörülhetnek benne azonos típusú, pl. egyetemi könyvtárak, vagy szerveződhet szakmai alapon, pl. műszaki könyvtárak részvételével, de léteznek a résztvevő intézmények profilját tekintve vegyesnek mondható konzorciumok is. Területi viszonylatban bármely nagyság előfordulhat: települési, regionális, országos, és nemzetközi konzorciumok is léteznek. A tagok száma is változatos a tíz alattitól akár száz fölöttiig, egyes nagyobb szervezeteknek alkonzorciumai is vannak. Szervezhető formális, vagy informális konzorcium, a jogi alapok meglétét illetően. Előbbinek előnye, hogy módja van pályázati támogatások, állami finanszírozás elnyerésére, ugyanakkor mindez lényegesen több adminisztrációt is von maga után. A finanszírozás a legtöbb esetben állami: vagy közvetlen módon, egyszeri vagy rendszeres támogatással, vagy közvetetten, ha a részt vevő közkönyvtárak saját költségvetésükből teremtik meg a vállalkozás anyagi fedezetét. Ennek aránya kulcskérdés lehet a megállapodásoknál.

Vannak kifejezetten elektronikus források megosztására létrejött programok, s léteznek eredetileg más céllal alakult, s ezt a feladatot is felvállaló kezdeményezések. A központosítás mértéke jellemzi mind a szakmai döntéseket, mind az irányítást. Van, ahol csak az elektronikusfolyóirat-terjesztőkkel folytatott tárgyalások tartoznak a közös feladatok közé, s a hozzáférést már minden könyvtár saját igényeinek megfelelően alakítja ki. Gyakran bíznak meg más cégeket a technikai feltételek biztosítására, vagy ügynökségeket az adminisztráció egyszerűsítésére. Más konzorciumok feladatai sokkal szélesebb körűek. Általában az egységes szolgáltatásokat maguk alakítják ki, ők dolgozzák ki a szabályokat, teremtik meg a technikai feltételeket, folytatnak kutatásokat, készítenek felméréseket; mindez általában más területekre is kiterjed az elektronikus folyóiratok közös licencelésén túl. Hangsúlyos feladat ez azonban mindenütt.

Az elektronikus források megosztása történhet teljesen egységesen, azaz például a könyvtárak közösen megvásárolnak egy adatbáziscsomagot, és a szolgáltató szerverén mindannyian elérik azt. A kereszthozzáférés azt jelenti, hogy például két könyvtár előfizet egy-egy szolgáltatásra, és ezt partnerének is rendelkezésre bocsátja, cserébe a másik fél kiadványaihoz való hozzáférésért. A központosított hozzáférés esetén az egyik intézmény szolgáltatóként működik, ennek gépei tartalmaznak minden információt, amire a tagok előfizettek a kiadóknál, ügynökségeknél, sőt, olykor maguk is állítanak elő ilyen típusú terméket. Minden tagkönyvtár lehetőséget kap az ehhez való hozzáférésre, sőt igényeinek megfelelően részesülhet, s ennek alapján viselheti a költségeket.[45] Ezen megoldások kombinálódhatnak egymással, és egy könyvtár több konzorciumnak is tagja lehet.

A konzorciumi együttműködés előnyei közé tartozik tehát elsősorban, hogy a tárgyalásokat nem egyénileg kell folytatni.[46] A konzorcium tapasztaltabban tud fellépni a licencszerződések megfogalmazásakor, és érdekeinek érvényesítésére is több esélyt ad a csoportosulás. Sokszor kedvezőbb ármegállapodást tud kötni egy konzorcium, még az egyes könyvtárakra lebontva is. A gyakori kikötést, a nyomtatott példányok lemondásának tilalmát a konzorcium megvalósíthatja oly módon, hogy egy tagja előfizeti a nyomtatott verziót, és mindegyik hozzáférhet az on-line kiadványhoz. Ezt archiválási szempontból bizonyos konzorciumok helyesnek is tartják.[47] A konzorcium kialkudhat például próbaüzemet, s más kérdésekben is nagyobb súlya lehet szerződő félként, mint egy magányos intézménynek. Figyelembe kell venni viszont, hogy a rosszul megválasztott partnerek kevesebb segítségére lehetnek egymásnak. Hiszen ha olyan kiadványok beszerzési költségeit is fizetni kell részarányosan, melyeket nem használ a könyvtár, esetleg közben bizonyos igényeit nem veszi figyelembe a vezetés, akkor nem mondható költségkímélőnek, vagy beszerzés-egyszerűsítőnek a megoldás. A konzorciumok munkáját megfontoltan kell szervezni, mivel felbontásuk igen nehéz. Ugyanis ha csak egy példányban szereztek be nyomtatott anyagokat, és az elektronikus forma már nem hozzáférhető korábbi állapotában, együttműködés nélkül az egyes gyűjtemények csak hiányos szolgáltatást lesznek képesek nyújtani.

A tudományos élet állami támogatásának egyik formája az elektronikus időszaki kiadványok beszerzésének lehető legteljesebb anyagi segítése. Mivel a folyóiratok nagy költséget jelentenek, a nemzeti licencvásárlás sok könyvtár számára egyetlen lehetőség a hozzáférés megteremtésére. Külföldi kezdeményezések példáját követve[48] Magyarországon is elindult egy ilyen program 2001-től. Az EISZ (Elektronikus Információszolgáltatás)[49] keretében minden hazai felsőoktatási intézmény ingyenesen használhatja a legáltalánosabban fontosnak tartott elektronikus információforrásokat, s szükség esetén a használat technikai feltételeit is a program teremtette meg.

2.1.3. Állományapasztás

A gyarapításnak a beszerzéssel ellentétes folyamat, az állományapasztás is része.[50] Mind a kényszerű, mind a tervszerű apasztás szükséges az elektronikus folyóiratok esetében. Ennél a dokumentumtípusnál viszonylag sűrűbben van erre szükség, de mód is. Amennyiben a hozzáférésünk megváltozik egy előfizetett kiadványra, megváltozik egy csomag összetétele, megszűnik vagy áthelyeződik egy ingyenes on-line újság honlapja, kényszerűen ki kell vennünk adatait, vagy frissítenünk kell azokat. Ez a feldolgozást, és az elérések állandó ellenőrzését feltételezi. Ezen kívül, mivel az ingyenesen elérhető kiadványok esetleges túlzásokra adnak lehetőséget, az állandó gyarapítás mellett időnként tervszerű apasztásuk is szükségessé válhat.[51] Figyelembe kell venni a kiválasztásnál végiggondolt összes szempontot, s szükség esetén pontosítani, vagy törölni a katalógusrekordot. A rekordban tett változtatások a használatra is azonnal kihatnak: megszűnik, vagy megváltozik az elérési út.

2.2. Feldolgozás

A szóban forgó dokumentumtípus könyvtári kezelésében legnagyobb jelentőséggel talán az a pont bír, mikor eldől, feldolgozásra kerülnek-e, és milyen módon. Ugyanis ha a feldolgozandó, elérhetővé tett dokumentum rekordja bekerül a könyvtár integrált rendszerébe, akkor ettől kezdve a legtöbb munkafolyamat az adott rendszernek megfelelően a megszokott módon végbemehet. Azonban az elérhetővé tett, de fel nem dolgozott elektronikus forrás gyakorlatilag nem lesz az állomány része, nem kereshető vissza a katalógus alapján, nem vethető egybe más gyűjteményrészekkel, stb. Tulajdonképpen a könyvtártól független információforrás marad, attól eltérő tájékozódási stratégiákkal: az ügynökségek keresőfelületei, vagy szabadon hozzáférhető internetes dokumentumoknál csupán a keresőmotorok indexelése alapján. Sajnos sok könyvtár szolgáltatja ilyen módon elektronikus folyóiratait, tekintettel a kiadványtípusnak a feldolgozásban nehezen kezelhető tulajdonságaira.

A feldolgozás különböző mélységekben történhet.[52] Elképzelhető olyan megoldás is, hogy egy adott könyvtár különböző on-line dokumentumait másként tárja fel. Gyakori például, hogy a pénzért beszerzett források valamilyen formában regisztrálódnak, míg az ingyenesek nem. A következő típusokba sorolhatók az elektronikus folyóiratokról készíthető leírások:

1.    Csoportos leírásnak tekinthető az a megoldás, amikor a folyóiratokat és adatbázisokat csomagonként tekintik egy rekordnak.[53] Címként közös elnevezést kapnak, és esetleg megjegyzésben szerepel például, hogy “1000 távoli elérésű folyóirat,” részletesebb felsorolás nélkül. Ez átmeneti megoldás: elismerjük gyűjteményrészként, de nem vállalkozunk a valódi feltárásra, hiszen nem derül ki a katalógusból, mely nyomtatott lapoknak létezik on-line változata is. El kell azonban fogadnunk, hogy a nagyméretű, egyenetlen színvonalú, folyamatosan változó tartalmú csomagokat szinte kivitelezhetetlen, s nem kellően megtérülő munka a kívánt részletességgel feldolgozni. Megoldandó lenne a szolgáltatók információinak kellő strukturálása és automatikus beépítése a könyvtár rendszerébe, állandó ellenőrzés mellett.

2.    Az egyszerűsített leírásnak feleltethető meg az ún. metaadatok használata. “A metaadatok – “adatok az adatokról” – mindazon másodlagos adatok összessége, amelyek ismerete megkönnyíti a hozzáférést az erőforráshoz, objektumhoz vagy dokumentumhoz, és amelyeket vagy szellemi munkával, vagy automatikusan hoztak létre. Ez beágyazható magába a dokumentumba vagy kölcsönös csatolókkal hivatkozhatnak egymásra.”[54] A metaadatok tehát a kiadványon belüli katalóguscédulához hasonlítanak: a dokumentum önmagában hordja a leírását. Ez egyszerűsíti a munkát. Maga a tétel nem látható a használóknak, de a keresőprogramok megtalálják az információkat. A metaadatok nem túlzottan részletesek, viszont kifejezetten az interneten terjesztett anyagok jellegzetességeinek figyelembevételével alakultak ki. Elsősorban nem könyvtári használat céljára jöttek létre, de használatuk elterjedt, és ha hivatalosan nem is, a gyakorlat terén már szabványnak tekintik ezeket. Több metaadatszabvány is létezik,[55] különböző összetettséggel, különböző típusú szövegek számára kifejlesztve, például irodalmi szövegekhez a TEI-fejrész,[56] vagy az EAD,[57] és több más szabvány, egyes szűkebb területekre. Legszélesebb körben használt, s a könyvtári munkához általánosan elfogadható a Dublin Core (DC) metaadat formátum.[58] Egyszerű, jól strukturált, és szintaxistól független, így alkalmazkodóképessége nagy, adatai többek között a szabványos MARC formátuméinak megfeleltethetők. 15 alapelemét 1996-ban határozták meg, s csupán ezeken belül ad módot a finomításra. A Dublin Core alapadatai a következők: cím, alkotó, tárgyszavak, tartalmi leírás vagy referátum, kiadó, közreműködő, dátum (amikor a forrás jelenlegi formájában elérhetővé vált), típus, formátum, azonosító (pl. URL, ISBN), forrás (pl. PDF formátumnál a nyomtatott eredeti ISBN száma), nyelv, kapcsolat más forrásokkal (pl. rész-egész, előzmény, sorozat, stb.), terjedelem és tartam, jogkezelés. Ezek mindegyike opcionális és ismételhető. Több ponton kidolgozásra szorul még, például: kötött listák készítése a tárgyszavakhoz, nyelvkódokhoz, forrástípus és formátumadatok megnevezésére. Az utolsó négy adatelem még teljességében igen képlékeny, és a dokumentumazonosítás problémája is része a további kutatásoknak.

3.    Az elektronikus dokumentumok teljes leírása az ISBD/ER (1996),[59] illetve annak magyarított változata, a KSZ/2[60] szabvány alapján történhet. Ezek mind a helyi, mind a távoli hozzáférésű kiadványokra alkalmazandók, ezért problémákat jelent használatuknál az elektronikus folyóiratok virtualitása és nehezen megoldható azonosítása. Minden, egyébként speciális dokumentumtípusba tartozó elektronikus dokumentumot e szabvány szerint kell leírni elsődlegesen, tehát az elektronikus időszaki kiadványokra is ez vonatkozik. Támogatja az analitikus leírást a szabvány, de egy még nem létező szabályzat keretébe utalja. Azon adatcsoportokat tartalmazza, melyeket a szabványcsalád többi tagja. Ezeken belül is megoldható az on-line források leírása, de szükség van olykor a szemléletváltásra ennek megoldásához. Jellegzetessége például, hogy a nem csak elektronikus dokumentumokat tartalmazó katalógus készítésekor a főcím után közvetlenül szögletes zárójelben szerepel a dokumentumtípus; a harmadik adatcsoport a dokumentum speciális adatait tartalmazza, kötelezően a pontos megnevezését, amihez lista áll rendelkezésre, és szabadon megadható a tartalom mérete vagy az adatmennyiség. Az adatok főforrása nehezen meghatározható on-line dokumentumoknál, sőt maga a leírás tárgya is. A dokumentumok azonosítása itt is probléma. Érdekes kérdés, hogy egy metaadatokat tartalmazó dokumentumnál alkalmazhatjuk-e azokat forrásként. Hiszen a megjelenített forma nem tartalmazza ezeket, csak gépileg olvashatók. Valószínűleg igen, hiszen belső forrásnak tekinthetők, és mert egyéb hiányában bibliográfiai adatbázis is használható a feldolgozásban. Azt, hogy a virtuális folyóiratok leírása idegen e szabvány szellemétől azt az mutatja, hogy minden fontosabb adatuk a megjegyzések közé szorult. Így a frissítési gyakoriság ide került a kiadásjelzés helyett, és csak ide volt sorolható a hozzáférés módja, ami általában URL címeket jelent. Ezek közül mindegyik felsorolandó, amin az adott dokumentum elérhető. Hogy mi tekinthető ugyanannak a dokumentumnak, nem meghatározott. A kapcsolatok, például a nyomtatott eredeti adatai szintén itt szerepelnek, más weblapokkal való kapcsolat nincs feltüntetve. Több adatcsoport ide utalja a távoli hozzáférésű kiadványok leírását, például a fizikai jellemzők.

Láthatóan nem virtuális dokumentumok leírására termett a szabvány, még ha alkalmazható is rájuk. Gyakorlatilag azonban elég ritkán fordul elő, hogy on-line dokumentumot hagyományos katalógusba kell felvenni. A számítógépes katalógusokba kerülő tételek pedig többnyire valamely MARC formátumban készülnek, ami már képes a metaadatok fogadására.[61] Ez sem kifejezetten a távoli elérésű dokumentumok feltárására készült, de van rá mód, hogy azokra alkalmazzuk. Mezői, indikátorai, almezői alkalmasak, illetve alkalmassá tehetők az on-line dokumentumok speciális adatainak kezelésére, és azok fogadására.[62] Fontos szerepe van a 856-os mezőnek,[63] ahol helyet kap az elektronikus hely és hozzáférés. Itt viszonylag részletes lehetőségek adottak az elérési mód kódolására. Ezen kívül jellemző adatok például a címadat forrására vonatkozó megjegyzés, a rendszerkövetelmények, a fájl típusa, esetleg rövid tartalmi összefoglaló. A dokumentumtípusra a rekordfejben, a főcím után, illetve a lelőhelykódban is felhívhatjuk a figyelmet. MARC formátumú feldolgozást találunk a legtöbb könyvtárban,[64] így mind az OPAC-ban, mind közös katalógusokban megjelenik az on-line folyóiratok rekordja.

Meg kell hozni még egy döntést a feldolgozáskor, arról, mi kerüljön egy rekordba, mi külön, illetve milyen kapcsolatokat alkalmazunk köztük. Kerülhet az on-line változat pusztán a nyomtatott forma leírásának megjegyzésébe, vagy minden változat külön is feldolgozható.[65] Legjobbnak talán a minél analitikusabb megoldások tarthatók, így lehetőség szerint mind a párhuzamos kiadványokat, mind a csomagok tartalmát külön rekordnak tekinteni, s megfelelő utalórendszerrel biztosítani közöttük az átjárhatóságot.[66] A jó kapcsolatépítésre a gyakori címváltozások kezelésekor is szükség van.

2.3. Az állomány karbantartása

2.3.1. Az állandóság biztosítása

Láthattuk, hogy minden leírási formánál az URL szerepel, mint a dokumentum azonosítója, egyéb adat hiányában. Elektronikus időszaki kiadványoknak elvileg lehet ISSN száma, azonban ez nem általános. Probléma, hogy a virtuális dokumentumok nehezen azonosíthatóak, sőt, az azonosítás egysége sem egyértelmű. Gyakorlati gond azonban, hogy az interneten található forrásoknak igen gyakran változik meg fizikai helye, tárolása, így elérhetetlenné válnak a korábban felvett URL címen. Ez pedig állandó ellenőrzést követel, ha naprakész katalógust akarunk, s főleg, ha a katalógusrekordokból egyenesen a kívánt on-line forrásra való eljutást is biztosítjuk. Amennyiben a folyóirat elérhetetlen a megadott címen, a belefektetett munka értelmét veszti. Megoldás két irányból lehetséges. Egyrészt pontosabb azonosítókra való szabványok kidolgozásával, másrészt segédprogramok beépítésével, természetesen állandó könyvtárosi ellenőrzés mellett.

A nem eléggé állandó URL (Uniform Resource Locator) mellett kidolgozója, az Internet Engineering Task Force más, a dokumentumhoz szorosabban kötődő azonosítókat alakít ki ugyancsak az URI (Uniform Resource Identifiers) szabványcsaládon belül. Ide tartozik az URC (Uniform Resource Characteristics) és az URN (Uniform Resource Name) is. Utóbbi egyértelműbben, a dokumentumhoz rendelve kell azonosítsa azt.[67] Hasonló kezdeményezés, az Association of American Publishers terve a DOI (Document Object Identifiers), mely szintén az egyedi dokumentumok azonosítására törekszik, így biztosítva a változatlanságot.[68] Sorozati azonosítás a célja a SICI (Serial Item and Contribution Identifier) szabványnak.[69] Mindezek egyike sem kellően elterjedt ahhoz, hogy általános megoldást jelentsen. Mivel egy URL-cím mond is valamit a dokumentumról és helyéről, nehezen tekintenek el ettől a pontos azonosítás érdekében.

Átmeneti, de igen hasznos megoldás, az URL-változások hatását kiküszöbölendő, az OCLC kifejlesztette PURL (Persistence URL).[70] Ennek segítségével állandóvá tehető a megadott cím, oly módon, hogy a PURL szerver azonosítja a régi és új lelőhelyet, az új adatot visszaküldi a használó gépének, s így az észrevétlenül megérkezik az új címre, a korábbi begépelésével.

Mivel a dokumentumazonosítók oly sokfélék jelenleg, a munka folyamata más, gyors és praktikus megoldást igényel. Így a könyvtárak sorra készítettnek olyan programokat, melyek rendszeresen végigvizsgálják a katalógustételekben szereplő internetes lelőhelyadatokat.[71] A program megkísérli elérni a forrást, és ha az adott címen a keresett dokumentum nem található, automatikusan üzenetet küld a karbantartásért felelős könyvtárosnak, akinek azonosítója szintén szerepel az adott rekordban.[72] A sikeres ellenőrzés dátuma pedig belekerül a rekord 856-os mezőjébe. Az el nem ért dokumentumokat a könyvtáros rendszeresen felülvizsgálja, és igyekszik a hozzáférést helyreállítani.

2.3.2. Archiválás

El kell ismerni, hogy a virtuális dokumentumok archiválása félve kezelt, megoldatlan kérdés. Sok energiát fektetünk ugyanis olyasvalaminek a szolgáltatásába, mely a papírhordozótól olyannyira eltérő fizikai jellemzői, és dinamikus változása miatt nehezen teszi lehetővé a megőrzést. Kérdés, hogy ki archiváljon, mit és hogyan. A kiadók, terjesztők és könyvtárak háromszögében több próbálkozás is született az elektronikus publikációk archiválására,[73] s valószínűleg a kérdést ebben az esetben is a köteles példányok, és a regisztráció jelentik majd, együttesen a megőrzendő dokumentumok körének pontos meghatározásával.[74]

Ezen kívül azonban kulcskérdés magának az állomány fizikai megőrzésének lehetősége. Az on-line dokumentum valójában nincs meg a könyvtárban, ahhoz, hogy hosszútávon birtokoljuk, tisztázandók egyrészt a szerzői jogi kérdések, másrészt a technikai feltételek. A virtuális dokumentum tárolható saját szerveren, vagy letölthető, s off-line formában raktározható, amivel azonban alaptulajdonságait változtatjuk meg, többek között változékonyságát is. Mindezen lehetőségek valószínűleg csekély tartósságúak, még ha a hordozó időtállóvá is tehető. A hardverek és szoftverek állandó változása miatt könnyen használhatatlanná válnak az elektronikus források, megőrzésükhöz állandó technikai felfrissítésükre van szükség, mely szintén változásokat idézhet elő tartalmukban.[75] Gyakran tehát a könyvtárak, jobb híján, a párhuzamos papírváltozat megőrzését vállalják, aminek a kizárólag elektronikusan létező kiadványok esetében abszurd módon azok kinyomtatása felel meg.[76] Egyelőre tehát el kell fogadnunk így, megfoghatatlan létükkel együtt az elektronikus forrásokat.

2.4. Szolgáltatás

Az elektronikus időszaki kiadványok szolgáltatása szinte teljes egészében feldolgozásuk függvénye. A gépi adatcsere, az OPAC-ban való megjelenítés, illetve a könyvtári katalógus távoli elérése számtalan lehetőséget engednek meg, de mindezeknek alapja, hogy minél alaposabban feltárt elektronikus forrásokat tartalmazzanak.

A katalógusba be nem helyezett on-line dokumentumok általában a könyvtár honlapjáról elérhetők, elektronikus könyvtári különgyűjteményt, vagy puszta linkgyűjteményt képezve. Ezek mellett a népszerűsítés, illetve a távoli hozzáférés érvei szólnak. Nem szükségszerű azonban a teljesen virtuális, ugyanakkor általában feltáratlan gyűjteményrész kiszakítása ahhoz, hogy mindez szerepeljen a könyvtár weboldalán. Sőt, a kellően feldolgozott állomány erre is több lehetőséget ad. A katalógusban szereplő tételek elérhetőek lehetnek közvetlenül a katalógusból, és a katalógus internetes megjelenéséből is, ha megadjuk erre a lehetőséget a távoli felhasználóknak.[77] Ugyancsak a katalógusrekordokban elhelyezhetők az osztályozási jelzetek, tárgyszavak, referátumok és tételkapcsolatok mellett olyan jelzések, melyek alapján egy újabb segédprogram listákba rendezi a tételeket, kívánt szempontok alapján.[78] Így például az egy bizonyos határidő után felvett tételek automatikusan újdonságlistát alkothatnak, készülhet lista a dokumentumtípus alapján az on-line folyóiratokról általában, vagy például ETO jelzetek szerint is felépülhet egy, tematikus böngészés céljára. S mindezen mutatványok elérhetővé tehetők külső használóknak, akik a listákból a katalógustételekhez, onnan esetleg a teljes szöveghez, vagy kivonathoz kerülhetnek.

Azt, hogy kinek milyen felhasználói jogosultságokat engedélyez a könyvtár, illetve mik a letöltés, nyomtatás feltételei adott körülmények között, azt a licencszerződések, és szerzői jogok figyelembevételével kell meghatározni a használati szabályzatban.

Az elektronikus időszaki kiadványok teljes integrációjához sok egyéb mellett az is szükséges, hogy a tájékoztató könyvtárosok felkészülten segíthessék a használókat az információhoz való hozzájutásban.

Irodalom

BELBENOIT-AVICH, Pierre Marie: La gestion des périodiques électroniques en bibliotheque universitaire. In: Bulletin des Bibliotheques de France, 42. vol. 1997. 6. no. 56-61. p.
BERKE Barnabásné: Az elektronikus dokumentumok és könyvtári használatuk. Helyzetkép. In: Könyvtári Figyelő, 47. évf.  2001. 2. sz.  275-297. p.
BLEY, Robert: NESLI – The National Electronic Site Licence Initiative. In: VINE 110. no. [1999], Theme Issue: Electronic Journals and Their Management, Part 1. 34-37. p.
BRENNAN CROFT, Janet: Model licences and interlibrary loan/document delivery from electronic resources. In: Interlendig and Document Supply, 29. vol. 2001. 4. no. 165-168. p. (Ref. Viszocsekné Péteri Éva, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 49. évf. 2002. 10-11. sz. 439-441. p.)
BRITTEN, William A. et al.: Access to periodicals holdings information: creating links between databases and catalog. In: Library Collections, Acquisitions and Technical Services, 24. vol. 2000. 1. no. 7-20. p. (Ref. Orbán Éva, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  48. évf. 2001. 1. sz. 36-37. p.)
BROADMEADOW, Sheila: Electronic journals at the BT Laboratories Library. In: VINE 110. no. [1999], Theme Issue: Electronic Journals and Their Management, Part 1. 6-10. p.
BROOKS,  Sam: Tudományos folyóiratok és teljes szövegű adatbázisok. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 49. évf. 2002. 9. sz. 364-367. p.
BUCKLAND, Michael: A könyvtári szolgáltatások újratervezése. Bp. 1998. OSZK. 52-70. p.
BURDEN, Christine et. al.: E-journals at the British Library: from selection to access. Information Service and Use, 21. vol. 2001. 3-4. no. In: Special Issue: Electronic Journals. 117-121. p.
BYRUM,  John D.: Mennyire szerepelnek az elektronikus dokumentumok a nemzeti bibliográfiákban? Egy 1998 májusában és júniusában végzett felmérés eredményei. In: Könyvtári Figyelő, 45. évf. 1999. 4. sz. 856-862. p.
CAPLAN, Priscilla – GUENTHER, Rebecca: Metadata for Internet Resurces: The Dublin Core Metadata Elements Set and Its Mapping to USMARC. In: Electronic Resources: Selection and Bibliographic Control. Pattie, Ling-Yuh W. – Cox, Bonnie Jean ed. New York, [1996], Haworth Press. 43-58. p.
CARTER, Christina E. et. al.: The Real World of Integrating Electronic Resources into  Web OPAC. In:  Serials Librarian, 36. vol. 1999. 3-4. no. 455-460. p.
CHANEY, Eliane – BULLIARD, Catherine – CHRISTIANSEN, Caroline: The electronic journal service at CERN, a first evaluation: user access interfaces and user awareness. In: VINE 110. no. [1999], Theme Issue: Electronic Journals and Their Management, Part 1. 23-29. p.
CHEPESIUK, Ron: JSTOR and electronic archiving. American Libraries, 31. vol. 2000. 11. no. 46-48. p. (Ref. Orbán Éva, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 49. évf. 2002. 3. sz. 129-130. p.)
CLARKE, Sarah: Access to electronic journals for distance learners. In: VINE 110. no. [1999], Theme Issue: Electronic Journals and Their Management, Part 1. 30-33. p.
COLLIER, Mel W.: A Model Licence for Acquisition of Electronic Materials. In: Electronic documents and information: from preservation to access. Helal, Ahmed H. – Weiss, Joachim W. ed. Essen, 1996, Universitätbibliothek Essen. 51-67. p.
COPELAND, Ann: E-Serials Cataloging in the 1990s: A Review of the Literature. In: Serials Librarian, 41. vol. 2002. 3-4. no. 7-29. p.
CoORDON, Lyn – PICCOLO, Tittemore, Cecilia: Metadata Standards for Library Catalogers. In: Cataloging and Classification Quarterly, 33. vol. 2001. 1. no. 17-20. p.
COX, Andrew – GODWIN, Peter – Yeates, Robin: Towards a checklist for choosing electronic journal aggregation services. In: VINE 110. no. [1999], Theme Issue: Electronic Journals and Their Management, Part 1. 38-42. p.
Csató Edit – Koltay Klára: Elektronikus dokumentumok: a legmunkaigényesebb dokumentumfajta. In: Tudományos és Műszaki Tájékozódás,  49. évf. 2002. 8. sz. 303-311. p.
DAVIS, Trisha L. – REILLY, John J.: Understanding Licence Agreements for Electronic Products. In: Serials Librarian, 34. vol. 1998. 1-2. no. 247-260. p.
DAY, Michael W.: Online Serials: Preservation Issues. In: Serials Librarian, 33. vol. 1998. 3-4. no. 199-221. p.
Delaine, Virginie: La gestion au quotidien des revues électroniques sur intranet. In: Documentaliste – Science de l’information, 37. vol. 2000. 3-4. no. 182-191. p.
DÖMÖTÖR Lajosné – HUSZÁR Ernőné – SZENTIRMAI László: Az egyetemi könyvtárak külföldifolyóirat-gyarapításának stratégiája és finanszírozásának kérdései. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 47. évf. 2000. 9-10. sz. 371-381. p.
DURANCEAU, Ellen Finnie: Beyond Print: Revisioning Serials Acquisitions for the Digital Age. In: Serials Librarian, 33. vol. 1998. 1-2. no. 83-106. p.
DYGERT,  Claire T.: New Challenges Behind the Scenes: The Changing Role of the Serials Librarian in the Age of E-Publishing. In: Internet Reference Services Quarterly, 3. vol. 1998. 3. no. 7-14. p.
EASON. Ken – YU, Liangzhi – HARKER, Susan: The use and usefulness of function in electronic journals: the experience of the SuperJournal Project. In: Program, 34. vol. 2000. 1. no. 1-28. p.
EDWARDS, Jennifer – XU, Amanda – RODGERS, David R.: Eeee!-Serials: Providing Access to Online Serials. In: Serials Librarian, 36. vol 1999. 3-4. no. 467-473. p.
FECKO, Mary Beth: Electronic resources: access and issues. London – Melbourne – Munich – New Providence, 1997, Bowker-Saur. 59-91. p.
FERENCZY Endréné: A könyvtári modell. In: Könyvtárosok kézikönyve, 3. kötet. A könyvtárak rendszere. Szerk.: Horváth Tibor – Papp István. Bp. 2001. Osiris K. (Osiris kézikönyvek), 293-356. p.
FRIEND, Frederick J.: Library Consortia in the Electronic Age. In: Alexandria, 14. vol. 2002. 1. no. 17-24. p.
GÁRDUSNÉ Szabó Gabriella: A számítógépes dokumentumok formai feltárásának nehézségei. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 44. évf. 1997. 11. sz. 420-426. p.
GAZDAG Tiborné: Az elektronikus időszaki kiadványok nyilvántartása az ISSN nemzetközi regisztrációs rendszerében. KF, 1998. 1. sz. 24-34. p.
GAZDAG Tiborné: Az időszaki kiadványok számbavétele és feltárása – nemzetközi tendenciák és hazai környezet. (Az ISSN számadás hazai gyakorlata és nemzetközi összefüggései). In. Könyvtári Figyelő, 48. évf. 2002. 4. sz. 653-660. p.
GEFFNER, Mira – MACEWAN, Bonnie: A Learning Experience: The CIC Electronic Journals Collection Project. In: Serials Librarian, 33. vol. 1998. 3-4. no. 271-277. p.
GIAVARRA, E.: Licencing digital recources: How to avoid the legal pitfalls? ECUP, 1999. nov. 24 p. (Ref. Viszocsekné Péteri Éva, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 46. évf. 1999. 11-12. sz. 477-480. p.)
GIBBS, Nancy: Using Teams to Evaluate and Implement New Services for Electronic Serials. In: Serials Librarian, 36. vol 1999. 3-4. no. 337-345. p.
GIORDANIO, Tommaso: Library Consortium Models in Europe: a Comparative Analysis. In: Alexandria, 14. vol. 2002. 1.no. 41-52. p.
GORMAN, Michael: Metadata or cataloguing? A false choice. Journal of Internet Cataloguing, 2. vol. 1999. 1. no. 5-22. p. (Ref. Mohor Jenő, Könyvtári Figyelő, 46. évf. 2000. 1-2. sz. 205-207. p.)
GÖTTKER, Susanne: Elektronische Zeitschriften. Wie kommen die Volltexte in die Bibliothek? In: Bibliotheksdienst, 33. Jg. 1999. 6. no. 972-979. p. (Ref. Papp István, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 47. évf. 2000. 9-10. sz. 431-432. p.)
GŐz Ágnes: Az Interneten elérhető információforrások katalogizálása. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 45. évf. 1998. 8-9. sz. 315-330. p.
GRIFFITH, Joan C.: Millenium Services for E-Journals: The HARRASSOWITZ Approach to Electronic Serials. In: Serials Librarian, 37. vol. 1999. 1. no. 43-53. p.
GRZESZKIEWICZ, A. – HAWBAKER, A. C.: Investigating a full-text journal database: a case of detection. Database, 19. vol. 1996. 6. no. 59-62. p. (Ref. Orbán Éva, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 45. évf. 1998. 3-4. sz. 149. p.)
GyÜRE Péter – KOLTAY Klára: Internet a könyvtári rendszerben. In: Tudományos és Mászaki Tájékoztatás, 44. évf. 1997. 4-5. sz. 144-151. p.
HAAVISTO, Tuula: A könyvtárak és a licencszerződések. A könyvtári beszerzés új módszerei. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 49. évf. 2002. 3. sz. 107-110. p.
HAKALA, Juha: Metadata and identifiers for e-journals. In: Digitising Journals: Conference on future strategies for European libraries, Proceedings. Copenhagen, 2000. Danish National Library Authority. 53-68. p.
HAYES, Helen – SULLIVAN, Shirley: Teljes szövegű elektronikus folyóiratok – és most merre? In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 47. évf. 2000. 9-10. sz. 414-421. p.
HENEBRY, Carolyn – SAFLEY, Ellen – GEORGE, Sarah E.: Before you Cancel the Paper, Beware: All Electronic Journals in 2001 Are NOT Created Equal. In: Serials Librarian, 41. vol. 2002. 3-4. no. 267-273. p.
HENNING, Nicole: Improving Access to E-Journals and Databases at the MIT Libraries: Building a Database-Backed Web Site Called “Vera”. In: Serials Librarian, 41. vol. 2002. 3-4. no. 227-254. p.
HORVÁTH Péter: A könyvtári automatizálás alapkérdései. In: Könyvtárosok kézikönyve, 4. kötet. Határterületek. Szerk.: Horváth Tibor-Papp István. Bp. 2002. Osiris K. (Osiris kézikönyvek), 123-262. p.
HUTZLER, Evelinde: Elektronische Zeitschriftenbibliothek. Entwicklung, Stand und Perspektiven. In: Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie, 47. Jg. 2000. 6. no. 571-587. p.
Az IFLA licencelési alapelvei. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 49. évf. 2002. 1. sz. 25-27. p.
JACOBSEN, Grethe: A nemzeti bibliográfiai gyűjtőkör kérdései. In: Könyvtári Figyelő, 46. évf. 1999. 4. sz. 804-810. p.
JENG, L. H.: A converging vision of cataloging in the electronic world. In: Information Technology and Libraries, 15. vol. 1996. 4. no. 222-230. p. (Ref. Zsadon Béla, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 45. évf. 1998. 2. sz. 75-79. p.)
JUL, Erik: Cataloging Internet Resources: An Assessment and Prospectus. In: Serials Librarian, 34. vol. 1998. 1-2. no. 91-104. p.
KELLER, Alice: Elektronische Zeitschriften in Bibliotheken. Ein Erfahrungsbericht aus der ETH-Bibliothek. Nachrichten für Documentation, 48. Jg. 1997. 3. no. 131-136. p. (Ref. Lengyel Mónika, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  44. évf. 1997. 11. sz. 430-432. p. és Murányi Lajos, Könyvtári Figyelő, 43. évf.  1997. 3. sz. 646-647. p.)
KELLER, Alice: Future development of electronic journals: a Delphi survey. The Electronic Library, 19. vol. 2001. 6. no. 383-396. p.
KEYHANI, Andrea: Creating an Electronic Archive: Who Should Do It and Why? In: Serials Librarian, 34. vol. 1998. 1-2. no. 213-224. p.
KIDD, Tony: Electronic journal services at Glasgow University Library. In: Information Service and Use, 21. vol. 2001. 3-4. no. Special Issue: Electronic Journals. 173-180. p.
KIMBERLEY, R.: Electronic journal distribution: a prorotype study. In: The Electronic Library, 13. vol. 1995. 4. no. 313-316. p. (Ref. Hegyközi Ilona, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  44. évf. 1997. 6. sz. 235-237. p.)
KOLTAY Tibor: Elektronikus folyóiratok a hálózaton: a jövő útja? In: Könyvtári Figyelő, 40. évf.  1995. 3. sz. 449-451. p.
KÖHLER, Doris: Geschäftsgänge für Online-Zeitschriften in Bibliotheken. Der Geschäftsgang an der Universitätsbibliothek Bielefeld. In: Bibliotheksdienst, 35. Jg. 2001. 12. no. 1618-1628. p.
KÜHRNER Éva: Magyar orvostudományi elektronikus folyóiratok a világhálón. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 47. évf. 2000. 9-10. sz. 397-402. p.
LE COADIC, Yves F.: Les télé-revues. De la revue papier a la revue électronique. In: Documentaliste – Science de l’information, 32. vol. 1995. 3. no. 135-141. p.
LEATHEM, Cecilia A.: Issues in Electronic Journals Selection and Management. Internet Reference Services Quarterly, 3. vol. 1998. 3. no. 15-28. p.
LOCK, Selina – CORNELL, Evelyn – COLLING, Anne: The acceptance of e-journals in higher education: policy and use at the University of Leicester, with reference to the CORSALL report. Information Service and Use, 21. vol. 2001. 3-4. no. Special Issue: Electronic Journals. 189-195. p.
LUIJENDIJK, Wim – VOS, Nick C. C.: Hogyan fogják kezelni az elektronikus folyóiratokat az előfizetési ügynökségek? In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  45. évf. 1998. 3-4. sz. 103-107. p.
LUIJENDIJK, Wim C.: Az eletronikus folyóiratok archiválása a folyóirat-ügynökség szempontjából. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás , 43. évf. 1996. 1. sz. 8-10. p.
MALLETT, D. L. – SMITH, A. M. H.: The acceptance of electronic journals at Aston University. Information Service and Use, 21. vol. 2001. 3-4. no. Special Issue: Electronic Journals. 197-204. p.
MARTON Katalin: Elektronikus folyóiratok Oxfordban. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  47. évf. 2000. 9-10. sz. 403-408. p.
MORRIS, Wayne – THOMAS, Linda: Single or Separate OPAC Records for E-Journals: The Glamorgan Perspective. In: Serials Librarian, 41. vol. 2002. 3-4. no. 97-109. p.
MOUW, J.: Changing roles in the electronic age – the library perspective. Library Acquisitions: Practice and Theory, 22. vol. 1998. 1. no. 15-21. p. (Ref. Hegyközi Ilona, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  45. évf. 1998. 11. sz. 449-451. p.)
MUIR, Adrienne – DAVIES, J. Eric: Legal deposit of digital material in the UK. Recent developments and the international context. In:  Alexandria, 12. vol. 2000. 3. no. 151-165. p. (Ref. Hegyközi Ilona, Könyvtári Figyelő, 47. évf.  2001. 4. sz. 739-741. p.)
NAYLOR, Bernard: Könyvtár az elektronikus korban – állományépítés és hozzáférés. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  48. évf. 2001. 2. sz. 71-76. p.
NILGES, Chip: Evolving an Integrated Electronic Journals Solution: OCLC FirstSearch Electronic Collections Online.In:  Serials Librarian, 33. vol. 1998. 3-4. no. 299-317. p.
NISONGER, Thomas E.: Collection Management Issues for Electronic Journals. IN: IFLA Journal, 22. vol. 1996. 3. no. Special Issue: Libraries and the Elecrtonic Journal in Science. 233-239. p.
PEEK, Robin – POMERANTZ, Jeffrey – PALING, Stephen: The traditional scholary journal publishers legitimize the Web. In. Journal of the American Society for Information Science, 49. vol. 1998. 11. no. 983-989. p. (Ref. Kardos Krisztina, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  47. évf. 2000. 5. sz. 226-228. p.)
PENTZ, Ed: Brief communication: reference linking with CrossRef. In: Interlending and Document Supply, 29. vol. 2001. 1. no. 20-22. p. (Ref. Hegyközi Ilona, Könyvtári Figyelő,  47. évf. 2001. 3. sz. 608-609. p.)
PRIOR, Albert: Acquiring and accessing serials information – the electronic intermediary. In: Interlending and Document Supply, 29. vol. 2001. 2. no. 62-68. p. (Ref. Viszocsekné Péteri Éva, Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 49. évf. 2002. 5. sz. 206-208. p. és Hegyközi Ilona, Könyvtári Figyelő, 47. évf.  2001. 4. sz. 766-768. p.)
PRIOR, Albert: Managing Electronic Serials: The Development of a Subscription Agent’s  Service. In: Serials Librarian, 32. vol. 1997. 3-4. no. 57-65. p.
QUINN, Brian: The impact of aggregator packages on collection management. In: Collection Management, 25. vol. 2001. 3. no. 53-74. p. (Ref. Hegyközi Ilona, Könyvtári Figyelő, 47. évf.  2001. 4. sz. 764-766. p.)
RABINE, Julie – RICH, Linda – JULIAN, Gail: Managing Electronic Journals in Times of Change. In: Serials Librarian, 34. vol. 1998. 3-4. no. 279-283. p.
Ramsden, Anne – Collier, Mel: Acquisitions policy and economic models for the electronic library. In: ELINOR: electronic library project. Ramsden, Anne ed. London – Melbourne – Munich – New Providence, [1997], Bowker-Saur. 57-69. p.
Ramsden, Anne – Collier, Mel: Copyright, right clearance, and licecing texts. In: ELINOR: electronic library project, Ramsden, Anne ed. London – Melbourne – Munich – New Providence, [1997], Bowker-Saur. 29-39. p.
Rees, Louise B. – Clancy, Bridget Arthur: Cataloging Electronic Journals: Learning to Weave the Web. Internet Reference Services Quarterly, 3. vol. 1998. 3. no. 29-43. p.
Reinhardt, Werner: Könyvtári konzorciumok a Német Szövetségi Köztársaságban. TMT, 48. évf. 2001. 5. sz. 201-207. p.
Reynolds, Regina Romano: Az időszaki kiadványok bibliográfiai számbavételének összehangolása a digitális korszakban. KF, 1999. 4. sz. 875-887. p.
Rusch-Feja, Diann: Az elektronikus források beszerzésének konzorciális modelljei Németországban. TMT, 49. évf. 2002. 1. sz. 10-24. p.
Sajó Andrea: Elektronikus folyóiratok a világhálón. TMT, 46. évf. 1999. 7. sz. 275-280. p.
Sajó Andrea: Hogyan indítsunk elektronikus folyóiratot? Magyarországi helyzetkép a 21. század elején. TMT, 48. évf. 2001. 12. sz. 471-476. p.
Schnell, Eric H.: Freeing Ariel: the Prospero electronic document delivery project. Journal of Interlibrary Loan, Document Delivery and Information Supply, 10. vol. 1999. 2. no. 89-100. p. (Ref. Viszocsekné Péteri Éva, TMT, 48. évf. 2001. 8. sz. 336-337. p.)
Sebestyén György: Légy az információs társadalom polgára! Bp. 2002. ELTE Eötvös K. 197-211. p.
Sha, Vianne T.: Cataloguing Internet resources: the library approach. The Electronic Library, 13. vol. 1995. 5. no. 467-476. p. (Ref. Koltay Tibor, TMT, 43. évf. 1996. 11-12. sz. 472-473. p. és Hegyközi Ilona, KF, 1996. 2. sz. 341-342. p.)
Sigrist, Barbara – Heise, Andreas: Cataloging and Retrieving E-Journals in the Zeitschriftendatenbank, the German Serials Database. Serials Librarian, 39. vol. 2000. 1. no. 65-74. p.
Strong, Rob: A collection development policy incorporating electronic formats. Journal of Interlibrary Loan, Document Delivery and Information Supply, 9. vol. 1999. 4. no. 53-64. p. (Ref. Nagypál László, KF, 2000. 1-2. sz. 290-291. p.)
Sütheő Péter: Elektronikus, digitális, virtuális könyvtárak. In: Könyvtárosok kézikönyve, 3. kötet. A könyvtárak rendszere. Szerk.: Horváth Tibor – Papp István. Bp. 2001. Osiris K. (Osiris kézikönyvek), 209-239. p.
Tószegi Zsuzsanna: Multimédia a könyvtárban. Bp. 1997. Akadémiai K. 188-207. p.
Zappen, Susan H. – Taxman, Jennifer – Schwartzkopf, Becky: Building an Electronic Journal Collection from the Ground Up. Serials Librarian, 36. vol 1999. 3-4. no. 421-428. p.

——————————————————————————–

* A most olvasható tanulmány a szerző szakdolgozatának rövidített változata. A szakdolgozatot 2003-ban fogadta el az ELTE Könyvtártudományi Tanszék.

[1] KSZ/2 Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabályzat. Bibliográfiai leírás. Elektronikus dokumentumok. Bp. 2000. OSZK. 7. p. és Berke Barnabásné: Az elektronikus dokumentumok és könyvtári használatuk. KF, 2001/2. 275. p.

[2] KSZ/2 11. p. és Gazdag Tiborné: Az elektronikus időszaki kiadványok nyilvántartása az ISSN nemzetközi regisztrációs rendszerében. In: Könyvtári Figyelő,  1998. 1.sz.  25. p.

[3] Reynolds, Regina Romano: Az időszaki kiadványok bibliográfiai számbavételének összehangolása a digitális korszakban. In: Könyvtári Figyelő, 1999. 4. sz. 878. p.

[4] uo.  879. p.

[5] Gazdag Tiborné: Az időszaki kiadványok számbavétele és feltárása – nemzetközi tendenciák és hazai környezet. In: Könyvtári Figyelő, 2002. 4. sz. pp. 654-655.

[6] KSZ/2 8. p.

[7] KSZ/2 16. p.

[8] KSZ/2 18. p.

[9] Pl.: Zivi Józsefné: Elektronikus folyóiratok és folyóirat-adatbázisok a könyvtári gyakorlatban. In: Horizon Hírlevél, 2001. dec. 4. p.

[10] Pl.: Delaine, Virginie: La gestion au quotidien des revues électroniques sur intranet. In: Documentaliste, 2000. 3-4.no.  187.p.

[11] Pl.: Fecko, Mary Beth: Electronic resources: access and issues, 1997.  67-68. p.

[12] Alapja elsősorban: Sajó Andrea: Elektronikus folyóiratok az Interneten. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  1999. 7. sz.  277-278. p. és Marton Katalin: Elektronikus folyóiratok Oxfordban. In: Tudományos és Műszaki Tájékozatás,  2000. 9-10. 403-404. p.

[13] Henebry, Carolyn – Safely, Ellen – George, Sarah E.: Before You Cancel the Paper, Beware: All Electronic Journals in 2001 Are NOT Created Equal. In: Serials Librarian 42/3-4. 270-272. p.

[14] Önmagában ugyanis értelmetlen a következő definíció: “Teljes szövegű dokumentum: olyan számítógépes információforrás, amely a dokumentum(ok) teljes szövegét tartalmazza.” (KSZ/2 18. p.) Ehhez nyilván szükséges a dokumentum fogalmának egyértelműsítése is, de világos, hogy egy referátumokat tartalmazó dokumentum is teljes szövegű önmagához viszonyítva.

[15] Ferenczy Endréné: A könyvtári modell. In: Könyvtárosok kézikönyve 3. 2001. 310. p.

[16] Nisonger, Thomas E.: Collection Management Issues for Electronic Journals. In: IFLA Journal 22/3. 234. p. és Leathem, Cecilia, A.: Issues in Electronic Journals Selection and Management. In: Internet Reference Services Quarterly, 3/3. 18. p.

[17] Broadmeadow, Sheila: Electronic journals at the BT Laboratories Library. In: VINE 110. 7. p.

[18] Byrum, John D.: Mennyire szerepelnek elektronikus dokumentumok a nemzeti bibliográfiákban? In: Könyvtári Figyelő, 1999. 4. 860-861. p. és Muir, Adrienne – Davies, J. Eric: Legal deposit of digital material in the UK. Alexandria, In: Könyvtári Figyelő, 2001. 4. sz. 12/3. ref.  739-741. p.

[19] Sajó Andrea: Hogyan indítsunk elektronikus folyóiratot? In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  2001. 12. 476. p.

[20] http://www.mek.iif.hu/porta/virtual/magyar/efolyir

[21] http://www.stand.euroweb.hu

[22] http://gort.ucsd.edu/newjour További nemzetközi gyarapítási forrásokat sorol fel: Leathem, 27. p.

[23] A folyamatot személyi vonatkozásaival együtt összefoglaló ábrán szemlélteti: Duranceau, Ellen Finnie: Beyond Print: Revisioning Serials Acquisitions for the Digital Age. In: Serials Librarian, 33/1-2. 88. p.

[24] Quinn, Brian: The impact of aggregator packages on collection management. In: Collection Management 25/3. Ref. Könyvtári Figyelő,  2001. 4.sz.  764-766. p.

[25] Grzeszkiewich, A. – Hawbaker, A. C.: Investigating a full-text journal database: a case of detection. Database, 19/6. Ref. Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 1998. 3-4. 149. p.

[26] Pl. BME-OMIKK

[27] Pl. Elsevier (Science Direct), Springer-Verlag, Academic Press (IDEAL) etc.

[28]  Pl. Swets, EBSCO

[29] Pl. JSTOR

[30] Pl. BME-OMIKK, ELTE-EK

[31] Elsősorban Cox, Andrew – Godwin, Peter – Yeates, Robin: Towards a checklist for choosing electronic journal aggregation services.In:  VINE, 110. 38-42. p. alapján, továbbá Prior, Albert: Managing Electronic Serials: The Development of a Subscription Agent’s Service. In: Serials Librarian, 32/3-4. 57-65. p. (Swets) és Luijendijk, Wim – Vos, Nick C. C.: Hogyan fogják kezelni az elektronikus folyóiratokat az előfizetési ügynökségek? In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  1998/3-4. 103-107. p. (EBSCO) felhasználásával.

[32] Prior, Albert: Acquiring and accessing serials information – the electronic intermediary. In: Interlending and Document Supply, 29/2. Ref. Könyvtári Figyelő, 2001. 4.sz. 766-768. p. és Pentz, Ed: Brief communication: reference linking with CrossRef. In: Interlending and Document Supply, 29/1. Ref. Könyvtári Figyelő, 2001. 3. sz. . 608-609. p.

[33] Giavarra E.: Licencing digital resources: How to avoid the legal pitfalls. ECUP, 1998. Ref. Tudományos és Műszaki Tűjékoztatás, 1999. 11-12. 477-480. p.

[34] Brennan Croft, Janet: Model licences and interlibrary loan/document delivery from electronic resources. In: Interlending and Document Supply. 2001/4. Ref. TMT, 2002/10-11. 439-441. p.

[35] http://www.licencingmodels.com

[36] Davis, Trisha L. – Reilly, John J.: Understanding Licence Agreements for Electronic Products. In: Serials Librarian, 34/1-2. 247-260. p.; Az IFLA licencelési alapelvei. In:  Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 2002. 1.sz.  25-27. p.; Giavarra i.m.

[37] IFLA, 26. p.

[38] Clarke, Sarah: Access to electronic journals for distance learners. In: VINE  110. 30-33. p.

[39] A könyvtárak érdekeit képviselő feltételeket ajánl: In: IFLA, 26-27. p.

[40] Ramsden, Anne – Collier, Mel: Acquisitions policy and economic models for the electronic library. In: ELINOR: electronic library project. 1997. 57-69. p.

[41] Schnell, Eric H.: Freeing Ariel: the Prospero electronic document delivery project. In: Journal of Interlibrary Loan, Document Delivery and Information Supply, 10/2. Ref. Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 2001. 8. 336-337. p.

[42] Haavisto, Tuula: A könyvtárak és a licencszerződések. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  2002/3. 109. p.

[43] International Coalition of Library Consortia, http://www.library.yale.edu/consortia

[44] A csoportosítás a következők alapján készült: Rusch-Feja, Diann: Az elektronikus források beszerzésének konzorciális modelljei Németországban. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 2002. 1.sz.  10-24. p. és Giordano, Tommaso: Library Consortium Models in Europe: a Comparative Analysis. In: Alexandria, 2002. 1.  41-52. p.

[45] Egy ilyen modell leírása: Hutzler, Evelinde: Elektronische Zeitschriftbibliothek. In: Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie, 2000. 6. 571-587. p.

[46] Friend, Frederick J.: Library Consortia in the Electronic Age. In: Alexandria, 2002. 1. 17-24. p. és Köhler, Doris: Geschäftgänge für Online-Zeitschriften in Bibliotheken. In: Bibliotheksdienst, 2001. 12.  1618-1628. p.

[47] Rusch-Feja, 14. p.

[48] Elsősorban a  finn (FinElib) és angol (NESLI) nemzeti licencek tapasztalataira épülő megoldás.

[49] Sebestyén György: Légy az információs társadalom polgára! 2002. 203-210. p.; ld. még: http://www.eisz.hu

[50] Ferenczy Endréné, 311. p.

[51] Pl. ELTE-EK gyakorlata.

[52] Ferenczy Endréné, 324-325. p. és Gorman, Michael: Metadata or cataloguing? A false choice. In: Journal of Internet Cataloging, 2/1. Ref. Könyvtári Figyelő,  2000. 1-2. 205-207. p.

[53] Pl. a BME-OMIKK gyakorlata, a példa az ő OPAC-jukban szerepel.

[54] Horváth Péter: A könyvtári automatizálás alapkérdései. In: Könyvtárosok kézikönyve 4. 2002. 159. p.

[55] Condron, Lyn – Piccolo Tittemore, Cecilia: Metadata Standards for Library Catalogers. In: Cataloging and Classification Quarterly, 33/1. 17-20. p.

[56] Text Encoding Initiative, bővebben: Seaman, David M.: Selection, Access, and Control in a Library of Electronic Texts. In: Electronic Resources: Selection and Bibliographic Control. 1996. 80-82. p. és http://www.tei-c.org

[57] Encoded Archival Description, http://lcweb.loc.gov/ead

[58] Sütheő Péter: Elektronikus, digitális, virtuális könyvtárak. In: Könyvtárosok kézikönyve 3. 2001. 225-228. p.; Caplan, Priscilla – Guenther, Rebecca: Metadata for Internet Resources: The Dublin Core Metadata Elements Set and Its Mapping to USMARC. In: Electronic Resources: Selection and Bibliographic Control. 1996. 43-58. p.; Jul, Eric: Cataloging Internet Resources: An Assessment and Prospectus. In: Serials Librarian, 34/1-2. 91-104. p.; Gőz Ágnes: Az Interneten elérhető információforrások katalogizálása. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 1998. 8-9.sz.  319-323. p.; http://dublincore.org

[59] Tószegi Zsuzsanna: Multimédia a könyvtárban. 1997. 190-202. p.

[60] KSZ/2

[61] A magyar szabvány: KSZ/4.1 Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabályzat. HUNMARC. A bibliográfiai rekordok adatcsere formátuma. Bp. 2002. OSZK.

[62] Gyüre Péter – Koltay Klára: Internet a könyvtári rendszerben. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 1997. 4-5. sz. 144-151. p.

[63] KSZ/4.1 208-211. p.

[64] Pl. ELTE-EK, BME-OMIKK, DE-ENK.

[65] Morris, Wayne – Thomas, Linda: Single os Separate OPAC Records for E-Journals: The Glamorgan Perspective. Serials Librarian, 41/3-4. 97-109. p.

[66] Reynolds, 886. p.

[67] Sütheö, 223-224. p., Delaine, 183-184. p.

[68] Hakala, Juha: Metadata and identifiers for e-journals. In: Digitising Journals: Conference on future strategies for European libraries. 2000. 64-67. p.

[69] Hakala, 63-64. p.

[70] Sütheö, 224. p.; Gyüre – Koltay, 145-146. p.; Jul, 95-97. p.

[71] Sha, Vianne T.: Cataloguing Internet Resources: the library approach. In: The Electronic Library, 13/5. Ref.  Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 1996. 11-12.sz.  472-473. p.

[72] A DE-ENK megoldási mintája: Csató Edit – Koltay Klára: Elektronikus dokumentumok: a legmunkaigényesebb dokumentumfajta. In: Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  2002. 8.sz. 303-311. p.

[73] Pl. a JSTOR, ld. Chepesiuk, Ron: JSTOR and electronic archiving, In: American Libraries, 31/11. Ref. Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  2002. 3.sz. 129-130. p.

[74] Keyhani, Andrea: Creating an Electronic Archive: Who Should Do It and Why? In: Serials Librarian, 34/1-2. 213-224. p. és Luijendijk, Wim C.: Az elektronikus folyóiratok archiválása a folyóirat-ügynökség szempontjából. Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,  1996. 1.sz.  8-10. p.

[75] Luijendijk, 9. p.

[76] Day, Michael W.: Online Serials: Preservation Issues. In: Serials Librarian, 33/3-4. 199-221. p. és Delaine, 189. p.

[77] Carter, Christina E. et. al.: The Real World of Integrating Electronic Resources into a Web OPAC. In: Serials Librarian, 36/3-4. 455-460. p.

[78] Csató – Koltay, 305-308. p.