Bevezetés

Hazánkban az egészségügy régóta nehéz helyzetben lévő ágazat. Kedvezőtlen társadalmi jelenségek hatására gyökeresen átalakult a gazdasági helyzet. A korlátozó gazdasági intézkedések következtében csökkentek a pénzügyi források. Az egészségügy könyvtáraival együtt évek óta küszködik az életben maradásért.

Az orvostudomány a világon az egyik legnagyobb és leggyorsabban fejlődő diszciplina. A tudományág rohamos fejlődése, az információáradat megsokszorozta az orvostudományi szakkönyvtárak jelentőségét. A Semmelweis Egyetem területén működő sajátos gyűjtőkörrel rendelkező tanszéki könyvtárak meghatározó szerepet töltenek be a fenntartó intézmény oktató, gyógyító és kutató munkájában.

Folyamatosan nő a tudás, az információ értéke, s ezzel együtt a könyvtárakkal szemben támasztott követelmény. Az utóbbi években tapasztalható probléma, hogy kevesebb anyagi ráfordítással és humán erőforrással növekvő és változó igények kielégítését kell biztosítaniuk. Miközben próbálnak megküzdeni a költségvetési megszorításokkal, újabb és újabb szolgáltatásokra, módszerekre, változásra van szükségük, hogy fejlődjenek és megmaradjanak.

Az orvosi könyvtárak legfőbb célja a gyógyítás szolgálata, alapvető érdeke, hogy a könyvtári szolgáltatások minőségének javításával, az ellátórendszer átalakításával és fejlesztésével a követelményeknek megfeleljen.

A könyvtári menedzsmentről dióhéjban

Tanulmányomban a minőségszemlélet alkalmazásának egy lehetséges módját mutatom be egy klinikai könyvtár példáján. A konkrét alkalmazások ismertetése előtt nagy vonalakban vázolom azokat a menedzsment fogalmakat, amelyek gyakorlati alkalmazásáról később szólok.

Az elvárásoknak és a követelményeknek való megfelelés a minőség, azaz olyan minőségi tevékenységek sorozata, amely szakemberek, szervezetek együttműködésének eredménye.

A tevékenységek összehangolásával, a folyamatok problémáinak megoldásával, a szolgáltatások és a könyvtári ellátás hatékonyabbá tételével a könyvtári menedzsment foglalkozik.

A különböző menedzsment területek között központi helyet foglal el a stratégiai (hosszú távú) és projekt (rövid távú) menedzsment, melyekhez szervesen kapcsolódik a marketing-, az információs- és a minőségmenedzsment.

A minőség alakulásának integráló feladatait a minőségmenedzsment (minőségirányítás) tölti be. Feladata az igények teljesítése. Magában foglalja a vezetés-szervezés területét, a hatásköröket, az eljárásokat és irányelveket, a folyamatos ellenőrzést, a megvalósítás eszközeit.

A széles körben elterjedt TQM – az átfogó minőségelvű irányítás módszere – a minőség eléréséhez szükséges tennivalókat foglalja magában.

Lényege, hogy felhasználóorientált O  minden esetben a felhasználó igényeiből indul ki, eszközorientált  O   a folyamatok tökéletesítésével (ellenőrzés, hibák javítása) a legjobb minőségű szolgáltatásra törekszik, humánorientált  O   a minőségfejlesztő tevékenységben résztvevő munkatársakat érdekeltté teszi, motiválja (kiérdemelt elismerés, anyagi érdekeltség, önállóság, személyes felelősségvállalás) és végül a dolgozók folyamatos képzésére is koncentrál  O   a szervezeti célok összhangban vannak a társadalmi célokkal.

Rugalmas, mert csak alapelveket, irányelveket fogalmaz meg. A szervezetekre bízza a sajátos, konkrétabb követelmények kidolgozását.

A társadalmi elvárásoknak való megfelelés a könyvtárakat is arra sarkallja, hogy a TQM alapelvei szerint a könyvtári tevékenységeket folyamatosan javítsák, tökéletesítsék.

A könyvtári tevékenység eredménye a teljesítmény, vagy nevezzük produktumnak, amely az a késztermék, amit a felhasználó számára hozunk létre, azaz a szolgáltatások összessége. A szolgáltatások minősége sokféle, egymásra épülő, szorosan összefüggő feladatkomplexumot foglal magába.

A minőségi szemléletnek minden könyvtári munkafolyamatban érvényesülnie kell. A szolgáltatás csak akkor lehet kifogástalan, ha jó a vezetés, a szervezés, folyamatos a beszerzés, hozzáértő a munkaerő, jól működik az információs rendszer és a visszacsatolás.

A minőségi szemlélet szorosan kapcsolódik a marketing fogalmához, amely könyvtárak esetében a szolgáltatásokban ölt testet. A minőségre való törekvés tehát a marketingpolitika része, ha a felhasználó elégedett, növekszik a könyvtár szakmai elismertsége.
Fontos a tényleges és potenciális használók igényeinek és szokásainak ismerete, elemzése.

A marketingszemlélet felhasználóorientált, a minőségre összpontosít, a hangsúlyt a hatékonyságra helyezi.

A hatékonyságot növeli, ha a könyvtári ellátás és a könyvtári szolgáltatás összhangban van a könyvtár céljaival.

Mi ösztönöz a hatékony munkára? Az olyan munka, ami lehetővé teszi az eredményesség, a felelősség, a fejlődés, az előmenetel és a kiérdemelt elismerés érzését.

A minőségi könyvtári ellátás éppen annyira múlik a szakembereken, mint amennyire a rendszeren, a szervezeten és a módszeren.

Az I. sz. Sebészeti Klinika Könyvtárának rövid története (múlt, jelen, jövő)

A Semmelweis Egyetem I.sz. Sebészeti Klinika Orvostudományi Szakkönyvtára egyidős a fenntartó intézménnyel, jelenlegi helyén 1909 óta működik.

A patinás, régi korok hangulatát idéző olvasóterem kellemes, barátságos miliőt teremt, biztosítva a megfelelő hátteret az intézmény színvonalas munkájához.

Az első sebészeti tanszéket 1770-ben állították fel. A kor egyik legnagyobb európai sebésze Balassa János, a magyar sebészet megalapítója, 1843-tól a „Sebészeti Kórodának” nevezett tanszéket vezette haláláig. Később a tanszék az I. sz. Sebészeti Klinika elnevezést kapta.

A hálózatok megszervezése előtt a tanszéki könyvtárak fejlődése kedvezőtlenül alakult. Sok esetben szakképzetlen könyvtáros kezelte az értékes gyűjteményt és a szakszerűtlenül kezelt gyűjteményben lévő információ nem volt hozzáférhető a szakterület számára.

Az orvosi könyvtári hálózatok megalakulása után változott a helyzet. Hálózati és módszertani csoport jött létre (1960), amelynek az volt a feladata, hogy segítse és támogassa a tanszéki könyvtárosok munkáját. Fejlődött az állomány, javult a szakember-ellátottság és a szolgáltatások színvonala.

Kezdetben a tanszéki könyvtárban minden munkafolyamat hagyományos eszközökkel történt. A tudományok specializálódása következtében hatalmas könyv- és folyóiratmennyiség halmozódott fel, az információk felkutatása egyre több időt vett igénybe. A tudományos és információs követelmények miatt a számítógépes környezet kialakítása, a szolgáltatások hatékonyságának növelése szükségletként jelentkezett.

A tanszéki könyvtár nem archiváló könyvtár, elsődleges feladata a friss információszolgáltatás, mégis a szakszerűen fejlesztett, tudományos értékű gyűjtemény nélkülözhetetlen információforrás.

Az I. sz. Sebészeti Klinika Könyvtárának főgyűjtőköre kiterjed a sebészet (hasi, endokrin, érsebészet), az aneszteziológia és intenzív terápia irodalmának válogatással való gyűjtésére, a kiegészítő állomány a rokon szakmák és társtudományok irodalma.

Az állomány jelentős részét szakkönyvek és szakfolyóiratot alkotják. A nem hagyományos dokumentumok között kongresszusi kiadványok, disszertációk, szakdolgozatok, rektori pályamunkák és a korszerű információhordozók, az elektronikus dokumentumok is megtalálhatók.

A technika irányába történő elmozdulás nem csökkentette a nyomtatott, papírdokumentumok iránti igényt. A klasszikus és a modern információhordozók egymást kiegészítik, mindkettőnek van előnye és van hátránya. Jelenleg még kevés azoknak a kiadóknak a száma, amelyek az elektronikus formát önállóan előfizethető egységként kezelik, s ha mégis, az ár többszöröse a papírkiadványnak. Az előfizetett folyóiratok azonban elérhetők elektronikus formában is, ezt biztosítják a kiadók.

A könyvtár használói elsősorban a klinika gyógyító- oktató- és kutató orvosai, akik a sikeres gyógyítás érdekében rendszeresen nyomon követik szakterületük legújabb eredményeit, vagy előadáshoz, oktatáshoz, cikkíráshoz keresnek irodalmat. Könyvtárunkat látogatják még orvostanhallgatók, egészségügyi szakdolgozók és a vonzáskörzetben lévő klinikák tanárai, szakemberei.

A könyvtár egy központi publikációs adatbázis létrehozását támogatja azzal, hogy a klinika tudományos tevékenységét demonstráló publikációkat összegyűjti, feldolgozza (bibliográfiát készít) és archiválja. Az összegyűjtött adatokat további feldolgozásra a Központi Könyvtár kapja meg.

A könyvtár sajátos szolgáltatása – az alapszolgáltatások mellett – a klinika orvosainak készített tudománymetriai elemzés, ami magába foglalja a hivatkozásvizsgálatot és az impakt faktor meghatározást. A vizsgálattal kimutatható a szerző(k) nemzetközi elismertsége.

A könyvtár, mint az orvosi könyvtári hálózat tagkönyvtára speciális gyűjteményével részt vesz a szakirodalmi információellátás, a könyvtárközi kölcsönzés, a szakmai együttműködés országos rendszerében.

Ma a könyvtár a fenntartó intézmény feladatkörével összhangban arra törekszik, hogy a hagyományos könyvtári szolgáltatásokat a számítógépre alapozott szolgáltatásokkal kiegészítse, és együttműködve az egészségügyi hálózat könyvtáraival a szolgáltatások szakmai és tartalmi színvonalát növelje. Tevékenységének jelentősége, hogy a tanszéki könyvtár ismeri legjobban a tényleges és potenciális olvasóinak igényeit és szükségleteit, a felmerülő egyedi igényeket helyben lehet a legjobban kielégíteni.

A rendszerváltás utáni évek

A 90-es évek elején a SOTE Központi Könyvtár on-line CD-ROM szolgáltatása (Medline) klinikánk számára is elérhetővé vált. A tanszéki könyvtárban, ahol az anyagi lehetőségek korlátozottak, a CD-ROM technológia korszerű, hatékony és gazdaságos információforrást jelent. Könyvtárunk elsők között kapcsolódott be az egyetemi számítógépes hálózatba (SOTNET), amely az orvostudományi adatbázisokhoz kínált on-line hozzáférést.

A tanszéki könyvtár tájékoztató tevékenysége szempontjából mérföldkő a SOTE Központi Könyvtár által 1996-ban vásárolt Dynix-Horizon számítógépes könyvtári integrált rendszer. Előnye, hogy egyidejűleg több könyvtár állományában lehet keresni. Tervezik, hogy a rendszerbe a tanszéki könyvtárakat is bevonják, hogy egységes, központi katalógust hozzanak létre.

A csatlakozásnak azonban feltételei vannak. A megfelelő technikai héttér biztosítása mellett alapvető követelmény, hogy a rendszerbe csak azok a könyvtárak kapcsolhatók be, ahol megfelelő szakmai színvonalon álló, könyvtárosi képesítéssel rendelkező munkatársak vannak. Tőlük várható el ugyanis a felelősségteljes, nagy precizitást igénylő munka, a rendszer hibátlan feltöltése.

A Nemzeti Információs Infrastruktúra Fejlesztési Program (NIIF) országos hálózatába a Semmelweis Egyetem is bekapcsolódott, ezzel lehetővé vált a tanszéki könyvtár számára is az információk elektronikus elérése, nemcsak országon belül, hanem határon túlra is. Az interneten keresztül elérhető információk mennyisége „korlátlanná” vált.

Ahhoz, hogy minden orvos, kutató, oktató a legkorszerűbb tudás birtokában tevékenykedjen, a változó igényekhez kell igazítani a könyvtári szolgáltatásokat, növelni kell a minőséget, fejleszteni és korszerűsíteni a hálózatot.

A tanszéki könyvtárak sajátos problémái

Napjainkban az egyetem tanszéki könyvtáraiban még mindig sok a képesítés nélküli, megbízott „könyvtáros”. Ezeknek a könyvtáraknak a szakmai színvonala a követelményszintet nem éri el. A szakértelem hiánya, az elavult tárgyi feltételek, elmaradottság az információtechnológia területén, a kedvezőtlen fenntartói szemlélet komoly akadály a tartalmas könyvtári munkában, az állomány feldolgozásában, az együttműködésben.

Amennyiben tényként elfogadjuk, hogy a tanszéki könyvtárak sajátossága speciális gyűjtőkörükből adódik, és bevonásuk a hálózati együttműködésbe szükségszerű és elkerülhetetlen, különösen fontos, hogy a könyvtári állományok feldolgozottsága és hozzáférhetővé tétele a „tudás alapú” társadalom követelményei szerint alakuljon. A feldolgozatlan adatok és információk szakértelem hiányában értéktelen adathalmazokká válnak.

A könyvtári szolgáltatások hatékonyságát csökkenti, hogy sok intézményben a tanszéki könyvtár olvasóterme mint oktatási előadóterem áll az egyetem és a fenntartó rendelkezésére. Oktatás-szervezési kérdésekben olyan központi intézkedés szükséges, amely a körülmények javulását eredményezi és biztosítja a rendszeres könyvtári munkát. A könyvtár céljával és feladatával ellentétben álló szervezési anomáliák feszültséget okoznak a könyvtárhasználók, a fenntartó, és a könyvtár kapcsolatában.

Kedvezőtlen jelenség, vagy inkább tradíció, az egészségügyben kialakult hierarchikus, merev intézményi struktúra, a tekintélyelvű szemlélet és magatartás.

Gyakori probléma a tanszékeken, hogy a könyvtári állományból kikölcsönzött dokumentumokat számos esetben nehéz visszaszerezni. A könyvtárhasználatban kialakult rossz szokásokon még az előírások betartásáért vívott kemény küzdelem sem változtat minden esetben.

A régmúltban, amikor a könyvtárhasználati szokások kezdtek kialakulni, még a csekély állománnyal rendelkező tanszéki könyvtár alig különbözött a professzor magánkönyvtárától. Az idő múlásával a tudományok fejlődtek, az információk mennyisége, a könyvtárak állománya jelentősen megnőtt, és ezzel együtt a könyvtárakkal szemben támasztott követelmény is, csak a könyvtárhasználatban kialakult gyakorlat nem változott.

A gazdasági megszorító intézkedések és a dráguló szakirodalom miatt állománygyarapításra nem elég az anyagi forrás. A több példányos könyvrendelésekről is már régen le kellett mondani. Az állomány mobilizálása a kölcsönzésben egyike a könyvtári szolgáltatásoknak. A könyvtárhasználati szabályzat ugyan részletezi az olvasók jogait és kötelességeit, de nem foglalkozik a késedelmi díjakkal, ennek bevezetésére ugyanis a tanszéki könyvtárakban még nem volt példa.

Mi lehet akkor a megoldás kulcsa? A minőségszemléleten alapuló irányítás és a minőségelvű vezetés, mely garanciát ad a problémák megszüntetésére, a hatékony könyvtári munkára, az összehangolt és színvonalas hálózati együttműködésre.

Itt kell szólnom arról, hogy minden könyvtárnak rendelkeznie kell szervezeti és működési szabályzattal és könyvtárhasználati szabályzattal, melyben pontosan rögzítik a könyvtár működésével, feladatával, gyűjtőkörével és szolgáltatásaival kapcsolatos előírásokat, a kölcsönzés feltételeit. Ezeket az alapdokumentumokat egyetlen könyvtár sem nélkülözheti.

Minden könyvtárnak, amelynek legalább egy főfoglalkozású könyvtárosa van munkarendet kell készítenie. A nyilvános és nem nyilvános könyvtárak működési feltételeit a 1997. CXL. sz. törvény könyvtári fejezete pontosan meghatározza. Ennek alapján kell elkészíteni azokat a szolgáltatási előírásokat, munkarendet, munkaköri leírásokat, amelyek segítik a célok elérését, megelőzik az ellentmondásokat, következetlenségeket, és azokat az anomáliákat, amelyek a könyvtár és könyvtárhasználók kapcsolatában kialakulhatnak. A könyvtári ügyrend a jól szervezett minőségi munka biztosítéka.

Perspektívák a jövőben

Az orvosi tanszéki könyvtárak fejlődésének és megmaradásának feltétele tehát a minőségelvű irányítás, a minőségszemléleten alapuló tudás, az új ismeretek elsajátítása és a szolgáltatások bővítése.

A minőségszemlélet nem anyagi kérdés, hanem céltudatos, következetes, racionális gondolkodásmód. Fontosak az emberi kapcsolatok, a kölcsönösség elve alapján működő kapcsolatrendszer, a kommunikáció, az eredményességre törekvő szemlélet, a horizontálisan szerveződő együttműködés és a szervezeti kultúra. Minőségi javulást csak akkor tudunk elérni, ha képesek vagyunk az új ismeretek és módszerek elsajátítására, a fejlődésre és fejlesztésre, olyan szolgáltatások bevezetésére, amelyek a használók érdekeit szolgálják.

Az orvosi könyvtárak érdeke, hogy a külső és belső környezet vizsgálatával a segítő és gátló tényezők feltárásával elérjék a szolgáltatások minőségének növelését.

Fontos, hogy minden könyvtár ismerje környezetét, a könyvtárhasználók igényeit, kinek mit kell szolgáltatnia. Az igénykutatást, a használók és a könyvtár megismerését, a fejlesztés irányának megjelölését könyvtári fórumok, tájékoztatók, könyvtári hírlevelek, gyarapodási listák, prospektusok, éves jelentések segítik. A könyvtári közönségkapcsolat, a PR-tevékenység (public relation) minden könyvtár működésének az alapja. Jelszava: „dolgozz jól és beszélj róla”. A könyvtár és környezete viszonyának tudatos és folyamatos figyelése és fejlesztése a könyvtárvezetés feladata.

Stratégiai tervezés

Stratégiai szemléletre minden könyvtárnak szüksége van, tanszéki könyvtár esetében is érdemes a célok meghatározásával, a környezeti felméréssel, a lehetőségek kihasználásával foglalkozni.

Mit lehet kitűzni célul? Melyek azok az elsődleges célok (prioritások), amik közül választhatunk? Kitűzhető elsődleges célnak: a gyorsaság (itt az idő a legfontosabb tényező), a takarékosság (költségmegtakarítás), az eredményesség (a szolgáltatások iránti igény, elégedettség) és a minőség.

Jó lenne ezeket együtt megvalósítani, de ez nem lehetséges, valami mindig háttérbe szorul. A sorrend felállítása fontos.

Ha elhelyezzük a könyvtárat a takarékosság – gyorsaság – eredményesség állapottérbe, valamely prioritás sérülni fog.

A pont helye a háromszögben kifejezi, hogy a könyvtárnak milyen a három elsődleges célhoz képest elfoglalt helye. A szempontok bizonyos esetekben ellentmondanak egymásnak. A könyvtár vezetésének a stratégiai tervezés során azt kell meghatároznia, hogy mely elsődleges célt tartja a legfontosabbnak.

A stratégiai tervezés elemzési folyamat, meghatározza a jövőre vonatkozó elképzeléseket, az elérendő célokat, változásra és sikerre törekszik, előírja a feladatok sorrendjét.

A tervezés elemei:

  • Jövőkép
  • Átfogó cél
  • Külső és a belső környezet vizsgálata – SWOT analízis
  • Elérendő, új célok
  • Megvalósítási törekvések

A jövőkép annak az elképzelésnek a megfogalmazása, amit el akar érni, ahová tart a könyvtár. Egyfajta reális szándéknyilatkozat, amely megszabja a fejlődés irányát.

Könyvtárunk mint orvostudományi szakkönyvtár jelentős szerepet vállal a gyógyító, oktató és kutató munkában. A világ egyik legdinamikusabban fejlődő tudományterületén a szakirodalom jelentősége óriási. A könyvtárnak az a célja, hogy dinamikus információ-szolgáltatással támogassa a fenntartó intézményt céljainak elérésében.

Miközben a szükséges információt a használók rendelkezésére kell bocsátani, a növekvő infláció, a költségvetési megszorítások miatt egyre nehezebben szerezhető be a szakirodalom. Az eredményes szolgáltatáshoz rendszerfejlesztés, igény szerinti feldolgozás (marketingszemlélet), együttműködés, folyamatos tökéletesítés (minőségszemlélet) szükségeltetik.

Az átfogó cél a könyvtár lényeges és alapvető céljainak megfogalmazása, annak definiálása, mi a feladata, miért van rá szükség, milyen szolgáltatásokat kíván nyújtani. Ez a mi esetünkben konkrétan a következőket jelenti:

1. Az orvostudományi szakkönyvtár célja, hogy

  • a fenntartó intézmény feladatával összhangban biztosítsa a szakirodalomhoz, az információkhoz való gyors hozzáférést;
  • tudományos, magas színvonalú szolgáltatással segítse a kutatást, gyógyítást, oktatást, továbbképzést, önképzést;
  • legyen felhasználóorientált, vegye figyelembe a könyvtárhasználók egyedi igényeit;
  • törekedjen a szolgáltatások minőségének javítására, korszerűsítésére.

2. A könyvtár szolgáltatásai

  • az egyedi beszerzések hozzáférhetővé tétele (elektronikus katalógus, cédulakatalógus);
  • dokumentumszolgáltatás: helybeni használat, kölcsönzés, könyvtárközi kölcsönzés;
  • elektronikus dokumentumok, adatbázisok, az internet használatának biztosítása, a használók képzése;
  • a helyi információs igények ellátása;
  • témafigyelés, irodalomkutatás;
  • másolatszolgáltatás;
  • a publikációk regisztrálása, archiválása;
  • tudománymetriai elemzés a klinika orvosainak publikációi alapján (hivatkozásvizsgálat, impakt faktor meghatározás)
  • saját kezdeményezések (új szerzemények gyarapodási jegyzéke, könyvtárak által felajánlott duplum példányok (könyvek, folyóiratok) nyomon követése és beszerzése, újdonságok (webhelyek) ismertetése (faliújság technika).

3. A feladatok és célok megoldásának alternatívája

Legfontosabb az erőforrások optimalizálása, hogy minimális költségráfordítással növelni tudjuk a könyvtári szolgáltatások minőségét.

Lehetőségek keresése: on-line könyvtári katalógusok, közös katalogizálási lehetőségek, elektronikus dokumentumok, tartalomszolgáltatás stb.;

Együttműködés: a pénzügyi források csökkenése gyűjtőköri együttműködésre sarkallja a könyvtárakat; az internetre alapozott együttműködés következtében a könyvtárközi kölcsönzés forgalma évről évre növekszik; a KATALIST szakmai levelezőrendszer alkalmat ad az információcserére, új technikák megismerésére, problémák felvetésére, szakmai vitára stb.

A könyvtár környezeti elemzése – SWOT analízis

Mielőtt meghatározzuk a stratégiai célokat, a fejlődés irányát a kiinduló állapot elemzésére van szükség. A tevékenységek dokumentálása, a minőség mérhető ellenőrzése kulcsfontosságú területe a minőségbiztosításnak, hiszen ennek alapján kapunk valós képet a könyvtár munkájáról.

A könyvtári munka eredményessége és annak tényezői alapvetően két szinten vizsgálhatók: makroszinten (mindazon elemek vizsgálata, amelyek a könyvtár működését hosszabb távon meghatározzák) és mikroszinten (tényleges tevékenységek vizsgálata).

Az elemzési technikák egyrészt a statisztikai adatok gyűjtéséből és elemzéséből, két vagy több adat egymáshoz való viszonyításából (teljesítménymutatók) tevődik össze. Ezek az adatok a könyvtári munka egészére vonatkoznak, mennyiségi és minőségi elemzést tesznek lehetővé.

Szükség van olyan elemzési technikára is, amely a vezetéshez, szervezéshez kapcsolódó, folyamatos javítást célzó kimutatást valósítja meg. Ezek közül a leggyorsabb és legmegbízhatóbb módszer a sokat emlegetett SWOT-analízis, amely a könyvtár erős oldalait, gyenge pontjait, a külső környezet lehetőségeit és a környezetből érkező veszélyeket, fenyegetéseket vizsgálja.

S-W-O-T S = strengths (erősségek), azok a belső tényezők, amelyek a könyvtárnak biztos alapot jelentenek; W = weaknesses (gyengeségek), azok a belső tényezők, amelyek hátrányba hozzák a könyvtárt; O = opportunities (lehetőségek), a külső környezet tendenciái, amelyek kedvező pozíció elérését teszik lehetővé; T = threats (veszélyek), a külső környezet kedvezőtlen hatása a könyvtárra (el kell hárítani).

A külső és belső elemek egymással kölcsönhatásban állnak, hatást gyakorolnak a könyvtárra. A SWOT-analízis segíti a legkülönfélébb problémák alapos és sokoldalú vizsgálatát. Az értékelés alapján következtetések vonhatók le a könyvtár jövőjéről. A vizsgálat célja a gyenge pontok kiküszöbölése, a hiányosságok felszámolása, a színvonal javítása.

Adatgyűjtéskor a könyvtárra ható különböző negatív és pozitív tényezőket hasonlítjuk össze. A tényezőkhöz értékeket adunk (1-től 5-ig osztályozva), súlypontozzuk, majd párokat, csoportokat hozunk létre (mi, mit tud ellensúlyozni), az eredményt koordinátarendszerben ábrázoljuk.

A sikeres stratégiát mindig az erősségekre és a lehetőségekre építjük, gyűjteni kell az olyan tevékenységeket, melyek összekapcsolva a negatív tevékenységekkel ellensúlyozzák a gyengeségeket.

 

Az erősségek kompenzálják a gyengeségeket, a lehetőségek a veszélyeket.

Az I. negyed az ideális, itt kompenzálva vannak a problémák.

A II. negyed alternatív megoldásokat rejt, a külső lehetőségek kompenzálják a belső nehézségeket.

A III. negyed a legkritikusabb, a belső gyengeség és a külső veszély súlyos stratégiai jelentőségű probléma. Törekedni kell a veszély elhárítására és a III. negyedből átkerülni a II. vagy a IV. negyedbe. A IV. negyed kevésbé veszélyes, a belső erősség kompenzálja a külső gyengeségeket.

A SWOT-elemzés a vizsgált tényezők súlyozott értékelése és egymásra hatásuk összevetése alapján jelöli ki a fejlesztési és előrelépési irányokat.

A tanszéki könyvtárak számára a fejlődés útja az integrálódás, az együttműködés és a gyors információszolgáltatás. A stratégiai célok hosszú távra meghatározzák a könyvtár létét, meggyőzik a fenntartót, hogy a könyvtár mindenkori tevékenységével segíti a fenntartó intézményt a kitűzött célok elérésében.

A mi esetünkben a kitűzött stratégiai célok tehát:

1.  Csatlakozás a Dynix-Horizon könyvtári integrált rendszerhez;

2.  Fokozott együttműködés az orvosi hálózat könyvtáraival;

3.  Gyors és hatékony információszolgáltatás.

Mik az előnyei a kitűzött stratégiai céloknak?

Az integrált könyvtári rendszer előnye, hogy az egyszeri feldolgozás és többszöri felhasználás elvére épülő integráció gyorsítja a feldolgozó munkát.A közös katalogizálás hatással van a könyvtárak gyarapítási politikájára. A rendszerbe kapcsolt könyvtárak egymás állományáról kölcsönösen tájékozódnak, így elkerülhetővé válik olyan duplum példányok megrendelése, amelyek könyvtárközi kölcsönzéssel is hozzáférhetők. A szűkös anyagi lehetőségek tehát ellensúlyozhatók a kooperatív állománygyarapítással.

Az OPAC (Online Public Access Catalogue) a jövő útja, amely a helyi szolgáltatásokat, az egyetemes katalógusrendszereket és a hálózatokat fogja össze. A nyilvános katalógus modul a felhasználók részére önálló keresést biztosít, és számukra is megnyilvánuló előnye, hogy a hagyományos kereséssel szemben többszempontú visszakeresését tesz lehetővé.

A könyvtárak közötti együttműködésnek egyre nagyobb a jelentősége, hiszen ma már egyetlen könyvtár sem képes saját állományából az információs igényeket kielégíteni. Az együttműködés napjainkban az egyetlen lehetséges forma, hogy a könyvtárak a saját szolgáltatásaiknál többet tudjanak nyújtani a könyvtárhasználóknak, kihasználva a könyvtári rendszer előnyeit.
A számítógépből nyert adatok alapján a dokumentumokat szolgáltatni is kell.
Egy-egy könyvtár gyűjteménye a könyvtárhasználó számára akkor válik hozzáférhetővé, ha a dokumentum lelőhelyéről pontos információt kap. Az orvosi hálózathoz tartozó, sajátos gyűjtőkörrel rendelkező könyvtárak külföldi folyóiratainak lelőhelyét az Országos Egészségügyi Könyvtár és Információs Központ (MEDINFO) által kiadott Lelőhelyjegyzék (nyomtatott és elektronikus formában), és az Országos Széchényi Könyvtár által összeállított, elektronikus úton elérhető Nemzeti Periodika Adatbázis (magyar könyvtárakban található külföldi időszaki kiadványok jegyzéke) tartalmazza.
A könyvek esetében más a helyzet, az elérési lehetőség, a dokumentum hollétéről szerezhető információ nem kielégítő, ugyanis a tanszéki könyvtárak nem nyilvánosak, így az Országos Dokumentumellátó Rendszer (ODR) elektronikus lelőhely-nyilvántartásában nem szerepelnek.
Az állományukról való tájékozódást a hálózati együttműködés, egységes, összegyetemi elektronikus katalógus létrehozása segítheti.
Ezért nélkülözhetetlen a tanszéki könyvtárakban a rendszerfejlesztés, a korszerű technikai háttér, a könyvtárak csatlakozása a Dynix-Horizon könyvtári integrált rendszerhez.

Gyors információszolgáltatás. A tanszéki könyvtár feladata elsősorban a friss információk közvetítése. Évente több, mint 15–20 millió cikket publikálnak a világon, több mint 70 nyelven. Ez azt jelenti, hogy a tudományos publikációk napi mennyisége meghaladja a 60 ezer cikket. A feldolgozott információk a korszerű technológiák alkalmazásával gyorsan szállíthatók. A minőségszemléleten alapuló, felhasználóorientált könyvtárvezetésnek törekednie kell a rendszerfejlesztésre, a könyvtári szolgáltatás minőségének javítására, a dinamikus információ-szolgáltatásra. Az informatikával kapcsolatosan megfogalmazott célkitűzések a tanszéki könyvtárak hosszú távú jövőjének stratégiai alapját képezik.

Változások a könyvtárhasználatban

A számítógépes irodalomkutatás óriási előrelépés a szakirodalmi ellátás folyamatában. Az új technikák bevezetésével egyre inkább jelentkezik az igény új szolgáltatások iránt.

Az elektronikus szolgáltatások (CD-ROM, adatbázisok, internet) lényegesen megváltoztatták a könyvtárhasználatban elterjedt gyakorlatot. Az elektronikusan tárolt és hálózatba szervezett információk gyors, pontos, komplex információkeresést biztosítanak. A manuálisan végzett irodalomkutatás és témafigyelés időigényes folyamata felgyorsult.

A kutató jó esetben saját íróasztaláról hozzáférhet korábban nem létezett információs adatbázisokhoz. Az önkiszolgáló adatbázis-használatból egyértelműen következik, hogy a könyvtárba sokszor már konkrét kéréssel jön.

Miközben az a cél, hogy minél többen önállóan keressenek a hálózaton elérhető könyvtári adatbázisokban a felhasználói oldalon felmerülő költségekkel kell számolni. A könyvtárhasználó nem információs szakember. Célszerűnek látszik a használati költségek csökkentésére való törekvés jegyében a professzionális célú információk keresésénél a könyvtáros, az információs szakember segítségét igénybe venni (működtetési költség, időmegtakarítás, amortizáció stb.).

Az on-line rendszerekről röviden

A különböző információs rendszerek különböző információs szolgáltatásokat tesznek lehetővé. A manuális és az on-line információkeresés között lényeges különbség van. Amit régebben fáradságos munkával kellett számos forrásból összeszedni, az most a technika segítségével néhány perc alatt rendelkezésre áll.

Az információ-visszakereső rendszerek célja nem az összes releváns dokumentum visszakeresése, hanem az a legkisebb mennyiség, ami elég a probléma megoldására. Ez pontosan azt jelenti, hogy a felhasználó ne olvasson többet, mint ami a problémája megoldásához szükséges.

A számítógépes irodalomkutatással sokféle logikai kapcsolat és bonyolult összefüggéseket tartalmazó gyűjtemény állítható össze. Minden információs rendszer egységekből, entitásokból áll, a közöttük lévő kölcsönös kapcsolat/kommunikáció input-output formátumokkal történik. Az input formátum a relációk kapcsolatait közvetíti, ez dönti el a rekord hatékonyságát. Az input garantálja az outputot is, ezért a rendszer legfontosabb része. Az output formátum a felhasználó számára jön létre, megjeleníti az adatokat.

Az on-line rendszerek környezetét meg kell ismerni ahhoz, hogy eredményesen tudjuk használni. Ismerni kell az adatbázis funkcióját, célját, tartalmát, koncepcióját és korlátait, a keresési stratégiát, csak ezután tudunk felépíteni egy keresést.

Bibliográfia elkészítésénél a visszakeresés szempontjait vesszük figyelembe. Fontos a téma pontos, lényegre törő megfogalmazása; a forrástartomány megadása: adatbázis, CD-ROM, időhatár, nyelvi határ, dokumentum típusa stb.; szelekciós elvek, amivel a problémát meg tudom oldani: keresőfogalmak, kulcsszavak, indexek, szinonimák, operátorok, relevancia vizsgálat; organizáció: milyen sorrendet használok a rendezésnél, értékelési szempontok.

Az orvosi könyvtáros ideális esetben ismeri az orvosi terminológiát, a szakkifejezések összefüggéseit, képzett információs szakember, aki rendelkezik a modern információ-visszakeresés magas szintű ismereteivel, az adott tudomány terület alapfogalmaival. Ha az internet alapú irodalomkutatás, témafigyelés és bibliográfiai összeállítás integrált, interdiszciplináris szemlélettel, a kor követelményeinek megfelelő tudással ötvöződik, a releváns találatokból az orvosok már könnyen és gyorsan tájékozódhatnak és kiválaszthatják a számukra legmegfelelőbb információkat.

Az orvostudomány területén többféle, a szakirodalomkutatást támogató és segítő rendszer alakult ki. A klinikai munkaállomásokról az egyetem hálózatán, a SOTNET-en keresztül számos orvostudományi adatbázis érhető el. Ezek között a legfontosabbak:

  • Medline on Silver Platter – Az egyik leggyakrabban használt adatbázis, többszempontú viszakeresést tesz lehetővé. 1966-ig visszamenőleg szolgáltat adatokat, havonta aktualizálva. Szolgáltatásként az USA-ban 1971-ben lépett életbe. Az Index Medicus számára indexelt kb. 3400 (36 különböző nyelvű) orvosi és határterületi szakfolyóirat cikkeinek bibliográfiai adatait, a cikkek szerzőjét és a cikkek összefoglalóit tartalmazza.
  • Az Index Medicus-on kívül tartalmazza az International Nursing Index és az Index to Dental Literature forrásanyagát. Az adatbázis számítógéppel előállított hierarchikus tárgyszó rendszere a Medical Subject Headings (MeSH).

  • OVID Medline – kizárólag a SOTNET hálózaton keresztül elérhető orvostudományi adatbázis, kb. hatvan folyóirat teljes cikkanyagát (kép, grafikon, ábra) tartalmazza. A cikkek kinyomtathatók, lemezre menthetők vagy e-mail formájában továbbíthatók.

  • Micromedex – teljes szövegű adatbázis, közvetlenül a gyógyító orvos, klinikus munkáját támogatja, a gyógyszerészeti információkat „betegközelben” lehet használni.

  • Embase – az Excerpta Medica referáló lap ösz- szes szekcióját tartalmazza, mintegy 3800 folyóiratot indexel. Elsősorban az európai folyóiratokban megjelent orvosi és az orvostudománnyal kapcsolatos biomedicina irodalmát dolgozza fel.

  • Science Citation Index (SCI) – hivatkozások indexe.

Az adatbázisnak mintegy 40%-a orvostudományi szakirodalom. Az utóbbi években a tudományos tevékenység demonstrálására az idézettségi adatokat használják fel. Az SCI-vel kimutatható valamely szerző nemzetközi elismertsége.
Az adatbázis nemcsak hivatkozás megállapítására használható, hanem irodalomkutatás szempontjából is hatékony bibliográfiai forrás. Kétoldalú információkeresését tesz lehetővé: a hivatkozott szerzők felsorolása a visszatekintő (retrospektív) irodalomkutatást biztosítja, a hivatkozó szerzők és műveik által viszont a legújabb (kurrens) cikkeket, a szakírókat és munkásságukat ismerteti meg a használóval.

  • Current Contents Connect (CCC) – hét tudományterületre és két speciális gyűjteményre (üzleti élet, számítástechnika és telekommunikáció) osztva gyűjti és rendszerezi anyagát. Mintegy 7400 tudományos folyóiratot dolgoz fel. Az adatbázis speciális szolgáltatása, hogy a különlenyomatok kéréséhez megadja a levelezési címet. A keresés hatékonyságát hipertext kapcsolatok követésével erősíti.

Kiemelt fontosságú, az egyik legszükségesebb adatbázis a Web of Science.

Az Elektronikus Információszolgáltatás (EISZ) olyan nemzeti program, amely a felsőoktatásban és a tudományos kutatásban dolgozók számára elérhetővé teszi a szakmai szempontból fontos elektronikus információforrásokat. A program elindítója és szervezője az Oktatási Minisztérium. Jelenleg két elektronikus rendszert tesz elérhetővé 37 felsőoktatási intézmény, a Magyar Tudományos Akadémia kutatóintézetei által regisztrált felhasználók számára. Az információforrásokat a jogosult felhasználók díjmentesen használhatják.( http://www.om.hu/eisz )

  • Web of Science 1996 – az ISI (Institute for Scientific Information) bibliográfiai adatbázis csomag- és citációs indexszolgáltatása. Fontos adatbázis a bibliográfiai adatgyűjtés és a tudománymetriai elemzés (hivatkozások) szempontjából. Három fő tudományterületre osztva rendszerezi anyagát: bölcsészettudomány, természet- és műszaki tudományok, társadalomtudomány.

Science Direct – az Elsevier Science kiadó teljes szöveges adatbázisszolgáltatása. 1350 saját kiadású folyóirat teljes szövegű cikkeit tartalmazza, további 10 ezer más kiadók által terjesztett folyóiratra mutató linkkel.

  • Books in Print – könyvek nemzetközi katalógusa a legfontosabb impresszum adatokat tartalmazza (cím, szerző, közreműködő, kiadó neve, megjelenés helye és ideje, ISBN szám, ár stb.). Szerzeményezéskor az adatok pontosíthatók, egy konkrét példány újabb kiadása nyomon követhető.

  • Ulrich’s Plus – folyóiratok nemzetközi katalógusa, 250 ezer folyóirat és egyéb periodikus kiadvány bibliográfiai adatbázisa.

Az informatikus-könyvtáros sokrétű feladata mellett szakszerű segítséget nyújt az adatbázisok használatában, az információk szelektálásában, a releváns adatok kigyűjtésében, bibliográfiák összeállításában, a dokumentumok megszerzésében (másolatszolgáltatás, könyvtárközi kölcsönzés). Ismeri a jogosultságokat, az adatbázisokhoz és az információkhoz való hozzáférés lehetőségeit (webhelyek) a naprakész legfrissebb információk vonatkozásában.

A stratégiai célok megvalósítására irányuló törekvésünk eredménye, hogy klinikánk könyvtára elsőként csatlakozott a Dynix-Horizon könyvtári integrált rendszerhez. A kurrens feldolgozás mellett párhuzamosan történik a retrospektív konverzió, a régi cédulakatalógusok elektronikus rögzítése.

A könyvtárban lévő terminálon a használók hozzáférhetnek távoli dokumentumokhoz és adatokhoz, nyomon követhetik a rendszerhez csatlakozó könyvtárak könyvbeszerzéseit.

A könyvtári ellátás lényeges eleme az ellátás szakszerűsége. A tanszéki könyvtárakban általában egyetlen könyvtáros látja el a feladatokat, aki saját munkáját tervezi, szervezi, ellenőrzi és menedzseli. Így a könyvtáros professzionális információ begyűjtő, információt rendszerező és szolgáltató menedzser.

A szakszerűséghez hozzátartozik a felsőfokú (egyetemi vagy főiskolai szintű) oktatás keretében elsajátított tudás. Lényege az egymásra épülő témák, fogalmak összefüggéseit magában foglaló, szakmailag megalapozott, következetes oktatás, amely nem csak lexikális ismereteket ad, hanem gondolkodni is tanít. Ez az alapvető különbség az egyes témákat egymástól elkülönítetten, felületesen érintő tanfolyami képzések között.*

Utópia vagy valóság

Az országos könyvtári rendszeren belül az orvosi könyvtári hálózat hatékony működéséről akkor beszélhetünk, ha a hálózatba tartozó könyvtárak egymástól nem elszigetelten, hanem szervezetten együttműködve nélkülözhetetlen szolgáltatókká válnak.

Az egyetemi könyvtári rendszer működése azon mérhető, hogy a központi könyvtárak mennyire alkalmasak a szolgáltatások bővítésére, az információk előállítására és továbbítására, a tagkönyvtárak pedig ezek fogadására és közvetítésére. Olyan összefogásra van szükség, amely a szellemi és anyagi eszközöket egyesíti az egyre nyomasztóbb pénzügyi gondjaink megoldása végett.

Vitathatatlan, hogy az egyetemi könyvtári rendszer heterogén összetételű. Könyvtárai között vannak „könyvtár-paloták”, és vannak szegényes, könyvtárnak alig nevezhető szolgáltatóhelyek.

Vannak kiemelkedő, országos feladatkörű könyvtárak, és vannak olyanok is, amelyek a minimális követelményszintet sem érik el.

Tudom, hogy a jogi szabályozás csak a nyilvános könyvtárak számára biztosítja az állami támogatást. Következésképpen a kis létszámmal és állománnyal működő, nem nyilvános könyvtárak pályázati támogatás elnyerésére nem jogosultak, mivel adottságaiknál fogva, a nyilvános könyvtárak működési feltételeinek nem felelnek meg.

Amennyiben a könyvtár nem rendelkezik elkülönített költségvetési kerettel, a fenntartó gazdálkodása befolyásolhatja a könyvtár szakmai fejlődését.

A felsőoktatási könyvtári hálózat tanszéki könyvtárai között, egyes szakterületeken, vannak olyan „életképes” könyvtárak, melyek a felhasználók számára a beszerzett dokumentumok színvonalas formai és tartalmi feltárását, a tudományos szaktájékoztatást folyamatos nyitvatartási idővel biztosítják. Ezek a könyvtárak lehetővé teszik speciális gyűjteményük felhasználhatóságát is a könyvtárközi kölcsönzésben, csak nincsenek megbecsülve, és az alacsony szintű motiváció miatt már eddig is sokan pályamódosításra kényszerültek.
Keresni kell a nehéz helyzetből kivezető utat. Véleményem szerint jó lenne újra átgondolni a finanszírozás kérdését. A támogatásnak olyan módját kellene megtalálni, amely esélyegyenlőséget biztosít a könyvtárak számára a közös céljaik megvalósítása érdekében.
Az orvosi könyvtári információs rendszer csak teljességre törekvő együttműködéssel képes a követelményeknek megfelelni.
Az orvostudományi egyetemek és klinikái az Oktatási Minisztérium és az Egészségügyi Minisztérium fennhatósága alá tartoznak.
Az orvosi tanszéki könyvtárak az egészségügy szolgálatában, az oktató, a gyógyító és a kutató munkát segítve működnek. Elképzelhetőnek tartok egy olyan alternatív megoldást, amely a kedvezményezettek körébe vonná legalább azokat a tanszéki könyvtárakat, amelyek színvonalas könyvtári ellátást és magas szintű tudományos szaktájékoztatást biztosítanak a felhasználóknak. A támogatásra érdemes könyvtárakat az ágazati minisztériumok is segítenék.
Melyek lennének ezek a könyvtárak? A könyvtárak önértékelést készítenének, mennyiségi és minőségi elemzéssel, a tényleges könyvtári tevékenységek vizsgálatával meghatároznák a gyengeségeket, erősségeket és a fejlesztendő területeket. A bizonyító erejű vizsgálat alapján az ágazati minisztérium segítené a támogatásra érdemes könyvtárakat abban, hogy tevékenységükkel konstruktívan tudjanak hozzájárulni a könyvtárak fejlesztéshez, a szolgáltatások minőségének javításához, az együttműködéshez.

Amennyiben a nem nyilvános, tanszéki könyvtárak továbbra sem kapnak lehetőséget támogatások elnyerésére, akkor az egységes könyvtári hálózati együttműködés csak „légvár”, megvalósíthatatlan elképzelés marad.

Ha kamatoztatni szeretnénk a minőségszemlélet értékeit a tanszéki könyvtárakban, a minőség javítására jól bevált módszereket kell alkalmazni, a módszereket szelektív módon, körültekintően használni.

Olyan vezetőkre és munkatársakra van szükség, akik képesek felismerni a tudás alapú társadalom kihívásait, a benne rejlő lehetőségeket és törekednek a követelményeknek megfelelő könyvtári szolgáltatások fejlesztésére, a minőségre. Képesek kezdeményezésre, önálló döntéshozatalra, problémamegoldásra, nyitottak a megújulásra, az új ismeretek elsajátítására.

Nem vitatható, hogy az információs társadalom alapintézménye a könyvtár.

A különböző feladatokat ellátó könyvtárakra alapvetően jellemző, hogy az információk szabad áramlását biztosítják mindenki számára. Ahhoz, hogy ezt a tevékenységet a jövőben hatékonyan folytathassák a könyvtári munkát és az információs infrastruktúra fejlesztését támogató minőségszemléletre van szükségük.

A jövőben – mint ahogy a múltban és napjainkban is – nem a könyvtárosoktól függ majd a könyvtárak fejlesztése, működése, megmaradása. A társadalom érdeke és felelőssége, hogy az információk közvetítésében elsődleges fontosságú intézmények, a könyvtárak fejlődni tudjanak.

——————————————————————————–

* BODA István: Gondolatok a könyvtári menedzsment és a minőségmenedzsment oktatásáról = Könyvtári Figyelő, 1999. 3. sz. 527-40 p.