Az egész világon felismerték, hogy a digitalizálás az egyetlen módja a dokumentumok megőrzésének, megóvásának és széles körben hozzáférhetővé tételének. Mágneses adathordozókon nagyobb biztonsággal, jobb minőségben és hosszabb ideig lehet megőrizni féltett kultúrkincseinket. Számtalan értékes történeti dokumentum ma már nem hozzáférhető, kutatók is csak külön engedéllyel vehetik ezeket kézbe. Hogyan lehet érvényesíteni ilyenkor az egyetemes hozzáférhetőségi jogot? Megoldás: az elektronikus úton tárolt “másolat”. Ez óriási feladatot jelent, amely elől nem térhetünk ki.
Jól ismerjük a könyvtári szakterületet, tudjuk, hogy milyen sok gonddal küzdenek a kollégák, mennyi segítségre és támogatásra lenne szükségük. Sok jó kezdeményezés fullad kudarcba azért, mert nincs kapacitás arra, hogy minden apró részletnek utánanézzenek, és külső segítség nélkül, kevés pénzből jelentős eredményeket mutassanak fel. Sok helyütt az a probléma, hogy van eszköz, de nincs hozzáértő, képzett munkatárs. Másutt magasan képzett, aktív, kreatív gondolkodású kollégák pénzhiány miatt nem tudják megvalósítani széles rétegek számára hasznosítható ötleteiket. Megint máshol van szakértelem, van eszköz, de nincs meg a kellő tapasztalat a színvonalas, hatékony munkához.
1997 tavaszán a művelődési és közoktatási miniszter munkabizottságot kért fel, hogy dolgozza ki a Neumann János Multimédia Központ és Digitális Könyvtár terveit, koncepcióját.
A Neumann-ház azzal a céllal jött létre, hogy a leendő könyvtárat megtöltse tartalommal, biztosítsa a szakmai felügyeletet, és megszervezze a digitalizálást. 1997. november elején alakult meg a Neumann János Kulturális Szolgáltató Közhasznú Társaság, és máris számtalan nehézséggel, illetve megoldandó feladattal kellett szembenéznünk. jelenleg még a Széchényi Könyvtár vendégszeretetét élvezzük, itt bérelünk szobát, amíg felújítás alatt áll a saját helyünk a Karmelita-udvarban. Kis létszámmal indultunk, egyenlőre két főállású kolléga – egy informatikai és egy szervezési menedzser – valamint egy részmunkaidőben foglalkoztatott pénzügyi vezető segíti a munkát. Minden feladatot magunknak kell megoldani, a hosszú távú tervek kidolgozásától a napi adminisztrációig.
Elsőként a legfontosabb feladatokat és alapelveket fogalmaztunk meg. Célunk, hogy széles rétegeknek nyújtsunk magas színvonalú szolgáltatást. Keressük az együttműködés lehetőségeit, módozatait a könyvtárakkal, múzeumokkal, iskolákkal. A Magyar Elektronikus Könyvtárral közösen pályázatot nyújtottunk be az Nemzeti Kulturális Alaphoz. Tevékenységünket szeretnénk ezekkel az intézményekkel egyeztetve, összehangoltan folytatni.
Kiemelt feladatunk a legértékesebb dokumentumok digitalizálásának megszervezése. Elsősorban olyan anyagokat szeretnénk elektronikus formában rögzíteni és az Interneten keresztül szolgáltatni, amelyek nehezen vagy egyáltalán nem hozzáférhetőek, részben állapotuk, részben egyediségük miatt. Ezen belül a további válogatást egy-egy téma elismert szakértői végzik. Nagy gondot fordítunk arra, hogy az eredmény professzionális minőségű legyen, a kiválasztott művek pedig ne szenvedjenek semmiféle károsodást. Állományvédelmi szakértők határozzák meg a feldolgozás módját, gyakorlott, szakképzett kollégákra bízzuk a részfeladatok elvégzését. Többszöri ellenőrzés után kerül a dokumentum az adatbázisba. Mindenütt alkalmazzuk a nemzetközileg elfogadott szabványokat, kizárólag jogtiszta anyagokkal foglalkozunk.
Saját digitalizált anyagaink mellett más elektronikus dokumentumok gyűjtését is tervezzük. Semmiképp nem szeretnénk ellenfelei vagy riválisai lenni az OSZK-nak, nem akarjuk nemzeti könyvtári szerepét átvenni. Sokkal hasznosabb lenne, ha megtalálnánk az együttműködés leghatékonyabb formáját és kölcsönösen segítenénk egymást. Szeretnénk megoldani olyan feladatokat, amiket az OSZK eszköz hiányában nem tud teljesíteni, viszont az állomány védelme és megőrzése érdekében egyre sürgetőbbé váltak, mint pl. a nehezen hozzáférhető dokumentumok digitalizálása és szolgáltatása.
Mi is csak most szembesültünk azzal, hogy mindezen munkafolyamatok megszervezése milyen sokrétű és időigényes feladat. Az előkészítő munkát minél előbb el kell kezdeni, hogy tartalommal is megtölthessük a leendő intézményt. Ezt a feladatot vállalta magára a közhasznú társaság:
Milyennek képzeljük el a 2000-ben nyíló Neumann János Multimédia Központot és Digitális Könyvtárat?
Terveink szerint három szintre tagolódna az épület, minden szinten más-más tevékenység kapna helyet. A földszint lenne a nagy nyilvánosságé, itt lenne a Budavári Multimédia Palota. Számtalan rendezvény várná a hazai érdeklődőket és az idelátogató turistákat egyaránt. Elsősorban külföldieknek szánjuk a Virtuális utazások Magyarországon című programot, amely a multimédia eszközeivel mutatná be hazánk szépségeit, valamint gazdasági és kulturális életét. A virtuális múzeumban képzőművészeti gyűjteményeink legszebb értékeit csodálhatnák meg az érdeklődők.
A második szinten lenne a digitális könyvtár, ahol a számítógépek előtt ülve egyidejűleg több százan olvashatják, lapozgathatják majd a digitális gyűjternényt, mely a világháló segítségével távolról is elérhető lesz. Itt lehet majd kölcsönözni is az elektronikus hordozón található dokumetumokat, illetve egy metaadatbázisból számtalan szolgáltatás vehető igénybe.
A harmadik emelet az elmélyült kutatás és a továbbképzés színtere lesz. Kísérleti és fejlesztő műhelyek létesülnek, valamint jól felszerelt oktatókabinetekben folyhat a multimédia szakemberek továbbképzése.
Terveink között szerepel egy multimédia színház kialakítása is, és elhangzott még számtalan ötlet, melyeknek kidolgozásán folyamatosan munkálkodunk.
Milyen célokat tűzött maga elé a Neumann-ház?
Egyik fontos feladat az újonnan keletkező elektronikus dokumentumok gyűjtése, feltárása és szolgáltatása. Emellett folyamatosan elektronikus hordozóra kell menteni a korábban nyomtatott formában létrejött, vagy más módon lejegyzett dokumentumokat. Megszervezzük a Magyarország kulturális örökségéről készült multimédia alkotások bemutatását, teret és eszközt biztosítunk multimédia művészeti és ismeretterjesztő művek létrehozásához. Lehetőséget teremtünk arra, hogy a szakemberek továbbképzése a legmodernebb eszközök alkalmazásával valósulhasson meg.
Az előkészítés során fontos szempontnak tekintjük, hogy munkánkat magas minőségi követelmények figyelembe vételével végezzük, mert csak így lehet professzionális eredményt produkálni. Ehhez persze az is elengedhetetlen, hogy minden területen az adott téma legkiválóbb szakértőit kutassuk fel, és véleményükre alapozzuk gyűjteményünk kialakítását és a digitalizálás megszervezését. Elengedhetetlen a szabványok ismerete és alkalmazása, valamint nagy figyelmet fordítunk a szerzői jogok védelmére.
A dokumentumok kiválasztásánál alapvető szempont, hogy mire van igény, kinek szeretnénk szolgáltatni, milyen lehetőségekkel rendelkezünk, milyen eszközöket használunk. Egyfajta fontossági sorrendet vagyunk kénytelenek felállítani, figyelembe véve azt is, hogy a lehetőségeken belül a kevésbé költségigényes megoldásokat keressük, természetesen úgy, hogy ez ne menjen a minőség rovására. Ilyen nagyszabású terveket csak megfelelő anyagi háttér megteremtésével tudunk megvalósítani. A közhasznú társaság 5 millió forint törzstőkével rendelkezik, emellett programfinanszírozást kaphat, pályázatok útján és szponzori támogatásokból juthat pénzforrásokhoz, illetve háttértevékenységekkel, pénzes szolgáltatásokkal szerezhet további bevételeket.
A feladatokat az első időben kis létszámmal igyekszünk elvégezni, később, ahogy bővül a tevékenységi körünk, úgy bővítjük a létszámot is megfelelő szakemberek felvételével. Munkánkat az első perctől kezdve támogatja egy szakértőkből álló Tanácsadó Testület és a 3 tagú Felügyelő Bizottság.
Alaptevékenységünk a digitális gyűjtemény kialakítása és szolgáltatása, de emellett háttértevékenységként foglalkozunk a magyar CD-ROM-ok terjesztésével, bemutatók és kiállítások szervezésével, közhasznú információk szolgáltatásával is. A későbbiekben tapasztalataink alapján egyfajta módszertani tanácsadást is tervezünk, melynek során hatékony támogatást nyújtanánk a multimédia dokumentumok kezelésének szabványosításához és a meglévő szabványok adaptáláshoz. Szükség és igény lenne koordinálásra is, hogy ésszerűen szervezzük-tervezzük a több helyen folyó digitalizáló munkát.
Rendszeresen közzétesszük eredményeinket időszaki kiállításokon, bemutatókon, hogy a szakma tájékozódhasson a munka előrehaladásáról. Nagy súlyt fektetünk a partnereinkkel fenntartott kapcsolatok ápolására, a felhasználói észrevételek hasznosítására. Folyamatosan figyeljük az olvasói reagálásokat, szolgáltatásainkat rugalmasan alakítjuk a változó igényekhez.
Bízunk abban, hogy munkánk eredményeként végre megindul egy folyamat, amely jól szervezett és szakmailag megalapozott körülményeket teremt az elektronikus dokumentumok gyűjtése, kezelése és szolgáltatása terén. Ennek érdekében várjuk a könyvtárak és könyvtárosok, valamint az informatikus szakemberek véleményét, segítő szándékú javaslatait, ötleteit, hogy feladatainkat minél szélesebb felhasználói réteg megelégedésére teljesíthessük.