Mindenek előtt szeretném megköszönni a Bibliográfiai Szekció vezetőségének felkérését arra, hogy mondjam el Önöknek gondolataimat a nemzeti bibliográfia retrospektív konverziójának lehetőségeiről. Sietve teszem ugyanakkor hozzá, hogy mielőtt igent mondtam, tisztáztuk, hogy nem az Országos Széchényi Könyvtár retrospektív konverzióra vonatkozó letisztult álláspontját és kidolgozott terveit ismertetem, csupán arra vállalkozom, hogy a magam elképzeléseiről számolok be. Remélem azonban, hogy amikor – a nem túl távoli jövőben sor kerül az OSZK-ban a tervezés megkezdésére, a kiinduláshoz megfelelő háttéranyagként szolgálnak majd elgondolásaim és érveim.
Kérem, ne várják tőlem, hogy felsoroljam és összehasonlítsam a nemzetközi gyakorlatban elterjedt megoldásokat, vagy a szomszédos országokban kidolgozott és megkezdett projektumokat. A szakirodalomban bőségesen találhatók példák, amelyek hasznosak saját programunk kidolgozásánál; egyetlen olyat sem találtam azonban, amely módosítás nélkül követhető volna. A hazai könyvtárakban is megkezdődtek a retrospektív feldolgozások (MTA Központi Könyvtára, OMIKK és a BME Központi Könyvtára Budapesten, JATE Központi Könyvtára Szegeden, KLTE Könyvtára Debrecenben és több nagy jelentős szakkönyvtár), de egyelőre kevés részletes beszámolót találunk. A nemzeti könyvtárnak mindenesetre kettős feladattal kell megbirkóznia: saját retrospektív online katalógusának létrehozásával és a nemzeti bibliográfiai rekordok hozzáférhetővé tételével.
A retrospektív konverzió fogalma
Tisztázásra szorul először, hogy mit értünk ret
rospektív konverzión. A 70-es évek végétől, a 80-as évek elejétől kezdődött meg a nagy nyugati könyvtárakban a számítógépes feldolgozás, az online olvasói katalógusok létrehozása. Ezt követően sürgető igényként jelentkezett, hogy az integrált könyvtári rendszerek használatához ne csak a kurrens beszerzések adatai szerepeljenek a katalógusokban, hanem a könyvtárak teljes állományáról lehessen tájékozódni számítógépes adatbázisokból. Megkezdődtek tehát a retrospektív számítógépes feldolgozások. Ugyanakkor be kellett látni, hogy a feldolgozási költségek rendkívül magasak, az adott feldolgozói kapacitások szűkösek, az egész tevékenység – bármilyen racionális megoldást alkalmaznak is – rendkívüli pénzügyi forrásokat igényel, amelyek az egyre csökkenő könyvtári költségvetésekből nem teremthetők elő. A nagy nemzeti bibliográfiai konverziós programok külön e célra elkülönített állami támogatásokat igényeltek és kaptak.
Gyakorlatilag a retrospektív katalogizálási igényeknek a megjelenésével egyidőben – felismerve azok jelentőségét – kezdték meg ajánlataikkal bombázni a könyvtárakat azok a cégek, amelyek jó üzletet láttak abban, ha korszerű technikai felszereltséggel és többé kevésbé professzionális személyzet alkalmazásával vállalkoznak arra, hogy. a már meglévő, kezdetben offline, CD-ROM-on kapható, később online elérésű adatbázisokból konvertálják az adott könyvtárakban meglévő állományok katalógustételeit azok helyi adatbázisába, illetve, ha szükséges, az adott könyvtárak katalógusadatait gyakorlott személyzettel valamilyen nemzetközileg is elfogadott, rendszerint MARC formátumban rögzítik. A 90-es évek elejére a műszaki fejlesztések azt is lehetővé tették, hogy a megoldások kombinálásához az OCR technikát is alkalmazzák, azaz a meglévő nyomtatott, vagy valamilyen sokszorosított formában előállított katalógustételeket automatikus karakterfelismerő programok alkalmazásával konvertálják számítógépes formátumra.
A szigorú értelemben vett retrospektív konverzió azt jelenti, hogy egy adott könyvtár állományának számítógépes feldolgozását a már valahol meglévő rekordok áttöltésével vagy letöltésével oldják meg, ütköztetéses, megfeleltetéses módszerrel. A másik megoldás, hogy a meglévő katalógusok tételeit rögzítik valamilyen számítógépes rendszerben. A harmadik, hogy a katalógusok adatait optikai karakterfelismerő programmal automatizálják, elvégezve a mindig szükséges korrekciókat. Ma már retrospektív konverzión általában e megoldások egyikét, másikát, vagy ezek valamilyen kombinációját értjük. A nagy retrospektív konverzióra szakosodott professzionális cégek (Zastec, OCLC, Jouve, DMP) általában a lehetséges megoldások kombinációjät ajánlják. Azaz letöltést, rögzítést és karakterfelismerő programok alkalmazását az adott források összetételétől és minőségétől függően.
A letöltés előnyei azoknak a kiadványoknak a feldolgozásánál mutatkoznak meg, amelyek már létező adatbázisokban – automatizált nemzeti bibliográfiákban vagy nagy központi katalógusokban szerepelnek. Ezek rendszerint a hazai könyvtárakban is meglévő, külföldön megjelent dokumentumokra vonatkoztathatók, főként, ha az azonosításhoz biztos fogódzót jelentő adatok rendelkezésre állnak a nyilvántartásokban. Ilyenek a nemzetközi azonosító számrendszerek adatai, az ISBN, az ISSN, a besorolási adatok egységesített formái. Automatikus átemelés esetén azonban mindig számítani kell arra, hogy a rekordokat utólag honosítani kell.
Rögzíteni vagy optikai karakterfelismerő programokkal kell feldolgozni azonban mindazokat a katalógustételeket, amelyek az előbb említett módon nem érhetők el a már létező, és megvehető adatbázisokban.
Összefoglalásképpen tehát retrospektív konverzión egyszerre értünk valódi konverziót – rekordok átemelését már létező adatbázisokból -, meglévő állományok újrakatalogizálását adatbevitellel nyomtatott, illetve cédulakatalógusokban rendelkezésre álló adatok alapján -, vagy ugyanezen adatok bevitelét optikai karakterfelismerő programok alkalmazásával.
A negyedik lehetőséget szándékosan nem említem, mint olyat, amely rendkívüli költségigényességénél fogva a nemzetközi gyakorlatban sem terjedt el. Azt ugyanis, hogy egy könyvtár teljes állományát kötetenként kézbe véve újra feldolgozzák számítógépes rendszerben.
Hazai igények a nemzeti bibliográfia retrospektív konverziójára
Nézzük tehát a lényegi kérdést: hogyan valósítható meg a teljes magyar impresszum bibliográfiai adatainak hozzáférhetősége számítógépes rekordok előállítása útján?
Az Országos Széchényi Könyvtár tudatában volt és van annak, hogy állományának adatbázisokban való teljes feltárását, illetve a nemzeti bibliográfia rendszerébe tartozó kiadványok visszamenőleges konverzióját előbb-utóbb meg kell oldania. Erre kötelezi többek között az Európai Közösség országainak a tárgyban megfogalmazott deklarációja, miszerint az egyes nemzetek írott kulturális örökségének megőrzése és feltárása rendkívüli jelentőséggel bíró feladat. A Commission of the European Communities, Directorate General DG XIII B programja “Cselekvési terv”-et dolgozott ki a könyvtárak számára, amelynek célja az Európai Közösség könyvtárainak arra való ösztönzése, hogy
- felhasználóik érdekében olyan szintre tökéletesítsék szolgáltatásaikat, amely a jelen és a jövő követelményeinek jobban megfelel, és hogy
- a rendelkezésükre álló forrásokat optimálisan használják fel annak érdekében, hogy szolgáltatásaik gazdaságosan legyenek nyújthatók.
A “Cselekvési terv” kiemelkedő fontosságot tulajdonít egyrészt a géppel olvasható nemzeti bibliográfiák előállításának a hazai és a nemzetközi gépi adatcsere megvalósításához, másrészt a retrospektív nemzeti bibliográfiai, illetve katalógus adatbázisok létrehozásának, amelyek gazdaságosabbá teszik mind a hazai, mind pedig a más országokban folyó retrospektív konverziót. Ennek és a sürgető hazai igényeknek figyelembe vételével az OSZK két átfogó előterjesztést is készített 1993-ban és 1994-ben a művelődési tárca felkérésére, amelyekben vázolta a lehetséges megoldásokat, a munka ütemezését, szervezeti elképzeléseket és az akkori számítások alapján becsült költségeket. 1994 októberében az ún. világbanki projekt tervezéséhez megbízás keretében készült el (Gomba Szabolcsné a KLTE Központi Könyvtárának akkori főigazgatója és az előadó közreműködésével) egy tanulmány “Kurrens és retrospektív helyi és országos online könyvtári katalógusok” címmel, amelynek leghangsúlyosabb pontjai a retrospektív nemzeti bibliográfia munkálataira vonatkoztak. Sajnálatos ugyan, de tény, hogy feltehetően az ijesztően magasnak tűnő költségbecslések visszariasztották a fenntartót a munkálatok megkezdésének finanszírozásától, s azóta a téma, mármint a számítógépes retrospektív nemzeti bibliográfiai vállalkozás megindítása miniszteriális szinten nem került újból napirendre. (Zárójelben jegyzem meg, hogy több külföldi cég akkori ajánlatait figyelembe véve az OSZK-ra vonatkozó program megvalósításának költségeit mintegy 3400 millió forintra becsülték, nem beszélve az itthoni járulékos kiadásokról.)
Az említett előterjesztések számos megállapítása és megoldási javaslata ma sem tekinthető elavultnak, de több, az elmúlt négy-öt év során kialakult körülmény arra késztet, hogy most ne ezeket idézzem és elemezzem, hanem egy újfajta megközelítést és megoldási javaslatot fogalmazzak meg és terjesszek elő megfontolásra érdemesnek.
A program újragondolását alátámasztó körülmények
Megpróbálom számba venni azokat az OSZK-ban az elmúlt években lezajlott munkálatokat, változásokat és igényeket, amelyeknek egybeesése ezt indokolttá teszi.
Az első körülmény az, hogy a magyarországi könyvtárak zöme valamilyen számítógépes rendszerrel építi katalógusait, tárja fel állományát. Ha nincsenek átvehető, letölthető rekordok a magyar impresszumról – főként a Magyarországon megjelent könyvekről és időszaki kiadványokról, a többi dokumentumtípusról most nem beszélve -, kénytelenek saját katalógusaik alapján elkészíteni a rekordokat ahhoz, hogy integrált rendszer esetén legalább a kölcsönzési funkciót működtetni tudják. Ügy vélem, hogy nem halogatható könyvek esetében az 1976 előtti hazai könyvtermés és időszaki kiadványok esetében az 1986 előtti kiadványtermés számítógépes feldolgozása és a rekordok letölthetővé tétele.
A második körülmény az, hogy évek óta sikerül folyamatosan megjelentetni a Magyar Nemzeti Bibliográfia CD-ROM verzióját, amelyről letölthetők a könyvek tételei HUNMARC formátumban és tudomásunk szerint az előfizetők zöme – a tájékoztatáson kívül – retrospektív konverzióra is használja a CD-t. Ugyanakkor az is nyilvánvaló valamennyi felhasználó számára, hogy az 1976 és 1991 között megjelent könyvek esetében a besorolási adatok egységesítése nem volt következetesen megoldott. Ezért ugyanazon személyek és testületek neve másmás alakban is szerepel, tehát a letöltésnél el kell dönteni, melyik névformát fogadják el egységesítettként. Halaszthatatlan feladata az OSZK-nak a besorolási adatok egységesítése.
A harmadik körülmény az az ismert tény, hogy az Országos Széchényi Könyvtár DOBIS/LIBIS integrált rendszerét még ebben az évben egy annál sokkal korszerűbb, nemzeti könyvtári igények figyelemb~vételével k~fejlesztett rendszerrel, az AMICUS-szal váltj a fel és meglévő adatbázisait fokozatosan ebbe a rendszerbe integrálja. Az AMICUS kezeli az egységesített besorolási adatok állományait – elterjedt angol nevükön az ún. authority fájlokat.
Adott tehát az eszköz arra, hogy a korábban, akár a DOBIS/LIBIS-ben, akár a CD-ROM kiadásban index-adatként szereplő besorolási adatokat az egységesített besorolási adatok állományaiba emeljük és használjuk ezek előnyeit a további és a visszamenőleges feldolgozás során.
A negyedik körülmény talán kevéssé ismert, hiszen OSZK belügy, de véleményem szerint messzemenő hatása lehet egy újfajta retrokonverziós elgondolás figyelembe vételére. Nevezetesen az, hogy az OSZK 1995 júliusától 1997 decemberéig a modern könyvek, azaz az 1711 után Magyarországon és 1600 után külföldön megjelent könyvek teljes törzsgyűjteményét és a segédkönyvtárakba kihelyezett állományát revízió alá vette. Ez nem kevesebbet jelent, mint hogy közel 1,7 millió kötetet vettek kézbe a kollégák és vetették össze a katalógus és példányadatokat a raktári helyrajzi katalógusban szereplőkkel. Volt ugyan már állományrevízió a nemzeti könyvtárban, de ilyen alapos, a részletekre is kiterjedő munkára eddig még nem került sor. A helyrajzi katalógus most híven tükrözi a tényleges állományt, van nyilvántartás a különböző segédkönyvtárakba kihelyezett kötetekről, a hiányokról és a leírásokban javították az észlelt hibákat.
A négy körülményt azért hozom összefüggésbe, mert az ezekből származó tények és adottságok feltehetően meggyőzővé teszik a retrokonverzió koncepciójának újragondolását.
Az első kérdés amiben határozottan állást kell foglalni és döntést kell hozni, az a számítógépes retrospektív nemzeti bibliográfia, illetve a számítógépes retrospek:tív OSZK online katalógus alternatívája.
Elképzelhető, hogy a könyvtári közösség azt várja az OSZK-tól, hogy csak az elsőt valósítsa meg megfelelő támogatás birtokában – a lehető legrövidebb időn belül. Azt gondolom azonban, hogy ez az elvárás nem csak az igénylők, de az OSZK érdekeivel is ütközik. Legfőképpen azért, mert nincsen olyan összefüggő nyomtatott retrospektív nemzeti bibliográfiánk, amelynek alapján ez a munka következetesen és folyamatosan, még a legfejlettebb technika felhasználásával is – gondolok itt a szkennelésre – elvégezhető lenne. Ha mégis ezt a tervet részesítenénk előnyben, az ily módon létrehozott adatbázist át kéne vennie az OSZK online katalógusának és a rekordokat ki kellene egészíteni az OSZK állományadataival – raktári jelzetekkel, és elhelyezési (belső nyelvhasználattal élve) kihelyezési adatokkal. Létre kellene hozni külön e célra a besorolási adatok állományát az adatbázisok egységessége érdekében.
Az említett körülmények egybeesése amellett a megoldás mellett szól, hogy az OSZK online retrospektív katalógusának bővítését tűzzük ki célul, mert ebból eredeztethető az online bibliográfia is. Nem lenne ésszerű megismételni azt a korábbi OSZK gyakorlatot, hogy külön szerkesztőség gondoskodj ék a bibliográfiai feldolgozásról és egy más szervezeti egység az OSZK állományának feldolgozásáról. A sok évig fennálló és utólag is nehezen igazolható gyakorlat ma is nehéz, de mindenképpen megoldandó feladatok elé állítja az OSZK-t. Birtokában van ugyanis a saját maga által előállított nemzeti bibliográfiai adatbázis, amit a teljes retrospektív MNB részadatbázisának is nevezhetünk. Ez az 1976-1991-es adatállomány, de OSZK jelzetek csak az 1987-től bevitt tételekhez tartoznak. Ahhoz, hogy a CD-ROM-on meglévő és már a DOBISILIBIS-be is betöltött bibliográfiai tételeket online olvasöi katalógussá alakítsuk, el ke11 végezni az OSZK állományával való megfeleltetést, ütköztetést és rögzíteni kell a hiányzó adatokat. Az 1987-től bevezetett és azóta folyó bibliográfiai és katalóguscélú feldolgozási módszerünk az egyszeri és egyidej ű megoldás mellett szól. Azóta ugyanis a könyveket kézhez véve egyetlen bibliográfiai adatfelvétel készül. Ezekből származnak a nyomtatott bibliográfiai füzetek, a floppy kiadás, a CD-ROM felújítások, a WWW-n olvasható elektronikus MNB – ez utóbbi három rekordletöltési lehetőséggel. Ugyancsak innen származnak az OSZK katalógustételek a megfelelő állományadatokkal, 1992-től pedig az online olvasói katalógus. Mi több, az online katalógus tartalmazza azoknak a dokumentumoknak a tételeit is, amelyek valamilyen oknál fogva kívül esnek az MNB Könyvek Bibliográfiája gyűjtőkörén, tehát a katalógus bővebb a bibliográfiánál. Tartalmazza például az állományba vett tankönyv- és jegyzetanyagot, amely ugyanolyan érdeklődésre tarthat számot, mint a bibliográfiában megjelent anyagé. Az AMICUS bevezetését követően az MNB gyűjtőkörébe nem tartozó, de kötelespéldányként beküldött és az OSZK állományába került valamennyi könyv rekordja szintén letölthető lesz külső könyvtárak számára.
Az OSZK legközelebbi tervei között szerepel az DOBIS/LIBIS-ről az új, nemzeti könyvtári feladatok támogatására kifejlesztett AMICUS nevű szoftverre való átállás, aminek egyik első lépése a már meglévő adatbázisok (a hazai megjelenésű könyvek adatbázisa és a külföldön megjelent könyvek adatbázisa, a KATAL) konvertálása az új rendszerbe. Létrejön ezáltal egy egyesített magyar és külföldi OSZK könyvállományt felölelő adatbázis.
Javaslatok
A következőkben azokat a javaslatokat terjesztem elő, amelyek kiindulópontként szolgálhatnak a teljes retrokonverziós program kidolgozásához és a munka megkezdéséhez.
1) Elsőként javasolom az AMICUS-ban az egységesített besorolási adatállományok létrehozását a már meglévő rekordokhoz kapcsolódó besorolási adatok – személynevek, testületi nevek, címek, ETO szakjelzetek, földrajzi nevek – felülvizsgálatával és a hitelesnek elfogadott formák megállapításával. A munkához szükség van egy önálló, magasan kvalifikált munkatársakból álló csoport létrehozására. Ez a csoport nemcsak a retrokonverzióhoz szükséges feladatokat kezdené meg és látná el, hanem a folyamatos adatbázisépítéshez szükséges besorolási adatállományokért is felelős. Munkájukhoz forrásként kell felhasználniuk az OSZK különböző feldolgozó munkahelyein épített katasztereket, amelyek mind a kitüntetett besorolási adatok véglegesítéséhez, mind pedig az utalók összegyűjtéséhez elengedhetetlenek. A következők jönnek számításba:
- a Könyvfeldolgozó osztály által karbantartott prominens szerzők adatai,
- a Hungarika dokumentációs osztály névkatasztere és hungarika adatbázisai,
- a Retrospektív nemzeti bibliográfiai szerkesztőség HOKOM adatbázisa, amely a Magyar Könyvészet 1921-1944, azaz a Horthy-korszak bibliográfiája nyolc kötetének indexadatait tartalmazza: a szerzői és közreműködői személy- és testületi név tételeket, címeket, a személyekról, földrajzi nevekról és testületi nevekről készített tárgyi tételeket, valamennyi utalótételt. Rendelkezésre áll itt cédulakatalógus formában az indexadatbázis forrása, amelyben szerepelnek mindazon kiegészítő adatok is, amelyeket a nyomtatott indexkötetek szerkesztési szabályai szerint nem kívánnak a névformáknál megkülönböztető adatként feltüntetni.
Természetesen az egész retrokonverzió során alapvető segédletként kell használni a nyomtatott könyvészeteket és bibliográfiai füzeteket.
Megkockáztatom azt is, hogy a besorolási adatállományok felállításakor érdemes lenne egy egységesített kiadói név adatállomány létrehozását is megkísérelni, mert mindannyian tudjuk, mekkora jelentőséggel bírna ezen adatok szerint is keresési lehetőséget biztosítani az állományban. Ehhez rendelkezésre áll a meglévő kiadói adatbázis, amely a kiadók aktuális nevét, névváltozásait, névváltozatait és rövidített névformáit tartalmazza, egybekapcsolva a kiadói azonosító számokkal, és amelyet visszamenőlegesen, folyamatosan bővíteni lehetne.
2) Az AMICUS adta lehetőségeket kihasználva, az egységesített besorolási adatállományok létrehozását követően kellene megoldani a hiányzó OSZK raktári jelzetek és példányadatok rögzítését az 1987 előtt megjelent könyvekhez.
3) A fenti előmunkálatok után kezdődhet meg a tulajdonképpeni retrokonverzió, mégpedig az OSZK raktári helyrajzi kötetkatalógusaiban lévő adatok szisztematikus és folyamatos bevitelével az AMICUS-ba, az 1711 után Magyarországon és az 1601-től külföldön megjelent, az OSZK állományában meglévő könyvekről. A helyrajzi naplóban azok a katalóguscédulák szerepelnek, amelyeket, mint ún. “unit card”-okat, azaz alapcédulákat, valamennyi OSZK katalógusba beosztottak. Ezek természetesen nem készülhettek a hatályos és immár húsz éve érvényben lévő bibliográfiai szabványok előírásai szerint, de adattartalmukat illetően teljesnek és hitelesnek kell elfogadnunk őket, annál is inkább, mert az állományrevízió során a kollégák és a szuperrevíziót végző munkatársak tartalmukat egybevetették a raktárban kézbevett könyvekkel, s ha kiugró hibát észleltek, javításra küldték azokat a Könyvfeldolgozó osztályhoz. Mindezek természetesen az adréma sokszorosítással, illetve az azt felváltó modernebb eljárással készült cédulák tartalmára vonatkoznak. Az ETO szakjelzetek a revízió alapjául szolgáló naplókötetekben a korai évköröktől nincsenek feltüntetve. 1965 előtt a szakj elzeteket kézírással illetve írógéppel vezették rá a szakkatalógusokba beosztandó cédulákra és a Könyvfeldolgozó osztályon lévő bekötött naplókba. Így az első adatrögzítés során csak azok az ETO jelzetek kerülhetnek az adatbázisba, amelyek a naplókban szerepelnek, s ezek később alapos revízióra szorulnak. A hiányzó szakjelzetek pótlásáról a retrokonverzió valamelyik későbbi fázisában kell gondoskodni. Elgondolásom szerint az adatbevitelt folyamatosan, időben visszafelé haladva kellene megkezdeni az AMICUS-ban már bennlévő állományt megelőző kötetektől. Ha az OSZK vezetősége és a retrokonverzió szabályzatait kidolgozó bizottság a számítógépes retrospektív nemzeti bibliográfiai munkálatoknak prioritást ad, a naplókból először a kötelespéldányként beérkezett könyvek adatait kell rögzíteni, azután kerülhet sor a külföldi monografikus művekre. A helyrajzi naplók alapján történő rögzítésben ez nem okozna fennakadást, mert az OSZK külön jelzettartományt használt fel az 1945 után külföldön megjelent művek számozására. A retrokonverzió részletes terveinek kimunkálásakor a külföldi állományra vonatkozóan kísérleteket kell végezni azok tételeinek külföldi adatbázisokból való átvételére a helyes döntés meghozása érdekében. Így lehet csak pontos képet kapni a találatok arányáról és a honosítási munka mértékéről.
Remélem elfogadható, hogy elsőként a könyvek retrokonverziójával foglalkozom, de ez nem jelenti azt, hogy az időszaki kiadványok, illetve a különgyűjtemények állományában tárolt speciális dokumentumok retrospektív feldolgozása kevésbé fontos. Csupán arra gondolok, hogy ésszerű és praktikus kiindulópont megjelölésére van szükség, azaz valahol el kell kezdeni a munkát, s majd időben előrehaladva a szerzett tapasztalatok és a rendelkezésre álló technikai eszközök, berendezések birtokában lehet kiterjeszteni a konverziót más dokumentumtípusokra és állományrészekre. A könyvek esetében is külön tervezést és megoldást igényel az ún. kéziratos Müncheni Katalógus retrokonverziója. Ebben a katalógusban az 1601 és 1926 között beszerzett állományt dolgozták fel kézírással.
Az időszaki kiadványok retrokonverziója természetesen a könyvekét követően megkezdődhet, minthogy az állományrevízió megkezdésére is sor kerül ebben az évben.
Tervezés: felmérések, szabályzatok, kivitelezhetőségi tanulmány
A könyvállomány retrokonverziós munkálatainak tervezésére, szabályozására, ütemezésére és elindítására részletes, kísérleteken alapuló felmérést és tanulmányt kell készíteni. A kivitelezhetőségi tanulmány kidolgozásához további érveket is szeretnék felsorakoztatni.
Mint bevezetőmben említettem, az OSZK a főhatóság számára készített koncepciókban, illetve az ún. világbanki tervtanulmányban felvetette annak lehetőségét, hogy a retrokonverzióval vagy annak egy részével külföldi céget, vagy külföldi cég magyarországi leányvállalatát bízza meg. Már négy-öt éwel ezelőtt gyanítani lehetett, hogy egyrészt egy ilyen megoldás számunkra megfizethetetlen, másrészt az OSZK speciális állományánál fogva, amely több mint fele részében magyarországi megjelenésű és magyar nyelvű kiadvány, a további legalább 20%-ában hungarikum, a speciális nyelv miatt komoly kockázatot rejtene magában. Ezért az újabb terv kidolgozásánál véleményem szerint kiindulópontként a folyamatos saját besorolási adatállományok létrehozását és adatbázis építést kellene célul kitűzni. Az állományrevíziós munkálatok befejezésekor készült jelentés szerint 1 629 931 kötet sorakozik az OSZK polcain, 38 657 kötetnyi hiány mutatkozott, amelynek jó részét fiktív hiányként foghatjuk fel, mint olyat, amelynek meglétére, illetve a tényleges hiány kimutatására a kihelyezett állományok számítógépes jegyzékeinek ellenőrzése során fény derül. A katalóguscédulákon lévő leírásokban 48 751 esetben találtak kisebb, nagyobb hibákat, amelyeket javítottak. Az OSZK könyvállományának leghitelesebb forrása jelenleg a helyrajzi napló. Ha ezt használjuk fel a retrokonverzió alapjául, megtakarítjuk azokat a költségeket, amelyeket a források másolására, szállítására kellene fordítani. Folyamatosan történhet az adatbevitel, kiküszöbölődnek a kényszerű korszakolásokból és szakaszolásokból adódó hiányosságok, a munkamenet jól követhető és adminisztrálható, a rendelkezésre álló kapacitásoknak és pénzeknek megfelelően gyorsulhat vagy lassulhat a tempó.
Felmerülhet az a kérdés, hogy miért nem javasolom a nyomtatott könyvészetek tételeinek szkenneléssel történő adatbázisba vitelét a retrospektív MNB létrehozására. Nos, elsősorban azért, mert a Retrospektív bibliográfiai szerkesztőségben az erre történt kísérletek meglehetősen siralmas eredményt mutatnak; nincsen olyan tétel, amelyhez ne kellene hozzányúlni, a besorolási adatokkal így is, úgy is ki kellene ezeket egészíteni, végül pedig nem készülne el egy munkafolyamatban a retrospektív bibliográfiai és az OSZK online katalógusa. Az általam javasolt megoldás eredményeképpen az időben visszafelé haladva mindkét célkitűzés megvalósítható. A hazai kiadású könyvek állományával fokozatosan bővíthető az MNB CD-ROM kiadása, így azok a könyvtárak is hozzájutnak a rekordokhoz, amelyek még nem lesznek felkészülve az AMICUSból (NEKTÁR-ból) való közvetlen letöltésre.
A konverziónak, az anyagi forrásoktól függően több szakasza is elképzelhető. Online adatbázisba lehet vinni a nyomtatott könyvészetek alapján a gyűjteményes kötetek analitikus leírásait a már bennlévő kötetadatokhoz létrehozott rekordkapcsolattal.
A munka feltételeinek megteremtése
A tervezés, a mintavételes kísérleti feldolgozások és pontos kalkulációk kidolgozását követően el kell készíteni a szabályzatokat, adatrögzítési útmutatókat és példatárakat a leendő adatrögzítők és revizorok számára. Meg kell határozni az adattartalmat, lehetőleg összhangban az IFLA retrospektív katalogizálással foglalkozó munkabizottságának álláspontjával. Kizárólag olyan esetben engedhető meg a leírás forrásául szolgáló dokumentum kézbevétele, ha a katalóguscédula tartalma nem biztosítja annak azonosítását.
A munkát egy időlegesen felállított Retrokonverziós szervezeti egység számára létrehozott, számítógépekkel felszerelt műhelyben tartom megkezdhetőnek, ahol az adatbevitelre toborzott és azzal megbízott vállalkozók dolgoznak lehetőleg olyan időbeosztással, hogy az erre a célra felállított számítógépek kihasználása maximális legyen. Kívánatos lenne azoknak a korábbi és jelenlegi OSZK munkatársak bevonása, akik jól ismerik az 1976-ig, illetve az 1986-ig alkalmazott katalogizálási szabályzatokat és gyakorlatot, hogy a katalógusadatok szellemi konverzióját is el tudják végezni az adatbevitel során. A későbbiekben az ő feladatuk egy újabb, adatrögzítésre vállalkozó fiatal munkatársi kör betanítása és ellenőrzése. Ezzel elkerülhető a naplók katalóguscéduláin szereplő adatok előzetes manuális kódolása. Ugyanez vonatkozik a korábban különböző írásrendszerekből transzliterált adatoknak a mai szabványok előírásainak megfelelő rögzítésére.
Az anyagi feltételeket az állományrevíziós munkálatokhoz hasonlóan, folyamatosan folyósított főhatósági támogatással és pályázati források igénybevételével lenne célszerű előteremteni. Ha az OSZK vezetősége a művelődé~i tárca elé terjeszti a retrokonverzióra vonatkozó terveit, amelyek számadatokkal és szakmai érvekkel alátámasztva bizonyítják a javasolt megoldás ésszerű és költségtakarékos voltát, valamint belátható időn belül történő kivihetőségét, bizonyára meg lehet nyerni a munka finanszírozásához szükséges, szigorúan elkülönítetten kezelendő támogatást. Ugyanígy szükségesnek látom a magyar könyvtári közösség szakmai jóváhagyásának és támogatásának elnyerését.
Remélem, hogy elgondolásaim a retrospektív online nemzeti bibliográfia és OSZK online olvasói katalógus együttes létrehozásáról azok számára is érthetőek voltak, akik nem ismerik olyan részletesen az OSZK nyilvántartásokat, mint az itt dolgozók. Higgyék el, nekünk sem könnyű áttekinteni és használni azt a katalóguserdőt, amely körülvesz bennünket, amelyben nem tévedhetünk el, hogy olvasóinkat el tudjuk igazítani. 1987-ben, két évvel a Budavári Palotába költözésünk után jelent meg újra az OSZK katalógusainak használatát segítő 183 oldalas tájékoztató, amely több mint 120 nyilvántartást, az akkori idők teljes katalógushálózatát és azok elhelyezését, összefüggéseit írja le. Azóta a helyzet még bonyolultabbá vált, megkezdődött a tényleges online feldolgozás, és hozzászoktunk a különböző online katalógusok, adatbázisok használatához. Meg vagyok győződve arról, hogy nagy előrelépést jelentene a retrokonverziós munkálatok megkezdése, még ha kompromisszumok árán is. Kompromisszumon elsősorban azt értem, hogy adatforrásként el tudjuk fogadni az OSZK nagy könyvállományát most hitelesen, ellenőrzötten tartalmazó helyrajzi naplók és helyrajzi katalógusok anyagát.
Tanulmányozott és ajánlott irodalom:
BOSSERS, Anton: The PICA library automation network and retrospective catalogue conversion. In: LIBER Q. 1 : 1 (1991), p. 35-42.
BURNETT, Peter: Retrospective conversion: prerequisites and problems. In: Internat. conf. on líbr. autom. in Central and Eastern Europe. Conference proceedings. Budapest 1013 April 1996. p. 177-186.
CHAPMAN, Ann: Retrospective catalogue conversion: a national study and a discussion based on selected literature. In: Libri, 46 : 1 (1996), p. 16-24.
DUNCAN, Donna: Technical options for retrospective conversion. In: Int. Cat. Bibl. Cont. 21 : 1 (1992), p. 5-8. European Working Group on Retrospective Cataloguing: Final report. In: LIBER Q. 2 : 1 (1992), p. 47-60.
FABIAN, Claudia: The Eurodatabase and European cooperation in early book cataloguing: Report of the First and Second Munich Conferences on Retrospective Cataloguing,
28th-30th November 1990 and 29th to 30th January 1992. In: LIBER Q. 2 : 1 (1992), p. 63-79.
HALLBERG, Paul: Retrospective conversion: Scandinavia. In: LIBER Q. 1 : 1 (1991), p. 25-34.
HARRISON, Ken – SUMMERS, David: Retrospective catalogue conversion at Lancaster University Library. In: Program, 29 : 2 (1995), p. 107-122.
HERING, jürgen: A katalógusok visszamenőleges gépesítése. Az 1850 előtti kiadványok számbavétele az NSZK-ban. In: Kvt. Figy. 35 : 5-6 (1989), p. 523-530.
KATIČ, Tinka: The role of retrospective cataloguing in the creation of the union catalogue and national bibliography of old and rare books in Croatia. In: Internat. conf. on libr. autom, ín Central and Eastern Europe. Conference proceedings. Budapest 10-13 April 1996. p. 225-234.
LAW, Derek: The state of retroconversion in the United Kingdom. In: J. Librariansh. 20 : 2 (1988), p. 81-93. LEONHARD, Joachim-Felix: Managing projects for retrospective catalogue conversion in the Federal Republic of Germany. In: Int. Cat. Bibl. Cont. 21 : 3 (1992), p. 38-41. LUPOVICI, Catherine: La conversion rétrospective des catalogues. In: Bull. Bibl. Fr. 36 : 1 (1991), p. 25-31. LUPOVICI, Catherine: European conversion projects and their results. In: Internat. conf. on libr. autom. in Central and Eastern Europe. Conference proceedings. Budapest 1013 April 1996. p. 187-193.
McGARRY, Dorothy: Priorities for retrospective conversion. In: Int. Cat. Bibl. Cont. 21 : 1 (1992), p. 8-10. MITCHELL, Janet: Az OCLC – múlt, jelen, jövő. In: Tud. műsz. táj. 40 : 9-10 (1993), p. 387-390.
ODDY, Pat: Managing retrospective catalogue conversion. In: LIBER Q. 1 : 1 (1991), p. 15-24.
ORTIZ-REPISO, Virginia – RÍOS, Yolanda: Automated cataloguing and retrospective conversion in the university libraries of Spain. In: Online & CDROM Rev.: 18 : 3 (1994), p. 157-167.
PEKKARINEN, Paivi: State of retrospective conversion in major Finnish research libraries – LINNEA libraries. In: LIBER Q. 1 : 2 (1991), p. 222-224.
PUSZTAI Jánosné: Retrospektív konverzió a pécsi Egyetemi Könyvtárban. In: Pécsi kv, infotár. 2 : 4 (1997), p. 5-6. RATCLIFFE, Frederick W.: Retrospective cataloguing: some afterthoughts. In: Alexandria. 4 : 1 (1992), p. 69-78. RAWSON, Nicholas: Retrospektív konverziós programok tervezése és irányítása. In: Kvt. Figy. 4 : 4 (1994), p. 574-584. Retrospective catalogue conversion. Examples from Finland. In: Signum. 25 : 3 (1992), p. 69-79.
Retrospective conversion: history, approaches, considerations. In: Cat. Classif. Q. 14 : 3-4 (1992), 167 p.
RICHARD, Michel: Le programme de numerisation de la Bibliothéque de France. In: Bull. Bibl. Fr. 38 : 3 (1993), p. 53-63.
SALGÁNÉ MEDVECZKI Marianna: A retrospektív konverzió problémái a Kossuth Lajos Tudományegyetem Könyvtárában. In: Kv:könyvt. 18 (1997), p. 163-188.
SHÄUBLE, Peter: Kostengünstige Konversion grosser Bibliothekskataloge. In: ABI-Tech. 16 : 2 (1996), p. 165-166. SCHNELLING, Heiner: Retrospective conversion in Germany. In: LIBBR Q. 1: 1 (1991), p. 47-54.
Special issue on retrospective catalogue conversion, retrospective cataloguing and retrospective bibliography. In: IFLA J. 16 (1990), 173 p.
STOK, Bojan – VAUPOTIC, Marjan: Retrospective conver~ion in the COBISS system. In: Internat. conf. on tibr. autom. in Central and Eastern Europe. Conference proceedings. Budapest 14-13 April 1996. p. 217-224.
STOKLASOVÁ, Bohdana – BARES, Míroslav: Retrospective conversion in Czech libraries. In: Internat. conj: on libr. autom. iť Gentral and Eastern Europe. Conference proceedings. Budapest 10-13 April 1996. p. 195-206.
TELCS András: Optikai karakterolvasó rendszerek könyvtári alkalmazása. In: Tud. Műsz. Táj. 35 : 10 (1988), p. 439448.
TÓSZEGI Zsuzsanna: A katalógusfiókból a képernyőre: A kancia könyvtári katalógusok retrospektív feldolgozása. In: Kvtári. figy. 7 : 2 (1997), p. 275-285.
SWEENEY, Russell: Retrospective conversion of library catalogues in UK institutions of high~r education. In.: Libr. Rev. 45 : 2 (1996), p. 52-57.
WILLEMSEN, A. W.: Retrospective national bibliography: operational projects and possible future developments in the Netherlands. In: Internat. Cataloguing & Bibliogr: Control, 18 : 1 (1989), p. 5-8.
ZEMSKOV, Andrei – SHRAIBERG, Yakov: Retrospective conversion in the Russian National Public Library for Science and Technology. In: Internat. conf. on Iibr. autom. in Central and Eastern Europe. Conference proceedings. Budapest 10-13 April 1996. p. 207-216.