Előzmények

A jogi információszolgáltatás megoldása sok fejtörést okozott a Heves Megyei Tanácsnak és a Megyei Könyvtárnak egyaránt. A megoldást egy, a Megyei Könyvtár szakrészlegeként működő, de helyileg a Megyei Tanács épületében felállított közigazgatási szakrészleg (szakkönyvtár) megszervezése jelentette. A szervezést megkönnyítette, hogy a két érdekelt intézmény, a Megyeháza és a Megyei Könyvtár is ugyanannak az útnak az egymással szemben lévő oldalán található. A közigazgatási szakkönyvtár létesítéséről még 1973 decemberében készült egy megyei tanácsi javaslat, melyben az szerepelt, hogy “a költségek ésszerű – a célt leginkább szolgáló módon történő – felhasználását a szakirodalommal való ellátás terén úgy látjuk biztosítottnak, ha azt megfelelő szakértelemmel szervezett rendben végeztetjük… Ezért javasoljuk a Megyei Tanácson belül működő Közigazgatási szakkönyvtár létesítését”.
A könyvtár helye a Megyeháza épületében
A könyvtárat a Megyeháza barokk stílusú épületében, a volt megyei irattár helyén kívánták elhelyezni. A választás azért volt ideális, mert a korábban levéltári célokat szolgáló helyiségek megjelenése rendkívül impozáns volt. A második emeleten található, két egymásba nyíló termet még 1801-ben bútorozták be körös-körül húzódó tölgyfa polcsorral, melyek oromzatát korabeli faragások díszítik. Sajnos, a 2. világháború során megsérült ez a csodálatos berendezés, de a Közigazgatási Könyvtár elhelyezésekor a Képzőművészeti Kivitelező Vállalat közreműködésével sikerült felújítani. A felújítás befejezése után, 1975-ben megnyithatták a könyvtárat.
Működési feltételek

“A Közigazgatási Szakkönyvtár a Megyei Könyvtár szakrészlegeként működik. Célja, hogy a közigazgatási szakemberek számára a lehető legfrissebb, leghasználhatóbb dokumentumokat, információkat rendelkezésre bocsássa, az apparátust szakirodalommal ellássa. A központi könyvtár állománya prézens, az osztályokon pedig a munkához szükséges irodalom tartós letétként található” – olvasható a Megyei Könyvtár szervezeti és működési szabályzatában.
Mindez nagyon egyszerűen és szépen hangzik, bár a valóságban poros szekrények, sufnik, mázsányi könyvkupacok átvizsgálását jelentette. Az arra érdemesnek talált anyagot leltárba vették, a többit pedig selejtezték. Ebben a mennyiségileg hatalmas, tartalmilag sokfelé ágazó munkában, a Megyei Könyvtár szinte valamennyi munkatársa részt vett. A munkák “motorja” Sipos Istvánné, a Megyei Könyvtár igazgatóhelyettese volt, aki fáradhatatlanul szervezett, irányított és persze tevőlegesen is részt vett a Közigazgatási részleg kialakításában.
A Megyei Tanács két szakképzett könyvtáros alkalmazásához szükséges bérfedezetet, valamint a könyvtár üzemeltetését (takarítás, fűtés, világítás, berendezés stb.) biztosította. A szakmai feladatokkal kapcsolatos költségeket ugyancsak a tanács irányozta elő, de a költségvetés jóváhagyása után az összeget átutalták a Megyei Könyvtár számlájára, ahol az operatív gazdálkodást végezték. A Megyeháza egyes szakosztályain lévő letéti anyag gondozásáért az egyes osztályok megbízott “könyvtárosai” voltak felelősek, akik tanácsaikkal, javaslataikkal a letéti anyag gyarapításában is közreműködtek.
Változások nélkül
A fentiekről jelen időben is írhattam volna, mert bár a közigazgatásban végbement változások szele a könyvtárat is megérintette, de az alapjaiban jól szervezett, működőképes rendszert nem ingatta meg. A Megyei Tanács helyét a Megyei Önkormányzati Hivatal vette át, de a könyvtár létét sem személyi, sem szervezeti változás nem fenyegette. Hajdani és jelenlegi vezetőink is könyvet szerető, tisztelő emberek. Most így utólag visszatekintve látom csak, hogy milyen szerencsésnek mondhatom magunkat, hogy mindig messzemenő támogatást kaptunk, és támogatják jelenleg is munkánkat. Azt nem állítom, hogy mindig zökkenőmentesen, súrlódások nélkül tudtuk a problémákat megoldani, de soha nem éreztem rosszindulatot, gáncsoskodást, a segítőkészség hiányát. (Hogy ez mennyire nagy dolog, csak az tudja igazán megérteni, aki hasonló szervezeti hierarchiában dolgozik.) Érzésem szerint egy ilyen részlegben különösen fontos a jó személyes kapcsolat és a jó kontaktusteremtő készség. Én személy szerint is élvezem, hogy nem egy “gépezet kis csavarja vagyok”, hanem a munkám változatos és mind az olvasókkal, mind a vezetéssel személyre szóló a kapcsolatom.
Használók
1976-ban a beiratkozott olvasók száma alig 100 fő volt, ami igazán csekélynek mondható, mivel az akkori Megyei Tanács dolgozóinak száma jóval meghaladta a 200-at, a szomszédos Városi Tanács dolgozóiról, a tanácstagokról és a tanácsi bizottságok tagjairól nem is beszélve. Akkoriban “külső” ember a könyvtárat csak elvétve használta. Itt feltétlenül meg kell említenem azt a tényt, hogy a hivatal soha, semmilyen módon nem korlátozta a használók körét. A nyitvatartási időben a könyvtárat bárki látogathatta, aki beiratkozási kötelezettségének eleget tett. A 70-es években külső használók csak elvétve fordultak elő, de mára ez a helyzet megváltozott. Az 1993-ban beiratkozott 537 olvasónak csak egy része dolgozott a közigazgatásban. Rajtuk kívül joghallgatók, államigazgatási főiskolások, közgazdászhallgatók, számviteli és pénzügyi főiskolások, jogászok, vállalkozók, pénzügyi szakemberek veszik igénybe a könyvtárat. Gyakori az olyan olvasó, aki “csak” az éppen esedékes ügye intézéséhez keres irodalmat (pl. kárpótlás, adózás, ingatlanvásárlás, családjogi problémák, munkaügyi viták, új vállalkozás beindítása, hitel stb.). Úgy látom, hogy a jogi információkra, a jogi tájékoztatásra irányuló igény napjainkban egyre inkább erősödik. A jelenséget a gyorsan változó gazdasági feltételek, új gazdasági formák kialakulása, a munkanélküliség, a család helyzetének bonyolultabbá válása, valamint az ilyen jellegű szakirodalom drágulása is magyarázza. Ezzel is magyarázható, hogy a szakembereken kívül miért nőtt meg az igény az állampolgárok körében a jogi információszolgáltatás iránt. A tájékozódást megnehezíti a jogszabályok nagy mennyisége, valamint az, hogy ez a szakterület állandó változásban, mozgásban van (módosulás, hatályon kívül helyezés stb.). A munka már szinte elképzelhetetlen a számítógép használata nélkül.
Számítógépes tájékoztatás
Amikor 1991-ben felmerült a lehetősége, hogy kapunk egy számítógépet, nem tudom, a kolléganőm vagy én viszolyogtam-e jobban a technika eme nagyszerű vívmányától. Bár azt mindketten tudtuk, hogy ez a jövő, az csak a használat során derült ki, hogy ha a program jó, és a karbantartást szakember végzi, a számítógép használata igazán nem ördöngösség, még a humán érdeklődésű embernek sem.
Az Igazságügyi Minisztérium Jogi Informatikai Főosztály “Kartoték” elnevezésű, számítógépes jogszabály-nyilvántartó rendszerét 1991 februárjától használjuk. A rendszer legfontosabb előnye, hogy egy alapjogszabály aktuális állapotát azonnal megmutatja. Ez azt jelenti, hogy megadja az alapjogszabály összes módosítását, változását, sőt az esetleges végrehajtó vagy hivatkozó jogszabályait is. A karbantartás havonta történik. A lemezeket a Könyvtári Egyesülés (Békéscsaba) kedvezményesen biztosítja számunkra. Azt hiszem, a jogszabályok “tengerében” már nem, vagy csak nehézkesen boldogulnánk a számítógép nélkül. A kezdeti idegenkedés után az olvasók is nagyon megkedvelték ezt a szolgáltatást. Érdekes módon a jogászok között eleinte nagyobb volt az “ellenállás”, de ahogy megismerik a rendszer előnyeit, egyre többen használják közülük is.
Kérésre telefonon, telefaxon és levélben is adunk tájékoztatást. A Heves megyei jegyzőket külön értesítettük erről a lehetőségről. Az önkormányzat közlönyében pedig többször felhívtuk a figyelmet erre a szolgáltatásra.
Magunk számára a referensz kérésekről statisztikát vezetünk. Ebből jó néhány érdekes következtetést lehet levonni. Pl.: A kérdések száma hónapról-hónapra nő (csak a nyári hónapokban tapasztalható visszaesés), sok a visszatérő téma (alapítványok, adó, ingatlan, hitelek stb.). Szinte minden olvasó kéri az adatok kinyomtatását.
Összegezve: mind az olvasók, mind a mi munkánkat nagymértékben megkönnyíti a Kartoték rendszer használata.
Katalógusok, gyűjtőkör, állománygyarapítás
Amikor a Közigazgatási Könyvtár elkezdte a munkát, az alábbi katalógusokat építettük: cím-, szak-, tárgyszó-, központi raktári, valamint osztályok szerint tagolt raktári katalógus. Ezeket egészítette ki az Állam és Igazgatás c. folyóirat analitikus katalógusa. (Ez utóbbi a repertórium megjelenésével szükségtelenné vált.) A tárgyszókatalógus pedig – nem tudom, mi miatt – még a kezdeteknél elsorvadt. Az már önmagában bámulatos eredmény volt, hogy a nyitáskor a központi könyvtár és a szakosztályokon sorakozó valamennyi könyv szerepelt a katalógusban. Azonnal meg lehetett tudni, hogy egy adott dokumentum hol és hány példányban található meg. Ezt csak akkor lehet igazán megérteni, ha tudjuk, hogy pl. a Törvények és rendeletek hivatalos gyűjteményét, Heves megye statisztikai évkönyvét stb. mind a 16 letéti egységbe megvásároltuk. (Most, hogy így visszatekintek, döbbenek meg igazán, milyen hatalmas mennyiségű dokumentumot tudtunk vásárolni a viszonylag szerény pénzügyi keretből.) A Megyei Tanács megszűnésével több mint 5000 kötetet és legalább ugyanennyi közlönyt vizsgáltunk át, hasonlítottunk be, ajánlottunk fel más könyvtáraknak, illetve selejteztünk. A közeljövőben – a Textlib program elkészülése után – tervezzük a katalógusok számítógépre vitelét.
Állománygyarapítási elveinkben szigorúan ragaszkodunk a közigazgatási gyűjtőkörhöz, ezért határterületek vagy más tudományágak könyveit nem szerezzük be. Elsősorban jog, közigazgatás, közgazdaságtan, számvitel, pénzügy, statisztika, szociológia, szervezés- és vezetéstudomány területéről gyűjtünk szakkönyveket, tanulmányokat. Politikai tárgyú könyveket nem, vagy csak igen válogatva és kis példányszámban vettünk át a központi könyvtárba, megkímélve magunkat a feldolgozás, majd selejtezés munkájától. A szociológiát viszont az érdeklődők nagy száma miatt, utólag felvettük a könyvtár gyűjtőkörébe. Örvendetes, hogy az utóbbi években egyre több az idegen nyelvet beszélő szakember, így megszaporodtak a szótárak, a speciális nyelvi tanácsadó gyűjtemények, az elsősorban angol és német nyelvű jogi és közgazdaságtani szakkönyvek. Azokat a könyveket, melyek a szakkönyvtár állományában nem találhatók meg, a Bródy Sándor Megyei Könyvtártól vagy az ország bármelyik könyvtárától átkérjük. Ha szükséges, az olvasót átirányítjuk a Megyei Könyvtárba, s a megyei Könyvtár pedig a speciális közigazgatási igénnyel fellépő olvasóit irányítja hozzánk.
Az új dokumentumok beszerzésénél törekszünk a párhuzamosság elkerülésére. Bizonyos átfedés persze szükséges a Megyei Könyvtár részlegei és a szakkönyvtár között, még térbeli közelség esetén is. A szükségszerű párhuzamosságok mellett azonban mind a szakrészlegnek, mind az anyakönyvtárnak érdeke a munkamegosztás. Az anyakönyvtár természetesen profitálni is szeretne a szakkönyvtárból – pl. úgy, hogy bizonyos drága kiadványokat a szakrészleg a saját költségvetéséből vesz meg, de a Megyei Könyvtár olvasói is használhatják. A közigazgatási könyvtár pedig fiatalságából fakadó hiányait szeretné az anyakönyvtár segítségével pótolni. A legnagyobb gond: a mindkét könyvtárnak optimális nyitvatartási idő kialakítása. Az önkormányzati tevékenységgel kapcsolatos tájékoztatást, valamint a jogi tájékoztatás speciális területeit, főleg a régebbi joganyagokkal összefüggőt, szinte teljes egészében a Közigazgatási Szakrészleg végzi. Viszont a napi jogalkalmazás, statisztikai, társadalomtudományi tájékoztatás a Megyei Könyv tárban és a Közigazgatási Szakrészlegben párhuzamosan folyik.
Nyitvatartási idő
Apró dolognak tűnik a nyitvatartás összeegyeztetése az anyakönyvtár és a közigazgatási gyűjtemény között, pedig nem az. A közművelődési könyvtárat ugyanis szabad idejükben látogatják az emberek, a munkahelyi szakkönyvtárat pedig munkaidőben. Tehát a munkahelyi szakkönyvtárat korábban kell kinyitni, este viszont nincs értelme – sőt az elhelyezés miatt lehetősége sem – sokáig nyitva tartani. Viszont, ha a közigazgatási részleg nyitva tartása más, mint a többi részlegé, nehéz a szakkönyvtárat valóságos részlegnek tekinteni, hiszen kiegészítő funkciókat csak részben lát el. Ha valamilyen dokumentum csak a Közigazgatási Szakrészlegben található meg, az délután négy után nem létezik, s a fontos szakkiadványokat duplán kell megvenni. Hosszú távon a részlegnek a többi részleggel nagyjából azonos időben kellene nyitva tartania, de igazodnia kell a hivatali időhöz is. Ez olyan hosszú nyitvatartási időt eredményezne, amit a szakrészleg az 1-2 dolgozójával nem tud biztosítani. Ezt a konfliktust egyelőre nem tudjuk feloldani.
Nyitvatartási időnk az évek során többször változott. A jelenlegit az olvasói igény és a munkabeosztás ésszerűsége (pl. szabadság, betegség esetén egy könyvtáros dolgozik) alakította ki. Munkanapokon 9.00-12.00-ig és 13.00-16.00-ig tartunk nyitva.
Szakkönyvtár a közművelődési könyvtárban?
A klasszikus szakkönyvtár és a klasszikus közművelődési könyvtár célja, olvasóinak köre, tevékenységi stílusa igen messze esik egymástól. Csak egyetlen példa: a magyar közművelődési könyvtárosokat (tisztelet a kivételnek) szinte fatalista türelem jellemzi. Az olvasók heteket késnek a könyv visszavitelével, a Könyvtárellátó hónapokat az új könyvek szállításával – és senki sem ideges emiatt. Egy szakkönyvtárban a több ezer forintos és ezért csak egy példányban megvásárolt szakkönyvet esetleg csak néhány napra (órára!) kölcsönözzük, az egynapos késés is bizalmi válsághoz vezethet olvasó és könyvtáros között, az új könyveket pedig gyakran megjelenésük hetében be kell szerezni, és az olvasó rendelkezésére kell bocsátani (pl. egy jogszabály-magyarázatot), mert nem tudnak nélküle dolgozni. A leltárba vett könyvet néha még aznap odaadjuk az olvasóknak, s akkor dolgozzuk fel, ha az első “roham” elmúlt.
A közigazgatási részleg helyileg elkülönítve, megfelelő helybenolvasási, raktározási feltételekkel, egy nagy könyvtár szakmai támogatását maga mögött tudva, de saját logikája szerint működve, szerencsésnek érezheti magát. Kis könyvtár hévén, személyes kapcsolat alakult ki az olvasók és a könyvtárosok között, mi nem szólunk rájuk, hogy adják le a kabátot a ruhatárban, mutassák fel az olvasójegyet, töltsenek ki kérőlapot stb. Több időnk jut egy-egy olvasóra, ezért végig tudjuk hallgatni, meg tudjuk beszélni vele a problémáját, s el tudjuk kerülni a mechanikus megoldásokat. Tény, hogy sok embert – elsősorban az értelmiségieket – éppen a könyvtárak rossz működési feltételei s a személytelen bánásmód tartja vissza a könyvtár használatától, nem szívesen állnak sorba a kölcsönzőpultnál. A közigazgatási szakrészlegben éppen ezen látszólag bürokratikus procedúrák hiánya eredményezi, eredményezheti a személyre szóló szolgálatot, a speciális gyűjteményen túl.
Ami hiányzik
A nyolcvanas évek elején az OSZK Könyvtártudományi és Módszertani Központ felmérést készített a megyeszékhelyek jogi információellátásának helyzetéről, ezen belül a hivatali szakkönyvtárakról is. 1981 májusában az Országgyűlési Könyvtárban tapasztalatcserét tartottak a közigazgatási részlegek könyvtárosai számára, melyen az Államigazgatási Szervezési Intézet igazgatóhelyettese és az Államigazgatási Főiskola Könyvtárának vezetője is megjelent, Ennek a megbeszélésnek a témája a KMK és a Megyei Könyvtárigazgatók Tanácsa által kezdeményezett hivatali szakkönyvtári helyzetfelmérés eredményeit összegező tanulmány volt. Akkor ígéretet kaptunk, hogy az Országgyűlési Könyvtár összefogja a közigazgatási könyvtárakat, és a könyvtárosokat továbbképzéssel, tanácsadással is segíti majd. Legnagyobb sajnálatunkra, ez a terv nem valósult meg, pedig nagyon jó lenne időnként találkozni, tapasztalatot cserélni, tanácsot kérni a kollégáktól. Számtalan olyan speciális gond és probléma adódik, ami csak a közigazgatási részlegben dolgozókat érinti. Az országos összefogás hiánya természetesen nem zárja ki a személyes jó kapcsolatokat, találkozásokat. Mi különösen jó együttműködést alakítottunk ki a veszprémi és a szolnoki szakrészlegek munkatársaival