A magyar könyvtári ellátás és egyben a nemzeti bibliográfia nélkülözhetetlen alapja a megbízható köteles példány szolgáltatás. Ez már az állami “egyik zsebből, másik zsebbe” helyzetben sem volt hiánytalan, ám a széles körű magánvállalkozás éveiben kellő törvényi alap nélkül egyenesen elképzelhetetlen. Így szakmai körökben egységes a vélemény, hogy mielőbb korszerű szabályozás kell, méghozzá törvény szintjén – ahogy volt 1897-ben, illetve 1929-ben. A törvény nélkülözhetetlen eszköz, tartalma pedig döntően az lehet, hogy a kiadói-nyomdai világ ellenérdekeltségét meg kell szüntetni. A tanulmány a mielőbbi törvényalkotást célozza a múltbéli tapasztalatok éttekintésével és egy hosszú távon hatékony rendezés megalapozásával.

Az alábbi koncepcióvázlat a következő kérdések kifejtését tartalmazza:
1) a törvényszintű szabályozásnak és az önálló – e témájú – törvényi rendezésnek az indoklása;
2) a köteles példányok köre (nyomdatermékek, audio-vizuális és mikrodokumentumok, számítógépes termékek stb.),
3) a szolgáltatásra kötelezettek köre (kiadó, előállító, forgalmazó), ezek nyilvántartása, a szolgáltatás ellenőrzése és ellentételezése;
4) a köteles példányok átvétele, elosztása és hasznosítása;
5) az ágazati felelősséggel felruházott kulturális kormányzat tennivalói és jogosítványai.

1. A törvényszintű szabályozás indoklása

A törvényszintű szabályozást egyaránt indokolják hagyományok és a mai alkotmányos jogrendből következő igények.
Részszabályok (1840. VI. tv., 1848. XVIII. tv., 1897. XXXV. tv.) után a magyar országgyűlés megalkotta az 1897. évi XLI. törvényt “a nyomdatermékek tudományos célokra szolgáló köteles példányainak beszolgáltatásáról”. A törvény szabályozta az ingyenes köteles példányok körét és számát, az ellenőrzést célzó kimutatások benyújtását, a köteles példányok ingyenes postai eljuttatását és átvételét, a szolgáltatás (köteles példányok, illetőleg kimutatások) nem teljesítése esetén érvényesítendő szankciókat és az illetékes joghatóságot (járásbíróság), az igazgatási célú (sajtórendészeti célzatú) köteles példányok további közgyűjteményi hasznosítását, végül a törvény végrehajtásáért felelős minisztériumokat (vallás- és közoktatásügyi, valamint igazságügyi).
E törvény 1929-ig volt érvényben, amikor megszületett a XI. törvény “a múzeum-, könyvtár és levéltárügy némely kérdéseinek rendezéséről”, melynek V. fejezete “A nyomdatermékek tudományos célokra szolgáló kötelespéldányai” címet viseli. Klebelsberg Kunó vallás- és közoktatási miniszter {1922-1931 közt) idején a kormányzat igen számottevő irányítási-ellenőrzési jogosítványokkal rendelkezett a közgyűjtemények működése tekintetében, így e gyűjteményi szempont indokolta a köteles példányok szolgáltatása szabályozásának e törvény keretei közé történő illesztését.
Az 1929-es törvény a korábbi szolgáltatási rend általános megerősítése mellett néhány ponton érdemleges módosítást hozott:

  • A korábbi kettőről négyre emelte az ingyenes köteles példányok számát (OSZK, KSH Könyvtára, MTA Könyvtára, Magyar Országgyűlés Könyvtára), miközben a KSH Könyvtára mintegy második nemzeti gyűjteményi rangot kapott (indoklás: “a nemzeti kultúra szempontjából nagy fontosságú nyomdatermékeknek a legnagyobb teljességben csak egyetlen példányban való gyűjtése szerencsétlenség (tűzeset stb.) esetén pótolhatatlan veszteséget okoz, s ezért szükséges, hogy a magyar szellem mindennemű termékeinek gyűjtése két-két különböző helyen elhelyezett példányban történjék. Az eddigi gyűjtést kizárólagosan végző Széchényi Könyvtár mellett második gyűjtőhelyül a Statisztikai Hivatal Könyvtára a legalkalmasabb…”). A KSH Könyvtár köteles példányokkal való ellátását még az 1897. évi XXXV., törvény a m. kir. központi statisztikai hivatalról vezette be: a 4. par. szerint “statisztikai célokra”.
  • Egyértelműen megfogalmazta a köteles példányok szolgáltatásában érvényesülő közös felelősséget: 32. par. második bekezdés: “A nyomdatermékek kötelespéldányait rendszerint a nyomtató kőteles beszolgáltatni, azonban a be nem szolgáltatott kötelespéldányokért a nyomtatót és a kiadót egyetemes felelősség terheli”;
  • Egyértelmű helyzetet teremtett az államtitkokat tartalmazó dokumentumok szolgáltatása terén: itt egyrészt az illetékes hatóság “esetről-esetre” történő elrendelése mérvadó, másrészt ezen dokumentumokat is meg kell őrizni s a “beszolgáltatást gátló ok megszűntével” átadni a két nemzeti gyűjteménynek;
  • Jelentősen erősítette a be nem szolgáltatás esetére a szankcionálás eszköztárát, egészen addig, hogy a kellő felszólítások eredménytelensége esetén a könyvtár a nyomdatermék lefoglalását, sőt az üzleti helyiség ilyen célú átkutatását is kérheti (miközben az intézkedések költségei a beszolgáltatásra kötelezetteket terhelik).

A pártállami évtizedek legfőbb szabályozási sajátossága abban foglalható össze, hogy a parlament által hozott törvények csak a köteles példányok szolgáltatásának előírását tartalmazták, s minden részletesebb szabályt államigazgatási szervek által hozott rendeletek, utasítások, miniszteriális irányelvek tartalmaztak.
E szempontból tünetértékű az 1986-os máig hatályos – rendezés jogszabályi szerkezete.
A sajtóról szóló 1986. évi II. törvény 20. par. meghatározásokat tartalmaz a legfontosabb fogalmakról (sajtótermék, nyilvános közlés stb.), majd a 21. par. (3) bekezdése felhatalmazza a művelődési minisztert, hogy ” az ipari miniszterrel, a Minisztertanács Tájékoztatási Hivatalának elnökével és a legfőbb ügyésszel egyetértésben – a köteles- és tiszteletpéldányok rendelkezésre bocsátására vonatkozó részletes szabályokat… megállapítsa “.
A törvény végrehajtásáról intézkedő 12/1986. számú minisztertanácsi rendelet – a sokszorosított sajtótermékek nyilvántartására, az impresszum adataira stb. vonatkozó szabályok megállapításán túl – a 26. par. (1) szerint a tudományos és igazgatási célokra rendelkezésre bocsátott köteles példányok ingyenesek, s a jogszabályban megszabott szervek tulajdonába kerülnek. A par. (2) bekezdése szerint a köteles példányokat a kiadó (megrendelő) terhére a sokszorosító terv, az igazgatási célú köteles példányokat a kiadó szolgáltatja (amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik.)
A jogszabályok harmadik szintjét jelentette 1986-ban a művelődési miniszter 17/1986. számú rendelete a sajtótermékek köteles- és tiszteletpéldányairól. Megjegyzendő, hogy 1989-ben e rendelethez kiegészítés jelent meg, mely főként a vizuális művek (videó stb.) szolgáltatását szabályozta, módosította.
Végül a jogszabályi hierarchia első szintjét jelentette 1986-ban a művelődési minisztériumi államtitkár által jegyzett 7001/1986. MM számú irányelv a sajtótermékek köteles- és tiszteletpéldány szolgáltatásáról, mely néhány ponton fontos értelmezési információval szolgált a 17/1986. MM. számú rendelethez.
Tartalmilag az 1986-as jogszabályi “hullám” legfőbb hozadéka, hogy kiterjesztette a szolgáltatás alá eső sajtótermékek körét a mikroformátumú, illetve az audio-vizuális dokumentumokra is. A továbbiak szempontjából viszont rendkívül kritikussá tette a helyzetet az a tényező, hogy a jórészt még állami kézben lévő kiadói-nyomdai terület szolgáltatásmulasztását jószerével nem volt mivel szankcionálni (a mulasztás egyszerű szabálysértésnek minősült).
Az 1989-1990-től kibontakozó jogállami fejlődés jegyében mindenfajta vállalkozás, így a kiadói-nyomdai-terjesztői is, alanyi állampolgári joggá vált, s minthogy az állampolgárok kötelezettségeit csak parlamenti törvény szabhatja meg, feltétlenül mielőbb újra ilyen szinten kívánatos jogszabályt alkotni a köteles példányok tudományos célra történő szolgáltatásáról is.
Másrészt a köteles példányok körének sokrétűsége, változatossága, az előállítás és terjesztés technikai elterjedtsége egyértelműen azt a megközelítést sugallják, hogy a köteles példányok ügyében olyan önálló törvény szülessen, amely nem terjed ki más kérdésekre (sajtótevékenység általában, közgyűjtemények stb.), ugyanakkor természetesen biztosítani kell, hogy a kapcsolódó területek jogszabályalkotása során ott kellő utalások legyenek az önálló köteles példány törvényre.
Összefoglalóan a koncepció azt javasolja, hogy az 1897. évi törvény megközelítését alkalmazva, a tudományos célú köteles példányok szolgáltatását törvény, s csakis ezt a – mára rendkívül átfogó és bonyolult kérdéskört jelentő témát szabályozó törvény szülessen.
A törvény végrehajtása céljából készüljön részletkérdéseket – például a köteles példányokból részesülő könyvtárak körét, azok megőrzési-szolgáltatási kötelezettségeit – szabályozó miniszteri utasítás (részletesebben ld. az 5. fejezetben).
A tudományos célú köteles példányok szolgáltatása a következő főbb feladatok elősegítését célozza:

  • a köteles példányok által hordozott szellemi értékek maradandó megőrzése (nemzeti könyvtári gyűjtés-őrzés);
  • a tárgyiasult szellemi értékek minél szélesebb körben való megismertetése, illetőleg nyilvántartása (teljes körű számbavétel a nemzeti bibliográfiai rendszer révén, továbbá statisztikai áttekintés megvalósítása),
  • a tudományos és művelődési célzatú felhasználás lehetőségének biztosítása a tudományos és regionális könyvtárakban történő rendelkezésre bocsátással.

A hármas funkció mindegyike – megőrzés, feltárás-nyilvántartás, rendelkezésre bocsátás egyaránt fontos, egymástól el nem szakítható és egymással nem pótolható.
Fontos szempont a köteles példányok gyűjtése és rendelkezésre bocsátása szempontjából, hogy a mindenkori köteles példányok körének csak töredéke kerül szervezett kereskedelmi forgalomba (a hagyományosnak tekinthető könyveknek mintegy harmada, az időszaki lapoknak negyede-ötöde), így köteles példány szolgáltatás híján az ország szellemi értéktermelésének csak kisebbik hányada lenne szélesebb körben megismerhető, kutatható és értékelhető.
Ezt bizonyítják a világszerte érvényesülő köteles példány jogszabályok is, amelyek körében egyértelmű a tendencia, hogy minél szélesebb körre terjedjen ki a szolgáltatandó kiadványok, információhordozók köre, s ezeknek hozzáférése is igazodjék a nagy létszámú felhasználói érdekekhez.

2. A köteles példányok köre

A köteles példányok létének alapvető funkciója az európai civilizáció körében mintegy kétszáz éve: a nemzeti kultúra termékeinek minél szélesebb megismerése és megőrzése. A XX. századi technikai fejlődés lényegesen kiterjesztette a korábbi dokumentumok körét (a korábban “sajtó” útján előállított termékek mellett a hangzó, a mikrográfiai, a vizuális és számítógépes kiadványok jelentek meg), ami egyben teljes körű átfogásuk s gyűjtésük megvalósítását is hallatlanul megnehezíti.
Ebből következik az a jogszabályalkotást befolyásoló alaptétel, hogy minden részszabályozást a fenti fő célkitűzésnek kell alárendelni (a nemzeti kultúra minél teljesebb átfogási szándéka másutt abban is megnyilvánul, hogy a külföldön kiadott, de az adott ország nyelvén megjelenő kiadványokat is a köteles példány szolgáltatás által igyekeznek összegyűjteni, így például – nyilvánvaló történelmi tradíciókkal összefüggésben az amerikai Michigan állam a területén megjelenő francia nyelvű vagy vonatkozású kiadványokból köteles példányokat juttat a párizsi Bibliotheque Nationale-hoz.)
Legrövidebben a köteles példány szolgáltatási kötelezettség tárgya a következőképpen foglalható össze: bármely tájékoztatást vagy gondolatközlést tartalmazó, nyilvános közlésre szánt információhordozó eszköz.
E meghatározás révén a lehető legszélesebb értelmezést hangsúlyozzuk, hisz a műszaki fejlődés nem áll meg, s ma előre nem látható formájú és előállítású eszközöknek is bele kell tartozniuk a – remélhetőleg 1994-ben elfogadott – köteles példány szolgáltatási törvény körébe.
Másrészt a nyilvános közlés kifejezéssel érzékeltethető az a – nem mindig egzaktul megragadható – határvonal, amely az egyedi dokumentumok körét (irattári anyag, múzeumi tárgy, egyszeri sugárzásra hivatott rádió- vagy tévéműsor, számítógépes szoftver stb.) elválasztja a többszörözött, valamilyen eljárással szélesebb forgalomba bocsátott kiadványoktól (fentebbi példával: ha egy vállalkozás közzéteszi éves jelentését, termékei listáját, ha egy grafikai plakátból több helyt kifüggesztett, közhasznú tájékoztatás lesz, ha a rádió- vagy tévéműsorból terjesztésre szánt hangzó- vagy videókazetta készül, ha egy számítógépes termékből valamilyen formában fizikai hordozón többszörözött, terjesztésre szánt árucikk készül, akkor ezek mind tárgyai a köteles példány szolgáltatásnak). Kimerítő taxatív lista összeállítása a lehetséges dokumentumokról megkísérelhető, de bizonyosan meg nem valósítható (az Országos Széchényi Könyvtár köteles példány szolgáltatási útmutatója 1986-ban mintegy kétszáz különböző kiadványtípust sorolt fel a teljesség igénye nélkül).
A kötelezés fő tárgya a fenti körben: az ország területén kiadott, előállított, terjesztett információhordozók köre, illetve ezeknek bármilyen összetett változata (nyomtatott anyaghoz kapcsolódó hangzó vagy vizuális dokumentum, számítógépes termék ismertetése és a számítógéppel olvasható termék maga stb.).
A jelenleg érvényben lévő köteles példány szolgáltatási jogszabályok egyik hevesen vitatott pontja a köteles példányok száma (azaz a kérdés az, mennyi köteles példányt indokolt kérni és adni a különböző kiadványtípusokból).
E kérdés megoldása a legfontosabb funkciók és a hazai tudományos könyvtári intézmények számbavételén alapulhat. Nem lehet dogma a jelenlegi 16-16 példány könyvből és időszaki kiadványból, avagy négy-négy a hangzó dokumentumokból stb.
Az utóbbi évtizedek előtérbe helyezték a legfontosabb könyvtári állományok maradéktalan, a jövő érdekeit is biztosító védelmét, így alakult ki az a nemzeti könyvtári igény, hogy az olvasók teljes körű ellátását szolgáló példány mellett legyen archív (muzeális) példány is, más szóval az Országos Széchényi Könyvtár kettő példányra jogosult. A második “nemzeti könyvtár” funkcióját megőrzés szempontjából a debreceni Kossuth Lajos Tudományegyetem Központi Könyvtára (KLTE) látja el. Három további tudományegyetem (József Attila Tudományegyetem (JATE), Szeged, Eötvös Loránd Tudományegyetem (ELTE), Budapest, Janus Pannonius Tudományegyetem (JPTE), Pécs) élvezhet még egy-egy sort, ezen túl az ezek által nem képviselt észak-magyarországi (Miskolc) és észak-dunántúli (Szombathely-Győr-Veszprém-Sopron-Keszthely) régió kaphat további egyet-egyet. A fővárosi országos jelentőségű könyvtárak köre (MTA Könyvtára, KSH Könyvtára, Országos Műszaki Könyvtár, Országos Mezőgazdasági Könyvtár, SOTE Könyvtára, Országgyűlési Könyvtár stb.) szakterületi illetékesség szerint oszthatna szét még kettő példányt, – ez összesen tíz példány.
E példányszám jelentősen csökkenthetné az eddigi 16-ot, tehát egyfajta “európai” norma felé való elmozdulást jelentene, másrészt nem csekély probléma elé állítaná a továbbiakban nem részesülő könyvtárakat (ezen belül első helyen magát a nemzeti könyvtárat, amely a külföldi hungarikumok csere útján történő beszerzése céljára jelenleg kettő köteles példánysort kap). E problémák egy része anyagi támogatással csökkenthető, másrészt fokozni és gyorsítani kell a nemzeti könyvtári tájékoztató-bibliográfiai szolgáltatásokat, hogy a beszerzésben érdekelt könyvtárak mielőbb tudomást szerezzenek az új kiadványok létéről és rendeléssel hozzá juthassanak az őket érdeklőkhöz.
Ugyanakkor az is hangsúlyozandó, hogy e példányszám korántsem minősíthető “pártállami rekvizítumnak”, hisz például a Norvégiában mostanában hozott köteles példány törvény hét példányban történő szolgáltatást ír elő (kettő a nemzeti könyvtáré, egy az országos dokumentumszolgáltató funkciójú tároló könyvtáré, négy pedig az ország négy tudományegyetemének könyvtáráé).
Az elmúlt évtizedek megyei könyvtári feladatvállalását szem előtt tartva – a helyismereti tevékenység dokumentum- és információellátását elismerve – kívánatos lenne azon szabályt fenntartani, hogy a helyi nyomdatermékekből a területileg illetékes megyei könyvtárak kapjanak változatlanul egy példányt.
A nem hagyományos dokumentumoknál kialakult példányszámok fenntarthatónak tűnnek (hangzók – négy, videókazetták – kettő, film egy, s ehhez hasonlóan a számítógépes termékekből is egy-egy példány javasolható).

3. A köteles példányok szolgáltatására kötelezettek köre

Az elmúlt száz év jogszabályi rendezésének és azok gyakorlati megvalósulásának tapasztalatai azt sugallják, hogy egyrészt a nyomda (gyártó, előállító) szolgáltatási kötelezettsége legyen meghatározó és elsődleges, ám ehhez szorosan kapcsolódva fogalmazódjék meg a szolgáltatásra kötelezettek körének (előállító – kiadó terjesztő/forgalmazó) egyetemleges felelőssége. Ez a kívánalom ma hatványozottabban indokolt, mint 1929-ben, hisz a rendkívül nagy számú szereplő (ezer feletti könyv- és lapkiadó, félezer nyomdai és sokszorosítóhely stb.) körében rendkívüli a változékonyság (egy megjelenő időszaki kiadvány egy évfolyama akár három különböző nyomdát is “megél”). A nemzeti kultúra termékeinek lehető teljes gyűjtése és megőrzése a köteles példányok révén akkor válik lehetővé, ha a törvényi rendezés három fő szervezési követelménynek eleget tud tenni:
1) a köteles példányok szolgáltatására kötelezhető szervezetek pontos áttekintése, nyilvántartásba vétele, azaz állandóan megújuló információs adatállomány annak megállapítására, hogy kik kötelesek köteles példányt szolgáltatni, ezek körében milyen információhordozókból kell köteles példányt szolgáltatni (ennek megvalósítása természetszerűleg igényli az esetleges negatív információt is, pl. azt, hogy adott kötelezett, adott időszakban nem állított elő olyan terméket, amelyből köteles példányt kellett volna szolgáltatnia). E pontos áttekintés-nyilvántartás megoldása két változatban képzelhető el:
a) a cégbejegyzési procedúrában annak előírása, hogy a köteles példány szolgáltatási következménnyel járó tevékenységet kezdő szervezetnek az Országos Széchényi Könyvtárnál is regisztráltatnia kell magát,
b) kamarai megoldással: a kiadói-nyomdaiterjesztői szervezetek kötelező kamarai tagságának előírásával (s a kamarától kapná az OSZK a rendszeres információkat).
2) a jelenleg nyilvánvaló ellenérdekeltség megszüntetése a szolgáltatásra kötelezettek körében, más szóval a köteles példányként szolgáltatott érték ellentételezése az államigazgatás részéről, aminek szintén két változata érdemel megfontolást:
a) a kapott dokumentumok, információhordozók értékének visszatérítése a nemzeti kulturális alapból vagy az országgyűlés áltat elkülönítetten erre a célra létrehozott pénzalapból,
b) a köteles példányként szolgáltatott dokumentumok értékének leírási lehetősége a kötelezett adójából.
Minthogy itt különösen fontos kérdésről van szó, e kérdés feltétlenül az érintett kiadói-nyomdai érdekképviseletekkel való egyeztetést igényel.
3) a szolgáltatásra kötelezettek mulasztása esetén szigorú szankcionálási lehetőség eszkalációs módszert követve (előbb felszólítás az OSZK részéről, majd ennek ellenére nem teljesítés esetén magas összegű pénzbírság, majd ennek ismétlődése esetén az üzleti tevékenység felfüggesztése, – de elképzelhető közbülső szinten olyan “morális nyomásgyakorlás” is, mint a mulasztásban elmarasztalható szervezetek nevének nyilvánossá tétele, amely a jó üzleti hírnevet veszélyeztethetné).
A fenti három eszköz együttes érvényesítése teremthet jogalapot és ígérhet megoldást a köteles példány szolgáltatás valóban megbízható rendezéséhez.
Továbbá az is fontos változtatásként javasolható, hogy a köteles példányok postai eljuttatása ne a szolgáltatót terhelje (hasonló megközelítés érvényesül az APEH számára készülő jövedelembevallásnál, ahol “díj központilag leróva” felirattal az adóbevallás a feladó részéről térítésmentesen küldhető).
A teljes körű nyilvántartás, anyagi ellenszolgáltatás, illetőleg kiegyenlítés (valamint a nem csekély postai költség központi államigazgatási rendezése) megteremti a kormányzat részéről a jogalapot, hogy az ennek ellenére mulasztást követő ellen törvényes szigorral járjon el.
A kötelezettek rendszeres kimutatással tartoznak tudatni a központi köteles példány gyűjtőhellyel, az OSZK-val, hogy milyen dokumentumot, információhordozót állítottak elő, adtak ki, forgalmaztak. Ezen kimutatási kötelezettség lehetőség szerint mindig kettő érintett félre terjedjen ki (pl. a könyv nyomdája és kiadója), hogy az ellenőrzést végzők kellő információ birtokába kerüljenek.

4. A köteles példányok átvétele és hasznosítása

A köteles példányok átvétele és nyilvántartásba vétele az országban egy helyen, az Országos Széchényi Könyvtárban történik az eddigi gyakorlat szerint. Pontosabban: az OSZK-t képessé kell tenni, hogy a nagy tömegű köteles példányok átvételét és regisztrálását a legkorszerűbb eszközökkel végezhesse (számítógépes nyilvántartás és adatközlés stb.).
A korszerű nyilvántartással teremthető meg az ellenőrzés információs alapja. Az ellenőrzés országos felelőssége szintén az OSZK feladata, ami kiegészül azzal, hogy a köteles példányokból részesülő – országos, illetőleg megyei – könyvtárakat bevonja az ellenőrzés munkálataiba (pl. a szegedi-csongrád megyei nyomdák és más gyártók ellenőrzésébe a JATE Könyvtárát és a megyei könyvtári funkciót ellátó Somogyi Könyvtárat).
A beérkezett köteles példányok elosztásának konkrét szabályozása a művelődési és közoktatási kormányzat hatáskörébe utalandó. Jelen koncepcióvázlat 2. fejezete áttekintést ad a köteles példányokból részesíthető könyvtárakról. E tekintetben a lényeges az, hogy nemzeti, tudományegyetemi, regionális és országos szakkönyvtári funkciójú gyűjtemények részesedhetnek (elesik például a korábban szerepet játszó statisztikai számbavételi funkció mint elkülönített feladat, hiszen 197 óta az OSZK Kötelespéldány Szolgálatának keretében történik a statisztikai adatfelvétel: olyan példányból, amely azután a szétosztási kulcs szerint kerül megfelelő gyűjteménybe).
A köteles példányból részesülő könyvtárak feladata a szolgáltatás és hozzáférhetővé tétel, ami nem egyenértékű azzal, hogy minden, a szolgáltatás keretében kapott dokumentumot hosszabb időn keresztül meg kellene őrizni. A könyvtári szakemberek kellő felkészültséggel rendelkeznek ahhoz, hogy a sztochasztikus felhasználói igény szempontjából kielégítő megoldást találjanak a teljes megőrzés és a mindent hozzáférhetővé tétel közti egyensúly megtalálására (az illetékes kulturális kormányzat rendeletileg is előírhat kötelezettségeket).
E szempontból egyrészt az fontos, hogy a rendelkezésre bocsátás és hozzáférhetővé tétel megvalósuljon, másrészt követhető legyen az adott könyvtár működésének bármely pillanatában, hogy mi történt a kapott köteles példányokkal (kialakítható lehet például két hasonló gyűjtemény közt olyan megállapodás, mely szerint az egyik könyvtár 24 órán belül rendelkezésre bocsát valamely dokumentumtípust, s ekkor a másik fél a számára megfelelő időtől az adott dokumentumtípust nem fogja végtelenül őrizni).
Országos hozzáférhetővé tétel szempontjából fontos lehet egy olyan irányelv megvalósítása, hogy a legfontosabb dokumentumtípusok (könyv – időszaki kiadvány – audio-vizuális dokumentumok) körében teljes körű adatok legyenek hozzáférhetők, hogy adott dokumentum példányai mely gyűjteményekbe kerültek (köteles példányok országos központi katalógusa, illetve adatbázisa).
A köteles példányokból részesülő gyűjtemények szuverén joga lehet, hogy bizonyos dokumentumokat az ésszerűbb tárolás-megőrzés végett mikro- vagy digitalizált formában kívánnak-e megtartani (mindenkori technikai-pénzügyi lehetőségeik szerint). Egyedül a nemzeti könyvtárnál lehet szabályozás tárgya, mit és mennyiben kell az eredeti formában (is) megőrizni, nem csupán az eredeti tartalommal.

5. A kulturális kormányzat tennivalói és jogosítványai

A kulturális kormányzat tennivalói egyetlen mondatban összefoglalva: a köteles példányok szolgáltatásának és célirányos hasznosításának előmozdítása a szükséges jogi, pénzügyi és szervezéstechnikai, ellenőrzési módszerekkel és eszközökkel.
A minisztériumnak rendkívül fontos szerepe van már a törvényelőkészítés stádiumában: a szellemi értékek lehető teljes megőrzésére irányuló szándék dominanciáját szem előtt tartva, úgy folytatni az egyeztetést mind a szakmai, mind pedig a pénzügyi testületekkel és szervekkel, hogy ne azok (esetleg rész-)érdekei váljanak meghatározókká.
A törvény megszületését közvetlenül követnie kell egy olyan minisztériumi utasítás kiadásának, amely az alábbi követelményeknek tesz eleget:
- pontosítja a törvény egyes részleteinek értelmezését,
- felkészíti és képessé teszi az OSZK-t és a többi könyvtárat a köteles példányok hatékony fogadására és hasznosítására, az ellenőrzési mechanizmus megbízhatóvá tételére,
- szükség szerint előírásokat ad a köteles példányok megőrzésével kapcsolatos tennivalókra.
A köteles példányok szolgáltatását célzó törvény végrehajtásának karbantartása végett kívánatos előírni az OSZK-nak éves analitikus jelentés készítését, továbbá a kiadói-nyomdai-terjesztői, illetőleg könyvtári szakterület képviselőiből álló köteles példány tanács létrehozását, amely a kulturális kormányzat egyeztető és tanácsadó funkciójú testületeként is működve, szükség szerint felterjesztéssel élhet az országgyűlés kulturális bizottságához.
Végül, de nem utolsósorban a kulturális kormányzat segíthet egy olyan szemlélet térhódításában, amely a köteles példányok szolgáltatását egy sajátos “publicitás” megvalósításának tekintheti, vagyis a kiadói-nyomdai szervezetek egyfajta ingyen reklámjának. Ez a tudat hozzásegíthet a valóban teljes körű szolgáltatás megvalósulásához.