Az első hazai fejlesztésű, PC környezetben működő integrált könyvtári rendszer

A PCLIB 2.0 és a KARDEX-rendszer

Napjainkban már könyvtárnyi irodalom szól a könyvtári munkák gépesítéséről. A hazai könyvtárakban is már sok tapasztalat gyűlt össze a gépesítéssel kapcsolatban, pro és kontra egyaránt. A hazai szoftverpiac is egyre színesebb, mind több programot kínálnak a könyvtáraknak. Szinte minden könyvtári feladat számítógépes támogatására találhatunk programot, sokszor többfélét is. Rendszerünket mégis a “hiányhelyzet” teremtette. Jelenleg a kisebb könyvtárak által elérhető technológia IBM PC vagy ezzel kompatibilis eszközökre épül. Ezen a technológián működő, hazai fejlesztésű integrált könyvtári rendszer mindeddig nem volt, a külföldi fejlesztésű integrált rendszerek ára pedig milliós nagyságrendű. Mint ismeretes, a kulcsrakész integrált rendszerek hazai illesztése sem problémamentes és nem 1-2 hetes munka (például a menük, a hibaüzenetek magyarítása, a hazai jogszabályoknak, szabványoknak megfelelő formátumok, bizonylatok generálása, a magyar ékezetes betűk kezelése, ábécébe illesztése stb., nem beszélve a megszokott hazai ügyrendhez igazodó szegmensek kialakításáról). A hiányhelyzet miatt természetesen az is szempont lett, hogy rendszerünk, szolgáltatásaiban és árában egyaránt piacképes legyen. A fejlesztés során mindezek miatt nem a DATE (Debreceni Agrártudományi Egyetem) konkrét könyvtári folyamatainak gépesítésére alapoztunk, hanem egy elvi rendszermodellre és a könyvtári rendszer működését meghatározóan jellemző tulajdonságokra. Az integrált könyvtári rendszer mindkét alrendszere – a PCLIB 2.0 és a KARDEX, melyek önállóan is alkalmazhatók -, erre a szemléletre épül.

A rendszer filozófiája

A rendszer filozófiája fő vonalaiban a következőkben összegezhető:

• támogat minden könyvtári munkát, az ügyviteli nyilvántartások és tranzakciók kezelését teljesen automatikussá teszi,
• minden korábbi (hagyományos) formátumot és bizonylatot elkészít, így az alkalmazó könyvtár önmaga meggyőződhet az üzemelés biztonságáról, és mielőbb fel tudja számolni a kettős (hagyományos és gépi) adatfelvételt,
• működő könyvtári környezetben, folyamatosan lehet áttérni a rendszer használatára, nem késztet a korábbi nyilvántartások felülvizsgálatára,
• egységes szemléletben kezeli a felhasználói igényt és az annak kiszolgálására hivatott könyvtári funkciókat.

Annak érdekében, hogy bemutathassuk, mit értünk például az igények kiszolgálásának integrált rendszerben történő támogatásán, nagy vonalakban át kell tekintenünk az olvasói igények típusait és kapcsolatát. Közismert, hogy az olvasó “valamilyen dokumentummal kapcsolatos hiányállapot” megszüntetése céljából keresi fel a könyvtárat. A könyvtár ezt a hiányállapotot olvasói igényként éli meg. Az olvasói igényeket – ha most nem vesszük figyelembe a telekommunikációs lehetőségeket – jellegük, kielégítésük módja szerint (durva megközelítésben) három csoportba szoktuk sorolni:
a.) Konkrét dokumentum iránti igény. Ezt a könyvtár, ha a dokumentum az állományában fellelhető, kölcsönzéssel; ha nincs az állományában, könyvtárközi kölcsönzéssel vagy a dokumentum megvásárlásával elégíti ki. Ez esetben a domináns kereső rendszer az állományt feltáró katalógusok; számítógép esetén: az elektronikus katalógus.
b.) Szakirodalom iránti igény. Ezt a könyvtár irodalomkutatással szolgálja ki, melynek eredménye az előbbi igényt kelti fel. Az alkalmazott keresőrendszerek: a bibliográfiák, számítógép esetén: a bibliográfiai adatbázisok.
c.) Szakirodalmi információigény. Ezt a könyvtár szintén irodalomkutatással, de az előbbinél mélyebb feltárás alapján készült források használatával szolgálja ki (pl. referáló kiadványok alapján); számítógép esetén referáló adatbázisok vagy a teljes szövegű adatbázisok használatával. Ez szintén felkelti az a.) pont alatti igényt.
Az igényfelkeltésnek és kezelésének ezt a szemléletét mutatja a DATE könyvtárában alkalmazott szervezési megoldás (1. ábra). A saját és a vásárolt adatbázisok ilyen típusú szervezése nem kötelező, de lehetséges.

1. ábra
Szolgáltatások, adatállományok és kapcsolatuk szervezése a DATE könyvtárában

A bibliográfiai tételeket és egyéb keresési ismérveket a kereső adatbázisban integráljuk, függetlenül attól, hogy állományban lévő dokumentumról van szó, vagy pusztán bibliográfiai adatbázisból származik. Ez a megoldás az adatrendszer kialakítását is befolyásolta és elősegítette, hogy a bibiliográfiai és dokumentációs feldolgozás időigényessége ne okozzon munkatorlódásokat az ügyviteli funkciókban. Így lényegében a PCLIB 2.0 önmagában is két alrendszerből áll. Egyik alrendszere elsősorban a könyvtári szolgálati, ügyviteli és pénzügyi funkciókat támogatja. Ezeket a rendszerben jobb szó híján összességében könyvtári menedzsmentnek nevezzük. Másik alrendszere az integrált keresőrendszer építését szolgálja.

Az adatrendszer logikája

A könyvtárban, a naponta tömegesen kezelendő adatok szempontjából két nagy objektumhalmazt különböztettünk meg: a dokumentumokat és az olvasókat.
Az olvasókat jellemző adatok értelmezése nem jelent különösebb gondot. A dokumentumok halmazán belül viszont a könyvtári kezelés és a számításba vehető azonosítási ismérvek meghatározó eltérései miatt további két nagy részhalmazt kellett megkülönböztetni: az egyedi és a periodikus jelleggel megjelenő dokumentumokat. A könyvtári kezelés különbözősége abban áll, hogy periodika esetén a fizikai egység is, és a kezelendő könyvtári egység is időszakosan változik. Ez az adatszervezés szempontjából is különbséget jelent. A két rendszer a szemléletbeli azonosságon túl adatkapcsolatban van egymással (5. ábra).
Az adatrendszer logikáját a már említett fizikai egység, könyvtári egység, valamint a bibliográfiai egység értelmezésén keresztül mutatjuk be. A hagyományos könyvtári nyilvántartásokban ezt a hármas szempontú azonosítást a nyilvántartásokban jelentkező átfedésekkel oldottuk meg. A használt nyilvántartások jellege tette szükségessé az átfedések “képzését”, és ez a redundancia biztosította az egyértelmű azonosítást. (Például az egyedi leltárban bibliográfiai adatelemeket “ismétlünk”, minden katalóguscédulán raktári jele(ke)t közlünk stb.) (Lásd a 2. és 3. ábrát).
A hagyományos nyilvántartásokban az átfedések értelmezése és alkalmazása könyvtáranként (kis mértékben) változó. Általában a fizikai egység és a könyvtári egység viszonylatában oldottuk meg a mű, a műből beszerzett példányok, a dokumentum darab (kötet) kapcsolatának kezelését (például leltári számok, raktári jelzetek “perezése”). A könyvtári egység és a bibliográfiai egység viszonylatában a katalógusszerkesztés gyakorlata alakította ki az átfedések képzését. Ha az MSZ 3424/1-78 értelmezését vesszük alapul, a könyvtári egység inkább a mű fogalmához kötődik, a fizikai egység pedig a dokumentuméhoz, pontosabban a kötethez. Általában a fizikai egység és a könyvtári egység átfedésével értelmeztük a leltári egységet. A számítógépes rendszerben a dokumentum jellemzőit mindhárom (fizikai, állományi, bibliográfiai) aspektusból egyértelműen kellett értelmeznünk ahhoz, hogy minden műveletnél egyértelműen visszanyerhetők legyenek (ld. a 3. ábrát).
Rendszerünkben a műazonosító (másként is nevezhettük volna?!) a monografikus leírást azonosítja. (4. ábra).
(Ezt az azonosító számot a rendszer képezi.) A vonalkód tartalom nélküli mechanikus számsor, funkciója a fizikai egységek egyedi azonosítása. Így a vonalkód előre legyártható (legyártatható) és tetszőleges dokumentumhoz felhasználható.
A fenti megközelítéssel talán azt is sikerül érzékeltetnünk, hogy felfogásunkban mi a különbség a bibliográfiai adatbázis-építés, az elektronikus katalógusépítés és az integrált könyvtári rendszer adatszemléletében és funkcióiban. A bibliográfiai adatbázis adatszemléletének alapja a bibliográfiai egység (bibliográfiai szint – bibliográfiai leírás pl.: IKB, MNB), funkciója a bibliográfiai egység többszempontú kezelése, adatbázisba szervezése, a szabványnak megfelelő formátumok kialakítása. A könyvtárakban – például a Micro-ISIS felhasználásával és annak szemléletében – épített adatbázis(ok) lényegében elektronikus katalógus(ok) vagy egyéb elektronikus nyilvántartások. Elektronikus katalógus esetén az adatbázisszervezés középpontjában a könyvtári egység áll, melyet elsősorban a bibliográfiai leírásokkal azonosítunk. Az elektronikus katalógusok törekszenek a bibliográfiai adatbázis funkcióinak betöltésére is. Ezért általában egy rekord tartalmaz szinte minden adatot, amit a katalóguscédula tartalmazott. Az integrált rendszernek be kell töltenie mindkét előző funkciót, azon túl kezelnie kell a különböző műveleteket (megrendelés, leltározás, kölcsönzés stb.) és a műveletekben résztvevő tételeket. Azok jellemző adatai (például rendelési ár, számlázott ár, szállítókkal szembeni tartozás, adott könyv kikölcsönzéseinek száma stb.) sokkal gyakrabban változnak, mint például a bibliográfiai tétel adatai. A műveletekben különböző objektumok (rendszerelemek) vesznek részt: például az igény (dezideráta tétel), a fizikai egység (könyvkötet, folyóirat szám, folyóirat kötet stb.), az olvasó stb.

2. ábra
A dokumentumok minősített jellemzői és kapcsolatuk a hagyományos könyvtári nyilvántartásokban

3. ábra
A dokumentumok minősített jellemzői és kapcsolatuk az iintegrált rendszerben

4.ábra
Az adatcsoportok logikai kapcsolata (a műazonosító és a vonalkód funkciója)

Szemléletünk szerint az önmagukat integráltnak nevező rendszerek támogatják a könyvtári folyamatokat, melyekben a műveletek végbemennek, teljesen automatikussá teszik a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartások kezelését, és különböző szempontú, naprakész információt adnak a műveletekben résztvevő objektumokról.
Tudjuk, hogy a rendszer iránt érdeklődők sok részkérdésre is választ keresnek e cikkben, és bizonyára nem kapnak, hiszen csak fő vonalakban tudjuk bemutatni a PCLIB 2.0 és a KARDEX sokszínű szolgáltatásait.

PCLIB 2.0

A PCLIB komplex könyvtári rendszer négy év könyvtárgépesítési tapasztalatait egyesíti magában. A PCLIB két adatbáziskezelőre épül; a menedzsment-rész a CLIPPER-re, míg a tematikus rész az ISIS-re. Ez a kettősség azon alapul, hogy a könyvtári munka – a könyvtár működését tekintve – két egymástól jól elkülöníthető feladatcsoportra bontható:
- egyrészt sokrétű és részletes információigényt kell kielégítenie a felhasználókkal szemben;
- másrészt gyors és pontos pénzügyi, gyarapítási, állománykezelési stb. információt kell adnia a könyvtári vezetés számára.
Az ISIS nagyon “erős” a tematikus keresésekben és a változatos megjelenítésekben, de nehézkes és esetenként alkalmatlan pénzügyi és nyilvántartási funkciók gyors és megbízható lebonyolítására. A hosszú és részletes tervezésnek köszönhetően ez a kettéosztottság nem okoz a rendszer működésében semminemű zavart vagy fennakadást.
A rendszer tervezésénél figyelembe vettük a hazai könyvtárak működésének megszokott ügyrendjét, bizonylatolási mechanizmusát, valamint az egyes munkahelyek egymás közötti kapcsolatát. Alapvető szempontunk a gyors és igényes kiszolgálás volt.
Azt hiszem, hogy ez a rendszer az eddigi könyvtárgépesitési szemléleten túllép: funkcióiban nem áll meg a könyvtári dolgozók igényeinek kielégítésénél, hanem az olvasók minél gyorsabb kiszolgálását tűzte ki célul. Ez a felfogás a kölcsönzési rendszer felépítésében látható leginkább, amely szemléletében és funkcióiban messze túlmutat a hagyományos értelemben vett könyvtári kölcsönzés funkcióin. Ennélfogva a rendszer alkalmazása maga után vonja a szolgáltatások és tevékenységek újragondolását és szükség esetén átszervezését is. A gyors kiszolgálás érdekében az egész rendszer a vonalkódra épül, akár a dokumentum oldaláról, akár a kölcsönző oldaláról tekintjük az azonosítást.

A rendszer felépítése

A PCLIB rendszer két alrendszere között egy ún. műazonosító (ld. a 3. és a 4. ábrát) teremti meg az offline kapcsolatot:

A használat során ez a következőket jelenti: X olvasó keresi az Y feltételrendszert kielégítő művet (vagy műveket). A tematikus alrendszerben megkeresi és kiválogatja a kívánt műveket, és feljegyzi azok műazonosítóit. Ezek után a kölcsönző könyvtáros a műazonosítók alapján pontos és percre kész információt tud adni ezen művekhez tartozó példányok aktuális helyéről és állapotáról. Előjegyzést vehet fel X számára az adott művekre, kikérheti a raktárból, ha van szabad példány, vagy elirányíthatja X-et a szabad példányok aktuális lelőhelyére. Felmerülhet a kérdés, hogy miért nem látja X a lekérdezett művek adataival együtt a hozzá tartozó példányok lelőhelyeit és állapotukat, és miért kell még egy lépés ezen információ megszerzéséhez? Ehhez vizsgáljuk meg, hogy X-nek miért van szüksége a dokumentum egy példányára. Tegyük fel, hogy X közvetlenül hozzáférhet a példányok adataihoz!
1. A rendszer szerint van a szabadpolcon példány, X megtalálta, és ki szeretné kölcsönözni => kölcsönző könyvtáros.
2. A rendszer szerint van a szabadpolcon példány, X megtalálta, de csak bele szeretne nézni
3. A rendszer szerint van a szabadpolcon példány, de X nem találja => kölcsönző könyvtáros
4. A rendszer szerint csak a raktárban van szabad példány => kölcsönző könyvtáros
5. A rendszer szerint jelenleg nincs a könyvtárban szabad példány => kölcsönző könyvtáros (előjegyzés)
Látható tehát, hogy az 5 esetből csak egyszer nem kell a könyvtáros közreműködése. A dolog másik oldala, hogy az örökös könyvtároshoz való fordulás nem okoz túl nagy tumultust a pultnál, mivel a tájékoztatás és kölcsönzés ideje a régi, kézi rendszernek a töredékére csökken a PCLIB-bel. A PCLIB rendszer még jó néhány ehhez hasonló, látszólag kényelmetlen megoldást tartalmaz, de ez valóban csak a látszat, mivel igen alaposan és gyakorlatiasan végeztük a tervezését.
Egy másik példa arra, hogy a tematikus rész miért válik el a menedzsmenttől: Egy mű változatlan utánnyomása szigorúan vett bibliográfiai szempontból másik műnek számít (új kiadó, új kiadási év, új kiadási hely, új kiadásjelzés stb). Kölcsönzési szempontból azonban ugyanazon mű újabb példányairól van szó, mivel az előjegyzőt nem érdekli, hogy melyik kiadást kapja meg, ha az tartalmában változatlan. Hasonló probléma, hogy egy folyóiratcikk- vagy könyvanalitika nem fér bele a menedzsment-rész logikájába. Természetesen olyan adatbáziskezelőkön kifejlesztett könyvtári rendszerek is léteznek, amelyeknek az ilyen szempontok nem problémák, azonban ezek ára nagyságrendben többszöröse a PCLIB fejlesztő környezete (ti. CLIPPER és ISIS} árának, amely kihatással van a könyvtári rendszer árára.
A PCLIB másik alapvető sajátossága, hogy a dokumentumok egyes példányainak mozgása vagy állapotváltozása – az adatkezelés logikája szempontjából – egységesen a kölcsönzés témakörébe tartozik. Ennek megfelelően, minden helynek és állapotnak van olvasójegye és vonalkódja. Például a kötészetre adás, az állományból való kivonás, a címleírásra vagy dokumentálásra való kiadás mind mind ún. olvasójegyre történő “kölcsönzéssel” történik. A törlés (fizikai értelemben) természetesen nincs beépítve a PCLIB-be, mivel a hagyományos leltárból sem kaparjuk ki pengével a könyvre vonatkozó adatokat.
Ezekhez a műveletekhez kifejlesztettünk egy ún. kétszintű kölcsönzési rendszert, melynek a következő a lényege:

• minden példány alaphelyzetben az ún. 0-ás szinten van. (Ez a fizikailag létező vagy fiktív központi raktár);
• a példány a 0-ás szintről csak “felszerelve” és kölcsönzés útján kerülhet ki;
• a 0-ás szint körül helyezkedik el az 1. szint.

Az 1. szinten helyezkednek el azok a kisebb könyvtári egységek, amelyek leltári felelősséggel és elszámolási kötelezettséggel tartoznak a 0-ás szintnek. Ilyen egységek pl. az olvasóterem, a szabadpolcos kölcsönzői tér, a tanszékek, a letéti könyvtárak stb.
Az 1. szint körül van a 2. szint.
A 2. szinten lévők (személyek vagy intézmények mint végfelhasználók) mind az 1-es, mind a 0-ás szintről igényelhetnek dokumentumokat, de ezeket csak az erre kijelölt 1. szintű helyek adhatják ki nekik.
A dokumentumok mozgásának ez a kétlépcsős hierarchiája nagyon kellemes felületet biztosít a leltározáshoz, illetve az állománygazdálkodáshoz. Valójában nem tér el ez a logika a könyvtárakban jelenleg használt logikától, hiszen a legtöbb könyvtárban például minden példány a beérkezésekor nagyságrendi raktári jelzetet kap, függetlenül attól, hogy átmenetileg szabadpolcra kerül-e vagy sem.
Az 1. szint prioritása előjegyzés esetén nagyobb, mint a 2. szinté. A 2. szinten kintlévő példány 1. szintű kölcsönzője tetszés szerint megváltoztatható, mivel ez csak a 2. szintről való visszahozás utáni irányítást mondja meg. Ily módon például nagyon könnyen be lehet avatkozni az automatikus előjegyzési rendszer irányítási algoritmusába, hiszen a második szintű kölcsönzők idő szerinti sorrendben várakoznak a műre, foglalkozási kódjuktól függetlenül.
A gyors leválogatások biztosítása érdekében van a kölcsönzésben egy kompromisszumos korlát, miszerint egy “olvasójegyre” 4000 példánynál többet nem ajánlatos “kikölcsönözni”. Ebből kifolyólag azon első szintű kölcsönzők (például a szabadpolcos tér, az olvasóterem stb.), ahol ennél több példány van, több “olvasójeggyel” kell, hogy rendelkezzenek.
A kölcsönzést azért emeltük ki ilyen részletesen a rendszer felépítésének taglalása közben, mert egyrészt itt kap értelmet minden könyvtári háttérmunka, ennek megfelelően rendszerünkben e funkción keresztül mutatható be legjobban a két alrendszer kapcsolata, másrészt szerettünk volna arra rávilágítani, hogy egy könyvtár gépesítése nem a hardver és szoftver beszerzésével kezdődik és (esetenként) végződik.

A könyvtári menedzsment-rész

A könyvtári menedzsment-rész az alábbi funkciókat tartalmazza
- deziderálás
- megrendelés
- érkeztetés
- felszerelés
- kölcsönzés
Minden funkcióhoz tartoznak adatbeviteli, adatmódosítási, nyomtatási és statisztika készítési lehetőségek. A statisztikák mindig az éppen aktuális állapotot tükrözik egy-egy állományra vagy egy állomány adott részére vonatkoztatva. Ennek megfelelően a bizonyos időintervallumra szóló statisztikák összeállítása úgy végezhető el, hogy a vizsgált időintervallum elején és végén is el kell készíteni az adott statisztikát, az eredményeket kinyomtatva a megfelelő adatok különbségét kell képezni.
Olyan jellegű nyomtatások, mint például a megrendelés vagy az értesítés nyomtatása, mindig A4-es lapra készülnek, olyan szerkezetben, hogy a postázandókat ablakos borítékba lehet tenni.
Az elérés módjainál esetenként használható szövegrészlet szerinti szekvenciális keresés azt jelenti, hogy a megadott karaktersorozatot és a tétetek szöveges adatait nagybetűre konvertálva vizsgálja a tartalmazás szempontjából. Ez a megoldás ún. balról és jobbról csonkolt szórészletkeresést egyaránt lehetővé tesz. (Pl: a war benne van a Software szóban,. így a war alapján is visszanyerjük a software szót.)
Azt, hogy a könyvtár dolgozói közül személy szerint ki, melyiket használhatja a felsorolt funkciók közül, előre meg kell tervezni és a rendszer installálása során az installálást végző programozóval tudatni kell.

Deziderá/ás (rendelés előkészítés)

A PCLIB által adott dezideráta-azonosító egészen az egyedi leltárba vételig azonosítja a deziderátát, majd később a megrendelést. Utánrendelés esetén a mű azonosítója alapján az űrlapba beemelődik a mű leírásából a 2×50 karakternyi szöveg. Utánrendelés esetén ezen módszer használata kötelező, de a kétsoros szöveg tetszés szerint átírható. A 2×50 karakternyi helyre a mű azon adatait kell beírni, melyek a szállító számára (megrendelés esetén) a megrendelés teljesítése érdekében szükséges. A “Ki rendeli meg” adat csak statisztikai és pénzügyi szempontból érdekes. A “Kinek a részére” az automatikus irányítást vezérli az érkeztetésnél. A “Milyen fedezetből” a pénzügyi bontást teszi tehetővé.

Megrendelés

A megrendelés összeállításánál a deziderálás összes lehetősége is a rendelkezésünkre áll. Ennek megfelelően, akinek van jogosultsága, hogy megrendeléseket készítsen, implicite joga van a dezideráták bevitelére és módosítására is. A megrendelés funkció tartalmazza a deziderátáknak a szállítókhoz való rendelését, a szállítók adatainak bevitelét és módosítását, valamint a dezideráta és megrendelés statisztikáit.
Nyomtatások és statisztikai gyűjtés: egyszerű lista az összeállított megrendelésről; részletes lista az összeállított megrendelésről; tájékoztató jegyzék formátumú lista az első szintű kölcsönzők számára; megrendelés forma a szállító számára.
A PCLIB által adott szállító-azonosító gyorsabbá és egyértelművé teszi a szállító behasonlítását és megkeresését. A szállító megnevezése a megrendelésnél a megszólításban jelenik meg.

Minta a deziderálásra és a megrendelésre
DESIDERATA ADTAINAK BEVITELE

A szállítónál lévő pénzfedezetből számlázás után automatikusan levonódik a kért dokumentumcsoport összértéke. Amennyiben a megrendelés összeállításánál a fedezet értéke kisebb mint, a dokumentumok összértéke, akkor az összérték a képernyőn villogva jelenik meg. A szállító “postai címzés” mezőibe beírt karaktersorozat mint címzés fog megjelenni a megrendelés nyomtatásánál.
Nyomtatott listák készíthetők a szállítókról, a megrendelés expediálására váró dokumentumokról és a megrendelés alatt lévőkről. A rendszer nem engedi, hogy ugyanannak a szállítónak duplán küldjük el ugyanazt a megrendelést.

Érkeztetés (csoportos és egyedi leltár)

Minden dokumentumot, amely a könyvtárba beérkezik, először csoportos, majd egyedi leltárba kell venni.
A csoportos leltárba vétel két lépésből áll: a csoportos leltári adatokat tartalmazó űrlap kitöltése; a főnaplószámra érkeztetett összes példány vonalkódjának beolvasása a rendszerbe.
Az egyedi leltárba vételhez minden adat átemelhető a megrendelésből és szükség esetén pontosítható (pl., ha a rendelési ár nem azonos a számlázott árral stb.).
Mivel a megrendelés mindig behasonlítással kezdődik, így a megrendeléskor megadott műazonosító alapján természetesen utánrendelés esetén is tudja a rendszer, hogy melyik meglévő dokumentumhoz vásároltunk további példányokat. Így a duplumok nyilvántartása automatikusan történik.
A csoportos és az egyedi leltár alapján is különböző statisztikai gyűjtések készíthetők. Természetesen az egyedi és csoportos leltárakat nem kell párhuzamosan hagyományosan vezetni, bármely főnaplószámtól bármikor kinyomtathatók a leltárkönyv ívei.

Minta a csoportos leltári listára

Minta az egyedi leltári listára

Felszerelés

Ez a funkció biztosítja azt, hogy a számítógépes rendszerre zökkenőmentesen át lehessen térni. Ez elsősorban a kölcsönzésben leírt funkciók támogatását szolgálja. A gyakorlatban azt is jelenti, hogy a PCLIB üzembehelyezése és hatékony alkalmazása együtt jár azzal, hogy a korábban állományba vett dokumentumokat vagy a kölcsönzés beindítása, vagy egy adott példány kikölcsönzése előtt fel kell szerelni. (Ha a cédulakatalógus alapján raktári kikérés történik, akkor ugyancsak fel kell szerelni a példányt a kölcsönzés előtt.) Az előkészített vonalkódokat be kell ragasztani a könyvbe, és a dokumentum azonosításához szükséges legfontosabb adatokat (szerző, cím, kiadás, kiadó, a megjelenés helye, éve, a dokumentumban található raktári jel, leltári szám) gépre kell vinni. Ez max. 200 karakter művenként. Ha már egyszer felvettük a mű adatait, csak a vonalkódokat kell hozzárendelni a műazonosótóhoz! (Ezt a feldolgozást neveztük el felszerelésnek.) A módszer megegyezik az egyedi leltárba vétellel, a következő három dolog kivételével:
- Egy felszerelésre váró dokumentumot nem kell (és nem is szabad) csoportos leltárba venni (ezt már leltároztuk)!
- Felszerelés előtt mindig be kell hasonlítani, de ez nem történhet a megrendelés-azonosító alapján.
- Felszereléskor az automatikus raktári jelzet és leltári szám kiosztás nem működik.

Kölcsönzés

A kölcsönzés PCLIB-beli logikájáról részletesen már szóltunk a rendszer felépítésének ismertetése során.
Lévén, hogy a PCLIB egyik legjobban “kitalált” funkciójáról van szó, természetes, hogy a lehetőségek köre itt a legnagyobb. Részletes bemutatására egy önálló cikk sem lenne elég. Főbb funkciók a korábban még említetteken kívül: a dokumentumok kölcsönzése, visszavétele, hosszabbítása, kikérés a raktárból (nyomtatja a raktári kikérőt a hálózatra kapcsolt, raktárban elhelyezett nyomtatón), információt kapunk bármely dokumentum hollétéről három irányból megközelíthetően (műazonosító, olvasó, vonalkód megadásával), automatikus előjegyzést tehetünk művekre. Mindehhez társulnak a különböző listázások: a felszólítások elkészítése, értesítés az előjegyzett dokumentumok beérkezéséről, a letéti állományok listái stb.; statisztikák a kölcsönzésről, a kölcsönzőkről, a kölcsönzésben lévő dokumentumokról.

Tematikus rész

Mint azt már előzőleg többször említettük, az összefoglalóan tematikus résznek nevezett funkciók az UNESCO által forgalmazott és eléggé elterjedt Micro-ISIS adatbáziskezelő 3.0-ás verziójára épülnek.
Ezzel az eszközzel készültek el a következő funkciók:

• tematikus keresés,
• címleírás,
• témafigyelés (SDI);

valamint a szintén az ISIS 3.0 verzióra alapuló ISIS-Pascal és Turbo Pascal fejlesztéssel valósult meg a KARDEX rendszer. Az ISIS 3.0 alaprendszer kiegészül a “supervisor”-i (ellenőrzési jogkörrel ellátott) tevékenységekkel. Természetesen használható az ISIS összes funkciója is. A PCLIB számára elkészítettünk egy olyan felhasználói felületet, amelyik lehetővé teszi, hogy az ISIS által nyújtott lehetőségek könnyen és kényelmesen legyenek használhatók. A legfeljebb 10 kijelölt felhasználó tevékenységi körét az ellenőrző program online módon tudja változtatni. A kitüntetett szerepet betöltő “supervisor” és “guest” felhasználók nem törölhetőek. “Guest” felhasználó alatt egy olyan csoport értendő, amelynek tagjai normális esetben csak a keresési funkciókhoz férhetnek hozzá. Az ISIS 3.0 verzió az UNESCO szerint többfelhasználós, de a gyakorlatban ez a rosszul megvalósított lock rendszer (ez biztosítja, hogy egyidejűleg csak egy felhasználó módosíthassa a rekordokat) miatt használhatatlan, ezért a supervisori joggal elérhető lock funkciók kerültek kifejlesztésre. A konkurens hozzáférések nem tanácsosak a rendszerben. Elvileg ugyan mind a 10 kijelölt felhasználó egyszerre használhatja pl. a címleírás funkcióit, de egyidejűleg csak egy aktualizálhatja azokat. Ezt megfelelő munkaszervezéssel kell biztosítani. Többek között ezért is van az, hogy a menedzsment nem az ISIS-ben valósult meg.
Nem térünk ki a PCLIB 2.0-hoz kifejlesztett speciális ISIS funkciók ismertetésére, a sokak által ismert és használt PCLIB 1.5 verzió az 1.0 verzió továbbfejlesztése. Átmenetet képez az 1.0 és a 2.0 (Novell-hálózatos, teljes) verziók között. A 2.0 hardverigénye (lásd később) már beruházás szintű. Vonalkódos, többfelhasználós, teljes és nagyon összetett. Milliós állományok és nagy forgalom lebonyolítására is alkalmas. Az 1.5 verzió gyakorlatilag csak néhány ezer példány kezelésére alkalmas, és csak kis forgalmú kölcsönzésre használható.

A KARDEX rendszer

Elképzelések, gondolatok az időszaki kiadványokról a KARDEX szemszögéből

Az időszaki kiadványok (továbbiakban: periodika) élete a könyvtárban igen sok vonatkozásban eltér a könyvekétől a feldolgozás, az állomány-nyilvántartás menete, az állományfeltárás, a raktározás és a használtatás módja tekintetében. A KARDEX szemszögéből nézve két mozzanatot kívánok kiemelni, melyek az időszaki kiadványok sajátosságaiból adódnak, és segítenek bepillantást nyerni a KARDEX “lelkivilágába”.
Az egyik a részegységek kérdése, a másik a használtatás sajátosságai.
Talán a legdöntőbb különbség a könyvekhez viszonyítva az, hogy mást tekinthetünk könyvtári egységnek a könyv és mást a periodika esetében; ez a megjelenési egység és az állományadatok összefüggéseiben válik nyilvánvalóvá. A folyamatosan megjelenő részegységekből időszakonként a könyvtár köteteket alakíthat ki. Hogy ezt mikor teszi, azt egyrészt az időszaki kiadvány periodicitása, másrészt a részegységek számozási módja határozza meg. Az évfolyamok esetében például az egy év alatt megjelenő részegységek összessége alakit ki egy kötetet. A tényleges kötetszám, a bekötött kötetek száma a periodika fizikai sajátosságainak megfelelően egynél több is lehet, de ez már állománybavételi, illetve egyedi azonosítási probléma. Az “év” kezdete ebből a szempontból nem lényeges, mert az év közepén induló évfolyamnak év közepén gyűlik össze valamennyi részegysége.
Azoknál az időszaki kiadványoknál azonban, amelyeknél nem határozható meg pontosan az adott időszakban megjelenő részegységek száma, a kötetek kialakításának fő szempontja nem az év megjelölése, mert pl. a volume-okra vagy Bandokra tagolódó időszaki kiadványoknál akár év közben is összeállíthatók a kötetek (ha megérkezik a következő kötet nyitószáma).
A fentiek a példányok kurrens nyilvántartásának eltérő módjait alakították ki a KARDEX rendszerben. Míg a szabályos számozásúaknál egyszerre kitörölhető az egy-két évvel korábbi gyarapodás a következő évi érkeztetés előkészítéseképpen, addig az eltérő számozásúaknál csak azokat a bejegyzéseket kell törölni, amelyeket az állományadatokhoz már felhasználtam, az egész lista csak a folyóirat megszűnésekor törölhető.
A használat érdekessége az, hogy az egyes részegységek iránti érdeklődés a leltári nyilvántartásba vétel előtt fokozatosan csökken. A bekötött évfolyamokban csak a tudományos szempontból értékálló közlemények, cikkek iránt van jelentősebb érdeklődés. Ebből következően hangsúlyozott jelentősége van annak, hogy a legfrissebb számok gyorsan bekerüljenek a nyilvántartásba és azonnal kölcsönözhetővé váljanak. Mindennek az olvasó számára is nyilvánvalóvá kell válni: ha már kurrensen használja, akkor a visszahozatal időpontját, napját tudnia kell.
A KARDEX rendszer koncepciójának kidolgozásakor és a programok megírásakor négy alapgondolat vezetett:
1. A könyvtáros és az olvasó számára is teljes körű tájékoztatást adni a könyvtári élet minden fázisában az időszaki kiadvány valamennyi kisebb és nagyobb részegységéről, “körbe járni” az időszaki kiadványt mint jelenséget a könyvtárban, figyelmen kívül hagyva a tartalmi kérdéseket.
2. Nem kívántam a “folyóiratot gépesíteni” – ahogyan egyre inkább terjed a szakmai szóhasználatban -, értve ez alatt gyakran azt, hogy a folyóiratos munkatárs elfelejtheti a munka eddigi gyakorlatát, meg kell tanulnia a program adta lehetőségeket, és ahhoz igazítania a további munkát. Én úgy vélem, hogy a megfelelő szakmai felkészültséggel rendelkező munkatársak helyes elképzelés alapján, célszerűen végzik munkájukat. A programrendszernek ezt a munkafolyamatot segítenie, kiszolgálnia kell, felvonultatva az adat- és programszervezés adta valamennyi lehetőséget.
3. A fenti gondolattal összefüggésben a munka a programrendszerrel folyamatos párbeszéd formájában történjen. Ebben valamennyi, az adott munkafolyamatot érintő lehetőségről a képernyőről értesüljön a könyvtáros, ugyanitt találja meg azokat az üzeneteket, amelyek a folyamatos belső ellenőrzések folyamán keletkeznek, és tudtára adják a könyvtárosnak, hogy mikor milyen gondja van éppen a programrendszernek. Kezelése legyen egyszerű, ne kelljen külön kezelési utasítást és kódrendszert elsajátítani. Így alakult ki az, hogy a “fel” és “le” kurzorvezérlő billentyűk mellett a funkcióbillentyűk, az ENTER billentyű, valamint az “i” (igen) és “n” (nem) billentyűk helyének ismeretére van csupán szükség a programrendszer vezérléséhez.
4. Igyekeztem olyan eszközöket teremteni a programrendszeren belül, amelyekkel, ha helyesen él a könyvtáros, akkor minőségileg árnyaltabb szolgáltatást vehet igénybe, ám ha nem kellő körültekintéssel dolgozik, akkor a programrendszer “jóságáról” alkot kedvezőtlen véleményt.
A KARDEX programrendszer céljait, legfontosabb törekvésett két csoportba sorolhatom:
1.) A rendszer a könyvtárban (dokumentációs intézményben, bármely időszaki kiadványt beszerző és azt használatra közzétevő intézményben: a továbbiakban könyvtár) fellelhető valamennyi időszaki kiadvány sorsát fizikailag követi nyomon. Ebből a szempontból különösen a következő kérdésekre kíván választ adni:
a.) milyen időszaki kiadványokkal (-féleségekkel) rendelkezik a könyvtár;
b.) ezekből a féleségekből hány példánnyal rendelkezik az intézmény (itt nemcsak magát a könyvtárat értem, hanem az intézményben lévő valamennyi könyvtárat, amelynek anyagát nyilvántartják);
c.) ezek a példányok kurrensen és lezárt egységekként, hol találhatók;
d.) a folyamatosan gyarapodó, kurrens példányokból a vizsgált időig mely részegységek érkeztek már meg, és melyek hiányoznak még;
e.) a lezárt kötetekben mely régebbi gyarapodású állomány található, és a kötetekben esetleg mely részegységek hiányoznak.
Különösen fontos azokat a tevékenységeket figyelemmel kísérni, amelyeknél valamilyen oknál fogva – de a használat vagy az ehhez szükséges munkák miatt – az eredetileg meghatározott helytől eltérő helyen található meg az anyag. Ilyen például a referálásra, helyismereti munkákra (belső kölcsőnzés) vagy ezektől különböző, bármely olvasónak (külső kölcsönzés) átadott kurrens számok hollétének követése. Ide sorolhatók az éppen a kötészetnek átadott évfolyamok is, amelyek már kurrensen nem gyarapodnak, és mint lezárt évfolyamok még nem kölcsönözhetők vagy használhatók helyben.
2.) A második csoport feladata az előző kérdéskörben megfogalmazott célok támogatása, azok megvalósítása. (Segítségképpen lásd az 5. ábrát.)

5. ábra
A tevékenységek kapcsolata a KARDEX rendszerben

 Főbb tevékenységek:
a.) A féleségek, a példányok azonosításához szükséges adatok meghatározása, módosítása, gondozása. Ezt a munkát el kell végezni a rendszerben nyilvántartott egyéb társ- vagy részintézmények anyagával kapcsolatban is, amennyiben a szolgáltatási struktúra így kívánja. Mindezeket, mint adatgondozási tevékenységeket ellenőrizni kell.
b.) Kurrens érkeztetés és hiánykezelés. Ha a könyvtár más társintézmények számára központi érkeztetést végez, akkor megegyezés szerint az érkeztetett és az átadott számokról nyomtatott összefoglaló jegyzéket készít.
c.) A lezárt és/vagy bekötött évfolyamok nyilvántartása.
Részmozzanatai:
- a köttetési jegyzékek elkészítése a kötést végző intézmény számára átadott anyagokról;
- az állományadatok felvitele, a könyvtári egység egyedi azonosítása, felszerelése (vonalkód);
- a köteteken, évfolyamokon belüli hiányok pótlása.
d.) A bibliográfiai leírás elkészítése vagy átvétele olyan intézményektől, amelyek ezeket szolgáltatásként nyújtják, és gondoskodnak az átadott tételek aktualizálásáról is. Jelenleg ilyenek az Országos Széchényi Könyvtár által létrehozott és gondozott Időszaki Kiadványok Bibliográfiája (IKB) a magyar folyóiratokról és a Nemzeti Periodika Adatbázis (NPA) a külföldi folyóiratokról.
e.) A kurrens számok és a lezárt évfolyamok kölcsönzése.
f.) A megrendelés támogatása, döntéselőkészítés, statisztikák, adatmentés és archiválás.

A KARDEX rendszer funkcióinak leírása

A funkciók leírásával párhuzamosan bemutatom a KARDEX rendszer adatszerkezetét a tevékenységkapcsolatok függvényében.

1. Adatelőkészítés

Erre a munkafolyamatra az alapadatok tisztázása előtt kerül sor. A rendszerrel még a felhasználás előtt közölni kell, hogy a könyvtár a kurrens anyagát hol kívánja használtatni vagy tárolni.
Ezek a kurrens helyek lehetnek a könyvtár különböző szolgálati pontjai vagy munkaterületei, de lehetnek azok a társintézmények is, amelyeknek esetleg érkeztet a könyvtár (pl.: a központi könyvtár olvasóterme (szolgálati pont), a központi könyvtár feldolgozó szobája (munkahely), az Agrárgazdaságtani Tanszék (társintézmény), Pallag (társintézmény más helységben) stb.
A kurrens helyek megnevezése szolgál arra is, hogy az időszaki kiadványok vásárlása esetén a költséget viselő intézményt példányonként azonosítani lehessen. Max. 200 ilyen hely kezelésére van felkészítve a rendszer. Azért szükséges ezt előre megadni, mert:
- az alapadatok feltöltésénél ezeket a helyeket már csak át kell emelni egy aktív ablakból, melynek következtében kiküszöbölhetők a téves bejegyzések, az eltérő rövidítések, valamint sok adatbeviteli gépelést vesz le a könyvtáros válláról,
- ha változik a helyek megnevezése (összevonják őket vagy megszűnnek), nem szükséges példányonként újra átírni a megnevezést, mert a program kívánság szerint átvezeti a változásokat.
Itt történik a periodicitások értelmezése is (bár erre az alapadatok gondozásánál is van lehetőség). Az időszaki kiadványok igen változatos formában közlik megjelenésük gyakoriságát, és legalább ilyen változatos a megjelenő részegységek száma is. A KARDEX rendszer beépített hiánykezelő mechanizmussal rendelkezik, amelynek az itt megadott értékek a viszonyítás alapjai. Bármilyen lehet tehát a periodicitás megnevezése, ha hónapokra lebontva meg lehet adni a várhatóan megjelenő részegységek számát – vagyis a periodika szabályos megjelenése -, akkor ezt összevetve a ténylegesen megjelent számokkal, megnevezhetők e hiányzó részegységek.

2. Adatátvétel l.

Az alapadatok feltöltésének második előkészítő mozzanata nem más, mint az Időszaki Kiadványok Bibliográfiája (IKB) és a Nemzeti Periodika Adatbázis (NPA) adatainak felhasználása. Az IKB ISIS-adatbázis megfelelő formátumokkal rendelkezik ahhoz, hogy a bevitt adatokból – néhány, gépi szervezési ok miatti eltéréstől eltekintve – szabványos bibliográfiai leírást készítsen. Ezt a megszerkesztett leírást átemelem az alapadatokhoz, és ettől kezdve az IKB adatbázisra csak akkor van szükség, amikor a leírásokban bekövetkezett változásokat, aktualizálást (lezárult, megszűnt, átnevezte magát stb.) átemelem.
A KARDEX rendszerben a bibliográfiai leírásnak csak másodlagos azonosító szerepe van. Az egységes folyóirat-azonosítási mechanizmus számára csak a főcím, az ágazati jel, az ágazati cím, az alcím, a megjelenési hely, az ISSN szám szolgál.
Az IKB-ból ezekkel együtt elsősorban a következő mezőtartalmak emelhetők át, amelyek közvetlenül használhatók számunkra is:

1. mező (érvényes ISSN szám)
11. mező ^a, ^b, ^c, almező (főcím, alcím, egyéb címadat)
14. mező (megjelenés helye)
17. mező ^p almezeje (periodicitás)
25. mező ^a, ^b, ^c, ^m almező (ETO jelzet)

3. Adatátvétel ll.

Ez a lehetőség csak akkor adott, ha abban az intézményben, amelyben a KARDEX rendszert alkalmazni kívánják, már előzőleg valamilyen (ISIS- vagy dBASE-alapú) adatbázisokat építettek, és azokban a rendszer szempontjából értékes, átvételre érdemes adatanyag van.

4. Alapadatok feltöltése, módosítása

A feltöltésre váró mezők a célok szerinti csoportosításban (ld. az alábbi képernyőképet is):
a.) féleségek azonosítása:

• főcím
• ágazati jel, ágazati cím, alcím
• megjelenési hely
• ISSN szám, vagy pl. orosz folyóiratoknál index

b.) példányok azonosítása (egy féleséghez max. 15):

• azonosító (helyrajzi szám, raktári jelzet stb.)
• kurrens hely
• beszerzési forrás (vétel, csere, köteles, ajándék)
• példányhoz tartozó megjegyzések
• folyamatos vagy esetenkénti rendelés (standing)
• a költségviselő neve vásárolt példány esetén

c.) kurrens érkeztetés:

• szabályos vagy eltérő számozás

d.) a rendelés támogatása

• a féleség rendelési ára
• végleges ára
• a kiadó, terjesztő neve
• hazai vagy külföldi

e.) állománystatisztika

• nyelv
• ETO (témacsoportok)

f.) hiánykezelés

• periodicitás

g.) bibliográfiai leírás,

valamint különböző tevékenységek vezérléséhez szükséges mezők.

Az adatok feltöltését egy adatbeviteli hibakezelő mechanizmus ellenőrzi, és a rekord rögzítése után azonnal jelzi az adatbázis építője számára, hogy mi kerülte el a figyelmét. A végső cél olyan adatanyag létrehozása a többi feldolgozó program számára, amellyel helyes eredmény érhető el.
A hibakezelő mechanizmus által figyelt jelenségek, pl.:
- a főcím üres;
- a főcím nem kezdődhet üres karakterrel (space);
- a megjelenési hely hiányzik;
- a “hazai” vagy “külföldi” bejegyzés hiányzik;
- hiányzik a “szabályos-eltérő” jelleg megadása;
- a … példány kurrens helye hiányzik;
- a … példány forrása hiányzik;
- a … példány vásárolt, de a költséget viselő nincs megnevezve stb.

Az alapadatokat közvetlenül használja a rendelés-támogatás. A rendelés-támogatás fő célja, hogy a könyvtárnak összefoglaló rálátása legyen az egyes részegységek által rendelt periodikákra, különös tekintettel a rendelési árra, illetve a költségviselőre. A folyóiratrendelések összesítése két csoportban történik, külön a hazai, külön a külföldi folyóiratoké. Az összesítés végén szerepel az, hogy hány féleséget, hány példányban és milyen értékben vásárolt az intézmény. Ebből kiemelendő az az összeg, amelyet más intézmény vagy a központi könyvtár térít. Példaként álljon itt a DATE Központi Könyvtár előző évi folyóiratrendeléséről készült tájékoztató összesítésének részlete:

Agrofizlkal és Agrometeorológiai Tanszék

Biofizika

9048 Ft
(Központi Könyvtár)

Meteorologija i Gidrologija

3840 Ft

Remote Sensing of Environment

56746 Ft

Studia Biophysica

10870 Ft

Az intézmény 4 folyóiratot vásárolt 80504 Ft értékben. Ebből 9048 Ft-ot a Központi Könyvtár térít.

5. Kurrens érkeztetés

Az egymás után következő részegységek érkeztetése a következő elgondoláson alapszik:
Az időszaki kiadványokat két nagy csoportba sorolom a számozás módja szerint: az általam szabályosnak, illetve eltérő számozásúnak nevezettekre. Szabályos számozású alatt azt értem, hogy az adott időszak alatt megjelenő részegységek száma közelítőleg megadható, periodicitása alapján évente minimum egy száma megjelenik, és a példányokat folyamatosan, pl. újraindulás nélkül számozza. A maximum nincs meghatározva, de a programrendszer 360 számot kezel egy időszak alatt.
A fentiekhez képest eltérő számozású az olyan periodika – például acta -, amely kötetekre bomlik, a köteteken belül újraindul eggyel kezdődően:

Acta Physiologica Hungarica

Vol.77, No.1-2. (1991)
Vol.77, No.3-4. (1991)
Vol.78, No.1-2. (1991).

A két számozási mód eltérő kezelést igényel. Szabályos számozás esetén elég csak érkeztetéskor a periodikát és a megfelelő példányt kiválasztani és bevinni a következő részegység számát.

Folyóiratkiválasztás kurrens érkeztetéshez

Érkeztetés,tőrlés,száminforoáció,ESC=kilép (e/t/) F10-teljes cím F9-vissza
Ebből a hiánykezelés meg tudja állapítani, hogy mi van meg és minek kell még megérkeznie. Az eltérő számozás esetén azt a számozás-megnevezést kell beírni, amelyik a kiadványon szerepel, kötetlen szöveg formájában.
Egyszerre egy időben két évet lehet érkeztetni. Ennek a furcsa megállapításnak az a tapasztalat az alapja, hogy az időszaki kiadványok – különösen, ha forrásuk kötelespéldány – ritkán érkeznek meg abban az évben, amelyben kellene. A gyakorlat az, hogy az előző évi anyag még nem teljes, de a következő évi számok már megjelennek. Ilyenkor két “kurrens évet” kell párhuzamosan építeni. Ez a helyzet akkor is, ha a kurrens évben vész el szám. Mindezek mellett lehetőség van bármikor megnyitni, akár az előző évben is, a következő évet, ha a megjelenés úgy kívánja. Ilyenkor azonban a megfelelő körültekintés mellett megszűnik a két évvel korábbi érkeztetés. Így a két évet féleségenként és példányonként dinamikusan kezeli a rendszer. Megeshet, hogy pl. 1989-ben még érkezett szám, majd szünetelt – anélkül, hogy jelezte volna -, és csak 1991-ben jelent meg a következő száma, mintha mi sem történt volna. Ekkor a régi “kurrens év” az 1989-es lesz, az új kurrens év az 1991-es, és megnyitható az 1992-es év is (ekkor zárul le az 1989-es év).
Az esetleges számonkénti megjegyzés (mágneslemez-melléklet, jogszabálymelléklet stb.) megadása után a rendszer ad egy azonosító számot, melyet rá kell vezetni a kiadványra. Ez egy ideiglenes szám, addig érvényes, amíg a kötetet fel nem veszik a nyilvántartásba és vonalkódot nem kap. Ez a kölcsönzési számazonosító, a kurrens számok kölcsönzésének alapja. Az érkeztetéskor is lehetőség van arra, hogy a régebbi számok kölcsönzését kövessük, bármely számról itt is megtudható, hogy kinél van kint, mikor vitte el, és mikor kell visszahoznia.
Az egy nap érkeztetett számokról a különböző részintézmények számára napi átadó lista készíthető, ha az adminisztrációs hagyományok ezt megkövetelik. Ezt a részintézmények szerint csoportosítva külön-külön, két példányban, nyomtatásban készítjük el.
Időről időre elemezni lehet az egész érkeztetett “legutóbbi” kurrens évet a hiányok felderítése szempontjából. Ezt csak a szabályos számozású és értelmezett periodicitású féleségek tekintetében végzi el a rendszer.

Felépítése:

Féleség

Példány

Hiány a meglevőkhöz viszonyítva

-ťamennyinek kellene lennie a legutóbb megjelent szám után.

Erről szükség szerint szintén nyomtatott lista készül. A lista figyelemfelhívás céljából készül, a hosszadalmas hasonlító munkától menekíti meg a könyvtárost. Az eltérő számozású időszaki kiadványok esetében – amelyek egy átlagos összetételű állomány nem jelentékeny hányadát teszik ki – keresés nélkül végig lehet lapozni a listát és ellenőrizni a hiányt.

6. Állományadatok bevitele a rendszerbe, felszerelés

A lezárt évfolyamok – köttetés utáni – munkafolyamata az állományadatok megállapítása, a vonalkódok felvitele a kötetre.
Függetlenül attól, hogy egy évfolyamot hány kötetbe sikerült bekötni, minden kötet egy vonalkódot kap. A vonalkód egyrészt a bekötött évfolyamok kölcsönzésének, másrészt a leltári állománybavétel alapja. Az állománybejegyzések követik a kötetbeosztást: ahány kötet, annyi bejegyzés. Az állományadatok megfogalmazásában sincs magára hagyatva a könyvtáros. Az egységes szemlélet kialakításához adnék támpontot, nagy mennyiségű példaanyag elemzésének tapasztalatait közreadva. Lássuk a segítségként adott, a lap alján található képernyőszövet egy részletét példának.

IV. Párhuzamos számozások

jele: -ť Aft+196 és Alt+175 karakter

Bonsai magazin (megjelenik évszakonként)

[1] 1986. tavasz -ť 1. sz.
[2] 1986. nyár-ősz -ť 2. sz.
[3] 1987. tél -ť 3. sz.
[4] 1988. tavasz -ť 4. sz.
[5] 1988. nyár -ť 5. sz.
[6] 1988. íísz-tél -ť 6. sz.

Magyar tudomány (havonként)

indult: Új folyam 1. = 63. kőt. 1 /3. sz. (1956. jan./márc.)-
[96] 96. kőt. -ť Új folyam 34. köt. 1989. 1-12. sz. T. + I.
[97 97. köt. -ť Új folyam 35. köt. 1990. 1-12. sz. T. + I.

Folyóiratkiválasztás állományfelvitelhez

A bejegyzési munka végeredményeképpen nemcsak azok a kötetek kerülnek ki a képernyőre, amelyek megvannak, hanem kihagyja azoknak az évfolyamoknak, köteteknek a helyét is, amelyek hiányoznak. Arra is van lehetőség, hogy a köteteken belüli hiányokat regisztrálni tudjuk - ezt tékázott anyag esetében is megtehetjük. Ennek a bejegyzésnek a segítségével lehetővé válik a régebbi hiányos évfolyamok hiányainak összehasonlítása a különféle jegyzékekkel (pl. országos körözésben lévő listák, hagyatékok feldolgozása, cserefelajánlások ełemzése stb.).
A köttetési listák elkészítése folyamatosan történhet. Egyszerre tíz különböző lista párhuzamos építésére nyílik lehetőség. Ennek leginkább akkor van jelentősége, ha az intézmény több könyvkötővel végezteti el ezt a munkát. Az átadott évfolyamok megnevezését az olvasó is láthatja tájékoztatásképpen. Vannak olyan adatok az ürlapon, amelyek hosszú időn keresztül kísérik a periodikát, és biztosítják az egységességet. Ilyen pl. az aranyozási cím, a kötés színe és fajtája vagy valamely speciális kívánság, melyet szükség szerint minden átadott évfolyamnál és listán meg lehet adni.

7. A kurrens és a régi anyag kölcsönzése

Azok számára, akik a teljes PCLIB 2.0 rendszert használják - nemcsak a KARDEX programrendszert önállóan -, a régi anyag kölcsönzése esetében szabályos kölcsönzési lehetőség adódik: előjegyzés, a lejárati idő figyelése, felszólítás, statisztika stb. Akik csak a KARDEX rendszert használják, azok számára itt van lehetőség a periodikák kölcsönzésére.
Ez jelenleg egy "csonka" kölcsönzési mechanizmus. Nem a kölcsönzés teljes megoldása vezetett, hanem az a törekvés, hogy mindig meg tudjam mondani az érdeklődők számára, hogy hol van az adott szám, még ilyen jellegü használat esetén is. Azt követem, hogy kinél van kint a kérdéses szám, mikor kölcsönözte ki, és mikor kell visszahoznia. Bekérem az olvasó vonalkódját, az olvasó nevét, a rendszer automatikusan adja a kölcsönzés dátumát (az aznapi dátum) és a lejárat dátumát. Nincs mögötte olvasói adatbázis, nincs statisztika, nincs előjegyzés stb. Ennek megoldása a későbbi fejlesztés feladatai közé tartozik. De a lejárati idő figyeltetése be van építve, személyre és a féleségre vonatkozóan egyaránt. (Ld. a 6. ábrát.)

Folyóiratkiválasztás kurrens kölcsönzéshez

Folyóiratkiválasztás kurrens kölcsönzéshez

1992

Európa .
Hírmagazin
Budapest, Magyarország
ISSH 1215-5187 ; hetenként

1. [v] Központi könyvtár olvasóterve

1992.02.26. 9 1873
kölcsönző vonalkódja, neve:
00001113 Hálnásné Horváth Gyöngyi
kölcsönzés dátuma: 1992.02.28. lejárat dátuma: 1992.93.02.
megjegyzés:

Töltse ki az adatmezöket !

6. ábra
A PCLIB 2.0 és a KARDEX rendszer kapcsolata

Hardverigény

A teljes rendszer működése szempontjából talán pontosabb technológiai feltételekről beszélni (ld. a 7.ábrát), megjegyezve azt, hogy főként adatelőkészítési céllal, egy gépen is üzemeltethető akár a PCLIB, akár a KARDEX. A teljes kiépítettség a rendszeren dolgozó munkatársak számától függ, de ha már hálózaton üzemel, bizonyos, hogy észrevehető a rendszer hatékonysága. Az is természetes, hogy viszonylag összetett számítástechnikai hátteret igénylő rendszer nem üzemeltethető számítástechnikus nélkül.

7. ábra
Ajánlott hardver konfiguráció a PCLIB 2.0-hoz