Az európai integrációs folyamat és ebben hazánk szerepe mindennapos témája az írott sajtónak, a tömegkommunikációs médiumoknak. A felzárkózás és a részvétel az egyes szakterületek vonatkozásában is figyelmet érdemel, különösen, ha ez a szakterület a könyvtárügyé.1. Az ECPRD* keletkezése és céljai

Az ECPRD létrehozását 1977-ben határozta el az európai parlamentek Elnöki Konferenciája, megbízva az Európa Parlament (EP) és az Európa Tanács (ET) Parlamenti Közgyűlései elnökeit a Központ kialakításával és működtetésével.
Az Elnöki Konferencia madridi ülésén 1980-ban közös szándékként fogalmazódott meg, hogy a Központ a parlamenti közgyűlésekkel együttműködve és munkájukat elősegítve működjék tovább, valamint, hogy a nemzeti parlamentek vegyenek részt aktívan a tevékenységében.
A Központ fő célkitűzései: a parlamentek közötti információcsere hatékonyabbá tétele, a gyakran költséges kutatások párhuzamosságának elkerülése, a dokumentációs munka területén pedig szoros együttműködés kialakítása a parlamenti könyvtárak és kutatórészlegek kőzött, beleértve az Európai Közősségek adatbázisaihoz és a nemzeti parlamenti adatbázisokhoz való kölcsönös hozzáférést. E célok szolgálatában a Központ évente néhány alkalommal Newsletter-t ad közre, amelyből tájékozódni lehet a Központ és a munkacsoportok tevékenységéről, egyes parlamenti (nemzeti vagy EP, ET Parlamenti Közgyűlése, vagy IPU = Interparlamentáris Unió) tevékenységekről. A Newsletter emellett jegyzék formájában hírt ad a parlamenti kutatások és dokumentációs munka során készült tanulmányokról, a parlamentekkel kapcsolatos kiadványokról, az Európai Közösségek Bizottságának kiadványairól, továbbá foglalkozik az adatfeldolgozási rendszerek fejlődésével is. A Központ minden évben címtárat is kiad, amely a tagintézmények könyvtáraiban és információs részlegeiben dolgozó munkatársak nevét, feladatkörét, nyelvismeretére vonatkozó adatokat stb. tartalmazza.

2. Az ECPRD tagjai és szervezete

A Központ tagjai közé tartoznak: az Európa Parlament, valamint az Európa Tanács Parlamenti Közgyűlései, a Nyugat-Európai Unió (WEU) Közgyűlése, és az Európa Tanács, valamint az Európai Közösségek tagállamainak parlamentjei (ahol kétkamarás a parlament, ott az ország kettős tagsággal rendelkezik. Az IPU Dokumentációs Központja és az IFLA megfigyelővel képviselteti magát a Központ munkájában.
A Központ a kétévenként ülésező Európai Parlamenti Közgyűlés Elnöki Konferenciájának (még pontosabban: az ET Parlamenti Közgyűlésének és az EP elnökeinek) tartozik felelősséggel, ahol a Központ tevékenységét áttekintik és értékelik. Az említett két testület egy-egy társigazgatót delegál a Központ irányítására, akik e megbízatásnak alapfeladatuk mellett tesznek eleget.
A Központ általános stratégiáját bizottság dolgozza ki, amelynek a tagjait az egyes parlamentek kutatással, könyvtári tevékenységgel foglalkozó vezető tisztségviselői köréből választják ki. E bizottság legalább másfél évenként tanácskozik.
A Központ 5 munkacsoportot hozott létre, amelyekbe a tagok olyan könyvtári-információs szakembereket delegálnak, akik az alábbi tevékenységi területek fejlesztését szaktudásukkal előmozdítják:

  • Információs technológiák
  • Könyvtárak
  • Tezaurusz
  • Gazdasági modellek
  • Kutatás

A társ-igazgatók évente egyszer a munkacsoportok vezetővel közös megbeszélést tartanak. A Központnak nincs saját költségvetése. Az egyes parlamentek fedezik saját költségeiket, a szervezést pedig az EP és az ET Parlamenti Közgyűlése vállalta el.

3. Az ECPRD Könyvtári munkacsoportjának tevékenysége

Általánosságban elmondható, hogy a munkacsoport fórumot biztosít a tapasztalatcserére, a közös szakmai érdekek érvényesítése érdekében pedig javaslattevő szerepe van. A már évtizede végzett “aprómunka” gyümölcse beérőfélben van, ez részint az egymás után készülő referenszkiadványokban testesül meg, részint a nemzeti parlamentek szakembereinek gyakorlatban is tapasztalható összecsiszolódottságában nyilvánul meg.
A tevékenység konkrétabb jellemzéséül idézek a munkacsoport legfrissebb, 1992 tavaszán készült egyik alapdokumentumából, amely kimondja, hogy
“parlamentenként meg kell határozni, hogy a könyvtáruknak és információs szolgálatuknak mely dokumentumtípusokat szükséges gyűjtenie, feldolgoznia és hozzáférhetővé tennie a következő három információs szinten: bibliográfiai típusú információk; jogi, jogszabály- és törvényalkotási, valamint törvényhozási típusú információk; sajtó és egyéb típusú információk”; megállapítja, hogy

  • “melyek a parlamenti könyvtárak legjellegzetesebb munkafolyamatai;
  • az állománygyarapítási és a feldolgozási folyamatok jelentősége kitüntetett a parlamenti könyvtárakkal szemben támasztott speciális és általában
  • sürgősséggel jelentkező tájékozódási igények miatt;
  • a parlamenti anyagok elemzése és értelmezése is különleges jelentőségű. Az erről információt szolgáltató szervezeti egységek felelőssége a hozzáférés és elérhetőség biztosítása;
  • a sajtóból származó információk (politikai, közéleti események, közvélemény, közhangulat stb.)
  • igen hasznosak lehetnek a képviselők számára.

Fontos tehát a korszerű sajtófigyelés megszervezése;

  • hatékony szolgáltatásokat nyújtani és a felhasználók elégedettségét kivívni csak a törvényhozási információs igények alapos és pontos felmérésével és megismerésével lehet;
  • az automatizálás folyamatának a könyvtár személyi állományában is tükröződnie kell. Olyan “információtechnikusokra” van szükség, akik az új rendszer tesztelését, telepítését és fejlesztését speciális tudásukkal elő tudják segíteni;
  • a saját adatbázisok használatán túl a parlamenti könyvtáraknak a külső adatbázisok információkészletét is ki kell tudniok aknázni;
  • a szakmai kívánalmaknak megfelelően az eredetileg nem parlamenti könyvtár céljára kialakított épületeket célszerűen át kell alakítani.”

A munkacsoport szándékai közé tartozik továbbá, hogy

  • a parlamenti könyvtárak és információs szolgálatok közötti kooperációt információközvetítéssel is fejlessze,
  • a könyvtári épületekről, berendezésekről és felszerelésekről rendelkezésre álló tapasztalatok cseréjét elősegítse,
  • a könyvtári és információs tevékenységet a parlamenti fejlődéshez nyújtott minőségi hozzájárulásként ismertesse el.

Ezeknek a szándékoknak a megvalósítása érdekében a munkacsoport elő kell mozdítsa a parlamenti eredetű információk és a parlament számára szükséges információk hozzáférhetővé és elérhetővé tételét, a parlamenti könyvtárak és információs szolgálatok szükségleteinek megfelelő új technológiák bevezetését – ideértve a helyi integrált parlamenti információs rendszerhez való kapcsolódást, továbbá a parlamenti könyvtárak kialakítására vonatkozó szakmai irányelvek kimunkálását, a szakemberek közötti közvetlen eszme- és tapasztalatcserét. Az európai integrációs folyamat szolgálatában a Központ, és így ez a munkacsoport is arra törekszik, hogy kontinensünk parlamenti könyvtárai között az információáramlást segítse.

A munkacsoport szervezete, működési rendje

E munkacsoport másfél évenként tartja üléseit, a rendezésre vállalkozó parlament könyvtárában. Az ülések témáit közösen dolgozzák ki, ezért előzetesen javaslatokat kérnek a tagoktól. A munkát iránytó Elnökség három tagját (elnök és két alelnök) három évre szólóan, rendes ülés keretében választja meg a munkacsoport tagsága.

A munkacsoport legutóbbi üléseinek témái, eredményei

A munkacsoport 1990-es római összejövetelére készült el a “Parlamenti könyvtárak és információs szolgáltatások” c. kézikönyv, Dermott Englefield (az angol Alsóház könyvtárának vezetője) összeállításában. Ugyanekkor mutatták be és vitatták meg két másik referensz-munka tervezetét: az egyik a parlamenti könyvtárak bibliográfiai tevékenységét tekinti át, a másik pedig az egyes parlamenti könyvtárak, dokumentációs és információs szolgáltatások automatizáltságát adatok során keresztül mutatja be (az alkalmazott hardver-szoftver, adatbázisok és feltárt dokumentumok tipizálása, katalogizálási szabványok, osztályozási rendszerek, információs szolgáltatások, más információs rendszerekkel való együttműködés vagy integráció).**
1992. áprilisában az Osztrák Parlament látta vendégül a munkacsoportot. Az ET valamennyi tagországa – kivéve Franciaországot – képviseltette magát, és meghívottként jelen voltak a balti országok parlamenti könyvtárosai is. A napirendre tűzött témák közül kiemelkedően érdekesek voltak:

  • a parlamenti dokumentumok gyűjtése, kezelése, feldolgozása az Egyesült Királyság parlamentjében. [A módszertani értékű áttekintést Dermott Englefield készítette];
  • költségvetés és személyi ellátottság összehasonlító vizsgálata az európai parlamenti könyvtárakban. [Az elemzés David Clow, az ET Parlamenti Közgyűlése Dokumentációs részlege vezetőjének munkája];
  • speciális bibliográfiai szolgáltatások: példák az olasz, dán és a magyar parlamentből. [A feltűnő érdeklődést kiváltó magyar vonatkozású előadást Nagy Csaba, az Országgyűlési Könyvtár osztályvezetője tartotta, míg az olasz képviselőházi tapasztalatokról Emília Lamaro, a dán gyakorlatról Lise Holtadott képet.]

Érdekesség és jellemző a szakma fejlődésére, hogy a bécsi ülés lezárásakor ajánlásként megfogalmazódott a munkacsoport nevének (és így tevékenységi területének is) “Parlamenti könyvtárak és információs szolgálatok”-ratörténő megváltoztatása.
A munkacsoport meghatározta céljait a következő évekre. Ezek a következőek: a parlamenti könyvtárak információs bázisának kölcsönös elérése, az információs rendszerek közötti kapcsolat megteremtésével; közös eljárások és szabványok kidolgozása; a “Parlamenti könyvtárak és információs szolgáltatások” c. kézikönyv folyamatos (javított és bővített) kiadása; közös érdeklődésre számot tartó eseti bibliográfiák és egyéb dokumentumok kiadása; könyvtárak közötti szakembercsere; aktív együttműködés a Központ égisze alatt tevékenykedő többi munkacsoporttal, de különösen a Tezaurusz, az Információs technológiák és a Kutatás munkacsoportokkal; a kooperáció kiszélesítése az Interparlamentáris Unióval (a clearing-tevékenység támogatására) és más regionális szakmai szervezetekkel mint pl. az APLAP-pal (Association of the Parliamentary Librarians of Asia and the Pacific), az IFLA-val.

4. Magyar részvétel az ECPRD munkájában

Az Országgyűlési Könyvtár 1990-ben “különleges meghívott” státuszban, 1991 óta rendes tagként vesz részt az ECPRD munkájában. Legtöbb információval a könyvtári munkacsoport tevékenységéről rendelkezünk és aktivitást is itt fejthettünk ki, de a hazai parlamenti információs rendszer napirenden lévő fejlesztési munkái miatt az információs technológiákkal foglalkozó munkacsoportban is aktív részt vállalunk.

Irodalom

  1. Directory of ECPRD. 1977-1991. ET-EP. Strassbourg, 1991.
  2. ENGLEFIELD, Dermott: Parliamentary libraries and information services. Camera dei Deputati-ECPRD-EP-ET. Roma, 1990.

* ECPRD – European Centre of Parliamentary Research and Documentation = Európai Parlamenti Dokumentációs és Kutatóhelyek Központja (továbbiakban: ECPRD, ill. Központ)
** Ezt a két összeállítást a munkacsoport – a német Bundestag és a portugál Assembleia da República kiadásában – 1991-ben nyomtatott formában közreadta.