A Budapesti Műszaki Egyetem Központi Könyvtárának a legutóbbi évben bevezetett új szolgáltatásai – számítógéppel segített folyóiratérkeztetés, elszámolás, CD-ROM-használat, ALEPH integrált könyvtári rendszer – közül itt most csak az utóbbival foglalkozunk kiemelt jelentősége miatt. Részletesen taglaljuk a kiválasztás, majd a bevezetés folyamatát. Magáról a rendszerről most viszonylag keveset szólunk, ez egy külön cikket érdemel, a következő alcím alatt csak legfontosabb paramétereit foglaljuk össze.
Körülbelül két éve kezdődött a Központi Könyvtárban egy integrált rendszer beszerzési lehetőségének vizsgálata, majd pedig a kiválasztást, bevezetést előkészítő munka. Közben az IIF Program keretében Micro-ISIS-ben folyt az adatbázisépítő munka, azzal a nem titkolt szándékkal, hogy ezek a már számítógépre vitt adatállományok képezhetik majd egy leendő integrált rendszer alapállományát.
Az egyetemi hálózat kiépítése, a DECnet-ETHERNET-típus választása rövidebbre zárta azt a kört, amelyben saját leendő rendszerünket kereshettük. Dán példa alapján bukkantunk az ALEPH-re, ezt követően igyekeztünk – más rendszerek mellett – bővebb információkat beszerezni róla. Referenciákat kértünk, és sikerült a CERN-ben (Centre Européenne pour le Recherche Nucléaire, jelenleg Organisation Européenne pour la Recherche Nucléaire) működő rendszert alapon ki is próbálni. Jó összehasonlítási lehetőséget kínált az 1990 májusában Brüsszelben tartott Library Automation and Networking című konferencia, amellyel egyidejűleg több rendszert bemutató kiállítást rendeztek.
Az ALEPH mellett igen sok érv szólt – persze más rendszerek mellett is -, viszont nagyon megnyerő volt számunkra, hogy egyetemen fejlesztették (a Jeruzsálemi Héber Egyetemen) könyvtárosok aktív részvételével, és már több helyen, különböző egyetemi könyvtárakban használják (Izraelben pl. minden egyetem). Ugyanakkor az egyetemeken kívül olyan rendkívül igényes és technikai eszközeinek kiválasztásában meglehetősen szabad lehetőségekkel rendelkező nemzetközi kutatóközpont, mint a CERN is ezt a rendszert használja.
Miután különösen a már fentebb idézett konferencián tapasztaltak alapján is egyre nagyobb jelentőséggel bírnak a nemzetközi hálózatokon keresztül elérhető információk és az ezek kezelését, rendszerezését megkönnyítő rendszerek, fontos érv volt, hogy az ALEPH rendkívül hatékonyan támogathatja a hálózatok használatát. Több olyan lehetőség áll az ALEPH-en belül rendelkezésre, amelyek a nemzetközi hálózatokba történő fokozatos bekapcsolódásunkkal párhuzamosan egyre nagyobb jelentőséggel bírnak.
A végleges, már az árakat, az oktatási, rendszerkövetési szolgáltatásokat és nem utolsósorban a már meglévő Micro-ISIS-beli állományaink alkalmazhatóságát is mérlegelő döntést követően került sor az ALEPH megvásárlására a terjesztő Ex Libris Ltd.-től, valamint megrendeltük a DEC MicroVAX 3300-as gépet a DEC Hungary-től. Mindez 1990 decemberében történt. Ezt követően két kollégánk Izraelben kapott egyhetes kiképzést, majd három alkalommal itthoni tanulás következett, most már a saját rendszerünkön a közvetlenül a rendszerrel kapcsolatba kerülő dolgozók részére. (A szállító az általunk megadott adatformátumoknak megfelelően elvégezte az ISIS-ben lévő állományaink konvertálását, és a rendszer telepítése már ezen alapadatokkal történt meg.)
Az oktatással párhuzamosan haladt az új szakolvasóterem berendezése, a könyvek kiválogatása, a vonalkódok elhelyezése, a KNOGO biztonsági berendezés által szükségessé váló munkák.
1991 szeptemberében, a tanév elejére lehetővé vált, hogy a beiratkozás már az új rendszerrel – vonalkódos kölcsönzőjeggyel – történjen. Miután egyelőre nem tudtuk megoldani a régi könyvtári részben az új részleggel egyidejűleg a számítógépes kölcsönzést, az olvasók még hagyományos kölcsönzőjegyet is kaptak. Ugyanakkor minden visszahozott könyv feldolgozása – egyelőre rövidített, de az online keresést lehetővé tevő címfelvétellel – nap mint nap megtörténik, így folyamatosan létrejön a számítógépes kölcsönzés minden feltétele a hagyományos részlegben is. (Egyszeri kampánymunkát fog jelenteni a hagyományos részleg kölcsönzési adatainak rendszerbe vitele.)
Az ALEPH-rendszer “éles kölcsönzési üzeme” az új szabadpolcos olvasó október 9-i megnyitása óta folyik. Jelenleg a rendszer minden jelentős modulját használja már a könyvtár. Az állomány 1985-ig visszamenőleg online kereshető, ami kb. 50 ezer tételt jelent. Az IIFP keretében kialakított adatbázisainkat integráltuk a rendszerbe. Lehetővé tettük, hogy az OPAC-modult az egyetemi terminálokról, valamint az IIF-hálózatról is lehessen használni, ezzel igen sokan már ma is élnek. A nemzetközi szokásokhoz igazodva ez a szolgáltatás ingyenes, csak a postai költséget kell az egyetemi hálózaton kívüli felhasználóknak megfizetniük.

Az ALEPH integrált könyvtári rendszer legfontosabb jellemzői

A címben szereplő megnevezés nem teljesen pontos, mivel az ALEPH nemcsak könyvtári használatra, hanem általában hatékony információkezelésre alkalmas rendszer (új változatai a szöveges információk kezelésén túl pl. képek kezelésére is alkalmasak). Rendkívül nehéz – és valójában a rendszerrel szemben igazságtalan is – rövid összefoglalást adni az ALEPH-ről, miután a rendkívül szűkszavú ALEPH Specifications c. leírás is közel 40 oldal. Itt igyekszünk azokat a tulajdonságait érinteni, amelyek az eddigi szakmai konzultációk során a leggyakrabban felmerültek, elsősorban a számítástechnikus kollégák részéről.
A rendszer első változatát CDC-gépre fejlesztették ki 1978-ban, a második verzió DEC VMS alatt DIGITAL VAX-gépekre készült el, jelenleg két referenciahelyen fut a UNIX-rendszer alatt működő harmadik változat. A VMS alatti rendszer jelenlegi legújabb verziója X-WINDOWS alatt is használható. (Jelenleg a világon több mint 80 intézmény használja; Izraelen kívül elsősorban Európában – Dániában, Olaszországban, Spanyolországban, Svájcban -, de az USA-ban is több helyen.)
Az ALEPH belső táblázatai lehetővé teszik a felhasználó saját igényeinek rendkívül rugalmas figyelembevételét, a rendszer “méretre szabását” egy kis gyakorlat után maga a felhasználó is el tudja végezni. Ez vonatkozik az adatrekordok tartalmára – melyek hosszára nincs korlátozás -, a rendszer formai megjelenítésére, az alkalmazott karakterkészletre, kölcsönzési politikára, a rendelkezésre álló számítástechnikai eszközökre is. (Egy adott bibliográfiai rekordon belül például több karakterkészlet is használható.) Éppen a rugalmas, egyszerű változtatási lehetőségek miatt sokszintű jogosultság-ellenőrzésre van lehetőség.
Az ALEPH kialakításakor igyekeztek a már elfogadott szabványokhoz igazodni, azokat megvalósítani, így például lehetőség van az OPAC-ban ISO 8777 szerinti keresésre (szabványos CCL parancsokkal). A szabványosítás felé haladásnak tekinthető a UNIX-változat kifejlesztése is.
Igen fontosak a rendszeren kívüli adatbázisokkal kapcsolatos export-import lehetőségek. Az ALEPH több formátumot (pl. többféle MARC, DIALOG, ISIS, stb.) ismer.
Már az előzőkben is említettük, hogy az ALEPH támogatja más könyvtárak, adatbázisok hálózaton keresztül történő elérését, az ALEPH felhasználó ugyanúgy kereshet egy távoli OPAC-ban, mintha az helyi lenne. Rendelkezik USBC-re (Universal Standard Bibliographic Code) alapozott, az EUR 10677 EN Report-nak megfelelő eljárással duplikált rekordok kiszűrésére egyesített katalógus kialakításának esetére.
A CERN-ben kifejlesztett, jelenleg a rendszer részét képező lehetőség a nyitott elektronikus levelezési rendszer. A felhasználónak lehetősége van a szokásos elektronikus levélformátum használatával CCL-parancssorozatot küldeni a rendszernek. A rendszer a választ automatikusan elektronikus levél formájában visszaküldi. (Fontos, hogy a rendszer “emlékezik” a felhasználó előző kérdéseire, így a keresést folytatni tudja következő levelében.)
Az ALEPH kialakítói igen nagy gondot fordítottak az adatbiztonságra. A tranzakciók folyamatosan naplózásra kerülnek, a rendszer rendelkezik adatvisszaállítási lehetőségekkel hardverkiesések esetére. Az adatvesztés aktív felhasználónként maximum egy tranzakció lehet.
Az adatbázis időszakonkénti mentésére a szükséges eljárások jól áttekinthető formában rendelkezésre állnak. Igen sok olyan eljárást ad a rendszer, amelyekkel minden szükséges működési statisztika elkészíthető, természetesen a számlázáshoz szükséges rutinok is jól paraméterezhető formában rendelkezésre állnak. Ezek az eljárások automatikusan, előre beállítható ütemezés szerint – természetesen célszerűségi okokból éjszaka – indíthatók el.
Az egységes könyvtári munkafolyamatokat itt nem részletezzük, annál is inkább, mert ez a könyvtáros kollégák feladata, ezen szolgáltatások minősítéséhez az ő szakértelmük szükséges.