Az alábbi tanulmány az 1989. augusztusában megrendezett Bibliotheca kiállításon elhangzott előadás írásos változata.  
 

Mit várnak a könyvtárosok a számítógépes adatfeldolgozástól?

Miközben a számítógépes adatfeldolgozás modem ipari társadalmunk számos területén már régen tért hódított és a hagyományos munkaeszközöket csaknem teljesen kiszorította, – például az irodatechnikában – könyvtári alkalmazása eddig meglehetősen háttérbe szorult.

Egy-egy tudományos könyvtárat és a nagyvárosi könyvtári rendszert leszámítva a kis és közepes, de a nagyobb könyvtárak túlnyomó része is a jól bevált módszerekkel, könyvkártyákkal, cédula és rendelési katalógusokkal és gyarapodási jegyzékekkel dolgozik. Csak a legutóbbi időszakban érezhető a könyvtárügyben is némi érdeklődés a számítógépesítés iránt és elsősorban azoknak a könyvtáraknak a száma növekedett meg, amelyek a számítógépet a kölcsönzések nyilvántartásában használják.

Ennek a más területekhez képest visszafogott érdeklődésnek okai elsősorban nem a nyilvános szolgálat korlátozott gazdálkodási lehetőségeiben keresendők, hanem sokkal inkább maguknak az illetékes könyvtárosoknak a hiányos információiban, akiknél a számítógépesítésről alkotott elképzelés és ennek gyakorlati lehetőségei között széles szakadék tátong. Ezeknek a részben irreális igényeknek köszönhetően egyrészt a piacon fellelhető számos számítógépesítési megoldás ellenére továbbra is a hagyományos munkamódszereket részesítik előnyben és elmarad a szükséges modernizálás, másrészt pedig azokon a helyeken, ahol már alkalmazzák a számítógépet, a jogos kritikák mellett egy általános elégedetlenség figyelhető meg, amely még a számítógépes adatfeldolgozás létjogosultságát, hasznosságát is megkérdőjelezi.

A számítógépes adatfeldolgozás jelenlegi helytelen megítélése bizonyára abból a széles körben elterjedt elképzelésből ered, hogy ennek alkalmazása az eddigi munkafolyamatokat a hagyományos segédeszközökből kialakított, tökéletesebb módszerekkel csupán leképezi, mintha a könyvtár szervezetében minden maradna a régiben, csak a munkaeszközök változnának, figyelmen kívül hagyják, hogy a számítógépes adatfeldolgozás ezt a kongruens leképezést nem fedheti és nem is fedi. Használata lényegesen jobb lehetőségeket teremt a tömeges adatok, könyvkártyák, katalóguskártyák feldolgozására, hatékony működéséhez azonban a munkafolyamatokat a technikai feltételekkel össze kell hangolni. Ha ezt elmulasztjuk, előnyei nem érvényesülnek – és széles körű elégedetlenség jelentkezik.

A számítógépes adatfeldolgozással szembeni előítéletek differenciálás nélkül úgy tekintik a számítógépet, hogy az alapvetően a munkafolyamatok egyszerűsítésére szolgál – egy gombnyomással mindent elintézve, vagy a másik véglet, mely szerint feleslegesen annyira agyonbonyolítja a feltárást, hogy a használó képtelen azt nyomon követni – ezt az érvet főként a szokás hatalma mondatja. Mindkét szélsőséges vélemény rosszul értékeli azt a tényt, hogy a számítógépesítés egyrészt leegyszerűsíti a tömeges információ eddig nem kis fáradságot igénylő feldolgozását azzal, hogy a leírási-, számolási- és osztályozási folyamatokat automatizálja és ezzel a könyvtári szervezetet érezhetően tehermentesíti, másrészt viszont az új műszaki lehetőségek meg is követelik, hogy a használó pontosan ismerje és ezáltal megfelelően alkalmazni is tudja őket. A könyvtárosnak mindig is meg kellett tanulnia azokat a szabályokat, amelyek alapján cédulakatalógusát felépítette. Most azt kell elsajátítania, hogyan végeztesse el a számítógéppel a katalógusban a keresést – és valószínűleg csodálkozni fog azon, hogy milyen könnyen megtalál mindent ezzel a módszerrel.

A számítógép alkalmazásával szembeni harmadik kifogás abban az elterjedt tévhitben gyökerezik, hogy alapvetően csökkenti a munkahelyek számát. Ez általános tévedés, így egyáltalán nem igaz, és főleg nem a könyvtárakra vonatkozóan. Ellenkezőleg, minden könyvtárnak üdvözölnie kellene azokat a racionalizációs hatásokat, amelyeket a gépi adatfeldolgozás sok helyen felszínre hozott, hiszen ezzel megnyílt az út az olyan könyvtárosi feladatok előtt, amelyeknek eddig a munkatársak túlterheltsége miatt nem tudtak eleget tenni. Az más lapra tartozik, hogy községi elöljárók és a személyzeti osztályok vezetői a számítógépesítés kapcsán mindenekelőtt a munkahelyek megtakarítására gondolnak, a valóságban azonban a számítógépes adatfeldolgozás bevezetése miatt a könyvtárakban ezidáig említésre méltó leépítés nem volt – az előforduló munkahely megszűntetéseket a számítógépesítés nélkül is végrehajtották volna. Ahhoz, hogy a számítógép által nyújtott számtalan lehetőséget egyáltalán megfelelően kiaknázhassuk, legalább annyi munkatársra van szükség, mint eddig, ha nem többre. Erről persze a könyvtár fenntartóit meg kell győzni, ami nem tűnik túl nehéz feladatnak, ha a sok új, számítógéppel végezhető szolgáltatásra gondolunk.

Annak érdekében, hogy az igény és lehetőség között fennálló szakadék megszűnjön és a könyvtárügy szükséges megújulása beinduljon induljon, a következő lépéseket valamennyi

könyvtárosnak feltétlenül meg kell tennie a jövőben:

- elsőként gyűjtsön megbízható információkat a számítógépes adatfeldogozás lehetőségeiről;
- másodszor alakítson ki világos elképzeléseket a számítógép könyvtárában történő alkalmazásának céljairól és ennek következményeiről;
- harmadszor legyen nyitottabb és tudatosabb a műszaki újdonságokkal szemben.

A következőkben a fentiekhez szeretnénk egy kissé hozzájárulni.

A számítógépes adatfeldolgozás könyvtári alkalmazásával kapcsolatos elvi megfontolások

A többi, új, műszaki segédeszközökhöz hasonlóan a számítógépes adatfeldolgozás bevezetése előtt is először pontosan fel kell mérni, hogy egyáltalán érdemes-e bevezetni az adott helyi sajátosságok ismeretében. Végül is nem arról van szó, hogy minden áron vezessük be, hanem arról, hogy csak ott történjen ez meg, ahol a könyvtár számára valódi előnyöket jelent. Ennek az alapvető kérdésnek az eldöntésében nyilván figyelembe kell venni egy kisvárosi könyvtár és egy nagyvárosi könyvtári rendszer, egy prézens anyaggal rendelkező és egy kölcsönző könyvtár, valamint a közművelődési és szakkönyvtár között fennálló különbségeket, hiszen ott, ahol az egyik könyvtár hagyományos módszereivel még kielégítően végzi munkáját, a másik számára az egyetlen kiutat a műszaki és szervezeti megújulás jelenti. A döntés meghozatalában, hogy bevezetésre kerüljön-e a számítógépes adatfeldolgozás avagy sem, mindig a rentabilitási megfontolások domináljanak a könyvtár nagyságát és feladatait is figyelembe véve, hiszen alkalmazása hosszú távon csak akkor éri meg, ha a ráfordítások érezhetően csökkentik az adott könyvtárba végzett munka feszítettségét és szolgáltatásaik általános javulását, bővítését eredményezik.

Ezt a szempontot szem előtt tartva a számítógépes adatfeldolgozás bevezetésének alsó határa nagyságrendileg egy kb.10 000 kötettel rendelkező és évi 50 000 – 60 000-es kölcsönzési forgalmat lebonyolító könyvtár, hiszen ennél a könyvkártyás és másolásos módszerek egyrészt teljesítményhatárukba ütköznek, másrészt pedig a meglévő könyvállomány a könyvtáros számára lassanként áttekinthetetlenné válik olyannyira, hogy átfogó tartalmi feltárása szükséges, ezt pedig csak többletmunkaerő igénybe vételével már nem tudják hatékonyan megoldani; új technikai segédeszközök alkalmazásával lehet és kellene mindenek előtt elvégezni.

A könyvtár pillanatnyi helyzetének jellemzése mellett – amely még számítógépes adatfeldolgozás nélkül is meglehetősen jól funkcionál – természetesen megfontolás tárgyává kell tenni jövőbeni könyvtárpolitikai célkitűzéseit is, hiszen ezek a számítógép segítsége nélkül gyakran egyáltalán nem valósíthatók meg. Ha valaki újabb rétegeket, csoportokat kíván megnyerni könyvtárhasználónak, meg kell fontolnia, vajon nem tudja-e könnyebben elérni a célját a számítógéppel végzett feltárás segítségével, amely különösebb költségek nélkül irodalom- és új szerzemények jegyzékének összeállítását teszi lehetővé; az olvasók kompetensebb számítógépes tájékoztatásával vagy akár az online olvasói katalógus bevezetésével (OPAC). Aki állománya struktúráját olvasói érdeklődéséhez jobban alkalmazkodva kívánja alakítani, hogy ezáltal növelje a kölcsönzések számát, az olyan átfogó és a helyzetet hűen kifejező statisztikák készítésére van utalva amelyeket általában csak a számítógépes adatfeldolgozás nyújt. Aki a jövőben több szolgáltatást kíván biztosítani az olvasóknak anélkül, hogy a könyvtár dolgozóinak számát növelné, annak szüksége van a számítógép adta racionalizálási lehetőségekre s azért, hogy mentesüljön a tömeges, munkaigényes adatfeldolgozás alól és nagyobb mozgásteret kapjon a tulajdonképpeni könyvtárosi feladatai elvégzéséhez. A kölcsönzésben előforduló időszakos “csúcsforgalom” is jobban lebonyolítható a számítógépes adatfeldolgozás segítségével, hiszen a késedelmi díjak automatikus kiszámításával és könyvelésével így munkatársanként több adminisztrációs folyamat, illetve olvasó kiszolgálása válik lehetővé a kölcsönzőpultnál.

Alapvetően tehát mindig a következő kérdéseket kell megválaszolnunk, mielőtt a számítógép használata mellett, vagy ellen döntenénk:

1. Mi a célja a számítógépes adatfeldolgozás könyvtári alkalmazásának? Pontosabban:

  • Milyen feladatokat kívánunk automatizálni?
  • Javul-e ezáltal a könyvtár szervezeti struktúrája és szervezettségi foka?
  • Magával hozza-e a szolgáltatások körének bővülését vagy sem?

2. Milyen változásokat hoz létre a számítógépes adatfeldolgozás a könyvtárban? Pontosabban:

  • Milyen lehetőségeket és előnyöket nyújt a számítógép a hagyományos munkamódszerekhez képest a teljesítményben?
  • Melyek azok a fennálló problémák, amelyek alkalmazásával megoldhatók, és melyek azok, amelyek nem?
    Összességében előnyei dominálnak-e, vagy esetleg azok a hátrányok kerülnek túlsúlyba, amelyeket a könyvtár nem kíván akceptálni?

3. Milyen lépéseket kell a könyvtárnak tennie a számítógép sikeres alkalmazása érdekében? Pontosabban:

  • Mikor és milyen szervezeti keretek között történjen a bevezetés?
  • Milyen a szóban forgó könyvtár szervezeti felépítése, és milyen lehetőségeket rejt magában az újtechnikai segédeszközökhöz való alakítása, viszonya?

4. Mekkora összeg szükséges a számítógépes adatfeldolgozás bevezetésére és rendelkezik-e egyáltalán a könyvtár ezzel az anyagi eszközzel? Pontosabban:

  • Milyen személyi és tárgyi eszközökre van szüksége a könyvtárnak a számítógépes adatfeldolgozás bevezetéséhez?
  • Mennyibe kerül mindez, és finanszírozása miből biztosítható?
  • Hogyan alakul a könyvtár költség/teljesítmény viszonya a számítógépes adatfeldolgozás bevezetése előtt és után, illetve a ráfordítások tükröződnek-e a szolgáltatások javulásában?
  • Csak akkor van értelme, hogy egy adott számítógépes rendszer esetében a konkrét döntést meghozzuk és a piac kínálta egyes megoldási lehetőségeket mérlegeljük, ha az imént említett alapvető kérdéseket megválaszoltuk.

Sajátos követelmények és a piaci kilátások

Minden könyvtár számára elengedhetetlen feltétel, hogy mielőtt a piac számítógépes kínálatát megtekintené, részletes, szakmai követelményprofilt állítson össze, hogy a megfelelő rendszer kiválasztásában döntéséhez használható információ, bázis álljon rendelkezésére. Ha nincsenek konkrét elképzeléseink a jövőbeni számítógépes eljárással szemben támasztott funkcionális követelményekről, akkor az egyik vagy másik piac által kínált szoftvertermék melletti döntésünk pusztán a merő véletlennek köszönhető, ez pedig már eleve kérdésessé teszi alkalmazásának sikerességét.

A speciális, helyi igények meghatározásakor feltétlenül vegyük figyelembe más könyvtárak funkcionáló számítógépes szolgáltatásait is hiszen átfogó, ilyen irányú ismeretek hiányában kifejezetten nehéz jól átgondolt, sajátos követelményrendszert kidolgozni. Nem feledkezhetünk meg viszont eközben arról, hogy ezek a számítógépes szolgáltatások az adott könyvtárak igényeit tükrözik és a szakemberek vagy bizottságok által összeállított, szabványosított szolgáltatások csak általános elvárásokat tartalmaznak, amelyeket tovább kell bontani a helyi sajátosságoknak megfelelően.

Ha abból az általános követelményből indulunk ki, hogy a beszerzendő számítógépes rendszer lehetőleg a könyvtár valamennyi területén hasznosítható legyen, akkor első lépésként azt kell megállapítanunk, milyen feladatokat kívánunk gépesíteni és milyen mértékben. A számítógépes adatszolgáltatás bevezetésének első lépcsőjeként csaknem mindig a kölcsönzési nyilvántartás az optimális megoldás, hiszen itt a naponta esedékes adatmennyiség automatizált feldolgozása relatíve gyorsan kézzel fogható eredményt hoz: csökken a munkavégzés feszítettsége. A katalógusok adatainak retrospektív rögzítése viszont már több időt igénylő feladat, amelynek nem kell törvényszerűen kapcsolódnia a kölcsönzés számítógépesítéséhez, mert a kölcsönzőprogramok címadatok nélkül, csak nyilvántartási számokkal is funkcionálhatnak. Arra persze számítanunk kell, hogy a kölcsönzésben az egyes egységek azonosítása átmenetileg a lejárati-, felszólítólapok stb. semmitmondó számaira korlátozódnak és az olvasók szemében is némileg csökken az újmódszer hitele. (Ezért sok szakember nem is javasolja, hogy a kölcsönzés gépesítésével kezdjék meg a könyvtárak az automatizálást. -A szerk.)

Ha az általános munkatempó feszítettsége ezt meg is nehezíti, három szempont miatt mégis rögzítsük írásban a könyvtár adatfeldolgozási rendszerével szemben támasztott szakmai követelményeket egy szolgáltatási füzetben;

  • az írásban való rögzítés arra ösztönzi a könyvtárat, hogy a számítógépes rendszerrel szemben támasztott funkcionális követelményeket részletekbe menően fejtse ki és kézzel fogható formában fektesse le;
  • a piac kínálatának megtekintésekor mintegy ellenőrző jegyzékként funkcionál és lehetőséget biztosít arra, hogy az egyes, ajánlott rendszerek teljesítményét saját elvárásaikkal összehasonlítsák;
  • a vásárlási szerződés részeként a rendszer gyártóját bizonyíthatóan meghatározott funkciók szavatolására kötelezi, ami a későbbiekben bírói úton is érvényesíthető.

A szakmai követelmények meghatározása után egy második lépésben minden könyvtárnak definiálnia kell a hardver konfigurációval szemben támasztott helyi igényeket. A számítógép nagyságával és a képernyők számával kapcsolatban először azt kell eldönteni, hogy a számítógépes adatszolgáltatást központi vagy decentralizált formában kívánják-e kialakítani, vagyis egy központi számítógéphez csatlakozva, vagy egy könyvtári autonóm számítógéppel. A központi megoldás szervezési szempontból előnyös, mert a gép üzemeltetését teljes egészében a számítóközpont végzi és a könyvtárnak csupán az adatok beviteléről kell gondoskodnia. Ennél a változatnál azonban a rendszer használója erőteljesen függ a központi számítógép teljesítményétől, hiszen a hozzáférési idejét lényegében a processzor teljesítménye, illetve a számítógéppel lebonyolított egyéb feladatok intenzitása is befolyásolják. Így tehát előfordulhat, hogy például péntek délelőtt, amikor a nyilvántartásokat a hét vége előtt lezárják, a könyvtár hozzáférési ideje megkétszereződik vagy esetleg csökken anélkül, hogy ezen bármit is változtatni tudna.

Amennyiben a könyvtár a decentralizált megoldás mellett dönt, ügyelnie kell arra, hogy autonóm számítógépe teljesítményét, vagyis a processzor, fix tár – és központi tár kapacitását úgy válassza meg, hogy a kölcsönzési nyilvántartásban 1-2 mp legyen a hozzáférési idő és a fixlemezes tár a jövőbeni bővítést is még lehetővé tegye. A hardver kiválasztásánál pedig arra kell figyelnie, hogy az ajánlott gép nagyobb technikai nehézségek és költségek nélkül bővíthető legyen, vagyis az egyes cégek számítógépei mennyire kompatibilisek, illetve a javasolt szoftver egyazon gyártó másik gépén is alkalmazható-e. Ez a szempont főként azért nagyon lényeges, mert a számítógépes adatfeldolgozás bevezetése után rendszerint a felhasználó hamarosan jelentkezik azzal az igénnyel, hogy a már meglévők mellé újabb programokat kapjon a működtetés optimálásához, ez pedig általában a hardver kiterjesztését is magával hozza.

Miután ezeket az alapvető kérdéseket tisztáztuk, a számítógépes adatfeldolgozás bevezetésének talán legfontosabb lépése a piac feltérképezése, vagyis információkat kell gyűjteni az egyes cégek által kínált könyvtári szoftverekről, mert a hibás döntések a későbbiekben csak nagy költségkihatással korrigálhatók.

A számítógépgyártók természetesen mindenkor készek termékeik bemutatására, a probléma csupán az, hogy ezek az “árubemutatók” főként előkészített adatbankokkal és kiválasztott műveletekkel folynak, ezért értékük megkérdőjelezhető. Az egyes funkciók kritikus vizsgálatakor gyakran gyorsan kiderül, hogy a bemutatott program mégsem tudja mindazokat, ami a könyvtári munkafolyamatok zökkenőmentes lebonyolításához szükséges lenne, pl. előjegyzés. Ezért a számítógépes adatfeldolgozás bevezetésében érdekeltek kérjék meg a gyártóktól azoknak a könyvtáraknak a címét, ahol az adott programok felhasználásáról, aktualitásáról informálódhatnak. Ez a kapcsolatfelvétel jó alkalom egyes cégek megbízhatóságának felülvizsgálatára, az igérgetések megelőzésére, emellett ötletekkel szolgálhat a számítógép bevezetéséhez.

Az ajánlott megoldások megítélése mellett rendkívül fontos az árak, illetve a kapacitás aprólékos összevetése, mivel a végösszegek mögött eltérő teljesítmények rejtőzhetnek. Nem mindig a legolcsóbb ajánlat a legkedvezőbb, még akkor sem, ha a döntés meghozatalában az ár jelentős szerepet játszik. Tehát vásárláskor kizárólag a megállapított összeg/kapacitás viszonylatra koncentráljunk, mert nem mindegy, hogy a program ugyan olcsó, de csak rövid címadatokat és esetleg néhány kölcsönzési adatot tud kezelni, vagy esetleg háromszorosába kerül, viszont kiterjed a kölcsönzés nyilvántartásának, a teljes katalogizálásnak, a beszerzés és gazdálkodás ellenőrzésének a területére is. Ha a különböző cégek kínálatai között véglegesen döntünk, ennek előterében mindig a könyvtári számítógépes adatfeldolgozó rendszer funkcionális teljesítőképessége álljon, mert ha fordítva cselekszünk és adott hardverhez keressük a megfelelő könyvtári szoftvert, sokkal nehezebben járható utat választunk és gyakran arra kényszerülünk, hogy olyan programokat vásároljunk, amelyek igényeinknek nem pontosan felelnek meg. A megfelelő könyvtári szoftver kiválasztásakor azt is mérlegeljük, hogy munkafolyamataink ezzel összefüggő átszervezését egyáltalán végre lehet-e hajtani. Előfordul, hogy a megrendelési nyilvántartás automatizálása magával hozza, hogy a beszerzési és feldolgozási osztály között eddig esetleg fennálló szigorú határvonalat meg kell szüntetni, mivel egy adott dokumentum megrendelésekor annak bibliográfiai adatai már bekerülhetnek a katalógusba, beérkezésekor pedig már csak ellenőrizni kell helyességüket. Ha a könyvtár ezt a szerkezetváltást nem tudja végrehajtani, olyan adatfeldolgozó rendszer mellett célszerű döntenie, amely a beszerzést és a katalogizálást elkülönítve kezeli, ellenkező esetben a számítógépesítés optimális hatékonyságát nem éri el.

A számítógépes adatfeldolgozás alkalmazási lehetőségei a könyvtárban

A számítógépes adatfeldolgozás, mint segédeszköz optimális felhasználásának és az alkalmazott berendezések megfelelő kihasználásának végső célja, hogy a könyvtár valamennyi területén, tehát a kölcsönzés-nyilvántartásában, a katalogizálásban, a katalógusokban végzett keresésben, beszerzésben és külső adatok átvételében ez a módszer domináljon. Az így létrejövő integrált adatfeldolgozásnak elsősorban az az előnye, hogy a rendszer által rögzített információk valamennyi területen felhasználhatók, nem kell minden egységnél, osztálynál külön, újra leírni úgy, mint a hagyományos módszerek esetében. Az integrált könyvtári rendszerek egy olyan központi adatbankra épülnek, amelyben egy dokumentum valamennyi bibliográfiai adatát tárolják, és amelyhez a funkcionális modulokban bármikor hozzá lehet férni. Így például a kölcsönzés-nyilvántartásához a rövidített címadatok az interfésszel lehívhatók a katalógusból és megjeleníthetők a képernyőn, vagy bizonylatolhatók. Emellett megállapítható az is, hogy adott dokumentum a folyamat mely pontján található, illetve rendelési adatai fellapozhatók. Az automatizált kölcsönzés-nyilvántartásra történő áttérés a következő alapvető előnyöket kínálja a könyvtárnak:

- a géppel olvasható címkékkel végzett munka növeli a nyilvántartás gyorsaságát és – biztonságát;
- az egyszerű keresési folyamattal mindig megállapítható egy adott könyv vagy olvasójegy státusa, ez pedig az olvasószolgálat jelentős javulását eredményezi;
- az időigényes munkafolyamatok, mint például az előjegyzés, felszólítások, késedelmi díjak kiszámítása és statisztikák készítése lényegesen lerövidülnek;
- a specifikus kölcsönzési feltételek a számítógépes rendszerben a paraméter-vezérléssel letétbe helyezhetők és így nagyobb költségkihatás nélkül az egyes könyvtárak követelményeinek megfelelően alakíthatók.

A számítógépes kölcsönzés elsősorban a munkaigényes feladatokat könnyíti meg, a számítógépesített katalógus pedig a cédulakatalógushoz viszonyítva kínál jobb keresési lehetőségeket. Míg az online katalógusban elviekben valamennyi tárolt adat alapján kereshetünk; a hagyományos cédulakatalógusok egydimenziósak: formai vagy tartalmi jegyek és az első besorolási adat alapján férhetünk a dokumentumokhoz. Így például, ha kulcsszavak alapján keresünk a címben, vagy egy bizonyos időszakban megjelent témakör irodalma után nyomozunk, a számítógép nélkülözhetetlen. Ha a számítógépes katalógushoz egy online olvasói katalógust, egy úgynevezett OPAC-ot is csatlakoztatunk a felhasználók számára rendszeresített terminálokkal, akkor a cédulakatalógus továbbépítése feleslegessé válik, amint az állomány valamennyi egysége bekerül a számítógépbe. Ezzel a módszerrel egyrészt megszüntethető az egyes bibliográfiai leírások sok fáradságot igénylő sokszorosítása és besorolása, másrészt pedig az olvasónak is lehetősége nyílik a számítógép nyújtotta jobb kereshetőség kiaknázására.

Mivel egy adott cím bibliográfiai adatainak egy része már megrendelésekor is rendelkezésre áll, a könyvtári számítógépes rendszer működését csak akkor tekinthetjük optimálisnak, ha a beszerzés is ennek keretében történik. Az egyszer rögzített katalógusadatok további feldolgozásának lehetőségével az automatizált beszerzés a munkamegtakarítás mellett még azzal az előnnyel is jár, hogy előzetes engedélyezéskor jobban hozzáférhetők a megrendelt vagy meglévő címek. Egyébként a hagyományos módszerekkel két helyen kellene keresni: a beszerzési cédulakatalógusban és a katalógusban, míg az integrált számítógépes rendszer esetében már csak egy helyen, mégpedig a számítógépes katalógusban, mert a meglévő vagy megrendelt dokumentumok címét raktári adatával együtt központilag tárolják. A számítógépes beszerzés további előnyei, hogy

- automatikusan ellenőrizhetők a fölöspéldányok,
- a rögzített cím-, rendelési- és szállítási adatok alapján a beszerzési jegyzék géppel kinyomtatható,
- a monográfiák és időszaki kiadványok esetében automatikusan ellenőrizhető a leltár, beleértve a megfelelő felszólító-és reklamációs rutinokat,
- átfogóan ellenőrizhető a könyvtári gazdálkodási keret és statisztikák is készíthetők.

Számos nyugatnémet könyvtár a külső adatokat pillanatnyilag a Deutsche Bibliothek katalogizálási osztályától vagy az EKZ-tól (központi könyvtárellátó) cédula formában szerzi be, a jó könyvtári szoftver viszont megadja azt a lehetőséget a felhasználónak, hogy ezekhez az adatokhoz géppel olvasható formában, vagyis mágnesszalagon vagy mágneslemezen férjen hozzá. Mivel a Német Szövetségi Köztársaságban az információcseréhez szabványosított a formátum, ez az úgynevezett MAB-formátum, néhány katalogizálási program-interfésszel rendelkezik, hogy a MAB-formátumú katalógusadatokat a saját számítógépes katalógusba lehessen juttatni. A külső információk átvételekor viszont mindenképpen figyelembe kell venni, hogy ugyan a német nemzeti könyvtár ( Deutsche Bibliothek ) tárgyszavainak használatával lényegesen javítható a katalogizálás minősége, a munka csökkenése ennek azonban nem feltétlenül következménye, mivel számos kiegészítést, korrekciót kell rajtuk végrehajtani, a helyileg használt adatokat, jelzeteket, fiókkönyvtári jelöléseket, nyilvántartási számokat stb. a korábbiakhoz hasonlóan a könyvtárnak kell rögzítenie. Az információcsere a széles körben elterjedt nézettel ellentétben nem jelenti azt, hogy a könyvtárosnak csak be kell tenni a mágneslemezt a gépbe.

Valamennyi számítógépes adatfeldolgozási rendszernél fontos, hogy a külső információk bejuttatásán kívül a saját katalógusadatok szabványformátumban történő kimentésére is legyen egy program, mindenekelőtt azért, hogyha a könyvtár bármely okból kifolyólag adott rendszerről egy másikra tér át, ne kényszerül jön az egyszer már feldolgozott adatok ismételt rögzítésére.

Az integrált adatfeldolgozáshoz kapott lehetőséggel a könyvtárnak tág tere nyílik a leginkább háttérbe szorított tájékoztatási- és tanácsadói feladatok számára, hiszen az új, olvasóra orientált szolgáltatások elvégzésére munkaerőt szabadít fel. Természetesen nem feledkezhetünk meg arról, hogy a számítógépesítés átfogó, a hagyományos könyvtári szervezetre és a munkatársak kvalifikációjára gyakorolt hatása sem elhanyagolható, éppen ezért átmenetileg problémát okozhat mind a munkatársak, mind pedig a személyzeti munka tekintetében.

Problémák a számítógépes adatfeldolgozásra történő áttérésnél

Ha véglegesen elköteleztük magunkat egy adott számítógépes adatfeldolgozó rendszer mellett, kezdetét veszi a talán legnehezebb fázis, az eddigi munkafolyamatokat új technikai eszköznek megfelelően át kell alakítani. Mivel ebben az időszakban problémák sokasága kerül felszínre, csak az egész áttérési folyamatra kiterjedő, gondos tervezés jelenthet némiképp megoldást. Persze emellett nagy adag rögtönzőképességre is szükség van, hiszen a legkörültekintőbb elgondolások ellenére adódhatnak olyan nehézségek, amelyek megoldása gyorsaságot követel. Ebben az időszakban a könyvtár munkatársai meglehetősen nagy fizikai és szellemi megerőltetésnek vannak kitéve, ezért fontos, hogy az áttérést a lehető legprecízebben készítsük elő és maximális gyorsasággal hajtsuk; végre. A sikeres áttérés alapja persze a pontos szervezési terv, amely valamennyi szükséges lépést tartalmazza, a munkafolyamatokat, ezek időbeli alakulását, munkaerőigényét és műszaki problematikáját. Alapvetően két alternatíva adott az áttérés megszervezéséhez. Nyilvánvaló, a legkedvezőbb megoldás, ha a könyvtár ebben az időszakban szünetelteti a szolgáltatásokat, tehát bezár. Ezzel a mindennapos kölcsönzésből adódó, zavaró tényezőket kizárjuk és minden munkatárs az átállásra koncentrálhat. Ez azonban az olvasók miatt megoldhatatlan.

Következésképpen marad az a lehetőség, hogy az áttérést a könyvtár működtetésével párhuzamosan végezzük, ez az intézkedés több szervezési problémával jár ugyan, viszont figyelembe veszi az olvasók jogos igényét és érdekeit.

Az áttérés kezdetét a meglévő állomány címkézése jelenti, hiszen a számítógépes nyilvántartás számára valamennyi dokumentumot géppel olvashatóvá kell tenni. Első alkalommal legjobb, ha előre elkészített címkéket használunk, melyeket a tekercsről mindegyik könyvre ráragaszthatunk anélkül, hogy a könyvcím és a médium száma között meglévő kapcsolatra különösebben figyelni kellene.

Második lépésben aztán a médiumok bibliográfiai adatait és a számukat kell bevinni a katalógus adatbankjába a már kiadott hozzárendeléssel együtt, ezt vagy maga a könyvtár végzi adatrögzítéssel, vagy a frankfurti Deutsche Bibliothek, illetve a reutlingeni EKZ extern adatrendszerét használják. Külső adatok átvételekor persze a könyvtárnak először minden egység ISBN-jét és raktári adatát rögzítenie kell, végül az ISBN-eket ismét szelektálni és fájlként egy számítógépes adathordozón jelentenie a német nemzeti könyvtárnak. Onnan megkapja a mágnesszalagot – 1990 közepétől valószínűleg lemezeket is – a kívánt adatrekordokkal, amelynél a találatok aránya normál körülmények között csak 60-70% körüli, mivel a Deutsche Bibliothekban csak 1972 óta szerepel a katalógus adatai között az ISBN. A nem található, és ISBN nélküli könyveket – minél “idősebb” a könyvtár állománya, annál nagyobb ezek aránya – egy második menetben ki kell válogatni és magának a könyvtárnak rögzíteni, ami szervezés szempontjából meglehetősen fényűző lépés.

A kölcsönzésben a számítógépes adatfeldolgozásra történő zökkenőmentes átállás érdekében minden könyvtár végezze el az olvasók személyi adatainak rögzítését az olvasói fájlok alapján – legalább az aktív használók esetében – és készítse, nyomtassa előre ki az olvasójegyeket, amelyeket az áttérés után csak a régi leadása ellenében cserélnek ki.

A beszerzés területén szintén megoldható, hogy a folyamatban lévő megrendeléseket a beszerzési cédulakatalógus alapján a számítógépen rögzítsék. Mivel a beszerzésnél ideiglenes adatokról van szó, amelyek a rendelés beérkezésekor érvényüket vesztik, megfontolandó, hogy megéri-e a fáradságot. Sokkal előnyösebb, ha az új beszerzéseket csak egy bizonyos időponttól kezdődően bonyolítjuk a számítógéppel, pl. a következő pénzügyi évtől, hogy a tervezett és a tényleges kiadásokról is korrekt statisztikai áttekintést kapjunk. Ebben az esetben persze a számítógépes kartoték mellett egy ideig a hagyományos beszerzési cédulakatalógust is használni kell.

Az átszervezés részletekbe menő megtervezése mellett a munkaerő felhasználás pontos beosztása legalább olyan fontos szerepet játszik, hiszen az áttéréshez szükséges idő a rendelkezésre álló személyek kapacitásától függ. Egy dokumentum számítógépes kezelésre alkalmas átalakításához, vagyis címkézéshez, a katalógus- és raktári adatok rögzítéséhez, a javítási folyamatokhoz stb. átlagban kb. 15 perc szükséges. Az állomány nagyságából tehát kiszámítható a szükséges személyenkénti munkaóra, ebből pedig az áttérés időtartamát figyelembe véve a munkaerőigény. A munkaerő szükséges szakképzettségét illetően pedig abból indulhatunk ki, hogy a könyvtári feladatok és a könyvtártechnikai munka aránya 2:1-hez. Ha a könyvtár aránylag rövid idő alatt kíván áttérni a számítógépes adatfeldolgozásra, akkor ezeket az értékeket tekintve igyekeznie kell, ha kell, szerződéses munkaerő beállításával is.

Az áttéréshez szükséges berendezések tervezésekor a könyvtárnak gondoskodnia kell arról, hogy a számítógépes rendszer elhelyezéséhez, beszereléséhez a megfelelő helyiségek rendelkezésre álljanak, amelyek a munkához igénybe veendő terminállal és nyomtatóval ellátott munkahelyek létrehozását lehetővé teszik Mivel a könyvtárak általában helyhiánnyal küzdenek, előfordulhat, hogy azokat a termeket, ahol az állomány adatrögzítése folyik, bérlik. Ennek viszont az a hátránya, hogy a könyvek időigényes szállítását is meg kell szervezni.

Kifejezetten problematikus a megfelelő nyomtató kiválasztása, mivel a könyvtárban használatos papírfajták miatt speciális igények merülnek fel vele szemben. A kölcsönzésben a bizonylatok nyomtatásához használt tintanyomtató, vagy a listázásnál alkalmazott mátrixnyomtató valamennyi cég modelljei között megtalálható, a katalóguskártyák és a címkék nyomtatásához viszont speciális nyomtatókra van szükség. Mivel a katalóguskártya kartonja lényegesen vastagabb a normál papírnál, csalt a mátrixnyomtatók alkalmasak arra, hogy minimum 5 másolatot átvigyenek, vagy azok a nyomtatók, amelyek papírvastagság-érzékelővel vannak ellátva, amely a nyomtatófej távolságát ennek függvényében automatikusan szabályozza. A címkék nyomtatásánál derült ki, hogy a tollnyomtatók nem használhatók, mert a tinta relatíve rövid idő után elhalványul, a címkék átlagos élettartama viszont kb.10 év. Problémát jelent a címke papírja maga is, mert a borítófóliában lévő lágyítószer a papír fehér beragasztását feloldhatja és a címkét áttetszővé teheti. Egyes cégek ezért speciálisan a könyvtárak számára olyan címkepapírt fejlesztettek ki, amelynél a papír kasírozása alá egy alufóliát húznak be, ez megakadályozza, hogy a lágyító érintkezzék a papírral. A hátránya ennek az eljárásnak az, hogy a papír szívóképessége jelentősen csökken. A hiányzó szívóképesség miatt a textilszalagokkal végzett nyomtatásnál a minőség már nem megfelelő és maszatolódik az írás, következésképpen a lézernyomtató az, amellyel használható minőségű címkéket lehet nyomtatni. A címkenyomtató használata előtt valamennyi könyvtár minden esetben végezzen körültekintő ellenőrzést a nyomtatás minőségét, olvashatóságát és a címkék tartósságát illetően, nehogy a későbbiekben kelljen költséges újracímkézést végezni.

A címkék olvasására alapvetően két berendezés használható, a vonalkódos és az optikai karakterolvasó, mindkettőnek megvan a maga előnye és a hátránya is. Általában a vonalkód-olvasófejek lényegesen jobban kezelhetők, mint az optikai jelolvasók, amelyek esetében a kinyomtatott írást a keskeny olvasóréssel pontosan el kell találni. A vonalkód-olvasófejeknek tulajdonképpen az a hátránya, hogy behajlott címkéknél – ez főként zsebkönyvek esetében fordul elő – rossz lehet a fénytörés, ez pedig olvasási hibát okoz. A jövőben bizonyára olyan vonalkód felismerők ( scannerek ) kerülnek forgalomba, amelyeket csak rá kell helyezni a címkékre és mivel a címkék egész felülete letapogathatóvá válik, a kissé megrongálódottak is olvashatók lesznek. Jelenleg ezek kétszer annyiba kerülnek, mint az olvasófejek.

Összefoglalás

Összefoglalva a számítógépes adatfeldolgozás bevezetéséről a következőket lehet megállapítani:

  • Alkalmazásával a könyvtár a hagyományosan végzett munka kereteit messze meghaladja és jelentős tér nyílik az eddig háttérbe szoruló feladatok elvégzésére.
  • Használata hosszú távon csak ott sikeres, ahol a könyvtár és dolgozói ezzel a módszerrel azonosulni tudnak és elkötelezik magukat megvalósítása mellet. Az elutasító magatartás alapvetően károsan befolyásolja a számítógépes rendszer használatát, az objektív és konstruktív kritika viszont egy lépés a sikerhez.
  • A speciális számítógépes know-how elengedhetetlen feltétele annak, hogy egy könyv tár sikeresen alkalmazza ezt a módszert. A rendszer szervezője végzettsége alapján legyen alkalmas a feladat elvégzésére, ismerje ki magát az operációs rendszerben és az adatbank kezelésében is.