Bevezetés

A Könyvtártudományi és Módszertani Központ Szakkönyvtára 1969 óta rendszeresen kiadja a KDSZ (Könyvtári és Dokumentációs Szakirodalom) című, negyedévenként megjelenő referálólapot. Mivel a lap címe csak a szakterületre utal, meg kell említeni azt is, hogy a KDSZ külföldi időszaki kiadványokat dolgoz fel, főleg a szakkönyvtárba járó folyóiratok alapján. A feldolgozás – az egyes cikkek tartalmi érdekességétől függően – három szinten történik, azaz a referálólapban közreadott tételek

a) csak egy címfordítással és tárgyszavakkal ellátott bibliográfiai leírással jelennek meg;
b) a bibliográfiai tételen kívül egy rövid, magyar nyelvű annotációt is tartalmaznak;
c) hosszabb (1-3 A/4 oldal terjedelmű) magyar nyelvű ismertetéssel (a továbbiakban referátummal) ellátva kerülnek be a referálólapba.
Évente egyszer név- és tárgymutató egészíti ki a kiadványt.

Amikor könyvtárunk 1987 végén egy mikroszámítógéppel és a Micro-ISIS programmal megkezdte a könyvtári munkafolyamatok automatizálását, elsőként a folyóiratcikkek számára készítettünk adatbázist, amely a katalógus-funkciókon kívül a nyomtatott változatok szerkesztésének számítógépes segítésére is lehetőséget kínált. A következőkben azt szeretném összefoglalni, hogy az automatizálás következtében hogyan fejlődött, illetve vált hatékonyabbá a KDSZ előállítása, technikai szerkesztése. Ez ideig két fejlődési szakasz kristályosodott ki, az elsőt a Micro-ISIS, a másodikat pedig a Microsoft Word és a Ventura Publisher programok alkalmazása eredményezte – a lap teljes “evolúciójának” áttekintése céljából azonban elengedhetetlen, hogy legalább durván, nagy vonalakban a hagyományos előállítás munkálataival is megismerkedjünk.

“Gép-előtti” korszak

A KDSZ-be kerülő tételek kiválasztása a forrás-folyóiratok negyedévenkénti átnézése alapján történik. Minden kiválasztott cikkről adatlap készül, amelyre a feldolgozó rágépeli a szükséges bibliográfiai adatokat és tárgyszavakat, és a feltárás szintjére is javaslatot tesz. Az egyes tételek sorszámot kapnak, majd az ismertetésre javasolt cikkek másolatát kiadjuk a referálást vállaló belső, illetve külső munkatársnak. A kézirat nyersanyaga tehát sorszámozott adatlapokból és referátum-kéziratokból áll, ebből kell előállítanunk a nyomdának leadandó kéziratot.

A “gép-előtti” korszakban ilyenkor kezdődött el a cédulák gépelése. Minden adatlapról először is gépelni kellett egy olyan cédulát, amely a kiadványban megjelenő formában tükrözte a bibliográfiai leírást, majd később ezekhez a cédulákhoz illesztettük (gyakorlatilag: ragasztottuk) hozzá a sorszám alapján a lektorált és letisztázott referátumokat. Ezekről az ún. alapcédulákról egy másolatot is készítettünk egy sorszám szerinti katalógus számára, mert az adatlapok sorszám szerinti rendjét fel kellett bontani, amikor az anyagot a tartalom jegyzék szakcsoportjai szerint tematikusan rendeztük.

Cédulákat kellett gépelnünk a mutatók számára is, hozzáférési pontonként egy-egy cédulát, amelyek a besorolási adatot (a tárgyszóindex esetén a besorolási tárgyszón kívül a további tárgyszavakat is) és a hivatkozási jelzet(ek)et tartalmazták. Így például egy átlagosnak mondható, mondjuk egy egyszerzőjű és három tárgyszóval ellátott cikkhez négy cédula szükséges, ami egy 300 tételt tartalmazó füzet esetén 1200 cédulát jelent, nem számítva a 300 alapcédulát. Ezeket a cédulákat természetesen betűrendezni is kellett – beépítve közben a szükséges utalókat, majd a nyomda számára leíratni, korrektúrázni stb., csak azért, hogy a nyomdában az egészet még egyszer leírják a sokszorosításra alkalmas kézirat előállítása végett.

Ha összefoglalásképpen a kiadványt alkotó logikai egységeket külön-külön nézzük, akkor az derül ki, hogy a bibliográfiai adatok és a referátumok háromszor kerültek leírásra (feldolgozó/referáló – szerkesztőség – nyomda), az indexeket alkotó tárgyszavak, illetve egyéb hozzáférési pontok pedig számuktól függően ennél többször is, s ezen kívül a mutatók betűrendezése is nehezítette a technikai szerkesztés munkáját.

A Micro-ISIS korszak

A Micro-ISIS programot 1987 végén kaptuk meg, majd 1988 elején a folyóiratcikkek számára kifejlesztettük a MANCI (MAgyar és Nemzetközi CIkkek) nevű adatbázist. A MANCI elsősorban online katalógusként működik olvasótermünkben, * de már kezdettől fogva igyekeztünk a KDSZ előállításának megkönnyítésére is felhasználni.

Mit kínált a Micro-ISIS? Először is, az adatlapokról az adatbázisba bevitt tételekről nem kellett többé cédulákat gépelni, hiszen ezeket egy-egy füzet lezárása után a kiadványhoz szükséges formában és sorrendben ki lehetett nyomtatni (1. ábra). Nem volt szükség számsoros katalógusra sem, mert az adatbázisból kereshettünk sorszámok szerint is. Bár gépelési munkát ez ideig nem takarítottunk meg, hiszen a cédulák gépelése helyett most az adatbázis űrlapjait kellett kitölteni, de ez a munka kényelmesebbnek bizonyult, s olyan hasznunk is volt belőle, hogy az adatbevitel után egy azonnal használható gépi katalógus állt rendelkezésünkre.

Sok időt és energiát takarítottunk meg viszont az indexek előállítása során. A Micro-ISIS nyomtatási-rendezési funkciója kiválóan alkalmas az adatbázis bármelyik mezője szerinti egyszeres vagy többszörös rendezésre és a kívánt index-formátum(ok) kialakítására Nekünk ez nem kevesebbet jelentett, mint azt, hogy megszűnt a cédulagépelés és betűrendezés kényszere, így a nyomtatási-rendezési rendszerűrlapok egyszeri definiálása után már nem sokat kellett a mutatókkal foglalkozni. Valamennyit azért kellett, mégpedig a következő korlátok miatt. A Micro-ISIS 1.0 változatában nincs mód az eredeti karakter-rendezési táblázat módosítására, így a rendszer a rendezésnél egyenrangúan kezelte az ékezetes és az ékezet nélküli betűket. A szerzői indexnél ez -külföldi szerzőkről lévén szó – csak minimális gondot okozott, tezaurusz-deszkriptoraink esetében azonban némi kézi utánrendezésre volt szükség, mert pl. a KÖLCSÖNZÉS megelőzte a KOMMUNIKÁCIÓ- t . A tárgyszóindexet kinyomtatva (2. ábra), tehát még nem kaptunk nyomdai leadásra kész példányt, nemcsak az említett rendezési elégtelenség miatt, hanem azért sem, mert a Micro-ISIS-szel az utalók beépítését sem tudtuk megoldani. A megfelelő utalók helyét ezért be kellett jelölni a gépíró számára, aki így egy több szempontból javított-kiegészített számítógépi output alapján készítette el a nyomdai kéziratot.

1. ábra:
Micro-ISIS-szel készült KDSZ-tételek sorszám szerint nyomtatva

2. ábra:
Minta a Micro-ISIS-szel készített tárgyszómutatóból

Word-Ventura korszak

1988 decemberében az OSZK nyomdaüzeme rátért a Ventura Publisher nevű ún. asztali kiadványkészítő ( desk-top publishing ) szoftver használatára, és a könyvtári kiadványok egy részét ezzel kezdte el előállítani. A mikroszámítógépes kiadványkészítés egyik nagy előnye, hogy a “kézirat” egy bármilyen szövegszerkesztővel készített szöveg lehet, amely floppy lemezen elküldhető az előállítás további munkafolyamatainak (gépi tipografizálás, tördelés stb.) helyszínére. Nem sokkal a Ventura üzembe állítása után a nyomda vezetője azt ajánlotta, hogy a KDSZ számait valamilyen szövegszerkesztővel, lehetőleg a Word-del kellene leírni. (Azért ajánlotta éppen a Word-öt, mert ez széles körű funkció-választékával és könnyű kezelhetőségével kivívott népszerűsége folytán sok munkahelyen megvan, és a nyomda is ezt használja szedésre-szövegszerkesztésre. A küldött Word-szövegekkel így a nyomdai Word- ben szükség esetén olyan további szövegszerkesztési műveletek is elvégezhetők, amelyekre a Ventura nem alkalmas). Mivel könyvtárunkban ekkor már megvolt a Word, s néhányan alapvető parancsait is megtanultuk, szinte magától adódott a gondolat, hogy a legjobb megoldás az lenne, ha a szedés – külön munkában – a mi szerkesztőségünkben történne. Itt ugyanis minden helyben van, főleg az adatbázis, amelyről reméltük, hogy áttehető a Word-be s ezzel megoldható, hogy a legkipróbáltabb szedőket is elriasztó bibliográfiai tételeket ne kelljen újból leírni.

A feladat tehát az volt, hogy a KDSZ egy-egy füzetének a MANCI-ból egy füzetszám szerinti kereséssel elkülönített tételeit a Word-ben egészítsük ki a megfelelő annotációkkal és referátumokkal. Az OSZK fejlesztési csoportjának egyik munkatársa elkészítette számunkra a Micro-ISIS formátumról a Word formátumra konvertáló programot, amelynek működéséről én felszínes számítástechnikai ismereteimmel csak annyit értettem meg, hogy a program a Micro-ISIS rekordokból “kiszedi az ENTER-eket”, amire azért van szükség, mert a Word és a Ventura az ENTER jelek közötti szövegeket (folyamatos szövegben ezek bekezdések) tudja egységként kezelni, ezért a Micro-ISIS rekordok mezők közötti, illetve mezőn belüli ENT’ER-ei megakadályoznák, hogy egy-egy formázási utasításra vonatkozóan céljainknak megfelelő nagyságú-tartalmú egységeket, “blokkokat” használjunk. Az ő tanácsára -még a Micro-ISIS-ben – egy olyan formátummal rendeztetjük tételszámok szerint egy-egy füzet anyagát, amely a bibliográfiai tételeket blokkokra bontja, hogy ezeket a Ventura-val egyszerre lehessen a formai-tipográfiai követelményeknek megfelelően definiálni. Így a @ jel segítségével külön blokkokat hoztunk létre a tételszám, a leírás, a rezümé, a címfordítás, a megjegyzés és a tárgyszavak számára:

“@tételszám = “v02,”@leírás = (v 10+| – |”:”)v15,”=

“v20,v30,v35,v40,”@resume = “45,”@címfordítás = “v50,

“@megjegyzés = “v80,”@tárgyszavak = “v55

ahol a v02, v10 stb. az illető blokkokhoz tartozó mezők azonosítói.

A Micro-ISIS-szel ezen formátum használatával rendezett fájlt az említett konvertáló programmal átalakítjuk, majd a Word-ben a bibliográfiai tételekhez hozzáírjuk megfelelő annotációkat és referátumokat. Ha egy füzet anyagával elkészültünk, az állományt floppy lemezre másoljuk, és kéziratként ezt küldjük el a nyomdának. A rendszeres, negyedévenkénti kézirat-, illetve lemezküldést megelőzően a Venturát kezelő szerkesztővel együttműködve meghatároztuk az egyes tétel-blokkok tipográfiai adatait, azaz betűtípusát, sortávolságát, a hasábok szélességét, hosszúságát, a lapszámozás helyét stb., s ezen definíciókat kimentettük a gép winchesterére. Ezek után az egyes KDSZ-számok megérkezésekor a lemezt és a definíciókat (az ún. stílust) betöltve a kiadvány már a megfelelő formában jelenik meg a képernyőn, s a tördelő szerkesztő feladata annyi marad, hogy a lapok tetejét, alját megfelelően alakítsa ki (pl. egy bibliográfiai leírás fele ne kerül jön át egy másik oldalra), majd nyomtassa ki az oldalakat a géphez kapcsolt lézernyomtatóval (3. ábra).

3. ábra:
Minta a Micro-ISIS alapi, Word-del kiegészített, Ventura-val tördelt-tipografizált és lézer nyomtatóval kinyomtatott kiadványból

A KDSZ a bibliográfiai tételeken és ismertetéseken kívül tartalmaz egy folyóiratjegyzéket az illető számban feldolgozott folyóiratokról, és egy kb. 100 szakcsoportból álló tartalomjegyzéket is, amelyek számonként csak minimálisan változnak. Mivel a Word-ben az ablak-technika segítségével könnyen lehet kikeresett, majd kijelölt szövegeket fájlból-fájlba másolni, arra gondoltunk, hogy ezeket érdemes egy Word-fájlba egyszer írni és ott tárolni, majd alkalmanként az aktuális, szerkesztendő KDSZ-fájlba bemásolni, ahol így már csak a módosításokat kell végrehajtani. Ezt a technikát az annotációk és referátumok bevitelénél is alkalmazzuk. Mivel az összes annotációt és a referátumok jó részét is a szerkesztők maguk készítik, ezeket közvetlenül egy, a soron következő KDSZ füzetnek nyitott Word-fájlba írjuk be, ami bármikor megtehető. Később, amikor egy szám elkészültével a Micro-ISIS-ből a bibliográfiai tételek átkerülnek a Word-be, a referátumokat hozzáíró kollégánknak már csak a külső munkatársak referátumait kell beírni, mert a többit egyszerűen kikeresi és bemásolja a már korábban nyitott “szerkesztői” fájlból.

Jelentős mennyiségű időt és pénzt takarítunk meg azzal is, hogy a referátumok lektorált, javított példányait nem íratjuk át, illetve retusáljuk olyan formára, hogy a kézirat a nyomda számára elfogadható legyen; “házon belül” nem okoz gondot, hogy javított kézirat alapján kell dolgozni.

A Word-Ventura korszak, helyesebben a Word-Ventura-ISIS 2.3 korszak nagyot lendített az indexek előállításán is. Az ISIS 2.3 belépését az indokolja, hogy időközben áttértünk a Micro-ISIS 2.3 változatának használatára, amely már módot adott arra, hogy “belenyúljunk” a betűrendezési táblázatba, s definiáljuk a rendszer számára az o-ö és u-ü karakterek rendezési sorrendjét.

Az indexek készítése a lap fő részéhez hasonlóan történik, tehát: blokkokra bontott formátummal rendezés a Micro-ISIS-ben, konvertálás, kiegészítés a Word-ben (ez esetben ez a szükséges utalóknak a tárgyszóindexbe való beépítését jelenti), lemezre másolás majd – a tipográfiai definíció után – tördelés és kinyomtatás a Ventura, illetve a lézer nyomtató segítségével (4. ábra).

4. ábra:
Minta a Micro-ISIS-szel készült, Word-del kiegészített, Ventura-val tördelt-tipografizált és lézer nyomtatóval kinyomtatott tárgyszómutatóból

 Szeretném még röviden érinteni a karakterkészlet kérdését is. Számítógépünkön a MicroTeam KEYBH.COM nevű billentyűzetátkódoló programját használjuk az ékezetes karakterek megjelenítésére, amely a CWI (Computer World International ) által javasolt kódokra épül. A Ventura magyar karakterkészlete azonban sajnos különbözik ettől, ezért egy újabb konvertáló programra volt szükség, amellyel az eltérő CWI-karaktereket a lemezek leadása előtt a megfelelő Ventura- karakterekre konvertáljuk (1. táblázat).

1. táblázat

 

Összefoglalás

Összefoglalásként elmondható, hogy a “gép előtti” korszakhoz képest az automatizálás következtében – éves viszonylatban – a következő munkálatokat sikerült megtakarítanunk a technikai szerkesztés folyamán.

Szerkesztőségi munkák:

- 1. a kb. 1200 alapcédula (a KDSZ bibliográfiai tételei) fénymásolása és lerakása a számsoros katalógusba;

- 2. kb. 400 oldalnyi (végig A4-es oldal értendő) referátumszöveg letisztázása és ellenőrzése;

- 3. kb. 5000 cédula gépelése a mutatók számára;

- 4.ezen cédulák betűrendezése;

- 5. az így készült indexek leíratása (kb. 300 oldal) és korrektúrája.

Nyomdai munkák:

- 1. a négy füzet kb. 1200 bibliográfiai tételének leírása;

- 2. a kb. 300 oldalnyi index leírása.

A közeljövő tervei

Szeretnénk elérni, hogy a KDSZ előállítása során a számítógépbe egyszer bevitt adatokból teljesen automatikusan készüljön el a sokszorosításra kész végtermék. Ehhez lényegében már csak egy dolog van hátra: a tárgyszóindex “lásd” és “lásd még” utalóinak automatikus beépítését kell megvalósítani. Erre vonatkoznak a közel jövő tervei: programozási segítséggel szeretnénk megoldani, hogy az összes utalót egyszer egy fájlba beírva a rendszer automatikusan válassza ki és írja be őket esetenként a mutató megfelelő helyére.

Tanácsaikért és segítségükért szeretnék köszönetet mondani Tar Katalinnak és Somogyi Leventének, az OSZK fejlesztési csoportja munkatársainak.

AZ ANGOL KÖNYVTÁROS EGYESÜLET LÁTOGATÁSAI A KELET-EURÓPAI ORSZÁGOKBAN. -Az angol Könyvtáros Egyesület ( Library Association ) egyre nagyobb hangsúlyt fektet a kelet-európai országban élő könyvtáros kollégákkal való együttműködésre. Idén áprilisban Paul Sturges ( Loughborouh Egyetem) az LA megbízásából Lengyelországban járt a tervezett angol-lengyel együttműködési program megbeszélésére. 1990 június folyamán szintén a LA képviseletében angol könyvtáros delegáció látogatott Észtországba és Litvániába. Az észt nemzeti könyvtár igazgatója, az Észt Könyvtáros Egyesület tagjaként nemrégiben a LA központjában járt, s megállapodtak a személycserék támogatásáról. A továbbiakban arra is lehetőség nyílik, hogy a Magyar Könyvtárosok Egyesületével történő együttműködés keretében támogatást adjanak a kormány szintű “Know-how” programhoz. ( Libr . Ass . Rec.1990. Jun .)

* NOVÁK István: Kísérlet egy Micro-ISIS adatbázis olvasói online katalógusként való használatára. = Könyvtári Figyelő. 35. évf. 1989. 2. sz. 173-182. p.