A Mikes Kelemen Program és megújult szolgáltatási felülete

Kategória: 2020/ 7-8

A Mikes Kelemen Programot 2013-ban a Diaszpóra Tanács III. ülésének zárónyilatkozatával1 indították útjára. Célja, hogy a Kárpát-medencén kívüli magyar diaszpórában felhalmozódott és a megsemmisülés szélére sodródott dokumentumörökséget összegyűjtse és rendezett módon hazaszállítva hasznosítsa.

Az adományok feldolgozására és a Kárpát-medencében történő elosztására a Nemzetpolitikai Államtitkárság az Országos Széchényi Könyvtárat kérte fel, annak hosszú időre visszanyúló, hungarikakutatásban2 és fölöspéldány-kezelésben szerzett tapasztalati okán.

A diaszpóra által teremtett kultúrkincsek becsatornázása a nemzet könyvtári hálózatába meglehetősen érdekes, kihívásokkal teli feladat, de nemzetközi viszonylatban nem példa nélküli, az Észt Nemzeti Könyvtár Tárolókönyvtára már a 2000-es évek eleje óta fogadja nemzeti diszpórájának hagyatékait.3

Az OSZK azzal, hogy elvállata a Mikes Program lebonyolítását, visszanyúlt a 20. század második felének fölöspéldány-elosztási hagyományához, módszereit azonban a 21. századi elvárásoknak megfelelően dolgozta ki. A fölöspéldány-csere olyan volumenét vállalta magára, amire már több évtizede nem volt példa, sem pedig kialakult gyakorlat. Annak ellenére, hogy a tervezés nem a 20. századi munkafolyamatok alapján történt, a korábbi fölöspéldány-kezelési gyakorlat és a Mikes Program folyamatai számos ponton átfedést mutatnak. Ugyanakkor az OSZK nemcsak saját állományának, hanem az egész Kárpát-medencei magyar könyvtári közösség gyarapítási lehetőségének tekinti a Mikes Program adományait.4

Mivel a nemzeti könyvtár saját kapacitása nem volt elégséges egy ilyen méretű adományegyüttes befogadására, a program megvalósítása szükségessé tette az adományok számára egy önálló raktár létesítését. Ezért 2015-ben a Maglódi úton bérelt a Mikes Program számára egy 650 négyzetméteres raktárat, ezt követően pedig – egy meglehetősen nagyszabású költözés után – a Váci úton, egy 700 négyzetméteres bérleménybe került a folyamatosan bővülő állomány.

A Mikes Program Váci úti raktára (Fotó: Dobóczi Zsolt)

A hazaküldött adományok összetétele igen vegyes képet mutat. Az egészen apró, két-három könyvből álló könyvadományok mellett előfordul tízezres nagyságrendű magánkönyvtár is. Az állomány gerincét azoknak a nagy észak-amerikai szervezeteknek az adományai jelentik, amelyek több esetben a teljes könyvtári állományukat hazaküldték.

Az elmúlt hat év során összesen 9 ország 27 városának több tucat magyar közössége ajánlotta fel a Mikes Programnak adományait, aminek összmennyisége megközelíti a 230 000  dokumentumot. Az adományok több mint 90%-a az Amerikai Egyesült Államok, Kanada és Ausztrália magyar közösségeitől érkezett.

A Nemzeti Könyvtár gyarapodása

A Törzsgyűjtemény mellett szinte az összes OSZK-s különgyűjtemény részesült a Mikes Program adományaiból, a Kézirattártól a Zeneműtárig. A kézirathagyatékokra jellemző, hogy a személyi és szervezeti/intézményi archívumok nem válnak el egymástól.

Az elmúlt évek5 során három nagyobb ciklusban érkeztek az adományok, melyek jelenleg a következő dokumentumtipológiát mutatják.

 

A feldolgozás lépései sok tekintetben egészében megfeleltethetők a korábbi OSZK-s fölöspéldány-elosztási gyakorlatnak. Első lépésként tipizálják a kiadványokat, majd a könyvjellegű dokumentumok esetében különválasztják a hungarikákat. Ezt követi a dokumentum azonosítása. A munkafolyamat sebességét az azonosítás gyorsasága szabja meg. Általánosan megállapítható, hogy az 1952 utáni dokumentumok – ellentétben a korábban megjelent anyagokkal – viszonylag gyorsan összevethetőek a törzsgyűjtemény állományával, ami az OSZK korszakonként változó állománynyilvántartási és feldolgozó gyakorlatának tudható be. Átlagolva körülbelül 50-70 dokumentum azonosítására képes egy kolléga egy 8 órás munkanap folyamán, de a dokumentumok bizonyos köre csak a hagyományos cédulakatalógusok és a növedéki naplók, papíralapú nyilvántartások alapján azonosíthatók be egyértelműen, így ezekben az esetekben a dokumentumok feldolgozása több időt vesz igénybe. Az eddig feldolgozott 190 000 hungarikum mintegy 10%-át az OSZK épületében dolgozó gyarapító kollégák azonosították.  A sorsuk a további hasonlítás során dől el. Az OSZK a kiadványok többségét két példányban gyűjti, így hiány estén az első és másodpéldányok kerülnek az állományba.

A Széchényi Könyvtár Integrált könyvtári rendszerének gyarapító moduljából pontosan kimutatható a Mikes Program gyarapodáshoz való hozzájárulása. Eddig összesen 7569 könyvjellegű dokumentumból 8066 példányt vettünk állományba, ezek közül 2182 kiadványból a Mikes Program előtt nem volt példánya az intézménynek. Az OSZK mintegy tízezer részegységgel pótolta periodikagyűjteményének hiányait,  és 114 eddig hiányzó időszaki kiadványt indított el az állományban (melyek között a hírlevelektől az évkönyvekig sokféle műfaj megtalálható). Az OSZK különgyűjteményei 3085 tétellel gyarapodtak a Mikes Program révén. A kézirattár jelentős gyarapodásai közé tartozik Nádas János (1903–1992) hagyatékának egy kisebb része, András Károly (1917–2004) újságíró, lapszerkesztő, politológus hagyatéka, Várdy Béla (1935–2018) amerikai magyar történész, egyetemi tanár hagyatéka, valamint Vászolyi Erik (1933–2013), a permi és az ausztráliai nyelvek tudós kutatójának hagyatéka.6 A különgyűjtemények gyarapodását részletesen bemutatja a nemzeti könyvtár márciusban indult blogsorozata.7

A Mikes-raktárban azonosított és jegyzékre vett dokumentumok mechanikus raktári rend szerint, egyszerű numerus kurrens azonosító alapján kerülnek a polcokra a raktár közel 2200 polcfolyóméterén. A hungarika könyvanyag 1500 polcfolyóméteren, a nemhungarika könyvanyag 280 méteren, a periodika anyag pedig 140 méteren helyezkedik el. A raktár polcrendszerének van még egy 250 méteres szakasza, ahol a megrendelt tételek várnak az átvételre. A polcrendszer 65-70 ezer dokumentum egyidejű tárolására alkalmas, így a feldolgozott anyag egy része ládázva van.  A véges raktári kapacitás és a folyamatosan beáramló anyag miatt az állományt rendszeresen mozgatni, forgatni kell. Az anyag forgatását a kiajánlás ritmusa adja meg. Nehézséget jelent, hogy az anyag folyamatos cirkulálása mellett statikus szempontokat is figyelembe kell venni, ami leginkább a folyóirat-gyűjteménynél okoz nehézséget. Statikus szempontot jelent az azonos kiadású művek, a többkötetes dokumentumok és az időszaki kiadványok összevárása, egy listára rendezése, ami a kiajánlás megkezdését megelőző teljes feldolgozással lenne elérhető. A statikus szempontok érvényesítése könnyebbséget jelent a felhasználóknak, mivel egy-egy azonos kiadást nem kell újra és újra listánként áttekinteni, az összetartozó műveket együtt lehet megrendelni. Továbbá megkönnyíti a dokumentumok elosztását azáltal, hogy a dokumentumra beérkező többes kérések egyidejűleg teljesíthetők. Az időszaki kiadványok esetében pedig egyenesen elengedhetetlen, hogy egy-egy cím rendezetten, az összes beérkezett számával együtt kerüljön kiajánlásra. A statikus szempontok érvényesítéséhez a beérkező adományokat célszerű összevárni és a feldolgozási folyamat során ellenőrizni a teljes állományt az összetartozások megállapításához. A felhasználóbarát statikus szempontok teljes betartása időben jelentősen kitolja az amúgy is több éves kiajánlási időszakot, így szükséges a különböző szempontok harmonizálása a feldolgozási folyamat során. Emellett az anyag eltérő volumenű beáramlása és elszállítása, továbbá a változó projektfeltételek adta ciklikusság olyan körülményeket teremt, ami a Mikes Program munkafolyamataitól nagymértékű adaptivitást követelt meg az elmúlt években.

A Kárpát-medence könyvtárainak gyarapodása

A dokumentumok kiajánlása 2016 áprilisában indult meg, ekkor az OSZK honlapjának Mikes-aloldalán kerültek közlésre a listák, ahol azt rögtön meg is rendelhették az érdeklődők. A felület hátránya volt, hogy a megrendelőket nem lehetett egyértelműen azonosítani és a felajánlott dokumentumokról közölhető információ is limitált volt. Kezdetben ajánlólistáink tételszáma akár ezer dokumentumot is tartalmazhatott, de az első két év tapasztalatai megmutatták, hogy ez a hétről hétre kikerülő mennyiség – kiegészülve a Könyvtári Intézet fölöspéldányjegyzékeivel – kezelhetetlen a gyarapító könyvtárosok számára, így 2017-től ötszáz címben szabtuk meg listáink méretét.

A felajánlott dokumentumok hasznosulását sok tényező befolyásolja. Egyrészt a kérőoldali körülmények, úgymint a gyűjtőkör és az elszállítási kapacitás, másrészt a felajánlói oldalról a könyvek állapota, a kiadványra beérkezett kérések száma, a listák nagysága, a felkínált dokumentumok keresettsége. A program indulásakor a listák hasznosulása – köszönhetően az újdonság erejének is – sok estben elérte a 60-70%-os arányt. Négy év összesítésében a program keretében felajánlott dokumentumok 48%-a hasznosult.

 

A 391 listán felajánlott 162 277 dokumentumra 132 904 kérés érkezett, amiből 77 537 kérést tudott teljesíteni a Mikes Program. A hasznosulási arány azonban nem mutatja meg teljes egészében a dokumentumok iránti tényleges igényt, hiszen a  dokumentumok iránti érdeklődés valójában 82% körül van. Érdemes még dokumentumtípus szerinti bontásban is megvizsgálni a hasznosulási arányt, mivel nagy különbségek mutatkoznak benne. A listára kerülő dokumentumokat a következő módon csoportosítjuk: könyv (hungarika), könyv (nemhungarika), zenei dokumentumok.

Az ábrából kiderül, hogy a nemhungarika könyv dokumentumok hasznosulási aránya a legalacsonyabb, míg a könyvhungarika és zenei dokumentumok hasznosulása közel azonos. Ha a hasznosulási tendenciákat előre vetítjük, a Mikes Program kiajánlott tételeinek közel 50%-os hasznosulásával tervezhetünk, hiszen az eddig hazaérkezett adományok 4/5-ét feldolgoztuk, és 3/4-e már átesett a kiajánláson.

 

A teljesített kérések 2/3-a belföldi igénylés, míg a jelenlegi 184 partnerünk közül 30 határon túli. Tehát a 19% határon túli partner generálja a kérések 33%-át. Ebből az adatból világosan kiderül, hogy a határon túli magyar intézmények Mikes-dokumentumok iránti igénye jóval magasabb a hazai intézményekénél. Ezen igények kielégítésének pedig elsődleges feltétele a határon túlra való kiszállítás biztosítása, ami egybevág a Nemzetpolitikai Államtitkárság elképzeléseivel és a nemzeti könyvtárnak a 30/2014. (IV. 10.) EMMI rendeletben előírt feladatával, a határon túli könyvtárak hungarikumgyarapításának támogatásával.8

Az OSZK és a Kárpát-medencei könyvtárak a Mikes Programmal jelentős gyarapítási lehetőséghez jutnak. A Mikes Program lebonyolításának többéves tapasztalata pedig hozzájárult a feldolgozási folyamat fejlesztéséhez, és lehetővé tette a szolgáltatási felületünk megújítását is.

A megújult szolgáltatási felület

2020 májusában, két év fejlesztés után elindult a Mikes Program új integrált rendszere a https://mikesprogram.oszk.hu/ webcímen. A korábbi HTML-alapú kiajánlási nézet statikus megjelenési felületet biztosított, a tételek életútját azonban nem tudta követni. Az új rendszer képes mind a feldolgozási, mind a kiajánlási folyamatokat kezelni, így egyesítve a munkafolyamatok eddigi fragmentált egységeit. Az új adatbázis a Z39.50 protokoll segítségével, a kiadvány IKR-azonosítója alapján lekéri az OSZK adatbázisban kiválasztott katalógusrekord előre definiált mezőinek bibliográfiai adatait. A Mikes-rendszerbe importált és ott keletkező rekordok így a kiajánlást megelőző, majd az azt követő munkafolyamatokban is integráltan vehetnek részt.

A szolgáltatási felület a munkafolyamatok támogatásán túl a felhasználók gyarapítási döntésének és a rendelés folyamatának megkönnyítését célozza. A felülethasználat a korábbiaktól eltérően regisztrációhoz és engedélyezéshez kötött. Ennek köszönhetően a felhasználók az egyszeri regisztráció után minden egyes újonnan felkerülő listához hozzáférhetnek anélkül, hogy adataikat újra és újra meg kellene adniuk.  A felhasználók azonosítása e-mail-cím alapján történik. A programhoz a korábbi évek során csatlakozott partnereinket előregisztráltuk az új rendszerbe, nekik tehát regisztrálniuk nem kellett. Helyette az elfelejtett jelszó gomb megnyomásával állíthatnak be új jelszót.

 

Nyitóoldal

A honlap fő funkciói a felső menüsorban találhatóak. A Mikes Program-logóval ellátott menüpont a nyitóoldalra navigál, ahol a program történetének összefoglalását és új híreit lehet megtekinteni. A rendeléssel kapcsolatos praktikus tudnivalók az Információ menüben, a gyakran ismételt kérdésekre adott válaszok formájában olvashatók. A felhasználók fiókjuk adatait a Saját tér menüpont alatt találják meg. A Saját tér felületén tudják megváltoztatni a jelszavukat, valamint itt kísérhetik figyelemmel igényelt dokumentumaik listáját.

 

Saját tér