A lett-magyar közös rendezésű konferencia előkészítése és megrendezése

Budapest, Oslo, Barcelona, Copenhagen, Amsterdam, Tampere, Stuttgart, Szombathely, Sheffield. Azon felsőoktatási intézmények otthonai, amelyek kezdeményezésére 1993-ban elindult a fiatal könyvtárosok és információs szakemberek egyik legnagyobb, BOBCATSSS elnevezésű konferenciasorozata. Budapest nem véletlenül foglal el előkelő helyet az alapító városok felsorolásában, az első, sőt az első hat konferenciának fővárosunk adott ugyanis otthont. Budapest 2005-ben volt utoljára szervezője a nemzetközi rendezvénynek, míg Magyarország utoljára 2011-ben volt házigazda a Nyugat-magyarországi Egyetem szervezésének köszönhetően.

XXVI. BOBCATSSS konferencia a magyar szervezők szemével

2018. január 24-26. közt immár huszonhatodik alkalommal rendezték meg a könyvtárosok és információs szakemberek egyik legnagyobb vándorkonferenciája, amely ez évben Rigában, a Lett Tudományegyetem, valamint az Eötvös Loránd Tudományegyetem közös szervezésében valósult meg, s mint mindig, most is igen nagy sikernek örvendett.

Miért fontosak ezek a rendezvények?

A könyvtárosság egyszerre jelent egy tudományterületet és egy szakmát, éppen ezért a hallgatóknak képzésük során mind elméleti, mind gyakorlati tudást el kell sajátítaniuk a választott területről. A tudás azonban nem minden, rendkívül fontos a szakmai közösséggel való kapcsolattartás is, ezt szolgálják a magyarországi rendezvények, valamint levelezőlisták, és erre kiválóan alkalmasak azok a rendszeres konferenciák is, amelyek sorába a BOBCATSSS is tartozik. Az ilyen rendezvényeken a legújabb – hazánkban adott esetben még kevéssé ismert – trendek megismerése mellett lehetőség van olyan kapcsolatok építésére is, amelyek a későbbiekben mind az egyéni fejlődést, mind az intézményi együttműködéseket elősegítik. A 2018-as lett-magyar BOBCATSSS is ilyen céllal indult.

De hogy is LETTünk partnerszervezői az immár 26 éves múltra visszatekintő szimpóziumnak?

A felkérés az ELTE „veterán” BOBCATSSS-es doktorandusz hallgatóján, Nemes Lászlón keresztül érkezett a Bölcsészettudományi Kar Könyvtár- és Információtudományi Intézetéhez. László évek óta képviseli egyetemünket a rendezvényen, amelynek során számos nemzetközi kapcsolatra tett szert. Egy ilyen ismeretség révén kereste meg őt 2016 augusztusában Lelde Petrovska, a Lett Tudományegyetem hallgatója, a 2018-as konferencia lett főkoordinátora, hogy közvetítse együttműködési szándékukat a „budapesti” egyetem irányába.

Az ajánlatot Intézetünk oktatói, valamint hallgatói igen nagy lehetőségnek tartották, így 2016 szeptemberében elfogadták a felkérést. Innentől kezdve másfél év kemény munka következett, mely a visszajelzések alapján ez év januárban meghozta értékes gyümölcsét.

A magyar szervezőbizottság és feladatai

Oktatói részről koordinátorunk a nemzetközileg is elismert Barátné Hajdu Ágnes lett, aki az IFLA igazgatótanácsának tagja, a Magyar Könyvtárosok Egyesületének elnöke, valamint az ELTE Könyvtártudományi Tanszékének vezetője. Hajdu tanárnő mellett Bella Katalin tanárnő segítette még munkánkat, aki konferenciánk egyik keynote speakere is volt. A tanárnőnek nem csak kutatási területe illeszkedett konferenciánk fő témájához (The Power oF Reading), de maga is szervezője volt a 2005-ös budapesti BOBCATSSS konferenciának, így hasznos tanácsokkal tudott ellátni minket.
Kiszl Péter Intézetigazgató úr felkérésére hallgatói koordinátorként Farkas Csenge, informatikus könyvtáros mesterszakos hallgató fogta össze a magyar szervezői csapatot, tartotta a kapcsolatot oktatóinkkal, a lett munkacsoportok irányítóival, valamint a főszervezővel. A koordináció mellett természetesen két munkacsoport munkájában (Finances and Sponsors, Content) is aktívan részt vett.

Csenge a szervezőbizottság tagjai közé 2016 őszén Bálint Dánielt, végzett könyvtárszakos hallgatót, az Országgyűlési Könyvtár munkatársát, Kállai Anitát, végzős hallgatót, az Egyetemi Könyvtár munkatársát, Móring Tibort, végzős könyvtáros hallgatót, az EK diákmunkatársát, Pataki Fruzsinát, végzős könyvtáros hallgatót, Fabulya Gabriellát, filmszakos hallgatót és Pongrácz Dorottyát, angol és magyar mint idegen nyelv tanárt kérte fel. A szervezői csapatot erősítette még Nemes László, doktorandusz, a Magyar Információtudományi Alapítvány (MITA) elnöke is. Igaz nem állandó szervezőink, de fontos megemlíteni doktoranduszainkat, Winkler Beát, Sörény Edinát, valamint Hubay Miklóst is, akik részt vettek a beérkező absztraktok elbírálásában, az ő munkájukat ezúttal is köszönjük.

Bár oktatóink igyekeztek polihisztor könyvtárosokat képezni belőlünk – értünk a pénzügyekhez, a marketinghez, a menedzsmenthez –, szervezőink mégis a lettekhez hasonlóan munkacsoportokba tömörültek, és ki-ki a hozzá legközelebb álló területen kamatoztatta szervezői készségeit.

Mivel a szervezés első és egyik legfontosabb feladata a konferencia mottójának, valamint fő- és altémáinak kidolgozása volt, először a Content team kezdte meg munkáját. A magyar csapattagok, Farkas Csenge, Pataki Fruzsina, valamint Móring Tibor ezen kívül az előadások bírálati szempontjainak kidolgozásában, valamint a konferencia népszerűsítésében (Valóságos könyvtár, könyvtári valóság (VKKV) konferencia előadás, BOBCATSSS tájékoztató a könyvtáros hallgatóknak) vettek részt. Ahogy azt korábban már írtuk, oktatóink, valamint intézetünk doktorandusz hallgatóinak támogatását elsősorban ezen munkacsoport élvezte.

A pénzügyekkel és támogatók keresésével foglalkozó munkacsoportunkban Bálint Dániel, Kállai Anita, valamint Farkas Csenge dolgozott. A csapat legfőbb feladata a szponzorcsomagok és költségvetésünk kidolgozása, valamint brossúrák készítése (angol és magyar nyelven) volt, melyekkel felvettük a kapcsolatot potenciális támogatóinkkal. Szervezőink ezen munkacsoportban kapták a legtöbb „külső” támogatást. Nagy Rolandnak, az ELTE Egyetemi Könyvtár munkatársának, valamint Nemes Lászlónak köszönhetően sikerült felvennünk a kapcsolatot több nagy adatbázis szolgáltatóval és kiadóval, valamint a Külgazdasági és Külügyminisztériummal is. Sajnálatos módon megkereséseinkre igen kevés pozitív visszajelzés érkezett. A konferencia magyar részről származó forrásait végül három szervezet, a Magyar Információtudományi Alapítvány, a Külgazdasági és Külügyminisztérium, valamint az ELTE BTK Hallgatói Önkormányzata biztosította, ők azonban igen komolyan vették a könyvtáros hallgatók, s rendezvényünk támogatását. Az említett szervezetek, valamint a Minisztérium összességében mintegy 3 millió forinttal járult hozzá a szervezéshez, melyet a konferenciaszervezés közvetlen (keynote speakerek utazási és szállásköltségei, photowall nyomtatása, BOBCATSSS logóval ellátott vizespalackok legyártatása), valamint kapcsolódó költségeire (szervezők utazása, szállása) fordíthattunk/használhattunk fel.

Social media teamünket magyar oldalról nem könyvtárszakos hallgatóink alkották. Fabulya Gabriella és Pongrácz Dorottya részt vettek a konferencia logótervezésében, az invitation video vágásában, valamint a közösségi médiás felületek kezelésében és a rendezvény különböző platformokon (Facebook, Twitter, Instagram) történő népszerűsítésében. Dorottya mint angol és magyar mint idegen nyelv szakos tanár több team munkáját (Finances & Sponsors, Coordination) is segítette korrektúrázásával, így biztosítva rendezvényünk kommunikációjának jó megítélését.

Coordination teamünket magyar részről egy ember, Kállai Anita alkotta, aki a EUCLID cikkek, hírlevelek elkészítéséért felelt, valamint közreműködött a konferencia után kiküldött értékelő kérdőívek kidolgozásában.

Együttműködés, kapcsolattartás

Mivel szervezőink többsége egyetem és munka mellett végezte konferenciával kapcsolatos feladatait, ráadásul két külön országban, talán nem meglepő, hogy elsősorban online tartottuk egymással a kapcsolatot. Bár a legtöbb megbeszélésünk Facebookon folyt, az átláthatóság kedvéért feladatkezelőkben vezettük aktuális projektjeinket, határidőinket, eredményeinket. Köszönhetően a lettekkel történő együttműködésnek, megismerkedhettünk a Basecamp nevű feladatkezelővel, melynek minden magyar és lett szervező tagja volt. Itt tároltuk konferenciánk logóját, hivatalos levelezéseink sablonjait, keynote speakereink bemutatkozásait, szponzorcsomagunkat, költségvetésünket és minden, munkánkhoz szükséges információt. Magyar csapatunk emellett a Trello nevű feladatkezelőben vezette és követte nyomon teendőit. Oktatóinkkal a konzultáció általában személyesen és emailek útján történt. Bár igen nehéz volt a szervezőket egyetem és munka mellett összehozni, bizonyos időközönként meetingeket is tartottunk.

A konferencia

Csapatunk természetesen nem csak a szimpózium megszervezésében, de lebonyolításában is aktívan részt vett. Közel 1 hetes rigai tartózkodásunk során előkészítettük a konferencia helyszíneit, a rendezvény forgatókönyvét, részt vettünk a regisztráció, valamint a szekciók lebonyolításában, moderálásában, s természetesen igyekeztünk a social media nyújtotta lehetőségekkel informálni a résztvevőket és érdeklődőket egyaránt.

Közel másfél éves munkánk 2018 februárjában ért véget, a rendezvény sikerességét pedig mi sem bizonyítja jobban, mint statisztikáink. Háromnapos rendezvényünkön 194 résztvevő fordult meg a világ minden tájáról (az USA-tól Új-Zélandig), 26 paper prezentáció, 9 workshop, 18 poszter-, valamint 4 PechaKucha prezentáció hangzott el, gálavacsoránkon pedig 140 vendég vett részt, melynek keretein belül 450 pohár finom bor elfogyasztása mellett folytattak a résztvevők élénk szakmai tapasztalatcserét.

A szervezés nem kevés időt, munkát, energiát igényelt, de a magyar, s a lett szervezők nevében is bátran mondhatjuk, hogy az nem csak szakmai fejlődésünkhöz járult hozzá, de sok esetben személyiségünkön is pozitívan változtatott.

A következő BOBCATSSS-et ezúttal kicsit közelebb, Eszéken rendezik meg. A jövő évi szervezőknek ezúton is sok sikert, kitartást és ami a legfontosabb, sok támogatót kívánunk.

Megjegyzés

A magyar szervezői csoport ez évben kiadja a BOBCATSSS 2018 szervezéséről szóló tanulmányát, amelyben bővebb kifejtésre kerülnek a fent említett témák. Természetesen a kiadványban közzé fogjuk tenni a rendezvény legemlékezetesebb pillanatainak fotóit is.