Az Eötvös Loránd Tudományegyetem öt évvel ezelőtt, a 2010. év végén vásárolta meg az ALEPH integrált könyvtári rendszert (IKR). Az egyetem nyilvános közbeszerzési pályázatán nyertes Ex-Lh Kft. a könyvtárosokkal együttműködve már a szerződéskötés napján megkezdte az addig használt Horizon rendszerről való zökkenőmentes áttérés előkészítését, az összes modulra kiterjedő oktatás megszervezését, amelynek eredményeként hat hét múlva mind a kölcsönzés, mind a hagyományos és időszaki kiadványok katalogizálása az új IKR-ben történt.

Előzmények

Az Egyetemi Könyvtárban a magyarországi intézményekhez hasonlóan a munkafolyamatok egészére kiterjedő gépesítést megelőzően egy részterület automatizált kezelését tűzték ki célul. Elsőként a periodikák szolgálati katalógusának gépi adaptációját kívánták megvalósítani a Base III Plus adatbáziskezelő-program segítségével, de a tervek között szerepelt egy egységes kardex- és rendelés-nyilvántartás kialakítása, a kurrens állománnyal kapcsolatos kiadványok szerkesztése is. Törekvéseik között szerepelt a könyvtárközi együttműködés kialakítása lemezek cseréjével, illetve online módon. 1989-ben megkezdődött a könyvek gépi feldolgozásának előkészítése: ehhez saját fejlesztésű programot (Biblios) dolgoztak ki a könyvtár munkatársai, amelynek dokumentációja még abban az évben elkészült. A tényleges munka 1990-ben kezdődött meg, és egészen 1995-ig e rendszerben történt a bibliográfiai leírások elkészítése.
1995-ben az ELTE könyvtárainak fejlesztési koncepciója egy modern könyvtári hálózat kialakítását tűzte ki céljául a korábban megvásárolt Horizon integrált könyvtári számítógépes rendszer üzembe állításával.¹ A rendszer valamennyi moduljának használatba vétele azonban csak 1998-ban valósult meg, ekkor már a gyarapítás, valamint a folyóira­tok katalogizálása is a Horizon keretében történt. Három magyarországi egyetem könyvtára (Semmelweis Egyetem, Miskolci Egyetem, Eötvös Loránd Tudományegyetem) között szoros együttműködés alakult ki az azonos IKR használata kapcsán: szakembereik egységes szabályokat hoztak létre, a rendszeradminisztrátorok és a katalogizálók között rendszeres volt az együttműködés. Az ELTE-n másfél évtizedes használat után érett meg a helyzet a váltás szükségességének megfogalmazására. A legfontosabb érvek között szerepelt a fenntartási költségek jelentős megemelkedése (amelynek oka a Semmelweis Egyetem és a Miskolci Egyetem könyvtára rendszerből való kilépése volt), valamint a szükséges magyarországi fejlesztések elmaradása. Ennek következményei azok a hiányosságok is, amelyek a feldolgozómunka és az információkeresés hatékonyságát gátolták. A legfontosabb problémák az alábbiakban foglalhatók össze:

• Az egyedi leltárnapló nem volt integrált része az ELTE-n használt verziónak.
• A bibliográfiai rekordok importja rendkívül körülményes volt, hiányzott a rendszerbe építhető úgynevezett fix rutinok (az átemelt rekordok automatikus megfeleltetése a MARC21 szabványnak) lehetősége.
• A Horizon egyetemen alkalmazott verziója csak a transzliterálást támogatta, a meglehetősen korlátozott számú karaktert tartalmazó ALA kódkészletet használta, amely alkalmatlan volt a latin betűs írástól eltérő írásrendszereket használó dokumentumok adatainak alternatív grafikus megjelenítésére.
• Nem felelt meg a hatékony, gyors információkeresés követelményének: korlátozott volt a keresőkérdések szűkítésének vagy bővítésének lehetősége, az ismérvek megfelelő kombinációja, valamint a logikai operátorok alkalmazása.

2009-ben az ELTE Szenátusa határozatban² rögzítette könyvtárfejlesztési stratégiáját, amelynek lényeges pontja egy olyan egységes alapelvek szerint működő, összehangolt szolgáltatásokat nyújtó könyvtári rendszer létrehozása, amely „gyorsítja az oktatók, kutatók és a hallgatók információhoz való hozzájutását és felhasználóbarát a hálózat minden egységében.”³ Fontos szempontként szerepelt a hatékonyság, az erőforrások gazdaságosabb felhasználása. Ennek érdekében az ELTE tagkönyvtárai egymással együttműködve, a korszerű információs technológiákat alkalmazva biztosítanak hozzáférést az intézmény tudásvagyonához az egyetem polgárai, a tudományos közösség tagjai, valamint a szélesebb közönség számára. A határozat nyomatékosan megfogalmazza annak szükségességét, hogy a földrajzi tagoltsága ellenére (az ELTE-n több mint ötven kari, intézeti, tanszéki és karon kívüli könyvtár funkcionál) az egész intézmény könyvtári rendszerében egy közös integrált könyvtári rendszer működjön, és abban valamennyi újonnan beszerzett dokumentum elérhető legyen.

Új integrált könyvtári rendszer beszerzésének előkészítése

Az integrált könyvtári rendszer elodázhatatlanná vált lecserélésének előkészítése egymással párhuzamosan több szálon is megindult. Fel kellett mérni, hogy az új rendszer milyen elvárásoknak kell hogy megfeleljen, milyen kínálatból választhatnak az ELTE könyvtárai, és hogy mekkora a rendelkezésre álló forrás.
A műszaki követelményekről megindultak a tárgyalások az ELTE Informatikai Igazgatóságával. Elsődleges szempontként fogalmazódott meg, hogy az új szoftvernek az ELTE intézményi felhőjébe – virtuális szerverparkjába – kell beilleszkednie,⁴ de felmerültek olyan megoldások is, mint a vékony kliens rendszerű hálózat kiépítése. További fontos szempont volt, hogy az idézett szenátusi határozattal összhangban egy komplex, az egyetem teljes digitalizált állományára is kiterjedő szolgáltatási rendszer valósuljon meg.
Az elvárások feltérképezéséhez kapcsolódott két kérdőíves felmérés. Az egyik a könyvtárhasználók, a másik a könyvtárosok elégedettségét vizsgálta az ELTE-n használt könyvtári rendszerekkel kapcsolatban. A visszajelzések nagyjából igazolták az általunk megfogalmazott hiányosságokat, problémákat, illetve további szempontokra is rávilágítottak. Elsősorban a felület megjelenésével és alakíthatóságával, valamint a keresési és lementési lehetőségekkel voltak elégedetlenek. A könyvtárosok pedig a magyar támogatás hiányát, a WebOPAC elavultságát, valamint a többkötetes és analitikus feltárás megoldatlanságát kifogásolták.
A hazai piacon elérhető integrált könyvtári rendszerek kínálatának felmérése az azokat működtető könyvtárak meglátogatásán, a terjesztők és használók bemutató előadásain és szakcikkein, valamint az azokkal már kapcsolatba került kollégák tapasztalatain alapult. Az ELTE integrációja során csatlakozott új karok eleve más könyvtári rendszereket hoztak magukkal. A tapasztalatokat integrált könyvtári rendszerenként, és azonos szempontok szerint kialakított két táblázat foglalta össze: egy-egy műszaki és funkcionális paramétereket tartalmazó táblázat, és egy-egy erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és veszélyeket felsorakoztató SWOT analízis készült.
Az adatok összegyűjtése után megkezdődhettek a konkrét tárgyalások a szükséges források előteremtésére. Ehhez az egyetem vezetése számára döntés-előkészítő anyag készült, amely az egyetemi stratégiai elvárások rendszerébe illesztve mutatta be a könyvtárak által képviselt számszerűsített értékeket, vagyont, és ezzel összefüggésben a fejlesztés tétjét. Kitért az új integrált rendszer beszerzésének részletes indoklására, az eredményességi, stratégiai és technikai kritériumokra is. Nem kerülhette meg az ingyenes könyvtári rendszer bevezetésének vizsgálatát sem, amelyben nem látta a kívánt funkcionalitás és a stabil fenntarthatóság biztosítását. Belekerültek az egyes integrált rendszerekről készült SWOT analízisek. A dokumentumot a megvalósításra vonatkozó konkrét, alternatívákat is tartalmazó javaslatok zárták.
A közép-magyarországi régió uniós infrastrukturális beruházásokból csak korlátozottan részesülhet, így végül nem sikerült annyi forráshoz jutni, ami lehetővé tette volna, hogy az integrált könyvtári rendszer cseréje összekapcsolódjon a korszerű, digitális világ elvárásainak is megfelelő eszköz bevezetésével. Ezért egy olyan rendszer beszerzésére kellett felkészülni, amely kiküszöböli az eddigi funkcionális problémákat, egyben magában hordozza a bővítés lehetőségét is.
A behatárolt anyagi keretek ismeretében először is meg kellett vizsgálni a Horizon fejlettebb változatára való átállás alternatíváját, feltételeit.  A Horizon (a legújabb verzió elnevezése Symhony) a világ egyik piacvezető integrált könyvtári rendszere.⁵ Az 1990-es évek végén Magyarországon megnyerte a MOKKA pályázatát is, és ezzel párhuzamosan szerephez jutott a német közös katalogizálás megújításában.⁶ A MOKKA fejlesztést végül a Dynix nem valósította meg. Ezzel meghiúsult az a törekvés, hogy a hazai könyvtári követelmények erőteljesebb érvényesítése érdekében legyen a Horizonnak magyarországi képviselete.⁷ A magyar partnerek számára a Horizont német terjesztő közvetítette, így a hazai adaptálását megelőzte a német környezetbe való átültetés, bonyolultabbá téve a rendszert, és lelassítva az eredeti fejlesztések és frissítések átvételét. A Dynix és Sirsi cégek összevonása után a SirsiDynix korábbi termékei fejlesztésének megszűnéséről döntött. A fejlesztőkkel folytatott tárgyalásokon nem sikerült elérni sem azt, hogy a terméket ne a német közvetítőn keresztül biztosítsák, sem azt, hogy a Horizont kiváltó termékükhöz, a Symphony rendszerhez szoftverfrissítésként lehessen hozzájutni.
Maradt tehát a közbeszerzés kiírása. A lebonyolítók döntése értelmében bírálati szempontként csak az ár és a teljesítési határidő jöhetett számításba. A rendszer bekerülési ára mellett összességében ugyanolyan súllyal szerepelt a következő években fizetendő szoftverkövetés és karbantartás díja. Mivel egy működő rendszert kellett lecserélni a könyvtárak zökkenőmentes üzemelésének fenntartásával, az akadémiai év felépítéséből adódóan az áttérésre nem lehetett két hónapnál hosszabb időt biztosítani. A pontozásba így bekerült a teljesítési határidő, és a késedelmi kamat mértékének vállalása is. Ez az értékelési mód azonban nem volt elég az elvárt funkcionalitás és minőség garantálására, ezért egy nagyon részletes műszaki leírás társult az ajánlati kiíráshoz.⁸
A műszaki dokumentáció tartalmazta az ELTE könyvtári struktúrájára vonatkozó szükséges ismereteket, a migrálandó adatok körét – a mintegy kétmillió különböző átviendő rekordok típusonkénti megoszlását, szerkezetét, valamint a jogosultsági és hozzáférési igényeket. Az informatikai környezet elvárásait az Informatikai Igazgatóság munkatársai, míg a teljes könyvtári funkcionalitást lefedő követelménylistát a könyvtárosok állították össze.
A határidő szűkre szabott kerete, a feladat monumentalitása, egyes elemeiben innovációt kívánó újszerűsége, és a nem „dobozos” termékekhez igazodó, hanem az egyéni igényeket teljes részletességében felvonultató műszaki leírás nehéz feladat elé állította a pályázókat. A tenderre összesen három jelentkező adta be az ajánlatát. Egyikük terméke a kötelezően előírt bemutatón nem tudta felmutatni a meghatározott funkcionalitást, míg a másik két pályázat közbeszerzés-technikai okokból bizonyult érvénytelennek. A nyári átállás így meghiúsult,  az eredménytelenség miatt új kiírást kellett közzétenni. Mivel az átállás ideje ezúttal a téli vizsgaidőszak környékére esett, a kölcsönzés leállítását két hétre kellett limitálni. A második körben az Aleph integrált könyvtári rendszer pályázata nyert.

Aleph integrált könyvtári rendszer az ELTE-n

A hosszú és kiterjedt előkészítő munka meghozta gyümölcsét. A Horizonról való átállás – a szállító, az Informatikai Igazgatóság és a könyvtár munkatársi erőfeszítésének köszönhetően – a tervezett ütemben és az adott keretek közé szorított elvárásokat részben túl is teljesítve megtörtént.
Az új rendszerre való áttérés pontosan kidolgozott terv szerint zajlott: a Horizon egyes moduljainak előre meghatározott időpontokban történt leállásával egyidejűleg indult az adatok teljes körének áttöltése. A komplett adatbázis konverziója, amely magába foglalta valamennyi, korábban is a közös IKR-ben dolgozott egység adatállományát, másfél hónap alatt befejeződött. Összességében 500.000 bibliográfiai rekord és 785.000 példányrekord, valamint az összes kölcsönzési, gyarapítási és history rekord átkerült az új rendszerbe. A munkálatok elvégzése mindössze két hetes lezárást igényelt: ezt követően az összes munkafolyamat (kölcsönzés, hagyományos és időszaki kiadványok katalogizálása) már az Aleph IKR-ben történt.
Az Aleph két, országosan unikális megoldást is megvalósított a fejlesztés során. Az intézményi „felhőben” – a virtuális szerveren – történő működést, és a nem latin karakterű művek nemzetközi szabványon alapuló feldolgozását. A könyvtárhasználók végre korszerű online katalógust kaptak, egyben az online felületen a kölcsönzési funkciók is egyszerűbbé váltak, illetve kibővültek. A katalógus tartalma kiszélesedhetett a többféle dokumentumtípus feldolgozását lehetővé tevő katalogizáló modul következtében. A globális-lokális olvasói rekord kezelése eredményeképpen egy olvasó egyetlen ELTE könyvtárba beiratkozva az egyetem több könyvtárának is tagja lehet úgy, hogy közben könyvtáranként eltérő kölcsönzési szabályok is megengedettek. A könyvtárosok számára legfontosabb „bónusz” funkció, hogy az Aleph telepítésével egy osztott katalógust is kaptak az ELTE könyvtárai, így a magyar és a világ számos nagy egyetemén is használt Aleph-katalógusok leírásai egy mozdulattal beemelhetők az ELTE-katalógusba. Ez nagyságrendekkel meggyorsította az egyetem számos idegen nyelvű gyűjteményének gépi katalogizálását. A digitális környezettel összefüggő fejlesztéseket anyagi lehetőségek hiányában ebben az ütemben nem lehetett megvalósítani. A bővítés azonban folytatódhat, mert az Aleph maga is rendelkezik ilyen típusú modulokkal, illetve olyan illesztő moduljai is vannak, amelyeken keresztül digitális szolgáltatásokhoz kapcsolódhat.

A migrálás folyamata

Az Egyetemi Könyvtár által összeállított forgatókönyv tartalmazta a szabványos MARC bibliográfiai rekordok (az Aleph bármely MARC szabványt tudja kezelni), valamint az authority rekordok és a hivatkozásaik átvételét. Összeállítottuk a példányrekordok adatainak konvertálási elemeit, a konverzió a bibliográfiai rekord és példányrekord közötti kapcsolatok felépítését is magába foglalta (az egy bibliográfiai rekordhoz tartozó példányrekordok száma korlátozás nélküli). Az alapértelmezett űrlaptípusok tartalmazzák a 000 és 008 mezőkben a MARC21 szabványból következő dokumentumtípushoz kapcsolódó, illetve a tranzakciókból automatikusan levezethető kódokat. Az űrlapban megadott mezők értékei a katalogizálási folyamat során igény szerint módosíthatók a beépített űrlapok segítségével. A bibliográfiai rekordazonosító száma automatikusan belekerült a bibliográfiai rekord 001-es mezőjébe.
Az importált rekordok csak egy ellenőrzési folyamat után kerültek a szerverre. A kontrollt a rendszer egyik beépített szerviz programja biztosította, rekordegyezés esetén az Aleph merge funkciója használatával egyesíteni lehetett a rekordokat.
Fontos feltételként szabtuk meg, hogy az Aleph export formátum az adott könyvtár igényeinek megfelelően módosítható, szabadon paraméterezhető legyen. Ezzel például a MOKKA, az ODR, a MOKKA-R számára is biztosított a rekordok előírt formátumban való szolgáltatása.

Az adatbázis további bővítése

A konverzió utáni ellenőrzésekkel, a szükséges korrigálásokkal párhuzamosan megkezdődött a közös IKR-től eltérő rendszerekben, nyilvántartásokban feltárt kari, tanszéki, középiskolai adatállományok áttöltésének az előkészítése. A feladatokat három fő csoportba soroltuk, bár egy-egy csoporton belül is különböző megoldások kidolgozása mutatkozott célravezetőnek:⁹

• a Bárczi Gusztáv Gyógypedagógiai Kar (BGGYK) és a Pedagógiai és Pszichológiai Kar (PPK) könyvtárainak csatlakozása az Aleph rendszerhez;
• az ELTE könyvtári hálózatához tartozó, különféle adatbázisokat használó iskolai könyvtárak számára közös lekérdező felület kialakítása;
• egyes feltáratlan állományrészek feldolgozása az integrált könyvtári rendszerben.

A BGGYK korábban a Corvina rendszerben dolgozott, leírásait a USMARC és a MARC21 szabvány szerint készítette el. (Az egyetem tagkönyvtárai mind a korábban használt Horizon rendszerben, mind az új IKR-ben a MARC21 szabvány szerint dolgoztak, dolgoznak.) Olyan bibliográfiai rekordok is fellelhetők voltak az adatbázisában, amelyek korábban egy ISIS rendszerből kerültek áttöltésre. A migrálás során összesen 81.036 példányrekord került az új IKR-be.
A PPK Könyvtára az SrLIB integrált rendszert használta, és az ELTE többi könyvtárától eltérően a HUNMARC szabályzat szerint dolgozott. Adatbázisának áttöltésekor 101.065 példányrekorddal növekedett az Aleph IKR-ben lévő példányrekordok száma. Az eltérő rendszerek, és a különféle MARC szabványok alkalmazásából, a nem tökéletes duplumszűrésből adódó hibák javítása előre megtervezett ütem szerint folyik. A rekordok korrigálása részben automatizálható, részben viszont manuális beavatkozást kíván. A két kar közös rendszerhez való csatlakozása a több évet igénybe vevő utómunkálatok ellenére is jelentős eredmény, mert ezzel az ELTE valamennyi kari könyvtára azonos integrált könyvtári rendszert használ. Mindez összhangban van az Egyetemi Könyvtár hálózati reformkoncepciójának elfogadásáról szóló szenátusi határozattal, az egységes integrált rendszer kötelező bevezetésének és az egyetemi egységes virtuális könyvtári rendszer kialakításának követelményével.
Az ELTE könyvtári hálózatához tartozó iskolai könyvtárak különféle adatbázisokban tárják fel dokumentumaikat. E rendszerek megtartása mellett olyan közös lekérdező felület kialakítását tűzte ki célul az Egyetemi Könyvtár, amely a középiskolások számára biztosítja a közvetlen tájékozódási lehetőséget az ELTE teljes dokumentumvagyonában, és lehetővé válik számukra az egész könyvtári rendszer által nyújtott szolgáltatások igénybevétele. A csatlakozott könyvtárak: az Apáczai Csere János Gyakorló Gimnázium Könyvtára (KisTéka, 11.000 rekord), ELTE Gyakorló Általános Iskola és Középiskola Könyvtára (KözTéka, 24.417 rekord), a Radnóti Miklós Gyakorlóiskola Könyvtára (SZIKLA-21, 4367 rekord), Trefort Ágoston Gyakorlóiskola Könyvtára (SZIRÉN, 15.000 rekord). Az ELTE könyvtárainak portálján elérhető közös katalógusban a lelőhelyre történő szűkítés funkció használatával továbbra is biztosított a lehetőség, hogy az olvasó kizárólag a középiskolai könyvtárak állományában kutasson.¹⁰ Az adatbázisok áttöltése szabályos időközönként történik, ennek során a könyvtárak által használt HUNMARC formátumot át kell alakítani MARC21 formátumra.  Az ilyen kis adatbázisok egynapos átfutási idővel konvertálódnak.
Főként a kisebb tanszéki könyvtárak estében fordult elő, hogy egyszerűbb számítógépes nyilvántartásokban, illetve papíralapú katalógusokban tárták fel az állományukat. Ezeknek a dokumentumoknak jelentős része unikálisnak mondható, többsége kizárólag az ELTE valamelyik tagkönyvtárának állományában érhető el, ezért különösen fontosnak tartottuk, hogy a szurrogátumaik megjelenjenek az egyetem elektronikus katalógusában. E munka eredményeként hozzávetőleg 27.000 rekord vált elérhetővé a WebOPAC-ban, köztük a Spanyol Nyelv és Irodalom Tanszék, az Olasz Nyelv és Irodalom Tanszék és a Konfuciusz Intézet könyvtárának állománya, valamint a Germanisztikai Intézet könyvtárának Skandinavisztika gyűjteménye. E kiadványok feldolgozottsági szintje, a feltárás módszere rendkívül változatos volt, így az Aleph-ben történő integrálásukra is különböző megoldások adódtak.

Spanyol Nyelv és Irodalom Tanszék Könyvtára

A gyűjtemény kizárólag könyveket tartalmaz, összesen 21.127 könyvtári egységből áll. Állományát a Microsoft Access rendszerben tárta fel egy jól strukturált táblázatban, de a bibliográfiai leírás szabványában meghatározott minimális adatok köre is hiányos volt (például a kiadás éve rendszeresen hiányzott). Ennek ellenére a rendelkezésünkre álló adatokból a MARC21 szabványnak megfeleltetve elfogadható szintű leírásokat tudtunk kialakítani. Értelemszerűen néhány mező kitöltése (LDR, 008, 041) csak mechanikus meghatározással történhetett, vállalva ezzel a nem túl nagy százalékban előforduló valótlan adatelemek utólagos javítását. A rekordok migrálását meg kellett előzze a korábbi rendszerben fellelhető sajátosságok áttanulmányozása. Jellemző megoldás volt például, hogy a szerzők számának megfelelő rekordszám került rögzítésre azonos leltári számon abban az esetben, ha a bibliográfiai tétel szerzői főtételt és további szerzői főtételt/főtételeket is tartalmazott. Ezért célszerűnek tűnt még az adatok betöltése előtt a leltári számra vonatkozó duplumszűrés, hogy a többszörözött leírások közül csak az egyik kerüljön az IKR-be. Ezeket a leírásokat utólag ki kell egészíteni és pótolni a hiányzó szerzőségi adatokat. Ugyancsak következetesen alkalmazták azt a belső szabályt, hogy a több példányos beszerzések esetében a példányszámnak megfelelő mennyiségű rekordot rögzítettek. Ezek a rekordok átkerültek az Aleph-be, korrigálásuk a példánymozgatás funkcióval egyszerűen és gyorsan megoldható.

Olasz Nyelv és Irodalom Tanszék Könyvtára

A könyvtár teljes állományáról papíralapú katalógus állt a használók rendelkezésére: a leírások részben a ma érvényben lévő szabvány szerint készültek, részben pedig a korábbi előírásoknak megfelelően. Mivel valamennyi leírás alkalmasnak mutatkozott a dokumentumok azonosítására, a legkedvezőbb megoldásnak a más könyvtárakból származó rekordok importálása kínálkozott (az Aleph lehetőséget nyújt rekordok egyedi vagy tömeges átvételére is). Ennek lehetőségét az Aleph a Z39.50 protokollon keresztül biztosítja. Az Olasz Tanszék könyvtári állománya a legnagyobb átfedést a nápolyi, a sienai és a bolognai egyetemi könyvtárak dokumentumaival mutatta: a leírások kevés kivétellel átemelhetők voltak e három könyvtár valamelyikéből. Az úgynevezett fix-rutinok beállításával minimálisra lehetett csökkenteni az importált rekordok javítását.

Germanisztikai Intézet Könyvtára, Skandinavisztika gyűjtemény

A gyűjtemény jellemzően svéd, dán és norvég nyelvű kiadványokat tartalmaz, a rekordokat a svéd LIBRIS, a dán The Royal Library (KGL), illetve a norvég BIBSYS adatbázisból importáltuk, és az előzőleg beállított fix program segítségével a MARC21 szabványnak megfelelően átalakítottuk.

Konfuciusz Intézet Könyvtára

Az ELTE Bölcsészettudományi Karán jelenleg több mint egy tucat olyan nyelvet oktatnak, amelyek nem a latin ábécét használják. Ezen dokumentumokról teljes értékű és jól használható katalógust csak az eredeti írás és a latin betűs átírás együttes tükrözésével lehet készíteni. Kínai (és más keleti) nyelvű dokumentumok feltárása már korábban is folyt az ELTE Távol-keleti Intézetében. A korábbi IKR azonban csak a transzliterálást támogatta, míg az Aleph UNICODE-os környezetben működik, elvben a UNICODE konzorcium által definiált kódtáblákon szereplő karakterek (több mint százezer) kezelésére fel van készítve. Tehát az Aleph megvásárlásával az ELTE könyvtáraiban lehetőség nyílt az eredeti írásrendszerek használatára is. Ez a munka, a módszer kidolgozása a Távol-keleti Intézet Könyvtárában kezdődött el, majd az ELTE-n működő Konfuciusz Intézet kínai gyűjteményéből is több mint 2000 példány bekerült az adatbázisba.¹¹

Újdonságok, fejlesztések

A rendszer rugalmasságát bizonyítja, hogy az ELTE könyvtáraiba történt bevezetése óta számos fejlesztés valósulhatott meg: az alábbiakban néhány újdonságról, illetve a folyamatban lévő tervekről számolunk be.

Elektronikus dokumentumkikérés

Az új szolgáltatás bevezetését indokolták többek között az Egyetem könyvtárai által végzett igényfelmérések és elégedettségmérések egyes válaszai, az olvasói és könyvtárosi visszajelzések, amelyek rámutattak arra, hogy szükség van a hagyományos dokumentumkikérés folyamatának megváltoztatására. Korábban a zárt raktárban lévő dokumentumok kikérése csak papíralapú kérőlap kitöltésével volt lehetséges, amely önállóan vagy könyvtáros segítségével történt. A kérőlapokat a könyvtáros vagy a raktáros juttatta el a raktárba. A folyamat ebben a formában nem volt hatékony sem az olvasók, sem a könyvtárosok szempontjából, és sokszor lassította vagy szüneteltette a kiszolgálást.
Az új szolgáltatás bevezetésének fő célja az volt, hogy az olvasó a WebOPAC-ba való bejelentkezés után a dokumentum kikeresése és a példány kiválasztása után bárhonnan, bármikor elküldhesse a kérését. A kérőlap a raktárakban elhelyezett két nyomtató valamelyikére érkezik és nyomtatódik.
A folyamat kialakítása több lépcsőben történt. Elsőként az IKR-ben lévő gyűjteményeket kellett átalakítani annak érdekében, hogy a kérőlapok a megfelelő nyomtatóra érkezzenek. A gyűjtemények rendezése után megtörtént a számítógépek és az időközben beszerzett nyomtatók beállítása és paraméterezése a két raktárszinten. Ezzel párhuzamosan zajlott a nyomtatott kérőlap adattartományának meghatározása és méretezése, a nyomtatási beállítások megadása, valamint a különböző jogosultságok definiálása olvasói státusz, példánystátusz, feldolgozási státusz és gyűjtemény oldalról egyaránt. A beérkezett kéréseket az Aleph-ben beállított szerviz hívja le. A lekérdezés gyakoriságát egy percben határoztuk meg, így a lefutó szerviz percenként továbbítja beérkezett kéréseket a kijelölt nyomtatóra. Mivel akár olvasói, akár példány oldalról előfordulhat, hogy a kikérésnek akadálya van, kapcsolódó tájékoztató szövegeket készítettük el és állítottuk be a WebOPAC-on.
Mind az olvasói visszajelzések, mind az igénybevételt tükröző adatok azt igazolják, hogy a szolgáltatás bevezetése sikeres. Ezt támasztja alá az e-mailes kérések számának folyamatos csökkenése is, amely az alábbiak szerint alakult:

• 2013-ban: 1792 db dokumentum, 832 fő
• 2014-ben: 933 db dokumentum, 480 fő
• 2015-ben: 226 db dokumentum, 88 fő

Dezideráta szolgáltatás bevezetése

Régi igény teljesül a dezideráta szolgáltatás bevezetésével, amelynek kialakítása folyamatban van. Terveink szerint a kérések leadása a WebOPAC-on keresztül történik majd. Az űrlap mezőinek kitöltésével, a kötelező mezőkön kívül az egyéb adatok megadásával az olvasó a dokumentum minél biztosabb azonosítását segíti. A kialakított folyamat szerint a leadott kérések a Közönségszolgálati Osztályra érkeznek, ahonnan az ellenőrzési fázisok után küldik tovább a Gyűjteményszervezési Osztályra. Az olvasók minden esetben választ kapnak a könyvtártól, hogy kérésük teljesíthető-e vagy sem.

Új beszerzések és e-könyvek kereshetősége a WebOPAC-on

Az új beszerzések egyetlen menüpontra kattintva megtekinthetők a WebOPAC-on. Itt együtt jelennek meg az Aleph IKR-t használó ELTE könyvtárak újdonságai. A beállítás alapja a Katalogizálás modulban a példány rögzítésnek dátuma. Azok a rekordok láthatók a találati listában, amelyeknél a példány (több példány esetében legalább az egyik) nyitási dátuma nem régebbi harminc napnál. A kereső a retrospektív feltárás során rögzített rekordokat kiszűri a listából, így azok itt nem jelennek meg.
Hasonló módszer szerint lehetőség van az e-könyvek együttes keresésére is. A WebOPAC-ban az E-könyvek menüpontra kattintva jelennek meg az egyes rekordok. Az olvasó a kiválasztott művet a megadott linkről letöltve saját eszközön vagy könyvtári számítógépen olvashatja. Mind az újdonságok, mind az e-könyvek esetében tovább szűkíthető a találati lista.

Új szervizek fejlesztése, módosítások

Az Aleph IKR-ben beépített szervizek biztosítják a különböző statisztikák, listák lekérdezését. A kötelezően gyűjtendő adatok és a helyi gyakorlatoknak megfelelően összeállított statisztikák, listák lekérdezéséhez a meglévő szervizeken túl szükséges volt újak létrehozására, meglévők egy részének fejlesztésére. A Kölcsönzés modulban többek között a meglévő Készpénzfizetés rész lekérdezéseiben történtek jelentős módosítások, amelyek az összegek és a tranzakciók megjelenítését érintették. Más szervizek esetében bővült a riport formátuma és a rendezés mezők tartalma.
Új szervizként elkészült a WebOPAC statisztika, amely adott intervallumra összegzi a használatot összes látogató és bejelentkezett látogató szinten is. Az Olvasók száma statisztikával a lekérdezhető adatot a beiratkozás intervallumát megadva, tagkönyvtáranként, egy vagy több szempont megadásával lehet definiálni. A Tartozási lista segítségével a tartozások és a jóváírások egyaránt megjeleníthetők egy megadott időszakra egy adott tagkönyvtár kiválasztásával. A találati lista megjelenítésénél több formátum kiválasztására is lehetőség van.

Verzióváltás

Megkezdődtek az előkészítő munkák az Aleph verzióváltásához kapcsolódóan. A tervek szerint ez év nyarán áll át az ELTE az Aleph 20.01 verzióról a 21-es verzióra. A tesztelési időszak után várhatóan szeptemberben indul az új verzió éles működése. Az átállás költségei részét képezik az éves szoftverkövetési és karbantartási feladatoknak, ezért egyéb kiadás felszámolásra nem kerül.

Egységesítési törekvések

Az ELTE tagolt könyvtári rendszeréből adódóan a feldolgozó munka is több helyen, egymástól távol zajlik. Ilyen körülmények között az együttesen használt elektronikus katalógus egységes elvek szerint történő építése különösen fontos kérdés, a szabályok kialakítása, kommunikálása, betartása, kontrollálása összetett feladat. Az Egyetemi Könyvtár – mint az egyetem központi könyvtára – felel az IKR-ben történő katalogizálás színvonaláért, a hatályos előírások következetes betartásáért. Ennek érdekében 2012-ben szakmai munkabizottság felállításáról döntött, amelynek céljai között szerepel a könyvtárak munkájának összehangolása és a kommunikáció hatékonyságának növelése. Feladata többek között az adatbázis egységes alakítása a szabványok, a szabályzatok és a belső előírások betartásával, a javítási stratégiák kidolgozása, a munka szervezése, a határidők meghatározása, a fejlesztési irányok definiálása. A konkrét szakkérdések megoldása almunkabizottságokban folyik, ezekben az Egyetemi Könyvtár mellett valamennyi kar képviselteti magát. Az öt team (formai feltárás, tartalmi feltárás, folyóirat-kezelés, kölcsönzés, WebOPAC) a működési rendje és az évenként összeállított munkaterve alapján funkcionál.
Az Egyetemi Könyvtár könyvtárosai rendszeres időközönként, többnyire évente két alkalommal tartanak könyvtárhasználati tanfolyamot a hálózat szakemberei számára. Kínálatukban rendszeresen szerepel a katalogizálás, a tartalmi feltárás, valamint a kölcsönzési modulhoz kapcsolódó ismeretek oktatása. Igény szerint lehetőség van például a különböző modulokhoz tartozó szervizek megismerésére, a folyóiratok Egyetemi Könyvtárban kidolgozott elektronikus naplózási módszerének elsajátítására.
Egy összetett szervezetben a kommunikáció gördülékenysége alapvető fontosságú, ez az egyik záloga az integrált rendszer megfelelő minőségű építésének. Legfontosabb eszközei a belső levelezőlistán közzétett, rendszeres megjelenésű IKR Hírlevél a legújabb információkkal, az ELTE Digitális Intézményi Tudástár (EDIT), ahol a különböző szabályzatok, emlékeztetők, munkatervek, beszámolók érhetők el, a rendszer használatával összefüggő kérdések megvitatására létrehozott e-mai cím (ikr@lib.elte.hu), és közös tárhely biztosítása az egyes almunkabizottságok számára.
Az Eötvös Loránd Tudományegyetemen öt éve működő Aleph integrált könyvtári rendszer beváltotta a hozzá fűzött reményeket: rugalmas, az igényekhez alakítható, képes a több mint ötven könyvtárból álló szervezet adatainak együttes és különálló kezelésére.

JEGYZETEK
1.    Mohor Jenő – Szelle Béla: ELMESO. Összefogás három egyetem könyvtári információs rendszerének megújításáért. = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 41. évf. (1994.) 7-8. sz. 289-293. p.
2.    XXXIV/2009. (III. 23.) Szen. sz. határozat az Egyetemi Könyvtár hálózati reform koncepciójának elfogadásáról. Elérhetősége: http://www.elte.hu/file/szen090323_1m.pdf [2012. 02. 21.]
3.    Uo. 10. p.
4.    Mozsik Tibor: Számítási felhőre váltott az ELTE. In: BITPORT 2010. december 15. Elérhetősége: http://bitport.hu/megoldasok/szamitasi-felhore-valtott-az-elte [2016. 03. 22.]
5.    Lásd Marshall Breeding éves piaci jelentéseit a Library Journal hasábjain, illetve a szerző honlapján: http://librarytechnology.org/industryreports/
6.    Burmeister Erzsébet – Varga Klára: Közös katalogizálás Németországban. = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 45. évf. (1998.) 7. sz. 272-279. p.
7.    Bakonyi Géza a kiválasztott szoftver – a Horizon – hazai képviseletének hiányát a MOKKA projekt megvalósításában is nagy hátrányaként értékelte. Lásd: Bakonyi Géza. The Hungarian Shared Cataloging Project: MOKKA. In: Lass, Andrew – Quandt, Richard E. (ed.): Union CatalogsattheCrossroad. Hamburg University Press, 2005. 297-303., 298. p.
8.    KÉ 17705/2010 Integrált könyvtári rendszer beszerzése. Elérhetősége: <http://www.elte.hu/kozbeszerzes/[-] eljarasok2010 [2016>. 03. 22.]
9.    Az ELTE Egyetemi Könyvtár TÁMOP-3.2.4-09/1/KMR-2010-0020– „Tudásdepó-Expressz” – A felsőoktatási tudásvagyon megosztása és az élethosszig tartó tanulás érdekében történő hasznosítása az együttműködő intézmények és könyvtáraik szolgáltatásainak fejlesztésével elnevezésű pályázat keretében az itt vázolt programját koncentráltabban, szakszerűbben, az eredetileg tervezettnél rövidebb idő alatt valósíthatta meg.
10.    ELTE középiskolák katalógusa. Elérhetősége: http://gimikatalogus.elte.hu
11.    Lásd részletesen: Ézsiás Anikó – Major Kornélia – Székelyné Török Tünde: Multiscript rekordok az ALEPH integrált könyvtári rendszerben. = Tudományos és Műszaki Tájékoztatás, 59. évf. (2012.) 11-12. sz. 497-509. p.