Könyvtári szakfelügyelet

Kategória: 2006/ 5

Az 1997. évi CXL. törvény 100. §-a (3) bekezdésének l) pontjában foglalt felhatalmazás alapján jelent meg a könyvtári szakfelügyeletről szóló 14/2001. (VII. 5.) NKÖM rendelet.
Régen várt jogszabály volt ez, hiszen a könyvtári szakfelügyelet évek óta nem működött. A rendszerváltás után “széthullott” könyvtári rendszer a CXL. törvény eredményeként újra rendeződött, megindult a könyvtárak korszakváltása, és ma már magasabb szintű tevékenységet fejtenek ki a könyvtárak, mint 1997 előtt. A törvény meghatározza a nemzeti könyvtári ellátás, a tudományos és szakkönyvtári, valamint a települési könyvtári ellátás feladatait, és azt is, hogy a könyvtári ellátás feladatát hogyan teljesíthetik a fenntartók. A változások azonban – különösen a kistelepülések tekintetében – nem valósultak meg olyan ütemben, mint a többi könyvtár esetében. A szakfelügyeleti ellenőrzésre és a szakfelügyelet következtében (is) bekövetkező szakmai fejlesztésekre tehát a könyvtáros társadalomnak is igen nagy igénye volt, amikor életbe lépett a jogszabály.
A könyvtári szakfelügyelet tevékenysége kiterjed a nyilvános könyvtárakra és fenntartóikra, a nem nyilvános könyvtárat működtető, illetve könyvtári tevékenységet folytató szervezetekre is. A szakfelügyeleten keresztül a fenntartókkal is szorosabb kapcsolatot tud kialakítani a szakma, és a vizsgálatokban való részvétel, a javaslatok megfontolása, a megoldási lehetőségek keresése kötelező a fenntartó részére is.

A könyvtári szakfelügyelet feladata

A szakfelügyelet feladata a miniszter ágazati szakmai felügyeleti jogkörének érvényesítése, azaz a szakmai ellenőrzés. Emellett nagyon fontos, “a könyvtárak és a könyvtári tevékenység fejlesztése, a szakmai munka színvonalának emelése” is, vagyis az ellenőrzésnek elsősorban ezt a célt kell szolgálnia. A könyvtári szakfelügyelet feladatait részletesen a rendelet 2. és 3. §-a rögzíti.

A minisztérium feladatai a könyvtári szakfelügyeletben

A könyvtári szakfelügyelet működését a NKÖM Könyvtári Főosztálya irányítja. Ennek keretében a szakmával egyeztetve évenként dönt arról, hogy a könyvtári tevékenység melyik területét, mely könyvtárakat vizsgálja a szakfelügyelet. Az Országos Idegennyelvű Könyvtáron (OIK) keresztül szerződést köt a vezető szakfelügyelőkkel és a szakfelügyeletben közreműködő intézményekkel. A Könyvtári Intézet segítségével évente megszervezi a szakfelügyelők képzését és továbbképzését. A vizsgálati anyagokat a NKÖM Könyvtári Főosztályára kell beküldeni. Ezeket áttanulmányozzuk, elfogadjuk, szükség esetén intézkedünk, az elszámolást szakmailag ellenőrizzük, és továbbítjuk a kifizetést végző OIK-nak.

Szakfelügyelők

Vezető szakfelügyelő, szakfelügyelő az lehet, aki a kulturális szakértők működésének engedélyezéséről és a szakértői névjegyzékek vezetéséről szóló 18/2000. (XII. 18.) NKÖM rendelet alapján könyvtári szakértői engedéllyel rendelkezik, valamint elvégzi a szakfelügyeleti tanfolyamot, és rendszeresen részt vesz a szakfelügyelői továbbképzéseken. A továbbképzéseket évente szakfelügyeleti szakmai nap keretében bonyolítjuk le.
Mivel a könyvtári szakfelügyeleti vizsgálatok 2002-ben a kistelepüléseken kezdődtek, és a legnagyobb helyismerettel a megyei könyvtárak rendelkeznek, vezető szakfelügyelői megbízást a megyei könyvtárak igazgatói kaptak. Néhány helyen az igazgató által kijelölt munkatársat bíztuk meg e feladattal. A vezető szakfelügyelők egy évre kapják a megbízásukat. Munkatársaikat, a megyékben dolgozó szakfelügyelőket, a szakértői engedélyt szerzett és szakfelügyeleti tanfolyamot végzett kollégák közül ők választják ki, és a szakfelügyeleti munkában – elsősorban infrastruktúrájukkal résztvevő megyei könyvtáron keresztül – ők kötik velük a megbízási szerződést szakfelügyeleti vizsgálatra. Kezdetben ez több megyében nehézséget okozott, mert kevés volt a helyi szakértő, így a szomszédos megyékből kellett segítséget kérni, de ma már, mivel a szakfelügyeleti tanfolyamot több mint 200 szakértői engedéllyel rendelkező könyvtáros kolléga végezte el, mindenhol elegendő szakértő van a feladat elvégzésére.
A 2002-től 2005-ig terjedő négy év teljesítménye nem volt egyenletes, az első évben a szakfelügyelői munkában sok volt a félreértés, a hiányosság, de a tapasztalatok és a továbbképzések következtében a szakfelügyelők tevékenysége egyre egyenletesebbé, kiegyensúlyozottabbá válik.

A szakfelügyeleti tevékenység folyamata

Minden évben, a minisztériummal történt egyeztetés után, a megyék éves szakfelügyeleti tervét a vezető szakfelügyelő készíti el. A tervnek tartalmaznia kell a megye településeinek és könyvtárainak számbavételét követően az adott évben vizsgálatra kiválasztott könyvtárakat, a vizsgálatokat végző szakfelügyelőket, a vizsgálatok időpontját, az utóvizsgálatokat és a költségek tervezését. A megyei terveket a minisztérium Könyvtári Főosztálya összegzi és hagyja jóvá, ha szükséges, a módosítást követően.
A vezető szakfelügyelő feladata a kapcsolat felvétele a vizsgálandó könyvtár vezetőjével és a fenntartóval, hogy egyeztetett időpontban történjék a vizsgálat.
A szakfelügyelő feladata a település megismerését, a szükséges jogszabályok és a könyvtár működésével kapcsolatos dokumentumok tanulmányozását követően a vizsgálat elvégzése.
A vizsgálati jelentés (amelyet a vezető szakfelügyelő beküld a minisztériumba nyomtatott és elektronikus formában is) részei:a helyszínen kitöltött kérdőív, amelyet a Könyvtári Főosztály és a Könyvtári Intézet munkatársai állítottak össze;

  • a szakfelügyelő észrevételei, megállapításai, javaslatai (helyzetkép, elemző, értékelő leírás, adatok elemzése, megoldási javaslatok), amelyet előzetes ismeretei, a kérdőívben szereplő adatok és a személyes beszélgetésből levont következtetések alapján állít össze;
  • a vezető szakfelügyelő összegzése a szakfelügyeleti vizsgálati anyagok alapján, valamint határozati javaslatok megfogalmazása a könyvtár és a fenntartó számára felelős és határidő megjelölésével, az utóvizsgálat idejének meghatározásával;
  • a vizsgált könyvtár vezetőjének és fenntartójának véleménye a vizsgálati anyag megismerését követően;
  • költségek elszámolása.

A minisztériumban a vizsgálati anyag és jelentés áttanulmányozását követően a vizsgálatot elfogadják, és az elvégzett munka teljesítését igazolják. Ha szükséges, és ha a vezető szakfelügyelő javaslatot tett rá, a minisztérium intézkedik a vizsgált település könyvtárával kapcsolatban. A vizsgálat elektronikus változatát a minisztérium átadja a Könyvtári Intézetnek további feldolgozás céljából.

Utóvizsgálatok

Az utóvizsgálatok elvégzése a vezető szakfelügyelő feladata. A könyvtári szakfelügyelet 2002-es újraindítását követő második évben már megkezdődtek az utóvizsgálatok is. Céljuk, hogy ellenőrizzék, az intézkedési javaslatok megvalósultak-e a megszabott határidőig, és ha nem, miért nem. Az utóvizsgálat segítségével lehet megállapítani, hogy egy-egy településen konkrétan eredményes volt-e a szakfelügyelet, az alapvizsgálatban megfogalmazott intézkedési javaslatok teljesültek-e. Az eddigi utóvizsgálatok azt bizonyítják, hogy csaknem mindenütt elfogadták a vezető szakfelügyelő intézkedési javaslatait. A tapasztalatok azt mutatják, hogy amit újabb, nagyobb forrás ráfordítása nélkül meg lehetett oldani, ott nagyon sok előrelépés történt. Azoknak a javaslatoknak a megvalósítását azonban, amelyeknek költségigénye nagy (épületfelújítás, akadálymentesítés, infrastruktúra-fejlesztés, állománygyarapítás stb.), az önkormányzatok forráshiánya nehezítheti, vagy akár lehetetlenné teszi. Az utóvizsgálatokban rögzített változások, változtatások, némely esetben a könyvtáros és a fenntartó képviselője által megfogalmazott köszönetek is igazolják a szakfelügyeleti tevékenység szükségességét és eredményességét.

Költségek

Egy szakfelügyeleti vizsgálat költségei a vezető szakfelügyelő és a szakfelügyelő személyi költségeiből, valamint a dologi költségekből tevődnek össze. A vezető szakfelügyelő díjazása vizsgálatonként 20 000,- Ft, a szakfelügyelőé vizsgálatonként 15 000,- Ft. A vezető szakfelügyelő maga is végezhet szakfelügyeleti vizsgálatot, de ebben az esetben külön vizsgálati díjban nem részesül. Az utóvizsgálatok elvégzése a vezető szakfelügyelő feladata, ezért azonban csak a dologi költségeket számolhatja el. A dologi költségekhez tartoznak az utazási költségek, a kommunikációs költségek (telefon, posta, internethasználat) és a sokszorosítás költségei (fénymásolás, nyomtatás, papír, nyomtatópatron, floppy-, illetve CD-lemezek stb.). A községi könyvtárak vizsgálata esetében szállásköltség nem merült fel, de a továbbiakban már ez a költségtípus is számottevő lehet.

Vizsgálatok 2002-2005 között

A könyvtári terület 2002-től 2006-ig megfogalmazott stratégiai céljai közül az eddigi szakfelügyeleti munka szempontjából kiemelkedően fontos a regionális könyvtári ellátás fejlesztése és az információhoz és a dokumentumokhoz való hozzáférés biztosítása. A tapasztalatok azt mutatták, hogy 1997 óta jelentős fejlődés történt a könyvtári ellátás területén. Ez a fejlődés nagyvárosi szintig mindenütt érzékelhető, a kistelepüléseken azonban még csak nagyon kevés helyen következett be a könyvtári rendszerváltás. Az adatok jó esetben stagnálást, de inkább csökkenést mutatnak. A cél az, hogy a kistelepüléseken, kisvárosokban élők megközelítően ugyanolyan ellátást kaphassanak, mint a nagyvárosok lakói, és helyben tudják elérni a szolgáltatásokat.
A minisztérium ezért elsőként a kistelepülési, községi könyvtárak szakfelügyeleti vizsgálatát indította el, elsősorban azt mérve, hogy ezek a könyvtárak mennyire felelnek meg a törvényben meghatározott nyilvános könyvtárak alapkövetelményeinek, teljesítik-e a törvényben megszabott alapfeladataikat, illetve a különböző jogszabályokban előírt követelményeket. Ezek céljellegű, ugyanakkor átfogó vizsgálatok is voltak, hiszen a kistelepülések könyvtáraiban az alapfeladatok a teljes tevékenységet lefedik. Fontos kérdés volt, hogy rajta van-e a nyilvános könyvtárak jegyzékén a könyvtár, ha igen, megfelel-e a követelményeknek, ha nem, miért nem? Érdemes-e felkerülnie, vagy más ellátási mód megvalósítása a célszerű? Négy év alatt községi könyvtári szakfelügyeletre 1924 településen került sor, városi könyvtárakban pedig 20 településen.


A szakfelügyelők, vezető szakfelügyelők kérésére és javaslatára néhány olyan kisvárost és a közelmúltban várossá lett települést is bevontunk a vizsgálandók körébe, ahol nemigen lépi túl a könyvtári szolgáltatás egy községi könyvtár kereteit. Ez, mint bebizonyosodott, nagyon hasznos lépés volt, mert ezeken a helyeken komolyan véve a szakfelügyelők javaslatait, lassú, de következetes lépések történtek a könyvtári szolgáltatás fejlesztésére.
2005-től új kérdőívet készítettünk. Az elsőben a szöveges válaszok voltak a jellemzőek, amelyeknek számítógépes feldolgozása nehézségekbe ütközött. Ezért összeállítottunk egy olyan kérdőívet, amely könnyebben dolgozható fel, és amelynek alapján a vizsgálati anyagok, azaz a könyvtárak is jobban összehasonlíthatók.
2005-ben kísérleti projektként megkezdődött a városi könyvtárak minőségalapú szakfelügyeleti vizsgálata. Négy megye öt-öt városában került sor könyvtári szakfelügyeletre. A városi könyvtárak szakfelügyeletét két szakfelügyelő végzi, hiszen itt már több a szolgáltatás, több a feladat, sokrétűbb a vizsgálat. A szakfelügyelet során ebben az esetben a szakfelügyelőknek két kérdőívet kell kitölteniük, megjelenik egy ún. minőségi kérdőív is. Az első tapasztalatok alapján megállapítható, hogy a városi könyvtárakban a legáltalánosabb gond, hogy a könyvtárak elhelyezése igen rossz, és a működési feltételek akadályozzák a szakmai fejlődést.
2005-ben megkezdődött az iskolai könyvtárak szakfelügyelete is. A szakfelügyeleti terveket és a vizsgálati jelentéseket az iskolai könyvtárak esetében is a NKÖM Könyvtári Főosztálya hagyja jóvá, illetve fogadja el. Az Oktatási Minisztérium által szakmai ellenőrzésre kiírt pályázati támogatás jóvoltából ezeket a vizsgálatokat együtt lehetett végezni az iskolai könyvtárak szakmai ellenőrzésével. A vizsgálatok általános- és középiskolákat egyaránt érintettek, összesen 102 helyen. Ezt a munkát az Országos Pedagógiai Könyvtár és Múzeum szervezi és bonyolítja a NKÖM megbízásából. Itt nem területi elven jelölte ki a minisztérium a vezető szakfelügyelőt, hanem a témának megfelelően az OPKM munkatársa a vezető szakfelügyelő.

A szakfelügyeleti vizsgálatok közvetlen tapasztalatai, eredményei

Ahogyan az évenkénti összefoglaló jelentésekben a vezető szakfelügyelők többsége megfogalmazta, nagy eredménynek könyvelhetjük el, hogy a szakfelügyelet a fenntartók figyelmét ráirányította a könyvtári ellátásra. A fenntartókkal való kapcsolat erősödött, ma már tudatosan várják a szakfelügyeletet. Tudják, hogy a szakfelügyelő nem ellenőr, hanem segítő partner. Azt is felismerték, hogy a fenntartónak és a könyvtári területet képviselő szakfelügyelőnek közös a célja a minél magasabb színvonalú könyvtári ellátás. Bebizonyosodott, hogy a kistelepülésekre jellemző forráshiány mellett a könyvtári ellátás színvonala nagymértékben attól is függ, hogy a fenntartó mennyire tartja ezt fontosnak. Sok település vezetője kér a szakfelügyelettől változtatás, átszervezés előtti döntéseihez, véleménye kialakításához segítséget. Ugyanakkor elég gyakran fordul elő, hogy írásban nem reagálnak a szakfelügyeleti vizsgálatokra.
A szakfelügyeleti vizsgálatok következtében nagy eredményt értünk el könyvtári alapdokumentumok pótlásában (alapító okirat, szmsz, küldetésnyilatkozat stb.), a jogszerűtlen működés felszámolásában. Ugyanakkor fény derült olyan esetekre is, amikor a könyvtár jogi dokumentumai rendezettek, de csak névleges a működése. Ez elsősorban olyan könyvtárak esetében fordul elő, amelyek összevont intézményként működnek, ahol a könyvtár elvileg egyenrangú tagintézmény, de gyakorlatilag csak névlegesen létezik. Iskolával összevont intézmények esetében gyakori probléma, hogy a lakossági ellátás háttérbe szorul, nyáron például egyáltalán nem tart nyitva a könyvtár.
A kistelepülések könyvtáraiban jellemző a szakember hiánya. Gyakran pedagógusok látják el a könyvtárosi feladatokat, legtöbbször egyéb munkáik mellett, de a szakfelügyeleti jelentésekben a konyha vezetőjétől kezdve a polgármesterig sok pótlólagos megoldást alkalmaznak a szakember hiányának megoldására. Ezek természetesen nem megfelelő megoldások, és erre a szakfelügyelő is felhívja a figyelmet.
Az állomány vizsgálatával kapcsolatosan szinte mindenhol megemlítették a könyvtári érdekeltségnövelő támogatás jelentőségét az állománygyarapításban. Sajnos, nagyon sok helyen így is alig jut forrás az állomány frissítésére, a folyóiratokra pedig még kevesebb. Szakmai hiányosság a selejtezés, az állományellenőrzés elmaradása. A szakfelügyelők mindig felhívják a könyvtárban dolgozók figyelmét arra, hogy az állományapasztás ugyanolyan fontos, mint a gyarapítás. Az is kiderül, hogy sok helyen éppen azért nem selejteznek, mert gyarapítani alig tudnak, és az állomány elavultságát gondolják ellensúlyozni az állomány nagyságának megőrzésével.
Az akadálymentesítés a kistelepülések könyvtáraiban ugyanúgy probléma, mint országszerte valamennyi közintézménynél. Sok fenntartó hivatkozik arra, hogy ez nem gond, mert nincs rokkant kocsival közlekedő a településen.
A szakfelügyeleti javaslatok következtében talán a legszembetűnőbb változások a könyvtárak nyitva tartásában következtek be. A heti egy-két órás nyitva tartást több helyen emelték, de elég gyakori az a nézet, hogy nem érdemes nyitva tartani, mert nincs kihasználva a könyvtár. A szakfelügyelők véleménye szerint a potenciális könyvtárhasználók érdektelenségére való hivatkozás inkább kibúvó volt, igényfelmérés szinte sehol sem történt.
Az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer (ODR) használatát is vizsgálta a szakfelügyelet. Sajnos, a vizsgált könyvtárak könyvtárosainak kétharmada nem élt ezzel a lehetőséggel, sokan nem is ismerték még a vizsgálati időszak kezdetén. Ennek következtében a megyei könyvtárak továbbképzésük egyik fontos pontjává tették az ODR megismertetését, és – mint a statisztikai adatok jelzik – négy év alatt többszörösére emelkedett az ODR-en keresztül a községek könyvtárközi dokumentumkölcsönzése. Erre az is lehetőséget adott, hogy az elmúlt években, bár nem megfelelő ütemben, de a könyvtárak technikai fejlettsége is sokat változott. Különböző pályázati lehetőségek kihasználásával több települési könyvtárban van már internetkapcsolat, és van lehetőség a számítógépek használatára. Itt is ellentmondásos az összevont intézményekben működő könyvtárak helyzete, mert gyakran előfordul, hogy az iskolában, művelődési házban van számítógép, de könyvtári célokra nem használható.
Nagyon kevés helyen gyűjtik a kistelepülések könyvtáraiban a helyismereti anyagokat, a közhasznú információkat. Pedig ennek természetes letéteményese lehetne a könyvtár! A vezető szakfelügyelők legtöbb esetben felhívták erre a könyvtáros és a fenntartó figyelmét, hiszen ezzel is a vidék megtartó szerepét lehet erősíteni.

Összességében megállapíthatjuk az eltelt négy év szakfelügyeleti vizsgálatainak eredményeképpen, hogy megkezdődött a lassú fejlődés a kistelepülések könyvtáraiban a személyi, tárgyi és működési feltételek javításában, valamint az elmaradt szakmai munkák pótlásában. Ez a fejlődés azonban önmagában nem elegendő a korszerű könyvtári ellátás biztosításához, szükség van új szakmai koncepcióra és források biztosítására ahhoz, hogy a kistelepülések könyvtárai korszerű szolgáltatásokat tudjanak nyújtani az adott település lakóinak.

A szakfelügyeleti vizsgálatok közvetett eredményei

A szakfelügyeleti vizsgálatok segítséget nyújtanak a településeknek helyi könyvtári, kulturális és települési stratégiájuk kialakításához.
A szakfelügyelet közvetett eredményei közé tartozik, hogy segíti a minisztérium ágazati munkáját. A szakfelügyeleti anyagok ismerete elősegíti a nyilvános könyvtárak jegyzékére jelentkezők és a különböző pályázatok elbírálását, az egyes települési intézmények átszervezésével kapcsolatos vélemény kialakítását és különböző előkészítő anyagok megírását.
A legfontosabb eredménye azonban a könyvtári szakfelügyeleti vizsgálatoknak, hogy a jelentésekből megismert helyzetképből következtetéseket tudunk levonni, megismerhetjük az általános tendenciákat, a lehetőségeket, a hiányosságokat, és ezek alapján kijelölhetjük a fejlesztés szükséges irányát. A Könyvtári Intézet munkatársai minden év végén elemzést készítenek az elvégzett szakfelügyeleti vizsgálatok alapján, sokoldalúan elemezve azt a hatalmas információmennyiséget, amit az elkészült anyagok tartalmaznak. Az elemzés nemcsak a könyvtári ellátásról kapott ismeretekre, hanem a szakfelügyelők munkájára és a kérdőív okozta nehézségekre is kitér.
Többek között a szakfelügyeleti munka eredménye is a Könyvtári fejlesztési koncepció a községekben, különösen a kistelepüléseken élők számára című dokumentum, amely a tapasztalatok alapján a kistelepülési könyvtári ellátás biztosítására különböző megoldási javaslatokat ad. A többcélú kistérségi társulások megalakulása és feladataik közé a mozgókönyvtári ellátás bevétele, a normatív támogatás igénylésének a lehetősége, azaz a kistérségi ellátást szervező törekvések felerősödése is elősegíti ezeknek az új ellátási formáknak az elterjedését, megvalósulását. A kistelepüléseknek, lélekszámuktól, szándékaiktól és lehetőségeiktől függően, a következő lehetőségeket javasolja a könyvtári szakterület a könyvtári szolgáltatások biztosítására:

  • önálló intézmény fenntartása (3-5000 fő),
  • könyvtári szolgáltató hely biztosítása, a szolgáltatások megrendelésével (1000-3000 fő),
  • könyvtárbusz üzembe állítása (1000 fő alatt).

A könyvtári szakfelügyelet felhívja a figyelmet az ellátás új formáira, a megszokottól eltérő lehetőségekre, megismerteti ezekkel a fenntartó önkormányzatokat, és javaslattal, tanácsadással is szolgál a kívánatos és lehetséges, az adott településnek leginkább megfelelő, legcélszerűbb szolgáltatási formára.

A könyvtári szakfelügyelet jövője

A különböző megyékben az idő előrehaladtával egyre jobban differenciálódik a szakfelügyeleti munka. A települések számától függően vannak megyék, ahol már minden községi könyvtár vizsgálatával végeztek ebben a hétéves ciklusban, de a sok településes megyékben még bőven van feladat az elkövetkezendő két évre is.
Folytatódnak tehát a községi könyvtárak szakfelügyeleti ellenőrzései tíz megyében, és utóvizsgálatok folynak ott, ahol befejezték már az alapvizsgálatokat. Nem teljes intenzitással, de azokban a megyékben is megkezdődtek az utóvizsgálatok, ahol még alapvizsgálatok is folynak. Még 2006-ban is kísérleti jelleggel működik a városi könyvtárak minőségalapú szakfelügyelete, és folytatódnak az iskolai könyvtárak szakfelügyeleti vizsgálatai is.
Idén újabb projekteket indítunk. Kísérleti jelleggel megkezdődik az egyházi, a múzeumi és a felsőoktatási könyvtárak szakfelügyeleti vizsgálata. Ezekben a projektekben is a terület egy-egy neves szakemberével kötünk szerződést a vezető szakfelügyelői feladat ellátására.
A különféle témákról részletesebben a 3K következő számaiban olvashatnak az érintett területek szakértőitől.

Címkék