Tisztelt Hölgyeim és Uraim!
Nehéz helyzetben állok önök előtt, hiszen életemben először tartok előadást arról, amit több mint tíz éve nap mint nap művelek: a munkámról. Zavarban is érzem magam, hiszen sokáig úgy gondoltam, hogy minek arról beszélni, ami evidencia? Minek magyarázni azt, ami nekem magától értetődő?
Aztán a balassagyarmati könyvtár kedves felkérésének mégsem tudtam nemet mondani. Megpróbálok eleget tenni a kérésnek, és a következő percekben elmondani mindazt, ami az Országos Széchényi Könyvtárban rendezett programok kapcsán mint tapasztalat összegyűlt bennem, s amelyeket talán önök is érdeklődéssel hallgatnak.
Mielőtt idejöttem, alaposan megnéztem a Madách Imre Könyvtár honlapját, dicséretesen szép, pontos munka. Különös figyelemmel tekintettem át a rendezvényekről készült összefoglalást, és bizony még nagyobb dicsérettel kell illetnem az itt dolgozó kollégákat. Van itt minden, ami egy helyi közösség szervező ereje lehet: pályázatok és programok általános iskolásoknak, ovisok ünnepélyes könyvtárhasználóvá avatása, helytörténeti tárgyú beszélgetések, Európa kávéház, meghívott előadók könyvtári témában, kiállításmegnyitók, kötetbemutatók, előadás a balassagyarmati kéményseprőkről, teljes a paletta. Minek itt előadást tartani arról, hogyan szervezzünk meg jól könyvtári rendezvényeket? Itt ezt önök tudják.
Az én helyzetem a nemzeti könyvtárban igen speciális, és eltér az önökétől abban a tekintetben, hogy mi nem a hagyományos értelemben vett közművelődési szerepet töltjük be egy kisebb közösségben, mint ahogy azt – gondolom – az itt megjelentek nagyobb része teszi. Így például gyerekprogramjaink nincsenek (illetve én néha becsempészek egyet-egyet), nem szervezünk író-olvasó találkozókat, de a könyvtár nemzetközi pályázatait, ügyeit is mi intézzük, és minderre vagyunk hárman.
Valakitől egyszer azt a gondolatot hallottam a konferenciák hasznossága tárgyában, hogy ha egy konferenciát végigülve csupán egyetlen hasznos gondolatra sikerül szert tennünk, már nem volt értelmetlen az ott töltött idő. Én is azt remélem, hogy sokuknak tudok legalább egy olyan támpontot, ötletet, gondolatot adni, amelyet mindennapi munkájában továbbhasznál.
Előadásomra a sikeres mozifilm címére hasonlító címkét illesztettem: Több mint könyvtár. Tettem ezt azért, hogy rögtön felvessem az első kérdéskört, amellyel munkám során gyakran szembesülök: mi végre is a mi munkánk, a közönségkapcsolati munka a könyvtárban? Hiszen a könyvtár alapfeladatához, nevezetesen a dokumentumok gyűjtéséhez, tárolásához és szolgáltatásához, a napi feladatokhoz, az olvasók kiszolgálásához nekünk, PR-embereknek, vajmi kevés közünk van. Sokszor érzem is emiatt az ún. szakma rosszallását a hátam mögött, hogy amikor a napi feladatokban pénzhiány és gond mutatkozik, ugyan minek ide nekünk rendezvény, kiállítás, sajtótájékoztató, könyvbemutató. Ezzel a rossz érzéssel nyilván nem vagyok egyedül ebben a teremben, akik hivatalból művelik a könyvtári közönségkapcsolatokat, nyilván érezték már ugyanezt. Érezték maguktól vagy éreztették velük a kedves kollégák, hogy bizony felesleges kolonc, költséges cicoma vagyunk mi a könyvtár szikár, tudományos testén.
Saját magamat mindig nehezen védem meg ebben a kérdésben, hiszen könyvtárosként, könyvtárhasználóként én is úgy gondolom, hogy a könyvtár alapfeladatai nem sérülhetnek. De! Észre kell vennünk, hogy a világ halad mellettünk. Körbe kell néznünk hozzánk hasonló méretű és helyzetű nemzeti könyvtárakban. Észlelnünk kell, hogy akkor becsülnek meg minket igazán, ha nemcsak csöndben tesszük a dolgunkat, hanem időnként megmutatjuk értékeinket. Ebben a hitemben én magam megingathatatlan vagyok. Csupán azt a keskeny mezsgyét kell megtalálnunk, ahol a szűkös anyagi helyzet ellenére, a könyvtárszakmai szempontok és az alapfeladatok elsőbbségét hirdető kollégák véleménye mellett is okosan tudunk lépegetni. Ha valaki megkérdezné, hogy mit tartok a munkám legnehezebb részének, akkor pontosan ezt az állandó egyensúlyozást, az érdekek állandó egyeztetését említeném, hogy egyrészről saját kollégáim megbecsülését megtartva, másrészről könyvtárunk kétségtelenül ambíciózus vezetésének megfelelve tegyem a feladatomat.
A könyvtár közönségkapcsolati munkája kétségtelenül pénzt igényel, de azért nem olyan nagyon sok pénzt. Viszont meggyőződésem, hogy egy-egy jól szervezett kiállítás, miniszterelnöki vagy államelnöki megnyitó, egy-egy kétoldalas cikk a kultúrával még egyáltalán törődő hetilapokban – meghozza azt a hírnevet, amivel büszkén tartjuk magunkat a kulturális intézmények folyamatos panaszáradata özönében. A következő mondatot megfontolásra ajánlom minden jelenlegi és jövőbeli könyvtárvezetőnek: abban a pillanatban, amikor a jószerencse majd önöket is felelős választás elé állítja azzal kapcsolatban, hogy pusztán a napi működésüket finanszírozzák-e vagy mégis készítsenek olyan programokat, amelyekre a falu, a város vagy egy ország felkapja a fejét: döntsenek jó szívvel ez utóbbi mellett. Országunkban különösen fejlett a panaszkultúra; unalomig ismert közhely, hogy semmire nem jut a kulturális intézményeknek. A csoda mégis akkor születik, amikor jut, amikor túl tudunk lépni magunkon, amikor helyt állunk a legnehezebb körülmények között is. Amikor többek vagyunk, mint egy egyszerű könyvtár.
A könyvtár rendezvényeit többféleképpen próbáltam csoportosítani, amikor erre az előadásra készültem, és természetesnek tűnt a rendezvények fajtái szerint haladni, a későbbiekben ezt is teszem. Azonban van egy fontos kérdés, amely nálunk, az Országos Széchényi Könyvtárban kikerülhetetlen: nekünk vannak saját rendezvényeink és vannak befogadott rendezvényeink. Most erről az utóbbi problémakörről szólnék.
Minden reprezentatív térrel rendelkező épület gazdája jól tudja, hogy időnként megkísértik. Megkeresik a politikai szervezetek, megkeresi a fenntartója, megkeresi kisebb cég, megkeresi nagyobb cég, megkeresi diplomáciai testület és végül megkeresik a jóbarátok, hogy ugyan nem segítenénk-e ezt vagy azt a rendezvényt befogadni, kicsit kiállítani, támogatni. Hiszen ez neked/önöknek semmiség, mondják, éppen csak egy kis jóindulatot kérnek, egy kis helyet, egy kis figyelmet, az éppen üresen árválkodó kiállítóterek egy szegletét.
Könyvtárigazgató legyen a talpán, aki e helyzetben semleges tud maradni. Ha politikai színezetű a rendezvény: beengedje-e egyáltalán? Ha igen, milyen színűvel teheti meg? Ki és mikor fog tiltakozni a másik vagy a harmadik oldalról? Ha multicég kínál busás összeget a terem használatáért, s lengeti meg világhírű művészek nevét mint lehetséges fellépőkét, engedjünk-e a pénz hatalmának, tudva, hogy onnantól kezdve a könyvtár homlokzatán és fogadótereiben a cég uralkodik majd egy-két napig, s ez megütközést kelthet saját kollégáinkban, de a betérő olvasókban is? Ha diplomáciai kérés érkezik, és maga a nagykövet jelenik meg kérésének tolmácsolására, hogyan lehetünk a legudvariasabbak, és mit ígérjünk meg jó szívvel? Végül hogyan mondhatunk nemet barátainknak, akikkel esetleg több évtizedes kapcsolat fűz össze, és akiknek múlt- vagy jövőbeli jóindulatárért mi is hálásak vagyunk és számítunk?
Olyan kérdések ezek, amelyeket sokszor végig sem gondolunk, mégis a mindennapok gyakorlata azt mutatja, hogy ezt a problémakört is kezelni kell, méghozzá udvariasan. Ha elfogadnak egy tanácsot, s meghallgatják azt az érvelést, amelyet saját kárunkon tapasztalva most már mi is alkalmazunk az OSZK-ban, talán találnak benne néhány fogódzót.
Rendezvénypolitikánkban két terület van, mely abszolút elsőbbséget élvez: teret kívánunk nyújtani a könyvtárszakmai, kultúrpolitikai párbeszédeknek, ezt azt hiszem, mindenki tapasztalta már, aki a legkülönfélébb könyvtári egyesületek és konferenciák résztvevője volt nálunk, a Várban.
A második szervező elv, amelyre programjaink válogatását és a beérkező kéréseket felfűzzük: az a könyv, az írásbeliség, a könyvkultúra ápolása, illetve a hagyományos és a digitális kultúra közötti átmenet segítése. Ennek alapján döntjük el, és most már következetesen erre az érvelésre fűzzük fel, hogy kit milyen programmal engedünk be termeinkbe. Minél régebben és minél következetesebben gyakoroljuk ezt az elvet, számomra úgy tűnik, egyre inkább tudomásul veszik azt. Így önöknek is csak ennyit tudok ajánlani: csak jól körülírható elvek mentén fogadjanak be programokat. Tartsák meg a hely szellemét, a könyv, az írásbeliség, vállaltan a magaskultúra szolgálatát.
Még egy jó tanács a befogadott rendezvények lebonyolításához. Ha úgy döntünk, hogy mégis külsős programot engedünk be falaink közé, úgy rögtön az első egyeztető megbeszélésről készítsünk emlékeztetőt, amelyben részletesen leírjuk, milyen határidőket kell tartanunk a sikeresség érdekében, személy szerint ki a felelőse egy-egy feladatnak, de legfőképpen, hogy az anyagi terheket ki állja. Jó, ha figyelmeztetjük partnerünket, hogy az első emlékeztetőtől történő bármilyen eltérés az együttműködés felmondását vonja maga után. Tapasztalataim szerint az írásba adott terminusok sokszor kényszerítő erejűek, mindkét fél komolyabban veszi vállalásait.
A rendezvények csoportosítása
Az alábbiakban a fő rendezvénytípusokról és azok néhány jellegzetességéről kívánok szólni.
Konferenciák
Minden nagy konferenciánk szervezésénél általában három fős szervezőbizottsággal dolgozunk. Hosszú évek tapasztalata, hogy ennél több ember közreműködése már sokszor terméketlen vitákhoz vezet. Nagyon fontos, hogy legyen egy ember, aki szakmailag kézben tartja a programot, akinek neve megkérdőjelezhetetlenné teszi a konferencia értékét. Jó, ha mellette van egy másik szakember, aki segít a program összeállításában szakmai részről; végül van egy végrehajtó (az esetek többségében ez lennék jómagam), aki kézben tartja a gyakorlati dolgokat.
A programok összeállításánál általában mi magunk, vagyis a szervezőbizottság kéri fel az előadókat, gyakorta megadjuk azt a témakört is, amelyről az illető kollégát hallani szeretnénk. Ezzel a módszerrel két dolgot kerülhetünk el: az egyik, hogy esetleg kevéssé gyakorlott, önjelölt előadó jelentkezik, másrészt, hogy a konferencia gondolatmenetébe nem illő témáról beszél. Mondhatják, nem túl demokratikus lépés kijelölni, kit is akarunk hallani. Erre én azt mondom, hogy a jó, fiatal szakembereket korán észreveszi minden szakma, így nevük előbb-utóbb gyakorlati tevékenységük kapcsán úgyis bekerül a köztudatba, nem kell tehát attól félnünk, hogy ismeretlen tehetségek maradnak parlagon.
Az előadókat először mindig szóban kérdezzük meg, hogy elvállalják-e a felkérést, csak amikor igent mondanak, akkor küldünk részükre hivatalos felkérést. A felkérőlevél mindig az intézmény igazgatójának aláírásával megy ki, tartalmazza a konferencia pontos címét, idejét, helyét, az előadás lehetséges hosszát. Végül felkérjük a kedves előadót, előadása pontos címét egy adott határidőig közölje a szervezőbizottsággal. Erre nagy szükség van, hiszen senki nem szeret általa ismeretlen címet látni a meghívón.
Szerencsés esetben a könyvtár tudja finanszírozni az egységes arculat kialakítását a konferencia kapcsán. Ez azt jelenti, hogy a meghívó, a konferencia plakátja, az esetleges hirdetések, mind-mind azonos grafikával, vezérelemekkel, betűtípussal, tervezetten jelennek meg.
A konferencia népszerűsítése az egyik legnehezebb feladat, hiszen általában ez az, amire nem marad pénz. A reklám – legyen szó írott vagy elektronikus sajtóról – megfizethetetlen, ezért vagyunk kénytelenek a különféle levelezőlistákhoz, intranetekhez fordulni, illetve adott esetben társadalmi célú hirdetésekkel, közérdekű közleményekkel élni, ahol a sugárzási díj (akár rádióról, akár televízióról legyen szó) minimális.
Minden rendezvényünk kapcsán küzdünk azzal a problémával, hogy hány résztvevőre számíthatunk. Ezzel kapcsolatosan hosszú évek folyamán felgyűlt tapasztalatom, hogy a meghívottak tíz százaléka jön el a rendezvényre. Így kb. 1000 meghívó kiküldése után számíthatunk 100 résztvevőre. Eltérést ettől a számtól csak azok a valóban nagy népszerűségű, kiemelt események mutatnak, ahol fontos állami személyiség, miniszterelnök vagy államelnök látogat el hozzánk.
Címlistáinkon kb. 1200 név szerepel, e listákból a rendezvény típusának megfelelően válogatjuk ki, hogy ki kapjon meghívót. A címlisták karbantartása roppant fontos kérdés. Ehhez képest teljesen esetlegesen értesülünk a bekövetkező változásokról. Gondolják meg, hogy listáink nemcsak a könyvtárakra terjednek ki, hanem a kormányzati szervekre, országgyűlési bizottságokra, nagy közgyűjteményekre, újságírókra, a közélet fontos szereplőire, hát erre csak annyit tudok önöknek mondani, ez bizony egy zsák bolha, ahol a változásokat követni nagyon nehéz. Tudjuk jól, hogy udvariatlan dolog egy már régebb óta arról a munkahelyről eltávozott kollégát megszólítani (nálunk ebben a témában a még mindig Juhász Gyula főigazgató úr nevére érkező levelek vezetnek, aki idestova 12 éve halott), ezért próbálunk mindent elkövetni, hogy naprakészek legyünk. Nem mindig sikerül, őszintén bevallom, nincs egy olyan egységes adattár, amelyhez biztosan fordulhatnánk, így évente egyszer csinálunk egy nagy revíziót, részben telefonon, részben az interneten a honlapokat átlapozva.
A meghívók kiküldését általában úgy időzítjük, hogy az tíz nappal-egy héttel az esemény megrendezése előtt érkezzék a meghívottakhoz. Ez jó módszernek tűnik, még sem túl távol, sem túl közel nincs az adott nap, egy héttel előre még talán látunk sokszor zavarodott életünkben is, de a kapkodás is elkerülhető, hogy egyik napról a másikra kell átrendeznünk életünk folyását, ha jelen akarunk lenni a rendezvényen.
A népszerűsítés kihagyhatatlan formája ma már a honlap, illetve más honlapokon a belinkelés. Saját honlapunkkal nincs probléma, de más honlapokon a linkek elhelyezése már problematikus. Tapasztalataim szerint nem szívesen engednek ennek a kérésnek az internetes újságok sem.
A konferencia szervezésében következő lépés a részletes forgatókönyv megírása, ahol minden technikai tudnivalót összefoglalunk. Attól kezdve, hogy kiket jelölünk ki levezető elnöknek, az igényelt technikai berendezések felsorolásáig, adott esetben a tolmácsolás körülményének említéséig, hogy tartunk-e és mikor szüneteket, ott milyen étkezést biztosítunk, van-e szóróanyag, azt hol és mikor vehetik át a vendégek, tehát az összes információt, amely az előadások környezetét teremti meg. Amikor életemben először használtam a “forgatókönyv” kifejezést egy rendezvény összefoglalására, bizony nagyképűnek, fellengzősnek éreztem a szóhasználatot. Aztán lassan megtanultam, hogy a szervezés szempontjából ez a legnélkülözhetetlenebb eleme a konferencia sikeres lebonyolításának. Olyan kotta, amelyhez minden szervezőtárs, közreműködő bizton fordulhat, ha kérdése van. Tapasztalataim szerint a legrészletesebb forgatókönyvek bizonyulnak a leghasznosabbnak. Ne gondoljuk, hogy túl kukacosak lennénk, ha minden apró körülményt felsorolunk. Gondosságunk a későbbi siker záloga. Magam, aki már nem tudok egy-egy rendezvényen csak mint szemlélő részt venni, borzalmas baklövésnek könyveltem el a Művészetek Palotája átadóünnepségét, ahol hangos nevetésbe fulladt mind a díszkulcsok átadása, mind a szalagok átvágása. Lám, ide vezet az improvizálás, amikor pontos rögzítés nélkül, az összes lehetségesen adódó helyzetet végig nem gondolva szerveznek meg egy eseményt. Az adott körülmények között lépésről lépésre kellett volna követni a forgatókönyvet, a szereplőket a színpadra állítani, így nem történhettek volna meg a névösszekeverések, a totális káosz a színpadon. Ne legyünk tehát restek egy-egy konferencia – de bármilyen más rendezvény, kiállításmegnyitó, sajtótájékoztató – forgatókönyvét pontosan megírni.
Minden konferenciánál hagyjunk elegendő időt vitára. Tapasztalataim szerint ezek a pillanatok a konferencia legértékesebb részei, ahol a legérdekesebb hozzászólások és vélemények elhangzanak. Sokszor itt lendül be igazán a fantázia, és itt születnek a legjobb ötletek. Szerintem az a kívánatos, ha minden négy egymás után elhangzó előadás után lehet egy kis vitát és szünetet tartani.
Én magam sokkal jobban szeretem, ha az előadó nem szóról szóra megírt előadással áll ki a közönség elé, hanem jegyzetei alapján beszél. Meg kell mondanom, nagyon kevés olyan embert ismerek, aki tud így előadást tartani, mégis minden alkalommal próbálom előadóimat ebbe az irányba terelni. Az ok roppant egyszerű: egy otthon, a számítógép előtt megírt feszes szöveg, amit írásban látunk, sokkal gyorsabb gondolatmenetet igényel, mint egy élőszóban, kissé redundánsabban előadott okfejtés. A közönség figyelmének akár egy röpke percnyi kihagyása az írásban szigorúan végigvezetett szál elejtését jelentheti, mire felkapjuk fejünket, az előadó gondolatmenete már messze jár, és követni is alig tudjuk. Élőszóban mindez kicsit más, ott a szöveg kötőszavai, az intenzívebb kontaktustartás a közönséggel lehetővé teszi a lazább gondolatkövetést. Életem igazán nagy előadásaira emlékezve azért tudom azokat a mai napig szó szerint visszaidézni, mert az előadó nekem is hagyott helyet, hogy gondolatait értelmezzem, felfogjam, nem saját, a tárgykörben megfogalmazható maximális okosságát akarta mindenáron rám erőltetni a rendelkezésre álló idő alatt. Nézzék el nekem, hogy gyakorlatlanságom miatt én magam még nem ezt a módszert alkalmazom, de a jövőben törekedni fogok erre.
A konferencia lezárása és az ott elhangzott előadások közzététele az, ami igazán értékessé és maradandóvá teszi munkánkat. Jó esetben, mint a tavaly novemberben nálunk megrendezett Kulturális örökség – kulturális közvagyon című konferencia kapcsán meg tudjuk jelentetni az előadásokat könyv formában. Ha erre nincs mód, akkor is ajánlom, hogy még időben, azaz néhány nappal a konferencia után kezdjük el előadóinkat nyúzni azzal, hogy adják le előadásuk írott változatát. Ha máshol nem, a könyvtár honlapján bizonyosan elfér a teljes szöveg. Ha mégis megadatik az a nagyszerű lehetőség, hogy könyv formában jelenünk meg, ott bizony a segédszerkesztői munka is rám hárul, sokszor még a jegyzetek egységesítése is, de ezt egy valóban minőségi anyag esetében az ember örömmel vállalja.
Kiállítások
Életem legnagyobb élményei, de legszorongatóbb és legstresszesebb időszakai is nagy kiállításaink előkészítéséhez kapcsolódnak. Az elmúlt tíz év sem volt elegendő ahhoz, hogy rutinfeladatként kezeljem a kiállítások szervezését. Sokszor tetemes felelősségről és még tetemesebb összegekről beszélünk. Csak érzékeltetésképpen: eddigi legbonyolultabb és legdrágább kiállításunk, A Tíz Bambusz Csarnoka című kínai könyv- és nyomdászattörténeti kiállítás 2003 őszén, közel két év előkészületet és 35 millió forintot igényelt.
Nézzük végig, hogy is áll egy-egy kiállítás megszervezésének menete. Mindenekelőtt azzal kezdem, hogy mi kiállítani vágyó nemzet vagyunk. Heti rendszerességgel keresnek meg minket a legkülönfélébb témákban nálunk kiállítani vágyó magánemberek és intézmények. Elutasításukra vagy meghallgatásukra a fentebb már kifejtett alapelvek szerint kerül sor.
Ha megszületett az elvi döntés arról, hogy egy kiállítás létrejön (a kínai kiállítás esetében a pekingi Kínai Nemzeti Könyvtár és a Széchényi Könyvtár között), ott legelőször a magyar oldalról felelős szakmai vezetőt, a kurátort kell megkeresni. Ő lesz az, aki szakmai kérdésekben dönt. Az ő jóváhagyásával készül el a kiállítási tárgylista, ennek külföldről kölcsönzendő dokumentumok esetében minimum egy, de inkább másfél évvel a kiállítás megnyitása előtt készen kell állni. Mire fel ez a nagy sietség? Nos, a hátramaradó egy évben részletes együttműködési megállapodás születik, arról, milyen feltételekkel, hogyan kapjuk meg a kívánt műtárgyakat, rögzítjük, hogy a kiállításra történő felkészítés igényel-e restaurátori munkát (ezt természetesen csak a kölcsönző könyvtár munkatársai végezhetik el), meg kell állapodnunk arról, hogy a katalógus számára milyen fotókat kapunk (a fotókat szintén csak a kölcsönző könyvtár munkatársai készíthetik el), a részletes tárgyleírásokat magyarul és legalább egy világnyelven el kell készítenünk, meg kell szervezni a műtárgyak szállítását, és ha mindezt végiggondoltuk, egy olyan együttműködő partner esetében, mint a Kínai Nemzeti Könyvtár – ahol bizony még a levelezés is többször kínai nyelven bonyolódott – nem is tarthatjuk hosszúnak az egy évet.
Legnagyobb szerencsémre nagy kiállításainkon kitűnő kurátorokkal dolgozhattam együtt. Így elsősorban Karsay Orsolyával, aki kéziratos kiállításaink szakértője, dr. Ferenczy Máriával, aki nagyszerű sinológus, és már együtt dolgozom a 2007-ben megrendezendő francia libertinus irodalmat s a kísérő erotikus illusztrációkat bemutató kiállítás megrendezésén Granasztói Olgával. Hol van még 2007 ősze – kérdezhetik önök, az én válaszom az, hogy bizony nagyon gyorsan itt van, s ennek az évnek a végére itt is végleges tárgylistát kell letennünk az asztalra ahhoz, hogy a továbbiakban késedelem nélkül dolgozhassunk.
Nem kívánom részletesen ismertetni azt az igen bonyolult munkafolyamatot, amely egy ilyen nagy kiállításnál elengedhetetlen, hiszen önök nyilván ritkán találkoznak hasonló volumenű munkával. A továbbiakban csupán a kisebb kiállításokhoz is használható tanulságokat fogom megosztani önökkel.
Ha megvan a kiállítás tárgya, megvan a szakmailag felelős ember és megvan a rendelkezésre álló pénzösszeg, akkor a legfontosabb teendőnk az, hogy egy jó, közönségcsalogató, de ízléses címet találjunk kiállításunknak. Tapasztalataim szerint ezt mindig a kurátorok találják meg; ők azok, akik az anyaggal részletesen foglalkozva találnak egy-egy olyan idézetet, eredeti könyvcímet, amely a kiállításból kiemelve is értelmes egészet alkot, és elég hangzatos ahhoz, hogy becsalogassa a látogatót. Így történt ez A Tíz Bambusz Csarnoka esetében is, ahol ez a cím az írástudó festészet témáit és elveit bemutató, alapvető kézikönyv címe, de így történt ez a mostani kiállításnál is, ahol a Pannóniai Féniksz, avagy hamvából fel-támadott magyar nyelv cím egy Decsy Sámuel röpirat címe volt eredetileg.
Szerencsés, ha kiállításunknak egységes arculatot adunk. Ez azt jelenti, hogy egy grafikai elem, jellemző forma és színrendszer vonul végig a meghívón, a katalóguson, a plakátokon, a szórólapokon. Így az érdeklődő nagyközönség jól azonosítja a kiállítást, mert a különböző nyomtatott termékek szépen összerakhatók.
A kiállítás két legköltségesebb eleme a katalógus és maga a díszlet vagy látvány, amellyel a látogató találkozik.
A katalógusaink azt a jól bevált rendszert követik már évek óta, hogy egy vagy több bevezető tanulmány után a részletes tételleírások következnek. A bevezető tanulmányok átfogó képet adnak a tárgyalt korról, annak jellegzetességeiről, rámutatnak a korszakkal foglalkozó tudomány egy-egy éppen aktuális problémafelvetésére, tárgyalják a tudományág legújabb eredményeit. Nem árt emlékeztetni kedves tanulmányíróinkat, hogy itt nem a szakma, hanem a nagyközönség számára írnak, így kívánatos a tiszta és érthető fogalmazás, a túl gyakori idegenszó használat elkerülése, és egyáltalán, valamiféle kedvesség, úgymond, odahajlás az érdeklődő olvasóhoz.
A tárgyleírásoknál megpróbáljuk ugyanezt az elvet követni, hiszen ott sem az évszámok és adatok, a tudomány összes eredményének egybefogása a cél, hanem az adott műtárgy valamilyen jellegzetességének, bájának kiemelése, amelyről a látogató valódi élményt visz majd haza.
Hiszem, hogy kiállítási katalógusaink a legjobb értelemben vett népszerűsítő olvasmányok, pontosan ezért, mert a fentebb leírt céllal és igénnyel íródtak.
A kiállítás másik sarkalatos pontja a kivitelezés, a látvány és díszletterv. Ez az, amellyel a belépő látogató elsődlegesen találkozik. És ez az, amely rendre a legnagyobb gondot okozza mindannyiunknak.
Itt álljunk meg egy pillanatra, mert elérkeztünk egy megkerülhetetlen elvi és gyakorlati problémához, amelyet szeretnék önökkel együtt végiggondolni. Ez pedig a kiállítás műfajának jelenleg is tapasztalható válsághelyzete, a múzeumok és kiállítótermek tipródása abban a kérdésben, hogy a jelenleg lehetséges két út közül melyiket válasszák. Az egyik út a kiállítás hagyományos, leíró formája, ahol a látogató saját magára van utalva a kiállítás felfedezésében, ahol a kiállított műtárgyak a kánon megtestesüléseként, a közös kulturális emlékezet hitelesítő darabjaiként állnak a látogató előtt. Ezzel a kiállítási formával úgy másfél évtizeddel ezelőttig nem is volt nagyon probléma, hiszen nem ismertük a másik utat, azt a fajta élményparkot, amelyet manapság a látogatók egyre több helyen látnak és igényelnek, amelyre jó példa a megújult Természettudományi Múzeum állandó kiállítása, a Millenárison egykor volt Álmok-álmodói – világraszóló magyarok című kiállítás, és minden bizonnyal ilyen lesz a még formálódó Jövő háza kiállítás is, amely ez év őszén nyílik, szintén a Millenárison. Ez a másik út, ha mégoly csalogató is a kiállításszervező könyvtáros számára – hiszen jelenlegi kultúrpolitikánk a múzeumok Alfa programjával a kiemelt jelentőségű, nagy tömegeket vonzó kiállításokat támogatja – gyakorlatilag járhatatlan. Járhatatlan, hiszen a látogatót középpontba állító, itt nyomogatós, ott belenézős, amott rejtettsarkos interaktív kiállítások töméntelen pénzt és meglehetősen nagy teret igényelnek. Legtöbbünknek, akik elsősorban nem önálló múzeumként, hanem csupán kiállítóteremként működünk, ez a megoldás szinte lehetetlen. Itt jön a megkerülhetetlen kérdés, hogy kell-e, szabad-e egyáltalán kiállítási politikánkkal ezt az utat követnünk.
Van olyan hang a mai szakemberek körében, amely óva inti a múzeumokat ettől a mindenáron való népszerűségre törekvéstől. Óva intenek attól, hogy mindenáron elébe, vagy esetleg alá menjünk a látogató igényének és ízlésének, akik úgy gondolják, hogy az igazi kiállítás még mindig az, amelyik diskurzusra hív: ahol a látogató szellemi tartalékai, ismeretei, figyelmének összpontosítása nélkülözhetetlen a kiállítás megértéséhez, befogadásához. A könyvtár – mint elsődlegesen mégiscsak könyvkiállítások színhelye – soha nem fogja azt az interaktív élményt nyújtani a látogatónak, mint a Természettudományi Múzeum Noé bárkája vagy óriásmamutja, és nem fog vetekedni a Monet-kiállítás sikerével. Egy könyv-, kézirat- vagy térképkiállítás szépsége mindig a szemlélődésben, az apró részletekben, az iniciálék gazdagságában, a tipográfiában, a kötések aranyozásában rejlik, s ez így helyes. Magam éppen a Monet-kiállítás kapcsán jöttem rá, mennyire elviselhetetlen és élvezhetetlen egy zsúfolásig megtelt kiállítási terem. A kiállítás, a könyvkiállítás különösképpen, csendes, visszafogott műfaj, és ezt tudnunk kell vállalni a világ felé is. Mindez nem jelenti azt, hogy nem lehetünk tanító szándékúak, jól láthatóak, alkalmasint populárisak. Életem nagy vágyát osztom meg önökkel akkor, amikor elárulom, hogy mennyire várom azt a pillanatot, amikor egyszer az életben úgy rendezhetek meg egy corvina-kiállítást, hogy ott vezető díszletépítészekkel rekonstruálhatjuk Mátyás egykori könyvtárát, természetesen másolatban, és kicsiknek-nagyoknak bemutathatjuk, milyen is lehetett az érzés, belépni az egykor világhíres corvin könyvtárba…
Azonban a kiállítások építése különleges szakma. Ebben az országban nagyon kevesen művelik és nagyon kevesen művelik jól. Akik pedig a legjobbak, azok bizony megfizethetetlenek. Itt tehát ismét abba problémába botlunk, hogy meg kell találnunk azt a szűkös utat, ahol a kiállítás installálása még nem viszi el az összes pénzünket, mégis élményt ad a látogatóknak.
Célravezető, ha a kiállítást rövidített, on-line verzióban honlapunkra is feltesszük. Ha a kiállított tárgyak fotóit, rövid leírással felvisszük az internetre, könnyű áttekintést adhatunk a kiállításról. Különben is vannak, akik azt mondják, hogy a tényleges kiállítások kora lejárt, a jövő a digitális gyűjteményeké, csakúgy, mint a digitális könyveké. Én magam a jövőt nem látom, csak azt feltételezem, hogy a világ nagy múzeumai, így sok magyarországi múzeum is éppoly fontos turisztikai célpont, mint egy jó gyógyfürdő vagy egy szép műemlék, ezért amíg a világon turisztika létezik, addig a múzeumok léte megkérdőjelezhetetlen. Természetesen az új kommunikációs formák a virtuális kiállítások, kiállításlátogatások létét is legitimálják.
A kiállítás nélkülözhetetlen eleme a megnyitóünnepség, amelynek szervezési folyamata nem sokban különbözik a már leírt konferencia- vagy rendezvényszervezéstől. Itt is ki kell választanunk, hogy kit kérünk fel a kiállítás megnyitására. A választásba gyakorta játszhat bele politika. Én magam legjobban azt szeretem, ha egy kiállítást egy ahhoz a korhoz jól értő, jól beszélő, népszerű tudósember nyit meg. Volt már erre is példa, bár nem sok. A kiállítás megnyitását általában egy nappal sajtótájékoztató előzi meg, amelynek megszervezéséről külön szólok még.
Végül hátramarad a kiállítás népszerűsítése, erre általában, semmiféle pénzünk nem marad. Így a szájhagyomány, sajtókapcsolataink, a honlap és a társadalmi célú hirdetés, néha metróplakátok maradnak mint végső megoldások. Csak emlékeztetem önöket, hogy a jelenleg futó Nagy Könyv-kampány egy milliárd forintba került, és noha lassan egy hónappal vagyunk túl a bemutatkozáson, még mindig nem ettől hangos az ország. El lehet akkor képzelni, hogy néhány százezer forint mire elég egy kiállítás népszerűsítésében. Szinte semmire. De mindig abban bízom, hogy az igényes közönség akkor is megtalál minket, ha nem óriásplakátokon hirdetjük magunkat.
Sajtókapcsolatok
Talán ez a része a munkánknak az, amely – ha gondosan ápoljuk – a leggyümölcsözőbb lehet. Ha jól tartjuk a napi- és hetilapok, a rádiós hírműsorok kulturális szerkesztőit (jóltartás alatt értsd: bármikori önzetlen segítség felajánlása könyvtári és tanulmányi ügyekben, megjelenő könyveinkből tiszteletpéldány), akkor számíthatunk arra, hogy programjaink hírei rendszeresen helyet kapnak a műsoraikban, újságjaikban. Ne felejtsük el, hogy az újságírónak hír kell, és meglehetősen hálás azért, ha e hírnek nem magának kell utánajárnia, hanem egyenesen feltálaljuk neki.
Jelentős rendezvényeinkről időben adjunk ki sajtóhírt. Ahhoz, hogy egy rendezvényről az adott napon beszámoljon a sajtó, nagyjából egy héttel a rendezvény előtt kell kiküldenünk az értesítést, majd a megelőző két napban adjuk ki a hivatalos sajtóközleményt. Sajtótájékoztatóinkon előre elkészített dossziéba rakjuk össze mindazt a tudnivalót, amelyet érdemesnek tartunk közölni az érdeklődőkkel, így nem csak jegyzeteik útján tájékozódnak majd, és sokkal kisebb a valószínűsége az elírásoknak, pontatlanságoknak a később megjelenő cikkekben.
Összefoglalás
Önök e szakmai nap címének azt adták, hogy párbeszéd a környezettel. A párbeszéd egy könyvtár életében azt jelenti, hogy miközben reflektál a külvilág változásaira, ezt a külvilágot maga is próbálja formálni. Csak így, az intenzív diskurzus keretében maradhatunk beszélőviszonyban a környezetünkkel. Ezt a diskurzust tartják fent rendezvényeink, amelyek megmutatják a külvilágnak, hogy mennyivel többek vagyunk, mint egy könyvtár.
* Elhangzott a Párbeszéd a környezettel – a könyvtár kapcsolatrendszere című szakmai konferencián, 2005. április 8-án, a balassagyarmati Madách Imre Városi Könyvtárban.