Könyvtári minősítés a szakértő szemével

Kategória: 2012/ 7

Előzmények

A könyvtári minősítés rendszerének kidolgozása szorosan kapcsolódik a Könyvtári Minőségfejlesztés 21 elnevezésű programhoz, amelyet az Oktatási és Kulturális Minisztérium Könyvtári Osztálya által felkért munkacsoport tagjai dolgoztak ki. A projekt célja az volt, hogy egységes rendszerbe foglalja a könyvtárak korábbi, széttagolt minőségfejlesztő tevékenységét, tudatosan építve a megszerzett minőségmenedzsment-ismeretek gyakorlati alkalmazására. A program elősegítette a rendelkezésre álló anyagi források hatékony felhasználását, a pályázati keretek racionális, egymásra épülő kihasználását, támogatta a könyvtárak minőségelvű értékelését, szakfelügyeletét, lehetővé tette, hogy a könyvtár – mint intézmény – elfoglalja méltó helyét a hazai minősítési rendszerben.Szorosan kapcsolódva a Könyvtári Minőségfejlesztés 21 programhoz dolgozta ki a könyvtári szakemberekből álló munkacsoport azt az önértékelési keretrendszert, amely alkalmas a könyvtárak értékelésére, az elért eredmények elismerésére.* A Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer (KKÉK) az Európai Unió által elfogadott Közös Értékelési Keretrendszer, a Common Assessment Framework (CAF) szempontrendszerére épül, amelynek legfontosabb célkitűzései: a szervezet erős és gyenge pontjainak feltárása, a legfontosabb fejlesztendő területek kijelölése és a továbbfejlődés irányainak meghatározása.**
A könyvtárak minősítését a 12/2010. (III. 11) OKM rendelet szabályozza. A rendelet a könyvtárak minősítésére pályázati eljárást, Minősített Könyvtár címet, valamint Könyvtári Minőségi Díjat vezet be, amelyekre a könyvtárak a Könyvtári Minőségügyi Bizottság által közzétett szakmai szempontok szerint elkészített önértékelés alapján és a pályázatban előírt dokumentumok benyújtásával pályázhatnak.

Tartalmi kérdések

A KKÉK szempontrendszere kiválóan alkalmas a könyvtárak szervezeti önértékelésére, a helyzetkép megismerésére és a javítást célzó intézkedések meghozata-lára. A kilencrészes felépítés meghatározza azokat a fő szempontokat, amelyeket figyelembe kell venni az elemzés során. Az önértékelést alapvetően az adottságok és az elért eredmények alapján vizsgáljuk. Az adottságok meghatározzák, hogy mit tesz a könyvtár, és hogyan közelíti meg feladatait a kívánt eredmény elérése céljából; az eredmények számbavétele során pedig a partnerek, a munkatársak, a társadalom és a kulcsfontosságú teljesítmény terén elért megvalósulást mérjük.
Az adottságok értékelése során alapvetően a PDCA ciklus (Plan-Do-Check-Action) módszerére támaszkodunk. A sikeres pályázat alapfeltétele e módszer alkalmazása, vagyis el kell érnünk, hogy tevékenységünk során szinte automatikusan alkalmazzuk a tervezés-megvalósulás-ellenőrzés-beavatkozás folyamatának elvét. Minden alkritérium értékelésekor, a megfelelő pontszám megállapítása mellett fel kell tárnunk az erősségeket, a fejlesztendő területeket, valamint meg kell határoznunk intézkedési elemeket.
Az eredmények értékelésekor azt vesszük figyelembe, mennyiben sikerült a kitűzött célokat elérni, romló vagy javuló tendenciákat figyelhetünk-e meg, illetve hogy az elért eredmények folyamatosan szinten tarthatóak-e.
A pályázat fontos része a megfelelő dokumentumok összeállítása. A KKÉK-ben megtalálható a kötelező és az ajánlott dokumentumok listája. E dokumentumok elkészítése alapos előkészítő munkát, komoly felkészülést igényel. A benyújtott dokumentumok szakszerűsége, tartalmi mélysége fontos támpontul szolgál az adott könyvtárban folyó minőségfejlesztő tevékenység színvonalának megítéléséhez, ezért erre a területre is komoly gondot kell fordítani.

A felkészülés javasolt menete

Az eddigiekből talán kiviláglik, hogy a sikeres pályázat elérését hosszú felkészülés, tudatos minőségfejlesztő tevékenység előzi meg. Alapfeltétel a vezetőség elkötelezettsége, felkészültsége, a megfelelő erőforrások biztosítása. Az önértékelés elkezdését, a munkatársakra váró feladat összetettségét kellő módon kommunikálni kell az érintetteknek, hiszen csak így érhető el, hogy mindenki azonosulni tudjon ezzel a komplex tevékenységgel.
A felkészülés nem képzelhető el minőségfejlesztő munkacsoport felállítása és működtetése nélkül. A minőségfejlesztő munkacsoport tagjainak szintén kellően elkötelezetteknek és felkészülteknek kell lenniük, hiszen rájuk hárul a munka zöme. Alapvető szempont, hogy mindezen tevékenységekbe minél több munkatársat vonjunk be; a munkacsoport tagjai konzultáljanak a közvetlen munkatársaikkal, ezáltal a minőségfejlesztés kiterjedhet az intézmény egészére, és valamennyi dolgozó sajátjának érezheti az ügyet.
A pályázat benyújtását megelőzően érdemes próbaképpen elvégezni az önértékelést, valamint számba venni a kapcsolódó dokumentumokat. A próbaképpen elvégzett önértékelés során feltárulnak az előforduló hiányosságok, meghatározhatjuk a feladatokat, elkészíthetjük, módosíthatjuk a dokumentumainkat. Ugyanakkor a munkacsoport tagjai kellő rutint szerezhetnek az önértékelés lebonyolításában, esetleg kiderülhet, hogy módosítani kell a csoport összetételén, az alkalmazott módszereken. Fontos szempont a nyílt kommunikáció alkalmazása, vagyis annak elérése, hogy őszintén tudjunk beszélni a problémákról, hogy megtanuljunk érvelni, konszenzusra jutni. E folyamat során erősödhet a bizalmi viszony a munkatársak között, illetve a vezetőség és a beosztottak között. Amennyiben ezen a téren hiányosságokat észlelünk, érdemes tréningekkel elősegíteni a zavartalan együttműködést.
Amennyiben van rá lehetőség, érdemes külső szakértőt megbízni. A külső személy nemcsak a szakértelmével tud segíteni, hanem kívülállóként könnyebben észreveszi azokat a javítandó pontokat, amelyeken a mindennapok rutinja miatt átsiklunk. Ráadásul a külső szerepelő nincs benne a szervezet érdekrendszerében, ezért érdekmentesen tud javaslatokat, megoldási módokat kínálni.
Ha a pályázat benyújtásakor már kellő felkészültséggel rendelkezünk, nem okozhat gondot a sikeres pályázat elkészítése. Az alkritériumok értékelését a munkacsoport tagjai önállóan, a többi tagtól függetlenül végezzék el, munkájuk során ezúttal is támaszkodjanak a közvetlen kollégák véleményére, de ne akarjanak mindenképp megfelelni a vezetőség kimondott vagy kimondatlan elvárásainak.
Gyakran felmerül a kérdés, hogy a munkacsoportban a vezetőség részt vegyen-e. A kérdésre nem lehet egyértelmű választ adni, hiszen ennek eldöntése nagymértékben függ a szervezeti kultúra, a munkahelyi légkör jellemzőitől. Javaslatként általánosságban megfogalmazhatjuk, hogy célszerű a vezetőség nélkül elvégezni az önértékelést, esetleg párhuzamosan a vezető vagy a vezetőség tagjai is elvégezhetik ugyanezt a tevékenységet.
Az egyéni önértékelést követi a közös konszenzuskeresés. A munkacsoport tagjai egyenként fedjék fel és indokolják meg az általuk adott pontszámot – függetlenül attól, hogy a többiek hogyan értékeltek. Semmiképpen ne törekedjünk arra, hogy végső döntésként a pontok számtani középértékét adjuk meg, hanem egymás meggyőzésével, a megfelelő elvek felsorakoztatásával jussunk konszenzusra. Nagymértékben rontja a munkatársak motiváltságát, ha a vezető megvétózza az így kialakult döntést! Az elvárt vezetői magatartás azt kívánja meg, hogy fogadjuk el a munkatársak véleményét, még abban az esetben is, ha vezetőként más a véleményünk.
A pályázat benyújtásakor ki kell töltenünk a KKÉK-ben szereplő Excel-táblázatot, hiszen az alkritériumok más-más súllyal szerepelnek a felsorolásban. Amennyiben a végső pontszámunk meghaladja az előírt 750-es értéket, és amennyiben valamennyi kötelező dokumentumunk kellő minőségben a rendelkezésünkre áll, csak abban az esetben nyújtsuk be a pályázatunkat.

Tapasztalatok

Bár az előző évben csak három könyvtár pályázott a Minősített Könyvtár címre, mégis az értékelés során jelentős tapasztalatokat szereztünk. Ezek közül most csak a legfontosabbakra térek ki.
1. Gyakori tévhit, hogy amennyiben a könyvtár akár önállóan, akár egy nagyobb szervezeti egység részeként már megszerzett valamilyen minősítést, megspórolhatja a pályázatra történő alapos, célirányos felkészülést. Ugyancsak tévhit, hogy amennyiben a nagyobb szervezeti egység részeként szerepelünk bizonyos dokumentumokban – például a minőségirányítási kézikönyvben vagy a stratégiai tervben – nincs szükség arra, hogy ezeket a dokumentumokat külön a könyvtárra vonatkoztatva is elkészítsük. Fel kell hívnom a figyelmet, hogy minden kötelező dokumentumot célirányosan, az adott könyvtárra vonatkoztatva kell elkészíteni és benyújtani!
2. A PDCA elv gyakorlati érvényesülését semmiképp nem lehet megspórolni. Nem elég megtervezni, esetleg lebonyolítani egy tevékenységet, az előforduló hiányosságokat fel kell tárni, be kell avatkozni a folyamatba, és a következő tervezés során figyelembe kell venni a mérési eredményeket. Nem elég elvégezni például egy használói elégedettség-vizsgálatot, a kapott válaszokat fel kell dolgozni, értékelni kell, a negatív tendenciák okait fel kell tárni, a megfelelő változtatásokat be kell vezetni, és bizonyos idő eltelte után újabb mérést szükséges elvégezni.
3. Mint korábban jeleztem, a kötelező és ajánlott dokumentumok színvonala mintegy tükröt tart a szakértők elé. Amennyiben kiderül, hogy egy bizonyos dokumentumot például az igazgató az utolsó éjjel egyedül készítette el, vagy hogy egy korábban elkészült dokumentumot a pályázat kedvéért csupán átkereszteltek, és egészen mást tartalmaz, mint amit a címe sugall – nos, ezek az esetek nem jelentenek túlzott előnyt a szakértők szemében.
4. Nehezen mérhető, mégis fontos szempont lehet az adott könyvtár szervezeti kultúrájáról szerzett személyes benyomás. Kellően tájékozottak-e a munkatársak, tudják-e mit, miért és hogyan tesznek, hogyan fordulnak az olvasókhoz és egymáshoz… Mindezek a kérdések nehezen megválaszolhatóak ugyan, de a helyszíni vizsgálat során a gyakorlott szakértők szemét nem kerülik el az esetleges hiányosságok, gyengeségek.

* * *

A fenti sorokkal nem szerettem volna elvenni senki kedvét az önértékelés elvégzésétől, illetve a pályázat benyújtásától, csupán a figyelmet kívántam felhívni arra, milyen nagy feladatot vállal magára, aki végigmegy ezen a folyamaton. A befektetett energia azonban mindenképen megtérül, hiszen tudatosabban végezhetjük a munkánkat, mint korábban; világossá válik számunkra, hol vannak az erősségeink és miben kell fejlődnünk; pozitív irányba alakulhat a munkahelyi klíma; motiváltabban leszünk a jó munkavégzésre, hiszen átélhetjük, hogy van beleszólásunk a munka menetébe – vagyis jobban érezhetjük magunkat a munkahelyünkön. És ha mindezek után a pályázat elbírálói is eredményesnek tekintik erőfeszítéseinket, az elért címet büszkén kommunikálhatjuk a partnereink számára.
* A Könyvtári Minőségügyi Munkabizottság tagjai: Skaliczki Judit (elnök), Gyurics Zoltánné, Mender Tiborné, Ramháb Mária, Sohajdáné Bajnok Katalin, (Vidra) Szabó Ferenc, Zalainé Kovács Éva.
** A KKÉK az Emberi Erőforrások Minisztériuma honlapján elérhető. Bővebben: Vidra Szabó Ferenc: Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer. A könyvtári önértékelés szakmai szempontjai. Budapest, Könyvtári Intézet, 2010. 70 p. /A jó gyakorlat a könyvtári minőségirányítás bevezetéséhez/; Vidra Szabó Ferenc: Könyvtári önértékelés, könyvtári minősítés. = Könyv, Könyvtár, Könyvtáros, 2010. 4. sz. 3-12. p.

Címkék

(1) (1) (1) (1) (1) (12) (1) (2) (2) (3) (3) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (10) (3) (2) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (4) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (2) (1) (1) (1) (1) (20) (1) (18) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (7) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (3) (1) (1) (5) (1) (3) (2) (1) (1) (1) (3) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (4) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (5) (1) (1) (2) (1) (2) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (6) (28) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (7) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (10) (1) (5) (1) (1) (2) (1) (1) (4) (1) (1) (5) (1) (1) (1) (1) (18) (6) (1) (6) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (27) (3) (10) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (8) (3) (4) (1) (1) (1) (1) (1) (9) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (12) (3) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (7) (11) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (4) (2) (11) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (2) (3) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (4) (4) (2) (10) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (3) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (30) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (33) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (9) (1) (1) (1) (4) (3) (1) (1) (1) (1) (2) (2) (2) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (6) (1) (3) (1) (19) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (4) (1) (9) (2) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (3) (6) (15) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (1) (2) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (10) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (4) (1) (1) (1) (1) (7) (5) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (2) (6) (1) (2) (1) (2) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (13) (1) (1) (2) (4) (3) (1) (1) (1) (1) (3) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (38) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (6) (1) (6) (17) (1) (1) (1) (1) (6) (1) (2) (1) (5) (1) (1) (1) (1) (19) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (4) (1) (3) (1) (1) (2) (1) (9) (1) (1) (1) (4) (1) (1) (1) (2) (1) (21) (6) (5) (1) (3) (2) (1) (1) (2) (3) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (8) (1) (25) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (6) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (18) (3) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (4) (14) (1) (2) (1) (1) (1) (2) (2) (14) (7) (2) (4) (2) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (2) (5) (1) (1) (1) (1) (2) (22) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (2) (1) (1) (2) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (6) (1) (4) (1) (1) (1) (10) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (4) (1) (1) (3) (12) (1) (4) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (17) (4) (1) (1) (2) (1) (3) (1) (2) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (6) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (5) (2) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (9) (1) (2) (1) (4) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (62) (1) (1) (1) (3) (3) (1) (4) (1) (11) (11) (3) (1) (1) (3) (1) (1) (2) (2) (2) (1) (4) (1) (7) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (7) (9) (1) (1) (7) (6) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (7) (43) (3) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (9) (1) (2) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (2) (2) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (2) (6) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (4) (1) (1) (4) (6) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (2) (1) (4) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (4) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (4) (1) (1) (1) (1) (4) (4) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (8) (1) (4) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (5) (1) (2) (2) (9) (1) (7) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (3) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (2) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (2) (1) (1) (2) (4) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (5) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (2) (8) (1) (1) (1) (4) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (2) (1) (1) (1) (1) (1) (1)