(Esettanulmányok károkról
és a megelőző állományvédelem néhány aktuális
módszeréről)

Mihez kell hozzáférni, mikor?

A könyvtáraknak az összegyűjtött könyvek, folyóiratok, napilapok, más nyomtatványok, kéziratok, fényképek, filmek, mágneses hang- és képrögzítések, valamint digitális dokumentumok nagy mennyiségeit kell a használók számára hozzáférhetővé tenniük.

Állományvédelem és hozzáférés két, egymással szorosan összefüggő, egymást feltételező fogalom. Az állományvédelemnek célja és funkciója, hogy lehetővé tegye azt, hogy az összes információ, amit egy dokumentum vagy a dokumentumok nagyobb csoportja (a gyűjtemény) hordoz, hozzáférhető legyen a mindenkori jelen kutatói számára. Az összes információhoz való hozzáférés követelménye azt is jelenti, hogy minden dokumentumnak legalább egy példánya meg kell, hogy őrizze az eredeti megjelenés anyagi és készítési jellemzőit is, és arról is tudni kell, hol található ez az egy eredeti példány. Mivel az olvasók és kutatók igényeit a jövőben is ki kell elégíteni, az állományvédelemnek arról is gondoskodnia kell, hogy a jelenbeli használat ne okozzon információveszteséget, tehát hogy a jövőbeli használók is a lehető maximális mennyiségű információhoz juthassanak. Ugyanakkor az információkhoz való hozzáférésnek egyik sarkalatos feltétele, hogy az állományvédelem mindig megtalálja azokat a módszereket és eszközöket, amelyekkel a hozzáférés – az információhordozó anyagok, információrögzítési és visszakeresési módok, valamint a körülmények és igények állandó változásai mellett is – biztosítható.

A károsodások – a hozzáférés – az állományvédelem

Az információtartalommal rendelkező hordozókat a papírtól a tintákon keresztül a könyvkötések elemeiig éppúgy, mint az audiovizuális vagy digitális dokumentumok mágneses jeleit a károsodás, pusztulás, eltűnés állandó veszélye fenyegeti.

A II. világháború utáni időszaktól kezdve a tudományos könyvtárak állománya használatának és igénybevételének állandó, nagyfokú növekedése tapasztalható. A használat gyakoriságának növekedése önmagában is, de a szakszerűtlen tárolással és a gondatlan használattal együtt még inkább, a dokumentumok gyors és nagy mértékű fizikai károsodásához vezet.

Ehhez járulnak az egyes könyvtári anyagok összetételéből és a külső környezeti hatásokból eredő negatív tényezők, amelyek együttesen jelentősen növelik az anyagok károsodásának sebességét. Az utóbbi 150 évben keletkezett könyvek és más papírhordozón levő dokumentumok tíz- és százmillióit veszélyezteti világszerte a savasság és a törékennyé válás. Ugyanakkor az újabb hordozókon lévő dokumentumok, mint a fényképek, filmek, mágneses audio- és videoszalagok gyakran még érzékenyebbek a fényre, az optimálisnál magasabb hőmérsékletre vagy a nedvességre. A digitális forradalom a szoftver és a hardver elavulásának új kockázatait hozta, ami a digitális információk hozzáférhetőségének elvesztével járhat jó esetben egy-két évtizeden, rosszabb esetben öt-tíz éven belül.

Mindennek, valamint a bárhol és bármikor bekövetkezhető elemi csapásoknak a következménye, hogy egyes gyűjteményeknek nagy része kerülhet komoly veszélybe. A képek és hangok, tehát a nem-szöveges információk rögzítésére használt első anyagok – mint a cellulóz-nitrát vagy a viasz valamint ebben a században az audio- és videoszalagok – a jövő könyvtárosai és kutatói számára még nehezebb döntésekkel fognak járni az állományvédelem és a hozzáférhetőség szempontjából, mint amilyeneket a savas papír jelentett ebben a században.

A könyvtári állományokat alkotó sokféle anyag védelme, konzerválása sokféle, speciális szakértelmet igényel, valamint az ilyen anyagok nagy mennyisége olyan, korábban nem létező problémákat vet fel, amelyek nem oldhatók meg a hagyományos módon, az egyedi darabok kezelésével. Az anyagok sokfélesége azzal is jár, hogy azokhoz nem lehet uniformizált módszerekkel közelíteni. Nincsenek szabványosított megoldások: új stratégiákat kell kialakítani, és további kutatásokat kell végezni ahhoz, hogy a legjobb eljárásokat megtalálják.

A károsodások a szellemi örökség jelentős részénél okozzák már most is, és a jövőben fokozódó mértékben fogják okozni a hozzáférhetőség csökkenését, hacsak nem kezdődnek nagyobb léptékű megelőzési programok a hatékonyabb megőrzésre és ezáltal az információkhoz való minél teljesebb hozzáférés hosszú távú biztosítására.

A megelőzés területei és módszerei

A megelőzési program általánosságban azt jelenti, hogy összehangolt módon, minden eszközt felhasználnak annak elősegítésére, hogy a dokumentumok elvárható élettartamának egészét hasznosítani lehessen, vagyis hogy a dokumentumokat – az esetleg korlátozott mértékű – használat számára alkalmas állapotban tartsák.

Az általános megelőző intézkedések a következő területekre terjednek ki:

• a klíma (a levegő hőmérsékletének és relatív nedvességtartalmának) szabályozása az állomány tárolásának, használatának és kiállításának tereiben;
• védelmet biztosító raktári körülmények (a megfelelő klíma mellett a levegőszennyezés távoltartása, a fényerősség és az UV-sugárzás minimalizálása, a helyiség és az állomány tisztán – lehetőleg pormentesen – tartása, tűz, víz és behatolás elleni védelem, ill. riasztás);
• az állomány egységeinek biztonságos, a használatot sérülésmentesen lehetővé tevő elhelyezése a polcokon, szekrényekben, fiókokban; a sérülékeny vagy már sérült dokumentumok vagy azok csomóinak elhelyezése az adott dokumentumnak leginkább megfelelő, időálló és a beléjük helyezett anyagot nem károsító anyagokból készült tároló eszközben, ami lehet kötés, pallium, boríték, poliészter tasak, doboz, tok, téka, paszpartu és ezek kombinációja is;
• a fizikai sérülések elkerülése érdekében az állomány szakszerű, károsodást nem okozó kezelése az olvasói kiszolgálás, szállítás, használat, kiállítás stb. során;
• a törékeny papírú könyvek, újságok és más – gyakran rajzos, képes – dokumentumok eredeti példányai használatának korlátozása; mikrofilmezéssel tartós másolat, a hozzáférés kiterjesztése érdekében pedig – szükség esetén – a mikrofilmről digitalizált másolat készítése;
• tömeges semlegesítés a savas, de még nem törékeny papírok esetében;
• időtálló anyagok és tartós használatot lehetővé tevő technológiák alkalmazása a dokumentumok előállítása és védelme (pl. kötése, restaurálása) során (1986 és 1996 között a Magyarországon megjelent könyveknél a savas papír aránya 98,5%-ról 15%-ra csökkent),
• terv készítése és felkészülés elemi csapások (elsősorban tűz és víz) megelőzésére és bekövetkezés esetén a mentés és a helyreállítás teendőire;
• különböző formákban – mint pl. tanfolyamok elméleti és gyakorlati tananyaggal, bemutatók, videofilmek, látogatások kötészeti és restauráló műhelyekben, kiállítások – a könyvtárban dolgozók és az olvasók képzése, oktatása és nevelése az állományvédelem szükségességének és módszereinek megismerésére és az egyéni felelősségtudat kialakítására.

Erre a célra – a meglévő magyar tananyagok mellett – jól felhasználhatók:

• a British Library-n belül működő National Preservation Office (Országos Állományvédelmi Hivatal) által készített és terjesztett segédanyagok,

pl. egyes kiadványok (állományvédelmi irányelvek; a könyvtári és levéltári anyagok másolása a védelem szempontjából;

a könyvtár biztonságának tervezése és a bűncselekmények megelőzése),meglepő rajzú és formájú (sajt, bacon, lekváros kenyér, zeller) könyvjelzők, amelyek felhívják a figyelmet a használatból eredő gyakori kárósító hatásokra – zsíros és egyéb szennyezések, vágások, szakadások, nedvesség, hő, a könyv gerincének és nyílásainak feszülése – és ezek megelőzésre;

• az ECPA (European Commission on Preservation and Access: Európai Állományvédelmi és Hozzáférési Bizottság) honlapján látható virtuális kiállítás a károsító hatásokról, mint pl. a por, a víz, a könyvkárosító penészgombák és rovarok (az ECPA honlapjának címe: http://www.knaw.nl/ecpa),
• az Unesco megbízásából az IFLA egy CD-t készít, amelyen az összes károsodást és megelőzésük lehetőségeit is bemutatják.

(Megelőző) állományvédelmi tevékenység és programok könyvtárakban

Az egy-egy könyvtárban vagy több könyvtárnál közösen készülő, illetve az esetleges nemzeti állományvédelmi programok kialakításakor és kivitelezésekor az alkalmazott módszereket természetesen az adott állomány(ok) nagyságától, összetételétől, korától, használatának mértékétől és módjától valamint a program céljától függően kell megválasztani. Ennek alátámasztására néhány példát szeretnék bemutatni.

Egy 80–100 000 kötetes állománnyal rendelkező, magyarországi egyházi (püspöki) könyvtár állapotának néhány jellemzője:

• a könyvtár nagyobb része 19. századi vagy korábbi állomány, de 20. századi anyag is van; az állomány zöme könyv, de vannak kéziratok és folyóiratok is; a használat mérsékelt;
• a raktárban a polcok és a könyvek nagyon porosak, a bőrkötések láthatóan kiszáradtak;
• a földön is tárolnak könyveket; a zárható szekrényekben és a nyitott polcokon a kötetek rendetlenül, könyvtámaszok nélkül vannak elhelyezve, és sok a függőlegesen álló vastag, nagy méretű könyv;
• sok vékony, kötés és borítófedél nélküli, részben már sérült, hiányos füzet van a kötött könyvek között egyes ablakokon van, másokon nincs spaletta, sem védőfüggöny;
• a központi fűtés következtében valószínű, hogy a levegő a fűtési szezonban túlságosan száraz;
• a könyvtárnak az elmúlt években módja volt köttetni és néhány könyvet restauráltatni is; a restaurált könyvek azonban nincsenek biztonságban, mivel ugyanazon rossz elhelyezésbe kerülnek vissza.

A további károsodások megelőzése érdekében a következő javaslatokat tettem:

• szisztematikus polc- és állománytakarítást kellene végezni;
• az újraporosodás csökkentése érdekében az ablakokat szigetelni kellene;
• azokra az ablakokra, amelyeken nincs spaletta, fehér vászonfüggönyöket kellene felszerelni. A spalettákat és a függönyöket használni szükséges ott, ahol a közvetlen napsütés veszélyezteti a könyveket;
• meg kellene oldani, hogy ne legyenek könyvek a földön. Bármikor bekövetkezhet pl. egy fűtőtest repedés, ahonnan a kifolyó víz elsősorban a földön lévő könyveket áztatja el,
• mind a polcokon, mind a szekrényekben rendesen, függőleges helyzetben, könyvtámasszal megtámasztva kellene a könyveket elhelyezni. Nagy és/vagy súlyos kötetek esetében törekedni kellene a fektetett tárolásra, de ilyenkor két kötetnél több nemigen lehet egymáson;
• a sérült kötésű és a kötés nélküli, sérülékeny köteteket vagy az egymás mellett lévő, kötés nélküli, vékonyabb kötetek csomóit dobozokban vagy zárt tékákban kellene elhelyezni. A portalanítással egyidejűleg fel lehetne mérni a szükséges tároló eszközök méretét és mennyiségét.
• Az anyagi lehetőségektől függően folytatni kellene a köttetést és restauráltatást azon könyvek esetében, amelyek értéke vagy használati gyakorisága azt indokolj a;
• a fűtést a lehető legnagyobb mértékben mérsékelni kellene, és – ha van mód a beszerzésre – párologtató berendezéseket kellene működtetni (ha és amikor a mérések elvégzése után valóban nagyon száraznak bizonyul a levegő),
• a portalanítás után el lehetne végeztetni a bőrkötésű könyvek konzerváló kezelését, ami tisztítást és a bőr elvesztett víz- és zsírtartalmának pótlását jelenti. Ezt csak szakképzett restaurátor által betanított emberek végezhetik.

Egy hasonló, bár kisebb állománnyal rendelkező külföldi könyvtárban – a yorki székesegyház könyvtárában – látott karbantartó és megelőző állományvédelmi tevékenység jó példa arra, hogyan lehet az ilyen jellegű állományvédelmet sikeresen megszervezni és végezni.

A könyvtárban 20 000 régi nyomtatvány van, egy teremben alul és a galérián körben, a falak melletti polcokon elhelyezve. A könyvtárhoz tartozó levéltárban kéziratokat, (pergamen) kódexeket, okleveleket, építészeti tervrajzokat és fényképészeti anyagot őriznek. A könyvek bőr és pergamen kötésűek, amelyeket rendszeresen karbantartanak. A restauráló műhelyen kívül egy külön helyiségben hetenként egyszer hat önkéntes, 52–70 év közötti, szabadidővel rendelkező és erre a munkára fizetés nélkül vállalkozó nő dolgozik. A választott személyeket betanítják és rendszeresen továbbképzik, így a jól körülhatárolt feladatokat kiválóan hajtják végre. Ők végzik a kötések tisztítását, pasztázását, a könyveken belül a kisebb papírjavításokat, a sérült kötetek szalaggal való átkötését, kétféle doboz készítését és a dobozba rakást. Ketten közülük a könyvtári munkán kívül, hetenként kétszer, a levéltárba tartozó üveglemez negatívokat tisztítják.

Több külföldi nemzeti és más nagy, tudományos könyvtárnál indítottak ún. dobozolási programokat, amelyek keretében minden arra rászoruló állományegységet és a vékonyabb egységek csomóit – retrospektíve és kurrensen egyaránt – a megfelelő méretű és anyagú, külső cégtől beszerzett vagy a könyvtárban előállított dobozokban helyezik el.

• Az Orosz Tudományos Akadémia Könyvtárában a néhány évvel ezelőtti tűz után 180 000 kötet károsodott könyvet tesznek számítógéppel tervezett egyedi, méretre szabott dobozba a fertőtlenítés, tisztítás és biológiai ellenőrzés után, mivel restaurálásukra hosszabb ideig nem kerülhet sor.
• A dán Királyi Könyvtárban a könyvek köttetésének politikája megváltozott; ennek okait, a bekötött könyvtest és a kötés sérülésének mechanizmusát is megtanítják az illetékes könyvtárosoknak, hogy megértsék és elfogadják azt, hogy az automatikus bekötés megszűnt, és helyette sok esetben tároló dobozokat alkalmaznak. A könyveket csak meghatározott feltételek teljesülése például ötszöri használat – esetén köttetik be. A kötésnél felszabaduló pénzből vásároltak pl. számítógéppel vezérelt dobozszabó gépet.
• A Skót Nemzeti Könyvtárban a régebbi újságok be vannak kötve, az újabbak nincsenek (a használati példány sem), hanem vastag szürkelemezből épített dobozokba kerülnek. A dobozok a polcokon fektetve, gerinccel kifelé vannak elhelyezve. Az olvasók az újságokat – ha még nincs róluk mikrofilm – dobozzal együtt kapják meg; a doboz úgy van kialakítva, hogy fedele olvasás és lapozás közben tartóként szolgál.

A könyvek, periodikumok és CD-k védelmére a következő megoldásokat alkalmazzák

19. századi, egy-két íves füzetek téma szerinti csoportosításban be vannak kötve úgy, hogy a fejmetszés por elleni védelmére a hátsó tábla belső oldalára fejnél egy, a köteten előre áthajtott kartoncsíkot ragasztanak.

Puhafedelű könyvekből (kötés helyett) többet is elhelyeznek mélyebb és a könyvek méreténél nagyobb dobozokban, egymásra és egymás mellé téve a könyveket; az ilyen dobozokat fektetve teszik a polcra. Ha csak egy könyv kerül egy dobozba, akkor az első metszésre állítva teszik a polcra.

A sorozatokat egyre kevésbé kötik, ehelyett méret szerint egyedileg, de dobozkészítő géppel szabott, savmentes kartondobozokba teszik őket.
Ha könyv és CD együtt, dobozban jelent meg, akkor azt így, együtt, a dobozban tartva raktározzák. Az önálló CD-ROM-okat külön, fém szekrényben tartják. A dobozok és más tároló eszközök a könyvtár könyvkötészetében készülnek. A dobozszabást számítógéppel vezérelt, automatikusan működő géppel végzik; a program segítségével minden szükséges egyedi méretet elő lehet állítani. Savmentes dobozkartonból a hajtogatott, szürkelemezből pedig az épített dobozokat készítik. Az utóbbiakhoz is ki lehet a szabógéppel vágni a szükséges méretű lemezdarabokat, így a dobozkészítés nagy mértékben meggyorsul. A gép ára kb. 25 millió forint.

• Hollandiában 1997-ben kezdődött a Metamorfoze névre keresztelt nemzeti program a könyvtári állományok és irodalmi gyűjtemények legsérülékenyebb, savas és törékennyé váló részének megóvására és megőrzésére. A Metamorfoze program végrehajtása során az érintett 19. és 20. századi könyvek, újságok, folyóiratok és kéziratok átalakuláson (metamorfózison) mennek keresztül: az országos számítógépes rendszerben való katalogizálás után a legalább 2-300 évig fennmaradó mikrofilmmé, és talán digitális “tárggyá” is fognak változni. Ugyanakkor minden, 1840–1950 között Hollandiában megjelent vagy írt holland dokumentumból – amelyekről a mikrofilmek készülnek – egy példányt jelenlegi tárolási helyükön, eredetiben megőriznek, optimális raktári körülményeket alakítva ki számukra, és dobozba vagy erős, semleges, vízhatlan, rovarálló (Tyvek nevű polietilén anyagból készült) védőzacskóba téve őket. A savas, de még nem törékeny papírú dokumentumokat a Bookkeeper tömeges semlegesítési eljárással semlegesíttetik, mielőtt a tároló zacskóban elhelyezik. Ily módon egy példány biztosan fenn fog eredeti mivoltában is maradni a leginkább veszélyeztetett 19. és 20. századi dokumentumokból is.

Egy tudományos szakkönyvtár, az Országos Pedagógiai Könyvtár iskolai értesítő gyűjteménye egyedülállóan gazdag, de a zömében facsiszolatos, savas papír és az eddigi mostoha körülmények következtében meglehetősen rossz állapotban van. A gyűjtemény egészének védelmére és ugyanakkor szélesebb körű használatának lehetővé tételére kértek tőlem tanácsot. Én a következő komplex megoldást javasoltam:

• a megfelelő módon elvégzett portalanítás;
• a szükséges javítások után tartós másolat készítése mikrofilmre;
• az eredeti példányok elhelyezése megfelelő tároló eszközökben és jó raktári körülmények között; az eredeti használatát a mikrofilmezés után meg kell szüntetni;
• az elkészült mikrofilmről a gyakran használt értesítők digitalizálása.

Digitalizálás és állományvédelem

Sokan fűznek nagy reményeket a digitális technológiához, mint amely hozzásegít ahhoz, hogy a ritka és sérülékeny dokumentumokat jobban meg lehessen őrizni, és hozzáférhetőségüket ki lehessen terjeszteni, mivel a digitális képek igen jó minőségűek, és az elektronikus formák használata könnyebb és egyidejűleg több használó számára lehet elérhető, mint a mikrofilm. Sajnos azonban azt is tudjuk már, hogy az elektronikus adatok könnyebben tűnhetnek el vagy válhatnak alkalmatlanná az olvashatóvá történő visszaalakításra, mint az analóg módon rögzített információk. A könyvektől eltérően, a digitális adatok nem őrződnek meg hosszú ideig, ha nem frissítik őket. Az adatok frissítése és a technológia folytonos változása miatt átvihetik az egyik – elavuló – szoftverből a másikba, valamint a visszaalakításra alkalmas új és még újabb hardver sok anyagi és szellemi ráfordítást igényel. A másik veszély az, hogy az egyik rendszerből a másikba való átvitelkor a fájlok bizonyos jellemzői majdnem mindig eltűnnek vagy megváltoznak. Ezért a digitális dokumentumok hosszú távú fennmaradásáról és hozzáférhetőségéről a készitésükkel egyidejűleg az ehhez szükséges ismeretek birtokában és megfelelően kialakított infrastruktúrával lehet és kell gondoskodni. Mindezek miatt most még úgy oldható fel a mikrofilmen vagy digitális formában való megőrzés és hozzáférés dilemmája, hogy az információt mikrofilmen biztosan hosszú ideig meg lehet őrizni, és szükség esetén, a szélesebb körű hozzáférés érdekében, célszerű lehet a mikrofilmről digitalizált változatot is készíteni. Ezt azután a technológiai változásoknak megfelelően rendszeresen kell frissíteni és átalakítani.

Felhasznált irodalom

Smith, Abby: The Future of the Past. Preservation in American Research Libraries. Council on Library and Information Resources. 1999. április. 16 p.

Mehmet, Shed: Teamwork for Preventive Conservation. NPO Journal. 3. szám. 1999. január. 10–11. p.

Kastaly Beatrix: Permanent paper and the brittle book problem in Hungary. In: Papers of the 64th IFLA General Conference, 1998. Amsterdam. 1998. Booklet 6. 16–20. pp. 4. Kastaly Beatrix: Újdonságok a restaurálásban és az állományvédelemben. Konferenciákon és tanulmányúton szerzett tapasztalatok, 1998. Könyv, könyvtár, könyvtáros. 1998. december. 40–51. pp.