Az 1997. évi CXL. törvény, majd a 64/1999. számú kormányrendelet előírásai szerint elkészült a nyilvános könyvtárak jegyzéke, amely rövidesen megjelenik a Kulturális Közlönyben.

A jegyzék felállításával kapcsolatos tapasztalatokról 2000. február 24-én, a NKÖM könyvtári osztálya által szervezett értekezleten számoltunk be. Ebben a közleményben az ott elhangzottakat – némiképp kiegészítve – foglaljuk össze.

Jogszabályi alapok

A nyilvános könyvtári ellátásról az 1997. évi CXL. törvény rendelkezik. Meghatározza a nyilvános könyvtár alapkövetelményeit és alapfeladatait, illetve a nyilvános könyvtári ellátás működésének feltételeit, és rendelkezik a nyilvános könyvtári ellátás két nagy területéről, a tudományos és szakkönyvtári, valamint a közkönyvtári ellátásról. Kimondja, hogy a nyilvános könyvtári ellátás rendszerének működtetése az állam és a helyi önkormányzatok feladata.

A könyvtárak fenntartása, működtetése, a feladatok ellátásához szükséges személyi, tárgyi és pénzügyi feltételek biztosítása a fenntartók kötelessége. A nyilvános könyvtári ellátásból adódó feladatok finanszírozásához a központi költségvetés is hozzájárul. A hozzájárulás egy része pályázatok útján vehető igénybe. Bizonyos támogatásokra csak a nyilvános könyvtárak jegyzékében szereplő könyvtárak adhatják be pályázataikat; ezek az alábbiak:

• a települési és a megyei könyvtárak állománygyarapítási kereteinek érdekeltségnövelő támogatása;
• a nyilvános könyvtári ellátás rendszerének működtetését és fejlesztését segítő központi szolgáltatásokban való részvétel;
• a könyvtári dokumentumok vásárlása.

Ahhoz, hogy – többek között – a költségvetési támogatás elosztása rendben menjen, a nyilvános könyvtárakról jegyzéket kell vezetni. A jegyzék vezetésének rendjét a 64/1999. (IV. 28.) kormányrendelet szabályozza. Eszerint a jegyzéket a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma vezeti, e feladat ellátásában közreműködik az Országos Széchényi Könyvtár Könyvtártudományi és Módszertani Központ.

A CXL-es törvény a jegyzékbe kerülés szempontjából két csoportra osztja a könyvtárakat. Az első csoportba a nyilvános könyvtári ellátás alappillérei, az állam és a helyi önkormányzatok által, állami költségvetési támogatásból fenntartott könyvtárak (a nemzeti könyvtár, a települési könyvtárak, a megyei könyvtárak, az országos szakkönyvtárak, illetve az állami egyetemek központi könyvtárai) tartoznak. Ezek a könyvtárak a törvény erejénél fogva nyilvánosak.

A könyvtárak másik csoportját az egyéb szervek által fenntartott könyvtárak alkotják (pl. egyházi, alapítványi, főiskolai, egyetemi kari, iskolai, szakszervezeti könyvtárak, gazdálkodó szervezetek, egyéb állami és nem állami szervek könyvtárai stb.). Ezek nem kötelezhetők arra, hogy nyilvános könyvtárként működjenek, vagyis hogy mindenki használhassa őket. Csak akkor kerülhetnek be a nyilvános könyvtárak jegyzékébe, ha fenntartóik vállalják a nyilvános könyvtárként való működtetésüket, és megfelelnek a nyilvános könyvtárakkal szemben támasztott követelményeknek.

Míg az első csoportba tartozó könyvtárak esetében a fenntartóknak csak regisztráltatniuk kell könyvtárukat a könyvtár létét bizonyító és működését szabályozó alapító okirat beküldésével, addig a második csoportba tartozó könyvtárak fenntartói a könyvtár alapító okiratának és a rendelet mellékleteként kiadott nyilatkozatnak a benyújtásával kérhetik könyvtáruk felvételét a jegyzékbe.

A fenntartók feladatai a nyilvános könyvtári ellátás rendszerében

A központi támogatások elosztása miatt lényeges és a nyilvános könyvtárak számbavételét befolyásoló kérdés, hogy a fenntartók milyen módon gondoskodnak a nyilvános könyvtári ellátásról. ”

A kulturális törvény egyik alapgondolata, hogy “a fenntartó fenntart , azaz megteremti a könyvtára számára a működéshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket, biztosítja a szükséges pénzeszközöket, a könyvtár fenntartási és működési költségeit évente összeállított költségvetésben irányozza elő.

Hogyan tehet eleget a fenntartó ennek a kötelezettségének?

Az állam az általa fenntartott könyvtárakat önálló költségvetési intézményként vagy költségvetési intézmény szervezeti egységeként működteti. A nemzeti és az országos szakkönyvtárak finanszírozását a költségvetésről szóló törvényben szabják meg. A felsőoktatási könyvtárak a felsőoktatási intézmények költségvetésében szerepelnek.

A helyi önkormányzatok, amelyeknek kötelező feladata a települési és a megyei könyvtári ellátás biztosítása, normatív állami hozzájárulást kapnak, amelyet saját forrásaikból kiegészíthetnek.

A megyei és a fővárosi önkormányzat kötelessége nyilvános könyvtárat fenntartani, míg a települési (községi, városi, megyei jogú városi) önkormányzatok számára többféle lehetőség adódik az ellátási feladat teljesítésére:

• saját maguk tarthatnak fenn nyilvános könyvtárat,
• társulhatnak más önkormányzatokkal a nyilvános könyvtár fenntartására (ilyenkor kiemelt szerep jut a könyvtárat működtető önkormányzatnak),
• gondoskodhatnak a lakosság könyvtári ellátásáról úgy is, hogy megrendelik valamely nyilvános könyvtár szolgáltatásait.

Nézzük részletesebben ezeket a módokat:

a) Ha a települési önkormányzat vállalkozik könyvtár fenntartására, akkor könyvtárát vagy költségvetési szervként, vagy költségvetési egységként (más költségvetési intézmény szervezeti egységeként) működteti.

Ha a települési önkormányzat önálló költségvetési szervként tart fenn könyvtárat, annak feladatait a kulturális törvény szellemében kell megfogalmazni.

A kulturális törvény 100. § (3) bekezdésének t) pontja felhatalmazást ad a miniszternek, hogy rendeletben szabályozza az összevont önkormányzati intézmények működését, de jelenleg ez még nem történt meg.

Ha a könyvtár közoktatási intézménnyel van összevonva, a közoktatási törvény rendelkezéseit is figyelembe kell venni feladatainak meghatározásánál. A közoktatási törvény (1993. évi LXXXIX. törvény) 33. §-a foglalkozik a többcélú intézményekkel, amelyek lehetnek közös igazgatású intézmények, illetve általános művelődési központok. Ennek értelmében a közös igazgatású közoktatási intézmény elláthat kulturális, művészeti, közművelődési és sportfeladatokat is szakmai tekintetben önálló szervezeti egységek keretében, de egységes szervezetben is. Körültekintően kell eljárni az intézmény nevével kapcsolatban, a 9/1989. (IV. 30.) MM számú miniszteri rendelet ugyanis kimondja, hogy a “közös igazgatású művelődési intézmény esetén a feladatok alapján megkülönböztethető valamennyi intézményegység jogszabály szerinti megjelölését fel kell tüntetni” a névben. Az általános művelődési központ a különböző feladatait egymással együttműködő, tevékenységüket összehangoló intézményegységekből álló egységes intézményként látja el. Ha tehát a könyvtár összevont intézmény keretében működik, a névben is tükrözni kell a könyvtári tevékenységet, de legalább intézményegységként vagy tagintézményként meg kell nevezni az alapító okiratban.

A nevelési–oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet (illetve a módosításáról szóló 16/1998. [IV. 8.] MKM rendelet) 6/B § (3) bekezdése szerint iskolai könyvtár is elláthat nyilvános könyvtári feladatokat, ha azt a könyvtárt működtető iskola alapító okirata lehetővé teszi, és a könyvtárt bejegyezték a nyilvános könyvtárak jegyzékébe. Az alapító okiratban a nyilvános könyvtári feladatoknak szerepelniük kell. E cikkely (4) bekezdése azt szabályozza, hogy nyilvános könyvtár milyen feltételekkel láthat el iskolai könyvtári feladatokat: ha alapító okirata erre a tevékenységre feljogosítja, és a nyilvános könyvtár alkalmaz iskolai könyvtárostanárt vagy -tanítót. Ilyen esetben a nyilvános könyvtár alap- vagy kiegészítő tevékenységének meghatározásánál a 16/1998. sz. MKM rendelet 2. sz. mellékletét is figyelembe kell venni, amely az iskolai könyvtár működését szabályozza, meghatározza az iskolai könyvtár alapkövetelményeit, alap- és kiegészítő feladatait.

b) Ha több önkormányzat társul a nyilvános könyvtári ellátás biztosítására, nemcsak a társulást létrehozó önkormányzatokat kell felsorolni az alapító okiratban, hanem meg kell nevezni a könyvtárt működtető önkormányzatot vagy intézményfenntartót, mert a pályázati támogatások őt illetik, mivel ő biztosítja a könyvtár működésének feltételeit. Ugyancsak egyértelműen meg kell nevezni a könyvtár működési területét. Különösen fontos ennek tisztázása, ha a társulás többcélú intézmény működtetésére jött létre: nem mindig egyértelmű ugyanis, hogy pl. az iskola működési területe azonos-e az intézmény keretében működő könyvtáréval.

c) Ha az önkormányzat megvásárolja a szolgáltatást egy nyilvános könyvtártól, számára ez azt jelenti, hogy ő nem könyvtárfenntartó. A könyvtár szervezeti kereteit, a személyzeti és tárgyi feltételeket is a szolgáltató könyvtár fenntartója biztosítja. A megrendelő önkormányzat így nem pályázhat állami támogatásra.

Sajátos helyzetben vannak az ellátórendszeri tagkönyvtárak, amelyek megállapodást, szerződést kötnek egy nagyobb könyvtárral az állománygyarapításra: a lekötött állománygyarapítási összeg terhére – és működtetési költség, szakmai gondozási díj fejében-a megrendelt könyveket szolgáltatásra alkalmas formában, feldolgozva, felszerelve kapják a központi könyvtártól. A központi könyvtár szükség esetén letéti állományt is biztosít számukra, és egyéb szolgáltatásokat végez (pl. a helyben lévő állomány gondozása, állományellenőrzés). Önkormányzatuk gondoskodik a könyvtári szolgáltatás helyszínéről, megfelelő nyitva tartásáról és a könyvtáros alkalmazásáról. Kérdés, hogy ebben az esetben fenntartónak minősül-e a tagkönyvtár önkormányzata, intézmény-e a tagkönyvtár, és kell-e rendelkeznie alapító okirattal? Ha mindezekre nemleges a válasz, az ellátórendszeri tagkönyvtár nem vehető fel a nyilvános könyvtárak jegyzékébe.

Ugyancsak különleges helyzetet teremt a nyilvános könyvtárak számbavétele és a pályázati támogatások elosztása szempontjából, ha a települési önkormányzat költségvetési szervhez be nem sorolt szakfeladatként gondoskodik a nyilvános könyvtári ellátásról. A polgármesteri hivatal költségvetésében a dokumentum-beszerzésre elkülönített keret általában nemcsak a könyvtári állománygyarapítást szolgálja, hanem a hivatal egyéb beszerzéseit is. A feladat ellátása ebben a formában nélkülözi az intézményi kereteket. Ez a NKÖM értelmezése szerint nem felel meg a nyilvános könyvtár alapkövetelményeinek, ezért a szakfeladatként működtetett könyvtár nem vehető fel a nyilvános könyvtárak jegyzékébe. A települési önkormányzat nem kötelezhető könyvtár alapítására, ezért számára a megoldás az lehet, ha megrendeli a szolgáltatást egy nyilvános könyvtártól, bár a jegyzékben ekkor sem fog szerepelni.

E cikk írójában azonban kétségek támadnak: ezek az önkormányzatok is gondoskodnak a nyilvános könyvtári ellátásról, a polgármesteri hivatal alapító okiratában szerepel a könyvtári tevékenység, biztosítják a könyvtári szolgáltatás helyszínét, alkalmaznak könyvtárost: vajon kizárhatók-e a pályázati támogatásokból’?

A jegyzék felállítása

A kormányrendelet a CXL-es törvény 54. §-a (3) bekezdésének hatálya alá tartozó könyvtárak fenntartói számára 60 napot adott az alapító okirat beküldésére és másik 60-at a jegyzékbe kerülésről szóló javaslat, illetve döntés számára. Sajnos, ezeket a határidőket nem sikerült betartanunk.

Néhány számadat:

A fenntartók, illetve a könyvtárak 1498 könyvtár iratait küldték meg a KMK-nak 2000. február 15-ig. (A bevezetőben említett értekezlet után újabb lendületet vett az iratok beküldése, s ezek alapján néhány nagyobb könyvtár felvételére pótlólag tettünk javaslatot. Ígéretet kaptunk a minisztérium könyvtári osztályától, hogy a nyár elején pótjegyzéket jelentet meg, amelybe a még jelentkező könyvtárak bekerülhetnek.) Becslésünk szerint az eddig bejelentett könyvtárak száma kb. fele-kétharmada a szükségesnek. (Összehasonlításként: a KSH 2000. jan. 1-jei adatai szerint 3135 település [222 város és 2913 község] van Magyarországon, jóllehet ezek nem mindegyike tart fenn könyvtárt. Az 1999. évi érdekeltségnövelő támogatásból 2217 önkormányzat részesült.)

A február közepéig bejelentkezett 1498 könyvtár közül 1390 települési könyvtár. A megyei önkormányzatok mindegyike bejelentette könyvtárát, de a városok közül csak 172 jelentkezett. A 11 országos szakkönyvtár közül mindössze ötöt jelentett be a fenntartója. (Március 10-ig megkaptuk további 10 városi könyvtár és 3 országos szakkönyvtár iratait.) Az egyéb szakkönyvtárak közül 12 jelentkezett, amelyek közül 10-nek a felvételét javasoltuk. Érdekességként jegyezzük meg, hogy a korábbi jogszabályok szerint országos feladatkörű szakkönyvtárként működött több mint 120 könyvtár közül (leszámítva az jelenlegi országos szakkönyvtárakat) mindössze 21 jelentkezett (17 felsőoktatási és 4 szakkönyvtár). 12 egyházi könyvtár fenntartója is elküldte felvételi kérelmét, közülük mindössze 3 felsőoktatási könyvtár. A munkahelyi (szakszervezeti) könyvtárak közül 13 jelentkezett, közülük 10 a Szakszervezeti és Munkahelyi Művelődési Intézmények Egyesülete által fenntartott szakszervezeti megyei könyvtár.

A KMK a jegyzékbe való felvételre javasol 1397 könyvtárt, közülük 1304 települési. Főként formai okokból, a nem megfelelő irat beküldése miatt egyelőre nem javasoltuk 106 könyvtár felvételét, közülük 97 a települési. (Ezen felül két települési önkormányzat csak azt közölte, hogy nincs könyvtára, illetve a könyvtár átmenetileg nem működik.)

Mi lehet a bejelentés elmulasztásának vagy halogatásának oka?

Vélelmezzük, hogy a CXL. törvény 54. § (3) bekezdésének hatálya alá tartozó könyvtárak fenntartói közül sokan azt gondolták, nem kell jelentkezniük, mivel a törvény már nyilvánossá tette könyvtárukat, és az automatikusan bekerül a jegyzékbe. Csakhogy a regisztrációhoz is szükségesek az iratok!

Az egyetemek egy része kivárt, mondván: az integrációval megváltozik könyvtáruk helyzete is. A korábban egyetemi központi könyvtári szerepet betöltött könyvtáraknak nem mindegyike tartotta meg ezt a státusát, hanem az integráció nyomán kari könyvtár lett. Az 54. § (3) bekezdésének hatálya alá pedig csak az egyetemi központi könyvtárak tartoznak. A jegyzékből természetesen nincsenek kizárva az egyetemi kari, illetve a főiskolai könyvtárak sem, s reméljük, hogy fenntartóik közül sokan vállalják a nyilvános könyvtár működtetésének kötelezettségeit.

Számos községi önkormányzat csak most készítette el vagy módosította könyvtára alapító okiratát, többen jelezték, hogy az okirat elfogadása még nem történt meg.

A nyilvános könyvtárak jegyzékébe történő bejelentés, illetőleg a felvételi kérelem eljuttatása a fenntartók dolga, de általános tapasztalatunk, hogy sok fenntartó csak a könyvtárvezetőjének kezdeményezésére tett ennek eleget. Számos könyvtár viszont maga küldte be iratait, ami ellentmond a rendelkezéseknek.

Javaslattétel

A beérkezett iratokat a minisztérium által felkért szakértők bírálták el. Véleményük figyelembe vételével állította össze a KMK a maga javaslatát.

A felvételre ajánlott könyvtárak között összesen mintegy 380 olyan van, amelynek iratai megfelelnek a követelményeknek. Ezért javaslatunk összeállításában nem voltunk annyira szigorúak, mint lehetett volna: a könyvtárak többségét felvételre javasoljuk azzal, hogy hiányzó adataikat pótolniuk kell, illetve alapító okiratuk módosításra, javításra szorul. Erről az érintett fenntartókat a minisztérium fogja értesíteni.

A bírálat és javaslattétel szempontjai

A kormányrendelet előírása szerint a nyilvános könyvtárak jegyzéke a könyvtár alapító okiratával egyezően tartalmazza:

• a könyvtár nevét és címét,
• fenntartójának (működtetőjének) megnevezését,
• alaptevékenységét (alaptevékenységeit), vezetőjének nevét.

A továbbiakban erre koncentrálva vesszük számba tapasztalatainkat.

Milyen irattal kell rendelkeznie a könyvtárnak?

A könyvtárak jegyzékbe kerülésére a javaslatot a beküldött irataik alapján kellett megtennünk. A vonatkozó rendeleteken kívül a minisztérium értekezleteken, illetve a Könyvtári Levelező/lap hasábjain is közzétette az alapító okirattal kapcsolatos tudnivalókat. Ennek ellenére úgy véljük, itt sem haszontalan kitérni erre a kérdésre.

Az államháztartási törvény a hatálya alá tartozó, központi és helyi önkormányzati költségvetési szervek, intézmények számára kötelezően előírja az alapító okirat elkészítését, amelynek kötelező tartalma a következő:

• a költségvetési szerv neve, székhelye;
• állami feladatként ellátandó alaptevékenysége;
• gazdálkodási jogköre;
• felügyeleti szerve;
• az alapító szerv neve;
• a költségvetési szerv vezetőjének kinevezési rendje; – az ellátható vállalkozási tevékenység köre és mértéke.

A nyilvános könyvtárak jegyzéke szempontjából különösen fontos az alaptevékenység tartalma, amelyről a 64/1999-es rendelet azt mondja, hogy “a könyvtár állami vagy helyi önkormányzati feladatként megállapított alaptevékenységét (alaptevékenységeit) az alapító okiratban egyértelműen fel kell tüntetni”.

Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) számú kormányrendelet meghatározza a költségvetési szervek feladatát, alaptevékenységét, vállalkozási tevékenységét, gazdálkodási rendjét stb. Az alapító okiratot ennek figyelembe vételével kell elkészíteni. Az alaptevékenységgel kapcsolatban e kormányrendelet azt mondja, hogy “a költségvetési szervek a társadalom közös szükségletei kielégítését szolgáló …feladataikat alaptevékenységként, külön jogszabályok szerint … látják el”. Vagyis a könyvtárak alaptevékenységét (alaptevékenységeit) a vonatkozó jogszabályok (kulturális, közoktatási, felsőoktatási törvény, illetve a hozzájuk kapcsolódó miniszteri rendeletek stb.) alapján kell meghatározni. Az alapító okiratban foglaltakat a szervezeti és működési szabályzatban kell részletezni. Az SZMSZ-nek – egyebek mellett – tartalmaznia kell az állami feladatként ellátott alaptevékenységet és az azt meghatározó jogszabály megjelölését. A költségvetési szervet alaptevékenységének jellege szerint a KSH által kiadott, a gazdasági tevékenységek egységes ágazati osztályozási rendjében (TEÁOR) meghatározott szakágazatba is be kell sorolni.

Önálló költségvetési szervként működő könyvtár számára kötelező a fentiek figyelembe vételével megfogalmazott alapító okirat.

Ha a könyvtár nem önálló költségvetési szerv, és ezért külön alapító okirattal nem rendelkezik, az alapító okirat funkcióját annak az intézménynek mint önálló költségvetési szervnek az alapító okirata tölti be, amelynek szervezeti egységeként a könyvtár működik. Ennek is tartalmaznia kell a könyvtárállami vagy helyi önkormányzati feladatként megállapított alaptevékenységét.

Összevont intézményben működő könyvtár (közös igazgatású intézmény vagy általános művelődési központ) esetében a könyvtárnak mint intézményegységnek vagy tagintézménynek az alaptevékenységét is meg kell jelölni.

Az ÁHT hatálya alá nem tartozó könyvtárak esetében “a nyilvános könyvtári tevékenység folytatására jogosító okiratot” kell benyújtani, amely lehet:

• a fenntartó alapító okirata vagy
• a könyvtár alapító okirata, illetőleg szervezeti és működési szabályzata vagy
• más, a fenntartó által kiadott, illetve a fenntartó által jóváhagyott olyan dokumentum, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy a könyvtár a nyilvános könyvtárak rendszerszerű működésében feladatot vállalhat, és ezt a feladatot képes folyamatosan ellátni.

Gyakori, tipikus problémák a jelentkezésekben, illetve az alapító okiratokban

Formai hibák:

• nem a fenntartó küldte be az iratokat. Mivel a nyilvános könyvtárként való működtetést a fenntartónak kell vállalnia, lényeges, hogy az iratokat a fenntartó által hitelesítve, cégszerűen aláírva küldjék be;
• az alapító okirat nincs aláírva, keltezve;
• az alapító okirat nincs hitelesítve, illetve a hitelesítés nem friss, hanem egy korábbinak a másolata;
• az alapító okirat nincs hitelesítve, és a nyilatkozatot sem írta alá a fenntartó;
• az alapító okiratról hiányzik a képviselő testületi határozat száma;
• többen csak módosított alapító okiratot küldtek, amelyből nem derülnek ki az alapadatok;
• nem a szükséges iratokat küldték: pl. a települési könyvtár alapító okirata helyett csak nyilatkozatot; vagy nem küldtek iratokat, csak levélben tudatták, hogy van könyvtáruk;
• nem közölték a könyvtárvezető nevét.

Tartalmi hibák az alapító okiratban:

• hiányzik az alapító vagy a felügyeleti szerv megnevezése (a fenntartót általában nem nevezik meg – ezt az ÁHT nem is kéri);
• hiányzik vagy hiányos a gazdálkodási jogkör szabályozása;
• hiányos vagy hiányzik a könyvtárvezető kinevezésének rendje;
• általában hiányzik a vállalkozási tevékenység köre és mértéke;
• nem megfelelő az összevont, illetve többcélú intézmények neve, mivel nem szerepel benne a könyvtár megjelölése, és szervezeti egységként sem nevesítik a könyvtárt (általában csak a könyvtári tevékenység szerepel az alapító okiratban);
• előfordul, hogy ellentmondás van az intézmény neve és típusa között: pl. az intézmény neve Művelődési Ház, de alapító okirata szerint csak könyvtári tevékenységet folytat (pl. Kőröshegy), vagy az intézmény neve ugyancsak Művelődési Ház, típusa viszont “közművelődési könyvtár” (pl. Kincsesbánya);
• sok kisközségi könyvtár elnevezése Klubkönyvtár, még akkor is, ha csak könyvtári tevékenysége van;
• összevont intézmények alapító okiratából nem derül ki a könyvtár címe: csak az intézmény székhelye szerepel, a telephelyek címe nem (a cím egyébként is probléma: az alapító okirat a székhelyet kell, hogy tartalmazza, a jegyzékbe viszont a címet kell felvenni);
• többcélú intézményeknél az alapító okiratban nincs egyértelműen megjelölve a könyvtár működési területe (működési területként több települést neveznek meg, de nem derül ki, hogy csak az iskola működése vagy a könyvtári tevékenység is kiterjed-e más településekre; néhány esetben a működési területként megnevezett település önkormányzata önálló könyvtárat jelentett);
• változatos a tevékenység meghatározása az alapító okiratokban: van nagyon részletező, van idézetgyűjtemény a törvényből, és van kizárólag a TEÁOR szakágazati besorolás számának és megnevezésének a feltüntetése (TEÁOR 9321);
• sok alapító okiratból nem lehet következtetni arra, hogy valóban nyilvánosként működtetik-e a könyvtárt, azaz mindenki használhatja-e;
• iskolában működő kettős funkciójú (iskolai és települési) könyvtárak esetében gyakori, hogy nem egyértelmű a lakosságnak nyújtott szolgáltatások felsorolása vagy a könyvtári tevékenységet nem alap-, hanem kiegészítő tevékenységnek tüntetik fel.

Ellentmondások a beküldött iratok között:

• az iratok alapján nem dönthető el egyértelműen, hogy a könyvtár önálló vagy intézményegység (pl. az alapító okirat szerint a könyvtár a tevékenységek egyike az iskolában, a szervezeti és működési szabályzatból és a nyilatkozatból, esetleg a kísérőlevélből viszont önállónak tűnik: vagyis az iskola alapító okiratához mellékelt nyilatkozatban az intézmény községi könyvtárnak neveztetik);
•  a beküldött iratokban eltér a könyvtár neve (van olyan könyvtár, amelynek az iratokban háromféleképpen, de olyan is, amelynek hatféleképpen szerepel a neve).

Speciális problémák a felsőoktatási könyvtáraknál:

• a felsőoktatási könyvtár mint oktatási intézmény része nem rendelkezik önálló alapító okirattal, a felsőoktatási intézmény alapító okirata pedig szűkszavúan tartalmazza a könyvtár működtetését. A felsőoktatási intézmény alapító okiratához ilyenkor mellékelni kell az intézmény, illetve a könyvtár szervezeti és működési szabályzatát is;
• több felsőoktatási intézmény szervezeti és működési szabályzata, illetve könyvtárhasználati szabályzata korlátozottan nyilvánosnak nevezi a könyvtárt: az alapdokumentumokat ilyenkor módosítani kell, nem elég, ha csak a nyilatkozatban vállalják a nyilvános könyvtárként való működtetést;
• 2000. január 1-jétől, az integrációt követően megváltozott a felsőoktatási intézmények neve és sokszor a könyvtáruk státusa (pl. a korábban központi könyvtár kari könyvtár lett, viszont csak a központi könyvtárak tartoznak a kulturális törvény 54. § (3) bekezdésének hatálya alá ); ezeknek az intézményeknek módosítaniuk kell alapító okiratukat, és célszerű lenne fenntartóik nyilatkozatát is bekérni, hogy a megváltozott körülmények között is vállalják-e a könyvtár nyilvánosként való működtetését.

A beküldött iratok és a jegyzék vezetése

A rendelet szerint a nyilvános könyvtárak jegyzékét a könyvtárak alapító okirata, illetve – a könyvtárak kisebb köre esetében – az alapító okiratot helyettesítő egyéb alapdokumentum, valamint a nyilatkozat alapján kell vezetni.

Az iratok-főként a törvény 54. § (3) bekezdésének hatálya alá eső könyvtárak esetében – csak a könyvtár első regisztrálásához elegendőek. Az alapító okirat alapján sokszor nem dönthető el egyértelműen, hogy a könyvtárvalóban nyilvános könyvtárként működik-e, különösen ha az alaptevékenységet szűkszavúan fogalmazták meg. A könyvtár telefon- és telefaxszámáról, e-mail címéről, mindenki által való megközelíthetőségéről, alapterületéről, nyitvatartási idejéről csak azoktól a könyvtáraktól kaptunk adatokat, amelyek fenntartóinak a nyilatkozatot is ki kellett tölteniük. A könyvtárak használóinak körét viszont általában csak a szervezeti és működési szabályzat, illetve a könyvtárhasználati szabályzat tartalmazza.

Az adatváltozásokat a könyvtáraknak évente a statisztikai adataikkal együtt kell majd beküldeniük. Ennek alapján a minisztérium évente közzéteszi a jegyzéket. Célszerű azonban a változásokról folyamatosan értesíteni a KMK-t, hogy a jegyzék számítógépes változata naprakész lehessen.

A nyilvános könyvtár alapkövetelményeinek betartását a statisztikai és a szakfelügyeleti rendszer keretében fogja a minisztérium ellenőrizni. Azokat a könyvtárakat, amelyek nem felelnek meg az előírásoknak, és hiányosságaikat nem korrigálják, a miniszter törli majd a jegyzékből, és a jegyzék változásait is közzéteszi.

A nyilvános könyvtári jegyzék adatbázisa

A nyilvános könyvtár alapfeladatai között szerepel, hogy tájékoztat a nyilvános könyvtári rendszer szolgáltatásairól. Az erre szolgáló tájékoztató eszközt központilag célszerű létrehozni.

A KMK 1995–96-ban kiépítette a Könyvtári Minerva adatbázist, és anyagát 1997-ben nyomtatott kötetben is közreadta. Az adatbázis adattartalma, aminek kialakításakor az MSZ 3419–77 Könyvtárak és szakirodalmi tájékoztatási intézmények adatait tartalmazó adattárak c., az ISO 2146–1972 szabványnak megfelelő magyar szabvány előírásait vettük figyelembe, sokkal több adatelemet ölel fel, mint amennyit a kormányrendelet a nyilvános könyvtárak jegyzéke számára előír, s így tájékoztatási eszköznek alkalmasabb.

A nyilvános könyvtárak jegyzékét a Könyvtári Minerva adatbázisának továbbfejlesztésével állítottuk fel. Az adatelemeket csak néhány, adminisztrációs célokat szolgáló mezővel (iktatószám, a jegyzékbe kerülés, illetve a jegyzékből törlés dátuma), illetve az alap- és kiegészítő tevékenységet leíró mezővel kellett bővíteni. Ebből az adatbázisból nyomtattuk ki a közlönyben megjelenő jegyzéket.

A “tájékoztatás a tájékoztatásról” érdekében a Könyvtári Minerva adatait is frissíteni kellene. Ezért tervbe vettük, hogy – az anyagi és személyi feltételek megléte esetén – a nyilvános könyvtárak jegyzékébe felvett könyvtárakat kérdőívvel is felkeressük, és ennek alapján korszerűsítjük az adatbázist.

Az adatbázis jelenleg a Könyvtártudományi Szakkönyvtárban használható. A közlönyben megjelenő változatot elérhetővé tesszük az OSZK és a minisztérium honlapjáról is. A részletes kérdőívek feldolgozása után szeretnénk a teljes adatbázist – a statisztikai adatokkal összekapcsolva – szolgáltatni a hálózaton.