Köszönettel fogadtam a Neumann-ház ügyvezető igazgatójának, Tószegi Zsuzsannának meghívását, aki megkért, hogy a május 25-ei gazdag szakmai napon, kiállítással egybekötött tanácskozáson beszéljek az elektronikus dokumentumok közül a CD-ROM-ok könyvtári-bibliográfiai feldolgozásáról, illetve arról a rövidesen használatba vehető szabályzatról, amely, remélem, segítségére lesz mindazoknak, akiknek CD-ROM-on vagy más elektronikus formában megjelent dokumentumok feldolgozásával, bibliográfiai leírásával foglalkozniuk kell.
Bevezetésként röviden szeretnék szólni arról a nemzetközi útmutatóról, amely a megjelenés előtt álló magyar szabályzat alapjául szolgált. Az IFLA, a Könyvtáros Egyesületek Nemzetközi Szövetsége az 1980-as évek végén tette közzé első, a számítógépes fájlok leírására kidolgozott ajánlását International Standard Bibliographic Description, Computer Files [Számítógépes fájlok] címen. Ez a szabályzat azonban igen rövid időn belül elavult, mégpedig annak következtében, hogy egyre-másra jelentek meg újabb és újabb elektronikus dokumentumok különböző fizikai formátumokban, és azután még nagyobb tömegben a világhálón. 1997-ben jelent meg az IFLA újabb, most már valamennyi elektronikus dokumentum leírására vonatkozó szabályzata: ISBD/ER, azaz Electronic Resources [Elektronikus források] címen. Amikor hozzáfogtunk a magyar szabályzat kidolgozásához, ezt vettük alapul, valamint az MSZ 3424 szabványcsaládba tartozó, korábbi leírási szabványokat.
Első lépés az ISBD/ER magyarra fordítása volt, amely Hegyközi Ilona kolléganőnk munkájának köszönhető. Miközben ez a terjedelmes dokumentum készült, szembesültünk azzal, hogy a terminológia sok gondot okoz majd. Nyilvánvaló volt, hogy az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos fogalmakat nem csak összegyűjteni kell, hanem a lehető legpontosabban meg kell adni meghatározásukat is. Még 1997 őszén a Magyar Könyvtárosok Egyesülete Bibliográfiai Szekciója segítségével előkészítettünk egy “Szó- és meghatározás gyűjtemény”-t, amelyhez felhasználtuk a már meglévő és a Magyar Elektronikus Könyvtárban elérhető “Elektronikus könyvtári értelmező szótár”-at, Drótos László és Tapolcai Ágnes kiváló gyűjteményét és Tószegi Zsuzsa alapmunkáját, a “Multimédia a könyvtárban”-t.
A szabályzat első szövegváltozatát, amelynek elkészítésére a Könyvtári és Szakirodalmi Tájékoztatási Szabványosítási Bizottságtól kaptam megbízást, 1999-ben kezdte el tárgyalni az arra felkért szakértői bizottság Vajda Erik elnökletével. Három tárgyalást követően dolgoztam át a szöveget az észrevételeknek megfelelően és 1999 decemberére úgy véltük, a szabályzat első közlésre alkalmas. Ez a szöveg került az OSZK honlapjára, az újdonságok közé, rtf formában, ahonnan mindaddig hozzáférhető, amíg a végleges szöveg el nem készül. (URL: http://www.oszk.hu/szoveges//ujdonsag/eldok.rtf)
Azt kértük a kollégáktól, legyenek szívesek megtenni észrevételeiket, hozzászólásaikat, hogy a véglegesnek szánt szövegben a szükséges javításokat, érdemi módosításokat végre lehessen hajtani. Két rendkívül alapos és komoly javaslatot kaptam – az egyiket Fügedi Péternétől, a másikat Vajda Eriktől, amelyeket együttesen olvasva és értelmezve láttam hozzá a szöveg módosításához – és remélem, véglegesítéséhez.
Az ISBD/ER jó alapot nyújtott, de ugyanakkor számos hiányosságot, következetlenséget fedeztünk fel benne, vagy éppenséggel számos létező problémára nem javasolt még megoldást. A magyar szabályzatban igyekeztünk orvosolni ezeket a hiányosságokat, kiküszöböltük a túlságosan sok alternatív megoldást és arra törekedtünk, hogy minél több segítséget nyújtsunk a gyakorlati munkához. Talán a legfontosabb ezek közül az első fejezetet kitevő meghatározás-gyűjtemény. A magyar szabályzatban 165 fogalom meghatározása szerepel, olyanoké, amelyekkel a feldolgozó könyvtárosnak tisztában kell lennie ahhoz, hogy munkája során jó döntéseket tudjon hozni:
Például: adatbázis, adatbázis-kezelő program, adattömörítés, alkalmazói program, ASCII fájl, CD-I, CD-MO, CD-R, CD-ROM, címképernyő, dinamikus dokumentum, DVD, fájl, fejléc, frissítés, hipermédia, HTML fájl, interaktív multimédia, Internet, merevlemez, metaadatok, PDF, periféria, protokoll, rekord, SGML, SVGA, terminál stb.
A legfontosabb meghatározás magáé az elektronikus dokumentumé:
“Elektronikus dokumentumok: számítógéppel kezelhető, digitálisan kódolt dokumentumok, beleértve azokat, amelyek valamely fizikai hordozón jelentek meg és használatukhoz számítógéphez illesztett vagy annak részét képező periféria (pl. CD-ROM lejátszó, lemezmeghajtó) szükséges, és azokat, amelyek hálózati úton érhetők el (pl. adatbázisok, elektronikus hirdetőtáblák, elektronikus újságok, WWW-helyek).”
A feldolgozás szempontjából alapvetően két típust kell elkülönítenünk: a helyi hozzáférésű és a távoli hozzáférésű elektronikus dokumentumokat.
A meghatározás szerint a
“Helyi hozzáférés: olyan elektronikus dokumentumhasználat, melynek során a dokumentum fizikai hordozóját – például: lemezt, kazettát, kartridzst – a használat helyén lévő, többnyire személyi számítógép valamelyik perifériájába be kell helyeznie a felhasználónak.”
Ilyenek a CD-ROM-on, CD-R-en, DVD-n, hajlékony lemezen megjelenő elektronikus dokumentumok.
“Távoli hozzáférés: az olyan elektronikus dokumentum hálózati elérése, amelynek adott kiadása nem önállóan kezelt fizikai hordozón jelent meg.”
Ilyenek az Internetről elérhető elektronikus dokumentumok
A feldolgozás szempontjából további fontos szempont, hogy
Eseti megjelenésű elektronikus dokumentumról van-e szó, amely: “olyan elektronikus dokumentum, amely egy vagy több fizikai egységből áll, és mint ilyen, befejezett egészként jelenik meg”, azaz monografikus dokumentumként írjuk le
vagy
“Elektronikus újság: számítógépes formában létező és (általában a hálózaton) terjesztett elektronikus folyóirat, újság, magazin, e-zin, hírlevél vagy egyéb időszaki kiadvány.”
CD-ROM kiadványok esetében eddig monografikus, eseti megjelenésűekkel találkoztunk, egy vagy több fizikai egységből állókkal vagy pedig periodikusan megjelenő folyóiratokkal, évkönyvekkel, illetve szintén az időszaki kiadványok közé tartozó sorozatokkal.
Minden feldolgozó könyvtárosban felmerülhet a kérdés: önálló dokumentumtípusként kell-e kezelnünk az elektronikus dokumentumokat, és ha igen, miért? Hiszen alapvetően ugyanazon kategóriákba sorolhatók, mint a hagyományos, nyomtatott formában megjelenő dokumentumok: vagy esetiek, egyszer megjelenők, azaz monografikusak vagy periodikusan megjelenők, azaz időszakiak. Ezen kívül speciális dokumentumtípusokként lehetnek kartográfiai dokumentumok, kották, hangzó anyagok, videodokumentumok, amelyeknek mindegyikére van érvényes leírási szabályzat.
Ami miatt – a bibliográfiai leírás szempontjából – mégis önálló dokumentumtípusként kezeljük az elektronikus dokumentumokat, az az, hogy fajtájukra, kezelésükre, használatukra vonatkozó információkat kell megadnunk az egyes adatcsoportokban. Vegyes könyvtári gyűjteményeket (nyomtatott kiadványok, mikrofilmek, hangzó dokumentumok, elektronikus dokumentumok) feltáró katalógusok esetében célszerű közvetlenül a főcím után megadni a dokumentumtípus általános megnevezését:
Elektronikus dok.
azaz, hogy a leírás elektronikus dokumentumról készült. Így a felhasználó azonnal értesülhet arról, hogy kérdésére olyan anyagot kapott, amelynek olvasásához, használatához speciális eszközökre van szüksége.
Minthogy a mai alkalommal kifejezetten a CD-ROM-ok feldolgozásának kérdéseivel foglalkozunk, a továbbiakban csak az ezekre vonatkozó szabályokat foglalom össze.
A leírás adatcsoportjai és adatelemei általában megegyeznek az ISBD alapú leírásokéval. Az adatcsoportokba azonban olyan adatelemek is bekerülnek, amelyeket kizárólag elektronikus dokumentumok esetében kell vagy lehet megadni. A szabályzat felsorolja mindazon adatelemeket, amelyek leírhatók, de tipográfiailag kiemeli azokat, amelyeket a legegyszerűbb, legrövidebb leírásban is kötelező megadni, illetve bizonyos feltételek esetén kötelező megadni.
Tekintsük át adatcsoportonként melyek ezek az adatok CD-ROM-ok esetében
1. A cím és a szerzőségi közlés
– FŐCÍM
– ELSŐ SZERZŐSÉGI ADAT
2. Kiadás
– KIADÁSJELZÉS
3. A dokumentum speciális típusának adatai
– A SPECIÁLIS DOKUMENTUMTÍPUS MEGNEVEZÉSE
– A NEM AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMRA VONATKOZÓ SPECIÁLIS ADATOK
4. Megjelenés
– A MEGJELENÉS, AZ ELŐÁLLÍTÁS ÉS/VAGY A TERJESZTÉS ELSŐ HELYE
– AZ ELSŐ KIADÓ, ELŐÁLLÍTÓ ÉS/VAGY TERJESZTŐ NEVE
– A MEGJELENÉS, A TERJESZTÉS ÉS/VAGY A COPYRIGHT, ILLETVE A GYÁRTÁS ÉVE
5. Fizikai jellemzők
(nem kötelező adatok, de fontosak, különösen CD-ROM-ok esetében)
– A FIZIKAI HORDOZÓ MEGNEVEZÉSE ÉS TERJEDELME
– MÉRETEK
6. Sorozat
– AZ ELSŐ SOROZAT FŐCÍME
– A SOROZAT ISSN-JE (HA VAN)
– SOROZATI SZÁM
– AZ ALSOROZAT MEGJELÖLÉSE VAGY CÍME
– AZ ALSOROZAT MEGJELÖLÉSÉT KÖVETŐ CÍM
– AZ ALSOROZAT ISSN-JE (HA VAN)
– ALSOROZATI SZÁM
7. Megjegyzések
– MEGJEGYZÉS A FŐCÍM FORRÁSÁRÓL
– MEGJEGYZÉS A MŰKÖDÉSI KÖVETELMÉNYEKRŐL
8. Terjesztési adatok
– SZABVÁNYOS NEMZETKÖZI AZONOSÍTÓ SZÁM
Rendkívül fontosak a forrásszabályok, ugyanis azt tapasztaljuk az elektronikus dokumentumok esetében, hogy adatforrásaikban (lemezcímkén, címképernyőn, súgóban, névjegyben, dobozon, kísérő dokumentumban) ugyanazon kiadványra vonatkozóan eltérő címeket tüntetnek fel a kiadók.
A szabályzat szerint:
“Az elektronikus dokumentum belső forrásait előnyben kell részesíteni valamennyi más forrással szemben.
Ha az adatok eltérő teljességgel szerepelnek a belső forrásokban, azt a forrást kell előnyben részesíteni, amelyik a leginkább teljes adatokat nyújtja.
A főcím forrására vonatkozó információt kötelező megjegyzésként meg kell adni (pl. Főcím a címképernyőről, a főmenüből, az indító ikonból, a program-közlésből, a fájl »tárgy«-sort tartalmazó fejlécéből, a honlapról vagy egyéb feltűnően megjelenített azonosító információkból).
Ha a belső források adatai nem elégségesek vagy nem hozzáférhetőek (vagy azért mert hiányoznak a források, vagy pedig az eszköz hiányzik a forrás használatához), egyéb források is választhatók a következő rangsornak megfelelően:
Az elektronikus dokumentum fizikai hordozójára rögzített címke.
Az elektronikus dokumentum tárolója.
Az elektronikus dokumentumhoz tartozó dokumentáció vagy egyéb melléklet(ek).
Ha a tároló dobozban több elektronikus dokumentum található és csak a tároló dobozon szerepel az e dokumentumokra vonatkozó összefoglaló cím, ezt kell figyelembe venni az egyes dokumentumok címkéin szereplők helyett.”
Különös hangsúlyt fektettünk a 3. adatcsoportra, amelyben
A SPECIÁLIS DOKUMENTUMTÍPUS MEGNEVEZÉSE
szerepel. Speciális dokumentumtípus a leírás szempontjából maga az elektronikus dokumentum, amelyet a szabályzatban megadott kifejezés-gyűjtemény alapján írhatunk le. Ezek lehetnek:
Ábrázolások, Betűkészlet(ek), Bibliográfiai adatbázis(ok), Felmérési adatok, Folyóirat, Hangzó anyag, Hírlevél, Html szöveg, Interaktív multimédia, Játékok, Kartográfiai adatok, Képek, Kotta, Kutatási jelentés, Népszámlálási adatok, Szöveg(ek), Szöveges adatbázis, Térképek, Újság, On-line szolgáltatás(ok)
vagy
Programok, ezen belül: Alkalmazói program(ok), Adatbázis-kezelő program(ok), CAD program(ok), Játékprogram(ok), Grafikai program(ok), Kiadványszerkesztő program(ok), Programnyelv(ek), Szövegszerkesztő program(ok), Táblázatkezelő program(ok), Zenei program(ok), Rendszerprogram(ok), Keresőprogram(ok), Operációs rendszerprogram(ok), Programozási nyelv program(ok), Segédprogram(ok), Internetes program(ok), Biztonsági program(ok), Vírusirtó program(ok)
és természetesen mindezek kombinációja.
A 3. adatcsoportban a megnevezés után egyéb,
A NEM AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMRA VONATKOZÓ SPECIÁLIS ADATOK
következnek, pl. időszaki kiadványok esetében a számozási adatok, kutatási jelentés esetén annak jelzete. Megoldásunk eltér az ISBD/ER javaslatától, amely ezeket az adatokat a 7. Megjegyzések adatcsoportjába száműzi, ahol, mint látni fogjuk, amúgy is éppen elég információ közlésére van szükség.
Az 5. Fizikai jellemzők adatcsoportjának első elemeként írjuk le a fizikai hordozó(k) számát és megnevezését. Jelenlegi ismereteink szerint az alábbiak közül választhatunk: CD-I, CD-MO, CD-R, CD-ROM, Chip kartridzs, Digitális hangszalag, DVD, DVI, Fotó-CD, Hajlékony lemez, Mágnesszalag kazetta, Mágnesszalag tekercs, Optikai lemez, Video CD.
A 7. Megjegyzések adatcsoportjában, mint arról már szó volt, le kell írni a főcím forrását és a működési követelményeket. CD-ROM-ok esetében általában a következők fordulnak elő:
Főcím a címképernyőről
Főcím az indító ikonról
Főcím a lemezcímkéről
A működési követelmények, ha szerepelnek a dokumentum tartóján, dobozán, csomagolásán, használati útmutatójában, igen eltérő részletességgel és kifejezésekkel fordulnak elő. Ezért a szabályzat azt mondja, hogy:
“A működési követelményeket a dokumentumon szereplő kifejezésekkel kell leírni, közismert rövidítések azonban alkalmazhatók és a felesleges kifejezések elhagyhatók. Le kell írni mind a minimális, mind az ajánlott követelményeket, ha mindkettőt feltüntették.”
Ez a megoldás nem kényszeríti a leírót arra, hogy bonyolult egységesítési munkát végezzen, kevés hibalehetőséggel jár és végső soron azt közli, amit a dokumentum kiadója, terjesztője is közölni kívánt a vásárlóval, használóval. Mindazonáltal meglehetősen növeli a leírás terjedelmét, a feldolgozó rögzítési munkáját.
Tekintsük most át azokat a szokatlan és sokszor nehézségeket okozó körülményeket, amelyek miatt az elektronikus dokumentumok bibliográfiai leírása egyelőre problémákat jelent, és amelyeket meg kell tudnunk oldani:
Az elektronikus dokumentumot telepíteni kell ahhoz, hogy a belső forrásokhoz hozzáférjünk, hogy meg tudjuk állapítani a főcímet, hogy választani tudjunk a számtalan szerzőségi adat közül, hogy meg tudjuk állapítani a működési követelményeket.
Ha sok elektronikus dokumentumot, esetünkben CD-ROM-ot, vagy egyéb helyi hozzáférésű dokumentumot dolgozunk fel, telepítésükhöz általában dedikált és teljes kiépítettségű, nagykapacitású munkaállomásra van szükség. Ez jelenleg lehet: Pentium gép 32–64 MB RAM-mal, hang- és videokártyával, hangszóróval, többszörös sebességű CD-ROM, illetve DVD lejátszóval, nagyfelbontású képernyővel, true-color színmélységgel, Windows95 vagy annál újabb szoftverrel.
Sok olyan, főként multimédia CD-ROM-mal találkozunk, amelyek bibliográfiai adatai videofelvételeken jelennek meg, s nézhetünk, mint a moziban, de szöveghűen leírni ezeket már bizony időigényes, itt nem segít a nyomtató.
A multimédia CD-ROM-okra jellemző, hogy rendkívül sok szerzőségi adattal találkozunk, a tartalomért felelős szerzők nevén kívül a fordítást, hangzó anyagokat, fotókat, szoftvert, videoanyagot, grafikát készítők nevével, nem beszélve a narrátorokról, producerekről, támogatókról, szponzorokról. Döntenünk kell tehát, hogy az esetenként ötven–száz név közül melyeket írjuk le és tesszük kereshetővé adatbázisunkban, katalógusunkban.
Kétségtelen, hogy a könyvtárosoknak addig is foglalkozniuk kell az elektronikus dokumentumok feldolgozásával, amíg az új szabályzat a kezükbe nem kerül, és természetesen foglalkoztak is velük. Számos katalógusban találhatunk CD-ROM-okról vagy hálózati dokumentumokról leírásokat, s meg kell mondanunk, hogy ha nem is tekinthetők egységesnek, de alkalmasak a tájékoztatásra, és ez a lényeg. Az új szabályzat alapján azonban könnyen átdolgozhatók, javíthatók, vagy cserélhetők, különösen akkor, ha a nemzeti bibliográfiai adatbázisból átvehetők, letölthetők lesznek a hiteles bibliográfiai rekordok, legalább a Magyarországon megjelent CD-ROM-okról.
Az Országos Széchényi Könyvtárba közel két éve érkeznek rendszeresen köteles példányok CD-ROM kiadóktól, s ezeket a NEKTÁR adatbázisban, valamint az IKB – Magyar Periodika Adatbázisban – amelyek a jelenlegi on-line olvasói katalógusok használói számára hozzáférhetők –, az új szabályzat szerint dolgozzuk fel. Tervezzük a korábban beérkezett kiadványok visszamenőleges feldolgozását is.
Következzék az új szabályzat előírásainak megfelelő néhány példa:
Monografikus CD-ROM-ok
Emlősállatok [Elektronikus dok.] = Mammals / írta Ujhelyi Péter ; ford. Merkl Ottó ; hangfelv. Ország Mihály ; … zene Mátrai Zsolt. – Interaktív multimédia. – Budapest : Kossuth, cop. 1998. – 1 CD-ROM ; 12 cm. – (Magyarország flórája és faunája)
Főcím a címképernyőről. – Működési követelmények: Minimális 486 DX4; 8 MB RAM; 65000 (high-color) színbeállítás; 4×CD-ROM; 16 bites hangkártya; egér; Windows 3.x. Ajánlott Pentium; 16 MB RAM; 16,7 millió (true-color) színbeállítás; 8×CD-ROM; Windows 95
ISBN 963-09-4404-3 papírtokban : 4990,– Ft
Target English [Elektronikus dok.] : haladó angol tananyag / … szerzői Fonyódi Jenő és Sipos Gábor. – Interaktív multimédia. – Budapest : Nemz. Tankvk. : BNI Szoftverstúdió, 1998. – 1 CD-ROM ; 12 cm + mell. (47 p. ; 22 cm)
Főcím a címképernyőről. – Működési követelmények: Minimális 486 DX/2-66 processzor; 8 MB RAM; 1 MB-os videokártya; 640×480-as felbontás 256 szín; egér; 2×CD-ROM; Windows 3.1 vagy újabb; SB kompatibilis hangkártya; Video for Windows (korábbi Windows-verziókhoz). Javasolt Pentium; 16 MB RAM; high vagy true color színmélység; 4×CD-ROM
ISBN 963–18–9052–X papírtokban : ár nélkül
Periodikusan megjelenő CD-ROM
Autó k2ttő használtautó katalógus [Elektronikus dok.]. – Interaktív multimédia és időszaki kiadvány. [19]97– . – Budapest : Auto News : IDG : Com-Ser Kft. gond., [1996]– . – CD-ROM : 12 cm
Megjelenési gyakorisága ismeretlen. – Főcím a címképernyőről. – Működési követelmények: 486 DX2 66 Mhz; 4 MB RAM; 30 MB HDD; 2×CD-ROM; egér; Windows
ISSN 1416–387X
Végül néhány könyvtáros óhaj a kiadókhoz, előállítókhoz, tervezőkhöz, fejlesztőkhöz: valamennyi feldolgozó áldaná nevüket, ha meg tudnának egyezni az elektronikus dokumentumok megjelenítésének néhány szabályában, és ezeket egységesen alkalmaznák, betartanák. Gondolok itt arra, hogy a lemezcímkén, a címképernyőn, a névjegyben, súgóban, tokon, dobozon és egyéb helyeken legalább a főcímet és a szerzőségi, közreműködői, kiadói adatokat egyazon formában közölnék, lehetőleg nem filmként vetíthetően, hanem stabil formában. Ha feltüntetnék a megjelenés évét. Ha a lemez telepítésének módját érthető módon írnák le, és nem csak a már installált lemez súgójában. Ha kérnének ISBN számot monografikus kiadványaikra, ISSN-t folyóirataikra, sorozataikra. Így saját terjesztői, forgalmazói munkájukat, nyilvántartásaik vezetését is megkönnyítenék.
Köszönöm figyelmüket és jó munkát kívánok mind a CD-ROM-ok kiadóinak, mind az azokat feldolgozó könyvtárosoknak, bibliográfusoknak.
* Elhangzott a Neumann-ház rendezte CD-ROM konferencián az OSZK-ban, 2000. május 25-én.