Az MKE küldöttközgyűlésére készült elnökségi beszámoló második részében az egyesület taglétszámával, szervezeti felépítésével, gazdálkodásával, továbbá a szervezetek működésének általános kérdéseivel foglalkozunk. A küldöttközgyűlés küldöttei megkapták a tanács, az ellenőrző bizottság és a szervezetek beszámolóit, valamint az egyesület gazdálkodásáról készült összefoglalót, illetve éves kimutatásokat. A beszámoló készítője feltételezi a felsorolt anyagok ismeretét. Külön felhívjuk a figyelmet az ellenőrző bizottság jelentésében foglalt javaslatokra az elnökség és a tanács munkájáról, a tagnyilvántartás, tagdíjfizetés problémáiról, a tagság növelésének fontosságáról, az egyesület és a szervezetek gazdálkodásáról, a pályázatok elszámolásáról, végül a szervezetek ellenőrző bizottságairól. Ezekkel az elnökség teljes mértékben egyetért, és a küldöttközgyűlés álláspontjának megfelelően kész végrehajtani az abban javasolt intézkedéseket. Ezért a továbbiakban az ellenőrző bizottság jelentésében érintett kérdésekkel nem vagy csak a szükséges mértékben foglalkozunk.

A Magyar Könyvtárosok Egyesülete egyéni tagjainak létszáma az 1996. szeptember 20-ai állapot szerint 2134 fő, második helyen is regisztráltatta magát 472 fő, míg a harmadik regisztrációt mindössze 15 tag vette igénybe. A testületi tagok száma összesen 60, ebből a központban regisztráltak száma 11. Amint az ellenőrző bizottság jelentésében is olvashatták a küldöttek, az egyesület taglétszáma a legutóbbi küldöttközgyűlés óta érezhetően csökkent, az akkori adatok szerint 2367 egyéni tag összesen 3056-szor regisztráltatta magát, a testületi tagok száma 70 volt.
A csökkenés okai között minden bizonnyal szerepel a könyvtárak megszűnése, a könyvtárosok számának csökkenése, az utazási költségek növekvő súlya, de bízunk benne, hogy az egyesületet kibővült tevékenysége, könyvtárpolitikai, szakmai érdekvédelmi, továbbképzési, feladatai újra vonzóvá teszik. A munkatervünkben is javasolt tagtoborzó munka mindenesetre halaszthatatlanná vált. Az egyesület szervezetei között különösen szembeötlő a tagság csökkenése a Pest megyei és a Jász-Nagykun-Szolnok megyei területi szervezetnél, a szakterületi szervezetek között pedig a Közkönyvtári Egyletnél.
A szakterületi szervezetek közül megszűnt az Audiovizuális Szekció (beolvadt a Zenei Szekcióba) és a Múzeumi és Művészeti Gyűjtemények Szekciója (beolvadt a Társadalomtudományi Szekcióba). Egy területi szervezet alakult újjá: a Nógrád megyei szervezet újította meg sokáig szünetelő tevékenységét.
Mint ismeretes, az alaptagdíj két szervezetben való regisztrálást tesz lehetővé. Míg a területi szervezeteket mindössze 18 alkalommal tüntették fel tagjaink második regisztrációként, addig a szakterületi szervezeteket 454 tag jelölte meg második helyen, harmadik helyen is 11. Vannak szekciók, ahol jóval több a második regisztráció, mint az első: Közkönyvtári Egylet 4–8, Helyismereti Könyvtárosok Szervezete 5–34 (itt a harmadik regisztráció – 9 – is több, mint az első), Olvasószolgálati Szekció 12–9, Gyermekkönyvtáros Szekció 28~7. Az összes harmadik regisztráció 15, nem tudjuk, hogy a tagdíj 30%-át jelentő kiegészítő tagdíj befizetése okozza-e az alacsony számot, vagy pedig tagjaink idejéből, energiájából nem futja két szervezetnél több munkájában való részvételre.
A területi szervezeteknél első helyen regisztrált tagok (1633 fő) közül másutt nem regisztráltatta magát 1174 (72–0). 459-en más szervezetekhez is csatlakoztak, ezek között nem volt területi szervezet, míg a szakterületi szervezetek sorrendje: Közkönyvtári, Gyermekkönyvtáros, Olvasószolgálati stb. és viszonylag sok a Műszaki Szekciót választók aránya.
A szakterületi szervezeteknél első helyen regisztrált 545 tag közül 391 (itt is közel 72%) csak ezekben a szervezetekben, 154 kollégánk pedig másutt is jelentkezett tagként, sorrendben: Társadalomtudományi Szekció 50, valamelyik területi szervezet 32, Műszaki Szekció 30. Érdemes megemlíteni, hogy a Bibliográfiai Szekció első helyen regisztrált tagjai másodikként a Társadalomtudományi Szekciót, a Gyermekkönyvtárosok és a Könyvtárostanárok valamelyik területi szervezetet, a Mezőgazdaságiak a Műszakit, a Műszakiak az átlagtól messze kiemelkedően a Társadalomtudományi Szekciót választották, míg a Társadalomtudományiaknál megoszlott a többi szekció között a második regisztráció. Az Olvasószolgálati, a Helyismereti Szekciókban és a Közkönyvtári Egyletben első helyen regisztrált tagok száma igen kevés, ezeknek a szekcióknak a tagsága szinte kizárólag a területi szervezetek második regisztrációjából tevődik össze.
A harmadik regisztrációra jelentkezett 15 tag közül 9 fő csatlakozott a Helyismereti Szekcióhoz. A 15 tag ilyen minőségben befizetett tagdíjának összege 1996-ban 4059 Ft volt.
A 60 testületi tag jelképezi ugyan az egyesület könyvtári intézményekkel kapcsolatos feladatvállalását, de semmiképpen sem tartjuk elégségesnek a testületi tagok arányát. Mind a központnak, mind a szervezeteknek folytatni kell az erőfeszítéseket a testületi tagok számának növelése érdekében. A területi szervezetek közül a Kisalföldi, a Zala megyei és a Zempléni szervezet 5-5 testületi tagot tart nyilván. A szakterületi szervezetek közül a Műszaki Szekciót lehet kiemelni, amely 10 testületi tagot vont be támogatói körébe, mégpedig a szokásos 3–5 ezer forintnyi tagdíjat messze meghaladó mértékű támogatással. Ez megmutatkozik a Műszaki Szekció anyagi lehetőségeiben is. A Társadalomtudományi Szekciót támogató 5 testületi tag is hozzájárul a szekció működésének magas színvonalához.
Az egyesület alapszabálya lehetőséget nyújt arra, hogy a tagszervezetek csoportokat hozzanak létre. A területi szervezetek közül a Csongrád megyei szervezet tájékoztatott jelentésében arról, hogy szervezetükben a könyvtárostanárok és a nyugdíjasok önálló tevékenységi körrel csoportként tevékenykednek. A szakterületi szervezetek közül a Műszaki Szekció orvosi könyvtáros és gépesítési-osztályozási csoportot működtet. Az orvosi könyvtárosok csoportja, kevésnek érezvén lehetőségeit az orvosi könyvtárak növekvő problémáinak megoldására, közreműködött a Magyar Orvosi Könyvtárak Szövetségének létrehozásában. Az újonnan létrejövő szövetség még nem döntött arról, hogy milyen keretek között csatlakozik az MKE tevékenységéhez. A Közkönyvtári Egylet keretében alakult meg, elsősorban FSZEK-beli kollégák részvételével, a fiatal könyvtárosok csoportja, tevékenységi formáik most vannak kialakulóban. Ugyan az adatok azt mutatják, hogy a csoportok létrehozása többnyire csak elvi lehetőség a szervezetek részére, az alapszabálynak továbbra is biztosítania kell az új szerveződések létrejöttét.
Az egyesület tevékenysége alapvetően a szervezetekben folyik. A tevékenység mértékét jelzi, hogy a beküldött jelentések alapján a területi szervezetek a két év során átlagosan 7,5, a szakterületi szervezetek 10 rendezvényt tartottak. A legtöbb szervezési munkát és reméljük, a legtöbb szakmai hasznot azok a több napos tanácskozások, konferenciák hozták, amelyek egy-egy szakterület, problémakör részletesebb megismerését célozták; gyakran külföldiek részvételével. Ilyen konferenciát 12 szervezet rendezett. A 7 területi szervezet közül ki kell emelni a Szabolcs-Szatmár-Bereg megyeieket, akik fő szervezőként a Hazai összefogás – európai együttműködés című konferenciát az elnökség megbízásából igen eredményesen készítették elő. A Kisalföldi Könyvtárosok és Könyvtárak Egyesületének osztrák–magyar találkozója is kiemelést érdemel. A szakterületi szekciók közül a gyermekkönyvtárosok 5 több napos tanácskozást is tartottak, köztük több nemzetközi is volt, így megszervezték az 1. európai gyermekkönyvtáros konferenciát is. A Könyvtárostanárok Szervezete, a Bibliográfiai Szekció és a Helyismereti Könyvtárosok Szervezete is emlékezetes konferenciákat tartott. Meglepően sok, 53 olyan rendezvényről tudósítottak a szervezetek, amelyeken egynapos konferencia keretében több szakember tartott előadást. Az ilyen konferenciák szervezői közül ki kell emelni a Csongrád megyei szervezetet 6 rendezvénnyel, továbbá a Békés és Somogy megyei szervezetet 3-3 rendezvénnyel. A szakterületiek közül sorrendben a Műszaki, a Társadalomtudományi, a Könyvtárostanárok és a Bibliográfiai Szekció említendő. Mintegy 30-ra tehető azon rendezvények száma, ahol egy-egy előadó tájékoztatta szakmai kérdésekről vagy könyvtárpolitikai ügyekben hallgatóságát. Ilyen rendezvényt a Műszakiak, a Szabolcs-Szatmár-Bereg megyeiek, a Pécs-Baranyaiak, a Társadalomtudományi Szekció és a Vas megyei Szervezet tartott legnagyobb számban. Ezek között sok olyan rendezvény volt, amely az összejövetelnek helyet adó könyvtár, információs intézmény bemutatását, szolgáltatásainak megismertetését segítette elő. Szakmai fórumokat elsősorban könyvtárpolitikai kérdésekben 7 szervezet 11 alkalommal tartott. Több napos, részben külföldi tapasztalatcsere, kirándulás a beszámolók szerint 9 alkalommal zajlott le. A Kisalföldiek és a Csongrád megyeiek több ízben is szerveztek külföldi kirándulást tagjaiknak. Egynapos kirándulásra, elsősorban az aktuális ópusztaszeri és kecskeméti útirányban, 23 alkalommal került sor. Ebből a kis Zemplén megyei szervezet egyedül öttel részesedik. Mindezek a rendezvények a tagság szakmai továbbképzését is szolgálták, de több szervezet kifejezetten e célra rendezett továbbképző tanfolyamokat. így a Békés megyeiek, a Csongrád, a Fejér, a Komárom-Esztergom, a Nógrád, a Vas és a Zala megyeiek. A Kisalföldi szervezet a szlovák könyvtárosokkal szervezett olvasótábori továbbképzést.
Egyes szervezetek saját eszközeik felhasználásával tagjaik részére pályázatot hirdettek. A Békés megyeiek Könyvtár és gazdája, illetve Könyvtárak a változó társadalomban címmel, a Fejér megyeiek a könyvtárak állományának összetétele, továbbá használói szokások kérdéskörében, a Könyvtárostanárok iskolatörténeti pályázatot hirdettek, míg a Közkönyvtári Egylet Könyvtári görbetükör címmel bonyolított le 56 pályaművet vonzó pályázatot.
A szervezetek közreműködtek a könyvtárügyet foglalkoztató szakmai előterjesztések, törvénytervezetek véleményezésében, erről a tanács jelentése bővebben is ír. A Könyvtárostanárok igen aktívan felléptek a NAT követelményrendszere és a közoktatási törvény aktuális kérdéseiben, a Zenei Szekció pedig a könyvtáros-társadalmat általánosan is érintő szerzői jogi kérdések részproblémáinak megvitatásában.
A nehezülő gazdasági körülmények között nagy jelentősége van annak, ha valamely szervezet saját forrásait is igénybe véve munkájával kapcsolatban kiadványt tesz közzé. A Helyismereti Könyvtárosok Szervezete évente kötetben közreadja többnapos országos tanácskozásainak anyagát. A Vasi civil címtár 1996-ban már második, bővített kiadásban jelent meg a Vas megyei Szervezet aktív közreműködésével. A Gyermekkönyvtáros Szekció 555 aforizma az olvasásról címmel tervezi egy gyűjtemény kiadását. A Könyvtárostanárok Szervezete közreadta a Könyvtáros? Tanár? Könyvtárostanár! című kötetet. A Veszprém megyeiek két kiadványt is készítenek: Megyei minervát, illetve Könyvtáros életrajzi lexikont. A zenei könyvtárosok a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával készítik elő a Zenei könyvtári kézikönyvet. A Bibliográfiai Szekció Petrik Géza emlékére rendezett felolvasó ülésének anyaga könyv alakban is megjelenik. A periodikumok közül kiemelendő a Társadalomtudományi Szekció második éve megjelenő körlevele.
A rendezvények között már említést tettünk nemzetközi konferenciákról, külföldi tanulmányutakról is. Ki kell emelni ezek között a Békés megyeiek konferenciáját a határon túli magyar irodalom kérdéseiről, a Borsod megyeiek visszatérően megrendezett magyar–szlovák tanácskozásait, a Zemplén megyeiek határon túli könyvtáros-találkozóját. A Gyermekkönyvtáros Szekció egy erdélyi olvasótábor mellett Sárospatak–Kassa-konferenciát és burgenlandi utat is szervezett. Külföldi tanulmányutat szerveztek a Fejér megyeiek, a Kisalföldiek, a Vas megyeiek, a Gyermekkönyvtárosok és a Műszakiak. Az egyesület, a szervezetek, illetve más támogatók által juttatott források felhasználásával sok kollégánk vett részt külföldi tanulmányutakon. Kiemelendő a Kisalföldi szervezet nemzetközi kapcsolatrendszere. Részben az osztrák társszervezetekkel való, részben az Alpok–Adria együttműködés keretében több alkalommal volt módjuk külföldi konferencián való részvételre, tanulmányútra. A külföldi kapcsolatok sajátos formája, amikor a szervezetek maguk látnak vendégül külföldi kollégákat vagy finanszírozzák szakmai rendezvényeken, elsősorban a vándorgyűlésen való részvételüket.
A szervezetek szakmai tevékenységét központi forrásokból pályázat keretében 1995-ben 1 656 650 forinttal, 1996-ban 2 070 000 forinttal támogatta az elnökség. A támogatások elszámolása rendben megtörtént.
* * *
A Magyar Könyvtárosok Egyesülete gazdálkodási tevékenységét a küldöttközgyűlés dokumentumaként előterjesztett költségvetési összesítő kimutatás, továbbá a bevételek és kiadások éves táblázatai mutatják be. Az elnökség az egyesület gazdálkodásában az 1997-1998. években is az 1994. évi küldöttközgyűlésen elfogadott és eredményesnek bizonyult irányelveket kívánja követni.