(Egy szakfelügyelet első három évének tapasztalatai alapján)
A múzeumi könyvtárak felügyeletével – a muzeális intézményekre vonatkozó szakfelügyeletről szóló 20/1999. (XII. 26.) NKÖM rendeletnek megfelelően létrehozott országos testület tagjaiként – kettőnket (dr. Püski Anikó vezető szakfelügyelőt és engem) bízott meg Rockenbauer Zoltán miniszter a 2000-től 2003-ig tartó periódusra. (A megbízást a következő, 2007-ig tartó időszakra Hiller István miniszter írta alá 2004 augusztusában.) Mivel mind a ketten egy-egy múzeumi könyvtár aktív vezetőjeként láttunk a feladathoz, a terület ilyen jellegű átfogó megismerésének időszerűségét és szükségességét munkánk során saját bőrünkön tapasztalva, nagy lelkesedéssel és segítőkészséggel terveztük meg három évre szóló szakfelügyelői munkánkat.
Legfontosabb célunk az volt, hogy a szakfelügyeleti látogatások tapasztalatai alapján általános képet kapjunk és adhassunk a magyar szakkönyvtári rendszernek erről a szeletéről. Fő feladatunknak tartottuk felmérni a helyzetet, összegezni a sajátos helyzetből adódó előnyöket, vagy nehézségeket, közös érdekek alapján meghatározni a fejlesztés irányait és lehetőségeit. Úgy gondoltuk, ezek alapján segíthetjük a múzeumi könyvtárak munkáját, a fenntartók és a minket megbízó minisztérium figyelmét pedig ráirányíthatjuk azokra a tipikus vagy éppen különleges jegyekre, amelyek ezeknek a könyvtáraknak a működését jellemzik.
Tervünk szerint a legnagyobb, legjelentősebb múzeumok könyvtáraival kezdtük az ismerkedést, így először a megyeszékhelyeken, nagyobb városokban működő múzeumok könyvtárait látogattuk végig, és ezzel párhuzamosan tettünk látogatást a budapesti múzeumi könyvtárakban is. Az induláskor még úgy gondoltuk, hogy mindenhová ketten megyünk, de az első néhány hónap alatt kiderült, hogy ehhez a módszerhez túl kevés az idő. Felosztottuk hát magunk között Magyarország területét, hogy hamarabb eredményre jussunk. Összeállítottunk egy olyan kérdőívet, amely a könyvtári munka minden területét átfogja, hogy azonos szempontok alapján, objektív adatokon nyugvó tapasztalati összegzéssel állíthassunk össze a múzeumi könyvtárakról a jelentéseket, amelyek természetesen intézményi specialitásokat is tartalmaznak, de lehetővé teszik az összehasonlítást is, általános képet szolgáltatva a területről.
Az így kialakult általános képet szeretném most átnyújtani a tisztelt olvasóknak, mert úgy gondolom, nem tanulság nélküli az eredmény, emellett pedig sokan talán nem is ismerik a hazai szakkönyvtári rendszer tagjainak valódi értékét, munkájuk szépségét és nehézségeit.
Az első, meghatározó különbséget a múzeumi könyvtárak gazdasági körülményeinek szempontjából (és nagyjából ez sok mindent el is dönt a működésükben) a fenntartó, illetve gazdálkodása jelenti. A megyei és nagyobb városi múzeumok fenntartói a helyi önkormányzatok, Budapesten a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma, néhány esetben a megfelelő szakminisztérium, esetleg alapítvány (az utóbbi időkben). Az önkormányzatoknál általában kevés (vannak megyék, ahol még annál is kevesebb) a pénz a múzeumok fenntartásához és működtetéséhez, ezért könnyen belátható, hogy ha egy-egy múzeum tevékenységét is a szükségesnél kisebb pénzösszeggel tudja csak támogatni a fenntartó – a múzeum vezetésének legjobb indulata mellett is -, mennyi jut ebből a könyvtári gyűjtemény fejlesztésére. Budapesten azok a nagyobb múzeumi könyvtárak vannak ilyen szempontból előnyösebb helyzetben, amelyeknél a múzeumi gyűjtemény nagysága, illetve országos jelentősége miatt nagyobb a költségvetési támogatás, így a könyvtár működtetésére is több pénz jut. Igaz persze az is, hogy ezek a könyvtárak sokkal nagyobb olvasói réteget szolgálnak ki, országos szinten is ellátva a szakterület speciális igényei alapján hozzájuk fordulókat. Tapasztalataink azt mutatják, hogy néhány, nem a NKÖM-höz tartozó múzeum könyvtára jobban támogatott a saját szakminisztériuma által (pl. a Közlekedési Múzeum).
A könyvtári gyűjteményekről, amelyeknek nagysága rendkívül változatos képet mutat – néhány ezer darabos állománytól a több százezresig terjed -, akár helytörténeti, akár éppen különleges gyűjtőköri szempontok alapján alakultak is ki, csak a legjobbakat lehet elmondani. A megyeszékhelyeken a múzeumi könyvtárak gyűjteményének magva sok esetben egy-egy híres lokálpatrióta helyi gyűjtő magánkönyvtára, amelyet a múzeumnak adományozott, vagy a XIX. század második felében országszerte megalakult régészeti, történelmi, természetrajzi társulatok vagy egyenesen múzeumalapításra és fenntartásra létesült múzeumegyletek könyvtára. Ezek sokszor igazi ritkaságokat is rejtenek, az azóta tartó folyamatos és céltudatos gyűjtés eredményeként pedig a helytörténetnek, a terület néprajzának, régészeti irodalmának jelentős szakkönyvtárai. Növeli még az ilyen könyvtári gyűjteményeknek a jelentőségét az a tény, hogy az utóbbi években erőteljesen megnövekedett a felsőfokú képzésben résztvevők száma a nagyobb városokban, és a múzeumi könyvtárakban található és szakszerűen kezelt szakirodalom iránt ezzel megnőtt az olvasói igény. Másrészt a budapesti nagy múzeumok könyvtárai a Magyarországon található művészeti, természettudományos, technikai szakirodalomnak országos feladatkörű, nagyon jelentős, sokszor a legnagyobb és legrégebbi gyűjteményei. A múzeumi könyvtárak gyűjteményei egészében a magyar nemzeti örökségnek rendkívül fontos részét alkotják. Nagyobb juttatásokat igénylő terület, kétségtelenül többet érdemelne, mint amennyi jut rá.
A múzeumi könyvtárak legtöbbje a régi besorolás alapján “korlátozottan nyilvános” gyűjtemény, de ma már korlátozás nélkül – nagyon helyesen – mindenki hozzáférhet az ott őrzött egyedi dokumentumokhoz. Egyik múzeumi könyvtár munkatársa sem küld el egyetlen érdeklődőt sem, kutatók, közép- és felsőfokú tanulmányokat folytató diákok szinte korlátlanul használják ezeket a könyvtárakat az utóbbi években. Több múzeumi könyvtár is fontolgatja ezért, hogy kéri felvételét a “nyilvános könyvtárak” listájára, annak a reménynek is hangot adva, hogy ezzel nagyobb eséllyel vehetnek részt a pályázatokon. (Sajnos, ezt e sorok szerzője, az Iparművészeti Múzeum nyilvános könyvtárának vezetője nem tudja alátámasztani, mert az utóbbi két évben az NKA pályázati kiírásai megváltoztak, és az addigi “nyilvános könyvtárak” megnevezés kimaradt: a felhívás “nyilvános közkönyvtárakra” és “országos szakkönyvtárakra” vonatkozott, így mi mint nyilvános szakkönyvtár kiutasíttattunk a pályázók köréből.)
A múzeumi könyvtárakban a dolgozói létszám tekintetében nagy szélsőségek tapasztalhatók. A legtöbb vidéki múzeum könyvtárában egyetlen munkatárs látja el a feladatokat (de még a Műcsarnok könyvtárában is!). Gyakran ez az egyetlen könyvtáros nemcsak a könyvtári teendőkkel van megbízva, de a kiállítások rendezésével kapcsolatos közművelődési, közönségkapcsolati munkák végzésével is. Előfordul, hogy régész-muzeológus az egyetlen könyvtáros, amiből egyenesen következik egy sor, a könyvtár működése szempontjából előnytelen dolog. Van, illetve két évvel ezelőtt még volt, de egyre ritkább, hogy három fő a múzeumi könyvtár dolgozóinak létszáma, és van olyan budapesti múzeumi könyvtár is, ahol 8-13 munkatárs dolgozik (BTM, Természettudományi Múzeum, Szépművészeti Múzeum). A könyvtárosok többnyire középfokú könyvtárosi szakképzettséggel rendelkeznek, de a nagyobb állományok gondozását felsőfokú végzettségű szakemberek látják el. Többen tudományos fokozattal rendelkeznek, és van olyan könyvtár (BTM Központi Könyvtára) is, ahol egyszerre öt könyvtáros végzi PhD-tanulmányait.
A könyvtári nyilvántartások alapvetően szabályosak, a számítógépes nyilvántartásra való áttéréssel kapcsolatosan viszont – ami a múzeumok egyéb nyilvántartását is kötelezően érinti – a kép egyáltalán nem egységes. Minden múzeumi könyvtáros fontosnak tartja a számítógépes fejlesztést, szeretné a nyilvántartást és a feldolgozást ilyen módon végezni, ehhez azonban egyelőre nagyon sok helyen hiányzik mind a hardveres háttér, mind a megfelelő szoftver. 2001-ben voltam olyan vidéki nagy múzeum könyvtárában, ahol a számítógépes feldolgozást a könyvtáros egy otthonról bevitt, a fia által már kiselejtezett gépen kezdte meg, mert az “idők szavát” megértette, de más lehetősége nem volt a múzeum rossz anyagi körülményei miatt. Általában egy számítógépet találtunk a vidéki múzeumok könyvtáraiban (ez a jellemző), ezen próbálnak adatbázist építeni azzal a szoftverrel, amellyel éppen lehetőségük adódik. A skála rendkívül sokszínű, van ahol csak egyszerű szövegszerkesztőbe írják be a dokumentumok adatait, van, aki táblázatkezelővel dolgozik, és vannak, akiknek a múzeum beszerzett a környéken éppen elérhető könyvtári szoftverből. Szerencsésnek mondható a helyzet ott, ahol a megyei vagy városi könyvtár által is használt programmal rögzíti a múzeumi könyvtáros az adatokat, mert azok így beilleszthetők a nagyobb könyvtári adatbázisba, lelőhellyel megjelölve, mint a megye, a város vagy a terület speciális helytörténeti-régészeti-néprajzi dokumentumainak gyűjteménye. A szakfelügyelet egyértelműen mindenhol ezt a módját szorgalmazza a helyi együttműködésnek, hiszen a fenntartó ennek finanszírozásával tudja legjobban segíteni egyszerre könyvtárakat és felhasználót (olvasót). Az is igaz viszont, hogy egységes szoftverrel és kapcsolattal – amit például a kulturális vezetés javasolhatna, illetve biztosíthatna – a múzeumi könyvtárak hálózatát lehetne kiépíteni, és ez a nemzeti vagyon ilyen jellegű egységes digitális katalógusát hozná létre. Ennek előnyeit nem kell túl sokat ecsetelni, hiszen egyértelmű. Minden múzeumi könyvtáros feltétel nélküli híve a retrospektív katalógus-konverziónak is. Vannak könyvtárak, ahol egészen előrehaladottak ezek a munkálatok, de mindenhol kérdésként merül fel, hogyan találhatnának forrást a feladat elvégeztetésére, mivel a múzeum nem tud erre munkaerőt (munkabért) biztosítani. Ez a kiskönyvtárakban az egyetlen könyvtáros feladataiba nem illeszthető be, a nagy gyűjteményekben pedig a dokumentum mennyisége miatt nem végezhető el a könyvtárosok munkaidejében. Mindezek ellenére folynak a múzeumi könyvtárakban a visszamenőleges adatok digitalizálási munkálatai, csak külső, gyorsító segítség nélkül még nem látják az alagút végét a könyvtárosok. Létezik már több múzeumi honlap, (pl. Néprajzi Múzeum, Természettudományi Múzeum, Színháztörténeti Múzeum és Intézet) amelyről elérhető könyvtárának adatbázisa is, és ez akkor is nagyon jó hír, ha ezekben az állománynak csak töredéke szerepel. Előfordul, hogy a könyvtári számítógép tagja a múzeumi belső hálózatnak, így a múzeum munkatársai saját gépükről használhatják a katalógus már digitalizált részét. Gyakori, hogy a könyvtárban lévő számítógépen adott az internetelérési lehetőség, így az olvasó lehetőségei kibővülnek a szabadon hozzáférhető adatbázisokban való tájékozódással.
A raktárak helyzete szinte mindenhol komoly gondot jelent, hamarosan betelnek vagy már be is teltek. Vannak múzeumi könyvtárak, ahol az egész múzeumi épület rekonstrukciója hozhat csak megoldást. Ez alól két üdítő kivétel mutatkozik, az egyik a néhány éve megépített Szépművészeti Múzeum, másik a most átadott Természettudományi Múzeum könyvtárának raktára. Több megyei múzeum könyvtári állománya a muzeológus munkatársak szobáiban kapott helyet. Pécsett például öt helyszínen, a város különböző épületeiben foglal helyet a könyvtári gyűjtemény, és ezek egységes kezelése nehézséggel jár.
A múzeumok vezetői mindenhol elégedettek a könyvtár munkájával, rendkívül fontosnak tartják a meglévő állományt és használhatóságát a kutatások és a múzeumban folyó tudományos munka háttereként. A belső munkatársak számára a múzeumi könyvtárak teljes munkaidőben rendelkezésre állnak, a külső olvasók számára viszont meghatározott nyitva tartás van. Az olvasóforgalmi statisztikák egyértelműen azt támasztják alá, hogy növekszik az érdeklődés a múzeumi könyvtárakban lévő gyűjtemények iránt. A helytörténeti irodalom iránti igény növekedése a múzeumi könyvtárak állományának nagyobb igénybevételéhez vezetett, ez pedig amennyire örömteli, annyi gondot is hozott magával. Ezek a könyvtárak nincsenek felkészülve a nagyobb igénybevételre, ami főleg a külső (tehát nem múzeumi munkatársaktól kiinduló) olvasói réteg érdeklődését jelenti. Sok múzeumi könyvtárban egyáltalán nincs olvasóterem, ahol az egyedisége miatt kölcsönözhetetlen dokumentumok használatához le lehetne ültetni az olvasót, és nincs személyzet a helybenolvasás felügyeletéhez sem. Ha pedig fénymásolatot kér az olvasó, a legtöbbször egyetlen könyvtárosnak kell elvégezni a másolást stb.
Éppen ennek – az egyébként nagyon jó irányú – változásnak a fényében látszik szomorúnak, hogy a tervszerű állománygyarapítás vásárlás útján szinte lehetetlen több megyei múzeum könyvtárában. Néhány kötetet tudnak csak megvenni, a folyóiratok előfizetését már évek óta csökkenteniük kellett a pénzhiány miatt, sőt van, ahol a gyarapodásnak csak egyetlen forrása nem apadt ki, ez pedig a csere. Szerencsére szinte minden múzeumi könyvtár rendelkezik külföldi és magyar cserepartnerekkel, akik kiadványért kiadványt küldenek, így könyvesbolti forgalomba nem is kerülő jelentős szakkönyvekkel és folyóiratokkal járulnak hozzá a cserepartner állományának gyarapításához. A gyarapításnak ez a módja sem nélkülözi a gondokat, ugyanis a postaköltséget egyre nehezebb előteremteni. A múzeum a saját kiadványait – amelyeknek megjelentetése is nagy megterhelést jelent – szívesen küldi a könyvtára által a cserepartnereknek, de ez néha több évig áll, és várja, hogy legyen pénz a postázáshoz. Az akadozó küldésre pedig a kapott kiadványok akadozó érkezése a válasz.
Úgy gondolom, munkánknak a tapasztalok összegzésén túl is vannak eredményei. A szakfelügyelet három éve alatt a minisztérium Múzeumi Főosztálya többször kérte véleményünket pénzösszegek elosztásánál, így kapott néhány különösen rossz helyzetben lévő könyvtár közvetlen támogatást, illetve tapasztalataink alapján lehetett a legmegfelelőbb helyre irányítani a célzott segítséget. A Könyvtári Főosztály figyelmét is sikerült felkelteni a szakfelügyeleti látogatásokról készült beszámolókkal: 2004-ben onnan is kaptak anyagi segítséget múzeumi könyvtárak informatikai fejlesztésükhöz.
Végül, amit kivétel nélkül minden múzeumi könyvtáros szorgalmaz:
1. Szeretnének egy, a könyvtárosi munkára vonatkozó normarendszert.
2. A pályázatokon való részvételhez vagy speciális lehetőséget a múzeumi könyvtárak számára, vagy olyan pályázati kiírásokat, amelyek nem zárják ki eleve a jelentkezésüket. Nagyon szeretnék, ha megszűnne az a lehetetlen állapot, hogy a múzeumi pályázatokon könyvtárként ne legyen esélyük, a könyvtáriak között pedig múzeumi pályázóként legyenek esélytelenek. (Van persze néhány kivétel, amikor – főleg a több évvel ezelőtti NKA pályázatokon – múzeumi könyvtárak is nyerhettek például állománymegóvásra, restauráltatásra.)
3. Szakmai együttműködési kört szeretnének kialakítani, hogy örömeiket és gondjaikat megoszthassák egymással, tapasztalataik megbeszélésével könnyíthessék maguk és egymás munkáját.
Ez utóbbinak máris vannak jó irányba mutató jelei. 2004. november 22-én a Nemzeti Múzeum Központi Régészeti Könyvtára szervezett szakmai találkozót a múzeumi könyvtárosok számára, amelyen részt vett a minisztérium egyik illetékese is; a szolnoki Damjanich Múzeum munkatársai pedig 2005 tavaszán szándékoznak összehívni egy országos tanácskozást, amelynek tervezett programja alapján talán többet profitálnak majd az ott elhangzó előadásokból és beszámolókból a résztvevők.