A Magyar Könyvtárosok Egyesülete ellenőrző bizottságának beszámolója az 1996. évi küldöttközgyűlés számára

Kategória: 1997/ 1

Az ellenőrző bizottság az MKE Alapszabályának 14. §. (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelően számol be az 1995–96. évi munkájáról és tapasztalatairól.

  1. Az ellenőrző bizottság elnöke – meghívottként – rendszeresen részt vesz az elnökség ülésein és ott közreműködésével segíti az alapszabály szerinti tevékenységet. Ennek alapján megállapítható, hogy az elnökség az alapszabály betűjének és szellemének megfelelően vezeti az egyesületet, a teljes ciklusra szóló programja, valamint éves terve működik és egyre gazdagabb programot bonyolított le.
  2. Örömmel konstatáltuk az elmúlt két évben a tanács és rajta keresztül a szervezetek könyvtárpolitikai aktivizálódását, melyet magunk is többször szorgalmaztunk az előző ciklusban. Sajnos a tanács ülésein bizottságunk nem mindig tudta képviseltetni magát, de munkájáról az emlékeztetőkből és az elnökségi ülések vitáiból tájékozódhattunk- bár kétségtelenül kívánatos a jövőben személyes jelenlétünkről rendszeresen gondoskodni. Mivel az 1990-es (és 1992-ben módosított) alapszabály egyik lényeges újítása a tanács tevékenysége és így fontos közvetítő szerepet tölt be a tagság, a szervezetek és az egyesület kommunikációs és döntéshozatali rendszerében, kívánatosabb hosszabb távon áttekinteni az alapszabály teljesülését a tanácsra vonatkozóan; illetve egyúttal javasoljuk, hogy a szervezeti ellenőrző bizottságok csatlakozzanak ehhez a képviselő tevékenységének és kétirányú közvetítő szerepének megvizsgálásával.
  3. Az előző ciklus során ugyancsak többször, így az 1994. évi tisztújító küldöttközgyűlésre készített beszámolónkban is észrevételeztük és jellemeztük a tagnyilvántartás, tagdíj-befizetés és a tagdíjaknak az elnökséghez/titkársághoz, ill. a második regisztrációs szervezetekhez való átutalása körüli anomáliákat, mely az ügyrendi szabályzat hiányából is fakad.
  4. Az 1995. október 25-ei ellenőrző bizottsági ülésen az MKE elnökével, főtitkárával, ügyvezető titkárával történt egyeztetés után javaslatot készítettünk az ügyrendi szabályzat megszövegezésére. Részben a tervezett számítógépes tagnyilvántartás programja körüli zavarok miatt, s mert a tagnyilvántartás, a tagdíj fizetés és -ügykezelés összefüggnek, az elkészített ügyrendi szabályzat bevezetése késik. (A titkárság intézkedett a tagdíj befizetésének sürgetése ügyében, ill. az “oldalági” átutalások átvállalásával takarékosabb és zökkenőmentesebb ügyintézést kívánt elérni a szabályzat-tervezet szellemében.) Javasoljuk, hogy a küldöttközgyűlés kötelezze az elnökséget a feltételek mielőbbi megteremtésére és a szabályzat 1997. évi bevezetésére.
  5. Az ellenőrző bizottság úgy látja, hogy a tagdíj a működés kis hányadát fedezi, a szervezetek végső soron több támogatást kapnak vissza, mint az általuk befizetett tagdíj-hányad. Ez összefügg azzal, hogy a tagság végső soron 6 éve csökken. Ennek nyilván számos oka lehet, de ez irányú többszöri figyelmeztetésünk ellenére nem tudunk a tagság növelését célzó akciókról. Ugyanígy célszerűnek látszik a szakma és az egyesület propagandájának javítása: az elvégzett feladatokat, lezajlott akciókat, a külső szerveknél és szakmai fórumokon betöltött érdekképviseleti munkát kívánatos nemcsak a Hírlevélben regisztrálni, de még inkább a szaksajtóban, ill. a tömegkommunikáció különböző fórumain erről részletesebben beszámolni – mintegy válaszolva volt és lehetséges tagtársainknak arra a (lappangó) kérdésére: érdemes-e szakmai szervezetet fenntartani, annak tagja lenni. Megfontolandó PR-felelős kijelölése vagy felkérésére az elnökség részéről.
  6. Programunkban szerepelt a pályázatok során nyert pénzek – mint az Egyesületi gazdálkodás meghatározó forrásának- felhasználásáról és elszámolásairól szóló tájékozódás.
  7. Ellenőrző bizottságunk két tagja 1996 tavaszán áttekintette az MKM-től, az Országgyűléstől, a Nemzeti Kulturális Alaptól és az Illyés Alapítványtól 1995-ben elnyert 5 090 000 Ft felhasználását, s a bizonylatokat és az analitikus nyilvántartást rendben találta. Ugyanakkor azt is megállapították, hogy az elnökség által – ugyancsak pályázat nyomán – a szervezeteknek nyújtott támogatásról az elszámolás nem egyforma részletességgel történik; ezért célszerű, hogy a jövőben a titkárság egyértelműen közölje a juttatásokról szóló értesítésben, milyen elszámolást vár el az érintettektől.
  8. 1996 arra figyelmeztet, hogy az eddig igénybevett források szűkülnek, így kevesebb pénzből gazdálkodhat egyesületünk. Éppen ezért az ellenőrző bizottság megfontolandónak tartja új források feltárására és – az eddig is takarékos – gazdálkodás elősegítése érdekében közgazdász szakember felkérését erre a feladatra és/vagy az elnökség tagjaiból reszortfelelős kijelölését.
  9. Az előző ponthoz csatlakozóan, felkértük az egyes szervezetek ellenőrző bizottságát is, hogy egyéb – saját elhatározású – ellenőrzéseik mellett ugyancsak vizsgálják meg a maguk szintjén a helyi pályázatok ügyét. Az 1994. évi tisztújítás során megválasztott 21 területi és 10 szakterületi szervezeti ellenőrző bizottság közül 15-től (alig 50%) kaptunk tájékoztatást, felkérésünkre reagálást. A 9 területi (Fejér, Hajdú, Heves, Nógrád, Bács-Kiskun, Somogy, Szabolcs-Szatmár-Bereg, Vas megyei és Zempléni), ill. a 6 szakterületi (Bibliográfiai, Társadalomtudományi és Zenei Könyvtárosok Szervezetének ellenőrző bizottsága mellett a Gyermekkönyvtáros, a Könyvtárostanár és a Mezőgazdasági esetében a vezetőség tájékoztatott?!) szervezet ellenőrző bizottsága általában pozitív tapasztalatokról számolhatott be: részben örvendetes módon többfelé tájékozódnak és pályáznak sikerrel a szervezetek és ugyancsak pályázat útján az MKE-től elnyert támogatás alapján részesülnek programjaik támogatásban; másrészt a kapott pénzről rendben és megfelelő bizonylatok alapján határidőre elszámoltak. (Az elnökség 1996-ban addig visszatartotta ezeket a pénzeket, amíg az előző évi elszámolás, ill. a tárgyévi tagdíjbefizetés nem érkezett be; továbbá a programokhoz többnyire csak résztámogatást nyújt, helyi és egyéni források előcsalogatása érdekében.) Szerencsés, hogy – főleg a vidéki szervezetek – hozzáértő szakemberrel végeztetik a gazdasági ügyek intézését; a szakterületi szervezetek a titkárság segítségét kérhetik. A néhol előforduló maradványra, vagy átmenő programra a halasztást, ill. későbbi felhasználási engedélyt megkérték és megkapták. A jövőben kívánatos – a pécsiek javaslatát megfontolva – kiemelt célkitűzések közös megvalósítására pályázatok kiírása az elnökség részéről.
  10. Végül – az előző pontban írtaktól kötelezően – a szervezetek nagyobb hányadában nem működött az ellenőrző bizottság. Javasoljuk, a küldöttközgyűlés – vezetőségeik útján – kötelezze a szervezeteket az alapszabály betartására e tekintetben is.

 

Címkék