Az RFID-technológia könyvtári alkalmazásáról egy Networkshop-konferencián hallottunk először, a Richter Gedeon Nyrt. műszaki könyvtárában történt bevezetésének ismertetése alkalmával. Tekintettel a magas költségekre (eszközök, címkék, szoftverillesztés), akkor még eszünkbe se jutott, hogy saját intézményünkben is alkalmazhatnánk ezt a technológiát, de gondolatainkban elraktározódott. Egy bécsi szakmai kirándulás élménye, amelynek része volt a gyönyörű, modern városi könyvtár megtekintése is, megerősített minket abban, hogy a könyvtári szolgáltatás fejlesztése már nem képzelhető el e technológia alkalmazása nélkül. A legfontosabb szempontot számunkra nem elsősorban a könyvtárosi munkaerő “felszabadulása”, hanem sokkal inkább az olvasó “választási szabadságának, önállóságának” tiszteletben tartása és támogatása, a sorban állás elkerülése, a gyorsabb kölcsönzési adminisztráció lehetősége jelenti.
E technológia iránti érdeklődésünket támasztotta alá az a lehetőség is, hogy az RFID alkalmazásával az állományrevízió folyamata gyorsabbá tehető, a rossz helyre került könyvek egyszerűen azonosíthatóvá válnak és megtalálhatók. Ahhoz, hogy mindezeket a funkciókat ki lehessen használni, a teljes állományt azonosító címkével kell ellátni, ami rendkívül idő- és költségigényes. A tájékoztatókon elhangzottak is megerősítették véleményünket, hogy e technológia esetében a legmagasabb költséget a címkék jelentik, de bevezetésükkel a hagyományos vonalkódok beszerzése kiváltható.

Mikor vezetjük be?

Jelenleg a II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtárban a bevezetéshez szükséges előkészületek zajlanak. Az RFID-munkaállomások üzembe helyezése megtörtént, most a kijelölt állományrész példányainak RFID-címkékkel való ellátása, illetve ezek adatainak és a rendszerben tárolt adatoknak az összerendezése folyik. Terveink szerint 2011 első napjaiban egy rövid tesztüzemet követően nyílik lehetőségünk arra, hogy a célzott olvasóközönség számára mindennapi használatra átadjuk az új technológiát, az automatikus kölcsönzés lehetőségét.

Milyen szempontok késztették a bevezetését, milyen problémát kívántunk általa megoldani?

A TIOP-1.2.3/08/01 Könyvtári szolgáltatások összehangolt infrastruktúra fejlesztése “Tudásdepó-Expressz” pályázat nyújtott lehetőséget a könyvtárak számára az új technológia bevezetésének átgondolására, s úgy döntöttünk, hogy megteremtjük a lehetőségét annak, hogy a miskolci megyei könyvtár fejlesztése ebbe az irányba induljon el. Ennek érdekében csak a működéshez és a szolgáltatásokhoz szükséges legkevesebb munkaállomást vásároltuk meg, hiszen egy-egy gép beszerzése ma már nem olyan nagy költség.
A fentebb vázolt előnyök mellett nem utolsó sorban az új dolgok iránti nyitottság motiválta a könyvtárunkat abban, hogy komolyan foglalkozzon az RFID-technika előnyeinek felhasználásával a könyvtári munkafolyamatokban.
A pályázatunk sikeres volt, így 2010 nyarán beépítésre kerültek az RFID-eszközök, első lépésben 62 000 db címkét vásároltunk, és szeptember elején megkezdődött a könyvek felcímkézése. A munka megkezdését hosszas egyeztetés előzte meg annak eldöntésére, hogy melyik állományrészben vezessük be első körben a rendszert.
A döntésben a következő szempontok játszottak elsődleges szerepet: a kiválasztott állományrész jól elkülöníthető legyen, ne legyen túl nagy méretű, az ellenőrző címkék viszonylag rövid idő alatt bekerülhessenek a könyvekbe, és ott az önkiszolgáló kölcsönzés elkezdődhessen.

Az RFID-et használó gyűjtemény rövid jellemzése

Mindezeket figyelembe véve az a döntés született, hogy erre a legalkalmasabb a gyermekkönyvtár. Ez a megyei könyvtárban területileg is elhatárolt a többi szolgáltató tértől, állománya a projekt zárásáig ellátható RFID-címkékkel. A gyermekkönyvtár használóinak jelentős része (gyerekek és fiatal szülők) már belenőtt a számítógépes technika világába, így számukra nemcsak gondot nem okoz, de az eddigi bemutatókon tapasztaltak alapján kifejezetten élvezik, hogy maguk kölcsönözhetnek. A különféle foglalkozásokra gyermekeikkel érkező szülők is többnyire fiatalok, akik számára szintén nem okoz problémát az önkiszolgáló munkaállomás használata, ugyanakkor megkíméli őket a sorban állástól. Ennek megfelelően az önkiszolgáló munkaállomást is itt helyeztük el. A gyermekkönyvtár állományát a címkézést megelőzően átvizsgáltuk, a fölösleges állományrészeket, dokumentumokat kivontuk, így a pályázati forrásból korrekten feldolgozható állománynagyság (negyvenezer dokumentum, amelyből tízezer kézikönyvtári, harmincezer pedig kölcsönözhető dokumentum) állt rendelkezésre a munka megkezdésekor. Könyvtárunkban a 14 év alatti beíratkozottak száma 2911 fő, a látogatók száma 36 577. A 14 éven aluliak kölcsönzéseinek száma 6827, s e korosztály 2009-ben 25 109 dokumentumot kölcsönzött.
Terveink között szerepel, hogy az RFID-technológia lehetőségeit kihasználva, a gyermekkönyvtári állomány revízióját már ennek segítségével végezzük el a közeljövőben.

Funkciós és alkalmazott technológiai eszközök

a) Könyvek és egyéb papíralapú dokumentumok RFID-jelölő címkéje
Az RFID-címkék az EPCGlobal Class-1 Gen2 (ISO 18006/c) szabványnak megfelelően azonosítják a könyvtári állomány példányait. A címkék 96 bites egyedi azonosító számot hordoznak, amelyek lehetőséget nyújtanak az ország és a könyvtár, valamint a könyvtár egyedi példányainak azonosítására.
b) Könyvtárosi címkéző, illetve kölcsönző munkahely
A munkahelyek a Corvina integrált könyvtári rendszer adatbázisának rekordjaihoz illesztik az RFID-azonosítót, felkészítve a dokumentumokat az önkiszolgáló kölcsönzésre és állományvédelemre.
Elemei:
- Bútorba rögzíthető RFID-címkeolvasó,
- PC-s munkaállomás monitorral, klaviatúrával, egérrel, vonalkódolvasóval, legalább Windows XP operációs rendszerrel,
- Corvina-szoftver RFID-funkcióval bővítve.
Működése:
- Címkézés: A könyvtáros a könyv gerince mentén beragasztja a kódolt címkét. A példányt a munkaasztalon jelölt RFID-olvasási helyre teszi, és a Corvina által biztosított felületen elvégzi a könyv hagyományos azonosítását (pl. vonalkódolvasóval), majd hozzárendeli a leolvasott RFID-azonosítót.
- Kölcsönzés: Az olvasó által kölcsönzésre kért könyveket a könyvtáros a munkaasztalon jelölt RFID-olvasási helyre teszi, azonosítja az olvasót, a Corvinában lefolytatja a kölcsönzés engedélyezését, majd a tranzakciót. 
Az olvasó által visszahozott könyvet vagy könyveket a könyvtáros a munkaasztalon jelölt RFID olvasási helyre teszi, és a Corvinában engedélyezi a visszavételi tranzakciót.
c) Önkölcsönző pult
Munkahely a könyvek könyvtárosi segítség nélkül való kölcsönzéséhez.
Elemei:
- Bútor (egyedi),
- Bútorba beépített RFID címkeolvasó: méret: 20 cm széles, 42 cm magas, 46 cm mély,
- Vonalkódolvasó-berendezés,
- PC-s munkaállomás LCD-monitorral, klaviatúrával, legalább Windows XP operációs rendszerrel,
- Corvina rendszer RFID-funkcióval bővítve.
Működése:
Az olvasó az általa kikölcsönözni szándékozott könyvet vagy könyveket az RFID-leolvasóba helyezi, majd – a monitoron megjelenő utasításnak megfelelően – vonalkódos olvasójegyével azonosítja magát, végül elvégzi a kölcsönzés funkciót is. Az RFID-címkeolvasó elküldi a Corvina felé az olvasó és a könyv(ek) azonosítóját, amely elvégzi a kölcsönzési tranzakciót.
d) Kézi olvasó
Eszköz könyvek keresésére, leltározásra.
Elemei:
- RFID kézi címkeolvasó,
- PC-s munkaállomás klaviatúrával, legalább Windows XP operációs rendszerrel,
- Corvina RFID-funkcióval bővítve.
Működése:
A kézi olvasó az állományrevízió munkafolyamatainak (leltározás) és a könyvek keresésének megkönnyítésére szolgál.
A fentiek esetén is az integrált könyvtári rendszer valósítja meg a háttérben meghúzódó intelligenciát.
Funkcióinak rövid összefoglalása:
- Keresés: A könyvtáros a Corvina által biztosított felületen összeállít egy keresési listát, amelyet a kézi olvasó keresési funkciójával letölt. A sikeres letöltés után – melyet egy újabb web service hívással nyugtáz – a kiválasztott helyen végighaladva a kézi olvasó megmutatja a listán szereplő, keresett példányok helyét.
- Leltározás: A könyvtáros a kézi olvasón kiválasztja a leltározás funkciót. Ezután beolvassa az eszközzel a könyvek RFID azonosítóit, majd a lista feltöltését kezdeményezi. A könyvtári service-en keresztül a leltárlista feltöltődik a további munkafolyamatokat elvégző Corvinába.
e) Lopásvédelmi kapu
Az esetleges lopási kísérletek detektálásra szolgáló kapu, amelyen a látogatók a könyvtárból való kilépéskor egyenként áthaladnak.
Elemei:
- Bútorba (kapu) telepített RFID-címkeolvasó,
- Fény- és hangjelző,
- Corvina RFID-funkcióval bővítve.
Működése:
A látogatók a kijáratban elhelyezett “kapun” tudják elhagyni az épületet. A beépített RFID-címkeolvasók érzékelik a látóterükbe került címkéket (könyveket). Az RFID-olvasó a címkekódot elküldi a Corvina rendszer felé, amely ellenőrzi a könyv státusát. Nem szabályszerűen kikölcsönzött könyv észlelése esetén a kapu felé riasztást küld, ami hang- és fényjelzést vált ki. A vészjelzés tíz másodperc után automatikusan kikapcsol.

Az RFID-technológia bevezetéséhez megvásároltunk egy önkiszolgáló munkaállomást, három asztali leolvasó eszközt a kölcsönző pultba, valamint egy kézi leolvasót. Utóbbi mobil eszköz segíti a leltározást, valamint a kallódó könyvek megkeresését. A teljes eszközpark része még a biztonsági kapu, amely az állományvédelmet szolgálja. A Corvina integrált rendszerhez történő szoftverillesztés megvalósítása a két szállító, az ODIN Kft. és az e-Corvina Kft. együttműködésének eredménye.

Költségek (összes, címke, opac, illesztés)

A beruházás költségigénye bruttó 7 092 125 forint volt. Ebből a címkék beszerzésére bruttó 2 286 250 forint, az eszközök megvásárlására bruttó 4 271 851 forint, míg a szoftverillesztés megvalósítására 534 025 forintra volt szükség.

Forrás, finanszírozás

A beruházást a TIOP-1.2.3-08/1-2008-0015 pályázatból finanszíroztuk, de a kiterjesztéshez újabb forrásokra lesz szükségünk. Ez elsősorban további címkék vásárlását jelenti az újabb állományrészek bevonása érdekében. Ezek mennyisége tervezhető, az ütemezés a rendelkezésre álló pénzügyi keret figyelembevételével történhet.

A bevezetés megszervezése

A címkézés belső munkaerő-átcsoportosítással történt, egy időben több leolvasó készülék alkalmazásával. Annak érdekében, hogy ezt az állományt határidőre felkészíthessük az önkiszolgáló kölcsönzésre, kölcsön kaptunk az ODIN Kft.-től egy mobil leolvasó eszközt is, amelyet egy laptophoz csatlakoztatva és a polcok között elhelyezve hatékonyabbá válhatott a címkézés.
Az olvasók még csak bemutatókon próbálhatták ki, tehát komolyabb tapasztalatokról még nem tudunk beszámolni. Az biztos, hogy nagy érdeklődés, várakozás előzi meg mind az olvasók, mind a dolgozók részéről. Bízunk abban, hogy hamar megszeretik, hiszen gyorsabbá válik a kölcsönzés folyamata, elkerülhetőek az esetleges sorban állások, akár az egyébként “kényelmetlen kölcsönzési szituáció” is kiküszöbölhető lesz.
Bízunk abban is, hogy munkatársaink csak az előnyeit fogják élvezni, elsősorban a revízió kapcsán, hiszen a II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár félmillió dokumentumot meghaladó állományának ellenőrzése manuálisan csak nagyon nehézkesen, a kapcsolódó munkafolyamatok miatt igen időigényesen teljesíthető.
Biztosak vagyunk abban, hogy a vélelmezett hátrányból (ami munkaerő megtakarítást jelenthet ezen a területen) előnyt tudunk kovácsolni, és a szolgáltatások továbbfejlesztésében hasznosulhatnak a felszabaduló energiák.