Archivists’ Toolkit -  Levéltárosok eszköztára, avagy egy Fulbright-ösztöndíj margójára

Fulbright-ösztöndíjam idején, 2007-2008 folyamán az Amerikai Magyar Alapítvány Levéltárában 1999-ben letétbe helyezett, majd korábbi Fulbright-ösztöndíjasok, Kovács Ilona és Csillag András által gondosan dobozokba rendezett, feliratozott és katalogizált Bethlen Gyűjtemény számítógépes feldolgozását és adatbázisba rögzítését végeztem el, mivel eredeti célkitűzéseim között szerepelt az amerikai magyarság történetére és kultúrájára vonatkozó elsődleges források feldolgozása és hozzáférhetővé tétele kutatók és az érdeklődő nagyközönség számára. Munkám során megismerkedtem a levéltári gyűjtemények kezelésével, iratforrások nyilvántartásának és leírásának számítógépesítésével, név- és tárgymutatók készítésével, és a lelőhely-nyilvántartás mikéntjével elektronikus környezetben. A Fulbright Bizottság által támogatott projekt segítségével egy közel tízéves folyamat fontos állomása valósulhatott meg: a gyűjtemény fizikai elhelyezése és az ún. Finding Aid (segédlet) elkészítése után számítógépes adatbázis létrehozása.
Erre a célra az Alapítvány rendelkezésére álló nyílt forráskódú Archivists’ Toolkit (AT) információarchiváló szoftvert használtam. Az AT, melyet a Kaliforniai San Diego Egyetem (UCSD) és a New York Egyetem (NYU) könyvtárai az ún. Öt Főiskola könyvtáraival (Five Colleges Libraries: Amherst, Hampshire, Mount Holyoke, Smith és Massachusetts Egyetem Amherst) közösen fejleszt az Andrew W. Mellon Alapítvány anyagi támogatásával 2004 óta, levéltári anyagok számítógépes feldolgozására és kezelésére szolgál, az érvényes levéltári szabványok alkalmazásával és maximális figyelembevételével. A Mellon Alapítvány 2007-ben megújította a támogatást további két évre, és újabb intézmények is bekapcsolódtak egyrészt mint partnerek, másrészt mint felhasználók. 44 levéltár önkéntes alapon szolgáltatott elérési adatai megtalálhatók az AT hivatalos honlapján, a http://www.archiviststoolkit.org címen1.

Funkciók

Az AT eredeti célkitűzései között szerepelt, hogy megkönnyítse és egységessé tegye az állomány nyilvántartását (accessions), a források és adományozók nyomon követését, a név és tárgyszó besorolási alakok kezelését, digitális objektumok és archív gyűjtemények leírását, lelőhely és provenancia információk tárolását, valamint különböző formátumú segédletek, repertóriumok létrehozását és exportját, úgymint EAD kódolású katalógus (Encoded Archival Description finding aid), METS rekord (Metadata Encoding and Transmission Standard). A szoftver olyan metaadat szabványoknak is megfelel, mint a Dublin Core, MODS és MARCXML.
Az AT a szabadon hozzáférhető nyílt forráskódú relációs adatbázis-kezelő szoftvert, a MySQL-t használja az adatok tárolására, a felhasználóknak pedig egy olyan klienst nyújt, amelyen keresztül bevihetik az adatokat a rendszerbe. Egyszerre több munkatárs dolgozhat a különböző stádiumban lévő gyűjteményeken, akár eltérő jogosultsággal is. Jelentések segítségével gyarapítási, állomány-nyilvántartási, raktári jelzet listákat vagy pl. tárgyszómutatót készíthetünk html, pdf, xml, rtf, xls, vagy CSV formátumban. Azonban Kiffany Francis egy cikkében2 felhívja a figyelmet arra, hogy az AT-t nem azzal a céllal tervezték, hogy EAD formátumú kiadványt az interneten megjelentessünk. Nem lehet vele ugyanis internetes interfészt tervezni, amivel a nagyközönség kereshet az adatbázisban.

Munkafolyamat

Mivel a szoftver integrálja a különböző folyamatokat és funkciókat, egy adatot elég egyszer bevinni a rendszerbe, azután másik felhasználó által egy másik munkaterületen is elérhetővé és használhatóvá válik. Először az adminisztrációs modulban elkészül egy összefoglaló rekord magáról a levéltárról, ahol beállítják a jogosultságokat, a nyilvántartási számok és forrásazonosítók mintáit, és ez a modul rögzíti a különböző rekordok létrehozásának és módosításának az időpontját is. Az állomány-nyilvántartási rekordban kerülnek rögzítésre az egyes fondok beszerzésére vonatkozó részletek: a beszerzés ideje, módja, a forrás rövid ismertetése és állapota, a tulajdonjoggal és használati korlátozásokkal kapcsolatos tudnivalók, valamint az átvételi megállapodás és elismerő nyilatkozat megléte.
A forrás részletes leírása az ún. forrásrekordban történik. Az AT alkalmazásnak ez a legkiterjedtebb modulja. Ebben követhető a fond eredeti, hierarchikus elrendezése, a többlépcsős leírásnak köszönhetően. Ez egyrészt jelenti a fond, sorozat, alsorozat, fájl és dokumentum felépítés követését, másrészt a rekordok között alá-, fölé- és mellérendeltségi viszony létesíthető. Ezeket az AT-n belül találóan szülő-, gyerek- és testvér-rekordoknak nevezik. Ennek megfelelően lehetőség volt tehát arra, hogy kövessem az eredeti segédlet felépítését, a hierarchia létrehozásával és megtartásával.

Indexek

Az alkalmazás lényeges eleme, és a munka egyik legizgalmasabb része a név- és tárgymutatók készítése volt. Az egységesített név- és tárgyszórekordokat egyaránt lehet állomány-nyilvántartási és forrásrekordhoz csatolni. Névrekord lehet személynév, családnév, vagy szervezet elnevezése, és jelölheti az irat, forrás, gyűjtemény létrehozóját, adományozóját vagy éppen témáját. Névváltozatokat, keresztutalókat csatolhatunk az egységes névalakhoz, megjelölhetjük, hogy szabványos (például Library of Congress Name Authorities) vagy helyi névalakról van-e szó, és megadhatjuk az illető személy vagy intézmény elérhetőségét és a lezajlott akciókra történő utalást is.
Az anyag jellegéből adódóan – mivel a nevek többsége magyar volt – olyan kézikönyveket, életrajzi lexikonokat és interneten elérhető adatbázisokat használtam a nevek egységesítéséhez, amelyek az emigráció, az amerikai magyarság személyiségeit dolgozták fel, például Nagy Csaba: A magyar emigráns irodalom lexikona (2000), Hungarians in America. A biographical directory of professionals of Hungarian origin in the Americas (1971), Hungarika Névkataszter, a külföldi magyarok életrajzi adattára (amelynek internetes elérhetősége jelenleg sajnos, szünetel), valamint a Magyar Életrajzi Lexikon 1000-1990, amely elérhető az interneten, a http://mek.oszk.hu/00300/00355/html/index.html címen3. A rekordokban minden alkalommal megjelöltem az adat(ok) forrását.
Az adatok visszakeresése és megtalálása szempontjából elengedhetetlen az egyes iratok, iratcsoportok témájának meghatározása. Megegyezés alapján a helységneveket is felvettem a tárgyszójegyzékbe, így például az azonos helyről származó vagy azzal kapcsolatos iratok könnyen kigyűjthetők. A tárgyszó-rekordban be lehetett állítani, hogy tematikus, földrajzi vagy műfaji tárgyszóról van-e szó; meg lehetett adni az egységesített alak forrását, amely lehetett az Art & Architecture Thesaurus, a Library of Congress Subject Headings, illetve helyi “egyéni lista”. Én a két utóbbi alapján tárgyszavaztam.
Egy 2008. október végi statisztika szerint az Amerikai Magyar Alapítvány levéltári adatbázisa összesen 2669 névrekordot és 1222 tárgyszórekordot tartalmazott. Egyelőre az AT jelenlegi verziójában nincs olyan lehetőség, hogy az egyes komponensrekordokhoz rendelt neveket és tárgyszavakat összesítve kilistázzuk, ezért nem lehet megállapítani, hogy a Bethlen Gyűjteményhez jelenleg hány név és tárgyszó tartozik. Remélhetőleg, egy későbbi változatban ez is megoldható lesz.

Lelőhely-nyilvántartás

Egy integrált levéltári információs rendszer fontos alkotórésze az iratgyűjtemény állandó és ideiglenes elhelyezésének regisztrálása és nyomon követése. Az AT jelenlegi verziójában lehetőség van lelőhely-rekord készítésére a forrás-rekord szintjén, valamint az egyes komponensek részére. Erre a funkcióra én az Instances “mezőt” használtam, ahol meg lehetett adni az egyes dobozok számozását, feliratát, és kis túlzással még a polcon elfoglalt helyét is.

Összegzés

Az Archivists’ Toolkit-tel nemcsak a könyvtáros vagy levéltáros munkája válik átláthatóbbá, könnyen kezelhetővé és szisztematikusabbá, hanem a kutatók és érdeklődők számára az Alapítvány könyvtárában és levéltárában helyben használható adatbázis meg is könnyíti és gyorsítja az amerikai magyarság történetére, vallási és társadalmi életére, személyiségeire vonatkozó hihetetlen mennyiségű és gazdagságú iratgyűjtemény elérését, visszakereshetőségét, kutathatóságát. A levéltár gyűjteményeinek sora vár még hasonló feldolgozásra. A távoli, internetes hozzáférés technikai megoldásán a program fejlesztői a felhasználókkal együttműködve közösen dolgoznak.

JEGYZETEK

1 List of AT Users. http://www.archiviststoolkit/org/support/ListofATUsers.htm Ellenőrizve: 2008. 12. 17-én.
2 Francis, Kiffany, “Archivists’ Toolkit: An Overview.” = MAC Newsletter 35/1 (July 2007): 30-31. p.
3 Magyar Életrajzi Lexikon 1000-1990 / főszerk. Kenyeres Ágnes. Javított, átdolgozott kiadás elérhető http://mek.oszk.hu/00300/00355/html/index.html Ellenőrizve: 2009. 03. 02-án.

IRODALOM

“Archivists’ Toolkit being Developed.” = Quarterly Bulletin of the International Association of Agricultural Information Specialists 49/1-2 (2004): 56-56. p.
“Archivists’ Toolkit to be Open Source.” = Library Journal 129/16 (2004): 23-23. p.
“UCSD, NYU, Five Colleges to Develop Achivists’ Toolkit.” = Advanced Technology Libraries 33/10 (October 2004): 1-10. p.
Francis, Kiffany. “Archivists’ Toolkit: An Overview.” = MAC Newsletter 35/1 (July 2007): 30-31. p.
Westbrook, Bradley D., et al. “The Archivists’ Toolkit: Another Step Toward Streamlined Archival Processing.” = Journal of Archival Organization 4/1-2 (2006): 229-253. p.