A Magyar Könyvtárosok Egyesülete 41. vándorgyűlése – Így készültünk a vándorgyűlésre

Kategória: 2009/ 8

Utólag visszagondolva valahogy minden afelé haladt, hogy 2009-ben Debrecenben rendezzük a Magyar Könyvtárosok Egyesületének 41. vándorgyűlését…
2008 márciusában, az MKE “Versenyképes ország – versenyképes könyvtárossal” rendezvénysorozata debreceni állomásának előkészületei során elméletben tervezgettük, milyen jó kis vándorgyűlést lehetne itt rendezni: szállás az egyetemi kollégiumokban, kirándulás Nagyváradra, csak úgy sorjáztak az ötletek!
Amikor megtudtuk, hogy az MKE elnökségének választása valóban Debrecenre esett, folytathattuk az “ötletelést”. 2008. október 30-án, a “Debreceni Könyvtárak Vasárnapja” rendezvényeinek értékelésére összehívott munkabizottsági megbeszélés alkalmával kezdődött meg a gyakorlati munka. Természetes volt, hogy a rendezvény csakis együttműködéssel valósulhat meg a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár (DEENK), a Debreceni Városi Könyvtár (DVK) és a Méliusz Juhász Péter Megyei Könyvtár és Művelődési Központ (MJPKMK) vezetői által 2008. július elsején aláírt együttműködési megállapodás szellemében. Az említett könyvtárak, valamint a társszervező MKE Hajdú-Bihar Megyei Szervezetének képviselője 2009. január 29-én részt vettek az MKE elnökségi ülésén. Itt körvonalazódtak a feladatok, témajavaslatok. Mivel a vándorgyűlés fő helyszínén, a Debreceni Egyetem Egyetem téri campusán július 19-étől indulnak a Debreceni Nyári Egyetem kurzusai, az azt követő, augusztus 20-ai Virágkarnevál idején pedig szinte lehetetlen szállást találni, a vándorgyűlést csak e két rendezvényt megelőző időpontra tehettük.Az egybeesések szinte önmaguktól jelölték ki a vándorgyűlés témáját: 2009. a “Kreativitás és az innováció európai éve”, idén, július 10-én ünnepeljük Kálvin születésének 500. évfordulóját, és épp Debrecenben, a kálvinizmus magyarországi központjában, a tehetséggondozásban nagyhagyományú híres iskolavárosban kerül sor a vándorgyűlés megrendezésére. Kálvin hatása az egyházi életen túl kiterjedt az állami, társadalmi és kulturális életre egyaránt. A kálvini reformációnak jelentős szerepe volt az oktatás fejlesztésében, a nemzeti nyelv használatának elterjesztésében, a könyv, a könyvtárak és a könyvnyomtatás történetében. Kálvin genfi működésének egyik legnagyszerűbb eredménye az akadémia létrehozása volt, ahol több száz tehetséges külföldi ifjút – köztük sok magyart – képeztek, akik hazájukba visszatérve szellemi kincseiket a haza javára kamatoztatták. Mindezek tudatában célkitűzéseink a következők voltak:
- a reformáció és a XXI. század gondolatiságában meglévő párhuzamok tudatosítása;
- a reformáció értékteremtő szerepének és hatásának áttekintése a művelődéstörténet könyvtári fejezetében és a tehetségek nevelése, oktatása terén;
- az olvasási, információkeresési és digitális kompetenciák fejlesztése révén a könyvtárak nélkülözhetetlen szerepének bemutatása az élethosszig tartó tanulás támogatásában, a tehetség kibontakoztatásában;
- a jó gyakorlatok megismertetése a szakmával közvetlen tapasztalatcsere keretében;
- a korszerű együttműködési formák megismertetése.Ilyenformán megszületett a vándorgyűlés címe: “Könyvtárosok a tehetségekért – a reformációtól napjainkig”.
Február 19-én látogatott el a Magyar Könyvtárosok Egyesülete elnökségének képviselete Debrecenbe, hogy szemrevételezze a helyszíneket, és egyeztesse a részleteket, a tennivalókat.
Az elnökség részéről Kiss Gábor és Dávid Boglárka voltak a kapcsolattartók, Virágos Márta főigazgatónő, a házigazdák fő képviselője február 25-én első alkalommal hívta össze a vándorgyűlést szervező munkabizottságot. A bizottság vezetője Nádas Zsuzsánna (DEENK), tagjai: Balla Mariann, Birócsákné Szabó Ildikó, Botosné Koscsó Ilona (DEENK), Csontosné Skara Ilona (MJPKMK), Dávid Boglárka, Fábryné Márkus Ágnes (DEENK), Farkasné Gellért Erzsébet (DVK), Fejér Anna, Kocsi Hajnalka, Legeza Boglárka (DEENK), Molnárné Varga Katalin (MJPKMK), Szabóné Csehely Edit (DVK), Szulyákné Kovács Marianna, Trencsényi Katalin (DEENK).
Az előkészítő munkának ebben a szakaszában a legfontosabb feladat a jelentkezési lap elkészítése volt. Minden feladatkörhöz hozzárendeltük a felelősöket. Elkezdődött a logó tervezése, a szálláslista összeállítása, a kirándulások úticéljainak kiválasztása, megírtuk az első árajánlatkérő leveleket az étkeztetéshez, szállításhoz, és persze elindult a reménybeli szponzorok, kiállítók megkeresése is.
Előzetes terveinknek megfelelően április elsején megjelent a részvételi felhívás a Katalisten és az IFLA-HUN levelezőlistán, az on-line jelentkezési lappal együtt hivatalosan is “életre kelt” a vándorgyűlés honlapja (http://vandorgyules.lib.unideb.hu/). Ahhoz hogy ez megtörténhessen, a szálláslehetőségek listáját, a szabadidős programokat össze kellett állítanunk, minden költséget ki kellett számítanunk. Nem volt egyszerű dolgunk, mert a vándorgyűlés rendezésének támogatására benyújtott pályázat eredményét ekkor még nem ismertük. A rendezvény logóját Nagy Sándor Zoltán grafikus, a Debreceni Városi Könyvtár munkatársa tervezte; a honlapot a kezdetektől Legeza Boglárka gondozta és tartotta karban. A vándorgyűléshez kapcsolódó minden dekoráció, részvételi jegy és információs anyag egységesen Debrecen város hivatalos, kék-sárga színeit tükrözte.
Nagy segítséget jelentett számunkra, hogy számíthattunk a tavalyi, szombathelyi vándorgyűlés szervezői, különösen Barki Katalin segítségére, bármilyen dologban kértük is segítségüket.
A részvételi felhívás kiküldését követően Nádas Zsuzsánna a Katalisten rendszeresen tájékoztatta a szakmai közösséget a vándorgyűléssel kapcsolatos minden hírről, így tartván azt folyamatosan a figyelem középpontjában. Ezzel próbáltuk ösztönözni a kollégákat a jelentkezésre, a szekciókat programjaik mielőbbi összeállítására, az elhangzó előadások rövid összefoglalóinak elkészítésére. A tavaszai Könyvfesztiválon és az MKE küldöttközgyűlésén is terjesztettük szórólapjainkat, kihelyeztük plakátjainkat.
A munkabizottságban újabb és újabb ötletek születtek: májusban “Vándorgyűlések, arcok, pillanatok” címmel fotópályázatot hirdettünk meg a honlapon, amelyre a korábbi vándorgyűléseken készült fényképeket vártuk. Közülük kiválasztottuk “A hét fotóját”, amelyhez szellemes, találó képaláírások beküldését kértük a honlapra látogatóktól. Kialakult a baráti találkozó végleges programja, könyvtárlátogatások és városnéző séták széles választéka.
A szombathelyi vándorgyűlésen nagy sikert aratott a Nyugat-busz. A Petőfi Irodalmi Múzeum idén a Magyar Nyelv Éve tiszteletére indította útjára új buszos mozgókiállítását “Nyelvet öltünk” címmel, amelyet sikerült a vándorgyűlés idejére meghívnunk. Az OSA Archívum pályázatán elnyert Könyvkocka is megérkezett a vándorgyűlés kezdetére. A Méliusz Központban korábban megnyílt nemzetközi ex libris-kiállítást és a Bibliográfiai Szekció programjaként az egyetemi könyvtár Révész-gyűjteményének darabjait bemutató tárlatot is megtekinthették vendégeink. A programfüzet, amelynek tervezése és kivitelezése Fejér Anna munkáját dicséri, közvetlenül a vándorgyűlés hetének elejére került ki a nyomdából, hogy lehetőleg a legfrissebb, helytálló információkat tartalmazza. Nehézséget igazából csak a folyamatosan változó névsorok és listák jelentettek. Sem a részvételi, sem az utaslistákat nem tudtuk véglegesíteni, ami a regisztrációs csomagok és borítékok összeállításakor, valamint a számlázáskor okozott némi gondot. Reméljük azonban, hogy ezeket a problémákat csak mi érzékeltük…
Igazából nagyon hasznos lenne, ha elkészülne a vándorgyűlések szervezésének általános kézikönyve, forgatókönyve, benne a rögzített, állandó programokkal kapcsolatos feladatokkal. Ebben az írásban csak néhány, általunk fontosnak ítélt dolgot gyűjtöttünk csokorba, amelyet a következő vándorgyűlések szervezőinek figyelmébe ajánlunk:
- a szervezőmunka minimum fél évet vesz igénybe, egy, a programokon dolgozó, minimum 10-12 főből álló csapat esetén;
- ha ez nem áll rendelkezésre, vagy bizonyos részfeladatokat nem tudnak saját hatáskörben megvalósítani (pl. számlázás), profi rendezvényszervező cég megbízását javasoljuk;
- készüljön tevékenységlista;
- minden feladatnak legyen felelőse és határideje;
- a plenáris üléseken csak egy-egy előadás hangozzék el, a vándorgyűlés témájának megfelelő szakértő tolmácsolásában;
- a rendezvényhez egy állandó meghívó készüljön, amit betétlapokkal tegyünk személyre szólóvá.A debreceni munkabizottság nevében vállaljuk, hogy az apró részletekre is kiterjedő “vándorgyűlési kézikönyvet” elkészítjük, és a jövőbeni szervezők rendelkezésére bocsátjuk.
Ezúton szeretnénk köszönetet mondani minden résztvevőnek, hogy elfogadta meghívásunkat, és valamennyi debreceni könyvtárosnak, akik példaértékű együttműködéssel, igazi csapattá kovácsolódva vállaltak szerepet a rendezvény lebonyolításában. Reméljük, hogy közös igyekezetünk és odaadó munkánk eredményeként mindenki jól érezte magát nálunk.

Címkék